PROCESO DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVO

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UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER CURSO: ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Docente: MARISOL OVALLES CAICEDO

PROCESO DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVO

DEFINICIÓN:

Es el proceso de dirigir y motivar a los miembros de una organización, generando mejor interrelación de las funciones básicas y el mejor clima laboral, con el fin de lograr los objetivos y una excelente utilización de los recursos.

Dirigir es interpretar los planes para otras personas y dar instrucciones sobre cómo ponerlos en práctica.

Un buen líder debe generar un buen clima organizacional y ayudar a reafirmar la cultura organizacional.

HERRAMIENTAS DE LA DIRECCIÓN

✓ ¿Cómo dirigir a las personas? Con LIDERAZGO Y COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN: Proceso de transmisión e intercambio de pensamiento que permite la comprensión y confianza mutua entre las personas de la organización. Los flujos de la comunicación en una organización pueden darse ascendente, descendente, en forma horizontal y en diagonal.

✓ ¿Cómo lograr su compromiso? Con MOTIVACIÓN

MOTIVACIÓN: Estado en el cual la persona es impulsada a actuar de terminada manera.

✓ ¿Cómo armonizar los distintos intereses? Con MANEJO DEL CAMBIO, SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Y una adecuada ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

✓ ¿cómo garantizar un talento humano adecuado en la organización? Con la ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO.

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ESTILOS DE LIDERAZGO

El liderazgo consiste en la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.

En el caso de una empresa, el liderazgo se suele aplicar de una persona perteneciente a un determinado nivel jerárquico hacia otras de un nivel jerárquico inferior, por ejemplo, del dueño del negocio hacia sus empleados, o de un supervisor o jefe hacia sus subordinados.

Sin embargo, el liderazgo también puede y debe aplicarse entre trabajadores que pertenezcan a un mismo nivel jerárquico, por ejemplo, el liderazgo que brinda un trabajador entusiasta y proactivo hacia sus compañeros.

Quién es usted determina la forma en que trabaja e interacciona con otras personas. Algunas personas están felices y sonrientes todo el tiempo, mientras que otras se mantienen serias casi siempre. Algunos líderes tienen presencia e impresionan a las masas, mientras que otros se sienten incómodos en público. La mayoría de nosotros se encuentra en algún punto intermedio. Aunque la doctrina de liderazgo del ejército describe en detalle cómo los líderes deben interaccionar con sus subordinados, también reconoce que una persona debe siempre ser ella misma y cualquier desviación será falsa y falta de sinceridad. Los líderes eficientes tienen suficiente flexibilidad para ajustar su estilo de liderazgo y técnicas a las personas que dirigen.

Al referirse a los estilos de liderazgo, muchas personas se van a los extremos. Por ejemplo, si no es un líder autocrático, es que entonces es democrático. Lo cierto es que hay muchas tonalidades entre el blanco y el negro.

A continuación, se describen cinco, aunque debemos tener en cuenta que los líderes competentes mezclan estos cinco estilos para aclimatarse al lugar, la tarea y las personas.

En primer lugar, el

estilo directivo o autoritario

es aquel en el que el líder no solicita la opinión de sus subordinados y da instrucciones detalladas de cómo, cuándo y dónde deben llevar a cabo una tarea para luego examinar muy de cerca su ejecución.

Es un estilo adecuado cuando la escasez de tiempo impide explicar con detalle los asuntos;

si el líder ha generado un clima de confianza, los subordinados asumirán que el líder ha cambiado a este estilo de liderazgo porque las circunstancias así lo requieren.

Entre las falsas creencias en torno al estilo directivo está la de que este significa uso despectivo del lenguaje o incluye amenazas e intimidación, lo cual no es cierto.

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Es muy frecuente encontrarlo en empresas del sector secundario o industrial donde la prioridad es producir y producir y no hay tiempo para reunión ni consultas a empleados, generalmente en Mipymes (Microempresas, pequeñas y medianas empresas) donde se cuenta con un alto número de empleados del nivel operativo, a veces con poca escolaridad, que requieren que se les den instrucciones claras y precisas del trabajo a realizar diariamente.

También se encuentra en empresas del sector primario como empresas agroindustriales donde hay un gran número de cultivadores, en empresas de exploración, explotación o extracción minera donde las funciones están claramente definidas para su personal de campo del nivel operativo, táctico y directivo en sus diferentes turnos 20/7, 14/7 y demás.

En este estilo de liderazgo están muy definidos los niveles jerárquicos, la cadena de mando, los niveles de comunicación, la formalización de organización a través de sus procedimientos, reglamentos, políticas, formatos; y la centralización del poder para tomar las decisiones muy bien marcada.

En segundo lugar, el

estilo participativo o democrático

es aquel en el que los líderes piden a los subordinados su opinión, información y recomendaciones, pero son ellos quienes toman la decisión final sobre lo que se debe hacer.

Este estilo es recomendable para líderes que tienen tiempo para realizar tales consultas través de las reuniones de equipos de trabajo, de grupos de mejoramiento continuo o grupos de calidad; o que tratan con subordinados experimentados y se puede aprovechar dicha experticia para manejar situaciones específicas en el trabajo, en la resolución de problemas de mantenimiento de equipos, de reducción de defectuosos, de mejoramiento de líneas de producción o ensamble, de mejoramiento de calidad, de mejoramiento de servicio al cliente o aumento de satisfacción, entre otras.

El deseo de crear un espíritu de equipo alienta los planes, por lo que sus componentes tienen una motivación extraordinaria para ponerlo en marcha.

En tercer lugar, el

estilo delegativo

conlleva ceder a los subordinados la autoridad necesaria para resolver problemas y tomar decisiones sin antes pedir permiso al líder, lo cual permite lograr un empoderamiento ( Empowerment) en los trabajadores, reduciendo la burocracia y tramitología y mejorando con ello los niveles de eficiencia y eficacia, traducido en un mejor servicio al cliente.

Los líderes cuyos subordinados son maduros y tienen experiencia, o aquellos otros que desean crear una experiencia de aprendizaje para sus subordinados, no tienen más que

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delegar su autoridad y dejar bien claro el propósito de la misión. Sin embargo, el líder sigue siendo responsable en último término.

Porque se puede delegar autoridad, pero nunca la responsabilidad.

En cuarto y quinto lugar se encuentran los estilos de liderazgo transformacional y transaccional.

El

estilo de liderazgo transformacional

"transforma" a los subordinados retándolos a elevarse por encima de sus necesidades e intereses inmediatos, hace hincapié en el crecimiento individual -tanto personal como profesional- y en el potenciamiento de la organización.

Este estilo permite al líder beneficiarse de las aptitudes y conocimientos de subordinados con experiencia que podrían tener mejores ideas sobre cómo cumplir una misión.

También obtiene buenos resultados cuando las organizaciones se enfrentan a una crisis, inestabilidad, mediocridad o desencanto. No es recomendable si los subordinados son inexpertos.

Estos líderes transformacionales son buscados por dueños de compañías para sacarlas adelante, y evitar declararse en quiebra o bancarrota y generalmente con un excelente paquete de beneficios económicos por el logro de los objetivos y metas .

Por su parte, el

estilo de liderazgo transaccional

utiliza técnicas como la de motivar a los subordinados a trabajar ofreciendo recompensas o amenazando con castigos, asignar las tareas por escrito, delinear todas las condiciones para que una misión se dé por completada y dirigir por excepción, es decir, dando a conocer solamente lo que el subordinado ha hecho incorrectamente.

Es un líder que funciona a corto plazo y su liderazgo siempre estará influenciado por los beneficios o retribuciones económicas que obtenga por los resultados. Es muy usual en el área de Mercadeo en su personal de ventas, de gestoría comercial y de colocación y captación de productos financieros para el sector bancario.

El líder que confía tan sólo en el estilo transaccional, sin combinarlo con el transformacional, únicamente consigue el compromiso a corto plazo de sus subordinados y hace que la gente tema tomar riesgos e innovar, además de sentir que sus esfuerzos podrían parecer egoístas.

Por ello, lo más eficaz es combinar las técnicas de ambos para ajustarse a la situación.

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Los nuevos líderes que tenemos en la sociedad, lo constituyen los llamados

influencers, youtubers y generadores de contenidos

quienes a través de las redes sociales y nuevas plataformas digitales logran influenciar a millones de seguidores para que les sigan y compren sus productos.

Pero hoy queremos fijarnos en un tipo de influencer diferente: el que podemos encontrar dentro de una empresa, haciendo muchas otras funciones, pero ejerciendo a la vez de influenciador y, consecuentemente, convirtiéndose en líder de uno (o de varios grupos) y en un auténtico embajador de la marca o compañía. Quizás no tienen la etiqueta de "líder", pero, sin duda, lo son. Se trata de un nuevo modelo de liderazgo, el cual se ha estado analizando desde las nuevas perspectivas 2.0 de los recursos humanos.

Un trabajador de una empresa que tenga una actividad constante en las redes sociales (donde hable de su día a día, comente temas profesionales, mencione constantemente la empresa, cuente historias del equipo donde trabaja, etc.) puede llegar a ser un auténtico influencer de la organización, un líder del grupo, un embajador de la marca, un creador de opiniones. Cuantos más compañeros le sigan, más poder tendrá. Cuando más poder tenga, más credibilidad ganará. Cuanto más hable de la empresa, del trabajo, de su día a día, más alerta tendremos que estar.

A continuación, usted encontrará un testo de liderazgo personal, tómese un tiempo en responderlo y conocer como está su nivel de liderazgo. Al final encontrará la forma de tabular sus resultados y de interpretarlos.

TEST DE LIDERAZGO

Los líderes nacen y se hacen. Esto significa que para poder actuar en un grupo como líder son necesarios unos mínimos prerrequisitos innatos, pero que a esta potencialidad es posible añadirle las destrezas que harán posible un ejercicio eficaz por parte del líder, mediante un correcto aprendizaje.

A continuación, tienes una serie de afirmaciones, contesta verdadero o falso a cada una de ellas.

1. Habitualmente, las personas de mi entorno suelen aceptar y seguir mis ideas y opiniones. Verdadero / Falso

2. Me considero una persona de principios sólidos, y me comporto en coherencia a mis valores y creencias. Verdadero / Falso

3. Soy una persona que ofrece resistencia a los cambios del entorno. Prefiero la estabilidad y el equilibrio. Verdadero / Falso

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4. Mi trabajo es responsabilidad mía, y no suelo aceptar sugerencias de nadie con respecto a mis tareas. Verdadero / Falso

5. Me gusta escuchar a mis colaboradores y compañeros, y apoyarles en aquello que sea Necesario. Verdadero / Falso

6. Me considero una persona abierta, flexible y generosa. Verdadero / Falso

7. Tengo interés por evolucionar profesionalmente e intento actualizar mis conocimientos.

Verdadero / Falso

8. Suelo gritar a las personas con las que trabajo para conseguir que cumplan mis instrucciones y hagan lo que yo quiero. Verdadero / Falso

9. Soy una persona creativa, y me intereso por las novedades que surgen. Verdadero / Falso

10. Disfruto motivando a los que me rodean, y transmitiendo mis ganas de hacer, les expreso mi ilusión e interés por las cosas importantes.

11. Intento aprovecharme de las situaciones y de las personas que me rodean, variando para ello mis ideas y actitudes. Verdadero / Falso

12. Defiendo mis ideas, cuando estoy convencido de ellas, sin esperar la aprobación de los demás. Verdadero / Falso

13. Cuando tomo decisiones, pienso y reflexiono sobre los hechos y sus consecuencias.

No me gusta actuar “en caliente”. Verdadero / Falso

14. Mi trabajo siempre da resultados positivos. No me equivoco en mis decisiones ni en lo que hago, y ello es debido a mi esfuerzo. Verdadero / Falso

15 . Conozco en profundidad a mis colaboradores, sus puntos fuertes y sus puntos débiles, sus virtudes y sus defectos, Me interesa conocer a los demás con los que me relaciono y con los que colaboro. Verdadero / Falso

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TEST DE LIDERAZGO RESPUESTAS

Para saber el resultado de tu test solo suma tu puntuación de acuerdo a la siguiente tabla y revisa cuál es tu nivel de liderazgo.

1) F=0 V=3 2) F=0 V=3 3) F=3 V=0 4) F=3 V=0 5) F=0 V=3 6) F=0 V=3 7) F=0 V=3 8) F=3 V=0 9) F=0 V=3 10) F=0 V=3 11) F=3 V=0 12) F=0 V=3 13) F=0 V=3 14) F=3 V=0 15) F=0 V=3

PUNTUACIÓN ENTRE 0 Y 16

Tus conductas no corresponden con las actuaciones que describen el ejercicio de un liderazgo eficaz. Debes desarrollar aspectos para aprender a ser un buen líder. Es importante que valores la honestidad y la generosidad, como aspectos básicos a la hora de ejercer un rol de liderazgo apropiado. El líder mantiene siempre unos principios y unos valores claros, y éstos son la base de su comportamiento.

PUNTUACIÓN MAYOR QUE 16 Y MENOR QUE 30 Tu desempeño no corresponde al de un buen líder todavía, pero posees algunas características que son básicas para la potenciación y el desarrollo de un liderazgo eficaz.

Debes replantearte ciertos aspectos, y reflexionar en profundidad respecto a la mejor manera de superarte, a fin de llegar a desempeñar el rol de líder de forma apropiada. Es

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importante que valores la honestidad y la generosidad, como aspectos básicos a la hora de ejercer un rol de liderazgo apropiado. ¡¡Sigue en esta línea!! ¡Vas por buen camino!

PUNTUACIÓN IGUAL O MAYOR QUE 30

¡Eres un líder nato! Posees el carisma necesario para ejercer una influencia positiva entre tus seguidores. No obstante, tienes que continuar desarrollando, conociendo y practicando los principios aportados por tu experiencia como conductor.

Recuerda.... ¡EL LIDER NACE Y SE HACE! Sin duda, no te faltan cualidades para determinar que eres un líder natural. Para ello, se requieren una serie de competencias, conocimientos, ciertas aptitudes, destrezas, habilidades y tú posees esas actitudes que favorecen el desempeño de un liderazgo eficaz. Eres un buen comunicador, pero no debes olvidar la importancia de la generosidad, y la autenticidad para con las personas que te siguen y que creen en ti. Confías en ti mismo, y tienes un gran sentido de la misión y de la responsabilidad.

PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Es el proceso de asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas y establecer las medidas correctivas en caso de ser necesario.

Es la verificación de lo ejecutado versus lo planeado, lo cual permitirá establecer los correctivos requeridos y fijar planes de mejoramiento.

El control implica medir y evaluar los procesos, los resultados, evaluar la gestión y los logros de las áreas o departamentos de las empresas.

Como elementos o instrumentos de control se tienen los indicadores, los presupuestos, los procedimientos, los informes de gestión de las áreas, los registros de calidad, las auditorías internas y externas y las siete herramientas estadísticas de la calidad( Flujogramas, Diagramas Causa-Efecto, listas de chequeo o verificación, Gráficos de control, histogramas o gráficos de frecuencia, diagrama de Pareto o diagrama 80/20 para análisis de causas relevantes y triviales y diagramas de dispersión para analisis la correlación de variables.

Proceso que no se mide, proceso que no se mejora. Es la premisa constante del mejoramiento continuo.

Todo proceso de control está enmarcado en el circulo de calidad o circulo de mejoramiento de Edward Deming, Padre de la Calidad, basado en cuatro fases: PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR, el llamado PHVA.

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PROCESO DE CONTROL

Estándar: Es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control Ej: El 15 % de incremento en participación de mercado en el mes de mayo de 2020

Incremento en productividad (50 productos más por mes).

La comparación de resultados puede darse respecto a:

2. Medición de resultados 1. Establecimiento de

estándares

3. Comparación del desempeño

4. Corrección y

retroalimentación

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✓ Las normas o estándares de desempeño establecidos por la empresa.

✓ Los resultados históricos.

✓ Los resultados de los competidores directos o de los líderes del mercado

✓ Los resultados promedio de las empresas de la industria.

Cuadro de indicadores de gestión

Los indicadores constituyen una herramienta de control importante en el ámbito empresarial.

OBJETIVO ESTRATÉGICO

INDICADOR CUANTIFICADOR o FÓRMULA FRECUENCIA META

CLIENTES

Base de Clientes

(No. De clientes nuevos/Total de clientes visitados) * 100

Anual 50 %

CLIENTES

Gestión de Mercadeo

(No. De clientes visitados o

llamados / No. Total de la base de clientes) * 100

Mensual 100 %

CLIENTES

Grado de satisfacción de clientes

(No. De clientes altamente

satisfechos/ No. Total de clientes encuestados) * 100

(No. De clientes medianamente satisfechos/ No. Total de clientes encuestados)* 100

(No. De clientes insatisfechos/ No.

Total de clientes encuestados) * 100

Mensual 100 %

CLIENTES

Visitas a principales clientes

(No. De clientes visitados/ No. De visitas programadas) * 100

Mensual 100 %

CLIENTES

Capacidad de respuesta a reclamos de clientes

( No. De reclamos procesados/ No.

Total De reclamos presentados) * 100

Mensual 100 %

PERSONAL

Cobertura en capacitación

(No. De empleados capacitados/

No. Total de empleados) * 100

Semestral 100 %

P PERSONAL

Nivel de ejecución de un plan de entrenamiento

( No. De actividades ejecutadas/

No. Total de actividades programadas) * 100

Semestral 100 %

PERSONAL

Porcentaje de evaluación de desempeño

( No. de empleados evaluados mediante la evaluación de desempeño/ No. Total de empleados ) * 100

Anual 100 %