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UNIDAD DE DESARROLLO E INNOVACIÓN – INNPULSA COLOMBIA
TÉRMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA MYC 006 PARA CONTRATAR EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE RELACIONES PÚBLICAS
QUE INCLUYA LOS SERVICIOS DE PUBLICITY1 EN BOGOTÁ D.C Y LAS CAPITALES
DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS DEL PAÍS, INCLUYENDO EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PLAN DE ACERCAMIENTO CON LÍDERES DE OPINIÓN. ASI MISMO DISEÑAR Y EJECUTAR UNA ESTRATEGIA DIGITAL CONDUCENTE AL POSICIONAMIENTO DE INNPULSA COLOMBIA Y LA DIVULGACIÓN DE SU OFERTA EN REDES SOCIALES, BLOGS Y CUALQUIER OTRO ESPACIO VIRTUAL QUE SEA RELEVANTE PARA LAS AUDIENCIAS DE INNPULSA COLOMBIA.
Bogotá D.C, Diciembre 12 de 2012
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Táctica de comunicaciones utilizada para informar e incidir en la percepción de una audiencia particular o de la opinión pública en general, sobre un tema, organización o persona, utilizando principalmente los medios de comunicación (tradicionales o digitales) para divulgar la información deseada. En el marco de estos términos, publicity hace referencia al servicio que la Unidad de Desarrollo e Innovación busca para divulgar ampliamente la gestión de iNNpulsa Colombia y sus instrumentos/temas de interés. Se espera que esto sea realizado a través de la difusión de comunicados de prensa, generación de noticias, gestión de entrevistas, de espacios de opinión, acercamiento a líderes de opinión, mesas editoriales, giras de medios, o en el marco de actividades diseñadas específicamente en el marco de un plan estratégico de divulgación. Con estas acciones se buscará despertar un interés en el público, atraer su atención y comunicar la oferta de iNNpulsa y la información relacionada con temas de innovación, emprendimiento, competitividad y desarrollo de acuerdo con los lineamientos establecidos por el área de mentalidad y cultura.
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CONTENIDO
1. ANTECEDENTES ... 4
1.1. La Unidad de Desarrollo e Innovación ... 4
1.2. Antecedentes de la convocatoria ... 4
1.3. Justificación de la contratación ... 5
2. OBJETO DE LA INVITACIÓN ... 5
3. TÉRMINOS JURÍDICOS ... 6
3.1. Régimen jurídico aplicable ... 6
3.2. Veracidad de la información suministrada ... 6
3.3. Confidencialidad de la información ... 6
3.4. Cláusula de reserva ... 6
3.5. Garantía de seriedad de la Oferta ... 7
4. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES ... 7
4.1. Estudios para participar en el concurso ... 7
4.2. Instrucciones para contestar los Términos de Referencia ... 7
4.3. Requisitos para participar en la invitación ... 8
5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ... 8
6. FORMULACIÓN DE INQUIETUDES ... 9
6.1 Respuesta de inquietudes ... 9
6.2 Cierre y entrega de la Propuesta ... 9
7. EVALUACIÓN ... 9 7.1 Criterios Técnicos ... 10 7.2 Criterios Económicos ... 10 7.3 Requisitos Mínimos ... 10 7.4 Capacidad Financiera ... 10 7.5 Criterios de desempate ... 11 7.6 Años de existencia ... 11
7.7 Experiencia específica del Proponente ... 12
7.8 Perfil y experiencia del equipo de trabajo ... 12
7.9 Metodología ... 13
7.10 Propuesta económica ... 14
7.11 Rechazo de Propuestas ... 14
7.12 Declaratoria Desierta ... 15
8 CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ... 15
8.1 Presentación de la Propuesta ... 15
8.2 Periodo de validez de la propuesta ... 15
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9 TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN ... 17
9.1 Alcance del servicio a contratarse ... 17
9.1.1 Estrategias y planes de comunicación ... 18
9.1.2 Agenda de medios ... 18
9.1.3 Difusión de comunicados de prensa en medios nacionales y regionales ... 18
9.1.4 Ruedas de prensa ... 18
9.1.5 Administración de redes sociales y Estrategias Digitales ... 19
9.1.6 Informe Final ... 19
10 CRONOGRAMA DE ENTREGA DE LOS ENTREGABLES ... 19
11. FORMA DE PAGO ... 20
12. EL CONTRATO ... 20
12.1 Suscripción del Contrato ... 20
12.2 Obligaciones de la Unidad de Desarrollo e Innovación ... 21
12.3 Obligaciones del Contratista ... 21
12.4 Duración del Contrato ... 21
12.5 Seguimiento y control del contrato ... 21
12.6 Garantía del contrato ... 22
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1. ANTECEDENTES
1.1. La Unidad de Desarrollo e Innovación
La Unidad de Desarrollo e Innovación nace como parte del propósito del Gobierno Nacional de acelerar los motores que jalonan la locomotora de la innovación. En ese entendido se le ha comisionado al Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. (en adelante Bancóldex), como banco de desarrollo integral, poner en marcha la misma. Su objetivo principal es estimular los sectores productivos del país y lograr que más innovadores y empresarios incursionen en procesos de alto impacto con énfasis en innovación. Esta nueva Unidad estimulará la alianza sector público- sector privado-academia como eje fundamental para desarrollar la innovación en el marco de una estrategia nacional en este campo.
La Unidad de Desarrollo e Innovación promoverá las condiciones para apalancar el desarrollo del país desde la innovación y poner al servicio de los empresarios así como de los emprendedores dinámicos, nuevas herramientas y programas renovados para aprovecharla como motor de la prosperidad.
Adicionalmente, estimulará la innovación como instrumento para el desarrollo y la competitividad y para ello se enfocará en la innovación empresarial y el emprendimiento de alto impacto en términos de crecimiento, prosperidad y empleo de calidad.
Para desarrollar su misión, la Unidad utilizará, entre otros, un conjunto de herramientas de política industrial moderna, tales como convocatorias de recursos cofinanciados y noreembolsables. Esta figura permitirá articular diferentes instrumentos ya existentes -financieros y no -financieros- y el diseño de nuevos mecanismos que tengan en cuenta las necesidades de los empresarios y de los emprendedores.
1.2. Antecedentes de la convocatoria
Las bases de la Ley 1450 de 2011 – Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 (Prosperidad para Todos)- establecen que para fomentar la innovación y el uso del conocimiento se requiere:
(i) Financiación adaptada a las características de los proyectos de investigación e innovación y a la estructura productiva y necesidades regionales,
(ii) La formación de capital humano que pueda transformar ideas y conocimiento en innovaciones.
(iii) Una institucionalidad que organice, asesore, acompañe y vigile los procesos de identificación, producción, difusión, uso e integración del conocimiento en la transformación productiva y social del país.
En desarrollo de lo anterior y con la finalidad de ejecutar los objetivos que el Gobierno Nacional se ha trazado para el periodo 2010-2014, el artículo 46 de la Ley 1450 de 2011 estableció:
“Artículo 46. FINANCIACIÓN UNIDAD DE DESARROLLO BANCOLDEX. El Gobierno
Nacional, previa instrucción sobre su distribución a la Nación por el CONPES, podrá destinar recursos de las utilidades del Banco de Comercio Exterior – Bancóldex, para el
5 diseño, montaje y funcionamiento de una Unidad de Desarrollo y para la estructuración e implementación de proyectos y programas identificados por la misma. Tales recursos se gestionarán a través de un sistema de manejo separado de cuentas que, para todos sus efectos, se asimilará a un patrimonio autónomo. Bancóldex administrará dichos recursos a través de una cuenta de orden.
Para los propósitos señalados en este artículo, esta entidad podrá celebrar convenios con las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación.”
En atención a lo establecido en el mismo y a lo dispuesto en las bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. suscribió con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (en adelante el MCIT) el Convenio Interadministrativo de Cooperación N° 164 de 2011, cuyo objeto es poner en marcha la Unidad de Desarrollo e Innovación.
En desarrollo de las obligaciones asumidas por Bancóldex en dicho convenio, esta entidad inició la administración de la Unidad de Desarrollo, motivo por el que procede a realizar esta convocatoria pública.
1.3. Justificación de la contratación
La Unidad de Desarrollo e Innovación fue creada por el Gobierno Nacional ésta a su vez se identifica con la marca iNNpulsa Colombia por medio de la cual se promueve el Emprendimiento Dinámico y de Alto Impacto y la Innovación Empresarial como ejes para el desarrollo y la competitividad del país. En este propósito, es indispensable que iNNpulsa Colombia tenga la capacidad de llegar a sus distintas audiencias específicas y la opinión pública general, con información clara y a través de canales precisos sobre su oferta, alcances y logros.
De conformidad con lo anterior, es necesario contratar el diseño e implementación de estrategias de relaciones públicas y divulgación que incluyan el acercamiento con medios de comunicación, los servicios de publicity en Bogotá D.C y las capitales de todos los departamentos del país, así como una estrategia de redes sociales para comunicar el trabajo que adelanta iNNpulsa Colombia en cada una de sus cinco (5) áreas estratégicas en las distintas regiones del país, dando a conocer los instrumentos financieros y no financieros disponibles para fortalecer el emprendimiento dinámico y la innovación empresarial, posicionando estos temas en la agenda nacional y visibilizando los resultados de la gestión de iNNpulsa Colombia.
2. OBJETO DE LA INVITACIÓN
Contratar el diseño e implementación de una estrategia de relaciones públicas que incluya los servicios de publicity2 en Bogotá D.C y las capitales de todos los departamentos del
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Táctica de comunicaciones utilizada para informar e incidir en la percepción de una audiencia particular o de la opinión pública en general, sobre un tema, organización o persona, utilizando principalmente los medios de comunicación (tradicionales o digitales) para divulgar la información deseada. En el marco de estos términos, publicity hace referencia al servicio que la Unidad de Desarrollo e Innovación busca para divulgar ampliamente la gestión de iNNpulsa Colombia y sus instrumentos/temas de interés. Se espera que esto sea realizado a través de la difusión de comunicados de presa, generación de noticias, gestión de entrevistas, de espacios de opinión,
6 país, incluyendo el diseño e implementación de un plan de acercamiento con líderes de opinión. Así mismo, el objeto del servicio a contratarse comprenderá el diseño y ejecución de una estrategia digital conducente al posicionamiento de iNNpulsa Colombia y la divulgación de su oferta en redes sociales, blogs y cualquier otro espacio virtual que sea relevante para las audiencias de iNNpulsa Colombia, así como la divulgación de sus logros y el posicionamiento de los temas de innovación y emprendimiento.
3. TÉRMINOS JURÍDICOS
3.1. Régimen jurídico aplicable
En atención a la naturaleza jurídica de la Unidad de Desarrollo e Innovación, el presente proceso de selección y la contratación que de él se derive, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano.
3.2. Veracidad de la información suministrada
El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes. La Unidad de Desarrollo e Innovación, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la Unidad de Desarrollo e Innovación se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el Proponente.
3.3. Confidencialidad de la información
El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por la Unidad de Desarrollo e Innovación en desarrollo de la presente invitación así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva de la Unidad de Desarrollo e Innovación.
Así las cosas, el Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente de la Unidad de Desarrollo e Innovación o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección y contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados.
3.4. Cláusula de reserva
acercamiento a líderes de opinión, mesas editoriales, giras de medios, o en el marco de actividades diseñadas específicamente en el marco de un plan estratégico de divulgación. Con estas acciones se buscará despertar un interés en el público, atraer su atención y comunicar la oferta de iNNpulsa y la información relacionada con temas de innovación, emprendimiento, competitividad y desarrollo de acuerdo con los lineamientos establecidos por el área de mentalidad y cultura.
7 La Unidad de Desarrollo e Innovación se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguna de las entidades que presentaron propuesta.
3.5. Garantía de seriedad de la Oferta
El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta con una suma asegurada equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta, la cual podrá consistir en una garantía bancaria a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para la Unidad de Desarrollo e Innovación. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes.
Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).
La garantía deberá ser válida por un periodo de ciento ochenta días (180) días calendario a partir del cierre de la invitación.
La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex – Unidad de Desarrollo e Innovación, NIT. 900.457.656-8, en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato.
4. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES
4.1. Estudios para participar en el concurso
Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo los estudios tributarios a que haya lugar, asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto.
La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.
4.2. Instrucciones para presentar la propuesta
Las Propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación.
8 Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos Términos de Referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas.
La Propuesta debe ser presentada en idioma español y todas sus páginas deben estar enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta.
4.3. Requisitos para participar en la invitación
Los Proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos:
i. Ser personas jurídicas nacionales, que cumplan con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia.
ii. Se acepta la participación de Proponentes asociados bajo la figura de consorcios o uniones temporales.
iii. El Proponente deberá contar mínimo con dos (2) años de existencia.
iv. El proponente deberá acreditar mínimo dos (2) años de experiencia en el objeto de la presente convocatoria, la cual deberá demostrar de conformidad con lo establecido en el numeral 7.7 del presente documento.
v. Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 7.4
vi. El Proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del Contrato con base en el cronograma del proyecto y el cronograma de entrega de productos, disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de la Propuesta.
vii. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia.
NOTA: En el evento de presentarse a través de las figuras de Unión Temporal o Consorcio, deben cumplirse cada uno de los requisitos de existencia, experiencia y capacidad financiera, en su totalidad por los menos por uno de los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio, no pudiendo por lo tanto, ser acumulable cada requisito entre los distintos participantes.
5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN
El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por la Unidad de Desarrollo e Innovación sin restricción, mediante adenda a los presentes Términos de Referencia.
EVENTO FECHA Y HORA
Apertura y publicación de los Términos de
Referencia 12 de diciembre de 2012
Formulación y radicación o envío de
inquietudes por parte de los Proponentes a la Unidad de Desarrollo e innovación
12 al 19 de diciembre de 2012 Respuesta de inquietudes enviadas por los
9 Innovación
Cierre y entrega de la propuesta 11 de enero de 2013
6. FORMULACIÓN DE INQUIETUDES
Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia que surjan de parte de los Proponentes, deberán ser presentadas dentro de las fechas
relacionadas en el numeral precedente, mediante correo electrónico a
[email protected] dirigido a la Unidad de Desarrollo e Innovación, indicando en el asunto, el nombre de la convocatoria.
6.1 Respuesta de inquietudes
La Unidad de Desarrollo e Innovación, publicará en su página web las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos Términos de Referencia.
6.2 Cierre y entrega de la Propuesta
Las propuestas deberán ser dirigidas a Catalina Ortiz Lalinde, Gerente de la Unidad de Desarrollo e Innovación y presentadas con la documentación en físico en la ventanilla de radicación de correspondencia de BANCOLDEX, ubicada en la Calle 28 N° 13 A – 15, piso 39 de la ciudad de Bogotá, hasta las 4:30 p.m. de la fecha indicada en el numeral 5 de estos términos de referencia.
La Unidad de Desarrollo e Innovación hará constar en recibo entregado a la persona que radique la propuesta, la fecha y hora de presentación.
Las propuestas que fueran presentadas más allá de la hora de cierre no serán objeto de evaluación y por consiguiente no serán tenidas en cuenta en el proceso de adjudicación por haber sido presentadas de forma extemporánea.
Las propuestas presentadas después de las 4:30 p.m. de la Fecha de Cierre, no serán admitidas. No se considerarán propuestas remitidas a través de correo electrónico.
7. EVALUACIÓN
El proceso de evaluación de la propuesta tendrá en cuenta criterios técnicos y económicos, estos serán evaluados de conformidad con la siguiente ponderación:
CRITERIOS PONDERACIÓN
TÉCNICOS 80%
Experiencia especifica del oferente 45%
Metodología 35%
ECONÓMICOS 20%
Propuesta económica 10%
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CRITERIOS PONDERACIÓN
TOTAL 100%
Nota: Para que la propuesta sea considerada elegible, deberá cumplir al menos con el 70% de la puntuación de cada uno de los criterios evaluables. Las propuestas que no superen dicho porcentaje en cada criterio NO serán tenidas en cuenta para la adjudicación.
La propuesta ganadora será aquella que obtenga el mayor puntaje en la evaluación, cumpliendo lo indicado en la nota previa.
En el caso en que la propuesta no sea seleccionada, ésta propuesta y todos sus anexos deberán ser reclamados por el proponente en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posterior a la notificación en la que se informe la condición de no elegibilidad. Cumplido este plazo, si el proponente no reclama la documentación, se procederá con su destrucción.
7.1 Criterios Técnicos
Se refiere a la experiencia institucional, equipo de trabajo y metodología del proponente. En este aspecto se tendrá en cuenta:
Experiencia especifica del proponente certificada de acuerdo con el objeto de la presente convocatoria, según lo establecido en el numeral 7.7.
Perfil del equipo de trabajo, el cual deberá tener experiencia de acuerdo con el numeral 7.8 de estos términos de referencia.
Metodología propuesta, en las condiciones establecidas en el numeral 7.9.
7.2 Criterios Económicos
En este componente se tendrá en cuenta el valor establecido para adelantar las labores a contratar, conforme la propuesta económica que se presente, la cual debe ser acorde a las condiciones establecidas en el numeral 7.10.
Adicionalmente se valorará la capacidad financiera de la entidad de conformidad con lo establecido en el numeral 7.4
7.3 Requisitos Mínimos
El proponente deberá cumplir con todos los requisitos mencionados en los presentes Términos de Referencia. El incumplimiento de de estos requisitos descalificará al proponente.
7.4 Capacidad Financiera
El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evolución de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento.
11 Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato anexo de vinculación y deberá adjuntar la documentación solicitada.
Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros:
Capital de trabajo neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente
Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio
El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proponentes se realizará con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente promediando el resultado de los periodos analizados.
Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros:
(i) El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la propuesta.
(ii) La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1).
(iii) La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%). Sin embargo dependiendo de la naturaleza del negocio del proponente esta evaluación puede tener variaciones.
NOTA: En el evento de presentarse a través de las figuras de Consorcio o Unión Temporal, el requisito de capacidad financiera deberá cumplirlo al menos uno de los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes.
7.5 Criterios de desempate
Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden:
A. Mayor puntaje en criterios técnicos de la evaluación
B. Experiencia específica del proponente.
7.6 Años de existencia
Los proponentes deberán acreditar que cuentan con un mínimo de dos (2) años de existencia, circunstancia que se acreditará con el Certificado de existencia y representación legal del proponente.
NOTA: En el evento de presentarse a través de las figuras de Consorcio o Unión Temporal, el requisito de existencia deberá cumplirlo al menos uno de los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes.
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7.7 Experiencia específica del Proponente
El Proponente deberá acreditar y contar con mínimo dos (2) años de experiencia comprobada en el diseño e implementación de estrategias y planes de relaciones públicas, la prestación de servicios de publicity en Bogotá y al menos tres (3) ciudades más del país, el acercamiento con líderes de opinión y en el diseño e implementación de estrategias digitales para redes sociales.
Para acreditar la experiencia exigida, el Proponente deberá aportar mínimo tres (3) certificaciones emitidas por clientes del sector público, privado o mixto, a los cuales les haya prestado los servicios descritos. Cada certificación deberá contener como mínimo la siguiente información:
(i) Nombre o razón social del contratante (ii) Nombre o razón social del Contratista (iii) Objeto del servicio o contrato
(iv) Calificación del servicio (excelente, bueno, regular) (v) Valor del contrato
(vi) Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año)
(vii) Estado de cumplimiento del contrato
NOTA: En el evento de presentarse a través de las figuras de Consorcio o Unión Temporal, el requisito de experiencia deberá cumplirlo al menos uno de los integrantes de la Unión Temporal o Consorcio, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes.
7.8 Perfil y experiencia del equipo de trabajo
La propuesta presentada debe contar mínimo con un equipo de trabajo que tenga por lo menos el siguiente perfil:
CARGO FUNCIONES Y EXPERIENCIA
Director
FUNCIONES MÍNIMAS DEL CARGO: Ser el principal
interlocutor del proveedor con la Unidad de Desarrollo e Innovación. Liderar el diseño y la implementación de la estrategia de relaciones públicas y la estrategia digital para redes sociales. Ser el responsable de la ejecución de los compromisos del proveedor, velar por el cumplimiento de metas y objetivos
EXPERIENCIA REQUERIDA: Mínimo dos (2) años de
experiencia en la dirección de estrategias de relaciones públicas.
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CARGO FUNCIONES Y EXPERIENCIA
Ejecutivo de Cuenta
FUNCIONES MÍNIMAS DEL CARGO: Ejecutar la
estrategia de relaciones públicas, esto incluye la distribución de los comunicados de prensa en los medios de comunicación, construir las agendas de relacionamiento con los líderes de opinión, organizar las agendas de medios en Bogotá y las capitales de los departamentos del país según lo solicitado por la Unidad de Desarrollo e Innovación y realizar los informes periódicos sobre la gestión del proveedor.
EXPERIENCIA REQUERIDA: Mínimo dos años en el
manejo de cuentas para la implementación de estrategias de relaciones públicas.
Administrador de
Redes Sociales
(Community Manager)
FUNCIONES MÍNIMAS DEL CARGO: Liderar el diseño y la
ejecución de la estrategia digital para posicionar a la Unidad de Desarrollo e Innovación en redes sociales.
EXPERIENCIA REQUERIDA: Mínimo dos años de
experiencia en el diseño e implementación de estrategias para redes sociales.
Profesional de
Contenido
FUNCIONES MÍNIMAS DEL CARGO: Asesorar en la
elaboración de mensajes para las estrategias de relaciones públicas y digital y generar contenidos y productos para las mismas.
EXPERIENCIA REQUERIDA: Mínimo dos años de
experiencia en la elaboración de contenido para clientes del sector público y/o privado.
El Proponente deberá adjuntar las cartas de intención de los integrantes del Equipo de Trabajo, mediante las cuales se manifieste el compromiso de trabajar en el objeto de la presente convocatoria, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato.
7.9 Metodología
El Proponente deberá especificar la metodología que empleará para el desarrollo de cada una de las actividades enmarcada en el diseño e implementación de la estrategia de relaciones públicas que incluya la prestación de servicios de publicity, el plan de acercamiento con líderes de opinión y el diseño e implementación de estrategias digitales para redes sociales. En la propuesta metodológica se debe evidenciar lo siguiente:
(i) Plan de trabajo detallado, tiempo y personal destinado a preparar y acompañar agendas de medios para los voceros de iNNpulsa en Bogotá D.C y otras ciudades del país.
(ii) Plan de trabajo detallado, tiempo y personal destinado para organizar y acompañar ruedas de prensa en Bogotá D.C y otras ciudades del país.
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(iii) Tiempo y personal destinado para difundir comunicados de prensa de iNNpulsa Colombia en medios nacionales y regionales, así como para medir el impacto y los alcances obtenidos.
(iv) Plan de trabajo detallado, tiempo y personal destinado para diseñar estrategias digitales así como para implementarlas.
(v) Plan de trabajo, tiempo y personal destinado para la administración de redes sociales.
7.10 Propuesta económica
En la Propuesta, el proponente deberá indicar el valor total de la propuesta (IVA incluido) en pesos colombianos, la cual no podrá exceder bajo ninguna circunstancia la suma de
DOSCIENTOS TREINTA MILLONES DE PESOS ($230.000.000).
La Propuesta económica deberá incluir el valor de un fee o cuota fija mensual por los servicios descritos en el objeto de los presentes términos de referencia durante doce (12) meses IVA incluido, valor que debe comprender dos viajes mensuales a nivel nacional con tiquetes, alimentación y una noche de hotel incluidos en ese fee. Por otro lado, el proponente deberá indicar el costo adicional de enviar un representante que acompañe a iNNpulsa en caso de requerir más de dos (2) viajes en un mes. Dicho costo se debe presentar en una tabla que especifique el valor diario de viaje, incluyendo transporte, alojamiento y alimentación. Estos gastos adicionales se pagarán contra factura una vez terminado el viaje, y no hacen parte del valor del contrato.
Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del objeto de la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios.
7.11 Rechazo de Propuestas
Se rechazarán de plano las propuestas en las que:
(i) El Proponente no cumpliere con los requisitos mínimos establecidos en estos
Términos de Referencia.
(ii) No se incluya en la Propuesta la documentación exigida en los presentes Términos de Referencia.
(iii) Se hubiere presentado la Propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición.
(iv) No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia.
(v) Se incluya información que no sea veraz.
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(vii) El valor de la Oferta sea mayor al valor máximo establecido en los presentes Términos de Referencia en el numeral 7.10
7.12 Declaratoria Desierta
La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos:
Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia.
Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados.
Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas. Cuando no se presente ninguna propuesta.
8 CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
8.1 Presentación de la Propuesta
El Proponente presentará una sola Propuesta en idioma español, en original (medio físico) en una carpeta de tres argollas con herraje estándar que permita abrirse, debidamente suscrita por su representante legal y copia en medio magnético, indicando en el sobre la referencia de esta convocatoria.
La propuesta deberá contener una carta de presentación y aceptación firmada por el Representante Legal del proponente en la que declarará expresamente que acepta los términos y condiciones establecidos en los Términos de Referencia y en sus adendas y anexos.
Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia de Bancóldex- Unidad de Desarrollo e Innovación, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que la Unidad de Desarrollo e Innovación lo haya requerido expresamente, de oficio o por solicitud del proponente con ocasión de justa causa.
La presentación de la Propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia.
8.2 Periodo de validez de la propuesta
La Propuesta tendrá un periodo de validez de ciento ochenta (180) días, contados a partir de la fecha de cierre y entrega de la propuesta señalada en el numeral 5 de estos Términos de Referencia.
8.3 Documentación de la Propuesta
La Propuesta deberá incluir los siguientes documentos:
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(ii) Hoja de vida del Proponente.
(iii) Carta con el nombre, cargo e información de contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la Propuesta.
(iv) En el evento que aplique, para personas jurídicas nacionales acta del órgano social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para presentar la presente propuesta y celebrar el contrato con la Unidad de Desarrollo e Innovación en caso que resulte seleccionado.
(v) Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario cuando se actúe por representación.
(vi) Para personas jurídicas nacionales, formato de vinculación adjunto, totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos.
Para el caso de consorcios y uniones temporales cada uno de los
integrantes deberá diligenciar el formato de vinculación
correspondiente
(vii) Declaración del Proponente en el sentido de no conocer ninguna circunstancia que implique conflicto de intereses con Bancóldex y/o Bancóldex como administrador Unidad de Desarrollo e Innovación.
(viii) Garantía de seriedad de la propuesta en formato de entidades particulares. En el caso de pólizas de seguro se deberá anexar adicionalmente el respectivo recibo de pago.
Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, la póliza deberá garantizar a cada uno de los miembros que lo conforman.
(ix) Documentación soporte que acredite la experiencia y certificaciones que acreditan experiencia exigidas en el numeral 7.7
(x) Declaración del Proponente en el sentido de no estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, en el Decreto-Ley 128 de 1976 y en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011.
(xi) Propuesta económica presentada en pesos colombianos.
(xii) Propuesta Técnica y Metodológica.
1. Documento máximo de dos páginas que defina la manera en que se realizará la planeación y ejecución, y especifique la metodología que utilizará el Proponente para el desarrollo de sus servicios. Además, se deberá precisar el alcance de su gestión.
17 2. Conformación del equipo de trabajo destinado para el desarrollo del objeto de estos Términos de Referencia, especificando las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo, características de su cargo, y la dedicación de tiempo previsto para el desarrollo del objeto contractual, expresadas en horas / hombre / semana (permanente, compartida o exclusiva).
3. Documentación que soporte la hoja de vida equipo de trabajo. 4. Cartas de compromiso de los miembros del equipo propuesto.
9 TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN 9.1 Alcance del servicio a contratarse
El Proponente seleccionado se comprometerá a diseñar e implementar una estrategia de relaciones públicas que incluya los servicios de publicity en Bogotá D.C y las capitales de todos los departamentos del país, que incluya el diseño e implementación de un plan de acercamiento con líderes de opinión para posicionar los temas de innovación y emprendimiento y a iNNpulsa Colombia, así como para divulgar su oferta. Además, el proponente se compromete a diseñar y ejecutar una estrategia digital para visibilizar la gestión de iNNpulsa y comunicar su oferta en redes sociales, blogs y cualquier otro espacio virtual que sea relevante para las audiencias de iNNpulsa Colombia, así como los logros alcanzados por la Unidad y el posicionamiento de los temas de innovación y emprendimiento.
Este servicio debe divulgar en medios tradicionales y digitales de carácter nacional y regional, información de interés para iNNpulsa Colombia a través de la difusión de comunicados de prensa, la gestión, preparación y acompañamiento de agendas de medios para los voceros de iNNpulsa Colombia, la organización y realización de ruedas de prensa, entrevistas, columnas de opinión, mesas editoriales, giras de medios, entre otras. Esto se realizará con el fin de informar y visibilizar ante la opinión pública las acciones, la oferta y los logros de la Unidad de Desarrollo e Innovación (iNNpulsa Colombia) al igual que para visibilizar los temas de innovación y emprendimiento.
Así mismo, diseñar e implementar estrategias digitales que permitan divulgar la oferta de iNNpulsa Colombia y posicionar la unidad, divulgar su oferta y visibilizar los temas de innovación y emprendimiento en redes sociales y espacios digitales de interés. También incluye la administración de su presencia en estos espacios (community management) para generar un mayor impacto en la divulgación de las acciones de iNNpulsa Colombia con sus audiencias de interés a través de las nuevas plataformas tecnológicas así como para construir una comunidad alrededor de la innovación y el emprendimiento.
Para el acompañamiento de las agendas de medios previamente organizadas, en la propuesta técnica y económica (que no podrá exceder bajo ninguna circunstancia la suma de DOSCIENTOS TREINTA MILLONES DE PESOS ($230.000.000), el proponente debe incluir mínimo dos viajes mensuales fuera de Bogotá D.C de un (1) día de duración cada uno pernoctando en la ciudad de destino, para lo cual el proponente deberá contemplar tiquetes, alojamiento y cualquier otro costo asociado con el desplazamiento de un representante suyo. Esos dos viajes mensuales no serán reembolsados en ningún caso y
18 bajo ningún concepto porque deberán estar incluidos en la propuesta.
Además de esto, el proponente deberá indicar el costo adicional de enviar un representante suyo que acompañe a iNNpulsa en caso de requerir más de dos viajes en un mes.
A continuación se describe cada una de las actividades que debe desarrollar y los entregables correspondientes a cada actividad:
9.1.1 Estrategias y planes de comunicación
Diseñar e implementar una estrategia de divulgación que posicione a iNNpulsa Colombia y sus temas de interés y comunique su oferta.
Entregables: Documento con la estrategia de publicity con objetivos, plan de trabajo, alcances y cronograma. Informes de gestión mensuales o bimestrales según lo requerido por iNNpulsa Colombia.
9.1.2 Agenda de medios
Contactar periodistas de diferentes medios de prensa, radio y televisión, internet, y programar entrevistas con los voceros de iNNpulsa Colombia.
Organizar el cronograma de visitas a medios de comunicación para los voceros de iNNpulsa en Bogotá D.C y las demás capitales de departamentos del país. iNNpulsa Colombia notificará al eventual proveedor con al menos ocho (8) días de anticipación para organizar la agenda de medios en la ciudad requerida.
Acompañar a los voceros de iNNpulsa Colombia a la agenda de medios previamente organizada en Bogotá D.C y en las capitales de departamentos del país en caso de que así se solicite.
Monitorear los resultados de la agenda de medios y presentar informe de resultados de cada gestión a iNNpulsa Colombia.
Entregables: Cronograma de la agenda de medios, perfiles de los periodistas, sugerencias de mensajes, a más tardar cuatro días antes de su realización; informe de resultados de cada agenda de medios realizada. (Debe incluir nombres de medios, periodistas visitados e información de contacto). Informes de gestión mensual o bimestral según lo solicite la Unidad de Desarrollo e Innovación (iNNpulsa Colombia).
9.1.3 Difusión de comunicados de prensa en medios nacionales y regionales
Difundir en medios nacionales y regionales tradicionales y digitales los comunicados de prensa elaborados por iNNpulsa Colombia.
Entregables: Informe de resultados por cada comunicado de prensa que sea difundido en medios nacionales y regionales. (Debe incluir nombre del periodista, medio de comunicación e información de contacto en el que se hozo gestión, indicando cuáles de ellos publicaron el comunicado). Informes bimestrales agregados.
19 Convocar a ruedas de prensa en el lugar y ciudad del país determinado por iNNpulsa Colombia, quien informará ocho (8) días antes de ser requerido el servicio.
Entregables: Informe de resultados por cada rueda de prensa (Debe incluir cuántos periodistas asistieron, quiénes y de qué medio e información de contacto).
9.1.5 Administración de redes sociales y Estrategias Digitales
Administrar los perfiles de iNNpulsa Colombia en redes sociales bajo una estrategia digital previamente construida con la Unidad de Desarrollo e Innovación que involucre una gestión de contenido y un alcance a bloggers e influenciadores.
Entregables: Estrategia de redes sociales. Informes mensuales de la gestión incluyendo mapa de bloggers e influenciadores y acciones realizadas para promover los temas de interés de iNNpulsa Colombia en las diferentes redes sociales.
9.1.6 Informe Final
Entregable para cierre de contrato: Se deberá entregar un informe final de gestión y resultados con todas las acciones planeadas y ejecutadas.
10 CRONOGRAMA DE ENTREGA DE LOS ENTREGABLES
El adjudicatario deberá realizar entregas parciales (medio físico, medio magnético y vía E-mail) según el TERMINO DE LA CONTRATACIÓN definido en el Numeral 10 de estos Términos de Referencia y estar disponible para participar en reuniones para discusión y revisión de las mismas, con la persona designada como SUPERVISOR DEL CONTRATO y con el equipo de la Unidad de Desarrollo e Innovación para este propósito. Adicionalmente deberá realizar los ajustes que le sean solicitados a cada producto y entregarlos nuevamente en las fechas establecidas.
El cronograma de los entregables será el siguiente:
ENTREGABLES FECHA DE ENTREGA
1 Plan anual de trabajo 30 días contados a partir de la fecha
de legalización del contrato
(entregable del primer pago)
2 Estrategia de relaciones
públicas
60 contados a partir de la fecha de legalización del contrato (entregable del primer pago)
3 Cronograma de agendas
de medios
3 días hábiles siguientes a la solicitud de iNNpulsa Colombia
4 Informe de resultados de
las agendas de medios
4 días hábiles siguientes a la realización del evento. (requeridos para los pagos mensuales)
5 Informes de gestión de
realización y
3 días hábiles siguientes a la solicitud de iNNpulsa Colombia (requeridos
20
acompañamiento a
agendas de medios
mensual o bimestral
agregado
para los pagos mensuales)
6 Informes de resultados de
la divulgación de
comunicados de prensa
7 días hábiles después de recibido el comunicado de prensa por parte de iNNpulsa Colombia. (requeridos para los pagos mensuales)
7 Informe bimestral de
divulgación de
comunicados de prensa
60 días a partir de la firma del contrato (requerido para los pagos de los meses 3, 5, 7, 9 y 11)
8 Informes de resultados de ruedas de prensa
4 días después de prestado el servicio (requeridos para los pagos mensuales)
9 Informe bimestral de
ruedas de prensa
Según lo solicite por iNNpulsa
Colombia (requerido para los pagos de los meses 3, 5, 7, 9 y 11)
10 Estrategia digital para
redes sociales
45 días a partir de la firma del contrato (entregable del primer pago)
11 Informes mensuales de
gestión en la
administración de redes sociales
30 días a partir de la legalización del contrato (requeridos para los pagos mensuales)
12 Informe Final de Gestión y
Resultados
12 meses a partir de la firma del contrato (requerido para el último pago)
11. FORMA DE PAGO
La forma de pago será en cuotas mensuales durante los doce (12) meses de duración del contrato. Todos los desembolsos se realizarán con la autorización del supervisor del contrato, quien aprobará los entregables descritos en el numeral 10 de este documento.
12. EL CONTRATO
12.1 Suscripción del Contrato
Una vez se adjudique el Contrato por parte del la Unidad de Desarrollo e Innovación se informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del mismo, junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento.
En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, la Unidad de Desarrollo e Innovación podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente.
21 En este caso la Unidad de Desarrollo e Innovación podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.
En caso de que lo considere oportuno, la Unidad de Desarrollo e Innovación podrá desistir de contratar a cualquier otro proponente si no logra suscribir el contrato con el proponente favorecido inicialmente. En ese caso, la Unidad de Desarrollo e Innovación se reserva el derecho de no suscribir el contrato con ninguno de los proponentes si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que se pudiera generar a alguno de los proponentes.
NOTA: Se aclara que para todos los efectos legales, el CONTRATANTE es BANCÓLDEX COMO ADMINISTRADOR DE LA UNIDAD DE DESARROLLO E INNOVACIÓN
12.2 Obligaciones de la Unidad de Desarrollo e Innovación
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, Bancóldex como administración de la Unidad de Desarrollo e Innovación, tendrá las siguientes obligaciones:
(i) Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato.
(ii) Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato.
(iii) Entregar al Contratista el material e información necesaria para efectos del desarrollo del objeto del Contrato.
12.3 Obligaciones del Contratista
En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá las siguientes obligaciones:
(i) Desarrollar las actividades contratadas, de conformidad con lo establecido en el Contrato y en sus documentos anexos.
(ii) Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo.
12.4 Duración del Contrato
El Contrato tendrá una duración de doce (12) meses contados a partir de la fecha de su legalización.
12.5 Seguimiento y control del contrato
Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, la Unidad de Desarrollo e Innovación
22 supervisará la ejecución del Contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo.
El supervisor del Contrato por parte de la Unidad de Desarrollo e Innovación, será, para todos los efectos, el que se designe en el Contrato.
12.6 Garantía del contrato
Para la ejecución del Contrato, el adjudicatario deberá constituir a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. – Bancóldex / la Unidad de Desarrollo e Innovación NIT 900.457.656-8 una garantía bancaria o un seguro de cumplimiento, en formato de entidades particulares, expedido por una compañía de seguros o establecimiento bancario, debidamente autorizado por las autoridades colombianas, el cual deberá contener los amparos que se mencionan a continuación:
(i) Cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato con una suma asegurada equivalente al veinte (20%) por ciento del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) meses más.
(ii) Pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y demás prestaciones de índole laboral del personal dedicado por el Contratista para la ejecución del Contrato, con una suma asegurada equivalente al treinta por ciento (30%) del precio del Contrato y con una vigencia igual a la del Contrato y tres (3) años y tres (3) meses más.
(iii) Calidad de los servicios prestados con una suma asegurada equivalente al veinte por ciento (20%) del precio del contrato y con una vigencia igual a la del contrato tres (3) meses más.
Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex).
12.7 Subcontratos
El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, la Unidad de Desarrollo e Innovación, el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
