INFORME DE GESTION CONSEJO DE ADMINISTRACION CONDOMINIO PALMA REAL
VIGENCIA 2015-2016
El presente es el informe de gestión correspondiente a la vigencia 2015-2016, que presenta el Consejo de Administración a la honorable Asamblea General de Copropietarios del Condominio Palma Real, conformado por los señores Orlinda Doria Varela, Nelsy Díaz Escobar, Rosmarina Varela Gómez, Javier Jiménez Ortega, Ramiro Lizarazo Plata y Yolanda Martínez Carreño.
Para su presentación el informe se estructura en diferentes áreas de trabajo, en la cuales participaron los miembros del Consejo. Es importante resaltar en este punto, que para su buen desempeño, los miembros del Consejo dividieron las tareas, en los temas sobre las cuales cada uno tenía mayores fortalezas.
El Consejo de Administración inició su trabajo con la elaboración de un Diagnóstico de las condiciones del Condominio, del cual se desprende la formulación de un Plan estratégico de trabajo y plan de acción. Igualmente se hizo un inventario de equipos, muebles y enseres, en el cual participaron los señores Orlinda Doria y Ramiro Lizarazo e inventario de documentos, chequeras y estado de las cuentas, realizado por las señoras Nelsy Diaz, Rosmarina Varela y Yolanda Martínez.
1. Área Laboral y Administrativa: Conformación y consolidación del Equipo de Trabajo.
Para el área laboral y administrativa el Consejo de Administración contó con la señora Yolanda Martínez Carreño, que como Presidenta lideró el trabajo del Consejo, convocando a las reuniones, motivando a sus integrantes, aportando a las 3 administradoras, sus conocimientos en el manejo de personal y temas administrativos,
poniendo a consideración entre otros documentos: una propuesta de Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de caja menor, Registro de programación y control de horas extras de los empleados, Registro de asistencia de empleados, manejo de procesos disciplinarios entre otros.
Específicamente en el área laboral, el Consejo electo durante la Asamblea General realizada el 26 de marzo del año 2015, inicia sus labores en compañía de la Administradora señora Ana Sanjuanelo, a la que se le renueva su contrato por un término de 3 con el fin de iniciar conjuntamente el trabajo.
Durante los primeros meses de esta vigencia, se evidenciaron las deficiencias técnicas presentadas por el Contador que estaba contratado en ese momento señor Luis Alfonso Díaz Granados, quien presenta renuncia al cargo y lo deja 10 de abril del 2015
En consecuencia se inicia una convocatoria, entrevistas, selección y elección de la nueva contadora, labor en la que el Consejo apoyó a la Administradora, nombrando a la señora Adela Bueno.
Ante la tarea ordenada por la Asamblea General, el Consejo, inicia la selección del profesional que se contratará para hacer la Auditoria Externa a la gestión de la Administración del Condominio, desde enero del 2013 hasta abril del 2015. Selección que recae en la señora Marta Duarte Robles, esto después de estudiar las diferentes propuestas, cuyo resultado se presentó en Asamblea Extraordinaria el 17 de septiembre del 2015.
El Consejo realiza una evaluación de desempeño a la Administradora señora Ana Sanjuanelo, cuyo resultado lo lleva a tomar la decisión de no renovar su contrato el cual venció el 6 de agosto del 2015. La señora Sanjuanelo, en su momento manifestó que el Consejo se había adelantado pues ella iba a presentar renuncia del cargo el 20 de julio.
Ante esta situación, se decide utilizar una empresa, especializada en la contratación de personal, según propuesta aprobada en la Asamblea Extraordinaria, esta es SOS Empleados Integral, con el fin
de que hicieran una convocatoria y presentaran al Consejo una terna, para escoger de ahí a la nueva administradora.
Los 6 miembros del Consejo, participan en la revisión de las hojas de vida, entrevistas a las candidatas y como resultado por unanimidad se nombra como nueva administradora a la señora Alma Delia Villalobos, quien asume el cargo el 18 de agosto.
Ante los requerimientos que le hizo el Consejo a la señora Alma Delia, por no haber renunciado a su anterior trabajo en la Administración del Edificio Karen, donde seguía aún laborando, la señora Villalobos, presenta la renuncia al cargo y deja su puesto de trabajo el cargo el 30 de septiembre.
Nuevamente el Consejo inicia la convocatoria para la selección de la Administradora, entre las propuestas se recibió la de la señora Marta Duarte Robles, quien en primer lugar, tenía un diagnóstico claro del Condominio que le permitía entrar a ejercer sus funciones inmediatamente y segundo la propuesta económica no afectaba el presupuesto del Condominio.
Razón por la cual la mayoría del Consejo la nombra como Administradora el 1 de octubre y tiene vigente su contrato hasta el 30 de abril del 2016. En este sentido se deja a discreción del Consejo que sea electo durante la Asamblea General Ordinaria del 2016, la renovación o no del contrato de la señora Duarte.
Es importante anotar que durante todo este proceso, el Consejo contó siempre con la veeduría y el visto bueno de la Revisora Fiscal señora Marta Leguía González, en las acciones realizadas, a quien se le consultaban las propuestas y se la hacía partícipe de las decisiones tomadas.
2. Área Financiera: Apoyo a la Administración en el manejo y control de los recursos del Condominio.
Dos de los miembros del Consejo, las señoras Rosmarina Varela Gómez y Nelsy Díaz Escobar, fungieron durante la presente vigencia
como tesoreras, al tener sus firmas registradas en el Banco como autorizadas para la firma de los cheques junto con la de la Administradora.
Ellas diseñaron un procedimiento para la presentación de los gastos y los pagos pendientes a realizar, estableciendo junto con la Administración un día y hora de la semana para revisar la relación de los pagos, identificando el proveedor, valor, concepto, deducciones de ley, adjuntado los soportes, tales como facturas y/o cuentas de cobro.
En la administración de la señora Duarte, no se efectuaron pagos por transferencia electrónica, ya que no existen políticas definidas para realizar pagos por este medio.
Es de resaltar el tiempo dedicado por las señoras Nelsy y Rosmarina, a esta labor, trabajo realizado meticulosamente y con gran sentido de pertenencia con el Condominio, siempre buscando proteger y hacer buen manejo de los recursos de los todos propietarios.
3. Área Contable: Apoyo a la Administración en la unificación de los criterios contables.
El Consejo de Administración cuenta dentro de sus miembros con un Contador Público, de gran experiencia, el señor Javier Jiménez Ortega, quien se encargó durante este periodo de revisar toda la información contable que presentaba tanto la Contadora como la Revisora Fiscal, facilitándole a los miembros del Consejo entender los informes, unificando criterios con los responsables de la misma.
Con relación a los ajustes contables que se hicieron al programa, el señor Jimenez revisó cada uno de ellos, hizo los aportes correspondientes, validó sus soportes y notas presentadas. El ejercicio del tema contable se extendió hasta la revisión y estudio por parte del Consejo de los Estados Financieros, ejecución presupuestal 2015 y presupuesto de gastos para año 2016.
Por ultimo en esta área podemos informar que el señor Javier Jiménez Ortega, está encargado actualmente de poner el visto bueno a los acuerdos de pago que firma la Administración con algunos de los copropietarios, esto velando siempre por preservar los intereses del Condominio.
4. Aspectos legales.
El Consejo de Administración cumpliendo con uno de los mandatos de la Asamblea, gestionó la contratación de un abogado para que asumiera la defensa de los intereses del condominio con relación al robo de los cheques, profesionales que se le presentaron a la señora Alam Delia Villalobo para iniciar el trabajo, sin embargo esto no se llevó a cabo. Sobre este punto la Administradora señora Marta Duarte presentará un informe a la Asamblea.
De otra parte con el fin de conocer el estado de los procesos jurídicos en contra de los deudores, el Consejo realizó junto con la Administradora anterior, reuniones con la doctora Silvana Corro López, quien presentó un amplio informe de la información solicitada durante el año a las anteriores administradoras para dar inicio a los procesos jurídicos, de los cuales no obtuvo respuesta. De esta manera el Consejo instó a la Administración a tomar cartas en el asunto y unir esfuerzos con estas profesionales para trabajar en la recuperación de cartera.
5. Área de Infraestructura e Ingeniería: Proyecto del pozo.
Durante el ejercicio del actual Consejo de Administración uno de sus miembros, el Ingeniero Ramiro Lizarazo Plata, ha acompañado a la Administración en la ejecución del proyecto del pozo, siendo el veedor de los intereses del Condominio, al hacer la interventoría de las obras participando en las gestiones, pruebas de calidad del agua, funcionamiento de la infraestructura y sustentación técnica del proyecto ante las Autoridades competentes para obtener la legalización de la utilización del recurso hídrico.
El Ingeniero Carlos Cucunubá, fue el profesional encargado de la perforación del pozo y las pruebas de bombeo; el Ingeniero Ramiro Lizarazo Plata fue el responsable de la prueba piloto y dosificación del hipoclorito de calcio para la desinfección del agua, que hasta el día de hoy es el recurso que estamos usando todos los propietarios y residentes del Condominio y que según resultado de los análisis de laboratorios certificados el agua es microbiológicamente potable. A pesar de lo anterior, el Consejo ha recomendado utilizar esta agua solamente para uso doméstico.
Sea esta la oportunidad del Consejo para resaltar el apoyo recibido por los miembros del Comité del pozo, en esa ardua tarea como fue poner en funcionamiento el pozo. Entre ellos el señor Egberto Ovalle, Teresa Mogollón, Jorge Bedoya, Carmen Alicia Vega y Orlinda Doria.
Igualmente el señor Lizarazo puso sus conocimientos profesionales al servicio del Condominio en los temas de mejoramiento de la infraestructura, contando para ello con el conocimiento que tiene de la historia del Condominio.
Como se puede observar, el Consejo de Administración, dedicó gran número de horas de trabajo especialmente fuera de su jornada laboral, a apoyar a las tres administradoras, en el ejercicio de sus funciones, respetando siempre su autonomía, pero velando siempre por los intereses de todos y cada uno de los propietarios del Condominio.
De esta manera el Consejo de Administración convoca a todos los copropietarios para que se unan a la tarea de mejorar las condiciones del Condominio, aportando sus conocimientos personales, profesionales y algunas horas de trabajo, con el fin de que cada día el Condominio se posesione como uno de los mejores de la ciudad y se valorice el patrimonio de cada propietario y su familia.
Como se puede observar, el objetivo principal del Consejo durante toda su gestión fue lograr que el Condominio se maneje como una empresa, donde se gerencien sus recursos de manera transparente, sea autosostenible, con el cumplimiento de las obligaciones de cada
uno de los propietarios, a quienes invitamos a vincularse a que compartan esta meta para obtener una convivencia armoniosa de respeto y con sentido de pertenencia por el Condominio.
Esperamos entonces que el nuevo Consejo asuma el liderazgo de esta gestión y unidos a la Administración, logren los objetivos que determine la Asamblea General.
Atentamente:
YOLANDA MARTINEZ CARREÑO Presidenta Consejo de Administración
