FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera de Ingeniería Industrial
“ DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA REDUCIR LOS TIEMPOS DE DESPACHO DE REPUESTOS EN LA EMPRESA VEHICARS S.A.C. ”
Tesis para optar el título profesional de:
Ingeniero Industrial.
Autores:
Hugo Sebastian Rojas Terrones Orlando Zamora Diaz
Asesor:
Mg. Ing. Wilson Alcides Gonzales Abanto.
Cajamarca - Perú
2021
DEDICATORIA
A nuestros padres, gracias a su apoyo, consejos y motivación
que nos brindan día a día para poder culminar nuestra carrera
y así poder alcanzar nuestra meta trazada, este logra va para
ellos, porque admiro su humildad, fortaleza y esfuerzo que
han hecho por mí para ser un profesional con éxito.
AGRADECIMIENTO
Agradecemos en primer lugar a Dios, quien con su bendición llena siempre nuestra vida y a todas nuestras familias por estar siempre presentes.
Agradecer a nuestros padres, abuelos, tíos, primos, amistades
por estar siempre aconsejándonos y dando fuerzas para
concluir nuestra carrera profesional.
Tabla de contenidos
DEDICATORIA... 2
AGRADECIMIENTO ... 3
ÍNDICE DE TABLAS ... 6
ÍNDICE DE FIGURAS ... 7
ÍNDICE DE ECUACIONES ... 8
RESUMEN ... 9
CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN ... 10
1.1. Realidad problemática ... 10
1.2. Formulación del problema ... 13
1.3. Objetivos ... 13
CAPÍTULO II. METODOLOGÍA ... 14
2.1. Tipo de Investigación ... 14
2.2. Población y muestra ... 14
2.3. Matriz de operacionalización de variables ... 15
2.4. Técnicas, instrumentos y procedimientos de recolección de datos ... 16
2.5. Procedimiento ... 16
2.6. Análisis de datos ... 17
CAPÍTULO III. RESULTADOS ... 18
3.1. Diagnóstico de la Investigación ... 18
3.2. Diseño del sistema de gestión de inventarios ... 32
3.3. Evaluar las mejoras obtenidas después del diseño de sistema de gestión de inventarios de la empresa VEHICARS SAC ... 67
3.4. Realizar el análisis económico del diseño de sistema de gestión de inventarios en la empresa VEHICARS SAC. ... 71
CAPÍTULO IV. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES ... 75
4.1. Discusión ... 75
4.2. Conclusiones ... 76
REFERENCIAS ... 77
ANEXOS ... 80
ANEXO n.° 1. Guía de entrevista. ... 80
ANEXO n.° 2. Guía de observación directa. ... 81
ANEXO n.° 3. Lista de clientes. ... 82
ANEXO n.° 4. Inventario 2020. ... 93
ANEXO n.° 5. Ventas 2020. ... 115
ANEXO n.° 6. Lista de proveedores de la empresa Vehicars. ... 157
ANEXO n.° 7. Clasificación ABC ... 168
ANEXO n.° 8. Encuesta a los trabajadores de almacén ... 192
ANEXO n.° 9. Reporte de tiempos de entrega ... 193
ANEXO n.° 10. Reporte de cumplimientos de despachos ... 202
ANEXO n.° 11. Reporte de entregas a tiempo ... 211 ANEXO n.° 12. Políticas de almacenamiento ... 220
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operacionalización de variables. ... 15
Tabla 2 Instrumentos de la investigación. ... 16
Tabla 3 Cálculo del índice de rotación. ... 21
Tabla 4 Cálculo de la duración del inventario. ... 23
Tabla 5 Cálculo de vejez del inventario. ... 24
Tabla 6 Cálculo de valor económico del inventario. ... 26
Tabla 7 Cálculo de la exactitud del inventario. ... 27
Tabla 8 Cálculo de tiempo de entrega. ... 28
Tabla 9 Cálculo de entregas a tiempo. ... 30
Tabla 10 Operacionalización de variables. ... 31
Tabla 11 Targets de las dimensiones variables. ... 32
Tabla 12 Resumen de la clasificación ABC. ... 32
Tabla 13 Frecuencia de conteos mensuales de los productos. ... 35
Tabla 14 Capacitaciones internas a los encargados de almacén. ... 36
Tabla 15 Capacitaciones Seiri. ... 38
Tabla 16 Listado de artículos en zona roja. ... 40
Tabla 17 Cronograma para implementación Seiri. ... 44
Tabla 18 Cronograma para implementación Seiton. ... 50
Tabla 19 Cronograma de limpieza... 50
Tabla 20 Cronograma para implementación Seiso. ... 57
Tabla 21 Elementos de prevención. ... 59
Tabla 22 Cronograma para implementación Seiketsu. ... 60
Tabla 23 Distribución de metodología 5S. ... 61
Tabla 24 Grupos de trabajo. ... 64
Tabla 25 Cronograma para implementación Seiketsu. ... 65
Tabla 26 Resumen de indicadores mejorados. ... 70
Tabla 27 Costos para elaboración de políticas de almacenamiento. ... 71
Tabla 28 Costos para metodología 5S. ... 71
Tabla 29 Costos para la clasificación ABC. ... 72
Tabla 30 Costos para el flujograma y toma física del inventario... 72
Tabla 31 Inversión de la mejora Kanban. ... 72
Tabla 32 Costos en la mejora. ... 73
Tabla 33 Flujo de caja. ... 74
Tabla 34 Clasificación ABC en la empresa Vehicars. ... 168
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Mapa de procesos en la empresa Vehicars. ... 18
Figura 2. Diagrama de análisis del proceso de mantenimiento y reparación de la empresa Vehicars. ... 20
Figura 3. Índice de rotación mensual 2020. ... 22
Figura 4. Duración del inventario mensual... 23
Figura 5. Búsqueda de productos dañados. ... 25
Figura 6. Vejez del inventario mensual. ... 25
Figura 7. Valor económico del inventario mensual. ... 26
Figura 8. Valor económico del inventario mensual. ... 28
Figura 9. Tiempo de entrega mensual. ... 29
Figura 10. Desorden en el almacén lo cual demora las entregas. ... 29
Figura 11. Entregas a tiempo mensual. ... 31
Figura 12. Diagrama de Pareto en clasificación ABC. ... 33
Figura 13. Compromiso de cumplimiento de políticas. ... 36
Figura 14. Publicación de políticas de almacenamiento. ... 37
Figura 15. Diagrama de clasificación en la empresa. ... 38
Figura 16. Tarjeta roja aplicada. ... 39
Figura 17. 5 lineamientos del método ABC. ... 46
Figura 18. Consideraciones para ubicación por uso frecuente. ... 48
Figura 19. Clasificación ABC en el almacén. ... 49
Figura 20. Ficha de inspección de limpieza... 57
Figura 21. Formato de auditoría 5S. ... 60
Figura 22. Poster 5´S para divulgación de la metodología. ... 63
Figura 23. Flujograma del proceso de recepción. ... 66
Figura 24. Hoja de control de inventarios (toma física). ... 67
ÍNDICE DE ECUACIONES
Ecuación 1. Índice de rotación ... 21
Ecuación 2. Duración del inventario ... 22
Ecuación 3. Vejez del inventario ... 24
Ecuación 4. Valor económico del inventario ... 25
Ecuación 5. Exactitud del inventario ... 27
Ecuación 6. Tiempo de entrega ... 28
Ecuación 7. Nivel de cumplimiento ... ¡Error! Marcador no definido. Ecuación 8. Entregas a tiempo ... 30
RESUMEN
El objetivo de esta investigación fue diseñar un sistema de gestión de inventarios para reducir los tiempos de despacho de repuestos en la empresa VEHICARS SAC, para ello se planteó objetivos específicos que fueron realizar un diagnóstico actual de la gestión de inventarios, diseñar un sistema de gestión de inventarios, evaluar las mejoras obtenidas después del diseño de sistema de gestión de inventarios y realizar el análisis económico. Esta investigación fue aplicada, cuantitativa, explicativa, con diseño pre-experimental. El diseño del sistema de gestión de inventarios está estructurado por la clasificación ABC, políticas de almacenamiento, metodología 5S, flujograma del proceso de recepción de productos y toma física del inventario. Con el diseño del sistema de gestión de inventarios se mejora los indicadores de inventarios, el índice de rotación de inventario se incrementó 10%, la duración de inventario se redujo 15%, la vejez del inventario se redujo 12%, el valor económico del inventario se incrementó 10%, la exactitud de inventarios se redujo 15%, el tiempo de entrega se redujo 10% y entregas a tiempo se incrementó 12%. La propuesta es económicamente viable.
Palabras clave: gestión, almacén, inventario, despacho.
CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN 1.1. Realidad problemática
La alta competencia que existe dentro de las empresas, las obliga a que estas ofrezcan un producto de calidad y para ello se necesita que los mismos se mantengan almacenados en condiciones adecuadas para evitar daños o deterioros y que estos puedan ser reconocidos de una manera sencilla (Nail, 2016). Según Villavicencio (2015) hay muchas razones para constituir y mantener inventarios, y estos pueden desempeñar diversidad de papeles en la vida de cada empresa. Sin embargo, Delgado (2019) con el fin de controlar y manejar los artículos que entran, pasan por y salen de las instalaciones, es importante entender no sólo dónde se encuentra físicamente determinado artículo en un momento dado, sino también de qué manera se reconoce su existencia dentro del sistema.
En Sudamérica y Perú, el tema de la Logística ha captado la atención de las empresas debido a que una buena gestión de la cadena de suministros y de los inventarios ha hecho que se convierta en la parte fundamental, teniendo como base el uso de la tecnología, para poder optimizar el uso de los espacios en almacenes y tener un mejor control de inventarios con la finalidad de poder minimizar los costos de sobrantes y faltantes de los mismos (Fernández, 2017). Pomahuacre (2018), explica que el no tener un inventario adecuado frente a una demanda creciente involucra también una pérdida de dinero debido que incurrirá en los costes de pérdida de oportunidad. Por otro lado, Chancafe (2017) explica que tener un buen manejo del control y la gestión de los inventarios conlleva a hacer una clave muy importante para el crecimiento de la empresa.
Rivera (2019) determina que el manejo de los inventarios constituye una parte vital en
las industrias por ser este, parte de un activo, y representar grandes costos asociados a
su administración (Dinero, espacio, mano de obra, deterioro de productos, daño, entre otros). Además, Muñoz (2017) explica que, al no tener un buen control y manejo de los productos existentes en los almacenes, este capital invertido en los artículos del almacén se podría incrementar. Contar con inventarios bien manejados, le permitirá a la empresa ahorrar tanto dinero como tiempo, tanto en despachos como en las entregas oportunas de los elementos necesarios para el correcto funcionamiento de las líneas de producción (Angeles y Panta, 2019)
Sin embargo, Orellana y Guerrero (2016) los inventarios son parte esencial en un negocio, ya sea de una empresa industrial o de servicios los cuales poseen numerosas funciones tales como, proporciona un medio de obtener y manejar materiales en lotes económicos y obteniendo así descuentos por cantidad, Mas y Zavaleta (2014) afirma que los inventarios protegen contra faltantes, errores y escasez, toman ventaja del ciclo de ordenar, toman ventaja si los precios aumentan. Algunos aspectos que se debe tener en cuenta dentro de un sistema de inventario son cómo, cuándo ordenar y cuánto cuesta pedir una nueva orden por lo tanto se calcula el costo de mantener aquellos productos dentro del inventario (Gonzáles, 2017).
Según De La Vega (2016), las empresas han podido observar como el mix de sus
productos ha aumentado a lo largo de los años, es decir si antes vendían una baja
cantidad de productos, hoy en día venden una gama mayor de éstos. De La Vega (2016)
evidencia la importancia de tener un almacén adecuado, ordenado y limpio que pueda
disponer de dichas cantidades. Sin embargo, el planteamiento de una nueva gestión de
almacenaje no solo depende de tener una buena idea, se requiere del compromiso y
aporte de cada miembro y de un sistema adecuado que nos permita controlar nuestro
inventario y almacenarlo de tal forma que su ubicación pueda ser reconocida
fácilmente, pues se requiere que el despacho de los productos sea rápido, lo que genera un ahorro de tiempo a las empresas (Rodríguez, 2018).
VEHICARS SAC, es una empresa dedicada a brindar los servicios de mantenimiento preventivo, correctivo y la venta de autopartes al sector automotriz donde se observó diversas dificultades lo que se ve reflejado en la carencia de sus metas propuestas para determinados periodos de tiempo que para la ingeniería industrial podemos llamar escasa presencia de herramientas en el área de repuestos. En el área de repuestos se cuenta con autopartes para las diferentes marcas de automóviles como Toyota, Nissan, Mitsubishi, etc. Las principales marcas que existen en nuestro parque automotor de nuestra ciudad de Cajamarca. Para la atención se realiza la selección y despacho de repuestos para los trabajos se realiza en el taller automotriz de la empresa VEHICARS SAC.
La gestión de inventario es una actividad fundamental en el área Logística de cualquier empresa, que nos permite realizar planificaciones, compras, salida e ingreso de suministros de la empresa (Nail, 2016), sin embargo Rivera (2019) afirma que el inventario es la cantidad de bienes o materiales que se encuentran en el almacén de una empresa donde se mantienen durante un periodo de tiempo en un estado no productivo o de ocio, los cuales están a la espera de su uso o venta, finalmente Villavicencio (2015)explica que los inventarios son de gran importancia para la continuidad de la producción y no tener quiebres de stock al momento de solicitar un bien o producto por el cliente.
Los tiempos de despacho es la cantidad de tiempo necesario para desarrollar el
despacho, usando un método y equipos dados, pero Gonzáles (2017) especifica que es
bajo ciertas condiciones de trabajo, ejecutado por un obrero que posea una cantidad de
habilidad específica y una aptitud promedio para el trabajo de despacho (Fernández,
2017). Sin embargo, Delgado (2019) indica que es el tiempo que se requiere para que un operario de tipo medio, plenamente calificado y adiestrado, y trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo la operación de despacho.
1.2. Formulación del problema
¿En qué medida el diseño de un sistema de gestión de inventarios reducirá los tiempos de despacho de repuestos en la empresa VEHICARS SAC, Cajamarca, 2020?
1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo general
Diseñar un sistema de gestión de inventarios para reducir los tiempos de despacho de repuestos en la empresa VEHICARS SAC, Cajamarca, 2020.
1.3.2. Objetivos específicos
• Realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión de inventarios utilizado y los tiempos de entrega en área de repuestos de la empresa VEHICARS SAC.
• Diseñar un sistema de gestión de inventarios en la empresa VEHICARS SAC.
• Evaluar las mejoras obtenidas después del diseño de sistema de gestión de inventarios de la empresa VEHICARS SAC.
• Realizar el análisis económico del diseño de sistema de gestión de inventarios
en la empresa VEHICARS SAC.
CAPÍTULO II. METODOLOGÍA 2.1. Tipo de Investigación
2.1.1 Tipo de Investigación:
Según el propósito: esta investigación fue Aplicada, ya que Quispe (2017) explica que este tipo de investigación resuelven problemas a partir de teorías ya conocidas; en esta investigación se va a utilizar información de gestión de inventarios para resolver el problema de inadecuada gestión de inventario de la empresa VEHICARS S.A.C.
Según el Enfoque: la investigación fue cuantitativa, ya que Espejo (2018) explica las investigaciones cuantitativas utilizan métodos de medición; en esta tesis se han medido los indicadores de inventario.
Según el alcance: la investigación fue explicativa, Jiménez (2017) explica que este tipo de investigación analiza la relación de las variables; para esta tesis se analizó la influencia entre la gestión de inventarios y los tiempos de despacho de la empresa VEHICARS S.A.C.
2.1.2 Diseño de investigación
El diseño de la investigación es pre-experimental, ya que Guevara (2016) explica que este diseño manipula las variables de investigación. Para esta tesis se manipula la variable gestión de inventarios para reducir los tiempos de despacho de repuestos.
2.2. Población y muestra 2.2.1. Población
Todas las entregas de la empresa VEHICARS S.A.C. Cajamarca.
2.2.2. Muestra
Las entregas en el año 2020 en el almacén de la empresa VEHICARS S.A.C.
2.3. Matriz de operacionalización de variables
Tabla 1
Operacionalización de variables.
Variable Definición conceptual Definición operacional Dimensiones Indicadores
Variable independiente:
Gestión de inventarios
Es una actividad fundamental en el área Logística de cualquier empresa, que nos permite realizar planificaciones, compras, salida e ingreso de suministros de la empresa (Escobar, 2015).
Para evaluar la gestión de inventarios, se ha evaluado el cumplimiento de cada acto de mejora que fueron la clasificación 5S, políticas de almacenamiento, metodología 5S, flujograma del proceso y toma física del inventario.
Clasificación ABC Cumplimiento de clasificación ABC Políticas de almacenamiento Cumplimiento de políticas de almacenamiento
Metodología 5S Cumplimiento de metodología 5S Flujograma del proceso Cumplimiento del flujograma del proceso
Toma física del inventario Cumplimiento de toma física del inventario
Variable dependiente:
Tiempos de despacho
Consiste en la entrega de los materiales que guarda el almacén a los transportistas, a cambio de una orden, vale de salida o nota de entrega, lo que constituye el comprobante de la entrega efectuada.
(Carreño, 2014, p. 87)
Para evaluar los tiempos de despacho, se cuantificará mediante el porcentaje de entrega y entregas a tiempo. Para evaluar la variable se realizará mediante las dimensiones: rotación de
mercancía, duración de
inventario, vejez del inventario, valor económico del inventario y exactitud de inventarios. Las cuáles se medirán con el instrumento de recolección de datos y ficha de observación.
Rotación de mercancía 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑐𝑢𝑚𝑢𝑙𝑎𝑑𝑎𝑠 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜𝑜∗ 100 Duración de Inventario 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑓𝑖𝑛𝑎𝑙
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜∗ 30 𝑑í𝑎𝑠 Vejez del inventario 𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑎ñ𝑎𝑑𝑎𝑠 + 𝑜𝑏𝑠𝑜𝑙𝑒𝑡𝑎𝑠 + 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠
𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 ∗ 100 Valor económico del inventario 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑓í𝑠𝑖𝑐𝑜∗ 100 Exactitud de inventarios 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑖𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 (𝑆/)
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜∗ 100
% Tiempo de entrega 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 ∗ 100 Entregas a tiempo 𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 ∗ 100 Fuente: Elaboración propia.
2.4. Técnicas, instrumentos y procedimientos de recolección de datos Las técnicas e instrumentos se muestran en la tabla 2.
Tabla 2
Instrumentos de la investigación.
TECNICAS INSTRUMENTO APLICACIÓN
Entrevistas
Guía de entrevista Se ha aplicado al jefe de almacén, ya que es la persona con mayor conocimiento en el área.
Análisis de documentos
Ficha de análisis documental
Registro de repuestos ingresantes y salientes del almacén de la empresa Vehicars S.A.C.
Observación Guía de observación Se llevó a cabo en el área de almacén e inventarios
Fuente: Elaboración propia.
2.5. Procedimiento
a) Entrevista al jefe de almacén
La entrevista contiene doce preguntas, para recolectar información sobre la problemática y sugerencias en el manejo de inventarios (ver anexo n.° 1). Para el inicio de la entrevista se ha solicitado el permiso al gerente general, y se coordinó con el jefe de almacén el día, lugar y hora de la entrevista. Se realizaron las preguntas, y luego se plasmó en un documento para definir causas, problemas y sugerencias.
b) Análisis de documentos
Se analizó los reportes de inventarios, se ha iniciado con la agrupación de reportes por mes durante el 2020 brindados, y se resumieron para calcular los indicadores logísticos de inventarios.
c) Observación directa
Se ha observado dentro del almacén, se analizaron e identificaron los procesos que
se realizan en el almacén, para ello se elaboró la ficha de observación, para registrar,
los datos de inventarios (ver en el anexo 2).
2.6. Análisis de datos
a. Entrevista al jefe de almacén
Los resultados de la entrevista al jefe de almacén se plasmaron en un documento Word y se utilizaron en el diagnóstico actual de los inventarios, asimismo en la elaboración del diagrama de Ishikawa y Pareto. Las repuestas de las preguntas 4 hasta la 10 sirvieron para el análisis de indicadores actuales.
b. Análisis de documentos
Se analizaron los reportes de inventarios en una hoja Excel, ordenándolos por fecha, familia de productos y rotación de cada uno de ellos, estos datos han servido para el cálculo de los indicadores actuales.
c. Observación directa
Se ha utilizado este instrumento para observar los procesos que se realizan en el
inventariado de los productos de la empresa, se plasmaron en la fase de diagnóstico.
CAPÍTULO III. RESULTADOS 3.1. Diagnóstico de la Investigación
3.1.1.
Mapa de Procesos
Figura 1. Mapa de procesos en la empresa Vehicars.
Fuente: Elaboración propia.
3.1.2.
Diagrama analítico del proceso de mantenimiento y reparación de la empresa Vehicars
PASOS
Actividades
Tiempo Op. Trans. Dem. Insp, Ope+Ins Almac
min.
Recepción Recepcionar equipo
120 O
Mantenimiento
Traer herramientas
10 O
Espera herramientas
20 O
Requerimiento de repuestos
30 O
Espera de repuestos
90 O
Entrega de repuestos
10 O
Revisa mantenimiento adelante
160 O
Revisa mantenimiento atrás
160 O O
Espera
verificación de mantenimiento
160 O
Otros
Guardar herramientas
20 O
Poner Us 6 O
Sacar toples 17 O Salida de la
zanja
8 O
Llevar a módulo 14 O
Entrega Generar orden de entrega
279 O
Aceptar entrega 186 O
Venta de repuestos El vendedor ayuda al cliente a hacer el acopio de productos (picking).
30 O
Espera de elección de productos
40 O
Se ingresa el pedido al sistema
10 O
El vendedor verifica detalle de pedido:
productos, cantidades y precios.
40 O O
Ingresa los datos
para el
comprobante de pago.
10 O
Generación de código de orden de compra y entrega
10 O
El cliente paga en caja
10 O
El cliente recibe comprobante
2 O
El cliente presenta comprobante en despacho
2 O
Espera de entrega de repuestos
30 O
El cliente recibe su producto
5 O
TOTAL 1479 729 0 340 0 320 90
Figura 2. Diagrama de análisis del proceso de mantenimiento y reparación de la empresa Vehicars.
Fuente: Elaboración propia.
3.1.3.
Variable Independiente: Sistema de gestión de inventarios 3.1.3.1. Cumplimiento de clasificación ABC
La empresa Vehicars, actualmente no cuenta con la clasificación ABC.
3.1.3.2. Cumplimiento de políticas de almacenamiento
La empresa Vehicars, actualmente no cuenta con políticas de
almacenamiento.
3.1.3.3. Cumplimiento de metodología 5S
La empresa Vehicars, actualmente no cuenta con la metodología 5S.
3.1.3.4. Cumplimiento del flujograma del proceso
La empresa Vehicars, actualmente no cuenta con un flujograma del proceso.
3.1.3.5. Cumplimiento de toma física del inventario
La empresa Vehicars, actualmente no cuenta con la toma física del inventario.
3.1.4.
Variable Dependiente: Tiempos de despacho 3.1.4.1. Rotación de mercancía
Es la proporción entre las ventas y las existencias promedio e indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas, para ello se utilizó la fórmula siguiente (Mora, 2014):
Índice de rotación=
Ventas acumuladasInventario promedio
*100
(1)
Este indicador se calculó cada mes, utilizando los reportes mostrados en el anexo 5 (ventas mensuales) y anexo 4 (inventario promedio), no se cuentan con datos de abril y mayo por la coyuntura sanitaria que afronta el país, los datos resumidos se muestran en la tabla 3.
Tabla 3
Cálculo del índice de rotación.
Mes Ventas
mensuales
Inventario promedio
Índice
mensual Promedio Enero 2020 S/ 88,168.39 S/ 71,531.32 1.23
1.04 Febrero
2020 S/ 111993.40 S/ 84,652.55 1.32 Marzo 2020 S/ 1,042.00 S/ 65,122.02 0.02
Abril 2020 - -
Mayo 2020 - -
Junio 2020 S/ 35,441.85 S/ 58,745.30 0.60 Julio 2020 S/ 84,949.45 S/ 68,957.74 1.23
Agosto
2020 S/ 118,109.34 S/ 91,531.32 1.29
Setiembre
2020 S/ 98,940.02 S/ 90,234.55 1.10 Octubre
2020 S/ 94,259.58 S/ 74,125.15 1.27 Noviembre
2020 S/ 80,157.31 S/ 62,354.08 1.29 Fuente: Elaboración propia.
Cuando el índice de rotación es mayor o igual a 1, significa que el inventario rota. Con los datos de la tabla 3 se determinó que este índice es el promedio de los meses analizados es 1.04, por lo tanto, el inventario rota constantemente. Tal como se evidencia en la figura 3, en los meses de marzo, abril y mayo no se ha evaluado debido a la pandemia; su resultado varía hasta 1.32.
Figura 3. Índice de rotación mensual 2020.
Fuente: Elaboración propia.
3.1.4.2. Duración de inventario
Este indicador es la proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último periodo e indica las veces que dura el inventario que se tiene, para ello se utilizó la fórmula siguiente (Mora, 2014):
Duración del inventario=
Inventario finalVentas Promedio
*30 días (2)
Este indicador se calculó cada mes, utilizando los reportes de inventario y ventas mostrados en el anexo 4 y 5, los datos resumidos se muestran en la tabla 4.
0 0.2 0.4 0.6 0.8 1 1.2 1.4
Índice de rotación
Tabla 4
Cálculo de la duración del inventario.
Mes Inventario final Ventas promedio
Índice
mensual Promedio Enero 2020 S/ 74,875.00 S/ 88,168.39 25.48
29.20 Febrero 2020 S/ 88,958.00 S/
111,993.40 23.83 Marzo 2020 S/ 1,125.00 S/ 1,042.00 32.39
Abril 2020 0 0 0
Mayo 2020 0 0 0
Junio 2020 S/ 62,441.00 S/ 35,441.85 52.85 Julio 2020 S/ 73,622.00 S/ 84,949.45 26.00 Agosto 2020 S/ 96,847.00 S/
118,109.34 24.60 Setiembre 2020 S/ 93,113.00 S/ 98,940.02 28.23 Octubre 2020 S/ 77,954.00 S/ 94,259.58 24.81
Noviembre
2020 S/ 65,740.00 S/ 80,157.31 24.60 Fuente: Elaboración propia.
Cuando la duración del inventario es mayor a 5, muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que está corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia (Mora, 2014). Con los datos de la tabla 4 se determinó que este indicador es el promedio de los meses analizados es 29.20, por lo tanto, el inventario corre riesgo de ser perdido o ser obsoletos. En la figura 4, se muestra que en el mes de junio este indicador alcanza su máximo valor en 52.85.
Figura 4. Duración del inventario mensual.
Fuente: Elaboración propia.
0 10 20 30 40 50 60
Duración del inventario mensual
3.1.4.3. Vejez del inventario
Este indicador es el nivel de mercancías no disponibles para despachos por obsolescencia, deterioro, averías, devueltas en mal estado, vencimientos, etc. , para ello se utilizó la fórmula siguiente (Mora, 2014).
Vejez del inventario=
Unidades dañadas+obsoletas+vencidasunidades disponibles en el inventario
*100
(3)
Este indicador se calculó mensualmente, utilizando los reportes de productos de inventario mostrados en el anexo 4, los datos resumidos se muestran en la tabla 5.
Tabla 5
Cálculo de vejez del inventario.
Mes Unidades dañadas
Unidades obsoletas
Unidades vencidas
Total unidades no
disponibles
Unidades disponibles
Vejez del inventario Prom.
Ene
2020 68 15 38 121 1895 6%
9%
Feb
2020 54 22 37 113 2354 5%
Mar
2020 78 142 69 289 1744 17%
Abr 2020 May 2020 Jun
2020 62 20 24 106 2033 5%
Jul
2020 54 18 31 103 2156 5%
Agt
2020 59 21 29 109 2097 5%
Set
2020 71 17 26 114 1930 6%
Oct
2020 67 16 21 104 2131 5%
Nov
2020 63 19 23 105 2072 5%
Fuente: Elaboración propia.
En la tabla 5, se observa el nivel de mercancía no apta para despacho,
con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía para
que no afecte el costo del inventario de la bodega y el nivel de
servicio al consumidor final, la vejez del inventario en promedio es
9%, lo cual supera el target establecido por la empresa en 5%.
Figura 5. Búsqueda de productos dañados.
Con los datos de la tabla 5, se elaboró la figura 5 en donde se muestra la variación mensual durante el 2020 de la vejez del inventario.
Figura 6. Vejez del inventario mensual.
Fuente: Elaboración propia.
3.1.4.4. Valor económico del inventario
Este indicador mide el porcentaje del costo del inventario físico dentro del costo de venta de la mercancía, para su determinación se utilizó la fórmula siguiente (Mora, 2014).
Valor económico del inventario=
Valor inventario físicoCosto venta del mes
*100 (4)
Este indicador se ha medido mensualmente, utilizando los reportes mostrados en el anexo 4, los datos resumidos se muestran en la tabla 6.
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
Vejez del inventario
Tabla 6
Cálculo de valor económico del inventario.
Mes Inventario físico
Valor costo
venta/mes Índice mensual Promedio Enero 2020 11,478.00 S/ 88,168.39 13%
26%
Febrero 2020 17,945.00 S/ 111,993.40 16%
Marzo 2020 455.00 S/ 1,042.00 44%
Abril 2020 0 0 0
Mayo 2020 0 0 0
Junio 2020 21,362.00 S/ 35,441.85 60%
Julio 2020 19,751.00 S/ 84,949.45 23%
Agosto 2020 16,487.00 S/ 118,109.34 14%
Setiembre
2020 17,488.00 S/ 98,940.02 18%
Octubre 2020 19,021.00 S/ 94,259.58 20%
Noviembre
2020 20,341.00 S/ 80,157.31 25%
Fuente: Elaboración propia.
En la tabla 6, se observa que el valor económico del inventario es en promedio 26%, con este indicador se espera ejercer mayor control con respecto al cumplimiento de las políticas internas en la empresa.
Con los datos de la tabla 6, se ha elaborado la figura 7 en donde se muestra el valor económico mensual durante el 2020.
Figura 7. Valor económico del inventario mensual.
Fuente: Elaboración propia.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Valor económico del inventario
3.1.4.5. Exactitud de inventarios
Este indicador tiene el objetivo de controlar y medir la exactitud en los inventarios en pos de mejorar la confiabilidad. Se determina midiendo el número de referencias que presentan descuadres con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico, para su determinación se utilizó la fórmula siguiente (Mora, 2014).
Exactitud de inventario=
Valor diferencia (S/)Valor total inventario
*100 (5)
Tabla 7
Cálculo de la exactitud del inventario.
Mes
Valor diferencia
(S/)
Valor total
inventario Índice mensual Promedio
Enero 2020 60053.32 149410.79 40%
31%
Febrero 2020 66707.55 176126.97 38%
Marzo 2020 455 1042 44%
Abril 2020 - - 0
Mayo 2020 - - 0
Junio 2020 37383.3 91597.89 41%
Julio 2020 49206.74 242471.54 20%
Agosto 2020 75044.32 336590.39 22%
Setiembre 2020 72746.55 253795.44 29%
Octubre 2020 55104.15 201740.12 27%
Noviembre 2020 42013.08 230054.37 18%
Fuente: Elaboración propia.
En la tabla 7, se observa que la exactitud del inventario en promedio
es 31%, con este indicador se espera identificar los posibles desfases
en los productos almacenados y tomar acciones correctivas con
anticipación. Con los datos de la tabla 7, se ha elaborado la figura 8,
en donde se muestra la exactitud del inventario mensual.
Figura 8. Valor económico del inventario mensual.
Fuente: Elaboración propia.
3.1.4.6. Tiempo de entrega
Este indicador mide mensualmente el promedio de tiempo de atención en cada entrega, para ello, se recolectaron datos como tiempos planificados de entregas y tiempos totales, se utilizó la ficha resumen mostrada en el anexo 9, la empresa ha determinado que el tiempo planificado por mes es de 1 minuto, lo cual en promedio actualmente toma 5 minutos, esta demora se debe al desorden en el almacén.
Tiempo de entrega=
Tiempo planificadoTiempo total
*100 (6)
Tabla 8
Cálculo de tiempo de entrega.
Mes Tiempo
planificado
Tiempo
total Índice mensual Promedio
Enero 2020 879 4,395.00 20%
20%
Febrero
2020 915 4,575.00 20%
Marzo 2020 907 4,535.00 20%
Abril 2020 Mayo 2020
Junio 2020 962 4,810.00 20%
Julio 2020 894 4,470.00 20%
Agosto
2020 912 4,560.00 20%
Setiembre
2020 887 4,435.00 20%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
Exactitud del inventario mensual
Octubre
2020 953 4,765.00 20%
Noviembre
2020 871 4,355.00 20%
Fuente: Elaboración propia.
En la tabla 8, se observa que el tiempo de entrega en promedio es 20%, con este indicador, la empresa ha establecido el target en 90%, lo cual no se cumple. Con los datos de la tabla 8, se elaboró la figura 9, en donde se muestra que el tiempo de entrega es constante durante los meses de análisis del 2020.
Figura 9. Tiempo de entrega mensual.
Fuente: Elaboración propia.
Figura 10. Desorden en el almacén lo cual demora las entregas.
Fuente: Elaboración propia.
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Tiempo de entrega mensual
3.1.4.7. Entregas a tiempo
Este indicador tiene el objetivo de controlar las entregas a tiempo, además, mide el nivel de cumplimiento de la compañía para realizar la entrega de los pedidos en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente (Mora, 2014). Se utilizó la ficha resumen mostrada en el anexo 11, en donde se recolectaron datos de cantidad de pedidos entregados y cantidad de pedidos entregados a tiempo.
Entregas a tiempo=
Pedidos entregados a tiempoTotal pedidos entregados
*100
(7)
Tabla 9
Cálculo de entregas a tiempo.
Mes
Pedidos entregados
a tiempo
Total pedidos entregados
Índice mensual Promedio
Enero 2020 654 879 74%
79%
Febrero 2020 711 915 78%
Marzo 2020 765 907 84%
Abril 2020 - - 0%
Mayo 2020 - - 0%
Junio 2020 802 962 83%
Julio 2020 671 894 75%
Agosto 2020 743 912 81%
Setiembre
2020 670 887 76%
Octubre 2020 735 953 77%
Noviembre
2020 682 871 78%
Fuente: Elaboración propia.
En la tabla 9, se observa que el indicador de entregas a tiempo es en promedio 79%, sin embargo, la empresa ha establecido el target en 90%, lo cual no se cumple. Las entregas a tiempo varían desde 74%
hasta 83% tal como se muestra en la figura 11.
Figura 11. Entregas a tiempo mensual.
Fuente: Elaboración propia.
3.2.3. Resumen de indicadores actuales
Tabla 10
Operacionalización de variables.
Variable Dimensiones Indicadores Valor actual
Variable independiente:
Gestión de inventarios
Clasificación
ABC Cumplimiento de clasificación ABC 0%
Políticas de
almacenamiento Cumplimiento de políticas de almacenamiento 0%
Metodología 5S Cumplimiento de metodología 5S 0%
Flujograma del
proceso Cumplimiento del flujograma del proceso 0%
Toma física del
inventario Cumplimiento de toma física del inventario 0%
Variable dependiente:
Tiempos de despacho
Rotación de mercancía
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑐𝑢𝑚𝑢𝑙𝑎𝑑𝑎𝑠
𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜𝑜∗ 100 1
Duración de Inventario
𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑓𝑖𝑛𝑎𝑙
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜∗ 30 𝑑í𝑎𝑠 29%
Vejez del inventario
𝑈𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑎ñ𝑎𝑑𝑎𝑠 + 𝑜𝑏𝑠𝑜𝑙𝑒𝑡𝑎𝑠 + 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜
∗ 100
9%
Valor económico del inventario
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑓í𝑠𝑖𝑐𝑜∗ 100 26%
Exactitud de inventarios
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑖𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 (𝑆/)
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜∗ 100 31%
% Tiempo de entrega
𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜
𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 ∗ 100 20%
Entregas a tiempo 𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 ∗ 100 79%
Fuente: Elaboración propia.
68%
70%
72%
74%
76%
78%
80%
82%
84%
86%
Entregas a tiempo mensual
3.2. Diseño del sistema de gestión
de inventarios
3.2.1.Objetivo:
El área de almacén de la empresa ha establecido los targets para cada indicador, basándose en el análisis de indicadores logísticos del libro de gestión logística de Mora (2014) (ver tabla 11).
Tabla 11
Targets de las dimensiones variables.
Variable Dimensiones
Valor obtenido en el diagnóstico
Valor esperado
Variable independiente:
Gestión de inventarios
Rotación de mercancía 1 > 1
Duración de inventario 29 días <5
Vejez del inventario 9% <5
Valor económico del inventario 26%
Exactitud de inventarios 31% <5
Variable dependiente:
Tiempos de despacho
Tiempo de entrega 20% 90%
Entregas a tiempo 79% 90%
Fuente: Elaboración propia.
3.2.2.
Clasificación ABC
En el anexo 7, se muestra la clasificación ABC de los repuestos del almacén de la empresa Vehicars, en la tabla 12 se muestra el resumen de la clasificación, para luego elaborar el Pareto y determinar su tipo de producto.
Tabla 12
Resumen de la clasificación ABC.
REGLA DE PARETO - ANALISIS ABC AÑO 2020
Participación
estimada Clasif. Número de productos
%
artículos Costos %
inversión
% inversión acumulada
0- 80% A 503 80.00% S/3,788,487.62 80.00% 80.00%
81- 95% B 94 15.00% S/710,341.43 15.00% 95.00%
96%-100% C 32 5.00% S/236,780.48 5.00% 100.00%
TOTAL 629 100.00% S/4,735,609.53 100.00%
Fuente: Elaboración propia.
Para mayor apreciación se realizó la figura 12, donde muestra la representación
gráfica de la clasificación ABC teniendo en cuenta el porcentaje de la inversión
acumulada Vs porcentaje de cantidad de productos. El punto donde se trazó la línea divisora entre las categorías A, B, C fue de acuerdo a las particularidades de la empresa.
Figura 12. Diagrama de Pareto en clasificación ABC.
Fuente: Elaboración propia.
En la figura 12, se puede apreciar en forma resumida de la clasificación ABC, donde muestra las líneas divisoras de cada categoría que fue trazada de acuerdo a productos de la empresa, y teniendo en cuenta los valores obtenidos en la tabla 12. Se aprecia que los productos de la categoría A representan 503 productos teniendo una participación de 80% del total de la inversión acumulada. Los productos de categoría B representan 94 productos y tienen una participación de 15% del total de la inversión acumulada y por último los productos de categoría C representan 32 productos teniendo una participación del 5% del total de la inversión acumulada.
3.2.3.
Políticas de almacenamiento
Las políticas de almacenamiento, se realizaron de acuerdo a la clasificación ABC:
Para productos A:
503
94
32 80%
95% 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0 105 210 315 420 525 630
A B C
Frecuencia acumulada
Frecuencia
Productos
DIAGRAMA DE PARETO
- Los productos A deben contarse semanalmente para conocer las existencias.
- Implementar documentaciones detalladas y actualizadas de las entradas, salidas, devoluciones, pérdidas y obsolescencia de los productos en el almacén.
Para productos B:
- Los productos B, se deben contar cada dos semanas.
- Actualizar el nivel de existencias en el almacén de la empresa cada uno de estos productos para evitar que se agoten y genera retrasos en el despacho de pedidos.
Para productos C:
- Los productos C, deben contarse una vez al mes.
- Actualizar las cantidades de existencias para obtener un mejor flujo.
Para mejor entendimiento se elaboró la ficha de conteo mostrado en la tabla 13.
Tabla 13
Frecuencia de conteos mensuales de los productos.
Categoría
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
A X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X B X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X C X X X X X X X X X X X X Fuente: Elaboración propia.
Se elaboró el documento de políticas tal como se muestra en el anexo 12
Como parte importante en la implementación, desarrollo y mejora en los procesos de almacenaje e inventariado se llevó a cabo una serie de pasos como la capacitación al personal de almacén.
Tabla 14
Capacitaciones internas a los encargados de almacén.
Item Actividad Tiempo utilizado
Participantes Mes julia 2021
1 2 3 4
1 Políticas de
almacenamiento 60 Min Colaboradores de almacén
04/07/21
2
Funciones de personal de almacén
60 Min
14/07/21
3 Registro de
productos 60 Min 14/07/21
4 Clasificación de
productos ABC 60 Min 20/07/21
5 Metodología 5S 60 Min 20/07/21
Fuente: Elaboración propia.
Asimismo, los trabajadores firmarán un compromiso para hacer cumplir las políticas y con ello obtener una adecuada gestión documentaria, tal como se muestra en la figura 13.
COMPROMISO
Yo, ………., identificado con
DNI …………, teniendo el cargo de ………, en la empresa VEHICARS S.A.C., me comprometo a cumplir con las políticas de gestión de almacén e inventario, para lo cual firmo el presente compromiso.
Cajamarca, 10 de mayo 2021.
____________________
Nombre y apellidos DNI:
Figura 13. Compromiso de cumplimiento de políticas.
Fuente: Elaboración propia.
Las políticas se publicaron en la entrada al almacén tal como lo muestra la figura
14.
Figura 14. Publicación de políticas de almacenamiento.
3.2.4.
Metodología 5S
En el almacén, no tienen conocimiento de la metodología de 5S, de los 3 trabajadores que laboran en esta área, ninguno tiene conocimiento de esta metodología, de acuerdo a la encuesta aplicada a los trabajadores de la empresa Vehicars S.A.C. mostrada en el anexo 8, es por ello que se establecen las siguientes actividades:
a. Seiri - Clasificar
Se realizará la capacitación en esta “S” en específico, para la capacitación inicial se introdujeron conceptos de las 5´S a los trabajadores y la gerencia se realizará una reunión en conjunto para fomentar el compromiso y la participación.
La empresa Vehicars va a contratar un ponente que tiene el perfil de ingeniero industrial que cuenta con una experiencia mayor a 2 años en trabajos de almacén.
La capacitación se realizará de la siguiente forma mediante presentación de
archivos multimedia (diapositivas en Microsoft Point):
Tabla 15
Capacitaciones Seiri.
Item Actividad Tiempo utilizado
Participantes Mes mayo 2021
1 2 3 4
1 Conceptos de
las 5´S 60 Min
Colaboradores de Vehicars
S.A.C
04/05/21
2 Beneficios de
las 5´S 60 Min 14/05/21
3 Implementación
del Seiri 60 Min 14/05/21
Fuente: Elaboración propia.
Para ello se ha seguido el siguiente procedimiento:
Objetivo: Dentro del almacén se elaborará la clasificación mensualmente, y esas tareas se debe manejar bajo el concepto del lema:
“Sólo los productos que se necesitan, en la cantidad necesaria y cuando se necesite”
Pasos:
- Elaborar inventarios de los repuestos o equipos útiles
- Elaborar un listado de los repuestos o equipos que ya no son de utilidad.
- Tirar o desechar lo encontrado en el segundo listado
- Para la clasificación de los productos se va a seguir los pasos mostrados en el flujograma de la figura 15.
Figura 15. Diagrama de clasificación en la empresa.
Fuente: Elaboración propia.
- Dejar en el área de trabajo solo los elementos necesarios, los productos innecesarios deben ser retirados mediante la aplicación de tarjetas rojas.
Figura 16. Tarjeta roja aplicada.
Fuente: Elaboración propia.
Se aplicará la tarjeta roja a los productos de almacén y se obtuvieron los
siguientes productos prescindibles, mostrados en la tabla 16, es decir
aquellos que se pueden retirar o eliminar del almacén.
Tabla 16
Listado de artículos en zona roja.
Ítem Artículo Imagen Cant. Und. Responsable Acción
1
Extintores de camionetas sin
recargar
4 Und
Jefe de almacén
Recargar
2
Cintas reflectivas
dañadas
6
Rollos de 45
m.
Descartar
3 Siliconas de
motor vencidas 13 Und Descartar
4 Parabrisas
rayados 4 Und. Descartar
5 Filtros de aire
doblados 21 Und
Descartar
6 Piñón y corona
oxidados 15 Und
Descartar
7 Espejos
incompletos 6 Und
Descartar
8 Concentradores
de aire rotos 3 Und
Descartar
9 Radiador
golpeado 4 Und Descartar
10 Impresoras 2 Und Sistemas Retirar
11 Soldadora 1 Und Taller Trasladar
a taller
12 Documentos 2 Cajas Contabilidad Retirar
Fuente: Elaboración propia.
Para implementación de Seiri se elaboró un cronograma mostrado en la tabla 17.
Tabla 17
Cronograma para implementación Seiri.
Desarrollo de actividades Responsable Duración Mar-21 Abr-21 May-21
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Preparación Investigadores 2 semanas
Toma de datos Investigadores 4 semanas
Elaboración de tablas y procesamiento de data Investigadores 2 semanas Identificación de problemas Investigadores 1 semana Preparación del procedimiento a realizar Investigadores 1 semana Inicio de la implementación de la 1ra S Seiri Gerencia general 5 semanas Capacitación de la 1ra S Seiri Investigadores 1 semana Elaboración de inventario de los repuestos Jefe de almacén 2 semanas Elaboración de tarjetas rojas para identificar repuestos
prescindibles Investigadores 1 semana
Utilización de las tarjetas rojas Jefe de almacén 1 semana Auditoría de la 1ra S Seiri Jefe de almacén 1 semana Fuente: Elaboración propia.
El gerente de la empresa se ha comprometido a cumplir el cronograma especificado en la tabla anterior:
Fuente: Elaboración propia.
b. Seiton – Organizar
Para la implementación de la segunda “S” de las 5´S conocida como el Seiton es fundamental seguir ciertos procedimientos. El procedimiento para la clasificación ABC fue:
Antes de diseñar la propuesta del método de clasificación ABC de inventario, se tendrá que conocer las directrices para tratamiento del Método ABC.
Estos lineamientos se convierten en el eje para la aplicación de esta
metodología.
Figura 17. 5 lineamientos del método ABC.
Fuente: Elaboración propia.
Entonces se debe de tomar en cuenta que se debe de clasificar a los inventarios por grupo de familias para conocer la variedad de repuestos y accesorios con los que cuenta la empresa en su almacén y de esta manera se tenga un mayor control sobre las mismas, lo que permitirá tener la exactitud de los inventarios y hacerlos estos más confiables para las decisiones que tome la entidad. Entonces determinar los lineamientos se transforma en el punto de partida para la aplicación de esta metodología.
Demanda mensual
La gerencia de la empresa debe de hacer un estudio de la demanda mensual, para ello recogerá información de los inventarios de la empresa y con el equipo de compras y ventas establecerán el número de artículos con los que se realizan las ventas de la empresa.
Cantidad de artículos en el inventario
Luego de determinada la demanda anual, la cantidad de inventario que debe
de tener la empresa de acuerdo a sus necesidades se integrará al sistema
contable para su control, pudiendo determinar la cantidad de artículos que
se tiene en almacén por cada periodo.
Ubicación del inventario
Los artículos serán esparcidos por áreas según la siguiente la clasificación ABC.
Los artículos A: En cantidad, suelen ocupar el 20% de los inventarios, pero son los que más rotación experimentan y, por tanto, tienen una importancia estratégica. Las referencias A son los productos en los que la empresa tiene invertido más presupuesto y generan el 80% de los ingresos, por lo que es prioritario evitar las roturas de stock. Se ubicará más cerca a la salida.
Los artículos B: Comprenden la franja de rotación media y suelen representar, en cantidad, el 30% de los inventarios. Estos artículos se renuevan con menos velocidad, por lo que su valor y relevancia es menor frente a los productos A.
Los artículos C: En su conjunto, los productos C son los más numerosos, llegando a suponer el 50% de las referencias almacenadas. Sin embargo, también son los menos demandados por parte de los clientes.
Posteriormente a la agrupación por familias de los productos en almacén, se describe la clasificación de las existencias por el método ABC para cada artículo del inventario según el precio de unitario.
- Obtención de los datos: Precio unitario promedio de cada artículo, lista de todos los artículos en almacén.
- Ordenamos los datos: Ordenamos artículos de mayor a menor.
- Multiplicamos los porcentajes por el número total de artículos: Si
queremos saber los artículos por cada zona, debes multiplicar los
porcentajes correspondientes por el número de artículos.
- Categorizar los artículos en zonas ABC: Después de saber cuántos artículos van a ir en cada zona, vamos a ordenar los datos de mayor a menor dependiendo del precio, los primeros van a la zona A utilizando el porcentaje del paso 3, y luego procedes de la misma forma para la zona B y C.
En este sentido los pasos a seguir para la implementación del Seiton fueron:
- Posicionar los repuestos y equipos útiles según criterio ABC, en la empresa se realizó la siguiente ubicación de los repuestos. Se ordenaron de acuerdo a los siguientes criterios:
Figura 18. Consideraciones para ubicación por uso frecuente.
Fuente: Elaboración propia.
Los productos de almacén de la empresa Vehicars se van a ordenar de acuerdo a la figura 19.
A cada momento
Varias veces en un día
Varias veces por semana Algunas veces al
mes Algunas veces al
año
Es posible que se use
Colocar en la tienda, cerca de atención
Colocar a la entrada del almacén
Colocar en la segunda fila del almacén Colocar en la tercera fila
del almacén Colocar en la
cuarta fila del almacén
Colocar al fondo del almacén
Figura 19. Clasificación ABC en el almacén.
Fuente: Elaboración propia.
- En cuanto a seguridad verificar que los repuestos no sean manipulados de manera incorrecta.
- En cuanto a calidad verificar que los repuestos estén posicionados en ambientes que no afecten su funcionalidad, en otras palabras, que no se malogren.
- En cuanto a eficacia es primordial reducir el tiempo de búsqueda - Finalmente realizar periódicamente el ordenamiento de los repuestos.
Para implementación de Seiton se elaboró un cronograma mostrado en la tabla 18.
PRODUCTOS C PRODUCTOS B
PRODUCTOS B PRODUCTOS B
INGRESO A ALMACEN
PRODUCTOS A PRODUCTOS A
PRODUCTOS A PRODUCTOS A PRODUCTOS A
3.20 m5.50 m
1.00 m
2.50 m
Tabla 18
Cronograma para implementación Seiton.
Desarrollo de actividades Responsable Duración Abril 1 2 3 4 Capacitación de la 2da S Seiton Investigadores 1 semana
Estudio de la frecuencia de requerimiento
de productos Investigadores 1 semana
Posicionamiento de los repuestos según
ABC Investigadores 1 semana
Elaboración de procedimientos rutinarios Investigadores 1 semana
Auditoría de la 2da S Seiton Jefe de
almacén 1 semana
Fuente: Elaboración propia.
c. Seiso – Limpieza
Procedimiento de Limpieza:
Objetivo: establecer las normas o disposiciones que forman los lineamientos del plan de limpieza del almacén, con el fin de mantener los espacios de trabajo libres de posibles focos de contaminación, prevenir condiciones de insalubridad que pueda afectarnos y disponer de un área de trabajo limpio, saludable y seguro con el fin de conseguir un mejor aprovechamiento del espacio.
Responsables e involucrados:
El jefe de almacén velará por el correcto cumplimiento de este procedimiento y realizará revisiones especificas en el área de su responsabilidad.
Cronogramas de limpieza:
Luego de designar los encargados de limpieza para las áreas correspondientes al almacén con el fin de definir el día de la semana descrito para realizar la limpieza como en la tabla 19:
Tabla 19
Cronograma de limpieza.
Programa de limpieza en Vehicars
Área Artículos Responsable Frecuencia
Almacén
Escritorios Ayudante de almacén Diario Estantes Ayudante de almacén Diario Mesas Ayudante de almacén Semanal
Pisos Ayudante de almacén Diario Puerta del almacén Ayudante de almacén Semanal Fuente: Elaboración propia.
