ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 2017

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(1)ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOSPERSONAL ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A. UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 – 2017. Proyecto I +D +I previo a la obtención del Título De Tecnólogo En Administración De Recursos Humanos - Personal. AUTOR. Espinoza Seminario María Isabel. TUTOR. Ing. Pamela Hidalgo. Quito, Septiembre 2017.

(2) i.

(3) ii. DECLARACIÓN. Declaro que la investigación es absolutamente original, autentica, personal, que se han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigentes. Las ideas, doctrinas resultados y conclusiones a los que he llegado son de mi absoluta responsabilidad.. María Isabel Espinoza Seminario C.I.. 1721633467. LICENCIA DE USO NO COMERCIAL Yo, María Isabel Espinoza Seminario portador de la cédula de ciudadanía signada con el No 1721633467 de conformidad con lo establecido en el Artículo 110 del Código de Economía Social de los Conocimientos, la Creatividad y la Innovación.

(4) iii (INGENIOS) que dice: “En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos. Sin perjuicio de los derechos reconocidos en el párrafo precedente, el establecimiento podrá realizar un uso comercial de la obra previa autorización a los titulares y notificación a los autores en caso de que se traten de distintas personas. En cuyo caso corresponderá a los autores un porcentaje no inferior al cuarenta por ciento de los beneficios económicos resultantes de esta explotación. El mismo beneficio se aplicará a los autores que hayan transferido sus derechos a instituciones de educación superior o centros educativos.”, otorgo licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial del proyecto denominado ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA. S.A.. UBICADA. EN. EL. CENTRO. DEL DISTRITO. METROPOLITANO DE QUITO 2017con fines académicos al Instituto Tecnológico Superior Cordillera.. FIRMA ______________________________. NOMBRE: Espinoza Seminario María Isabel. CEDULA CC: 1721633467. Quito, Agosto del 2017.

(5) iv. DEDICATORIA. La presente tesis va dedicada en primer lugar a Dios, quien con su enorme sabiduría ha guiado mi camino de la manera adecuada.. A mi hijo Mateo Julián porque ha sido mi inspiración mi motivo para salir adelante y no desmayar a mi esposo Víctor porque ha sido mi apoyo incondicional me supo prestar su mano cuando más lo necesite. A mis padres José y Blanquita y a mis segundos padres Mario y Magdalena, a quienes les debo toda mi vida, y me han brindado todo el cariño y la paciencia para formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, los cuales me han ayudado a salir adelante.. A mis hermanos y hermanas, por haberme ayudado en los buenos y malos momentos durante la realización del presente trabajo.. María Isabel Espinoza Seminario.

(6) v. AGRADECIMIENTOS. Agradecer hoy y siempre a toda mi familia que con su infinito amor y apoyo se pudo llegar a la culminación de la presente tesis, un agradecimiento especial a mi hijo Mateo y esposo Víctor que con su perseverancia me dieron las fuerzas necesarias para finalizar este reto.. A mis maestros, por su tiempo, su apoyo así como por la sabiduría que me transmitieron en el desarrollo de mi formación profesional.. A mi tutora Ing. Pamela Hidalgo muchas gracias por transmitir todos sus conocimientos, por su paciencia y su predisposición para llegar a la realización y culminación del presente proyecto.. María Isabel Espinoza Seminario.

(7) v Índice General. CAPITULO I: ANTECEDENTES ......................................................................... 1 1.01.. Contexto ................................................................................................ 1. 1.02.. Justificación .......................................................................................... 2. 1.03 Matriz de Análisis de Fuerzas T.................................................................. 3 1.03.01 Análisis............................................................................................... 6 1.04 Diagrama de Ishikawa ................................................................................. 7 1.03.01 Espina de Pescado de la Problemática ............................................... 8 CAPITULO II: INVOLUCRADOS ........................................................................ 9 2.01 Mapeo de Involucrados ............................................................................... 9 2.01.01 Análisis............................................................................................. 11 2.02. Matriz de Análisis de Involucrados ......................................................... 12 2.02.01. Análisis............................................................................................ 13 CAPITULO III: PROBLEMAS Y OBJETIVOS .................................................. 15 3.01. Árbol de Problemas .................................................................................. 15 3.01.01. Análisis del Árbol de Problemas ..................................................... 17 3.02. Árbol de Objetivos ................................................................................... 17 3.02.01 Análisis del Árbol de Objetivos ....................................................... 19 CAPITULO IV: ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS ............................................ 20 4.01. Análisis de Alternativas Simplificado ...................................................... 20 4.01.01. Análisis............................................................................................ 22 4.02. Análisis de Impacto de los objetivos ........................................................ 23 4.02.01. Análisis............................................................................................ 24 4.03. Diagrama de Estrategia ............................................................................ 24 4.03.01. Análisis Diagrama de Estrategias.................................................... 26 ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(8) vi 4.04. Matriz Marco Lógico ............................................................................... 26 CAPITULO V: PROPUESTA .............................................................................. 29 5.01.. Antecedentes ....................................................................................... 29. 5.02.. Filosofía Empresarial .......................................................................... 30. 5.03.. Organigrama Estructural ..................................................................... 31. 5.04.. Logotipo y Ubicación de la Empresa .................................................. 31. 5.05. Metodología de investigación .................................................................. 32 5.06. Herramientas de Investigación ................................................................. 33 5.07 Justificación de la metodología ............................................................. 33 5.06.01 Tabulación y Análisis de Resultados ............................................... 35 5.06.02. Análisis de Tipo Gráfico Estadístico.............................................. 37 5.06.03. Análisis de Tipo Cuantitativo.......................................................... 39 5.06.04. Base Legal Del Desarrollo Del Manual De La Empresa ESTRUKTURA S.A., 2017 .......................................................................... 40 5.06.05. Orientación Para el Estudio ............................................................. 41 5.06.06. Análisis Costo Beneficio Implementación de la Propuesta ............ 42 5.07. Desarrollo del Manual de Funciones ....................................................... 43 5.08. Socialización del Manual de Funciones ................................................... 98 5.08.01. Video de Bienvenida ....................................................................... 98 5.08.02. Objetivo ........................................................................................... 99 5.08.03. Tiempo ............................................................................................ 99 5.08.04. Resultado ......................................................................................... 99 5.08.05. Reglas de Oro ................................................................................ 100 5.08.06. Cronograma Socialización ............................................................ 101 CAPITULO VI: RECURSOS ............................................................................. 102 6.01. Aspecto Administrativo ......................................................................... 102 6.01.01. Recurso Administrativo ................................................................ 102 ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(9) vii 6.01.02. Recurso Humano ........................................................................... 102 6.01.03. Instituto Cordillera ........................................................................ 102 6.01.04. Recursos tecnológicos ................................................................... 102 6.01.05. Recursos Financieros .................................................................... 103 6.02. Presupuestos ........................................................................................... 103 6.03. Cronograma de Actividades ................................................................... 104 CAPITULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................... 105 7.01. Conclusiones .......................................................................................... 105 7.02. Recomendaciones ................................................................................... 106 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 107 ANEXOS ............................................................................................................ 109. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(10) viii. Índice de Tablas. Tabla 1: Análisis de Fuerzas T ............................................................................... 5 Tabla 2: Matriz de Análisis de Involucrados ....................................................... 12 Tabla 3: Matriz de Análisis de Alternativas ......................................................... 21 Tabla 4: Tabla de categorías ................................................................................ 22 Tabla 5: Matriz del Marco Lógico ....................................................................... 27 Tabla 6: Modelo de Encuesta tipo Likert ............................................................. 34 Tabla 7: Tabulación Encuesta .............................................................................. 35 Tabla 8: Cronograma de Socialización .............................................................. 101 Tabla 9: Recursos Financieros ........................................................................... 103 Tabla 10: Presupuestos ...................................................................................... 103 Tabla 11: Cronograma de Actividades ............................................................... 104. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(11) ix. Índice de Gráficos. Gráfico 1: Análisis de Objetivos .......................................................................... 22 Gráfico 2: Logotipo de la Empresa ...................................................................... 31 Gráfico 3: Ubicación de la Empresa .................................................................... 32 Gráfico 4: Ambiente Laboral ............................................................................... 37 Gráfico 5: Perfil del Puesto .................................................................................. 37 Gráfico 6: Funciones Actividades ........................................................................ 38 Gráfico 7: Proceso de Reclutamiento................................................................... 38 Gráfico 8: Manual de Funciones .......................................................................... 39 Gráfico 9: No Fumar .......................................................................................... 100 Gráfico 10: Prohibido comer .............................................................................. 100 Gráfico 11: Prohibido Hablar por Teléfono ....................................................... 101. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(12) x. Índice de Figuras. Figura 1: Espina de Pescado de la Problemática ................................................... 8 Figura 2: Mapeo de Involucrados ........................................................................ 10 Figura 3: Árbol de Problemas .............................................................................. 16 Figura 4: Árbol de Objetivos ............................................................................... 18 Figura 5: Diagrama de Estrategias ....................................................................... 25 Figura 6: Organigrama Empresarial .................................................................... 31. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(13) xi Índice de Anexos. Anexo 1: Gerente General .................................................................................. 109 Anexo 2: Gerente de Consultoría ....................................................................... 109 Anexo 3: Gerente Comercial .............................................................................. 110 Anexo 4: Analista Administrativa ...................................................................... 110 Anexo 5: Asiste Administrativa.......................................................................... 111 Anexo 6: Mensajero ............................................................................................ 111. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(14) xii Resumen Ejecutivo. El desarrollo de esta investigación consiste en diseñar y socializar un manual de funciones para la empresa ESTRUKTURA S.A que tiene como propósito el analizar cada puesto de trabajo, funciones y actividades para determinar si estos se encuentran bien estructurados y de esta manera evitar errores administrativos que causen conflictos tanto en los personal como en lo profesional, además otros de sus propósitos es analizar la duplicidad de funciones y actividades que se han venido desarrollando en el área de trabajo. Bajo un estudio de tipo cuantitativo descriptivo de carácter observacional se determinó que existían varias falencias al momento de contratar personal ya que no existía un perfil de puesto de acuerdo a las necesidades de cada área laboral, además se visualiza que la duplicidad de funciones han provocado un deterioro en el manejo de las relaciones interpersonales descendentes como ascendentes y es por el simple hecho de no contar con un manual que defina las actividades y competencias específicas y generales para cada puesto de trabajo. Con la implementación efectiva del manual propuesto se logrará los objetivos de la empresa y sin duda se incrementará la productividad laboral dentro de la empresa. La visualización de la productividad se estima cuantificarla a lo largo de tres meses.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(15) xiii. Abstract. The development of this research is to design and socialize a manual of functions for the company ESTRUKTURA SA whose purpose is to analyze each job, functions and activities to determine if they are well structured and thus avoid administrative errors that cause Conflicts in both personal and professional, and other of its purposes is to analyze the duplication of functions and activities that have been developed in the area of work. Under a quantitative descriptive study of an observational nature, it was determined that there were several shortcomings when recruiting personnel since there was no job profile according to the needs of each work area, in addition it is visualized that the duplication of functions has caused a Deterioration in the management of interpersonal relations as descendants and is for the simple fact of not having a manual that defines the activities and specific and general competencies for each job. With the effective implementation of the proposed manual will achieve the objectives of the company and will certainly increase labor productivity within the company. The visualization of productivity is estimated to quantify it over three months.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(16) xiv. INTRODUCCIÓN. El presente proyecto se centra en la elaboración de un manual de funciones, se han analizado las falencias que ocasionan la duplicidad de funciones. En el desarrollo del proyecto se toma en cuenta la situación actual de la Empresa, la cual se ha identificado, sé analizo las fueras impulsadoras para mejorar la situación empeorada, y también se identificó las fuerza bloqueadoras las cuales no permiten tener un situación mejorada. También se identificó cuáles son los actores que están involucrados en el problema central de la empresa. Se identificó el problema central, las causas y los efectos que generan el problema, se percibió los objetivos para solucionar dichas falencias. También se realiza actividades que permitan solucionar y eliminar los problemas percibidos en la empresa. Se describe objetivos los cuales son estrategias para contribuir en la eliminación de dichas falencias, se dio una calificación sobre la factibilidad de cada aspecto, se identificó cuáles son los medios de verificación, los supuestos que pueden generarse para el incumplimiento del proyecto. La elaboración de un manual de funciones tiene como finalidad aumentar la cartera de clientes, en donde se identificó por medio de las encuestas que los principales problemas percibidos dentro del puesto de trabajo y donde se pudo evidenciar la inconformidad de los colaboradores entre ellos se tiene la duplicidad de funciones, personal contratado sin un perfil. La aplicación de perfiles de puesto, procesos de selección de personal, evaluaciones de desempeño y un plan de incentivos, va permitir que la empresa tenga un buen desempeño organizacional, a su vez ayudara a incrementar la productividad. Al realizar profesiogramas y flujogramas de puestos va permitir que exista personal idóneo en cada área.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(17) 1. CAPITULO I: ANTECEDENTES 1.01. Contexto. El uso de los manuales administrativos basados en los registros antiguos, data de los años de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante éstos que se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en combate. (Terry, 1993, pág. 42).. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo; estos intentos carecían de un perfil técnico, no contaban con un formato preestablecido, simplemente, indicaban las estrategias a realizarse en un combate, pero establecieron la base para los mismos. (Terry, 1993, pág. 44).. Según. (Terry, 1993, pág. 46) Son registros escritos de información e. instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.. Según. (Gómez Ceja, 1997, pág. 37). “El manual es el documento que. contiene la descripción de las actividades que debe seguirse en la realización de las funciones de una unidad. Incluye además los puestos que intervienen precisando su responsabilidad y participación”. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(18) 2 Para (Alvarez Torres, 1996, pág. 23). Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema.. Tomando en cuenta los conceptos a cerca del manual de funciones se puede determinar que todos los autores investigados coinciden que los manuales son herramientas, documentos o escritos de suma importancia para cualquier empresa, que definen paso a paso como efectuar las actividades, funciones o trabajos asignadas al cargo, para así de esta modo evitar conflictos que se presenten dentro del puesto de trabajo o entre diferentes áreas o departamentos y evitando la sobre carga laboral o en muchos de los casos la duplicidad de funciones.. En todas las empresas es de suma importancia que cuenten con un manual de funciones actualizado ya que el mismo sirve de guía para explicar de manera muy detallada los procedimientos que se realizan dentro de la organización y de esta forma evitar errores, reprocesos dentro de un puesto de trabajo. Además son de gran utilidad cuando ingresa personal nuevo a la organización ya que este explica todo lo referente a la misma, desde su reseña histórica, su estructura organizacional y todas las actividades de dicho puesto de trabajo.. En Ecuador las empresas han hecho énfasis en implementar un manual de funciones debido a la suma importancia que poseen, ya que de esta manera se podrá reflejar en el cumplimiento de los objetivos institucionales. En el Distrito Metropolitano de Quito se encuentra un sinfín de empresas, microempresas y pymes, ya sean estas públicas o privadas, tomando en cuenta que en la totalidad de las empresas el manual de funciones juega un papel importante de esta manera el recurso humano que posee aumentará la productividad y mejorará el desempeño en todas las actividades realizadas.. 1.02. Justificación. Según (Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo, 2013, pág. 45). En la constitución del Ecuador y el Plan Nacional del Buen Vivir establecen principios y orientaciones para el Socialismo del Buen Vivir reconociendo que la supremacía ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(19) 3 del trabajo humano sobre el capital es incuestionable. De esta manera, se establece que el trabajo no puede ser concebido como un factor más de producción, sino como un elemento mismo del Buen Vivir y como base para el despliegue de los talentos de las personas.. La empresa ESTRUKTURA S.A. legalmente constituida en el año 2014, se encuentra ubicada en la Av. 6 de Diciembre y Gaspar de Villarroel, es una consultoría que da soporte al área de Talento Humano en temas de selección y Hunting de personal, la empresa no cuenta con un manual de funciones dentro de su administración y este es el resultado de que exista carencia de procesos eficientes y productivos e incremento de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo afectando al recurso más importante para la empresa que es el capital humano y el tiempo y ocasionando pérdida de cartera de clientes.. Para su eficiente aplicación, es necesario que la gerencia tenga un cambio de mentalidad, de cultura y de filosofía por lo que es preciso poner en marcha herramientas de desarrollo que permitan mejorar la calidad de vida y mantener a cada uno de los colaboradores motivados para de esta manera alcanzar los objetivos y metas propuestas inclinados a incrementar la productividad y un mejor desempeño en el trabajo.. Con el siguiente proyecto se pretende elaborar un manual de funciones para la empresa ESTRUKTURA S.A. en el cual se analizará cada puesto de trabajo, funciones y actividades para determinar si estos se encuentran bien estructurados y de esta manera evitar carencia de procesos eficientes y productivos e incremento de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo.. 1.03 Matriz de Análisis de Fuerzas T. La matriz de análisis de Fuerzas T tiene por objeto identificar la situación actual en la que se encuentra la empresa y de esta manera facilitar el proceso de cambio y determinar los factores que se podrá aplicar en cualquier fase del proyecto, cuenta con una problemática agravada y una problemática resuelta, para llegar a ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(20) 4 mejorar el problema se realizara lluvia de ideas tanto para las fuerzas impulsadoras como para las fuerzas bloqueadoras. (Lewin, 2013, pág. 57).. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(21) Tabla 1: Análisis de Fuerzas T Situación empeorada Decrecimiento en la productividad laboral. Fuerzas Impulsadoras Evaluar los perfiles y puestos de cada una de las áreas de trabajo Determinar las carencias y necesidades de cada puesto de trabajo Analizar la carga laboral y asignación de funciones Desarrollar una evaluación de 360° Elabora un manual de funciones.. Situación Actual. Situación mejorada. Carencia de procesos eficientes y productivos e incremento Aumentar la productividad reflejada en la cartera de clientes de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo I PC Potencial Intensidad de Cambio. I Intensidad. PC Potencial de Cambio. Fuerzas Bloqueadoras Ausencia de organización en la coordinación de Recursos humanos. 1. 5. 5. 1. 1. 5. 5. 1. 1. 3. 3. 1. Despreocupación de la coordinación en el área interna laboral. 1. 5. 5. 1. Ausencia de asignación jerárquica, comunicación ineficiente. 1. 5. 5. 1. Personal resistente al cambio de procesos tecnológicos. Carencia de planificación administrativa.. Fuente: Estudio de campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario 123. 1. Perfil: Conjunto de competencias definidas en relación con una actividad profesional (Alles, 2011) Funciones: Obligaciones laborales que toda persona en determinado cargo debe hacer, o ser capaz de hacer, para ser un empleado eficaz. (Alles, 2011) 3 Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas y procedimientos de los órganos de una institución (Alles, 2011) 2. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(22) 6. 1.03.01 Análisis. Después de desarrollar una investigación de tipo cuantitativo se visualiza que en la matriz T, la situación actual en la que se encuentra la empresa ESTRUKTURA S.A. para realizar el presente proyecto es la carencia de procesos eficientes y productivos e incremento de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo todo ello originando una situación empeorada que ofertaría el decrecimiento en la productividad laboral, con el presente proyecto se pretende llegar a una situación mejorada que es incrementar la productividad reflejada en la cartera de clientes. Para erradicar la situación actual se aplica un análisis de perfiles de puestos, de esta manera se obtendrá toda la información existente de cada puesto de trabajo a cerca de las tareas, funciones o actividades que se está ejecutando para así de esta manera controlar la carga laboral existente con un impacto del 20%; no se ha podido desarrollar dentro de la empresa porque se cuenta con una fuerza bloqueadora que es la ausencia de organización en la coordinación de Recursos Humanos con un impacto del 100% de todo el problema. Como segunda fuerza impulsadora se tiene determinar las carencias y necesidades de cada puesto de trabajo y de esta manera hallar las disconformidades entre lo que se debería hacer y lo que se está haciendo con un impacto del 20%; no se ha visto apto dentro de la empresa porque se cuenta con una fuerza bloqueadora que es Carencia de planificación administrativa con un impacto del 100% de todo el problema. Como tercera fuerza impulsadora se tiene evaluar la carga laboral y asignación de funciones, de esta manera se tendrá un control de todas las actividades de cada puesto de trabajo con un impacto del 20%; no se ha podido desarrollar dentro de la empresa porque cuenta con una fuerza bloqueadora que es despreocupación de la coordinación en el área interna laboral con un impacto del 60% de todo el problema. Como cuarta fuerza impulsadora se tiene desarrollar una evaluación integral a todos los colaboradores que permitirá crear indicadores de evaluación de desempeño por cada puesto de trabajo, de esta manera se podrá realizar una retroalimentación oportuna y necesaria para mejorar las aptitudes de los colaboradores que se reflejarán en un mejor desempeño con un impacto del 20%, hay fuerzas bloqueadoras que no permitirán que se dé esta situación mejorada como es la ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(23) 7 ausencia de asignación jerárquica, comunicación ineficiente con un impacto del 100% de todo el problema. Para erradicar el problema se pretende implementar un manual de funciones para mejorar los procesos y un mejor y eficiente funcionamiento de la empresa al igual que el cumplimiento de metas y objetivos con un impacto del 20%; no se ha visto apto dentro de la empresa porque cuenta con una fuerza bloqueadora que es personal resistente al cambio de procesos tecnológicos del 100% de todo el problema. 1.04 Diagrama de Ishikawa En 1953, Kaoru Ishikawa, profesor de la Universidad de Tokio, resumió la opinión de los ingenieros de una planta dándole la forma de un diagrama de causa – efecto mientras discutían un problema de calidad. Se dice que esta fue la primera vez que se usó este enfoque. Antes de esto, el grupo de trabajo del profesor Ishikawa había usado este método para organizar los factores en sus actividades de investigación. Cuando el diagrama se usó en la práctica, mostró ser muy útil y pronto llegó a usarse ampliamente en muchas compañías en todo Japón. (Kume, 1992, pág. 27). Según (San Miguel, 2009, pág. 150). El diagrama de causa – efecto. También conocido como diagrama de espina de pescado, por la forma que adopta, es una herramienta que nos ayuda a estudiar de forma estructurada todas las posibles causas que pueden producir variaciones en un proceso. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(24) 8 1.03.01 Espina de Pescado de la Problemática. Carencia de procesos eficientes y productivos, e incremento de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo. Incrementar la productividad reflejada en la cartera de clientes. Figura 1: Espina de Pescado de la Problemática Fuente: Estudio de Campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(25) 9. CAPITULO II: INVOLUCRADOS 2.01 Mapeo de Involucrados. Para (HELVETAS Swiss Intercooperation, 2014, pág. 7). Son todas aquellas personas u organizaciones que afectan o son afectadas por el proyecto, ya sea de forma positiva o negativa. Una buena planificación de proyectos debe involucrar la identificación y clasificación de los interesados, así como el estudio y la determinación de sus necesidades y expectativas.. Se debe identificar y analizar a los actores involucrados (positiva o negativamente) en las acciones para el desarrollo; al mismo tiempo se debe tener conocimiento sobre las posibilidades de interacción y alianza con cada actor analizado. (HELVETAS Swiss Intercooperation, 2014, pág. 7).. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(26) 10. Privados.. Cliente final.. Administrativo Cliente. MRL. Personal. Carencia de procesos eficientes y productivos e incremento de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo.. Organismos de control.. IESS.. SRI.. Operativo. Proveedores.. Nacionales.. Empresa.. Locales.. Socios. Gerente General.. Figura 2: Mapeo de Involucrados Fuente: Estudio de campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(27) 11 2.01.01 Análisis. Después de analizar una investigación de tipo observacional se determina que la carencia de procesos eficientes y duplicidad de funciones es un problema que afecta a la empresa, como involucrados directos se tiene a la empresa que es el principal afectado y cómo este influye para que se logre con éxito los objetivos planteados, seguido por los proveedores, clientes y organismos de control. Como actores involucrados que no perciben el problema directamente se tiene a la Gerencia General, socios, personal administrativo y operativo, proveedores nacionales y locales, cliente privado y cliente final, Ministerio de Relaciones Laborales, IESS, SRI, de esta manera se establece acciones que ayuden a eliminar el problema y a mejorar el trato con cada uno de los mencionados. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(28) 12 2.02. Matriz de Análisis de Involucrados Tabla 2: Matriz de Análisis de Involucrados Actores involucrados Empresa. Personal. Intereses sobre el problema central Eficiencia y agilidad en la entrega de los servicios que brinda la empresa. Cumplimiento de objetivos establecidos por la empresa. Problemas percibidos. Recursos, Mandatos y Capacidades. Intereses sobre el proyecto. Conflictos potenciales. Incumplimiento en tiempos establecidos.. Recurso Tecnológico, Recurso humano, Recurso financiero. Generar resultados de mejora continua. Desinterés en aplicar correctivos de mejora continua. Recurso Tecnológico, Recurso humano, Recurso financiero. Mejorar la comunicación interna, procesos más eficientes y mejora en la productividad.. Ineficiente comunicación y desacuerdos entre el personal y los accionistas de la empresa. Cumplimiento de tiempos establecidos.. Información errada. Desarrollar alianzas estratégicas comerciales. Suspensión de servicios para la ejecución del mismo. Mejorar la calidad de vida de los colaboradores, mejorando su estabilidad laboral. Denuncias ante los organismos de control. Incremento de duplicidad de funciones. Demora en la entrega de los resultados Incrementar el volumen Incumplimiento de de compras, respetando pagos de facturas a Proveedores las fechas de pago tiempo Cumplimiento de las Organismos de obligaciones y normas Personal privado de impuestas por la la ley de beneficios Control autoridad competente Clientes. Agilidad en la entrega de la información. Recurso Tecnológico, Recurso humano, Recurso financiero Recurso Tecnológico, Recurso humano, Recurso financiero Recurso Tecnológico, Recurso humano. Fuente: Estudio de campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(29) 13 2.02.01. Análisis. Después de evaluar a los involucrados mediante una metodología de tipo cuantitativo se concluye que en la matriz de involucrados se acentúan los principales problemas que perciben los diferentes actores involucrados, así se determina que la preocupación más significativa para la empresa es la carencia de procesos eficientes y productivos e incremento de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo del personal. Para erradicar el problema central la Empresa tiene un interés sobre el proyecto que es la eficiencia y agilidad en la entrega de los servicios que brinda la empresa, el problema percibido para la ejecución del mismo es incumplimiento de los tiempos establecidos, el interés que se tiene con el presente proyecto es generar resultados de mejora continua para de esta manera evitar conflictos como es el desinterés en aplicar correctivos de mejora continua. Como siguiente actor involucrado se tiene al personal el interés que se tiene sobre el problema es cumplir con los objetivos establecidos por la empresa, el problema percibido para la ejecución del mismo es el incremento de duplicidad de funciones, lo que se desea lograr es mejorar la comunicación interna con procesos más eficientes que se verá reflejado en la productividad, de esta manera evitar desacuerdos entre el personal y los accionistas de la empresa.. Como siguiente actor involucrado se tiene a los clientes, el interés sobre el problema central es que no existe agilidad en la entrega de la información, existen problemas percibidos como es la demora en la entrega de los resultados, el interés que se tiene es el cumplimiento de tiempos establecidos, para de esta manera evitar información errada que pueda generar conflictos potenciales. Como siguiente actor involucrado son los proveedores donde se observa que el interés sobre el problema central es incrementar el volumen de compra respetando las fechas de pago, los problemas percibidos es incumplimiento de pagos de facturas a tiempo, el interés que se tiene es desarrollar alianzas estratégicas comerciales para de esta manera evitar la suspensión de servicios para la ejecución del mismo. Y como último actor involucrado se tiene a los organismos de control, el interés sobre el problema central es el cumplimiento de las obligaciones y normas impuestas por la autoridad competente, se puede determinar problemas percibidos como es personal privado ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(30) 14 de la ley de beneficios, el interés que se tiene sobre el siguiente proyecto es cumplimiento de los artículos establecidos por la ley para de esta manera evitar conflictos como son denuncias ante los organismos de control.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(31) 15. CAPITULO III: PROBLEMAS Y OBJETIVOS 3.01. Árbol de Problemas. Para (Caracciolo, 2000, pág. 79). Es un método de análisis y clasificación de problemas que permite relacionar con junto de problemas. En el árbol se identifica un problema central y con base a él se jerarquiza los demás, según se considere la relación causa – consecuencia.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(32) 16 Demora en el resultado de los procesos. Duplicidad de funciones. Personal sin compromiso laboral. Efectos. Excesiva carga laboral y deficiente asignación de funciones. Personal contratado sin un perfil o evaluación. Problema Central. Causas. Carencia de procesos eficiente y productivos e incremento de duplicidad de funciones en el puesto de trabajo. Ausencia de organización en la coordinación de Recursos Humanos. Carencia de planificación administrativa. Ausencia de asignación jerárquica comunicación ineficiente. Despreocupación de la coordinación en el área interna laboral. Personal resiste al cambio de procesos tecnológicos. Figura 3: Árbol de Problemas Fuente: Estudio de Campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(33) 17 3.01.01. Análisis del Árbol de Problemas. Al desarrollar una investigación de tipo observacional se concluye que el problema central identificado es la carencia de procesos ineficiente y productivos e incremento de duplicidad de funciones en cada puesto de trabajo, se puede identificar las principales causas y efectos que aquejan directamente a la empresa y sus colaboradores, algunas de las causas son la falta de tiempo de la coordinación de recursos humanos con un impacto del 100%, carencia de planificación administrativa con un impacto del 100%, despreocupación de la coordinación en el área interna laboral con un impacto del 60%, ausencia de asignación jerárquica con un impacto del 100%, comunicación ineficiente y personal resiste al cambio de procesos tecnológicos con un impacto del 100%.. Todo este conjunto de causas tienen obligatoriamente efectos en las funciones que se realiza en la empresa, como es personal contratado sin un perfil o evaluación, personal sin compromiso laboral, excesiva carga laboral y deficiente asignación de funciones, duplicidad de funciones, demora en los resultados de los procesos que de cierta manera afecta a la imagen y al desempeño de sus colaboradores. Para erradicar el problema es necesario implementar un manual de funciones y definir objetivos claros y prácticos.. 3.02. Árbol de Objetivos. Según (Ortegón & Pacheco, 2005, pág. 17). Consiste en convertir los estados negativos del árbol de problemas en soluciones, expresadas en forma de estados positivos. De hecho, todos estos estados positivos son objetivos y se presentan en un diagrama de objetivos en la que se observa la jerarquía de los medios y de los fines.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(34) 18. Cumplimiento de tiempos establecidos. Eficiente nivel de productividad. Personal genera compromiso laboral. Finalidad. Personal capacitado para cada cargo. Propósito. Distribución adecuada de las funciones. Aumento en la productividad reflejada en la cartera de clientes. Evaluar el perfil y puesto de cada una de las áreas de trabajo Componentes. Determinar las carencias y necesidades de cada puesto de trabajo. Desarrollar una evaluación de 360°. Analizar la carga laboral y asignación de funciones Elaborar un manual de funciones. Figura 4: Árbol de Objetivos Fuente: Estudio de campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(35) 19. 3.02.01 Análisis del Árbol de Objetivos. Después de analizar las variables de forma cualitativa, se concluye que al implementar cinco (5) componentes del proyecto se erradica todos los problemas que en la tabla anterior se presentaron, dentro del análisis que para el proyectista todas son muy importantes dentro del proyecto, se tiene, la evaluación de perfiles y puestos de cada una de las áreas de los colaboradores tendrá un peso del 20%; así como también determinar las carencias y necesidades de cada puesto de trabajo con un impacto del 20%; al evaluar la carga laboral y asignación de puestos se tiene un impacto del 20%; para llevar a cabo y desarrollar una evaluación de 360° se tiene un impacto del 20%; y finalmente llegar al objetivo deseado que es la elaboración de un manual de funciones con un impacto del 20%. Se tendrá como finalidad los siguientes resultados personal capacitado para cada cargo, de igual manera se contara con personal que genera compromiso laboral, obteniendo una distribución adecuada de las funciones, que de esta manera permita identificar las necesidades de cada puesto de trabajo con un eficiente nivel de productividad para el cumplimiento de tiempos establecidos.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(36) 20. CAPITULO IV: ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS 4.01. Análisis de Alternativas Simplificado. Según (Pérez & Carrillo, 2000, pág. 117). Las alternativas hacen referencia a combinaciones de opciones en materia de asignación de recursos, los cuales no tiene que ser excluyentes entre sí, si no que pueden ser ponderadas de forma que se hagan conciliables.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(37) 21 Tabla 3: Matriz de Análisis de Alternativas. Matriz de Análisis de Alternativas. Objetivos Personal capacitado para cada cargo. Impacto sobre el propósito. Factibilidad Factibilidad Factibilidad Factibilidad Total técnica financiera social política. Categoría. 5. 3. 3. 5. 3. 19. Media Alta. 5. 3. 3. 3. 3. 17. Media Alta. 5. 3. 3. 5. 3. 19. Media Alta. Eficiente nivel de productividad Cumplimiento de tiempos establecidos. 5. 3. 5. 5. 3. 21. Alta. 5. 3. 5. 3. 3. 19. Media Alta. TOTAL. 25. 15. 19. 21. 15. 95. Personal motivado Distribución adecuada de las funciones. Fuente: Estudio de campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(38) 22 4.01.01. Análisis. Después de analizar los fines del árbol de objetivos de forma cualitativa se concluye que. el análisis de la matriz de alternativas consiste en identificar. estrategias a partir de los objetivos, que si son ejecutadas, podrían ayudar al desarrollo de las actividades que se realiza dentro de la empresa, tomando en cuenta aspectos muy importantes como es el impacto sobre el propósito, factibilidad técnica, factibilidad social, factibilidad financiera y factibilidad política , dando un orden de prioridad que se encontraron en el presente proyecto y asignando un puntaje de tres (3) que es media y de cinco (5) que es alto, teniendo como resultado parámetros con calificación alta y media alta, donde se puede observar cuales son las estrategias más relevantes para la aplicación y contribución del problema central logrando así personal satisfecho y con un buen clima laboral.. Tabla 4: Tabla de categorías. Total Categoría Media Alta. 90%. Alta. 10%. TOTAL. 100%. Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. 10%. 90%. Media Alta. Alta. Gráfico 1: Análisis de Objetivos Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(39) 23 4.02. Análisis de Impacto de los objetivos Tabla 5: Matriz de Análisis de Impacto de los objetivos Sostenibilid Impacto en Impacto Relevancia ad Genero Ambiental (Alta,Media, (Alta,Media Total (Alta,Media, (Alta,Media, Baja) (5-3-1) ,Baja) (5-3Baja) (5-3-1) Baja) (5-3-1) 1) Financiamiento Igualdad de Contribuye a Los Fortalecer la directo, e derechos proteger el beneficiarios participació incentivos para el entre hombres entorno físico son los n de los 85 personal. y mujeres colaboradore colaborador puntos s es en la empresa Se cuenta con el Incrementa la Mejora el Colaborador Se puede apoyo de las participación entorno social es obtener 21 - 37 autoridades de la de la mujer desarrollan al financiamie Baja empresa. máximo sus nto a futuro. actividades Factibilidad de Lograrse (Alta,Media,Baj a) (5-3-1). Objetivos. Los costos son mayores que los gastos porque se incrementa la productividad en los colaboradores.. . Misma oportunidad hombres y mujeres de acceder a plan carrera. Cuenta con programas de reciclaje y responsabilid ad social. Cuenta con el presupuesto para el desarrollo de la capacitación. 20 puntos. Se genera un buen ambiente laboral de trabajo. Mejorar la calidad de vida de los colaborador es. Obtención de beneficios para trabajo en equipo o individual 15 puntos. 15 puntos. 20 puntos. 38 - 48 Media Baja. 49 - 69 Media Alta. 15 puntos. 70 - 85 Alta. Aumento de la productivid ad reflejada en la cartera de clientes. Fuente: Estudio de campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(40) 24 4.02.01. Análisis. Al utilizar una metodología de tipo descriptiva en el análisis de la matriz de objetivos se concluye que los objetivos que se identifica en la matriz para llegar al propósito general, son los que permitirán erradicar los problemas presentados y poder ejecutar rápidamente obteniendo beneficios para la empresa, se cuenta con los presupuestos necesarios para desarrollar las actividades asignadas, se dará una mayor relevancia a los hombres y las mujeres con los mismos derechos y oportunidades involucrado con los valores y principios, el impacto ambiental ayudara a mejorar el entorno social y físico, la relevancia es la importancia que se le da al proyecto siendo los mayores beneficiarios los colaboradores de la empresa, se pretende que la sostenibilidad a largo plazo sea mejorar la calidad de vida de todos los colaboradores.. 4.03. Diagrama de Estrategia. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(41) 25. Finalidad. Distribución adecuada de las funciones y equiparar las tareas de forma adecuada a cada puesto de trabajo. Propósito. Aumento de la productividad reflejada en la cartera de clientes. Componentes. Objetivo de Actividades. Evaluar el perfil y puestos de cada una de las aras de trabajo. 1. Identificar las áreas de trabajo. 2. Evaluar las actividades y funciones de cada uno de los puestos. 3. Asignar según el perfil el puesto de trabajo. 4. Desarrollar una evaluación de 360°. Diseñar un manual de funciones. Diseñar la cuantificación y resumen de procesos enfocados en las funciones de cada área de trabajo. Determinar las carencias y necesidades de cada puesto de trabajo. Desarrollar un análisis del ambiente laboral identificando las falencias o debilidades que tiene cada una de las áreas de trabajo.. Figura 5: Diagrama de Estrategias Fuente: Estudio de campo; ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(42) 26. 4.03.01. Análisis Diagrama de Estrategias. Después de aplicar una metodología de tipo cualitativa-cuantitativa se concluye que mediante la matriz de estrategias se puede establecer la estructura y el alcance de las mismas que son consideradas factibles de realización y están dentro de las posibilidades de la empresa, la finalidad del presente proyecto es la distribución adecuada de las función equiparando las tareas de forma adecuada a cada puesto de trabajo para de esta manera tener un personal altamente calificado, el propósito es aumentar la productividad que se verá reflejada en la cartera de clientes, se cuenta con componentes que van de la mano con las actividades que nos serán de gran ayuda para la realización del mismo.. 4.04. Matriz Marco Lógico. Según (Ortegón & Pacheco, 2005, pág. 13). Es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño ejecución y evaluación de proyectos. Su énfasis está concentrado en la orientación por objetivos, la orientación hacia grupos beneficiarios y el facilitar la participación y la comunicación entre las partes interesadas.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(43) 27 Tabla 5: Matriz del Marco Lógico Resumen Narrativo Finalidad Distribución adecuada de las funciones y equiparar las tareas de forma adecuada a cada puesto de trabajo Propósito Aumento de la productividad reflejada en la cartera de clientes. Indicadores Se incrementara la productividad en un 45% cada trimestre. Medios de Verificación. Supuestos. Mediante la evaluación 001 No cumplir las control de actividades al 100% productividad de los establecidas colaboradores. Incremento en el volumen de servicios en un 15% bimensual. Formulario 002 de cumplimiento de servicios. Atención ineficiente a la cartera de clientes. Cumplimiento de objetivos de cada área. Formulario 003 control de cumplimiento de objetivos. Ineficiente evaluación de perfiles. Procesos más eficientes con menor margen de errores. Formulario 004 control del manejo del manual. Incumplimiento del manual de funciones. Determinar las carencias Incremento en el logro de los y necesidades de cada resultados puesto de trabajo. Desarrollar una evaluación de desempeño. Incremento de duplicidad de funciones. Actividades. Medio Verificación. Supuestos Componentes. Componentes Evaluar el perfil y puestos de cada una de las aras de trabajo Diseñar un manual de funciones. Presupuesto. Se incrementa los puestos de 1. Identificar las áreas de trabajo efectivos trabajo. en un 75% Personal 2. Evaluar las competente de actividades y funciones acuerdo a su de cada uno de los puesto de puestos. trabajo Procesos más 3. Asignar según el eficientes y perfil el puesto de personal idóneo trabajo. de acuerdo a su perfil Incremento del 4. Desarrollar una 80% de puestos evaluación de 360° de trabajo productivos. Informe por medio de observación directa Desarrollar una evaluación de desempeño. Informe por medio de observación directa Seguimiento y cumplimiento de evaluación. Áreas de trabajo mal distribuidas Incremento de duplicidad de funciones. Personal con distinta formación académica Falta de ética al momento de desarrollar la evaluación. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(44) 28 Incremento de 1. Diseñar la funciones Formulario 005 cuantificación y resumen optimas en un control del de procesos enfocados 45% por cada cumplimiento del en las funciones de cada puesto de manual área de trabajo trabajo 1. Desarrollar un análisis Formulario 006 Incremento en del ambiente laboral ambiente laboral las relaciones identificando las falencias o debilidades interpersonales que tiene cada una de las en un 60% áreas de trabajo. El presupuesto asignado será de USD 200 dólares semestrales para el desarrollo de las capacitaciones impartidas al personal de la empresa Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. Desinterés por parte de los accionistas para llevar a cabo el presente proyecto Ambiente laboral deteriorado. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(45) 29. CAPITULO V: PROPUESTA 5.01. Antecedentes. La empresa ESTRUKTURA S.A. Capital Resources fue legalmente constituida en el año 2014, se encuentra ubicada en la Av. 6 de Diciembre y Gaspar de Villarroel, es una organización líder en procesos de desarrollo organizacional, a través de Consultoría y Entrenamiento. Desarrollamos intervenciones y procesos que impactan la cultura, la estructura y las estrategias, mejorando la productividad y efectividad de las organizaciones, volviéndolas más competitivas y sostenibles en el largo plazo.. El presente proyecto se justifica, pues es necesario que los directivos de la empresa reconozcan que la inexistencia de un manual de funciones tiene consecuencias directas en el rendimiento de los colaboradores y debido a este problema consideren la creación de un manual de funciones como una alternativa de solución que ayudará a la disminución de duplicidad de funciones de cada puesto de trabajo y dirigir de mejor manera el talento humano, es importante que la empresa cuente con una adecuada estructura organizacional, además el manual de funciones ayudará a que los colaboradores conozcan sobre las funciones que debe cumplir en su puesto de trabajo.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(46) 30. 5.02. Filosofía Empresarial. Misión. ESTRUKTURA S.A. Capital Resources es una empresa dedicada al crecimiento de las empresas a través de la selección y hunting de personal de todos los niveles jerárquicos, garantizando una correcta gestión del capital humano con servicios de calidad, prestado por personal altamente calificado y con orientación al servicio, donde lo prioritario es la satisfacción de nuestros clientes poniendo nuestra experiencia y trayectoria en Recursos Humanos (Estruktura, 2016).. Visión. Ser una empresa líder en Consultoría de Recursos Humanos adaptándonos a las necesidades reales de cada organización, generando una alta fidelización en nuestros clientes que nos permita un alto posicionamiento en el mercado. (Estruktura, 2016).. Valores  Integridad  Confidencialidad  Compromiso  Innovación  Orientación al cliente  Orientación a resultados. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(47) 31. 5.03.Organigrama Estructural. Figura 6: Organigrama Empresarial Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. 5.04. Logotipo y Ubicación de la Empresa. Gráfico 2: Logotipo de la Empresa Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(48) 32. Gráfico 3: Ubicación de la Empresa. Fuente: Google Maps. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. 5.05. Metodología de investigación. Según (Yuni, 2006, pág. 15). Dice que La metodología de la investigación permite conocer y comprender los métodos por los que la ciencia obtiene las pruebas que apoyan las afirmaciones de su conocimiento, así como su alcance y limitaciones en el mundo real.. Según (Gómez, 2006, pág. 60). Dice que El método Cuantitativo utiliza la recolección y análisis de datos para contestar preguntas de investigación y probar hipótesis establecidas previamente y confía en la medición numérica, el conteo y en el huso de la estadística para intentar establecer con exactitud patrones en una población.. Según (Gómez, 2006, pág. 61). Dice que El método Cualitativo se utiliza primero para descubrir y refinar preguntas de investigación. A veces, pero no necesariamente, se prueban hipótesis. Con frecuencia se basan en métodos de recolección de datos sin medición numérica, sin conteo.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(49) 33 Según (Festinger & Katz, 1992, pág. 68). Dice que La encuesta siempre trata de representar algún universo conocido, y de esta manera intenta, tanto en la cantidad de casos incluidos como en la manera de su selección, ser adecuada y fielmente representativa de una población más numerosa.. Según (Festinger & Katz, 1992, pág. 68). Dice que La investigación de campo puede poner o no en el acento sobre el muestreo, ya que se interesa más por una descripción completa de los procesos investigados que por su representatividad respecto de un universo mayor.. 5.06. Herramientas de Investigación. Según (Ildefonso , 2005, pág. 48). Escala de Likert consiste en formular proposiciones relativas a una serie de atributos de un objetivo y que el entrevistado exprese su grado de acuerdo o desacuerdo en una escala de varias categorías que pueden ser 3, 5, 7, 9,11 cada categoría se le puntúa con un número que se le asigna. 5.07 Justificación de la metodología. Para la realización del presente proyecto se aplicará el método cuantitativo para la recolección y análisis de los datos, método cualitativo para adquirir información más profunda y explorar las relaciones sociales y las encuestas de tipo Likert, que se las realizará a todo el personal de la empresa y de esta manera proporcionar toda la información necesaria a cerca de los problemas percibidos dentro del puesto de trabajo y crear estrategias para combatirlas. Con la utilización de esta metodología se pretende focalizar las causas y problemas que han desarrollado dentro de la empresa desorganización laboral y carencia en el cumplimiento de procesos.. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(50) 34 Tabla 6: Modelo de Encuesta tipo Likert. Variables – Preguntas. Siempre. Casi Siempre. Alguna Vez. Rara Vez. Nunca. Ambiente Laboral El ambiente laboral es idóneo para trabajar La afinidad entre colaborador y jefe crea armonía en el trabajo Su remuneración salarial va acorde con sus funciones Cuenta con la colaboración de sus compañeros del departamento Su trabajo es reconocido y valorado Perfil del Puesto Su perfil se adapta a su cargo Su cargo va acorde con su formación académica La empresa demuestra tener interés en ofrecer un plan carrera La empresa cuenta con cursos de capacitación de acuerdo a su perfil La empresa brinda ascensos a nivel jerárquico Funciones –Actividades La sobrecarga de funciones se puede resolver dentro de su jornada laboral El desconocimiento de recursos informáticos afecta su productividad Sus funciones y actividades son las correctas a desempeñar La duplicidad de funciones afecta a su desempeño diario La comunicación entre compañeros es la más idónea para trabajar Proceso de Reclutamiento El proceso de reclutamiento cumplió con sus expectativas Usted fue contratado bajo un perfil de puestos Al ingresar a la empresa recibió la inducción correspondiente En el proceso de reclutamiento se realizó pruebas psicométricas Usted fue contratado bajo un proceso de selección Del Manual de funciones Un manual de funciones está dentro de sus conocimientos La utilidad de un manual de funciones es básica en su puesto de trabajo Un manual de funciones arreglaría los problemas existentes en su puesto de trabajo El diseño de un manual de funciones ayudaría a definir las responsabilidades y mejorar el trabajo. Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(51) 35 5.06.01 Tabulación y Análisis de Resultados Tabla 7: Tabulación Encuesta Siempre. %. Casi Siempre. %. Alguna Vez. %. Rara Vez. %. Nunca. %. total%. Total. 10. 50%. 6. 30%. 4. 20%. 0. 0%. 0. 0%. 100%. 20. 0. 0%. 8. 40%. 6. 30%. 6. 30%. 0. 0%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 5. 25%. 15. 75%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 6. 30%. 7. 35%. 7. 35%. 100%. 20. Su trabajo es reconocido y valorado Perfil del Puesto. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 2. 10%. 18. 90%. 100%. 20. Su perfil se adapta a su cargo Su cargo va acorde con su formación académica La empresa demuestra tener interés en ofrecer un plan carrera La empresa cuenta con cursos de capacitación de acuerdo a su perfil. 0 0. 0% 0%. 0 0. 0% 0%. 0 0. 0% 0%. 1 3. 5% 15%. 19 17. 95% 85%. 100% 100%. 20 20. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 20. 100%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 20. 100%. 100%. 20. La empresa brinda ascensos a nivel jerárquico Funciones –Actividades La sobrecarga de funciones se puede resolver dentro de su jornada laboral El desconocimiento de recursos informáticos afecta su productividad Sus funciones y actividades son las correctas a desempeñar. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 20. 100%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 20. 100%. 100%. 20. 0. 0%. 3. 15%. 3. 15%. 14. 70%. 0. 0%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 7. 35%. 13. 65%. 100%. 20. Variables - Preguntas Ambiente Laboral El ambiente laboral es idóneo para trabajar La afinidad entre colaborador y jefe crea armonía en el trabajo Su remuneración salarial va acorde con sus funciones Cuenta con la colaboración de sus compañeros del departamento. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(52) 36 La duplicidad de funciones afecta a su desempeño diario La comunicación entre compañeros es la más idónea para trabajar Proceso de Reclutamiento El proceso de reclutamiento cumplió con sus expectativas. 20. 100%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 100%. 20. 0. 0%. 13. 65%. 3. 15%. 4. 20%. 0. 0%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 5. 25%. 4. 20%. 11. 55%. 100%. 20. Usted fue contratado bajo un perfil de puestos Al ingresar a la empresa recibió la inducción correspondiente En el proceso de reclutamiento se realizó pruebas psicométricas. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 2. 10%. 18. 90%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 20. 100%. 100%. 20. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 20. 100%. 100%. 20. Usted fue contratado bajo un proceso de selección. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 20. 100%. 100%. 20. 10. 50%. 5. 25%. 5. 25%. 0. 0%. 0. 0%. 100%. 20. La utilidad de un manual de funciones es básica en su puesto de trabajo. 20. 100%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 100%. 20. Un manual de funciones arreglaría los problemas existentes en su puesto de trabajo. 20. 100%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 100%. 20. El diseño de un manual de funciones ayudaría a definir las responsabilidades y mejorar el trabajo. 20. 100%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 0. 0%. 100%. 20. Del Manual de funciones Un manual de funciones está dentro de sus conocimientos. Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(53) 37 5.06.02. Análisis de Tipo Gráfico Estadístico. AMBIENTE LABORAL Nunca Rara Vez Alguna Vez Casi Siempre Siempre 0. 2. 4. 6. 8. 10. 12. 14. Su trabajo es reconocido y valorado Cuenta con la colaboración de sus compañeros del departamento Su remuneración salarial va acorde con sus funciones La afinidad entre colaborador y jefe crea armonía en el trabajo El ambiente laboral es idóneo para trabajar. Gráfico 4: Ambiente Laboral Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. PERFIL DEL PUESTO Rara Vez Siempre 0. 2. 4. 6. 8. 10. 12. 14. 16. La empresa brinda ascensos a nivel jerárquico La empresa cuenta con cursos de capacitación de acuerdo a su perfil La empresa demuestra tener interés en ofrecer un plan carrera Su cargo va acorde con su formación académica. Gráfico 5: Perfil del Puesto Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.

(54) 38. FUNCIONES ACTIVIDADES 100% 0% Siempre. Casi Siempre. Alguna Vez. Rara Vez. Nunca. La comunicación entres compañeros es la mas idónea para trabajar La duplicidad de funciones afecta a su desempeño diario Sus funciones y actividades son las correctas a desempeñar El desconocimiento de recursos informáticos afecta su productividad. Gráfico 6: Funciones Actividades Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. PROCESO DE RECULTAMIENTO 100% 80% 60% 40% 20% 0% Siempre. Casi Siempre. Alguna Vez. Rara Vez. Nunca. Usted fue contratado bajo un proceso de selección En el proceso de reclutamiento se realizo pruebas psicométricas Al ingresar a la empresa recibió la inducción correspondiente Usted fue contratado bajo un perfil de puestos El proceso de reclutamiento cumplió con sus expectativas. Gráfico 7: Proceso de Reclutamiento Fuente: Estudio de campo: ESTRUKTURA S.A. 2017 Elaborado por: Isabel Espinoza Seminario. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA ESTRUKTURA S.A UBICADA EN EL CENTRO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO 2017 - 2017.