Módulo 10 Gestión de recursos humanos, materiales y financieros

Gestión de recursos humanos, materiales y financieros

5º semestre

Clave:

37161510

Unidad 3

Administración de los recursos materiales

Sesión 5

Generalidades para la administración de los

recursos materiales en el sector público

Índice

Introducción ... 2

Sobre los bienes del Estado ... 3

Sobre los bienes nacionales ... 5

Historia de los bienes nacionales ... 6

La administración de los bienes nacionales ... 8

Sobre los recursos materiales ... 10

La administración de los recursos materiales ... 12

Instituciones encargadas de la administración ... 13

Fundamento Legal para la administración de los recursos materiales ... 18

Nacional ... 18

Reglamentos y lineamientos ... 21

Los manuales de la organización ... 22

Procesos y procedimientos para la administración de los recursos materiales ... 23

Adquisición ... 23

Salvaguarda ... 24

Inventarios ... 25

Control y seguimiento ... 28

Aseguramiento de bienes ... 28

Provisión de servicios generales ... 31

Control de energia ... 31

Buenas prácticas ... 32

Parque vehicular ... 32

Mantenimiento preventivo y correctivo ... 34

Arrendamiento de un inmueble ... 36

Responsabilidades y sanciones por daños a los bienes públicos ... 37

Cierre de sesión... 41

Para saber más ... 41

Fuentes de consulta ... 42

Introducción

Como se revisó al iniciar el módulo cualquier organización requiere diferentes tipos de recursos para llevar a cabo sus actividades y alcanzar los objetivos planteados. Más aún, en el sector público en donde además de la realización de sus actividades existen implicaciones directas sobre su actuación en su representación. En la unidad 1 se abordaron los conceptos generales sobre la administración de los recursos y la importancia de la planeación estratégica para generar mejores prácticas en la gestión pública de los recursos humanos, materiales y financieros.

En la unidad 2 se revisaron los recursos humanos en la Administración Pública con relación a los tipos de contratación y procesos. Asimismo, se reflexionó sobre el proceso de administración de recursos humanos, si bien es una herramienta desarrollada inicialmente en el sector privado, se ha adaptado al sector público en la búsqueda de mejores prácticas. Por otro lado, se reconoció la necesidad de cambios para potencializar el más importante recurso de las organizaciones y el aprovechamiento de los recursos de inversión en esta área.

Ahora, con esta sesión da inicio la unidad 3 de este módulo, en la cual se estudiará sobre la administración de los recursos materiales. En esta primera sesión de la unidad 3 se tratarán aspectos generales como conceptos, historia, los principales procesos, las instituciones encargadas en la administración de los recursos materiales, los aspectos jurídicos, la provisión de servicios y finalmente se dará cierre con la identificación de las principales sanciones a las que pueden estar sujetos los administradores públicos cuando son encargados de administrar algún recurso del Estado o de proveer algún servicio.

Adicionalmente, esta sesión incluye un compendio diverso material de apoyo que te permitirá ampliar el conocimiento sobre esta rama administrativa pública, que en lo particular es sumamente compleja. Aquí te damos los aspectos generales. Recuerda siempre ampliar el conocimiento con el material de apoyo que te proporcionamos.

Sobre los bienes del Estado

Hablar de bienes y recursos podría confundirse. Sin embargo, debemos entender la diferencia entre uno y otro, así como su categoría taxonómica, la cual nos permitirá comprender con mayor caridad a qué hacemos referencia cuando hablamos de recursos materiales.

Los bienes del Estado pueden clasificarse como todo aquello que le permite al Estado constituirse:

territorio físico, marítimo, aéreo; su sociedad, sus tradiciones, sus valores, sus organizaciones. Todo aquello que en términos generales le permita al Estado continuar en el tiempo, será aquello que puede ser considerado como un bien del Estado. Estos bienes también le dan sustento soberano al Estado.

Esta conceptualización permite incluir que los “bienes materiales”, sean una parte de los bienes del Estado.

Otra característica de los bienes es que éstos son necesarios para la vida natural y social. De esta manera, es importante manifestar el valor para la vida que tienen estos bienes, por lo cual atribuirles un precio no es lo más adecuado, pues ser estaría fundando la vida no en un bien. Sino en un recurso.

Fuente: http://bit.ly/2EO0c1R Fuente: http://bit.ly/2Hjnrzj

Los bienes soberanos y nacionales varían de acuerdo al Estado al que haga referencia, pues cada sociedad le atribuye un valor diferente a lo que sostiene la soberanía de sus Estados. Por ejemplo, el baile flamenco para los españoles es un bien nacional, la propia lengua española es otro bien para ellos.

Por otro lado, los bienes materiales son una categoría de los bienes del Estado o de los bienes nacionales. Los bienes materiales, es todo aquello que se puede tocar, usar, disfrutar y explotar; vender,

transferir y dar en posesión. Estos bienes son susceptibles de tener un precio. Los bienes materiales, igual son necesarios para la vida, pero por esta misma necesidad se pueden transformar para su uso y disfrute. Estos bienes tienen una subcategoría: los recursos materiales.

La diferencia es que los bienes materiales vuelven a ser indispensables para la vida, pensemos por ejemplo en el carbono, el hidrógeno, la tierra, a los cuales se les puede poner un precio y se requiere su transformación para cubrir una necesidad humana natural o social. Estos bienes son importantes para la vida humana, pero además por ser materiales se pueden disfrutar, usar, transferir, explotar (en el término de utilización para conseguir bienes y no en el término de sobre explotación).

Con regularidad, los Estados utilizan sus bienes materiales para conseguir riqueza y proveer a sus ciudadanos bienes y servicios. Por ejemplo: explotan (transforman) los árboles en madera, sacan el carbono o todas las materias físicas de la tierra para transformarlas en recursos que permitan cubrir algunas necesidades de la sociedad.¹

De los bienes materiales, se desprenden los recursos materiales. Siendo éstos una categoría económica que identifica toda aquella materia que permite crear productos, bienes o servicios que satisfagan necesidades humanas. Aquí la clave de los recursos materiales es que justo hacen esto

“satisfacer” una necesidad que incluso puede ser creada por la sociedad. Sin la cual pueda necesariamente estar en peligro la vida. Por ejemplo, para la vida no es necesario tener un lapicero, una bolsa o un celular. Ni una computadora. Sin embargo, estos productos si satisfacen necesidades más sociales que naturales, pero al final lo que hacen es satisfacer una necesidad.

La palabra “recursos” según la Real Academia de la Lengua Española (2018), “es un conjunto de bienes, riquezas o medios de subsistencia. Es también un conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad”. En este sentido, un recurso es un bien que cubre necesidades humanas. Los recursos se clasifican según su tipo.

El recurso es un concepto y una categoría de tipo económico que nos permite identificar los elementos básicos que permiten resolver una necesidad humana: social y natural. Entonces, cuando vemos los

1 En este tema no trataremos la sobre explotación de los recursos naturales. Es un tema complejo y un problema social que ya hemos observado en el módulo 7 y en otros módulos. Lo importante en esta sesión es clasificar los bienes de los recursos.

elementos de la naturaleza como recursos los estamos viendo desde un aspecto económico, es decir atribuible a precio, costo y, por supuesto al valor. De aquí que cada recurso material tenga que ser

“procurado” para lograr que se puedan cumplir las necesidades que se pretenden atender.

Esta necesidad de “procurar” implica que deban ser administrados. Para objetivos de esta sesión. Es importante entender que tanto los bienes como los recursos deben ser administrados. Los tipos de administraciones son diferentes. Veamos que implica esto.

Sobre los bienes nacionales

Los bienes nacionales desde el punto de vista jurídico están definidos en el artículo 3 de la ley general de bienes nacionales, que a la letra dice:

Artículo 3.- Son bienes nacionales:

I.- Los señalados en los artículos 27, párrafos cuarto, quinto y octavo; 42, fracción IV, y 132 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;

II.- Los bienes de uso común a que se refiere el artículo 7 de esta Ley;

III.- Los bienes muebles e inmuebles de la Federación;

IV.- Los bienes muebles e inmuebles propiedad de las entidades;

V.- Los bienes muebles e inmuebles propiedad de las instituciones de carácter federal con personalidad jurídica y patrimonio propios a las que la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos les otorga autonomía, y

VI.- Los demás bienes considerados por otras leyes como nacionales.

Si se revisa a profundidad la ley, te darás cuenta que esta ley hace un listado más o menos amplio de lo que comprenden los bienes nacionales. Para conocer la lista ampliada sobre todo lo que implican los bienes nacionales, se te recomienda revisar el siguiente recurso.

Cámara de Diputados. 2018. Ley general de bienes nacionales. Disponible en:

Ahora bien. Hoy existe una ley de bienes nacionales, pero no siempre fue así. Una de las bases fundamentales para integrar un Estado es el territorio y este fue definido hasta luego de las guerras con los Estados Unidos, Francia e Inglaterra. No sin antes pasar por el proceso de independencia.

Incluso durante la época de la independencia y en el periodo liberal México tuvo una gran crisis en términos de sus bienes materiales. Aquí se narra un poco de historia para poder entender el contexto de los bienes y su administración.

Historia de los bienes nacionales

Una vez que México consolidó su independencia se enfrentó a dos grandes problemas, por un lado, la inestabilidad política y, por otro, la crisis económica; para enfrentar este último aspecto hacía falta arreglar la hacienda pública, reactivar la minería, fomentar la pequeña propiedad, ente otros aspectos.

En términos generales, el Estado requería de bienes para reactivar la economía y, con ello, consolidar la independencia y entrar al sistema económico internacional. Entonces, ¿qué pasaba con los bienes nacionales? En las primeras décadas del México independiente se refería exclusivamente a edificios y fincas públicas, como hospitales, casas de moneda o cárceles. Incluyendo por supuesto el territorio nacional (que aún no bien limitado, existía) y los ríos, aguas, montañas y demás comprendidos en dicho territorio

Para mediados del siglo XIX las condiciones económicas no habían cambiado, pero sí la concepción de los bienes nacionales, de considerar solamente edificios y fincas públicas, se amplió a “los bienes de manos muertas y la enorme extensión de territorio nacional sin propietario conocido”. Durante la segunda mitad del siglo XIX se incrementó el crecimiento poblacional que generó una plusvalía sobre el valor de la tierra; convirtiéndose en una mercancía con un status legal de propiedad privada. En este contexto surgió un interés por la apropiación de grandes extensiones de tierras, pero al no existir una reglamentación clara sobre qué eran los bienes nacionales, cómo se administraban y quién podía venderlos (federación o gobiernos locales), propició que la venta de grandes extensiones territoriales quedara a discrecionalidad del presidente. Estos hechos generaron conflictos entre pueblos y comunidades contra propietarios privados porque no se tenían definidas las medidas de deslinde. El problema de la enajenación de bienes nacionales lo representaba la enorme cantidad de tierras sin propietarios ni limites conocidos.

Con la llegada al poder del grupo liberal, liderado por Benito Juárez, se ocuparon políticamente por priorizar el financiamiento de la hacienda pública. En esta circunstancia, la Ley de Desamortización de Miguel Lerdo de Tejada atendió la creación de la hacienda pública, que condujo a la expropiación de bienes del clero con fines de modificar el carácter de una parte de sus riquezas. Estas iniciativas definieron el horizonte sobre la propiedad de bienes nacionales y la legitima acción del Estado en su carácter de custodiarlos y administrarlos.

Las reformas liberales van a integrar el aspecto de patrimonio cultural a los bienes nacionales. En la Ley de Nacionalización de los Bienes Eclesiásticos del 12 de julio de 1859, artículo 12 se señalaba que: "Los libros impresos, manuscritos, pinturas y antigüedades y demás objetos pertenecientes a las comunidades religiosas suprimidas se aplicarán a los museos, liceos, bibliotecas y otros establecimientos públicos". En cambio, el interés por la herencia indígena se desarrolló desde el inicio de la independencia con miras, por un lado, de evitar la salida de antigüedades al extranjero y, por otro, de reunir las diferentes manifestaciones de las culturas autóctonas, como fue la creación del Conservatorio de Antigüedades en 1825. Posteriormente, durante el porfiriato se desarrolló una política de protección y resguardo por el patrimonio arqueológico, para 1902 se declararon las ruinas arqueológicas bienes del dominio público. Durante el gobierno posrevolucionario, en 1934, se promulgó la Ley sobre Protección y Conservación de Monumentos Arqueológicos e Históricos, Poblaciones Típicas y Lugares de Belleza Natural, en donde se estipuló el dominio de la nación sobre los bienes arqueológicos. Para 1972 se promulgó la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos que tenía un carácter abarcador que incluía obras y testimonios de todas las épocas de la historia mexicana y grupos étnicos.

Durante la revolución mexicana los recursos naturales del subsuelo fueron foco de discusión sobre su condición jurídica. Con la independencia, el nuevo Estado mexicano heredó de la Corona España el dominio sobre las riquezas del subsuelo; sin embargo, en 1892, Porfirio Díaz renunció al dominio en favor de los particulares. Durante la Revolución Mexicana se criticó la condición jurídica de los recursos del subsuelo, consideraban que la economía mexicana estaba en manos extrañas, limitaba la autonomía política y administrativa del Estado, lo que era un agravió a la soberanía nacional. Estas demandas se resolvieron en la Constitución Mexicana de 1917, artículo 27, que estableció la separación de la propiedad del suelo de la del subsuelo, y devuelve a la nación el dominio sobre este último.

La administración de los bienes nacionales

Los bienes y los recursos fueron de las primeras luchas que se tuvieron que ganar para lograr la formación del Estado mexicano. Primero ante la corona española, luego ante otras nacionales como Estados Unidos, Inglaterra y Francia, y finalmente con la Iglesia. Asimismo, a lo largo de la historia también se han tenido confrontaciones con particulares, como por ejemplo en la revolución mexicana y la época del cardenismo.

Luego de la Independencia y la administración interna fue medular para lograr estabilidad política, económica y social. Dos secretarias fueron fundamentales para este trabajo: la de fomento y la de hacienda. “El 8 de noviembre de 1821, se expidió el Reglamento Provisional para el Gobierno Interior y Exterior de las Secretarías de Estado y del Despacho Universal, por medio del cual se creó la Secretaría de Estado y del Despacho de Hacienda, aun cuando desde el 25 de octubre de 1821 existía la Junta de Crédito Público. En 1824, el Congreso Constituyente otorgó a la Hacienda Pública el tratamiento adecuado a su importancia, para ello expidió, el 16 de noviembre del mismo año la Ley para el Arreglo de la Administración de la Hacienda Pública, en la que la Secretaría de Hacienda centralizó la facultad de administrar todas las rentas pertenecientes a la Federación, inspeccionar las Casas de Moneda y dirigir la Administración General de Correos, la Colecturía de la Renta de Lotería y la Oficina Provisional de Rezagos” (SHCP, 2018:1). Este despacho, se va a convertir luego en secretaria y en algún momento de la historia en ministerio (1843). Hasta llegar a nuestros días como la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, denominada así por primera vez en 1853.

Una vez que se logró la independencia se delimitó el territorio, principalmente con los Estados Unidos.

La lucha fue con la Iglesia, y esta se dio con las leyes de reforma. Esta disputa fue más bien en busca de la adjudicación, posesión, uso, aprovechamiento, explotación y administración de los bienes que administraba la Iglesia. “En 1853, la administración interna sufrió un cambio trascendental que derivó en la creación de la Secretaria de fomento y con ello la centralización, en su seno, de las prácticas estatales de fomento, pues a su alrededor funcionarían los grandes rubros de la administración interna”

(Guerrero, 139)

Para 1953, la administración interna se fortaleció con “la creación del Ministerio del Interior, al cual se le tribuirían las siguientes funciones: tierras públicas, colonización y emigración extranjera; división territorial de la República; censo y población; catastro general del país; fomento de la agricultura, artes

e industria; comercio, navegación, caminos, empresas de caminos de fierro, puentes, calzadas, telégrafos, correos, diligencias, navegación fluvial y marítima, arsenales y astilleros, faros y lanchas de salvamento; pesas y medidas, ensaye, apartado y amonedación; ley general de quiebras y bancarrotas;

educación, bellas artes, literatura y ciencia; comercio con las tribus salvajes; civilización de las tribus salvajes; centralización administrativa” (Guerrero, 143). Durante este periodo se impulsó la administración centralizada.

El Manifiesto de Benito Juárez del día 7 de julio de 1859 dos puntos fueron trascendentes para decretar la pertenencia de los bienes nacionales, el primero que decía: “ perfecta independencia entre el Estado y la iglesia” y el cuarto era declarar que “han sido y son propiedades de la nación los bienes que hoy administra el clero secular y regular con diversos títulos, así como el excedente que tengan los conventos de monjas, deduciendo el monto de sus dotes, y enajenar dichos bienes, admitiendo el pago de una parte de su valor títulos de la deuda pública y de capitulación de empleos” (Guerrero: 2012, 148). Con este manifiesto se dio inicio a una lucha intensa por la posesión de los bienes nacionales y su administración.

Luego, durante el Porfiriato se privilegió la cesión a particulares para la explotación de los recursos públicos: los naturales como los minerales, el petróleo y la administración de las haciendas con la ganadería y la agricultura. La revolución mexicana fue el momento histórico importante que le dio al Estado mexicano la posibilidad de definir con claridad sus bienes y a quién le pertenecía su administración: al Estado.

Una vez definido el papel del Estado como administrador general de los bienes nacionales, la administración de todos los recursos materiales se dividieron en proceso y procedimientos definidos que otorgaron a las dependencias de la administración pública la encomienda de procurar los diversos recursos y bienes nacionales.

Sobre los recursos materiales

Si hablamos de los recursos del Estado, para María Dolores Rivas Casaretto (2006:6) los recursos son

“el patrimonio con el cual cuenta el Estado para su constitución y desarrollo. Este patrimonio se clasifica en tres grandes grupos:

1. Recursos económicos y financieros 2. Recursos materiales

3. Recursos humanos”

En lo que respecta a los recursos materiales, ella menciona que “son los bienes inmuebles y muebles con los que cuenta el Estado para el manejo de la Administración Pública” (Rivas, 2006: 6).

a. Siendo, los inmuebles aquellos que están unidos al suelo, y son imposibles de trasladarlos o separar, tales como terrenos, edificios, carreteras, túneles, puentes, alcantarillado, asfalto, pavimentación de calles, energía eléctrica, agua potable, red telefónica. En general puede ser la obra de infraestructura que no pueda moverse (Rivas, 2006).

b. Los bienes muebles, son todos aquellos que pueden trasladarse de un lugar a otro, tales como mobiliarios y equipos. Son también los equipos agrícolas, industriales pesqueros, la computación e informática general de oficina y demás equipos y materiales para el desarrollo de la población y de la administración pública (Rivas, 2006): material de papelería, cafetería, alimentos, utensilios, entre otros.

Esta es una primera clasificación, pero existen otras: como las siguientes:

Autor Clasificación planteada

Gaitán L. Caramillo

Sistema de recursos naturales. En el entorno de lo privado. Se refiere al conjunto de insumos o entradas a disposición de familia nuclear (padres) o extensa (amigos, vecinos, compañeros). El principal punto de apoyo para todo aquel que necesita ayuda, en la perspectiva de un ámbito patrimonialista.

Sistema de recursos públicos. Es el conjunto de servicios y organismos que aplican las políticas sociales. Medios que el Estado pone al alcance de los ciudadanos para garantizar el cumplimiento de determinados mandatos legales.

Sistema de recursos intermedios. Compuesto por asociaciones voluntarias que no tienen fines económicos. En este sector se presentan una gran gama de asociaciones religiosas, profesionales, etcétera, y que tienen como características, ser un grupo organizado de personas, no gubernamental, de pertenencia y participación voluntaria, constituidos principalmente para poder satisfacer los intereses comunes de sus miembros.

Marco Marchioni

Existentes u objetivados. Comprenden los recursos con los que se cuenta en el momento presente.

Potenciales. Comprenden aquellos que se descubren como producto de la investigación. Se deben prever posibles recursos futuros, que puedan ser usados durante la intervención, cuyo destino puede ser recursos potenciales y convertirse en reales.

Públicos. Se refiere al conjunto de recursos que proceden de distintas fuentes institucionales y que constituyen finalmente el patrimonio del Estado.

Privados. Conformación de recursos integrantes del patrimonio de la sociedad civil como personas de derecho privado.

Natalio Kisnerman

Recursos naturales. Son los de mayor transcendencia para la economía y para determinar indicadores de desarrollo económico.

Recursos materiales. Son los que constituyen la infraestructura y los equipamientos básicos del Estado y que son orientados a satisfacer los fines últimos de la sociedad.

Recursos técnicos. Son los integrados por el conjunto de instrumentos que median entre la organización y el objeto de trabajo para conocerlo y conseguir un producto.

Recursos financieros. Derivados del conjunto de medidas económicas y presupuestarias de que dispone la administración, la comunidad, o las organizaciones para afrontar las actuaciones previstas con base en las necesidades analizadas. Son indispensables para la adquisición de nuevos recursos.

Recursos humanos. Son resultantes del conjunto de población real o potencialmente requerida para la ejecución de un plan o proyecto de intervención. Se expresan como “capital humano."

Fuente: Enríquez (2002:292).

Para profundizar un poco más en la clasificación de los recursos materiales que son sujetos a la administración pública recomendamos leer los siguientes apartados del siguiente libro.

En el siguiente apartado analizaremos cuáles son las instituciones púbicas encargadas de la administración de estos recursos.

La administración de los recursos materiales

El Plan Nacional de Desarrollo se volvió un referente importante que permitió la organización y dirección en el uso de recursos. Recordemos que el Estado mexicano suele invertir dinero público, su organización administrativa y todos los recursos disponibles para lograr cumplir los objetivos propuestos en este plan.

De allí la importancia de la planeación, pues es la guía que permite la dirección objetiva y la asignación de los recursos del Estado.

A partir de la década de 1970, la planeación se integró en los procesos de organismos descentralizados, así como a empresas de participación estatal y a estados a través de la Programación de Inversiones Federales por Entidad Federativa. Con la Ley de Planeación, básicamente se dirigen las actividades del Estado, de los servidores públicos y la sociedad, hacia el funcionamiento de la planeación nacional de desarrollo. Es decir, hacía la asignación de los recursos disponibles en planes, programas y políticas definidas en el PND.

Bajo la legislación actual, el Plan Nacional de Desarrollo (PND) rige a las dependencias y entidades de la administración pública federal, según el Artículo 12 de la Ley de Planeación vigente, y corresponde a la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP) coordinar las actividades de planeación. De esta manera, el PND, la ley de Planeación y la SHCP son tres de las instituciones encargadas de dirigir la administración de los recursos del Estado.

En la misma Ley, en su Artículo 14, indica que la SHCP es responsable de coordinar las actividades del PND, la elaboración de los programas anuales globales, los programas regionales y especiales, tomando en consideración las propuestas que realicen dependencias coordinadoras de sector y gobiernos de los

Enríquez, Rubio, Ernesto (coord). 2002. Administración de recursos materiales en el sector público. Instituto Nacional de Administración Pública. Disponible en: http://www.inap.mx/portal/images/pdf/book/14452.pdf

estados; definir las políticas financieras, fiscales y crediticias, así como la proyección y cálculo de ingresos de la federación y entidades paraestatales, considerando necesidades de recursos y utilización de crédito público para la ejecución del plan y los programas.

Ahora bien, una ley que también se vuelve fundamental para la administración de los recursos materiales es la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (LAASSP), la cual dice en su Artículo 1 que “todos los órganos que conforman el sector central y paraestatal de la Administración Pública Federal (APF), tienen que llevar a cabo una serie de actividades apropiadas para diseñar e instrumentar su proceso de planeación y programación, plan presupuestal, contratación y control de adquisiciones y arrendamientos de bienes, y de los servicios que contraten para el desarrollo de sus actividades y el buen cumplimiento de sus funciones. A continuación, las obligaciones principales por órgano público.

Instituciones encargadas de la administración

Todo el aparato administrativo del Estados, es decir la administración pública es la encargada de la administración de los recursos del Estado. Los recursos son muchos, tal como los hemos estado analizando, estudiando e identificando a lo largo de este módulo. En lo que respecta a los bienes materiales, es importante identificar algunos organismos gubernamentales directamente relacionados con dicha administración, pues algunas se encargarán de vigilar el uso adecuado de dichos recursos, otros de ejercer eficientemente esos recursos, otros de vigilar las leyes que los rigen…Entonces, como podemos observar no es que haya una sola institución encargada de dicha administración, sino que la administración depende de procesos, procedimientos, normas jurídicas y de criterios más o menos establecidos por éstos.

El proceso de administración de los recursos tiene que ver con:

a) Diagnóstico b) Planeación c) Organización d) Dirección e) Control f) Evaluación

Estos procesos no son completamente jerárquicos, sino que es un proceso dinámico que se sigue más o menos uniformemente. En el diagnóstico se analiza el estatus de los recursos disponibles, se les asigna un valor y a partir de allí se ponen a disponibilidad para su uso, aprovechamiento y explotación.

En el proceso de planeación se define su destino y se argumenta el motivo; en la organización se transfieren para ser utilizados; en la dirección se aplican, se ejecutan, es decir se ejercen para lo que fueron destinados; en el control se vigila el uso y en la evaluación se analiza si se logró el objetivo en la asignación de dicho recurso.

Por ejemplo, la Secretaria de la Función Pública (SFP) tiene un papel importante en el proceso de compras y contrataciones. Su papel es el de vigilar que se cumplan las normas establecidas el ejercicio del gasto público federal y su congruencia con los planes presupuestales, en este sentido su papel de control y evaluación es muy importante.

Tanto la Secretaría de Economía (SE), como la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) son muy importantes en términos de las compras internacionales.

A la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, conforme al Artículo 31, en su fracción XXI de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, le corresponde: “[…] Establecer normas, políticas y lineamientos en materia de desincorporación de activos de la Administración Pública Federal […]” En realidad la SHCP es sumamente importante porque ella es la encargada de administrar el dinero del Estado, y se organiza con cada institución para que ésta administración sea eficiente (en tiempo y forma), es decir que sea destinada para lo que fue propuesto, se logre un objetivo, una meta y se resuelvan problemas sociales con dicha asignación de recursos.

En cada institución existe un Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios, este órgano está definido por el artículo 22 de la LAASSP, la cual señala que “las dependencias y entidades de la APF deben contar con un órgano encargado de la función de las adquisiciones, arrendamientos y contrataciones de bienes y servicios que requieren para su operación los comités de adquisiciones, arrendamientos o servicios”. Éstos comités son órganos colegiados integrados por servidores públicos que representan a diferentes áreas de la organización y que, directa o indirectamente, están vinculados con la administración y la regulación de las compras públicas y contrataciones.

En función de ello, se tiene como propósito que, mediante la acción conjunta, tanto de las áreas responsables, como de los comités de adquisiciones, se logre la optimización y racionalización de los esfuerzos y recursos humanos, materiales y financieros, que se destinan a ello. La SFP tiene las facultades para fungir como asesor y pronunciar opiniones al respecto.

Principales funciones de los Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios:

1. Revisar programas y presupuestos, y así poder formular observaciones y recomendaciones sobre la materia.

2. Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por encontrase en alguno de los supuestos, de excepción previstos en la ley.

3. Proponer políticas, bases y lineamientos, así como autorizar supuestos ordenamientos no previstos en estos, sometiéndolos a consideración del titular de la dependencia u órgano de gobierno en el caso de las entidades.

4. Analizar trimestralmente el informe sobre las conclusiones de los casos dictaminados y de las licitaciones públicas que se realicen, y sus resultados generales.

5. Recomendar las medidas necesarias para evitar el probable incumplimiento de alguna disposición jurídica o administrativa.

6. Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del comité, conforme a las bases que expida la Secretaría de la Función Pública.

7. Autorizar los casos de reducción del plazo para la presentación y apertura de proposiciones en licitaciones públicas.

8. Contribuir al cumplimiento de la Ley de Adquisiciones y otras disposiciones aplicables.

Fuente: DOF (2014).

La LAASSP y su reglamento son explícitos en cuanto a facultades y atribuciones que se confiere a los comités; sin embargo, se debe puntualizar dictámenes y autorizaciones, determinados asuntos que deben ser atendidos y resueltos en otras instancias y no por los miembros del órgano en cuestión.

Otras dos instituciones importantes en la administración de los recursos materiales, son el Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales y el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes.

Los cambios en la administración son constantes, pues algunos gobiernos suelen cambiar las

1994 la administración del patrimonio estaba a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social (SEDESOL) y la Comisión de Avalúos de Bienes Nacionales (CABIN). Posteriormente, se adjudicó como órgano desconcentrado a la Secretará de la Contraloría y Desarrollo Administrativo (SECODAM).

(Victoria y Soto, 2015).

La CABIN tenía como principales actividades la de elaborar avalúos para las dependencias y entidades federales correspondientes a la adquisición, enajenación y la expropiación de inmuebles; empero, la principal dificultad era la falta de mapeo del patrimonio inmobiliario. Para 2004 con la aplicación de la Ley General de Bienes Nacionales surge el nuevo CABIN, ahora llamado Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales (INDAABIN), con la finalidad de controlar, vigilar, administrar y valuar el patrimonio inmobiliario federal.

Continuando con Victoria y Soto (2015), con este cambio inicia la primera década del siglo XXI sin ninguna información sistematizada sobre información de inmuebles reportados por dependencias, distribución geográfica, usos, grado de aprovechamiento, entre otros. Para 2009 la Ley General de Contabilidad Gubernamental emite mantener actualizado el Inventario de Patrimonio Inmobiliario Federal (IPIF) y sus registros contables. Con esta ley se establece que el INDAABIN es responsable de la existencia del inventario, pero que la información tiene que ser actualizada por los denominados responsables inmobiliarios.

De acuerdo con la LBN, el responsable inmobiliario será el servidor público encargado de la administración de los recursos materiales de las mismas, quien deberá contar, por lo menos, con nivel de Director General o su equivalente. Estos servidores públicos se convierten en corresponsables con el INDAABIN para la actualización del IPIF. (DOF, 2018).

Con las actividades realizadas por el INDAABIN se busca reducir los gastos de arrendamiento puro, claro está que no puede llegar a cero arrendamientos, sino que tienen que aprovecharse los inmuebles federales de forma óptima. De acuerdo con el Programa de Control y Aprovechamiento Inmobiliario Federal, para 2013 existían inventariados 103,853 inmuebles, de los cuales el 77% son inmuebles a cargo de la SFP, 12.5% inmuebles de paraestatales, 10% otras administradoras y .4% órganos autónomos (DOF, 2014b).

Sin embargo, el mantenimiento de estos inmuebles genera gastos considerables (el más alto en energía es el aire acondicionado), mientras en otros países se busca la disminución de estos. En ese sentido también se requiere una modernización y convertirlos de forma paulatina en inmuebles sustentables.

También otro reto importante será equilibrar el uso de los inmuebles con las tecnologías de la información, que acarreará usar menos un “lugar de trabajo” y por ende disminuir el uso de oficinas públicas dando como resultado nuevas formas de organización y administración de los inmuebles públicos federales. (Victoria y Soto, 2015).

Los órganos internos para cada secretaria de Estado suelen ser las oficialías mayores. Éstos son un órgano que se encarga de la administración interna sobre los recursos humanos y los recursos materiales, sus funciones se establecen en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y su reglamento. Algunas de sus funciones son la de establecer la normatividad correspondiente a los arrendamientos, enajenaciones y adquisiciones; y administrar los bienes muebles e inmuebles cuidando su mantenimiento, conservación y acondicionamiento. Se encuentran en el nivel federal y estatal.

Por ejemplo, en el manual de organización general de la SHCP define las partes que integran la oficialía mayor de dicha secretaria.

Fuente: SHCP, 2018.

El oficial mayor de una secretaria de Estado suele ser la mano derecha administrativa de la secretaria.

Cómo podemos observar la administración de los bienes y los recursos materiales no están definidos para una sólo secretaria o un solo organismo de gobierno, son varias. Cada una tiene funciones específicas que realizan procesos y procedimientos administrativos acorde con su fundamento legal. En el siguiente apartado analizaremos las principales normas que se deben utilizar en la administración de los bienes y recursos materiales.

Fundamento Legal para la administración de los recursos materiales

La dimensión y magnitud del poder de compra del Estado evidencian la importancia estratégica que tienen los programas de modernización y desarrollo administrativo. De ahí que el orden jurídico mexicano presente las leyes que derivan en conjunto de disposiciones complementarias, cuyo contenido da referencia a un mejor y más amplio estudio sobre la contratación y compra de recursos por parte del gobierno. Con ello el marco regulatorio lo dividimos en el ámbito nacional, reglamentos y lineamientos, y con más detalle los manuales de la organización, elemento rector en el manejo de los recursos materiales.

Nacional

A partir de 1982 se adhiere a la CPEUM el marco jurídico sobre la función de los recursos materiales, en este decreto, se amplió y delimitó con mayor precisión el alcance los procesos de adquisiciones y obra pública. En el artículo 90, se señala el orden jurídico en el que funciona la administración pública con referencia a lo planteado en materia de acciones de compra y contrataciones gubernamentales.

Por otro lado, el artículo 134 realiza la demarcación de los fines a los que se debe acatar el proceso y propósito de las contrataciones y compras por parte del gobierno sea federal, estatal o municipal, de tal manera que dichos movimientos sean regulados por las normas jurídicas correspondientes.

Con relación al artículo 108 constitucional, se señala la responsabilidad de toda acción de los organismos gubernamentales y autónomos caerá sobre los servidores públicos en lo que confiere a transparencia y rendición de cuentas, especificando así, sanción a todo aquel que haga un manejo indebido de los recursos y deuda pública.

Como puedes observar nuestra Carta Magna establece los elementos para la administración con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que están destinados. En este sentido, se establecen mecanismos generales, como la licitación pública, para favorecer las condiciones de precio, calidad y financiamiento. De ahí se desprende la legislación complementaria que se anuncia a continuación:

 La Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (LOAPF) contiene los lineamientos que regulan, organizan y estructuran las funciones de las diferentes dependencias que

conforman el gobierno federal y son modificados en cada administración, conforme a sus requerimientos de acuerdo con el Plan de Desarrollo Nacional (PND). Sobre la última reforma decretada se asignan a la Secretaría de Función Pública (SFP) las facultades en materia de administración y gestión de recursos materiales, de las que podemos destacar (Canal del Congreso, 2016):

- Organizar y coordinar el sistema de control interno y la evaluación de la gestión gubernamental; inspeccionar el ejercicio del gasto público federal.

- Examinar, fiscalizar y promover la eficiencia y legalidad en su gestión y encargo.

- Establecer y conducir la política general de las contrataciones públicas.

Esta ley tiene fundamento en el artículo 90 de la CPEUM y asume la finalidad regular el funcionamiento, organización y control de las entidades paraestatales de la APF, en conjunto con el reglamento propio de la ley. Recordemos que las leyes son las normas establecidas y los reglamentos presentan su aplicación, ambos son ordenamientos jurídicos.

 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Su función radica en la normalización y regulación del presupuesto, contabilidad y gasto público federal. Establece que el gasto público federal debe ser equivalente al gasto corriente, inversión física y financiera, así como pagos de pasivo o de deuda pública, exhortando a la responsabilidad administrativa a los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial.

 Ley de planeación. En esta ley se presentan las disposiciones generales, normas y principios básicos conforme a los cuales se llevará a cabo la Planeación Nacional del Desarrollo, Sistema Nacional de Planeación Democrática, la Participación Social y encaminar las actividades de la APF. Para lo anterior se establecen los lineamientos para la elaboración del Plan y Programas.

En esta Ley también se hace el señalamiento sobre las responsabilidades de los funcionarios de la APF en disposiciones de esta Ley y los convenios establecidos por el Ejecutivo Federal con los gobiernos estatales.

 Ley Federal de Deuda Pública. Establece que la deuda pública está constituida por el adeudo contraído derivado de las contrataciones con los proveedores correspondientes al servicio

solicitado, rectificando la responsabilidad del Ejecutivo Federal y sus dependencias, el gobierno del Distrito Federal, los organismos descentralizados, empresas de participación mayoritaria, organizaciones auxiliares de crédito, e instituciones que presten el servicio público de banca y crédito; en dichas acciones y movimientos. En siguientes sesiones dedicaremos un estudio más profundo a este tema.

 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Tiene por objetivo regular las acciones relativas a la planeación, programación, control de adquisiciones y arrendamientos, estructuración del presupuesto contemplado, y prestación de servicios que realicen:

- Las unidades administrativas de la Presidencia de la República.

- Las Secretarías de Estado, departamentos administrativos y la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal.

- La Procuraduría General de la República.

- Los organismos descentralizados.

- Las empresas de participación estatal mayoritaria y los fideicomisos públicos.

- Las entidades federativas, con cargo total o parcial a fondos federales, conforme a los convenios que se celebran con el Ejecutivo Federal, con la participación, en dado caso, de los gobiernos municipales.

 La Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM) es de orden público y tiene por objetivo regular las acciones respectivas a la planeación, programación, estructuración presupuestal, gasto, ejecución y control de las obras públicas, al igual que los servicios relacionados con las mismas que realicen:

- Las unidades administrativas de la Presidencia de la República.

- Las Secretarías de Estado, Departamentos Administrativos y la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal.

- La Procuraduría General de la República.

- Los organismos descentralizados.

- Las empresas de participación estatal mayoritaria y los fideicomisos públicos.

- Las entidades federativas, con cargo total o parcial a fondos federales, conforme a los convenios que se celebran con el Ejecutivo Federal, con la participación, en dado caso, de los gobiernos municipales.

 Ley General de Bienes Nacionales. Determina la conformación del patrimonio nacional en dos tipos de bienes: Bienes de dominio público de la Federación y Bienes de dominio privado de la Federación. De igual forma, establece las bases generales a las que se sujetará la administración de dichos bienes de acuerdo a los marcos correspondientes.

 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Esta ley tiene por objetivo reglamentar el cumplimiento del servidor público en las siguientes materias:

- Los sujetos de responsabilidad en el servicio público.

- Obligaciones en el servicio público.

- Responsabilidades y sanciones administrativas en el servicio público.

- Autoridades competentes y procedimientos para aplicar dichas sanciones.

- Autoridades competentes y procedimientos para declarar la procedencia del procesamiento penal de los servidores públicos que gozan de fuero.

- Registro patrimonial de los servidores públicos.

Reglamentos y lineamientos

Existen enunciados y disposiciones que nos permiten identificar las leyes de acuerdo con la situación que se plantea, introduciéndonos en una normativa que en cierta forma se vuelve necesaria para el estudio y aplicación de las anteriores. Algunas de ellas son: reglamentos, códigos, decretos, acuerdos, manuales, normas técnicas y/o de operación, circulares, entre otras.

Entre las disposiciones complementarias de aplicación en materia de recursos materiales se encuentran:

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas; los anteriores reglamentos se establecen con el fin de determinar de manera correcta y dar seguimiento a los procesos generales de las adquisiciones del gobierno para el beneficio de la ciudadanía en base al conocimiento y explicación clara de los asuntos gubernamentales.

Es así, como se lleva a cabo todas las actividades, respetando el marco jurídico propio y estableciendo primordialmente la responsabilidad de los funcionarios y la rendición de cuentas sobre los planes presupuestales y la deuda pública.

Los manuales de la organización

En el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM) publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de agosto de 2013, se emitieron nueve Manuales Administrativos de Aplicación General (MAAG) en las materias de recursos humanos, recursos financieros, transparencia y archivos, TIC y seguridad de la información, auditoría, control, obra y servicios relacionados, así como adquisiciones y servicios del sector público. El objetivo principal de la creación de los MAAG radica en reducir, estandarizar y simplificar las normas internas, así como homologar e incrementar la eficiencia de los procesos en toda la APF.

Adicionalmente, existen los manuales de procedimientos se convierten en los instrumentos de información sobre los métodos de trabajos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos para la generación de los bienes o servicios que demandan usuarios internos y externos. La importancia de los manuales radica en la aplicación de los procedimientos administrativos en los diferentes entes de gobierno para el suministro de los bienes y servicios con el enfoque de gestión de calidad, atendiendo los principios de: enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque basado en procesos, mejora continua, relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor, entre otros.

Otro ejemplo es el manual de la organización que contiene la información sobre la organización y funcionamiento de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos. En él se describen los objetivos y las funciones que tiene que realizar cada unidad administrativa de la estructura organizacional correspondiente.

Procesos y procedimientos para la administración de los recursos materiales

Adquisición

De acuerdo a la Real Academia Española en el ámbito del derecho, la palabra adquirir significa hacer

propio un derecho o cosa que nadie pertenece o que se

transmite a título lucrativo u oneroso por prescripción. La palabra adquisición comprende, hablando en general, todo cuanto logramos o nos viene por compra o donación.

Para el sector público se refiere al acto o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de una cosa -mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella y tiene connotación de cosa adquirida.

Estas adquisiciones del Gobierno son necesarias para cumplir con sus funciones y se establecen en el Gasto Público, su orientación, destino y tipo de gasto se presenta de forma anual en el Presupuesto de Egresos de la Federación, en donde se especifica el monto y destino de los recursos para la ejecución de las políticas, programas y proyectos, por lo tanto, requiere un sinnúmero de bienes y servicios para ello.

Por otro lado, a las entidades paraestatales les corresponde participar en la elaboración de los programas sectoriales, mediante la presentación de propuestas, así como elaborar su respectivo programa institucional y la elaboración de los programas anuales para la ejecución de programas sectoriales y/o institucionales.

Las compras gubernamentales constituyen en el mundo uno de los renglones de gasto de mayor envergadura. Basta mencionar que, de acuerdo con estimaciones de la Organización Mundial de Comercio (OMC), las compras gubernamentales ascienden a un billón de dólares al año y en algunos estados de la comunidad internacional llegan a constituir más del diez por ciento del producto interno bruto. (Enríquez, 2002:59). En el caso de México, de acuerdo con la Secretaría de la Función Pública para 2016 el monto de compra en millones de pesos ascendió a $460,395.00.

Cada ente² de la APF cuenta con la Dirección de Presupuestos y Recursos Financieros elaborará un anteproyecto de presupuesto para el año fiscal siguiente con base al techo de gasto presupuestal que reciba de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con el Procedimiento para la Integración del Anteproyecto del Presupuesto de Egresos, Calendarización y Comunicación del Presupuesto Aprobado, señalado en los Procedimientos de la Dirección de Presupuesto y Recursos Financieros.

Esta planeación se integra en el Programa de Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAAS), después de revisar, entre otros, información histórica del presupuesto, historial de licitaciones y contrataciones, inventario, indicadores de rotación de bienes, calendario de gasto del ejercicio y clasificador de bines y servicios disponibles para Compranet ³.

Después de la integración de las requisiciones, se establecen las condiciones de las contrataciones se establecen en las disposiciones generales del MAAS, entre ellas el cumplimiento de las normas oficiales mexicanas y de las normas mexicanas, según corresponda y de no existir, pueden considerarse las normas internacionales. Con la información recabada se genera la licitación pública con el calendario que contemple las fechas del procedimiento, incluso las etapas previas y posteriores al mismo hasta la suscripción del contrato.

Salvaguarda

“El término Salvaguarda lo encontramos comúnmente en el lenguaje de las instituciones financieras (como el del Banco Mundial), el cual se refiere a ‘salvaguardas’ como las medidas para anticipar, minimizar, mitigar o tratar de otro modo los impactos adversos asociados a una actividad dada. Por lo tanto, las salvaguardas tradicionales tienen un ‘enfoque basado en los riesgos’, que supone implementar acciones para ‘gestionar los riesgos’ de una manera económicamente eficiente.

2 El ente público puede ser de tipo federal (dependencias), estatal (Secretarías de contraloría subnacionales) y municipal.

3“Compranet es un sistema electrónico desarrollado por la Secretaría de la Función Pública con el objetivo de simplificar, transparentar, modernizar y establecer un adecuado proceso de contratación de servicios, bienes, arrendamientos y obra pública de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.”

Con relación a los recursos materiales esta actividad recae en la función de almacenamiento y corresponde a las unidades administrativas a través de los controles respectivos de inventario: acomodo, protección, ambiente, entre otros.

También se incluirán las tareas de auxilio de las acciones correspondientes en caso de riesgo, siniestro o desastre, de los bienes patrimoniales de la institución. Como bien lo señala Enríquez, esta tarea queda a cargo de la unidad de servicios generales porque conoce las instalaciones, resguarda los bienes inmuebles y los planos arquitectónicos, eléctricos e hidrosanitarios y cuenta con el personal operativo necesario para coordinar labores de contingencia.

Por otro lado, en la Ley General de Bienes Nacionales en concordancia con el Sistema de Contabilidad Gubernamental, obliga al registro contable del Patrimonio Nacional al mismo tiempo que propicie su conservación, mantenimiento y salvaguarda.

Inventarios

Otro de los procedimientos relacionados con los recursos materiales es el inventario, que de acuerdo con Instituto Nacional para el Federalismo y el Desarrollo Municipal (INAFED, s.f.): “el inventario consiste en el recuento de los bienes muebles e inmuebles; es decir, edificios, mobiliario, maquinaria, equipo y materiales que sean propiedad de una institución. Su finalidad es llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad, características, condiciones de uso, valor y personas responsables de su manejo.”

Para su manejo, normalmente los bienes patrimoniales se clasifican en Bienes inmuebles y bienes muebles. Los primeros se encuentras fijos al suelo y no pueden desplazarse fácilmente (ej. edificios, terrenos, plazas públicas); los segundos son todos aquellos que forman el equipo de oficina (ej. libreros, computadores).

Objetivos del inventario

 Conocer la exactitud de los bienes de la institución.

 Control de las entradas y salidas.

 Vigilar el buen uso del bien.

 Determinar las existencias físicas.

 Optimizar el almacenamiento acorde con las necesidades de la institución.

Sin embargo, existen otros bienes que son los materiales y equipos. Los materiales son los objetos de materia prima (ej. varilla, pintura, papelería). Los equipos son todas las máquinas e instrumentos necesarios para realizar una actividad (ej. vehículos, herramientas).

Esquema 1. Clasificación de almacén por tipo de bienes

Fuente: Enríquez, 2002.

El ciclo de almacenamiento se puede definir cuatro etapas básicas: i) recepción; ii) registro; iii) guarda y iv) despacho. Cabe señalar que, de acuerdo con las necesidades de cada institución, este proceso puede ampliarse lo necesario acorde al tipo de recursos materiales utilizados.

La recepción tiene como objetivo, organizar, dirigir y supervisar la entrada física de los bienes adquiridos por la dependencia, buscando la mayor eficiencia de los métodos de descarga, inspección y verificación.

Así como revisar las especificaciones que se marcan y la calidad que se represente. (Enríquez, 2002:234). Aunque pareciera una actividad sencilla, las repercusiones de no tener los controles adecuados en la recepción pueden crear considerables inconvenientes sobre las actividades que se realizan en la institución.

Posteriormente se realiza el registro, que permite identificar, codificar, clasificar y catalogar. Como se ha revisado anteriormente lo relacionado a los recursos materiales se encuentra normalizado, incluso se han armonizado las claves del registro que se encuentran en el Catálogo de Adquisiciones de Bienes Muebles y Servicios (CABMS).

Materias

Primas Componentes Refacciones y

herramientas

Maquinaria Productos terminados

Material obsoleto

Material de recuperación

Material de desperdicio

La guarda de bienes es la tarea para clasificar el bien dentro del almacén físico considerando la distribución de espacio, las características de los bienes, mobiliario de almacén (anaqueles y racks), iluminación, temperatura, entre otros. Adicionalmente, existen factores críticos de almacenamiento como son: el polvo, la corrosión, la humedad, la evaporación, el robo, las plagas y la obsolescencia. Otro tema para considerar son los bienes de manejo especializado: inflamables, frágiles, temperatura específica.

Ahora bien, el despacho de bienes consiste primordialmente en la distribución física y entrega de los bienes, que en ciertos casos requerirán servicios complementarios de transporte. En esta etapa, acorde con los manuales de la institución, se tendrá que realizar una solicitud de abastecimiento con las firmas autorizadas determinadas, para después la unidad de almacenamiento revisará existencias y lo dispondrá para su despacho.

Para profundizar sobre los inventarios te recomendamos leer los siguientes lineamientos.

Como puedes observar el inventario es una actividad de gran importancia para el control de los bienes de cualquier ente público, por tanto, requiere además del marco normativo general un marco de normas internas, acorde con las características propias de la organización. Esta tarea es realizada por la Oficialía Mayor que determinará los manuales, procedimientos, formatos e instructivos requeridos. Aunque algunos ya están definidos en las leyes respectivas.

Los procedimientos tienen que fundarse en las normas constitucionales, leyes y códigos nacionales, leyes y códigos locales, reglamentos internos y lineamientos específicos de cada ente de la administración pública en cualquier nivel de gobierno o poder del Estado.

Secretaria de la Función Pública. 2004. Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias

y entidades de la administración pública federal. Disponible en:

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=698925&fecha=11/11/2004

Diario Oficial de la Federación. 2004. Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la administración pública federal centralizada. Disponible en:

http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=4921665&fecha=30/12/2004

Control y seguimiento

Para los fines de esta sesión, abordaremos un proceso más relacionado al manejo de los recursos materiales: el control y el seguimiento. Dado que el Estado recauda los ingresos para aplicarlo al gasto público, tiene que vigilar que esos recursos públicos sean canalizados debidamente pues son recursos de y para la sociedad.

Las adquisiciones realizadas por el Estado tendrán que reunir los elementos mínimos de calidad, que no necesariamente se refiere al mejor precio, sino también a su vida útil y su funcionalidad en las condiciones de uso. El control se divide en tres partes: control de materia prima, control de materiales en proceso y control de producto terminado.

Actualmente, la modernización del gobierno ha permitido la integración de sistemas para llevarse un control sobre las entradas y salidas de producto, incluyendo indicadores como máximos, mínimos, punto de reorden, entre otros, que facilitan la tarea de la gestión de stocks. Al mismo tiempo, se puede dar seguimiento de las entregas identificando área responsable, ubicación del bien, responsable de área y su comportamiento a través del histórico de los movimientos, todo lo anterior para promover el aseguramiento de la calidad.

Aseguramiento de bienes

Esta es una forma administrativa y jurídica a partir de la cual el Estado puede adjudicarse bienes. Este procedimiento está ligado a un asunto admirativo y jurídico. Pensemos que un contribuyente no ha cumplido sus obligaciones fiscales y según el código fiscal el Estado puede asegurar bienes (como medida precautoria) para hacer valer dicha deuda. También puede ser por un caso delictivo (en la comisión de un delito), donde estén involucrados bienes materiales: tierras, dinero, casas, armas o toda materia con la posibilidad de tener un precio de venta. El procedimiento debe ser muy cuidados para estos casos, pues la falta o la omisión de un procedimiento específico puede originar graves errores administrativas y pueden estar sujetos los administradores públicos a sanciones graves, incluso ser privados de la libertad. Analicemos un poco más.

El aseguramiento de bienes es una garantía que se ofrece a los clientes y/ o proveedores de la persona física o moral para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales con la finalidad de hacer frente

a los compromisos qué este tiene con otros. De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación en el artículo 145-A:

(…) “Las autoridades fiscales podrán decretar el aseguramiento de los bienes o la negociación del contribuyente cuando:

I. El contribuyente se oponga u obstaculice la iniciación o desarrollo de las facultades de comprobación de las autoridades fiscales o no se pueda notificar su inicio por haber desaparecido o por ignorarse su domicilio.

II. Después de iniciadas las facultades de comprobación, el contribuyente desaparezca o exista riesgo inminente de que oculte, enajene o dilapide sus bienes.

III. El contribuyente se niegue a proporcionar la contabilidad que acredite el cumplimiento de las disposiciones fiscales, a que se está obligado.

IV. Se realicen visitas a contribuyentes con locales, puestos fijos o semifijos en la vía pública y dichos contribuyentes no puedan demostrar que se encuentran inscritos en el registro federal de contribuyentes, ni exhibir los comprobantes que amparen la legal posesión o propiedad de las mercancías que vendan en esos lugares. Una vez inscrito el contribuyente en el citado registro y acreditada la posesión o propiedad de la mercancía, se levantará el aseguramiento realizado.

V. Se detecten envases o recipientes que contengan bebidas alcohólicas sin que tengan adheridos marbetes o precintos o bien no se acredite la legal posesión de los marbetes o precintos, se encuentren alterados o sean falsos.

En los casos anteriores, la autoridad que practique el aseguramiento deberá levantar acta circunstanciada en la que precise las razones para hacerlo” (CFF, 2017: 127)

Si nos damos cuenta, aquí el Estado puede asegurar bienes, como medida precautoria, y con esto el propietario puede reclamar su devolución y demostrar ser el propietario, para lo cual tendrán que suceder otros procedimientos, el cual incluirá un arreglo para el pago de la deuda con el Estado o una investigación para saber si ese bien asegurado está relacionado con la comisión de un delito.

Ahora bien, si el propietario no reclamará los bienes, vienen otros procedimientos jurídicos que incluyen la adjudicación o el decomiso de la propiedad asegurada por parte del Estado y posteriormente ser subastada para la obtención de recursos monetarios para el Estado.

Esta última acción la realiza el Servicio de Administración y Enajenación de Bienes (SAE), que de acuerdo con el artículo 76 de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público, el SAE es “un organismo descentralizado de la Administración Pública Federal con personalidad jurídica y patrimonio propios con domicilio en el Distrito Federal, el cual tendrá por objeto la administración, enajenación de los bienes […] de las empresas improductivas para el Estado […] “ (LFAEBSP, 2017: 22). Las ventas las realizan por medio de subastas que se ponen como convocatorias públicas. Aquí se inicia con un precio inicial y llegan los compardores ofreciendo más sobre los bienes.

Estos son procedimientos que se realizan con base en el derecho y que tocan partes administrativas, pero también partes jurídicas que deben ser sumamente cuidadas para no cometer delitos, faltas u omisiones que nos originen sanciones administrativas, civiles o penales para los administradores públicos, pues está relaconado con delitos federales.

Para profundizar un poco más en estos procedimientos recomendamos ver los siguientes videos:

Como se puede observar, para realizar estos procedimientos los servidores públicos deben ser licenciados en Derecho o en su caso, estar apoyados por un licenciado en derecho especialista en la materia que corresponda. Recordemos que los administradores públicos se apoyan de diferentes disciplinas del conocimientos: derecho, economía, psicología, sociología, entre otros.

Consejo de la Judicatura Federal. 2016. Video: aseguramiento de bienes. Disponible:

https://www.youtube.com/watch?v=Qlawogeki4c&t=291s

AMR ABOGADOS. 17 de diciembre de 2015. Video: Audiencia de control devolución de bienes asegurados 1/2.

Disponible en: https://www.youtube.com/watch?v=3UtBxjeBY7A

USAID México. 26 de enero de 2016. Video: Aseguramiento de vehículos. Disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=Y_QJWE0GQ3c

Provisión de servicios generales

Un aspecto más de la administración de los recursos, es la provisión de servicios. Recordemos que la función de recursos materiales considera a las siguientes subfunciones: adquisiciones, abastecimiento (almacenes), servicios generales (logística) y administración inmobiliaria. Pueden constituir áreas por separado o estar fusionadas, depende del tamaño de la organización y del diseño organizacional desarrollado.

Servicios generales tiene la responsabilidad de proporcionar con la oportunidad y la calidad debida los insumos (materiales, equipo y servicios) que requieren cada una de las áreas que conforman la organización y las personas que colaboran en cada una de ellas para estar en posibilidad de cumplir con las funciones y actividades que tienen encomendadas. Las principales acciones que conforman los servicios generales son:

 Provisión de servicios básicos o Agua.

o Energía eléctrica.

o Comunicaciones: telefonía e internet.

o Seguridad.

o Transporte y mensajería.

o Limpieza.

 Mantenimiento (vehículos, muebles, equipo y edificios).

o Preventivo.

o Correctivo.

 Administración de inmuebles o Inmuebles propios.

o Arrendamiento de inmuebles.

Control de energia

Uno de los servicios indispensables para el funcionamiento de toda organización es el suministro de energía eléctrica, sin ella no puede operar una planta productiva, una oficina o un área de prestación de servicios.