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SUBGERENCIA SUBESTACIONES Y LÍNEAS
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR LA REPOSICIÓN,
MODERNIZACIÓN Y SUMINISTRO DE TABLEROS Y EQUIPOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL, PROTECCIÓN Y MEDIDA DE LAS SUBESTACIONES DE CHEC.
MANIZALES, AGOSTO DE 2016
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 5
1.1. OBJETO ... 5
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ... 5
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ... 7
1.3.1. EXPERIENCIA ... 7
1.3.2. OTRAS CONDICIONES PARA PARTICIPAR ... 8
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA ... 9
1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 10
1.6. INFORMACIÓN GENERAL ... 11
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 11
1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN 11 1.6.3. TRANSPARENCIA ... 12
1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 12
1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 13
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 13
1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 13
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ... 13
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS... 14
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 14
1.9.1. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO EPM ... 14
1.9.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 15
1.9.3. IDIOMA DE LA OFERTA ... 15
1.9.4. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 16
1.9.5. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ... 16
1.9.6. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA ... 18
1.9.7. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 19
1.9.8. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 21
1.9.9. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 22
1.9.10. PRECIO ... 23
1.9.11. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 24
1.9.12. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ... 26
1.9.13. CERTIFICADO RETIE Y DE CONFORMIDAD... 26
1.9.14. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN... 26
1.10. ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ... 26
1.10.1. APERTURA DE LAS OFERTAS ... 27
1.10.2. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 27
1.10.3. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 27
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1.10.6. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ... 29
1.10.6.1. DESVIACIONES ...29
1.10.6.2. PRESELECCIÓN ...29
1.10.6.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ...30
1.10.6.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ...34
1.10.6.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ...36
1.10.6.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES...37
1.10.7. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ... 37
1.10.7.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ...37
1.10.7.2. AJUSTE ECONÓMICO ...38
1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 38
1.11.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 38
1.11.2. PERFECCIONAMIENTO, FORMALIZACIÓN E INICIO DEL CONTRATO ... 38
1.11.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ... 39
1.11.4. PLAZO DE ENTREGA ... 39
1.11.5. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 40
1.11.6. FONDOS ... 40
1.11.7. VALOR DEL CONTRATO ... 40
1.11.8. FORMA DE PAGO ... 40
1.11.9. RETENCIÓN DE PAGOS ... 41
1.12. CANTIDADES ... 41
1.13. ADICIÓN DE MATERIALES Y/O ACTIVIDADES NO INCLUIDOS EN EL CONTRATO INICIAL ... 41
1.14. LUGAR DE ENTREGA ... 42
1.15. PROCEDENCIA DE LOS BIENES ... 42
1.16. DEVOLUCIÓN DE LA MERCANCÍA ... 42
1.17. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 42
1.18. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 44
1.19. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ... 44
1.20. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 44
1.21. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 46
1.22. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 47
1.23. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 48
1.24. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 48
1.25. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 49
1.26. COMPENSACIÓN ... 49
1.27. INTERVENTORÍA ... 49
1.28. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ... 49
1.29. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ... 49
1.30. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ... 53
1.31. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ... 54
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1.34. POLÍTICA AMBIENTAL ... 55
1.35. CONTROL DE REGISTROS ... 57
1.36. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 57
1.37. TERMINACIÓN ... 57
2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 58
2.1. ANEXO I. ESPECIFICACIONES TECNICAS ... 58
2.2. ANEXO II. ESPECIFICACIONES MANUALES EQUIPOS ... 58
2.3. PLANOS ... 58
2.4. HOJAS DE VIDA ... 59
3. FORMATOS... 60
3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN ... 60
3.2. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PAGOS PARAFISCALES ... 63
3.3. OFERTA ECONÓMICA... 64
3.4. INCUMPLIMIENTOS EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 64
3.5. APARTAMIENTOS ... 65
3.6. CONOCIMIENTO DEL TERCERO ... 66
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1. CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
1.1. OBJETO
Reposición, modernización y suministro de tableros y equipos de los sistemas de control, protección y medida de las Subestaciones de CHEC.
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO
Las actividades a desarrollar en la ejecución del objeto contractual comprenden:
a) El servicio de ingeniera básica y de detalle, presupuesto, suministro de equipos nacionales e importados, ejecución de montaje, pruebas funcionales, de conjunto, inyección y puesta en servicio del sistema de control, medida y protección a modernizar para todas y cada una de las bahías de CHEC existentes actualmente en operación en las Subestaciones La Enea, Manzanares y La Rosa en los niveles de tensión 115, 33 y 13.2 kV, las cuales son indicadas en el Anexo 1.
Especificaciones Técnicas, el cual forma parte integral de estos términos de referencia.
b) El servicio de ingeniería de detalle, suministro de equipos nacionales e importados y pruebas FAT para la bahía de transformador 230 kV y bahía de transformador 115 kV en la Subestación Esmeralda; para las bahía de transformador 230 kV, bahía de transformador 115 kV y bahía de línea ROS – HER I, ROS – HER II y HER – ROS en 115 kV, en la Subestación Hermosa; para las bahías de transformador 230 kV, bahía de transformador 115 kV, en la Subestación la Enea, para la bahía de transformador 115 kV (lado de alta), bahía de transferencia 115 kV, bahías de línea 115 kV para la Subestación Manzanares. Todas las actividades que se requieren relacionar se encuentran en el Anexo I. En el alcance para este ítem se considera la revisión, configuración, pruebas, validación de cableado, pruebas de enclavamiento de niveles 0-1-2-3, pruebas de SCADA nivel 2 y 3, pruebas de protección y puesta en servicio.
c) Aunque las actividades para el suministro contemplado en el anexo 2 (diseño, pruebas FAT, montajes, pruebas y puesta en servicio, acompañamiento y asesoría de pruebas individuales y funcionales de nivel II, acompañamiento y asesoría de pruebas funcionales de nivel II – III y actualización de la información) se adjudicará a un solo oferente, la escogencia de éstas se dará por parte de CHEC según los requerimientos del momento. Es en este caso, CHEC cancelará al contratista las cantidades y actividades recibidas a satisfacción por el interventor a los precios aceptados en su oferta.
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Igualmente el oferente deberá considerar dentro de su oferta las demás actividades no indicadas o nombradas, pero que son necesarias para llevar a cabo el alcance del contrato y obtener el objetivo señalado en el objeto de éstos términos de referencia. Además se considera que el contratista deberá orientar, capacitar y retroalimentar al personal que CHEC designe en esta actividad en temas relacionados con el desarrollo de la ingeniería básica, especificaciones de equipos, ingeniera de detalle, arquitecturas de control y todos los demás temas que se consideren indispensables en el desarrollo de este tipo de proyectos.
Para efectos de estos términos de referencia se debe entender la ingeniería básica e ingeniería de detalle como se indica a continuación, sin limitarse a ellos:
INGENIERÍA BÁSICA:
Es la fase de la ingeniería que sigue a la ingeniería conceptual y en la cual se determina la capacidad del sistema y se establecen las características de todos y cada uno de los equipos principales, instrumentos y demás elementos que hacen parte del proyecto. Esta parte de la ingeniería debe permitir hacer un estimativo de costos.
El alcance de la ingeniería básica comprende:
Recolección de la información indispensable.
Hacer descripción del proyecto y programa detallado de trabajo.
Definición de formatos y del sistema de unidades a utilizar.
Definición de simbología en los planos y dibujos.
Definición de códigos, normas u estándares a emplear.
Definición del sistema de codificación de documentos, de identificación de equipos, cableado y de instrumentos
Especificación de pruebas de funcionamiento del sistema.
Determinación real de protecciones.
Especificar todos los equipos principales y otros elementos involucrados.
Determinar la ubicación de los equipos.
Hacer los trazados preliminares de canalizaciones exteriores e interiores.
Definir la filosofía de operación del sistema de control, protección y medida.
Elaboración de:
o Diagramas de flujo.
o Diagramas de instrumentación.
o Planos de distribución general de equipos.
o Planos con rutas preliminares de canalización
Definición de clases de materiales.
Unifilares.
Revisión y rediseño que haya lugar de los servicios auxiliares asociados al sistema de control, protección y medida.
Presupuesto de inversión y cantidades de obra.
7 INGENIERÍA DE DETALLE:
Es la fase final de la ingeniería de un proyecto en la cual se desarrollan las especificaciones básicas de los equipos, instrumentos y otros elementos del proyecto, basados en códigos, normas y estándares hasta obtener planos, tablas de conexionado, documentos y listados aprobados para montaje.
Esta fase debe permitir hacer estimativos de costos del proyecto con una desviación estándar del 10% del valor de la ingeniería de detalle
El alcance de la ingeniería de detalle comprende:
Elaboración de condiciones y especificaciones del diseño.
Definición del programa detallado de trabajo.
Complementación de los listados de documentos, planos, tablas de conexionado, dibujos, típicos y estándares.
Definición de características finales e informaciones sobre equipos e instrumentos del proyecto para poder ser comprados.
Elaboración de planos, tablas de conexionado y diagramas.
Manuales de instalación, mantenimiento, procedimientos y operación del sistema.
Asesoría en la evaluación técnica de ofertas.
Cálculo de cantidades de obra y elaboración del presupuesto.
Especificación de protecciones del sistema de control, protección y medida.
Complementación de la ingeniería básica para lograr que el sistema pueda ser instalado correctamente.
Elaboración de manuales de mantenimiento.
Elaboración de manuales de pruebas de puesta en servicio para los equipos a instalar
1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán presentar ofertas las personas jurídicas nacionales o extranjeras que tengan sucursal en Colombia o que tengan vinculación con el país mediante filial o subsidiaria que cuente con la siguiente experiencia:
1.3.1. EXPERIENCIA
El oferente deberá certificar experiencia mínima en dos (2) proyectos, terminados o en ejecución del 50% del tiempo de la duración del contrato, durante los últimos diez (10) años contados hasta la fecha de cierre de la presente solicitud de ofertas, con destino a empresas de servicios públicos de generación o transmisión o distribución de energía, para cada una de las tres categorías que se enuncian a continuación:
a. Diseño de sistemas de control y/o protecciones para subestaciones eléctricas (tipo convencional y/o encapsuladas en SF6 para sistemas de transmisión, subtransmisión o generación de energía eléctrica) de nivel de tensión mayor o igual
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a 110 KV con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación o comercialización de energía eléctrica.
b. Montaje, pruebas y puesta en servicio de sistemas de control y/o protecciones para subestaciones eléctricas (tipo convencional y/o encapsuladas en SF6 para sistemas de transmisión, subtransmisión o generación de energía eléctrica) de nivel de tensión mayor o igual a 110 KV con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación o comercialización de energía eléctrica.
c. Diseño o interventoría de diseño o interventoría de montaje a:
Sistemas de automatización de subestaciones (S.A.S. de subestaciones para transmisión o distribución o generación), para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación de energía eléctrica, ó
Centros de control regionales o de distribución local o centros de control de generación de energía eléctrica, para o con destino a empresas de servicios públicos de transmisión o distribución o generación de energía eléctrica, ó
Sistemas de automatización para plantas/centrales de generación, para o con destino a empresas de servicios públicos de generación de energía eléctrica.
NOTA: Para efectos de la experiencia del presente literal, se tendrá en cuenta, por una sola vez, como uno de los proyectos requeridos, aquel que ejecute proyectos de coordinación e implementación de ajuste para control y protección de equipos para subestaciones para niveles de 110 KV o superior.
Adicionalmente el oferente deberá considerar que dentro de la etapa de evaluación de la experiencia, se tendrá en cuenta que un certificado que cumpla con las tres categorías solo se aceptará para dos categorías de los literales a, b y c.
De igual forma, deberá acreditarse experiencia en fabricación, distribución o comercialización de IED´s como los requeridos y de la misma marca que se solicitan, para lo cual se deberá anexar la documentación pertinente a la experiencia propia o del fabricante de los últimos cinco (5) años donde se evidencie como mínimo cinco (5) ventas en Colombia y mínimo tres (3) ventas en Latinoamérica de los equipos de la marca que se oferta.
1.3.2. OTRAS CONDICIONES PARA PARTICIPAR
La experiencia del oferente debe ser reportada, antes de presentar la oferta, en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin (Subsanable, siempre y cuando la experiencia haya sido adquirida antes del cierre de las ofertas). Se acepta la experiencia en contratos en ejecución del 50% del tiempo de la duración del contrato, caso en el cual debe aportarse físicamente con la oferta
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Para incluir la experiencia en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación.
Para el caso de las personas jurídicas, su objeto social debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.
En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo, en proporción al tiempo en el cual se haya ejecutado el contrato.
Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA y haber asistido a la reunión y visita obligatorias.
Igualmente se podrán presentar personas jurídicas nacionales con productos de fabricantes extranjeros, acreditando la respectiva experiencia en fabricación, distribución o comercialización de IED´s de la misma marca ofertada, sin afectar que estos tengan sucursal en el país. En este caso, el fabricante deberá autorizar al oferente para que se presente con sus productos. En caso de que varios oferentes presenten la oferta con un mismo fabricante extranjero, la experiencia de éste, será válida para dichos oferentes. En el evento de no tener sucursal en Colombia, deberá cumplir todas las etapas del proceso contractual por medio de apoderado, quien deberá ser persona jurídica nacional
No se admiten propuestas alternativas, ni la participación de consorcios o uniones temporales.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por lo tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados, ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.
1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA
Para que la oferta sea tenida en cuenta, el oferente deberá asistir a la reunión y visita obligatorias dispuestas por CHEC. La reunión se llevará a cabo el martes 16 día de agosto
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2016 a partir de las 2:00 p.m. en la Sala Esmeralda de la Estación Uribe, ubicada en la Estación Uribe Km 1 Vía Autopista del Café, de la ciudad de Manizales (Caldas).
La reunión y la visita se iniciarán a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la visita.
La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta.
Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social de la persona jurídica que representará en la reunión.
Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión.
Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente.
Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
La no asistencia a la reunión o a la visita, es causal de rechazo de la oferta.
1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de SEISCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS ($689.455), los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta del Convenio Empresarial número 0860-0016-1561 de DAVIVIENDA, diligenciando para la consignación el Formato de Convenios Empresariales del Banco, indicando en el campo “Referencia 1” el número 2103 y en “Referencia 2” el NIT del oferente que participará en el proceso de contratación; así mismo se informa que el nombre del convenio que debe indicarse en el espacio destinado para tal fin, es CHEC.
Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente
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recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Carlos Alberto Mesa Ríos, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico [email protected]
1.6. INFORMACIÓN GENERAL
1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.
sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN
Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por lo tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
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El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
1.6.3. TRANSPARENCIA
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por lo tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o celebrar el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses;
para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
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1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por lo tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo con la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN 1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día martes 09 de Agosto de 2016, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en la Subgerencia Subestaciones y Líneas y el Área de Proyectos de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con los ingenieros Luis Fernando Díaz Urbina, Claudia Janeth Díaz Urbina y Luis Gabriel Narváez Campaña, o a través de los correos electrónicos [email protected] ; [email protected];
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Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día lunes 29 de Agosto de 2016 a las 11:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y dos (2) copias.
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas.
CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA
1.9.1. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO EPM
En caso de que una o varias empresas del Grupo Empresarial EPM, no incluidas en este proceso de contratación, llegare (n) a requerir los mismos bienes o servicios durante el término de ejecución del contrato, que para estos efectos se denomina contrato originario, el contratista deberá, salvo justificación debidamente acreditada, estar en capacidad de extender las mismas condiciones contractuales, a la (s) empresa (s) que presente (n) su solicitud de oferta, a través de la modalidad de selección establecida para tal efecto, dentro del término indicado.
Los precios deberán ser iguales o más favorables a los inicialmente pactados. Este valor debe ser negociado con cada empresa antes de la firma del respectivo contrato.
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En todo caso, CHEC no se hace responsable de ninguna obligación contraída por las demás empresas del Grupo EPM, con motivo de la suscripción del contrato derivado, entendido éste como el celebrado invocando la existencia del contrato originario.
1.9.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) de los dos últimos años, con corte al 31 de diciembre de 2015
Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable para lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada).
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín.
1.9.3. IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
16 1.9.4. VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha.
En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
1.9.5. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
Los oferentes declaran que tanto los recursos que serán utilizados en la ejecución de las actividades que comprenderán el objeto de esta contratación, así como sus ingresos, provienen de actividades y fuentes lícitas y se comprometen a no utilizar a CHEC ni al contrato como vehículo para dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos en actividades ilícitas.
El oferente o contratista se obliga a reportar a CHEC la inclusión de su nombre, razón o denominación social, el de los empleados asignados al desarrollo del objeto del contrato, el de sus asociados, sus administradores o cualquier aportante de recursos bajo cualquier título, en listas de riesgo delictivo administradas por Naciones, Organizaciones o entidades nacionales o internacionales.
El contratista se obliga a entregar a CHEC la información veraz y verificable que esta última les exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año.
De la misma forma, el oferente o contratista deberá informar a CHEC del inicio de cualquier proceso penal relacionado con el lavado de activos o la financiación del terrorismo, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal por lavado de activos o financiación del terrorismo, sin importar en la calidad que sea citado.
CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la
“Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.
CHEC declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En
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consecuencia, CHEC en la suscripción del contrato obra con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia.
Las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicio al contratista:
1. Cuando el contratista no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.
2. Cuando el contratista o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID – Banco Interamericano de Desarrollo – o en las listas nacionales o internacionales.
3. Cuando exista en contra del contratista o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda poner a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o la financiación del terrorismo.
5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones del contratista, la licitud de sus recursos o que el contratista ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas.
6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por el contratista en la ejecución del contrato.
7. Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.
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8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.
1.9.6. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA
Con la presentación de la oferta, se entiende presentada bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta:
1. Que los ingresos o bienes del oferente o contratista no provienen de ninguna actividad ilícita contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural.
2. Que el oferente o contratista no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.
3. Que los recursos o bienes objeto del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.
4. Que en la ejecución del contrato, el contratista se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción.
5. Que el contratista cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude y corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales.
6. Que ni el oferente o contratista ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por
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terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas.
7. Que no existe en contra del oferente o contratista ni de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.
8. El oferente o contratista se obliga a indemnizar a CHEC por todos los perjuicios probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.
1.9.7. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. (Subsanable para lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada.
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) de los dos últimos años, con corte al 31 de diciembre de 2015
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y
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evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.
(Subsanable)
b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando la garantía haya sido expedida antes del cierre de la solicitud de ofertas).
d) Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y pagos parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002, para lo cual deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable).
e) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.5. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)
f) Formato de Conocimiento del tercero. (Subsanable)
g) Dictamen del Revisor fiscal en caso de estar obligado (Subsanable).
h) Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del Contador Público y del Revisor Fiscal que suscriben cada uno de los Estados Financieros (Subsanable).
i) Oferta económica, para lo cual el oferente debe diligenciar el Anexo 4 Cantidades y Precios. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos)
j) Medio digital que contenga archivo Excel de la oferta económica (Subsanable).
k) Resumen de la experiencia, de acuerdo al Anexo 3. (Subsanable).
l) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión y a la visita)
m) Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la visita (Subsanable).
n) En caso de no ser el fabricante de los bienes objeto del presente proceso de contratación, debe presentar el documento que lo acredite como filial, representante, distribuidor o comercializador autorizado por el fabricante. En el certificado o documento que lo autoriza deberá constar que cuenta con el respaldo técnico y servicio de posventa. Dicho certificado deberá estar vigente por el plazo contractual y el plazo de
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garantía de la calidad del equipo de mínimo 3 años. Si dentro de las políticas de comercialización de la casa matriz, está contemplado que un distribuidor mayorista para Colombia, otorgue la distribución autorizada, éste será aceptado siempre y cuando se anexe la autorización de la casa matriz al distribuidor mayorista de otorgar autorización de distribución. (Subsanable).
o) Certificado RETIE y certificado de conformidad de producto con norma técnica, para los ítems solicitados que requieran certificado. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. (Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la presentación de la oferta).
p) Certificado de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad con base en la norma ISO 9001 versión 2008, otorgado al oferente por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación y debe estar vigente a la fecha límite de entrega de ofertas; en caso contrario, la oferta será eliminada. Adicionalmente, el oferente a quien se le acepte la oferta deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato. (Subsanable, siempre y cuando se haya obtenido la certificación antes de la presentación de la oferta).
q) Incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable, siempre y cuando se evidencie que el oferente no ha sido sancionado o, que de haberlo sido, dicha sanción haya sido en virtud a un contrato celebrado con CHEC, pues en caso de omitir información y comprobarse que si ha tenido multas o sanciones, diferentes a las generadas durante la ejecución de contratos con CHEC, la oferta será rechazada).
r) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado
“APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por lo tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo)
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
1.9.8. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES
El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria, aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
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Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.
En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia del oferente.
La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada por errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica. En cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
1.9.9. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y dos (2) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
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“OFERTA PARA CONTRATAR REPOSICIÓN, MODERNIZACIÓN Y SUMINISTRO DE TABLEROS Y EQUIPOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL, PROTECCIÓN Y MEDIDA
DE LAS SUBESTACIONES DE CHEC”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral de DOCUMENTOS DE LA OFERTA.
b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.
1.9.10. PRECIO
Los oferentes podrán ofertar los precios en cualquier moneda, pero para efectos de estudio y comparación de las ofertas, éstas se evaluarán en pesos colombianos utilizando la TRM del día de cierre de la solicitud de ofertas; si se presentan ofertas en monedas diferentes al dólar se utilizará el equivalente en dólares de los Estados Unidos de América de la moneda cotizada del día de cierre de las ofertas, para posteriormente ser convertidas a pesos.
Adicionalmente el oferente podrá ofertar en cualquier moneda el suministro de equipos y tableros del anexo 4, pero para efectos de estudio y comparación de las ofertas las mismas se analizaran considerando el párrafo anterior.
Los precios unitarios ofrecidos deberán incluir el valor de todos los aspectos necesarios para cumplir a cabalidad con el objeto de la contratación, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en esta solicitud pública de ofertas.
Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulado en estos términos de referencia, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos
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Serán a cargo del contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del suministro y servicio que se pretende contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato.
Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada.
Los precios deberán presentarse con máximo dos decimales. De presentarse precios con tres (3) o más decimales, CHEC procederá eliminando las cifras decimales siguientes a la segunda sin ningún tipo de aproximación
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación.
En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio.
Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo con el porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC.
Los oferentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.
Los oferentes ofertarán un único valor, el cual no estará sujeto a reajustes por devaluación, inflación, modificaciones en el diseño o ningún otro concepto
1.9.11. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
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El oferente deberá presentar la garantía de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales.
El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La garantía debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.
- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para perfeccionar o formalizar el contrato, para el cual ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
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1.9.12. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.
La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta o celebrar el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
1.9.13. CERTIFICADO RETIE Y DE CONFORMIDAD
Para aceptar una oferta, CHEC requerirá certificado de producto y certificado RETIE bajo la Resolución 18 1294 de 2008 o resoluciones anteriores del mismo, para el ítem ofertado, el cual debe ser expedido por un organismo de certificación debidamente acreditado para el efecto, el oferente además deberá mantenerlo vigente durante la ejecución del contrato.
Para el ítem solicitado en el que ninguno de los oferentes tenga el certificado requerido
, CHEC se reserva el derecho de adjudicarlos y en caso tal de hacerlo, al oferente que se le acepte la oferta, se le dará plazo máximo de cuarenta y cinco (45) días, contados a partir de la fecha de notificación de la aceptación de la oferta para aportar el certificado o en su defecto la declaración del ente certificador de que el producto si va a ser certificado.No se cancelará ningún valor por el ítem que esté pendiente por certificar, hasta tanto no se encuentre certificado.
Si el certificado presentado es el del producto y éste es expedido por autoridad competente de un país extranjero, el oferente deberá allegar todos los documentos que le permitan establecer a CHEC con absoluta claridad, que la entidad que emite el certificado se encuentra debidamente acreditada ante el gobierno del respectivo país como entidad en capacidad de acreditar dicha conformidad
1.9.14. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
1.10. ANÁLISIS DE LAS OFERTAS
