Como Esta Compuesto El Sistema Premium Soft Contabilidad Profesional Advanced ?
El sistema Premium Soft Contabilidad Profesional Advanced esta compuesto de un solo módulo Contabilidad Profesional, el cual esta compuesto a su ves por cuatro sub-módulos, Archivos, Procesos, Informes y Misceláneos.
El Modulo Administrativo Contiene Las Siguientes Opciones: Seleccionar empresas. Empresas Sucursales. Usuarios. Ejercicio Económico. Consolidar Empresa. Impuestos. Proveedores. Clientes. Concepto de Retención
ARCHIVOS
Seleccionar Empresa: A través de esta opción el usuario tendrá acceso a las empresas previamente creada y a las cuales por medio de su perfil se le haya otorgado acceso. Para trabajar con cualquiera de las empresas listadas deberá seleccionarla haciendo doble clic sobre el código o el nombre de la empresa, o presionando la tecla Enter sobre la empresa.
Creación de la Empresa: Esta opción del menú archivos permite crear y editar las empresas con las cuales puede llevar diferentes contabilidades. Se puede crear un número infinito de empresas en el sistema.
Si observa la ventana de ejemplo se puede apreciar que entre los datos de la empresa se encuentran el código el cual es obligatorio así como el Nombre, la dirección y teléfonos, los identificadores fiscales los cuales puede configurar en el menú Misceláneos, especificar el WEB SITE y correo electrónico (E-MAIL), definir los usuarios que tendrán acceso a la empresa y las fechas de inicio y cierre del ejercicio.
Creación de Usuarios: Esta opción del Menú Archivos permite crear los usuarios del sistema.
Entre los datos del usuario los únicos obligatorios son el CÓDIGO, el NOMBRE y la CLAVE DE ACCESO.
Una vez creado el primer usuario el sistema le preguntará si desea reiniciar para entrar con la clave del usuario, si elige sí deberá indicar la clave de acceso que le asignó al usuario, si elige no, podrá seguir creando usuarios y deberá reiniciar el sistema.
Ejercicio Económico: Esta opción del menú archivos, permite configurar la fecha inicial y final del ejercicio económico de la
Para cerrar un ejercicio haga clic en el botón CERRAR.
Una vez cerrado el ejercicio no podrá restituirlo ni definir otro ejercicio para la misma empresa con fecha menor a la fecha del cierre, también se reiniciará el plan de cuentas para comenzar con otro ejercicio económico, es decir, todos los saldos registrados en el plan de cuentas serán reemplazados por cero (0). Al cerrar el ejercicio de una empresa el sistema crea un subdirectorio dentro del directorio del sistema con el nombre Ejercicios en este subdirectorio se almacenarán todos los ejercicio cerrados de todas las empresas creadas. Dentro del directorio Ejercicios se creará un subdirectorio con el código de la empresa el cual almacenará todos los ejercicios cerrados de la empresa, dentro de este subdirectorio se creará otro subdirectorio con las iniciales EJ y las fechas de inicio y fin del ejercicio, por ejemplo, si tiene una empresa cuyo código sea 001, con fecha de inicio del ejercicio 01/01/1999 y fecha final 31/12/1999, se creará el directorio: \EJERCICIOS\001\19990101-19991231\ Este directorio almacenará los datos de la empresa antes del cierre de ejercicio.
Antes de cerrar el ejercicio verifique que existan las CUENTAS DEFICIT y SUPERAVIT ACUMULADO Y LA CUENTA RESULTADO DEL EJERCICIO. Para verificar si existen ejecute la opción Otras Cuentas dentro del elemento PLAN DE CUENTAS del Menú PROCESOS.
Consolidar Empresas: Esta opción del Menú Archivos, permite consolidar en una empresa las empresas que seleccione.
En la lista a la izquierda de la ventana aparecerán todas las empresas creadas en el sistema, seleccione las empresas que desea consolidar presionando ENTER o doble clic sobre cada empresa o haciendo uso de los botones en el centro de las listas. En la lista a la derecha de la ventana se mostraran todas las empresas que se consolidarán. Una vez seleccionadas las empresas ingrese el código y el nombre de la nueva empresa que almacenará los datos consolidados y presione PROCESAR. El sistema verificará si la estructura o mascara del plan de cuentas es igual para todas las empresas seleccionadas para proceder con la consolidación y crear la nueva empresa. Si desea borrar la empresa consolidada o agregarle datos adicionales acceda a la opción Empresas en el menú Archivos y efectué todos los cambios necesarios.
NOTA: Para consolidar las empresas con éxito, la estructura o mascara del plan de cuentas de cada empresa deben ser idénticas, esto no quiere decir que en cada empresa deban existir las mismas cuentas contables, ya que el sistema anexará las que no existan a la nueva empresa. También es necesario
Impuestos: Esta opción permite definir y crear los tipos tasas de impuestos.
Proveedor: Esta opción os permite crear lo proveedores con los cuales trabaja la
Clientes: Esta opción permite crear los clientes con los que trabaja la empresa.
Conceptos de Retención: Esta opción permite definir los conceptos de las retenciones aplicadas.
El Modulo Procesos Contiene Las Siguientes Opciones: Plan de Cuentas. Activos. IPC. Índices Financieros. Monedas. Centros de Costo. Movimientos. Comprobantes. Ventas. Compras.
Configuración Integración Contable Administrativo. Configuración Integración Contable Nómina.
Procesos Adicionales.
Ejecutar Integración Contable Administrativo. Ejecutar Integración Contable Nómina.
PROCESOS
Configurar Plan de Cuentas: Esta opción del Menú Procesos permite configurar el plan de cuentas de la empresa seleccionada. Puede configurar el formato o mascara del plan de cuentas utilizando nueves (9) y el separador seleccionado, la mascara del plan de cuentas permite hasta diez (10) niveles de estratificación. Si marca la casilla UTILIZAR CONSECUTIVOS EN COMPROBANTES el sistema generará automáticamente un consecutivo para los comprobantes, este consecutivo debe ser un número menos al del próximo número del comprobante, es decir, si el próximo número del comprobante es 00000015 el número para el consecutivo será 00000014.
Si la empresa maneja inventario marque la casilla MANEJAR INVENTARIO, esto le permitirá también clasificar una cuenta como INVENTARIO INICIAL la cual almacena el valor (al costo) de la
mercancía de la empresa.
También puede especificar una prorroga en meses de la fecha del cierre de ejercicio, esto permite elaborar comprobantes en el próximo período mientras se ajusta el ejercicio actual para efectuar el cierre. Los comprobantes elaborados dentro de esta prorroga no podrán ser contabilizados en el ejercicio actual y pasarán al siguiente período. Si desea importar el plan de cuentas de otra empresa marque la casilla IMPORTAR PLAN DE CUENTAS y luego seleccione la empresa desde la cual se importará el plan de cuentas. En esta opción también podrá crear o especificar la moneda nacional y la moneda extranjera que utilizará la empresa actual. Puede configurar el sistema para permitir períodos cerrados dentro del ejercicio económico de la empresa. Esto limita la emisión del comprobante al período especificado, si expira la fecha acceda a la
Puede seleccionar el método de búsqueda del plan de cuentas, bien sea utilizando el método estructurado que muestra las cuentas en una estructura jerárquica o el método de búsqueda standard de Premium-Soft Contabilidad.
DEFINIR PLAN DE CUENTAS: Esta opción del Menú Procesos, permite crear y configurar las cuentas contables de la empresa seleccionada. El formato de la cuenta se establecerá según se halla configurado en la opción Configurar Plan de Cuentas.
Para crear una cuenta solo debe especificar el CÓDIGO y la DESCRIPCIÓN de la cuenta, automáticamente se establecerá una columna según el nivel de estratificación de la cuenta. Esta columna especifica en que posición de la página del reporte BALANCE GENERAL y EDO. DE GANANCIAS Y PERDIDAS se imprimirá el saldo del mes de la cuenta creada.
OTRAS CUENTAS: Esta opción del Menú Procesos permite clasificar las cuentas DEFICIT y SUPERAVIT Acumulado, la cuenta Resultado Del Ejercicio necesaria para el proceso de contabilización, y la cuenta Inventario Inicial en caso de que la empresa actual maneje inventario. La cuenta Resultado Del Ejercicio almacena el monto de ganancia o perdida de la empresa durante el ejercicio, el monto de ganancia se almacena en la cuenta SUPERAVIT y las perdidas en la cuenta DEFICIT.
La cuenta Inventario Inicial se activa si marca en la Configuración del Plan de Cuentas la casilla Maneja Inventario, esta cuenta almacena el valor al costo del inventario de la empresa.
ACTIVOS
Departamentos: En esta opción del Menú Procesos se deberá cargar los departamentos de la empresa seleccionada. Solo debe indicar un código y su descripción y posteriormente Grabar. Si desea modificar el departamento solo debe buscarlo con el botón Buscar, realice los cambios y pulse el Botón Grabar.
Tipos de Activos: Esta opción permite definir los activos de la empresa, asignarle su código propio y la cuenta contable a la que pertenece. Se puede seleccionar también si es un activo depreciable.
Activo Fijo: Esta opción del Menú Procesos permite configurar los activos fijos de la empresa seleccionada. La ventana de creación de los activos fijos muestra un control de fichas conformada por tres (3) fichas, en la primera ficha (General) se introducirán los datos generales del activo estos datos son necesarios para su creación. Dentro de ésta ficha deberá indicar el código del activo y su nombre, luego seleccione el tipo de activo y departamento al que pertenece (si no existen podrá crearlos), luego indique la cantidad de activos y si el activo utiliza seriales marque la casilla seriales e introduzca los seriales según la cantidad de activos que haya especificado. En la ficha(Depreciación) se introducirán los datos de depreciación del activo, estos son, la fecha de compra del activo, la fecha de incorporación la cual es la fecha en la que el activo comenzó a funcionar en la empresa, la vida útil del activo, y el método de depreciación que se utilizará para repreciar el articulo, si marca la casilla Grabar Depreciación se generará el comprobante de depreciación.En la ficha (Datos del Activo) se podrán introducir datos complementarios tales como el proveedor del activo, la marca y el modelo.
Depreciar: Esta opción del Menú Procesos permite depreciar los activos fijos que estén creados en el sistema. Adicione los activos a la lista utilizando los botones a la derecha de la misma. Puede agregar todos los activos (siempre y cuando el tipo de activo este definido como depreciable), o filtrarlos por tipo o departamento.
Una vez agregados los activos seleccione el método de depreciación y presione PROCESAR para generar el comprobante de depreciación, como se aprecia en la ventana de ejemplo.
IPC (Índice de Precio al Consumidor): Esta opción del Menú Procesos permite crear y editar el IPC del ejercicio actual con solo especificar el año y el índice por cada mes.
Indique el año y los índices para cada mes. El sistema calculará los totales por trimestre, semestre y año.
Índices Financieros: Esta opción no es más que un portafolio que captura con cierta representatividad de la evolución de los activos de la empresa. Aquí podrá ubicarlos, con un código, su descripción y un titulo de Reportes.
MONEDAS
Definir: Esta opción del Menú Procesos, permite crear y editar monedas ya sean nacionales o extranjeras especificando el símbolo y nombre de cada una. Si marca la opción EXTRANJERA automáticamente se considera esa moneda como extranjera, y será tomada en cuenta en la opción Cambio.
Cambio: Esta opción del Menú Procesos permite especificar el factor de cambio para una moneda extranjera. Solo debe seleccionar la moneda indicando su código en el cuadro de texto, presionando ENTER o haciendo clic en el Botón Buscar. Puede modificar o consultar el cambio para una fecha haciendo clic en el Botón Buscar.
Centros de Costo: Permite crear los centros de costo de la empresa seleccionada, solo debe especificar un Código y una Descripción. Si presiona el botón AGREGAR CUENTA podrá consultar o agregar las cuentas contables que pertenezcan al centro de costo. Un centro de costo se utiliza para clasificar una cuenta contable con el fin de conocer las ganancias o pérdidas de la cuenta durante un período del ejercicio económico de la empresa o durante la totalidad del ejercicio.
Movimientos: Esta opción del Menú Procesos, permite registrar las descripciones de los movimientos repetitivos dentro de un comprobante para agilizar el proceso del mismo. Solo indique la descripción del movimiento y presione el botón de proceso para anexarlo a la lista. Si desea modificar un movimiento haga doble clic sobre él o presione ENTER, esto añadirá el movimiento a la casilla de descripción donde podrá modificarlo. Ejemplos de movimientos podrían ser:
DEPOSITO
Nº CANCELACIÓN SOBRE CHEQUE Nº PAGO A FACTURA
COMPROBANTES
Procesar: Esta opción del Menú Procesos, permite generar los comprobantes. Para generar un comprobante solo debe especificar un código, si esta configurado para utilizar consecutivos el código será automático. Indique luego una descripción para el comprobante.
A continuación podrá comenzar a registrar los asientos. Introduzca una cuenta de movimiento o selecciónela presionando ENTER o el botón BUSCAR, una vez seleccionada la cuenta puede especificar la descripción del asiento. Puede importar un movimiento presionando F3, o repetir la descripción o la referencia del asiento anterior presionando F4; luego especifique la fecha del asiento la cual debe pertenecer al ejercicio de la empresa y al mes del comprobante. Para finalizar introduzca un monto por el DEBE o por el HABER. Nota: Dentro de la lista que muestra los asientos se puede modificar los montos, la descripción y la fecha de un asiento. Para agregar una línea al comprobante presione ALT+D, para modificar una línea sitúese sobre la línea y presione ENTER, para copiar una línea sitúese sobre la línea que desea copiar y presione F8, si desea borrar una línea presione DEL. También puede consultar estadísticas de la cuenta presionando el botón derecho del mouse sobre una línea del comprobante.
El sistema le indicara si el comprobante cuadra o no, así como el saldo de diferencia entre el debe y el haber. Puede importar un comprobante presionando el botón importar, esta opción es útil si desea crear comprobantes "modelos" que luego podrá importar para crear nuevos comprobantes.
Contabilizar: Esta opción del Menú Procesos, permite contabilizar los comprobantes saldados, permitiendo seleccionarlos de una lista. En esta ventana se muestran dos listas, en la lista izquierda aparecerán todos los comprobantes cuyos saldos sean cero (0) para agregarlos a la segunda lista, esta lista almacenará los comprobantes que se desean contabilizar.
Para agregar uno o varios comprobantes deberá situarse sobre el comprobante que desea anexar y hacer doble clic sobre el, presionar la barra espaciadora o puedes utilizar los botones que se encuentran
especifico presione el botón Agregar Período y seleccione el mes o rango de meses que desea agregar.
No se podrá contabilizar a menos que se haya especificado la cuenta RESULTADO DEL EJERCICIO, esta opción se encuentra en la opción
PLAN DE CUENTAS.
Al contabilizar un comprobante no podrá modificarlo y el status del comprobante pasara de ser DIFERIDO (sin contabilizar) a CONTABILIZADO. Si contabilizó un comprobante por error o desea hacerle modificaciones acceda a la opción Reversar la cual se encuentra en el Menú de Procesos dentro de COMPROBANTES. Al reversar el comprobante deberá contabilizarlo de nuevo, ya que, los montos con los que afectaba al plan de cuentas serán reversados. Esta opción también contiene un resumen del balance general con la cual podrá consultar el total de activos y el total de pasivos+capital.
Reversar: Esta opción del Menú Procesos, permite reversar un comprobante contabilizado.
En una lista aparecerán todos los comprobantes contabilizados, seleccione uno haciendo doble clic sobre él o presionando la barra espaciadora. Una vez seleccionado el comprobante presione el botón reversar. Si desea reversar todos los comprobantes presione el botón TODOS.
Este proceso deshace los cambios efectuados a las cuentas al contabilizar un comprobante.
Ventas: Esta opción nos permite llenar los comprobantes de venta, para generar el Libro de Ventas.
Compras: Esta opción nos permite llenar los comprobantes de compra, para generar el Libro de Compras.
Configuración Integración Contable con Administrativo: Esta opción, comúnmente utilizada por los implementadores, tiene como finalidad principal construir comprobantes y asientos contables utilizando información directa del sistema administrativo. Para ello, en esta ventana se formulan consultas en SQL, con ayuda de parámetros, cuyos resultados sirven de insumos para la construcción del comprobante.
En este sentido, es importante que el integrador tenga conocimientos contables y de SQL.
Como se observa en la ventana de ejemplo, se debe indicar el código del comprobante, la descripción del mismo, fecha (mes y año), las tablas involucradas, cursores necesarios y criterios de evaluación para la consulta.
En la parte inferior se encuentra la configuración del asiento, es decir, la cuenta, su descripción, la columna del debe y del haber. Si desea
Si desea agregar otra línea al comprobante, solo debe presionar el botón Nueva Línea.
Configuración Integración Contable con Nómina: Esta opción, comúnmente utilizada por los implementadores, tiene como finalidad principal construir comprobantes y asientos contables utilizando información directa del sistema nómina. Para ello, en esta ventana se formulan consultas en SQL, con ayuda de parámetros, cuyos resultados sirven de insumos para la construcción del comprobante. En este sentido, es importante que el integrador tenga conocimientos contables y de SQL.
Como se observa en la ventana de ejemplo, se debe indicar el código del comprobante, la descripción del mismo, fecha (mes y
año), las tablas involucradas, cursores necesarios y criterios de evaluación para la consulta.
En la parte inferior se encuentra la configuración del asiento, es decir, la cuenta, su descripción, la columna del debe y del haber. Si desea ampliar la ventana de la configuración solo presione el botón ampliar. Si desea agregar otra línea al comprobante, solo debe presionar el botón Nueva Línea.
Procesos Adicionales: Esta opción, utilizada más que todo por el implementador del sistema, más que por los usuarios, permite ejecutar procesos adicionales que apoyen la gestión de la empresa y los cuales no este contemplados en el sistema. Estos procesos deben ser previamente diseñados por la opción Crear Procesos Adicionales
Ejecutar Integración Contable: En esta opción se ejecuta la integración con el sistema administrativo y/o nómina. Solo debe indicar el rango de fecha del período a integrar y presionar el botón procesar. Este proceso es bastante lento ya que se esta construyendo información muy compleja.
Nota: "es importante acotar que para realizar una integración sastifactoria es necesario que la persona que este realizando la integración conozca muy bien el sistema administrativo y además debe tener conocimien tos en SQL."
El Modulo Informes Contiene Las Siguientes Opciones: INFORMES Plan de Cuentas Comprobante Estados Financieros Libros Balance de comprobación Presuouestado Vs Ejecutado. Mayor Analítico. Ínice Financiero. Centros de Costo
Listado Centro de Costos
Cuentas con Totales por Centro de Costos Activos.
Imprimir plan de Cuenta: Esta opción permite imprimir los planes de cuentas.
Comprobantes: Esta opción permite reimprimir los reportes de comprobantes.
Estados Financieros: Para obtener los estados financieros, después de incluidos los comprobantes mensuales se deberá primero configurar el Estado de Resultados. Para tal fin haz clic sobre el menú Reportes y seleccione Estados Financieros, se desplegará un submenú en el cual debe hacer clic en Configurar Ganancias y Perdidas.
Seguidamente se desplegará una ventana donde seleccionando entre cuentas, comentarios y totales y agregándolos en la lista de la parte inferior de la ventana, podrá configurar el Estado de Ganancias y Pérdidas que este de acuerdo con sus criterios contables. Al cerrar la ventana quedara configurado el Estado de Resultados.
Una vez realizado el paso anterior se podrá generar el Balance General o el Estado de Ganancias y Pérdidas haciendo clic sobre cualquiera de ellos en el submenú Estados Financieros. Para el Balance general deberá definir el mes al cual quiere el reporte, si este incluirá movimientos de los comprobantes diferidos y si incluirá cuentas con saldo cero. Este reporte da la opción de imprimirse en moneda nacional o extranjera.
Configuración del Estado de Resultados: Esta opción del menú informes permite personalizar la salida del reporte estado de ganancias y perdidas. En la parte superior izquierda de la ventana se muestra una lista que contiene tres tipos de salida:
Comentario: permite insertar una línea de comentario en el reporte. Cuenta: permite seleccionar una cuenta para mostrar sus saldos en el reporte.
Total: imprime el total de una o varias cuentas de tipo movimiento. El cuadro de texto cuenta permite seleccionar una cuenta contable que se encuentre en el plan de cuentas de la empresa, este cuadro de texto solo se activa si selecciona como tipo de salida cuenta. el cuadro de texto descripción permite insertar un comentario si el tipo de salida es comentario o una descripción del total si el tipo de salida es total, este cuadro de texto ignora cualquier comentario si el tipo de salida es cuenta. Luego de esto usted deberá presionar el botón agregar.
Para borrar una línea del cuadro contenedor de los parámetros del reporte presione la tecla del o supr.
Si no configura el estado de ganancias y pérdidas el reporte se muestra en su forma original.
LIBROS
Diario Legal: En esta opción del Menú Informes, puede imprimir el libro diario al estilo de Diario Legal, el cual no muestra cuentas de movimientos y señala solo lo necesario que exige la ley en un libro de diario, solo debe marcar si desea incluir los comprobantes diferidos, si desea incluir las cuentas con saldo cero, el tipo de moneda con la cual quiere que se exprese la información, el mes y año en cuestión. Luego de esto puede archivar el reporte en un directorio destinado para esto, puede visualizar el reporte por pantalla o puede enviarlo a la impresora directamente, solo debe utilizar los botones inferiores. En las ventanas de ejemplo puede observar la opciones de impresión de el resultado del informe, el cual presenta tres columnas (cuenta contable, Debe y Haber).
Diario General: Esta opción del Menú Informes, permite imprimir el Diario General, el cual le ofrece la misma información del Diario Legal pero de una manera mas detallada y desde las cuentas de movimiento.
Balance de Comprobación: Esta opción del Menú Informes permite imprimir El Balance de Comprobación , el cual es muy conocido en el medio contable por su importancia, solo deberá indicar el mes y año, si incluirá comprobantes diferidos y la moneda en que será expresado. El sistema da la opción de revisar solo una porción del Balance de Comprobación colocando las cuentas, desde y hasta donde quiera generar dicho reporte. En las ventanas de ejemplo puedes observar las opciones existentes y el informe resultado.
Presupuestado Vs Ejecutado: En esta opción del Menú Informes, se puede obtener un informe de lo Presupuestado para un período y lo que se ejecuto en el mismo. A modo de análisis es un informe muy útil para los contadores de la empresa. Como se observa en la ventana de ejemplo solo debe indicar el rango del período (mes y año), si desea incluir los comprobantes Diferidos y el tipo de moneda en la cual desea expresarlo. También tiene la posibilidad de procesar solo un grupo de cuentas del plan si indica el rango, es decir desde una cuenta hasta otra.
Mayor Analítico: En esta opción del Menú Informes puede imprimir El mayor analítico, el cual es uno de los reportes más utilizados ya que a través del mismo se revisan los movimientos de las cuentas. Se puede generar para uno o varios meses y para una o varias cuentas, solo indique si desea incluir los comprobantes diferidos, si desea incluir las cuentas sin movimientos, el tipo de moneda y en rango de las cuentas (desde, hasta). En las ventanas de ejemplo podrá observar las opciones posibles y el informe resultado.
Índices Financieros: Para imprimir el reporte de índices Financieros primero se debe haber incluido los mismos anticipadamente en la opción Índices Financieros. Aquí usted solo debe definir el código del índice y el mes, y sistema le permite dar un nombre de su preferencia al reporte.
Centros de Costos: Para los informes de los Centros de Costos, esta opción permite generarlos para uno o para varios meses y para uno, varios o todos los centros de costos, solo indique el rango del periodo (mes y año), el rango de las cuentas (desde y hasta) y si desea incluir los comprobantes diferidos.
ACTIVOS
Activos por Departamento: En esta opción puede obtener reportes de sus activos por departamento, por tipos de activos u obtener un listado de todos sus activos, inclusive puede seleccionar entre un grupo de activos para realizar sus reportes por los recuadros desde y hasta. De igual forma podrá obtener un listado de los departament os y de los tipos de activos configurados previamente en la opción Departamentos .
Activos por Tipos: Esta opción permite imprimir reportes de tipos de activos, inclusive puede seleccionar entre un grupo de activos para realizar sus reportes por los recuadros desde y hasta.
De igual forma podrá obtener un listado de los departamentos y de los tipos de activos configurados previamente en la opción Tipos de Activos .
Activos Fijos: Esta opción permite imprimir reportes de sus activos fijos , inclusive puede seleccionar un grupo de activos para realizar sus reportes solo colocándole fecha a los recuadros desde y hasta.
De igual forma podrá obtener un listado de los activos fijos configurados previamente en la opción Activos Fijos del Menú Procesos.
Activos Fijos con Seriales: Esta opción permite imprimir reportes de activos con seriales inclusive puede seleccionar entre un grupo de activos para realizar sus reportes por los recuadros desde y hasta. En las ventanas de ejemplo que se presenta se pueden observar, la ventana de impresión de los activos con seriales.
El Modulo Misceláneos Contiene Las Siguientes Opciones: MISCELÁNEOS Configuración Opciones de Usuario Transacciones de Usuario Cambiar Periódos Ordenar Índices Respaldo.
Convertidor Entre Versiones Generador de Reportes Consultar Históricos Cambiar Usuarios
Crear Procesos Adicionales Utilidades
Configuración: Esta opción permite configurar las denominaciones generales del sistema.
Generales #1: Aquí podrás cambiar las denominaciones de los atributos de las ventanas.
Generales #2: Aquí podrás cambiar las denominaciones de los atributos de las ventanas.
Presupuesto y Soporte: Aquí podrás cambiar las denominaciones de los atributos de las ventanas.
Opciones de Usuario: Esta opción permite personalizar el menú principal del sistema por cada usuario que pertenezca a la empresa seleccionada.
Las opciones del menú están divididas en páginas que le permiten cambiar los nombre de los elementos del menú o determinar haciendo clic en la casilla a la derecha de la opción si un usuario tiene acceso al elemento. Por cada empresa un mismo usuario puede tener distintas configuraciones de menú.Cuando el usuario se crea por primera vez su configuración pre-determinada es la del supervisor, es decir, posee todas las opciones activas.
Nota: Es recomendable que existan dos (2) o más usuarios pertenecientes a la misma empresa antes de modificar o bloquear cualquier elemento del menú, esto permite restaurar cualquier cambio en caso de que sean erróneos.
Transacciones de Usuario: Esta opción del Menú Misceláneos, permite auditar cada una de las transacciones realizadas en un período o rango de fecha indicado. El sistema solicitará su clave de acceso y luego debe indicar el código del usuario (como se observa en la ventana de ejemplo), el rango de fecha y se desplegará la información en la tabla.
Cambiar Peridos: Esta opción del Menú Misceláneos permite cambiar el rango de fechas del período cerrado. Solo debe indicar el rango y presionar el botón Grabar.
Ordenar Índices: Esta opción del Menú Misceláneos permite ordenar sus tablas para obtener mayor rendimiento de los índices y mejor tiempo de respuesta del sistema. Si se observa la ventana de ejemplo, en la parte superior se presenta una tabla que contiene en la primera columna el nombre del archivo y en la segunda columna la descripción
detallada del mismo.
Debajo de la tabla se encuentra un cuadro que muestra información sobre el progreso del proceso de ordenamiento en sus diferentes fases, una vez que se inicia el mismo.
En la parte inferior izquierda se encuentra un check box que condiciona el proceso de ordenamiento, es decir, si desea que se realice utilizando el método rápido o no. Ambos son buenos métodos, la diferencia entre ellos es solo el tiempo. Una vez que se ha tomado esta consideración usted solo debe presionar el botón Procesar y se iniciará el proceso de ordenamiento de índices, esto ayudará considerablemente la búsqueda de los datos en cada archivo.
Respaldo: La opción Respaldo permite obtener una copia de seguridad de una o de todas sus bases de datos, es decir de una o de todas la Empresas que se han incluido en su sistema. Solo debe seleccionar la o las empresas que desea respaldar los datos, selecciona la carpeta que se encuentra al final de la etiqueta unidad destino.
Al hacer clic en esta carpeta se genera una ventana con el nombre seleccionar directorio, en la parte inferior de esta ventana existe un campo lista con el nombre de unidad al hacer clic con el mouse en este sitio se despliegan varias opciones que permiten guardar la información en la unidad que desee. Luego debes pulsar el botón seleccionar para obtener la ruta destino.
Al obtener la ruta destino pulse el botón iniciar y se comenzará a respaldar la información, como se muestra en la siguiente ventana.
Convertidor Entre Versiones: Esta opción del Menú Misceláneos es una de las más importantes para el mantenimiento del sistema ya que le permite cambiar todos sus datos de contabilidad de una carpeta a otra.
Esto se realiza básicamente cuando se adquiere una nueva revisión o versión del sistema y por ende, una vez instalado, se deberá importar todos sus datos a la nueva carpeta con la actualización.
Solo debe indicar, como se observa en la ventana ejemplo, del lado izquierdo, la ruta de la carpeta origen y del lado derecho la ruta
destino ya estará determinado por defecto. Y luego debe presionar el botón Procesar.
Generador de Reportes: Esta opción del Menú Misceláneos permite modificar los reportes.
Solo debe seleccionar el tipo de Informe y luego seleccionarlo con el botón buscar, previo a esto debe conocer el nombre del reporte que se puede ver en la ventana donde se visualiza.
Luego presionando el botón editar se abrirá una ventana de edición donde le aparecerá el reporte a modificar con sus objetos internos y podrá cambiarlos para que se imprima el reporte de forma personalizada. Antes de salir de esta ventana debe grabar sus cambios.
Consultar Histórico: Esta opción permite consultar los datos de una empresa cuyo ejercicio halla sido cerrado.
Solo debe indicar la fecha del cierre del ejercicio y luego seleccionar la empresa deseada.
Cambiar Usuario: Esta opción ubicada dentro del Menú Misceláneos permite hacer el cambio de usuario, es decir, aquí puede aperturar la sección con otro usuario distinto al actual. Solo debe registrar su código de usuario y clave, como se muestra en la figura y luego presione Enter.
Crear Procesos Adicionales: Esta opción, utilizada más que todo por el implementador del sistema, más que por los usuarios, permite crear procesos adicionales que apoyen la gestión de la empresa y los cuales no este contemplados en el sistema. Una vez creados, podrá ejecutarlos por la opción Procesos Adicionales.
Utilidades: Esta ventana de utilidades que podemos visualizar en el escritorio del sistema, permite acceder a una serie de utilidades de soporte al usuario por medio de los siguientes botones:
