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1. Introducción 1
2. Antecedentes Históricos 2
3. Marco Normativo
3.1 Marco Normativo Federal 3.2 Marco Normativo Estatal 3.3 Marco Normativo Municipal 3.4 Marco Administrativo
3 3 3 3 3
4. Objetivo General 4
5. Misión 4
6. Visión 4
7. Valores 5
8. Información Especifica
8.1 Estructura Orgánica de Área 8.2 Estructura Orgánica Especifica 8.3 Descripción de Puestos
8 7 8 9
9. Anexos 14
9. 1 Marco Jurídico en el Que Se Fundamentan Las Facultades Y Obligaciones del Área de Compras.
14
9. Cuadro de Aprobación 17
El presente Manual tiene por objetivo el conocer de forma clara, definida y correcta las acciones a seguir para la realización de los diferentes procesos de compra de cualquier bien o servicio necesario para llevar a cabo la actividad de dar auxilio a la Administración Pública Municipal.
Lo anterior a fin de facilitar los procesos y poder cumplir en tiempo y forma con las necesidades de las diferentes áreas municipales sin descuidar el marco legal de las mismas, así mismo, facilitar a los nuevos integrantes de la Dirección de Compras, conocer los procesos y las jerarquías de autoridad en la misma, lo cual facilitara el proceso de inducción buscando que sea en el menor tiempo posible.
Este instructivo es útil para el inicio de una buena administración municipal y como parte del proceso de integrar al personal en el departamento, y sobre todo es un fragmento entre la forma tradicional de llevar la administración municipal y el buscar iniciar a la misma en una administración formal, basada en los principios básicos de administración pública.
La Dirección de compras dependiente de Oficialía Mayor del H. Ayuntamiento de Cd. Valles, S.L.P., su enfoque es satisfacer todas las necesidades de los diferentes departamentos en cuanto a los bienes y/o servicios buscando la distinción mediante una actitud de servicio y calidad excelente
Una parte medular dentro de las atribuciones de la Oficialía Mayor es el de proveer en tiempo y forma de los recursos materiales a las diferentes áreas de la Administración Pública Municipal para el ejercicio de sus funciones.
Por lo cual fue creada desde hace algunas administraciones la Dirección de Compras, lo cual vino a facilitar los procesos de compra de bienes, prestación de servicios y demás necesidades que requieran las diferentes áreas.
I. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
I. Constitución Política del Estado de San Luis Potosí.
II. Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí.
III. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí.
IV. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí.
V. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí.
VI. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de San Luis Potosí.
I. Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal.
El objeto de la Dirección de Compras es el de Ejecutar los proceso de compra, contribuyendo de manera clara, precisa y expedita en la adquisición de bienes muebles e inmuebles y servicios para la práctica de acciones que redunden en beneficios de la comunidad o que coadyuven a realizar fácil la tarea diaria de la administración pública.
Optimizar los recursos procurando el costo y la calidad de los suministros, buscando alternativas. Además de mejorar el tiempo de respuesta administrando los recursos disponibles y agilizando los trámites de adquisición.
Proveer de manera segura y eficiente los bienes, productos, servicios y/o cualquier tipo de suministro, necesarios para el funcionamiento del H.
Ayuntamiento de Ciudad Valles, dentro del marco regulatorio de las leyes convergentes a nuestras actividades
H
ONESTIDADR
ESPETOR
ESPONSABILIDADJ
USTICIAS
OLIDARIDADE
MPATÍAH
UMILDADL
EGALIDADOFICIALÍA MAYOR
DIRECCIÓN DE COMPRAS
DIRECCIÓN DE CONTROL
DIRECCIÓN DE RECURSOS DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS MEDICOS MUNICIPALES DE SALUD
OFIALÍA DE PARTES
PRESIDENCIA MUNICIPAL H. AYUNTAMIENTO 2015-2018
H. AYUNTAMIENTO 2015-2018
OFICIALÍA MAYOR
PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE COMPRAS
AUXILIAR DE ADQUISICIONES (!)
SECRETARIA (1) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(4)
AUXILIAR GENERAL (1)
H. AYUNTAMIENTO 2015-2018
OFICIALÍA MAYOR
MARÍA ELIA RODRÍGUEZ LUCERO PRESIDENCIA MUNICIPAL
JORGE TERÁN JUÁREZ
DIRECCIÓN DE COMPRAS ROBERTO CARLOS CABRERA LÓPEZ
AUXILIAR DE ADQUISICIONES
Reyna Esmeralda Pérez Coronado AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MA. De Jesús Elías Arriaga.
Raúl S Jongitud santos Nabor medina rivera.
Ma. Guadalupe Zorrilla Moctezuma
AUXILIAR GENERAL
Puesto: Director de Servicios Médicos Municipales.
Objetivo. Proveer en tiempo y forma de todos los insumos necesarios para el desempeño de las funciones de las diferentes áreas administrativas y de servicio, siguiendo los lineamientos que marca la normativa en la materia
Funciones:
I. Construir y actualizar la plantilla de proveedores del Ayuntamiento.
II. Evaluar por medio del Comité las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Ayuntamiento, así como suscribir los contratos y órdenes de compras que sean adjudicados.
III. Suministrar los insumos y demás bienes materiales, así como los servicios que requieran el gobierno y la administración pública municipal.
IV. Gestionar los trámites de pago de los servicios de telefonía convencional, energía eléctrica, agua potable, arrendamiento de oficinas oficiales, placas de circulación, tenencias de vehículos.
V. Supervisar la atención correcta de las solicitudes de servicios de reparación y mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular.
VI. Colaborar en la elaboración del presupuesto de egresos del Municipio.
VII. Proponer y recibir de manera formal las necesidades de bienes y/o servicios que requieran las dependencias el Ayuntamiento.
VIII. Realizar comparaciones para encontrar las mejores alternativas financieras y crediticias, para la adquisición de bienes y/o servicios, cuidando obtener la mayor calidad de los mismos.
IX. Promover la incorporación de nuevos proveedores y el desarrollo de los mismos para eficientizar el suministro de bienes a las dependencias del Municipio.
X. Atender los procesos de auditoría de las dependencias internas y del estado XI. Asesorar en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios a las
distintas direcciones del municipio.
XII. Procesar todo tipo de información sobre evaluaciones y actividades de control y seguimiento.
XIII. La dirección de compras deberá apegarse a los lineamientos establecidos por el C. Presidente Municipal, por el área de Tesorería y Oficialía Mayor.
XIV. Cumplir y hace cumplir las políticas establecidas tanto internas como externas, así como a los lineamientos establecidos por el C. Presidente Municipal, por el área de Tesorería y Oficialía Mayor.
Puesto: Auxiliar De Adquisiciones
Objetivo: Proveer a los distintos departamentos de insumos y bienes, a través de requisiciones, así como apoyos realizados directamente por la ciudadanía
Funciones:
I. Elaboración de órdenes de compra recursos propios.
II. Recibir requerimientos de bienes y/o servicios.
VI. Elaborar recibos de bienes y/o servicios.
VII. Entregar vales de material a los diversos departamentos.
VIII. Entregar mercancías a los diversos departamentos.
IX. Elaborar reportes e informes de proveedores y departamentos X. Y los demás que designe el director de compras.
VI. Puesto: Secretaria VII.
VIII. Objetivo: Administrar toda la papelería recibida y emitida por esta dirección, así como atender directamente a la sociedad que acuda al Departamento.
IX.
X. Funciones:
I. Elaborar órdenes de compra recursos propios.
II. Elaborar expedientes por departamento proveedor y vehículos propiedad del ayuntamiento.
III. Elaborar expedientes de los consecutivos de órdenes de compra IV. Elaborar reportes e informes de proveedores y departamentos V. y los demás que designe el director de compras
Puesto: Auxiliar Administrativo.
Objetivo: Gestionar en tiempo y forma los trámites de toda adquisición y solicitudes requeridas por los diversos departamentos de este H. Ayuntamiento.
Funciones:
I. Dar atención vía telefónica de diversos departamentos y proveedores
II. Recibir y elaborar de oficios diversos, bitácora de llamadas y archivo respectivo
III. Gestionar órdenes de compra para sus autorizaciones correspondientes IV. Recibir requerimientos de papelería y consumibles, gestión de los mismos,
con proveedores y departamentos
V. Administrar y archivar las listas de asistencia VI. Y los demás que designe el director de compras
Puesto: Auxiliar General
Objetivo: Gestionar en tiempo y forma los trámites de toda adquisición y solicitudes requeridas por los diversos departamentos de este H. Ayuntamiento.
Funciones
I. Gestionar firmas de órdenes de compra
II. Entregar documentación requerida por alguna dirección.
III. Cotizar vía telefónica y personalmente
IV. Realizar movimientos de mercancías (recepción/entrega de proveedores/
departamentos)
V. Asistencia a reuniones de trabajo que se indiquen
VI. Recabar firmas de órdenes de compra, requerimientos, facturas, recibos de
VIII. Administrar y elaborar la caja chica
IX. Controlar la bitácora de la renta de mobiliario X. Recibir la documentación para alta de proveedores.
XI. Y los demás que designe el director de compras.
9 . . SE
Y .
LEY O ESTATUTO ORGANICO QUE LO
SUSTENTA
ARTICULO Y FRACCION EN QUE SE SEÑALA LAS FUNCIONES DESCRITAS
TEXTO INTEGRO DE LA ATRIBUCION ESTABLECIDA EN CADA FRACCION Y
ARTICULO
FECHA ULTIMA A LA REFORMA DE
LA NORMATIVIDAD
APLICABLE
Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos
Artículo 115, Fracción IV, Inciso C, Párrafo Cuarto
Los recursos que integran la hacienda municipal serán ejercidos en forma directa por los ayuntamientos, o bien, por quien ellos autoricen, conforme a la ley
25 De Diciembre De 1999
Constitución Política del Estado de San
Luis Potosí.
Articulo 135
Los recursos económicos de que dispongan los poderes del Estado, sus entidades descentralizadas, los organismos constitucionales autónomos, y los ayuntamientos, se administrarán con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez, para satisfacer los objetivos a los que estén destinados
Reglamento Interior de la Administración
Pública Municipal de Ciudad Valles,
S.L.P.
Capitulo IV: “De Las Facultades Del Oficial Mayor”
Articulo 101 Fracción IX
Adquirir y suministrar los bienes y servicios que requiera el funcionamiento de los diversos órganos del Gobierno Municipal
22 De Enero Del 2007
LEY O ESTATUTO ORGANICO QUE LO
SUSTENTA
ARTICULO Y FRACCION EN QUE SE SEÑALA LAS FUNCIONES DESCRITAS
TEXTO INTEGRO DE LA ATRIBUCION ESTABLECIDA EN CADA FRACCION Y
ARTICULO
FECHA ULTIMA A LA REFORMA DE
LA NORMATIVIDAD
APLICABLE
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos
y Servicios del Estado de San Luis Potosí
Articulo 6
Cada institución a través del área administrativa que determine, ejecutará las adquisiciones, arrendamientos y servicios que deban adjudicarse conforme lo establece esta ley. Toda operación o contratación realizada fuera de procedimiento legal será nula de pleno derecho y hará incurrir en responsabilidad a quien la autorice o lleve a cabo en contravención a lo anterior. Por ningún motivo el importe total de las operaciones deberá fraccionarse con el fin de evitar la celebración de una licitación pública.
30 De Enero De 2013
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de
San Luis Potosí
Articulo 7
Los comités y las áreas administrativas de las instituciones, en el ámbito de sus atribuciones y competencias, sólo podrán autorizar adquisiciones, así como la contratación de arrendamientos y servicios cuando cuenten con saldo disponible dentro de su presupuesto aprobado.
30 De Enero De 2013
Ley de Obras y Servicios para el Estado de
San Luis Potosí.
Artículo 10
Los poderes, Ejecutivo; Legislativo; y Judicial;
así como los ayuntamientos, los organismos autónomos, los órganos centralizados, desconcentrados y descentralizados, paraestatales e intermunicipales de la administración pública estatal y municipal, serán los responsables, de que en el ámbito de sus respectivas competencias, se adopten e instrumenten las acciones que deban llevar a cabo en cumplimiento de esta Ley, observando criterios que promuevan la simplificación y modernización administrativa, la descentralización de funciones, así como la efectiva delegación de facultades
24 De Octubre Del 2013
Artículo 11
Corresponde a las instituciones llevar a cabo los procedimientos para contratar y ejecutar las obras públicas y servicios relacionados con las mismas establecidos en esta Ley, por lo que, en ningún caso, se podrán contratar servicios para que por su cuenta y orden se contraten las obras o servicios de que se trate.
Ley de Obras y Servicios para
el Estado de Articulo 7
Los Fondos Estatales para la Educación Básica y Normal, y para la Educación Tecnológica y de Adultos, serán administrados por la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado; el Fondo Estatal para los Servicios de Salud será administrado por los Servicios de Salud en el Estado; el Fondo Estatal de Aportaciones Múltiples será administrado por el Sistema Estatal para el Desarrollo Integral
24 De Octubre Del 2013
LEY O ESTATUTO ORGANICO QUE
LO SUSTENTA
ARTICULO Y FRACCION EN QUE SE SEÑALA LAS FUNCIONES DESCRITAS
TEXTO INTEGRO DE LA ATRIBUCION ESTABLECIDA EN CADA FRACCION Y
ARTICULO
FECHA ULTIMA A LA REFORMA DE LA NORMATIVIDAD
APLICABLE
Ley para la Administración
de las Aportaciones transferidas al
Estado y Municipios de San Luis Potosí
General de Gobierno; y el Fondo para el Fortalecimiento del Estado será administrado por la Secretaría de Finanzas de Gobierno del Estado. El Fondo Estatal para la Infraestructura Social será administrado por el Ejecutivo del Estado, a través de la Secretaría de Desarrollo Social y Regional, y ejercido por las entidades ejecutoras, atendiendo fundamentalmente a criterios de equilibrio y beneficio regional; y se integrará en la cuenta pública correspondiente. El Fondo para la Infraestructura Social Municipal y el Fondo para el Fortalecimiento de los Municipios serán operados y administrados directamente por los ayuntamientos, debiéndolos incorporar a la cuenta pública municipal
21 De Diciembre Del 2010
Articulo 8
El ejercicio de los Fondos a que se refiere el artículo anterior se realizará en su caso, de conformidad a los lineamientos que en materia de ejecución señale la Ley de Obras Públicas del Estado y la Ley de Adquisiciones del Estado; observando y aplicando las disposiciones legales estatales que correspondan a cada Fondo. Respecto de las obras y acciones sociales básicas que el Estado emprenda con recursos de los Fondos Estatales que le correspondan, éste deberá coordinarse con el Municipio donde se vaya a ejecutar la obra o acción. Los recursos de estos Fondos podrán ser depositados en cuentas productivas. Los productos financieros se aplicarán exclusivamente en los rubros del mismo Fondo.
Art 12
El Poder Ejecutivo del Estado, los ayuntamientos, y los organismos autónomos, podrán contratar asesoría técnica para la realización de investigaciones de mercado, mejoramiento del sistema de obra pública y servicios relacionados con las mismas, la verificación de precios, pruebas de calidad y otras actividades vinculadas con el objeto de esta Ley; debiendo poner a disposición de las demás instituciones, cuando lo soliciten, los resultados de los trabajos de los respectivos contratos de asesoría técnica
Ley Orgánica Del Municipio Libre De
San Luis Potosí
Art. 84. Del Capítulo Vi De Las Funciones De La Oficialía
Mayor, Punto III
Adquirir los bienes y proporcionar los servicios requeridos para el mejor funcionamiento del Ayuntamiento;
19 De Marzo De 2015
Art. 84. Del Capítulo Vi De Las Funciones De La Oficialía
Mayor, Punto IV
Proveer oportunamente a las dependencias, unidades administrativas y organismos municipales, de los recursos humanos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones;
CUADRO DE APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Demetrio de Jesús Villalón Cargo: Auxiliar Administrativo
Nombre: Roberto Carlos Cabrera López Cargo: Director de
Compras
Nombre: María Elia Rodríguez Lucero Cargo: Oficial Mayor
FIRMA
FIRMA FIRMA
SELLO DEL ÁREA
SELLO DEL ÁREA SELLO DEL ÁREA
FECHA DE EMISIÓN: MAYO 2016 FECHA DE REVISIÓN: JUNIO 2016
