Revisado por: Equipo Técnico del Programa Versiones: 24/06/ /05/ /11/ /02/ /09/2014

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Número de Procedimiento VVE-DBE-ADJ-01

VICERRECTORÍA DE VIDA ESTUDIANTIL DEPARTAMENTO BIENESTAR ESTUDIANTIL

INSTRUCTIVO

PROGRAMA ADJUDICACIÓN DE BECAS

Versión: 1.4 Páginas: 180

Lugar de elaboración: Sede Central, UNA

Unidad que elaboró: Departamento Bienestar Estudiantil

Programa Adjudicación de Becas

Revisado por: Equipo Técnico del Programa

Versiones: 24/06/2008 19/05/2009 11/11/2010 15/02/2012 16/09/2014 Vicerrectoría de Vida Estudiantil 19/05/2009 16/09/2014

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Tabla de contenidos

Presentación………..………..….4

I Ámbito institucional Objetivos del Sistema de Becas ………..…………..5

Políticas del Sistema de Becas ………..…….6

Objetivos Programa Adjudicación de Becas ……….7

Perfil de responsables……….………....8

II Parte: Procesos y actividades……….……...10

1. Proceso Información del Sistema de Becas ………..………..………….…..……13

1.1 Divulgación e información Sistemas de Becas ………...15

1.2 Consulta sobre las oportunidades de beca ……….……….20

1.3 Solicitud de información del Sistema de Becas ………..……….……….…..24

2. Proceso Adjudicación de Becas ……….…...27

2.1. Recepción beca condición socioeconómica, nuevo ingreso………..……….….31

2.2. Recepción beca condición socioeconómica, estudiante regular…..……….……….40

2.3 Valoración categoría beca socioeconómica……….……….………49

2.4Revisión beca socioeconómica………..……….………….53

2.5 Apelación beca socioeconómica………..……….…………61

2.6 Beca de Posgrado ………..……….……...71

2.7 Beca Participación Relevante Área Artística y Deportiva……….…………79

2.8 Beca Participación Relevante Movimiento Estudiantil……….……...86

2.9. Beca Funcionario(a)…..……….………92

2.10 Beca Honor……….……….….98

2.11 Apelación otros tipos de beca……….………..104

2.12 Estudiantes Asistentes, actualización de parámetros………....…110

2.13 Nombramiento Estudiantes Asistentes………..…….116

2.14 Seguimiento Estudiantes Asistentes………..……128

3. Proceso Actualización y seguimiento estudiantes con beca socioeconómica………..132

3.1 Reportes de cambio………135

3.2 Seguimiento estudiantes con beca socioeconómica ……….142

3.3 Recalificación a la categoría de beca ……….148

3.3 Ampliación vigencia………..….154

4. Verificación……….……..…….160

4.1Verificación……….……....163

5. Aplicación de disminución o pérdida de beneficios...177

5.1Aplicación de disminución o pérdida de beneficios………..…179 III Parte: Anexos

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3

Índice de diagramas

Divulgación e información Sistema de Becas ... 15

Consulta sobre las oportunidades de beca ... 20

Solicitud información Sistema de Becas ... 24

Recepción beca socioeconómica, nuevo ingreso ... 31

Recepción beca socioeconómica, estudiante regular ... 40

Valoración categoría beca socioeconómica ... 49

Revisión beca socioeconómica ... 53

Apelación beca socioeconómica ... 61

Adjudicación Beca de Posgrado ... 71

Adjudicación Beca por Participación Relevante Área Artística y Deportiva ... 79

Adjudicación Beca por Participación Relevante Movimiento Estudiantil ... 86

Adjudicación Beca Funcionario (a) ... 92

Adjudicación Beca Honor ... 98

Apelación otros tipos de beca……….………104

Estudiantes Asistentes, actualización de parámetros……….….………110

Nombramiento Estudiantes Asistentes……….…………116

Seguimiento Estudiantes Asistentes……….………..128

Reportes de cambio………...135

Seguimiento estudiantes con beca socioeconómica……….…….142

Recalificación a la categoría de beca……….…….……...148

Ampliación vigencia……….…….154

Verificación……….……..163

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4 PRESENTACIÓN

El instructivo, es una herramienta metodológica para el quehacer del equipo de profesionales y técnicos que intervienen en el cumplimento de funciones del Programa Adjudicación de Becas. Su aplicación es de carácter obligatorio, de tal forma que los procesos, actividades y tareas en la función administrativa, se ejecuten según las normas institucionales establecidas, previendo resolver todas las posibles situaciones.

Este instructivo regula:

1. El proceso de información del Sistema de Becas a estudiantes de la Universidad Nacional: en lo que se refiere a la información de las oportunidades de beca, los periodos de solicitud y la generación de datos e informes.

2. El proceso de adjudicación en los siguientes tipos de beca: categorías de beca por condición socioeconómica, Beca de Posgrado, Becas por Rendimiento Académico (exceptuando las de movilidad estudiantil), Becas por Participación Relevante y Beca a Funcionarios(as).

3. El proceso de actualización y seguimiento de la información socioeconómica de la población becada.

4. El proceso de la verificación de la información socioeconómica presentada por la población estudiantil.

5. La aplicación de la pérdida o disminución de los beneficios otorgados, en los tipos de beca bajo el ámbito de responsabilidad del Programa.

Su estructura, incluye en la parte inicial el ámbito institucional. En la segunda parte, incluye una descripción general del proceso y para cada una de las actividades que lo integran: el diagrama, las normas de operación y el mapa de componentes. En una tercera parte, se adjuntan como anexos: las fórmulas utilizadas, los criterios emitidos por la Asesoría Jurídica en materia de becas, el Manual Técnico de Recepción, Codificación y Digitación para la asignación de becas por condición socioeconómica y los Manuales de los Sistemas de Información Automatizados.

Figura 1 Estructura del Instructivo

I Ámbito institucional Objetivos y políticas del Sistema de Becas Objetivos del Programa Perfil de responsables II Procesos y actividades Diagrama Normas operativas Mapa componentes III Anexos Fórmularios Manuales técnicos y de sistemas Criterios Asesoría Jurídica

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5 I ÁMBITO INSTITUCIONAL

Los principios democráticos enunciados en la misión de la Universidad Nacional, fundamentan las oportunidades para el acceso y permanencia a la educación superior de estudiantes, especialmente aquellos que proceden de los sectores de la población menos favorecidos o excluidos de los beneficios de desarrollo.

El Sistema de Becas 1_{es un}_{instrumento sustantivo para el cumplimiento de la misión} institucional, que impulsa estrategias y acciones mediante las cuales favorece la formación académica a nivel superior, ofrece oportunidades de becas y beneficios a estudiantes que provienen de sectores en desventaja social, así como a los que se destacan por su liderazgo en el ámbito académico, paraacadémico, artístico, deportivo y movimiento estudiantil. Está bajo el ámbito de responsabilidad de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y es administrado por el Departamento de Bienestar Estudiantil.

La estructura organizativa actual del Departamento de Bienestar Estudiantil para el ordenamiento administrativo y el correspondiente logro de objetivos es por programas, constituyendo la adjudicación de becas, un programa de origen y pilar en el desarrollo del Sistema de Becas.

Objetivos del sistema de becas:2

a) Contribuir a la conformación de una cultura institucional estudiantil que se fundamente en valores como la justicia, compromiso, solidaridad, creatividad y responsabilidad.

b) Motivar y favorecer el acceso y la permanencia en la educación superior de aquellos (as) estudiantes que por su condición socioeconómica, no podrían garantizar su inclusión en el sistema universitario.

c) Incentivar la participación de los y las estudiantes para favorecer su desarrollo integral en los diferentes ámbitos que constituyen su vida.

d) Promover el desarrollo de las habilidades y actitudes de los y las estudiantes que fortalezca su calidad de vida.

e) Facilitar a las y los estudiantes oportunidades de formación en otras instituciones educativas nacionales e internacionales, a través de convenios y otras modalidades institucionales.

f) Sensibilizar a los y las beneficiarios (as) acerca de los derechos y deberes estudiantiles. g) Promover fuentes de financiamiento para becas, provenientes de: personas, organizaciones o instituciones, según las condiciones que al respecto se establezcan. h) Velar por que el uso de los recursos institucionales sea coherente con la misión, los principios universitarios y con la normativa que rige la administración de fondos públicos. Políticas del Sistema de Becas Estudiantile

s:

3

1_{Numeral 15 Manual de Organización y Funciones de la VVE. GACETA 2- 2012} 2_{Numeral 17 Manual de Organización y Funciones de la VVE. GACETA 2- 2012} 3_{SCU-748-2008 GACETA 9 15 junio 2008}

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6 El Sistema de Becas Estudiantiles de la Universidad Nacional:

1. Promueve y garantiza oportunidades de becas beneficios y servicios para la población estudiantil, de manera ágil, accesible, oportuna y coherente con la misión de la Universidad.

2. Coadyuva a la atracción, al ingreso, la permanencia y la graduación de los estudiantes, en el marco de principios de calidad, solidaridad, equidad, diversidad y justicia social. 3. Ofrece apoyo a estudiantes con alguna discapacidad, a los que provienen de sectores con limitadas oportunidades de distinta índole por su condición socioeconómica, geográfica o cultural, a los que destacan en el ámbito académico, artístico y deportivo y a los que participan en la dirigencia estudiantil universitaria.

4. Promueve la participación de los estudiantes becarios en los procesos de internacionalización.

5. Estimula la participación de los becarios en programas, proyectos y actividades académicas que se ejecutan en la Institución, por ser importantes espacios para su desarrollo personal y profesional.

6. Brinda oportunidades para que estudiantes talentosos y comprometidos con los principios de la Universidad Nacional puedan acceder a formación de posgrado y a los cuadros de relevo de la Institución.

7. Procura el desarrollo integral de los becarios, en coordinación con diversas instancias universitarias

8. Garantiza su sostenibilidad con recursos económicos que provienen de un porcentaje del presupuesto institucional, del pago de matrícula y de otras fuentes coherentes con la misión y los principios universitarios, los cuales ejecuta anualmente en su totalidad, en concordancia con la normativa vigente.

9. Fundamenta la asignación de becas, beneficios y servicios en rigurosos estudios técnicos y su actualización anual de acuerdo con el índice inflacionario del año anterior.

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7 Objetivos del Programa Adjudicación de Becas:

Generales:

1. Promover el acceso de estudiantes a los diferentes tipos de beca, de acuerdo con la misión histórica de la Universidad Nacional y las políticas establecidos a nivel institucional en materia de becas.

2. Favorecer la formación académica a nivel superior de estudiantes con alto rendimiento académico, con limitaciones socioeconómicas, participación destacada en campos de interés institucional y liderazgo estudiantil, mediante la adjudicación de una beca.

3. Velar porque el otorgamiento de los diferentes tipos de beca, cumplan con los lineamientos de control interno de conformidad con la normativa institucional

Específicos:

1. Poner a disposición de las personas usuarias, información precisa del Sistema de Becas de la Universidad Nacional, utilizando medios de atención personal, atención telefónica, consulta electrónica, sitio web, impresos, entre otros.

2. Ubicar en categorías socioeconómicas a la población estudiantil que solicita beca por esta condición, para terminar el porcentaje de exoneración en el pago del costo por créditos matriculados y actuar como parámetro para la adjudicación de las becas Omar Dengo, Luis Felipe González, Intercambio estudiantil, Ayudas para giras académicas y otros beneficios. 3. Resolver las solicitudes de Beca de Honor, Artística, Deportiva, Movimiento Estudiantil,

Funcionario(a) y Posgrado, determinando sobre la aplicación de los beneficios en los sistemas institucionales.

4. Resolver las solicitudes de nombramiento de estudiantes asistentes determinando sobre la aplicación de los beneficios en los sistemas institucionales.

5. Actualizar la información socioeconómica de la población becada en los casos de reporte de cambios y determinar sobre el mantenimiento, ascenso o disminución de beneficios. 6. Verificar el cumplimiento del nivel de exigencia académica y aprovechamiento de los

beneficios otorgados, según lo establecido en la normativa del Sistema de Becas.

7. Establecer mecanismos de control y evaluación a los procedimientos de tal forma que se disminuya la vulnerabilidad en la asignación de las becas por fallas humanas se posibilite la medición del grado de cumplimiento de metas y la incorporación de mejoras.

8. Fortalecer el sistema de adjudicación de las becas y el otorgamiento de servicios complementarios, a través de la verificación de la información suministrada por la población estudiantil.

9. Canalizar las inconsistencias derivadas de la verificación o de la actualización por reporte de cambio, para el cumplimiento del proceso administrativo correspondiente a la aplicación de la pérdida o disminución de los beneficios otorgados.

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8 Perfil de profesionales responsables del programa:

La aplicación de los procedimientos, estará a cargo de la Directora del Departamento de Bienestar Estudiantil, la Coordinación del Programa y el equipo de profesionales.

Funciones de la Directora4

a) Planear, dirigir, coordinar y evaluar los programas, proyectos, actividades así como los procedimientos propios que desarrolla el Departamento.

b) Proponer a los niveles superiores a las instancias y órganos superiores políticas, planes y programas de trabajo a corto y mediano plazo, en el ámbito de su competencia.

c) Potenciar, supervisar, asesorar y controlar el desarrollo de los programas, proyectos y actividades en el marco del quehacer de su Departamento.

d) Implementar sistemas, métodos y procedimientos de trabajo confiables, actualizados, ágiles y velar por su actualización y seguimiento.

e) Dirigir los procesos de trabajo de su Departamento.

f) Asignar y evaluar el cumplimiento de las funciones del personal a su cargo.

g) Resolver los asuntos sometidos a su competencia en correspondencia con la normativa vigente. h) Definir los perfiles y seleccionar al talento humano que se asignará según los requerimientos del

Departamento a su cargo.

i) Elaborar y presentar informes de gestión, de grado de cumplimiento y otros que le soliciten las instancias superiores y que por la naturaleza de su trabajo se requiera.

j) Administrar, velar y controlar el correcto manejo adecuado y eficiente de los recursos asignados a su Departamento.

k) Asistir, participar y ejercer el liderazgo sobre las competencias de su departamento en las sesiones del Consejo Asesor de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil.

l) Coordinar las actividades del Departamento con las y los funcionarios, con dependencias de la Universidad y con otras instituciones públicas y privadas., utilizando los diferentes niveles de comunicación.

m) Representar en el ámbito de su competencia al Departamento, a la Vicerrectoría y a la institución ante las diferentes instancias y comisiones a las que sea asignado, a nivel nacional e internacional.

n) Participar como miembro activo y presidir cuando corresponda, las diferentes instancias que representa.

o) Promover un clima laboral propicio saludable para el desarrollo personal y organizacional.

p) Propiciar espacios de coordinación y ejecución de programas, proyectos y actividades de vida estudiantil en las Facultades, Centros y Sedes, en concordancia con las políticas institucionales.

q) Convocar al Consejo Técnico del departamento cuando corresponda. r) Otras funciones que por delegación deba asumir.

Funciones de la Coordinadora del Programa5_:

a) Atender las disposiciones que emanan de las políticas y la normativa vigente en materia de vida estudiantil.

b) Participar en la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Operativo Anual y del Plan Estratégico Institucional.

c) Planear, coordinar, supervisar, controlar y evaluar el diseño y la ejecución de actividades realizadas por el equipo de trabajo del programa a su cargo.

4_{Directora Especialista en Vida Estudiantil. Numeral 11.1 Manual de Organización y Funciones VVE- Gaceta}

2- 2012

5_{Profesional Analista en Vida Estudiantil. Numeral 12.1 Manual de Organización y Funciones VVE- Gaceta 2-}

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9 d) Participar como delegado(a) oficial de la Universidad Nacional cuando se le asigne en comisiones internas de trabajo, interuniversitarias y con otros organismos externos, relacionados con el ámbito de su competencia.

e) Observar la aplicación de técnicas, métodos, procedimientos, normas y disposiciones de trabajo. f) Recomendar a la Dirección políticas, métodos, y modificaciones a reglamentos y procedimientos,

relacionados con el programa bajo su cargo.

g) Presentar informes a la Dirección sobre la gestión del programa a su cargo según se requiera. h) Identificar y proponer a la Dirección las necesidades de recursos humanos, tecnológicos, de

infraestructura y financieros para el desarrollo de los programas. i) Participar en el Consejo Técnico del programa o área que coordina. j) Otras funciones que por delegación deba asumir.

Funciones Profesionales en Trabajo Social6_:

b) Participar en la elaboración, ejecución y evaluación de los procesos del programa. c) Elaborar informes de las actividades bajo su ámbito de responsabilidad.

d) Resolver las solicitudes de asignación de becas y beneficios.

e) Resolver los recursos de reconsideración contra las decisiones de otorgamiento de becas. f) Efectuar los estudios socioeconómicos de la población estudiantil.

g) Confirmar la veracidad de la información socioeconómica presentada por estudiantes y hacer las recomendaciones que considere necesarias para la resolución de los casos.

h) Otras funciones que por delegación deba asumir.

i) Ofrecer atención en la disciplina del Trabajo Social a la población estudiantil. Funciones Profesionales en Economía7_:

b) Participar en la elaboración, ejecución y evaluación de los procesos del programa. c) Elaborar informes de las actividades bajo su ámbito de responsabilidad.

d) Elaborar el informe de ejecución de horas estudiante asistente del periodo, base para la elaboración de la propuesta del siguiente periodo.

e) Resolver las solicitudes de nombramientos de estudiantes asistentes.

f) Atender y resolver las consultas y solicitudes derivadas de las unidades y dependencias del área académica y para académica, asociadas a la beca de estudiante asistente.

g) Controlar el presupuesto asignado bajo su ámbito de responsabilidad. h) Definición de la muestra de verificación y coordinación de giras.

i) Registro de resultados de estudios de verificación y aplicación de recomendaciones derivadas del mismo.

j) Atención, valoración y resolución de las solicitudes de actualización de la información del becado. k) Ejecución de resoluciones de la Dirección derivadas del proceso de disminución o pérdida de

beneficios.

l) Realizar los estudios técnicos pertinentes a su área de trabajo. m) Otras funciones que por delegación deba asumir.

6_{Profesional Ejecutivo y Asistencial en Vida Estudiantil.} 7_{Profesional ejecutivo en Vida Estudiantil.}

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10 II PROCESOS Y ACTIVIDADES

En términos generales, las becas son consideradas un apoyo para el acceso y permanencia al Sistema de Educación Superior, tienen una finalidad formativa, es decir, contribuyen al logro del bienestar de la población estudiantil y se concretan bajo la figura de exoneraciones, subvenciones y ayudas monetarias, así como, del compromiso que adquiere la persona becada en cuanto a las obligaciones y requisitos inherentes para el otorgamiento y mantenimiento de las mismas.

La definición y articulación de los procesos y actividades asociadas al Sistema de Becas, requieren del concurso de diferentes programas e instancias, es ámbito de competencia del Programa Adjudicación de Becas, las siguientes funciones:

Figura 2

Funciones básicas del Programa Adjudicación de Becas

Cada una de las funciones, deriva en un proceso integrado por actividades para su logro y cumplimiento, el detalle se muestra en la siguiente tabla:

Información del Sistema de Becas Adjudicación de becas Actualización y seguimiento información socioeconómica población becada Verificación de condiciones socioeconómicas de la población becada

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11 Tabla 1

Mapeo procesos y actividades Programa Adjudicación de Becas

Proceso 1 Información del Sistema de Becas Proceso 2 Adjudicación de becas a estudiantes de la Universidad Nacional Proceso 3 Actualización y seguimiento población con beca socioeconómica Proceso 4 Verificación Proceso 5 Pérdida y disminución de beneficios 1.1 Divulgación e información del Sistema de Becas. 1.2 Consulta oportunidades de beca. 1.3 Solicitud de información del Sistema de Becas.

2.1 Recepción solicitud de beca socioeconómica, nuevo ingreso.

2.2 Recepción solicitud de beca socioeconómica estudiante regular.

2.3 Valoración categoría beca socioeconómica. 2.4 Revisión de la beca socioeconómica. 2.5 Apelación de la beca socioeconómica. 2.6 Adjudicación de la beca de Posgrado.

2.7 Adjudicación beca por participación relevante área Artística y Deportiva.

2.8 Adjudicación beca por participación relevante en el Movimiento Estudiantil.

2.9 Adjudicación beca funcionario(a).

2.10 Adjudicación beca Honor.

2.11 Apelación otros tipos de beca. 2.12 Estudiante Asistente, actualización de parámetros. 2.13 Nombramiento Estudiantes Asistentes. 2.14 Seguimiento Estudiantes Asistentes. 3.1 Reportes de cambio. 3.2 Seguimiento estudiantes con beca socioeconómica. 3.3 Recalificación a la categoría de beca. 3.4 Ampliación vigencia. 4.1 Verificación 5.1 Aplicación de disminución o pérdida de beneficios.

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12 •Muestra la secuencia de las tareas

para realizar la actividad e identifica la persona responsable de la ejecución.

DIAGRAMA

•Detalla los criterio que regulan cada una de las tareas.

NORMAS OPERACIÓN

•Identifica las fórmulas y documentos utilizados en la actividad

MAPA COMPONENTES

Para el levantamiento del procedimiento (entendido como la secuencia de tareas, identificación de responsables y la norma para realizarlas) se utilizó un modelo que incluye: el diagrama de flujo de tareas y responsables, las normas de operación y el mapa de componentes.

Figura 3

Modelo aplicado en el levantamiento del procedimiento

Los diagramas, fueron elaborados utilizando la siguiente estructura y simbología en las tablas:

A continuación, se presenta el procedimiento de cada proceso y sus correspondientes actividades.

FLUJOGRAMA

SIMBOLOGIA

MACROPROCESO: INICIO/ FIN

PROCESO: OPERACIÓN

ACTIVIDAD:

DECISION

COLABORADOR: FLUJO DE INFORMACION

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13 PROCESO 1: INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE BECAS

El proceso de información sobre las oportunidades de becas de la Universidad Nacional, responde al objetivo de promover el acceso a la educación superior de estudiantes que proceden de los sectores de la población en desventaja socioeconómica, así como a los que se destacan por su liderazgo en el ámbito académico, paraacadémico, artístico y deportivo. Ejes:

 Divulgación de las oportunidades de beca asignadas bajo su ámbito de acción, en relación con la naturaleza, los requisitos, las fechas de procesos y la normativa aplicable a las mismas.

 Publicación de los resultados colectivos de los procesos de solicitud de beca.

 Datos sobre cobertura, caracterización de la población beneficiaria y otros según demandas de la universidad e instancias externas.

Incluye como principales acciones:

 Revisión y rediseño de los contenidos e información en los distintos medios utilizados para la divulgación.

 Coordinación con instancias/unidades para la reproducción y distribución de la información.

 Elaboración de propuestas y enmiendas a los sistemas de información automatizada, que permitan suministrar datos e información requerida.

 Generación de datos e informes. Opciones de información y consulta:

Las personas usuarias pueden consultar la información del Sistema de Becas en los siguientes medios:

 Atención personalizada en la Recepción del Departamento de Bienestar Estudiantil y en las Unidades de Vida Estudiantil de los Centros Regionales. En el siguiente horario: 8:00 a.m. a 12:00 m.d. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

 Consulta telefónica a los siguientes números:

 Sede Central: 25624852/ 25624855

 Sede Brunca: 25624408(Pérez Zeledón) 25624803 (Coto)

 Sede Chorotega: 25626203 (Nicoya) 25626256 (Liberia)

 Correo electrónico en la direcció[email protected]

 Sitio web: www.vidaestudiantil.una.ac.cr/becas

 Información impresa: afiches, despegables, separadores, carpetas, prensa escrita, entre otros.

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14 Deberes del equipo de profesionales:

a) Contribuir al logro de los principios y objetivos del Sistema de Becas.

b) Brindar una atención a la persona usuaria orientada por los valores de respeto, justicia y responsabilidad.

d) Cumplir las tareas asignadas con puntualidad, actitud de servicio. Responsabilidades:

a) Diseñar y actualizar los sistemas de divulgación e información.

b) Coordinar la publicación y divulgación de los procedimientos y plazos de solicitud de becas. c) Recibir y resolver las solicitudes de información relacionadas con el Sistema de Becas. d) Revisar los diseños y coordinar la producción. Controlar los tiempos de exhibición y realizar las actualizaciones pertinentes.

e) Otras que les asigne la Dirección del Departamento de Bienestar Estudiantil. Control:

El conjunto de elementos que buscan el control en los procedimientos del Sistema de Becas, estará dada por:

a) La normativa establecida en un nivel nacional en materia afín. b) La normativa institucional del Sistema de Becas:

 Reglamento de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil.

 Manual de Organización y Funciones de la Vicerrectoría Vida Estudiantil.

 Instructivo de los procesos de becas.

 Criterios y lineamientos aprobados por el Consejo de Becas.

c) Planes Operativos y Estratégicos, el calendario de los periodos y plazos de los procesos de beca.

Evaluación:

El conjunto de actividades que buscan el control de la calidad y el mejoramiento continuo en la adjudicación de las becas y beneficios estará dado por:

a) Evaluación sobre los medios utilizados por las personas usuarias, para obtener la información sobre los procesos de becas.

c) Construcción de propuestas que incluyan acciones necesarias para el mejoramiento de los procesos de información y la incorporación de tecnologías.

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15 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PÁG. 1 de 1 MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS ACTIVIDAD 1.1 DIVULGACIÓN E INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE BECAS

DESCRIPCIÓN PERSONA USUARIA PROFESIONAL ANALISTA PROFESIONAL EJECUTIVO DIRECTORA ESPECIALISTA

1. Elabore la propuesta de informacióny divulgación del Sistema de Becas.

2. Somete a consideración la propuesta.

3.Conoce, analiza, discute y realiza

observaciones a la propuesta de información.

4.Incorpore observaciones a la propuesta.

5.Eleve la propuesta a la Dirección del Departamento para el aval correspondiente.

6.Revise la propuesta.

7. Avale y traslade.

8. Recibe la propuesta, incorpora observaciones.

9. Coordine producción de la propuesta de información.

10.Coordineimplementaciónde la propuesta de información.

11.Recibe información del Sistema de Becas de la UNA.

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16 NORMAS DE OPERACIÓN

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD NACIONAL MACRO PROCESO

VIDA ESTUDIANTIL BIENESTAR ESTUDIANTILPROCESO DIVULGACIÓN E INFORMACIÓN ACTIVIDAD 1.1 SISTEMA DE BECAS

No

TAREA NORMA DE OPERACIÓN

1. La propuesta de información para dar a conocer el Sistema de Becas de la Universidad Nacional, debe elaborarse considerando:

La Definición institucional:



Misión de la Universidad Nacional



Políticas del Sistema de Becas



Objetivos y principios del Sistema de Becas



Los tipos de beca (naturaleza, requisitos y procedimiento)



Manual de Imagen Gráfica UNA. Las Poblaciones:



Población aspirante de ingreso a la UNA



Población estudiantil universitaria



Instancias, unidades, dependencias académicas y administrativas



Organizaciones estudiantiles



Comunidad universitaria y otras Los Medios:



Impresos: Afiches, desplegables entre otros.



Sitio web oficial



Redes sociales oficiales



Correo electrónico institucional



Circulares y oficios



Sistemas de Información Automatizados



Otros.

Realiza consulta de las acciones y estrategias generales del proceso de información del Sistema de Becas.

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INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD NACIONAL MACRO PROCESO VIDA ESTUDIANTIL PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 1.1 DIVULGACIÓN E INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS No

2. Para la propuesta de información y divulgación del Sistema de Becas:

Distribuya al equipo de profesionales del programa y de sedes regionales, según corresponda la propuesta en las diferentes modalidades.

Solicite las observaciones y aportes para mejorar la propuesta.

3. Analiza la propuesta, realiza anotaciones que considera necesarias incorporar.

4. Reciba observaciones, incorpora y en los casos necesarios discute las observaciones del equipo de profesionales.

5. Traslada la propuesta a la Directora del Departamento para su revisión y aval.

6.

Analiza la propuesta según la población meta, los objetivos del Departamento, la programación del Departamento de Bienestar Estudiantil, Manual de Organización y Funciones de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y las Políticas del Sistema de Becas.

Realiza las observaciones pertinentes.

7. Traslada a la Coordinación del Programa, la propuesta.

8. Incorpora observaciones y procede.

9. La producción de la propuesta se realizará según la naturaleza del medio:



Impresos: Se trasladan al Departamento de Publicaciones, estableciendo la coordinación respectiva con el diseñador gráfico.



Sitio web: En coordinación con el web máster, se define el diseño, los tiempos de exhibición y las actualizaciones periódicas.



Redes sociales: En coordinación con la Oficina de Relaciones Públicas



Correo electrónico oficiales: Se refieren según la norma institucional establecida.



Sistemas de información automatizados: Sistema Banner en coordinación con el CGI. Las actualizaciones en el SIBEUNA la realiza el Administrador del Sistema.

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INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD NACIONAL MACRO PROCESO VIDA ESTUDIANTIL PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 1.1 DIVULGACIÓN E INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS No

TAREA NORMA DE OPERACIÓN 10. Para la implementación proceda según naturaleza:

Informes específicos: Se refieren a la unidad o dependencia solicitante.

Proceso de Atracción estudiantil: Establezca la coordinación para entregar de información con el Departamento de Orientación y Psicología.

Proceso de Admisión: Establezca contacto con la Coordinación del Proceso de Admisión, Departamento de Registro.

Procesos de solicitud de los tipos de beca: Coordina con las unidades académicas, administrativas, órganos del movimiento estudiantil, web máster y Unidades de Vida Estudiantil en sedes Regionales.

Generación de datos estadísticos institucionales: actualiza para cada periodo las series de datos oficiales. Consulta manual de reportes Sistema Banner.

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19 MAPA DE COMPONENTES (formularios y registros) MACRO PROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 1.1 DIVULGACIÓN E INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS

Número tarea Identificación Cantidad

ejemplares

Dependencia

1 Lineamientos y estrategias generales del proceso de información del Sistema de Becas.

Bienestar Estudiantil

9 Afiche Becas Admisión 1000 Bienestar Estudiantil 9 Afiche Becas Renovación 650 Bienestar Estudiantil

9 Afiche Beca Honor 250 Bienestar Estudiantil

9 Afiche Beca Funcionario (a) 240 Bienestar Estudiantil 9 Afiche Estudiante asistente 200 Bienestar Estudiantil 9 Oficios y circulares 120 Bienestar Estudiantil 9 Resumen de normas del sistema

de Becas

2000 Bienestar Estudiantil

9 Folleto Admisión Departamento de Registro

9 Folleto Inducción

Departamento Orientación y Psicología

9 Sistema Banner Universidad Nacional

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20 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PÁG. 1 de 1 MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS ACTIVIDAD 1.2 CONSULTA OPORTUNIDADES DE BECAS DESCRIPCIÓN PERSONA USUARIA TECNICO ASISTENCIAL SERV. SECRETARIALES PROFESIONAL EJECUTIVO PROFESIONAL ANALISTA

1. Solicite información sobre oportunidades de Becas de la UNA.

2. Atiende solcitud de información.

3. Traslade consulta al profesional según naturaleza.

4. Atiende consulta.

5. Traslade consulta a la Coordinación del Programa.

6. Resuelve consulta.

7. Recibe respuesta de la consulta.

NO SI

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VIDA ESTUDIANTIL BIENESTAR ESTUDIANTILPROCESO CONSULTA OPORTUNIDADESACTIVIDAD 1.2 DE BECAS

No

1. Realiza la solicitud de información, sobre oportunidades de beca y aplicación de beneficios.

2.

Atienda la consulta y orienta al estudiante sobre:



Cómo adquirir la solicitud de beca



Quiénes pueden presentar la solicitud



Cuándo y cómo realizar la solicitud



Requisitos para el trámite de la misma.

SI está OK: Tiene información para dar respuesta a la persona usuaria y esta se muestra

satisfecha con la respuesta.

NO está OK: No tiene toda la información para dar en detalle la respuesta o si la tiene, pero

la persona usuaria, se muestra insatisfecha. En este caso se traslada la persona usuaria con la profesional ejecutiva según naturaleza de la consulta.

Observaciones generales:



Resuelva la consulta de los pasos para solicitar una beca, utilizando el Manual: Cómo realizar una solicitud de beca en la UNA?



Resuelva las consultas de los periodos utilizando el calendario de procesos.



Resuelva la solicitud de información relacionada a la aplicación de beneficios y procesos de un/a estudiante en particular, considerando que puede ser solicitado únicamente por la o el estudiante o por un Juez de la República.



Considera que según lo establecido en el Manual para la Recepción, Codificación y Digitación de solicitudes de beca por condición socioeconómica, el expediente de beca en la Universidad Nacional, está declarado de carácter confidencial. No se puede hacer pública la información suministrada y las anotaciones, existe prohibición y advertencia de adquirir responsabilidad personal. Las medidas de seguridad que se implementen, deberán garantizar el acceso exclusivo a las personas que están autorizadas, en este caso el acceso a los expedientes de beca, es exclusivo de las profesionales responsables de la valoración, adjudicación, control y seguimiento de la población becada. La o el estudiante puede tener acceso al expediente, mediante solicitud a la Directora del Departamento de Bienestar Estudiantil.

(22)

VIDA ESTUDIANTIL BIENESTAR ESTUDIANTILPROCESO

ACTIVIDAD 1.2

CONSULTA OPORTUNIDADES DE BECAS

No

3. Traslada la persona usuaria con la profesional ejecutiva según naturaleza de la consulta: Beca Estudiante Asistente: Economistas del Programa.

Becas Socioeconómicas: Trabajadoras Sociales del Programa Participación Relevante: Coordinación del Programa

4. Atienda la consulta:

SI está OK: Tiene información para dar respuesta a la persona usuaria y esta se muestra

satisfecha con la respuesta.

NO está OK: No tiene toda la información para dar en detalle la respuesta o si la tiene pero la

persona usuaria, se muestra insatisfecha. En este caso se traslada la persona usuaria con la profesional ejecutiva según naturaleza de la consulta.

5. Traslada la persona usuaria con la Coordinación del Programa.

(23)

23 MAPA DE COMPONENTES (formularios y registros) MACRO PROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 1.2 CONSULTA OPORTUNIDADES DE BECAS

ejemplares

Dependencia

2 Manual para la persona usuaria: ¿Cómo realizar una solicitud de beca en la UNA?

2 Sitio web Universidad Nacional

6 Manual de Organización y Funciones de la VVE

Universidad Nacional Gaceta 2 2012

6 Reglamento de Vida Estudiantil Universidad Nacional Gaceta 1 2008

(24)

24 FLUJOGRAMA DE PROCESOS PÁG. 1 de 1 MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS ACTIVIDAD 1.3 SOLICITUD DE INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS DESCRIPCIÓN PERSONA USUARIA PROFESIONAL ANALISTA DIRECTORA ESPECIALISTA TECNICO ASISTENCIAL SERV. SECRETARIALES

1. Solicite información asociada al Sistema de Becas dede la UNA.

2. Recibe y revise la solcitud de información.

3. Traslade a la Coordinación del Programa Adjudiccaión de Becas.

4 .Elabore el reporte de informacióndel Sistema de Becas, según naturaleza de la solicitud.

5. Traslade a la Directora.

6. Recibe y revise reporte. Traslade.

7. Remite a la persona usuaria

8. Recibe información del Sistema de Becas de la UNA.

(25)

ACTIVIDAD 1.3

SOLICITUD DE INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS

No

1. Solicitud de datos generales asociadas al Sistema de Becas, deberán ser solicitados a la Directora del Departamento de Bienestar Estudiantil, mediante oficio.

Realiza la solicitud de información.

2. Atienda la solicitud y determine sobre la naturaleza de la misma.

3.

Remita instrucción a la Coordinación del Programa de Adjudicación de Becas, para la preparación de los reportes correspondientes.

3.

La Coordinadora del Programa Adjudicación de Becas, realizará las acciones necesarias para atender la solicitud de información. Para lo anterior deberá considerarse la existencia de los datos en los sistemas de información automatizados.

Para solicitudes de datos e informes específicos: pueden resolverse aquellas cuyos variables y datos se encuentran en los sistemas de información automatizadas.



Cobertura General de becas.



Cantidad de becas otorgadas población de nuevo ingreso.



Cantidad de solicitudes de beca.



Costo asociado a las exoneraciones aplicadas por becas.



Cantidad de becas otorgadas por programa de estudio, procesos de acreditación.



Características socio demográficas población becada.

Los sistemas de información automatizados, cuentan con reportes ya definidos para la generación de datos, consulta en el Manual de Reportes de Banner, el detalle de los mismos. En caso que se reciba una demanda de información que no está disponible mediante reporte, deberá coordinar y establecer con el Centro de Gestión Informática, la posibilidad de obtención de los datos.

(26)

ACTIVIDAD 1.3

SOLICITUD DE INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS

No

6. Analiza la propuesta, realiza anotaciones que considere necesarias incorporar. Traslada a la Secretaria de la Dirección para le elaboración final y remisión.

7. Reciba el reporte, prepare el oficio y proceda con su envío a la persona usuaria solicitante.

MAPA DE COMPONENTES (formularios y registros) MACRO PROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 1.3 SOLICITUD DE INFORMACIÓN SISTEMA DE BECAS

ejemplares

Dependencia

1 Nota u oficio de solicitud Bienestar Estudiantil 3 Manuales asociados al Sistema

de Información Banner

3 Sistema Banner Universidad Nacional

3 SIBEUNA Bienestar Estudiantil

4 Archivos o reportes generados Bienestar Estudiantil 7 Oficio remisión reporte, según

solicitud.

(27)

27

PROCESO 2 ADJUDICACIÓN DE BECAS

Los tipos de beca definidos por la Universidad Nacional, tienen como objetivo favorecer la formación académica a nivel superior de estudiantes con alto rendimiento académico, con limitaciones socioeconómicas, participación destacada en campos de interés institucional y liderazgo estudiantil.

Tipos de beca:

a) Becas por situación socioeconómica: Consiste en la exención total o parcial del pago del costo del crédito, que se determina con base en la situación socioeconómica del o la estudiante y busca promover las oportunidades de acceso a la Universidad Nacional. Aquellos(as) estudiantes que califiquen con la categoría de beca 10, adicional a la exoneración en el pago de los créditos, podrán optar por la Beca Luis Felipe González y la Beca Omar Dengo, según los criterios de priorización y requisitos establecidos para este tipo de beca.8_{Estas dos últimas becas, están bajo la responsabilidad} del Programa Apoyo Socioeconómico y Seguimiento.

Asimismo, podrá otorgarse un aporte económico mensual a estudiantes egresados de la Universidad Nacional que han sido admitidos en un posgrado institucional y que demuestren una limitada condición socioeconómica.9

b) Becas por rendimiento académico: Tiene como propósito impulsar la excelencia académica y la participación del estudiantado en determinados campos de interés institucional. Consiste en la exención total del costo del crédito y se otorgará independientemente de la situación socioeconómica. Podrá disfrutarla cualquier estudiante universitario que cumpla con los requisitos establecidos en cada tipo de beca.10_{Se definen tres tipos de becas por Rendimiento Académico, a} saber: Beca de Honor, Beca de Estudiante Asistente y Becas de Intercambio. Las becas de intercambio, están bajo la responsabilidad del Programa de Intercambio Estudiantil.

c) Becas por participación relevante: Estas becas, favorecen el liderazgo estudiantil y son un reconocimiento al estudiantado que representa a la institución en diversos campos de su interés y un estímulo al sentido de pertenencia e identidad con la Universidad Nacional. Se otorgará independiente de la condición socioeconómica y lo favorecerá con la exención total en el pago de los créditos, para que curse una carrera universitaria. Cuando la situación lo amerite esta beca podrá incluir entre sus beneficios una ayuda económica para gastos, derivados de la representación institucional. Se definen dos tipos de becas por participación relevante, a saber: Beca por Participación en Actividades Artísticas y Deportivas, y por Participación en el Movimiento Estudiantil.11

d) Beca a funcionario(a): De conformidad con el artículo 126 de la Convención Colectiva, se otorga la exoneración total del pago de los créditos a funcionarios (as), de la Universidad Nacional. Para acogerse a este beneficio, los y las funcionarias quedan obligados a llenar la solicitud de beca y presentarla en los periodos establecidos por el Departamento Bienestar Estudiantil.

8_{Numeral 29 Manual Organización y Funciones VVE Gaceta 2 -2012} 9_{Numeral 48 Manual Organización y Funciones VVE Gaceta 2 -2012} 10_{Numeral 54 Manual Organización y Funciones VVE Gaceta 2 -2012} 11_{Numeral 89 Manual Organización y Funciones VVE Gaceta 2 -2012}

(28)

28 Tabla 2

Tipos de Beca bajo el ámbito de competencia del Programa Adjudicación de Becas NATURALEZA DE LA BECA TIPOS DE BECA BENEFICIO ECONÓMICO VIGENCIA SOCIOECONÓMICA

Esta beca consiste en la exoneración total o parcial del pago del costo de los créditos, que se determina con base en la situación socioeconómica de la o el estudiante y busca promover las oportunidades de acceso a la Universidad Nacional.

Aquellos (as) estudiantes que califiquen con la categoría de beca 10, adicional a la exoneración en el pago de los créditos, podrán optar por la Beca Luis Felipe González o la Beca Omar Dengo.

Categorías socio- económicas Exoneración parcial y total en el pago de los créditos.

Solicitud por primera vez: cuatro años consecutivos, (independiente de la categoría) y siempre y cuando se cumplan los requisitos y obligaciones establecidas.

Posibilidad de renovación al cuarto año de vigencia, (independiente de la categoría) por un periodo de dos años consecutivos solicitada en los periodos establecidos.

Posgrado Aporte económico

mensual

Anual, con posibilidad de renovar en el periodo establecido, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos.

RENDIMIENTO ACADÉMICO

Tienen como propósito motivar la excelencia académica y la participación del estudiantado en determinados campos de interés institucional. Se definen tres tipos de becas por Rendimiento Académico, a saber: Beca de Honor, Beca de Estudiante Asistente y Becas de Intercambio.

Honor

Exoneración total en el pago de los créditos.

Anual con posibilidad de renovar en el periodo establecido, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos y no se contrarié el numeral 26 (aplicación de beneficios de beca para una carrera). Periodo máximo de renovación 5 años.

Estudiante Asistente Exoneración total en el pago de los créditos Aporte económico mensual, según tipo de asistencia.

Para cada ciclo, según designación de periodo realizada por la unidad o dependencia y siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos y no se contrarié el numeral 26 (aplicación de beneficios de beca para una carrera)

PARTICIPACIÓN RELEVANTE

Estas becas son un reconocimiento al estudiantado que representa a la institución en diversos campos de su interés y un estímulo al sentido de pertenencia e identidad con la Universidad Nacional.

La Beca por representación artística y deportiva requiere de aplicación de pruebas específicas y el aval del Departamento de Promoción Estudiantil. Representación artística Exoneración total en el pago de los créditos

Para cada ciclo, según reporte de acreditación y siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos.

Periodo máximo de renovación 5 años. Representación

deportiva

Exoneración total en el pago de los créditos

Periodo máximo de renovación 5 años. Representación

estudiantil

Periodo máximo de renovación 5 años.

FUNCIONARIO(A)

De conformidad con el artículo 126 de la Convención Colectiva, se otorga la exoneración total del pago de los créditos a las y los funcionarios de la Universidad Nacional.

Funcionario(a) UNA

Funcionarios(as) en propiedad: cuatro años consecutivos

Funcionarios(as) en condición interina: vigencia según periodo de nombramiento presentado al momento de completar la solicitud.

(29)

29

Disposiciones Generales

El procedimiento para la presentación de la solicitud, varía según el tipo de beca que se requiere postular. Algunos tipos de beca, conllevan un procedimiento que involucra al estudiante, la intervención de unidades académicas, administrativas, órganos y requiere de gestiones previas. Algunos tipos de beca (como la de condición socioeconómica) requieren completar y entregar ante el Departamento de Bienestar Estudiantil, un formulario de solicitud, documentos comprobatorios y cumplir las disposiciones y plazos establecidos.

Las solicitudes de beca, independiente de su naturaleza se procesan en el SIBEUNA (Sistema de Información de Becas y Beneficios Estudiantiles de la Universidad Nacional).

La solicitud de beca, se presenta en el periodo establecido por la institución y comunicado por medios oficiales.

La persona usuaria, revisa el resultado de la solicitud, según el medio utilizado y en las fechas indicadas.

En caso de estar inconforme con el resultado obtenido de la solicitud de beca, puede recurrir la opción administrativa de revisión, según las disposiciones y plazos establecidos.

Revisa el resultado de la solicitud de revisión, en los medios utilizados y en los plazos establecidos. En caso de mantener inconformidad con el resultado obtenido de su solicitud de beca, puede recurrir la opción administrativa de apelación, según las disposiciones establecidas y en los plazos establecidos, ante el órgano institucional competente.

La persona usuaria, recibe resolución de la apelación.

Deberes de las y los funcionarios del Departamento de Bienestar Estudiantil.

a) Contribuir al logro de los principios y objetivos del Sistema de Becas.

b) Participar activamente y responsablemente en las acciones que promuevan el bienestar estudiantil.

c) Brindar una atención a la persona usuaria orientada por los valores de respeto, justicia y responsabilidad.

d) Cumplir las tareas asignadas con puntualidad, actitud de servicio y apertura al trabajo en equipo.

e) Cumplir los plazos en la resolución de solicitudes de becas.

(30)

30

Control

El conjunto de elementos que buscan el control en los procedimientos de adjudicación de las becas y beneficios estará dado por:

a) La normativa establecida a nivel nacional en materia afín. b) La normativa institucional del Sistema de Becas:

Políticas del Sistema de Becas.

Reglamento de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil.

Manual de Organización y Funciones de la Vicerrectoría Vida Estudiantil. Instructivo del Programa.

Manual de Recepción, Codificación y Digitación beca socioeconómica. Manual Sistemas informáticos: Banner y SIBEUNA

Criterios y lineamientos aprobados por el Consejo de Becas. Criterios emitidos por la Asesoría Jurídica, en materia de becas. Recomendaciones de la Contraloría Universitaria.

c) Fórmulas: Solicitud de Beca, documentos comprobatorios, registros, comprobantes, entre otros.

d) Controles de orden presupuestario.

Evaluación

El conjunto de actividades que buscan el control de la calidad y el mejoramiento continuo en la adjudicación de las becas y beneficios estará dado por:

a) La revisión y seguimiento en el grado de cumplimiento de las metas formuladas para cada periodo.

b) Generación de reportes estadísticos e informes, que constaten el alcance y cobertura de los tipos de beca.

c) Acciones de valoración de los resultados que se obtienen en la ejecución de los procesos. d) La disponibilidad de los recursos y su uso efectivo en el cumplimiento de la tarea.

e) Construcción de propuestas que incluyan acciones necesarias para el mejoramiento de los procesos.

(31)

31 FLUJOGRAMA DE PROCESOS

PÁG. 1 DE 3

MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

ACTIVIDAD 2.1 RECEPCIÓN SOLICITUDBECA POR CONDICIÓN SOCIECONÓMICA, NUEVO INGRESO

DESCRIPCIÓN USUARIO/A ESTUDIANTE TECNICO ASISTENCIAL SERV. SECRETARIALES PROFESIONAL EN TRABAJO SOCIAL PROFESIONAL ANALISTA

1. Coordine las acciones necesarias para la atención del proceso.

2. Reciba instrucciones específicas del proceso.

3. Oriente sobre la beca, el periodo y procedimiento de la Solicitud.

4. Adquiere la solicitud de beca.

5. Revise la solicitud e instrucciones.

6. Atiende y resuelve consultas sobre la beca, y el procedimiento de la Solicitud. 7. Resuelve consulta. NO SI NO SI 10 8

(32)

32

FLUJOGRAMA DE PROCESOS PÁG.2 DE 3

MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 2.1 RECEPCIÓN SOLICITUDBECA POR CONDICIÓN SOCIECONÓMICA, NUEVO INGRESO

DESCRIPCIÓN USUARIO/A ESTUDIANTE ESTUD. HORAS COLABORAC. ESTUDIANTES ASISTENTES PROFESIONAL TRABAJO SOCIAL PROFESIONAL ANALISTA

8. Recibe instrucción y resuelve consulta.

9. Recibe respuesta a la consulta.

10. Preséntese a entregar el formulario y la documentación.

11. Recibe y ubica a cada estudiante.

12. Atiende al estudiante.

13. Atiende casos especiales.

14. Resuelve consulta. NO SI 07 15 NO SI 16 12

(33)

PÁG. 3 DE 3

MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL

PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 2.1 RECEPCIÓN SOLICITUDBECA POR CONDICIÓN SOCIECONÓMICA, NUEVO INGRESO

15. Recibe instrucción y atiende al estudiante.

16. Revisa la solicitud y documentación.

17. Recibe la solicitud y documentación.

18. Recibe la solicitud, entrega comprobante y resumen de las Normas Generales de Becas.

19. Recibe resultado oficial.

20.Realice solicitud de revisión

14

NO SI

12

(34)

VIDA ESTUDIANTIL

PROCESO

BIENESTAR ESTUDIANTIL

No TAREA

NORMA DE OPERACIÓN

1.

Coordina y verifica la ejecución de las siguientes acciones indispensables para la atención del proceso de recepción de solicitudes de beca por condición socioeconómica:



Coordina y organiza con la Directora del Departamento, la asignación y contratación del talento humano requerido para la realización del proceso de revisión.



Participa en la selección del talento humano requerido.



Selecciona y designa estudiantes asistentes y horas colaboración.



Prepara y realiza la capacitación del equipo de profesionales.



Capacita el equipo de estudiantes asistentes y horas colaboración.



Coordina la obtención de los valores de los índices de gasto que integran el índice socioeconómico, que se aplicará para cada periodo, valores suministrados por el Área de Planificación Económica (APEUNA).



Coordina y verifica la inclusión en el Sistema Informático de los valores de las variables y los nuevos umbrales de cada categoría de beca, según la estimación realizada por APEUNA.



Coordina la actualización de las instrucciones y plazos sobre el proceso, en el sitio web y otros medios de información (redes sociales, oficiales, impresos).



Coordina con las Sedes Regionales y con el equipo de profesionales del Departamento sobre instrucciones específicas y plazos del periodo.



Coordina con las instancias universitarias información del proceso.

Valora y toma decisiones en relación con situaciones que se presenten y puedan afectar el proceso. Informa a la Dirección sobre situaciones que afectan la marcha del proceso y propone alternativas de solución.

2. Reciba instrucciones específicas del proceso. Toma previsiones para organizar el servicio de atención de consultas.

3.

Consulta el Manual: Cómo realizar una solicitud de beca en la UNA. Orienta al estudiante sobre:



Cómo adquirir la solicitud de beca



Quiénes pueden presentar la solicitud



Cuándo y cómo realizar la solicitud

(35)

VIDA ESTUDIANTIL

PROCESO

No TAREA

NORMA DE OPERACIÓN

4.

Decida entre las opciones para adquirir el formulario de solicitud de beca:



Programa de Gestión Financiera, en los periodos de venta establecidos por el Departamento de Bienestar Estudiantil. Opción disponible para estudiantes regulares y aspirantes de ingreso.



Sitio web: www.una.ac.cren el periodo establecido por el Departamento de Bienestar Estudiantil. Opción disponible para estudiantes aspirantes de ingreso.

5.

Revisa la solicitud:

SI está OK: Comprende instrucciones, pasos a seguir y documentos que debe adjuntar. NO está OK: Presenta duda sobre formulario, documentos o alguna situación particular. En

este caso debe dirigirse al Departamento de Bienestar Estudiantil y realizar consulta vía telefónica, electrónica o personal.

6.

Atienda la consulta y resuelva según:



Consulta el Manual de Recepción, Codificación y Digitación.



Manual de Organización de la VVE.

SI está OK: Tiene el conocimiento y experiencia para resolver.

NO está OK: No tiene toda la información para resolver la consulta. En este caso, consulta a

la Coordinación del Programa.

7.

Resuelva las consultas de las profesionales en Sede Central y Regionales. Para lo anterior, recurre a la normativa, manuales y criterio profesional.

Supervisa el proceso, resuelve y toma decisiones sobre situaciones especiales que afecten la ejecución del proceso.

(36)

VIDA ESTUDIANTIL

PROCESO

No TAREA

NORMA DE OPERACIÓN 8. Reciba instrucción y aplica.

9. Reciba respuesta a la consulta y actúa de conformidad.

10. Presenta el formulario y la documentación en los días de proceso. En el caso de estudiantes _{de nuevo ingreso el proceso de recepción, coincide con el periodo de matrícula.}

11.

Reciba la solicitud de beca.

Revisa en el listado de estudiantes admitidos y ubica el nombre del estudiante.

Clasifica (ubica etiqueta adhesiva de color) el formulario, según el tipo de beca que el estudiante solicita:



Solo exoneración (etiqueta color amarillo)



Exoneración y Beca Luis Felipe (etiqueta color celeste)



Exoneración y Beca Omar Dengo (etiqueta color verde). Para estos casos se requiere un promedio mayor o igual a 80 y proceder de zona lejana.

Orienta al estudiante e indica el lugar al que debe dirigirse para ser atendido.

12.

Reciba al solicitante y según la información que exprese la o el estudiante determine si el caso reviste complejidad y debe ser atendido por la profesional en Trabajo Social.

SI está OK: No reviste condiciones especiales y puede ser asumido por la o el estudiante

asistente.

NO está OK: Reviste complejidad. Traslada para su atención a la profesional en Trabajo

(37)

VIDA ESTUDIANTIL

PROCESO

No TAREA

NORMA DE OPERACIÓN

13.

Asuma la atención de los casos con situaciones complejas en las condiciones familiares y de estudiantes con necesidades especiales o discapacidad (en caso de no manejar la lengua de señas costarricense (LESCO), solicita apoyo de un profesional del Departamento de Orientación y Psicología.

Determina:

SI está OK: Tiene el conocimiento para proceder.

NO está OK: Reviste complejidad y requiere ser consultado a la Coordinadora del programa.

14.

Resuelva las consultas de las profesionales en Sede Central y Regionales. Para lo anterior, recurre a la normativa, manuales y criterio profesional.

Supervisa el proceso, resuelve y toma decisiones sobre situaciones especiales que afecten la ejecución del proceso.

15. Reciba instrucción y aplica.

16.

Sigua las instrucciones contenidas en el Manual de Recepción, Codificación y Digitación de solicitudes de beca socioeconómica. Completa la fórmula de revisión de documentos.

SI está OK: Todos los espacios han sido completados y aporta la documentación. Se procede

a ubicar al solicitante para la digitación en el SIBEUNA.

Atienda las consultas de la o el estudiante en la digitación de los datos.

Una vez finalizada la digitación, completa el comprobante de entrega del formulario. Anota la fecha de recibido y la vigencia según la indicación. Entrega el original al solicitante. Entrega un ejemplar del folleto informativo sobre las normas del Sistema de Becas, que contiene los requisitos, obligaciones y vigencia en este tipo de beca.

(38)

VIDA ESTUDIANTIL

PROCESO

No TAREA

NORMA DE OPERACIÓN

16.

NO está OK: Registra en el formulario de revisión de documentos, los aportados y anota los

que le hacen falta para completar el proceso. Indica al solicitante la documentación faltante y el plazo para completar la misma.

17.

Reciba el formulario, los documentos y la fórmula de revisión de documentos, en la que se indica los documentos que le hacen falta para completar el proceso.

Reciba indicación de la documentación faltante y el plazo (fecha) para completar la misma.

18.

Reciba resultado y proceda de conformidad:

SI está OK: Está conforme con el resultado. Finaliza el proceso.

NO está OK: Está inconforme. En este caso puede realizar revisión de la categoría de beca

otorgada. Sigue las instrucciones de presentarse al Departamento de Bienestar Estudiantil a solicitar cita en el plazo establecido.

La y el estudiante que esté inconforme con la categoría de beca asignada y desee realizar el proceso de revisión, debe gestionar personalmente este recurso administrativo.

La descripción de las normas y el diagrama de flujo de este recurso administrativo, se detallan en la sección correspondiente a la actividad de revisión y apelación a la categoría de beca otorgada.

(39)

39 MAPA DE COMPONENTES (formularios y registros) MACRO PROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 2.1 RECEPCIÓN SOLICITUDBECA POR CONDICIÓN SOCIECONÓMICA, NUEVO INGRESO

ejemplares

Dependencia

1 Oficio valores índices de gasto y umbrales del ISE.

1 APEUNA

3 Manual de Usuario(a) Cómo realizar solicitud de Beca UNA.

4 Formulario solicitud beca. 3500 Bienestar Estudiantil 7 Manual de Organización y

Funciones de la VVE

01 Universidad Nacional Gaceta 2 2012

11 Reporte de admitidos. 1 Departamento de Registro

16 Manual de Recepción,

Codificación y Digitación. 50 Bienestar Estudiantil 16 Guía solicitud en el SIBEUNA 50 Bienestar Estudiantil 16 Fórmula Revisión documentos 2000 Bienestar Estudiantil 16 Comprobante entrega. 2000 Bienestar Estudiantil 16 Folleto informativo: Resumen

Normas de Becas 2000

(40)

PÁG. 1 DE 3

MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL

ACTIVIDAD 2.2 RECEPCIÓN SOLICITUDBECA POR CONDICIÓN SOCIECONÓMICA,

ESTUDIANTE REGULAR DESCRIPCIÓN USUARIO/A ESTUDIANTE TECNICO ASISTENCIAL SERV. SECRETARIALES PROFESIONAL EN TRABAJO SOCIAL PROFESIONAL ANALISTA

1. Coordine las acciones necesarias para la atención del proceso.

2. Reciba instrucciones específicas del proceso.

3. Oriente sobre la beca, el periodo y procedimiento de la Solicitud.

4. Adquiere la solicitud de beca.

5. Revise la solicitud e instrucciones.

6. Atiende y resuelve consultas sobre la beca, y el procedimiento de la Solicitud. 7. Resuelve consulta. NO SI 10 NO SI 8

(41)

41

FLUJOGRAMA DE PROCESOS PÁG.2 DE 3

MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL ACTIVIDAD 2.2RECEPCIÓN SOLICITUDBECA POR CONDICIÓN SOCIECONÓMICA, ESTUDIANTE REGULAR

8. Recibe instrucción y resuelve consulta.

9. Recibe respuesta a la consulta.

10. Ingrese información en el SIBEUNA y solicita cita para presentar solicitud y documentos.

11. Preséntese a la cita.

12. Recibe y ubica a cada estudiante.

13. Atiende al estudiante.

14. Atiende casos especiales.

15. Resuelve consulta. 07 NO SI NO SI 17 16

(42)

PÁG. 3 DE 3

MACROPROCESO: VIDA ESTUDIANTIL PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL

ACTIVIDAD 2.2RECEPCIÓN SOLICITUDBECA POR CONDICIÓN SOCIECONÓMICA, ESTUDIANTE REGULAR

16. Recibe instrucción y atiende al estudiante.

17. Revisa la solicitud y documentación.

18. Recibe la solicitud y documentación.

19. Recibe la solicitud, entrega comprobante y resumen de las Normas Generales de Becas.

20. Recibe resultado oficial.

21.Realice solicitud de revisión

15

NO SI

NO SI 13