MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
COTECIAD-OFMA
INDICE
Pág.
1. PRESENTACIÓN…..………..………...…..3
2. OBJETIVO GENERAL...4
3. ANTECEDENTES...…………...……...………...5
4. MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO.………...…….8
5. DEFINICIONES………...………...……….9
6. INTEGRACIÓN...15
6.1 ESTRUCTURA……….…………..15
7. FUNCIONES DEL COTECIAD...16
8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD...….17
8.1 PRESIDENTE………...……….……….17 8.2 SECRETARÍA TÉCNICA……...……….………..17 8.3 SECRETARÍA EJECUTIVA…...………..……….…18 8.4 VOCALES………..………..19 8.5 REPRESENTANTES / ASESORES…...………20 9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN…...…………...………21
9.1 CONVOCATORIA Y CARPETA DE TRABAJO…..………..23
9.2 MECANISMOS DE SUPLENCIA……….………24
10. PROCEDIMIENTOS DE ACTUACIÓN...24
11. FORMATOS...27
1. PRESENTACIÓN
El presente Manual tiene por objeto normar las sesiones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal; la intervención de sus integrantes y las atribuciones que les son imputadas.
De conformidad con los artículos 17 y 21, fracción V de la Ley de Archivos del Distrito Federal, se establece la creación de un órgano colegiado, integrado por los servidores públicos responsables de las Unidades Administrativas que las compone, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico, así como elaborar los instrumentos y los procesos documentales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de las áreas de la Oficialía Mayor.
2. OBJETIVO GENERAL
El Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor tiene por objeto establecer dentro de sus atribuciones los lineamientos, políticas y procedimientos para regular su integración, funcionamiento y los procesos de operación de la administración de documentos y archivística, para hacer posible la creación del Sistema Institucional de Archivos de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, y así facilitar la localización oportuna de la información mediante documentos debidamente clasificados para la toma de decisiones y garantizar la conservación de la memoria documental.
3. ANTECEDENTES
Para dar cumplimiento a la reforma de la fracción VI del Artículo 73 Constitucional, el Congreso de la Unión expidió el 31 de diciembre de 1928, la Ley Orgánica del Distrito y Territorios Federales; dispuso que el Gobierno del Distrito Federal estuviera a cargo del Presidente de la República, quien lo ejercería mediante un órgano creado exprofeso, el Departamento del Distrito Federal.
Desde su creación el Departamento del Distrito Federal consideró en su estructura orgánica a la Oficialía Mayor para ejercer sus atribuciones en materia de administración.
Las modificaciones que se hicieron a la Ley Orgánica, experimentaron cambios en la estructura del Departamento del Distrito Federal y bases de su operación, con la finalidad de actualizar el marco jurídico e impulsar la desconcentración administrativa de la estructura básica del Departamento del Distrito Federal. El 24 de septiembre de 1984, se estableció la Comisión de Informática como área de apoyo a la Oficina del C. Oficial Mayor y en respuesta a las modificaciones efectuadas en diciembre de 1983, mismas que dieron origen a la Ley Orgánica y al Reglamento Interior del Departamento del Distrito Federal, en donde las Direcciones Generales de Información, Análisis Estadísticos, Programación y Estudios Administrativos, se reorganizaron para crear la Comisión.
En junio de 1985, por disposiciones económicas del Ejecutivo Federal, la Secretaría de Programación y Presupuesto redujo las estructuras básicas de la Administración Pública Federal; en ese sentido se determinó que las Oficialías Mayores sólo tendrían tres Direcciones Generales: para la administración y desarrollo de personal, para la administración de los recursos materiales y servicios generales y para la programación y presupuesto.
En Marzo de 1995 se presenta la propuesta de estructuración orgánica de la Coordinación Ejecutiva de Desarrollo Informático, en la cual se proponía la cancelación de las plazas de la Dirección de Pagos e Informática para crear con éstas la Coordinación Ejecutiva de Desarrollo Informático.
El 3 de Mayo de 1999 a través del oficio OM/0643/99 y con vigencia a partir del 1º de enero de 1999, se aprueba el Dictamen de Reestructuración Orgánica de la Oficina del Oficial Mayor del Gobierno del Distrito Federal, en el que se autoriza la creación de la Contraloría Interna para Oficialía Mayor y la Oficina del Jefe de Gobierno del Distrito Federal.
A partir del 1º de Julio de 1999 con el Oficio OM/1002/99 de fecha 5 de agosto de 1999, se aprueba el Dictamen a la Propuesta de Reestructuración Orgánica de la Oficina del C. Oficial Mayor del Gobierno del Distrito Federal en el que sustancialmente se propone la creación de la plaza de un asesor para la Coordinación de Asesores, la Dirección Jurídica la cual fungirá de enlace ante la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, así como el cambio de nomenclatura de la Coordinación Administrativa a Dirección Ejecutiva de Administración junto con la creación de la Subdirección de Normatividad y Seguimiento y el cambio de denominación de la Subdirección de Servicios de Internet a Subdirección de Apoyo Logístico.
La Oficialía Mayor, en ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de administración de recursos, actualiza año con año las Circulares Uno y Uno Bis “Normatividad en Materia de Administración de Recursos”, en las cuales se encuentran incluidas, entre otras, las disposiciones específicas sobre administración de documentos y archivística.
Con la finalidad de actualizar de manera ordenada, coordinada y eficaz la forma en que se administran los archivos en las dependencias, órganos desconcentrados, órganos político-administrativos y entidades, se hizo necesario un cambio radical en la normatividad que los rige, por tal motivo la
Circular Uno incorporó el numeral 7, denominado Administración de Documentos y Archivística”.
Dichos instrumentos, definen la obligación de crear, por conducto de las direcciones generales de administración u homólogas para las dependencias, órganos desconcentrados, delegaciones y entidades que integran la Administración Pública del Distrito Federal, sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de ellas.
El numeral 7.4.6 de dicho ordenamiento establece la existencia en cada dependencia, órgano desconcentrado, delegación y entidad, de un Órgano Colegiado, integrado por los funcionarios responsables de las unidades administrativas que las componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico.
Para actualizar esta instrucción, es necesaria la conformación de una estructura normativa que prevea la creación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), considerando que se trata del órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos, para la implementación de las normas y acciones archivísticas institucionales, tendientes a la mejora integral de los archivos.
En base a lo anterior, con el objeto de dar cumplimiento a las disposiciones normativas mencionadas, se emite el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor (COTECIAD-OFMA)
4. MARCO JURÍDICO - ADMINISTRATIVO Leyes
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Ley Federal de Archivos.
Ley de Archivos del Distrito Federal. Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricos.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
Ley de Protección de Datos Personales del Distrito Federal.
Circulares
Circular Uno 2012, “Normatividad en Materia de Administración de Recursos”.
Reglamentos
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal.
Lineamientos
Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal.
Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos en relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.
5. DEFINICIONES
Acceso: Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por regla
Acervo: Totalidad de documentos que custodia un archivo. Conjunto de
documentos de un archivo.
Administración de Documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados
a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública del Distrito Federal.
Archivo: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una
persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.
Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de
documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final.
Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos
de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
describir y divulgar la memoria documental institucional.
Baja documental: Eliminación de documentación que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no tenga valores históricos.
Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático
elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIAD de cada ente público, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los
plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino.
Clasificación: Es la acción de agrupar jerárquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios o los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.
Consejo: El Consejo General de Archivos del Distrito Federal, órgano asesor
en la normatividad, y consulta en materia de los archivos públicos.
Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas
destinados a asegurar la preservación y prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.
Conservación Preventiva: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la
conservación del patrimonio documental mediante implantación de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres.
COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que
describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental.
Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa
en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso de los documentos.
Descripción archivística: Elaboración de una representación exacta de la
unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
Destino: Determinación de la transferencia al área de archivo que le
corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos.
Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de su soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
Documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones
de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.
Documento electrónico: Aquella información cuyo soporte durante todo su
ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.
Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de
las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.
Documentación semi-activa: Aquella de uso esporádico que debe
conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.
Documento de archivo: Es el que registra un hecho o acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades.
Entidad: Organización o grupo de personas identificado con un nombre propio
que actúa o puede actuar con plena autonomía.
Expediente: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método
determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental.
Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Gestión Documental: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo
informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho.
Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales.
Información: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio,
documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o biológico que se encuentre en poder de los entes públicos.
Instrumento de descripción: Término genérico que sirve para denominar
cualquier descripción o instrumento de referencias realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.
Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen
las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental.
Ordenación: Es la acción de unir secuencialmente los documentos que
conforman las series y los expedientes mediante la aplicación de criterios alfabéticos o cronológicos. En esta operación se distinguen dos tipos de actividades: una intelectual y otra física.
Organización: Es el proceso que evidencia y reconstruye en lo posible la
estructura orgánica de un archivo, mediante la asignación del lugar definitivo del conjunto a cada uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que represente la naturaleza de los organismos que generaron el acervo;
Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las
áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico.
Patrimonio documental: Forma parte del Patrimonio Histórico del Distrito Federal y está constituido por todos los documentos, producidos, recibidos o reunidos por los entes públicos, en cualquier época en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Para los efectos de la presente Ley se excluyen de este concepto los ejemplares múltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes muebles de naturaleza esencialmente artística, arqueológica o etnográfica.
Red: La Red de Archivos del Distrito Federal. Reglamento: El reglamento de la presente ley.
Registro del patrimonio documental: Inventario en donde se recopila e
incorpora la información relativa a la documentación perteneciente al patrimonio documental del Distrito Federal, su productor, custodio o poseedor, volumen, periodo, soporte, condiciones de acceso y características especiales;
Sección: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas
del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente.
Serie: Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos
producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento.
Sistema: El Sistema Institucional de Archivos del Distrito Federal.
Tipo documental: Clase de documentos que se distinguen por la semejanza
de sus características físicas (acuarelas, dibujos, etc.) y/o intelectuales (diarios, libros de actas, cartas, etc.).
Transferencia: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente.
Valor documental: Condición de los documentos que les confiere
características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).
Valores Primarios: Son los valores intrínsecos que contienen los documentos
en su primera edad, o de gestión los cuales son: administrativo, legal y fiscal.
Valores Secundarios: Son los valores intrínsecos que contienen los
documentos en su segunda edad y son: informativos, testimoniales y evidénciales.
Valoración: Procedimiento que permite determinar el calendario de
conservación de los documentos de archivo.
Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.
6. INTEGRACIÓN
6.1 ESTRUCTURA
Para el ejercicio de sus atribuciones, y de conformidad con el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y numeral 7.6 de la Circular Uno 2012, el Comité contará con la siguiente estructura:
Presidencia: Titular de la Dirección General de Administración;
Secretaría Técnica: El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos;
Secretaría Ejecutiva: El responsable de la Dirección Ejecutiva de Información Pública
Vocales:
La Dirección General de Administración y de Desarrollo de Personal; La Dirección General de Patrimonio Inmobiliario;
La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales; La Dirección General de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones;
La Coordinación General de Comunicación Social;
La Coordinación General de Modernización Administrativa; La Coordinación de Fideicomisos Fiduciarios del FONDECO-DF;
Los responsables de Control de Gestión y/o Oficialía de Partes, así como el o los responsables del archivo de concentración e histórico de la Oficialía Mayor;
El o la responsable o titular de la Dirección de Almacenes e Inventarios; El o la Subdirector de Recursos Materiales de la Dirección General de Administración
Representantes / Asesores
Los representantes de las siguientes áreas o unidades administrativas: - Contraloría Interna en la Oficialía Mayor.
- Dirección Ejecutiva de Apoyo Jurídico. - Dirección de Recursos Humanos y - Dirección de Recursos Financieros.
- La Jefatura de Unidad Departamental de Soporte Técnico.
- Subdirector de Información y Documentación Administrativa en la D.G.R.M.S.G.
7. FUNCIONES DEL COTECIAD
En concordancia con el artículo 21 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y numeral 7.4.14 de la Circular Uno 2012, son funciones del COTECIAD-OFMA:
I. Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público.
II. Realizar los programas de valoración documental del ente público.
III. Propiciar el desarrollo de las medidas y acciones permanentes de coordinación y concentración entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público.
IV. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales.
V. Emitir su reglamento de operación y programa anual de trabajo.
VI. Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.
8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD
En concordancia con el artículo 20 y 49 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y numeral 7.4.13 al 7.4.17 de la Circular Uno 2012, son funciones de los miembros del COTECIAD-OFMA.
8.1 PRESIDENTE
I. Presidir las sesiones del Comité;
II. Coordinar y dirigir las sesiones del Comité;
III. Presentar a la consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar;
IV. Dar a conocer los acuerdos y acciones del Comité y procurar su cabal y estricto cumplimiento;
V. Ejercer su voto de calidad, en caso de empate en la votación de los asuntos sometidos a consideración del COTECIAD-OFMA;
VI. Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité, sean en beneficio del quehacer archivístico;
VII. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el Comité;
VIII. Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo;
IX. Proveer los medios, recursos necesarios y suficientes para mantener en operación regular, constante y permanentemente al Comité.
8.2 SECRETARÍA TÉCNICA
I. Suplir la Presidencia en caso de ausencia, asumiendo globalmente las facultades correspondientes;
III. Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones, para agregarse a la orden del día que se presentará al Comité y al Presidente para su aprobación;
IV. Recibir y revisar de cada uno de los vocales las propuestas para, en su caso, proponer su integración al orden del día de los asuntos a tratar en cada sesión;
V. Remitir a los integrantes del Comité, la convocatoria, orden del día y carpeta conteniendo los asuntos de la reunión, conforme a las políticas de operación;
VI. Promover la operación regular del Comité y coadyuvar en la integración de su Programa Anual de Trabajo;
VII. Evaluar que las acciones del Comité se realicen con total apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos;
VIII. Registrar los acuerdos del Comité y verificar e informar de su cumplimiento a todos sus miembros;
IX. Realizar acciones necesarias para que los expedientes que conformen el archivo del Comité estén debidamente formados, organizados y descritos, manteniéndolos permanentemente actualizados, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones archivísticas en la materia;
X. Efectuar las funciones que le correspondan de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende la Presidencia o el Comité en pleno;
XI. Ayudar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.
8.3 SECRETARÍA EJECUTIVA
I. Apoyar al Presidente en la dirección y coordinación de las acciones del COTECIAD-OFMA;
II. Declarar existencia de quórum legal para sesionar, el inicio, y conclusión de la sesión;
III. Recabar la firma de los integrantes del Comité en el Acta de cada sesión;
IV. Programar y solicitar la logística de las reuniones del Comité;
V. Elaborar y presentar al pleno un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité;
VI. Realizar el conteo de la votación;
VII. Auxiliar a la Secretaría Técnica para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades;
VIII. Realizar la gestión y la provisión de todos los aspectos administrativos y logísticos que el Comité requiera para el adecuado tratamiento de los temas de trasparencia, acceso a la información pública, administración de archivos y datos personales de la Oficialía Mayor.
8.4 VOCALES
I. Planificar y coordinar, desde el ámbito del COTECIAD, las actividades de las áreas de archivo del ente público en materia de administración de documentos;
II. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de los asuntos que estimen deben tratar en las sesiones del comité, acompañadas de la documentación soporte para su inclusión en el orden del día.
III. Emitir opinión y voto sobre los asuntos que se pongan a su consideración en las sesiones del comité;
IV. Formar parte del COTECIAD, que será la instancia encargada de determinar el destino de los documentos de archivo, en los términos previstos por esta ley y el reglamento;
V. Proporcionar capacitación y profesionalización permanente al personal del área;
VII. Participar en los programas de difusión para hacer extensivo a la sociedad el conocimiento y aprovechamiento de los acervos públicos;
VIII. Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su área de adscripción;
IX. Expedir las certificaciones de los documentos que conformen los fondos documentales resguardados en los repositorios de su responsabilidad;
X. Proponer a la autoridad competente del ente público, la celebración de convenios y acuerdos con instituciones públicas y privadas, nacionales e internacionales, para la capacitación del personal en materia de administración de documentos e intercambio de conocimientos técnicos y operativos archivísticos;
XI. Realizar anualmente un diagnóstico archivístico de los fondos documentales de su área de adscripción;
XII. Organizar, proteger y defender el patrimonio documental de la Unidad Administrativa a la que pertenecen;
XIII. Participar en los programas de modernización archivística integral con el fin de posibilitar la calidad del servicio a la ciudadanía en el Acceso a la Información y la toma de decisiones de los servidores públicos;
XIV. Elabora y difundir guías, inventarios, catálogos, índices, registros, censos y otros instrumentos de descripción que faciliten la organización, consulta y acceso de sus Fondos de acuerdo al tipo de archivo de su titularidad o responsabilidad;
XV. Realizar todas las acciones tendientes a la conservación del acervo documental que se encuentra bajo su resguardo;
XVI. Las demás que le señale la ley, el reglamento y otras disposiciones legales que resulten aplicables.
8.5 REPRESENTANTES / ASESORES
I. Exponer comentarios y experiencias respecto de los puntos del orden del día al que son convocados;
II. Exponer a la Secretaría Técnica asuntos en materia archivística, acompañados de la documentación soporte, que le sean solicitados; (solo los vocales, secretarios y presidente están facultados para presentar al Comité asuntos para su inclusión en el orden del día);
III. Formar parte de los grupos de trabajo incluyendo los grupos de valoración documental;
IV. Brindar asesoría al Comité y a los grupos de apoyo en el ámbito de su respectiva competencia, respecto a los asuntos que se traten en las sesiones;
V. Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo.
9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
I. En la primera sesión deberá instalarse el COTECIAD-OFMA y aprobarse el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos;
II. En la primera sesión, se presentará el calendario de sesiones ordinarias; así como el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico;
III. En la primera sesión se presentará para aprobación el Plan Anual de Trabajo del COTECIAD-OFMA;
IV. El orden del día y la documentación soporte de cada sesión, se entregarán a los integrantes del Comité, cuando menos con cinco días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias, de preferencia a través de medios magnéticos, de conformidad a los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo”;
V. El envío de las propuestas de inclusión de puntos al orden del día por parte de los miembros se hará con 10 días hábiles previos a la
celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique;
VI. Las sesiones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo el 50% de los miembros con derecho a voto, más uno. Las decisiones se tomarán por mayoría. En caso de empate, la Presidencia tendrá voto de calidad; sin embargo, el miembro que llegase a suplir, en este caso la Secretaría Técnica, no podrán ejercer tal voto unilateralmente siendo necesario, por lo tanto, contar con el respaldo o voto en el mismo sentido del miembro inmediatamente inferior, de conformidad con la jerarquía establecida en el Comité;
VII. Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares con tres días hábiles antes de la fecha programada;
VIII. En casos extraordinarios o circunstancias no previstas, la fecha de las sesiones podrá ser modificada por el Secretario(a) Técnico(a), sin que la misma sea cancelada o considerada como sesión extraordinaria;
IX. Se levantará un acta de cada sesión, en la que se harán constar los hechos, actos realizados, acuerdos y demás disposiciones, la cual será firmada por los miembros del COTECIAD-OFMA en la sesión siguiente;
X. El Secretario(a) Ejecutivo(a) elaborará informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité y lo presentará al pleno en la Primera Sesión Ordinaria del ejercicio siguiente, debiendo remitir copia al Consejo General de Archivos así como a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales;
XI. Las sesiones extraordinarias se celebrarán cuando el caso lo amerite y serán convocadas por la Presidencia, la Secretaría Técnica o a solicitud de cuando menos la mitad de los integrantes del Comité, en la cual se tratara única y exclusivamente el tema que motive la sesión;
XII. Los miembros del COTECIAD-OFMA en su calidad de titulares (Presidente, Secretaría Técnica, Secretaría Ejecutiva y Vocales) tendrán
derecho a voz y voto. En el caso de suplencia el suplente ejercerá este derecho;
XIII. Los representantes únicamente tendrán derecho a voz, pero serán participes y corresponsables en las decisiones y acciones tomadas por el COTECIAD-OFMA.
9.1 CONVOCATORIA Y CARPETA DE TRABAJO
La convocatoria a sesión se realizara por escrito dirigido a cada uno de los integrantes del COTECIAD-OFMA, el cual debe de contener:
- Lugar que tendrá verificativo. - El día y hora de la celebración.
- Naturaleza de la misma (ordinaria o extraordinaria).
- El proyecto de orden del día formulado por la Secretaría Técnica, para ser aprobado y desahogado.
La convocatoria se acompañará con la carpeta de trabajo que deberá contener los documentos y anexos necesarios para la discusión de los asuntos contenidos en la orden del día.
Las copias de la carpeta de trabajo para los miembros del COTECIAD-OFMA, serán reproducidas únicamente medio magnético.
Para la celebración de las sesiones ordinarias, el envío de la Convocatoria y la Carpeta de Trabajo se hará con por lo menos cinco días hábiles de anticipación a la fecha de su celebración y para las sesiones extraordinarias el envío de la Convocatoria y de la Carpeta de Trabajo, la convocatoria deberá ser de por lo menos un día de anticipación a la fecha de su celebración.
9.2 MECANISMOS DE SUPLENCIA
I. En ausencia del Presidente; el Secretario Técnico tendrá la facultad para presidir las sesiones;
II. En caso de ausencia de ambos, se tendrá por suspendida la sesión;
III. Los miembros titulares del Comité podrán nombrar a sus representantes, designando de preferencia al Servidor Público jerárquicamente inmediato inferior, según las respectivas estructuras dictaminadas por oficio dirigido al Presidente del COTECIAD-OFMA;
IV. En ausencia de los miembros titulares del Comité, los suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan;
V. Los suplentes serán copartícipes y corresponsables en las decisiones y acciones tomadas por el Comité;
VI. Cuando asista el titular, el suplente podrá seguir participando en la sesión en la calidad que le corresponda, pero solo con derecho a voz.
10. PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN
En las sesiones del Comité se observará formal y cabalmente el siguiente procedimiento:
I. Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista que contenga los siguientes datos: Número y fecha de la sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área que representa, calidad con la que asiste;
II. El Secretario(a) Ejecutivo(a) levantará acta de la sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones vertidas, así como los acuerdos;
III. Por cada caso aprobado por el Comité se emitirá el acuerdo correspondiente para hacer constancia en el acta;
IV. En el caso de receso de la sesión por causas ajenas y esta se continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que consten de las causas de éste;
V. En el caso de que sea necesario continuar con la sesión otro día, se levantará acta por cada una de las reuniones del Comité, en las que se asentará el motivo por el cual se hizo necesario continuar la sesión en día distinto al establecido;
VI. En el caso de que la sesión no pueda llevarse a cabo por circunstancias excepcionales o casos no previstos, el Secretario Ejecutivo del Comité notificará por escrito la fecha de realización de la sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento;
VII. Quien presida la sesión, será el único facultado para conducir las sesiones y establecer el formato de participación y exposiciones de los miembros del Comité;
VIII. Las propuestas de asuntos, deberán hacerse en forma individual y ser presentadas al Secretario(a) Técnico(a), presentando, en su caso, antecedentes, justificación, fundamento legal. Una vez incluidas en el orden del día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del Comité, quienes aportarán su opinión y, en su caso, propuesta de solución o mejora;
IX. Quien presida la sesión, es el o la única facultada para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas, acuerdos que se suscriban en las sesiones;
X. Sólo mediante consenso del propio Comité, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse;
XI. Una vez desahogados todos los puntos del orden del día, y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la sesión para efectos de registrar en el acta la hora en que termina;
XII. Solamente podrán tratarse los asuntos que se hubieren incluido y aprobado en el orden del día de la sesión;
XIII. El Secretario(a) Ejecutivo(a) deberá remitir para su análisis u observaciones y, el acta de la sesión respectiva dentro de los 5 días hábiles posteriores a su celebración;
XIV. Los participantes en las sesiones cuentan con 3 días hábiles posteriores a la recepción del acta, para devolver las observaciones y comentarios;
XV. En el caso de que no remitan ninguna observación o aclaración, en el plazo antes mencionado se entenderá como aprobado su contenido;
XVI. El Secretario(a) Técnico(a) deberá anexar al orden del día y a la documentación de las sesiones las observaciones que en su caso hubiere recibido de los participantes;
XVII. El Secretario(a) Técnico(a) informará a los miembros del desahogo de los acuerdos.
11. FORMATOS
FORMATO DE ACTA
LOGOS GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
OFICIALÍA MAYOR
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
En la Ciudad de México, Distrito Federal, siendo las _____ (________) horas del día __ (____) de _________ del año dos mil _____, se lleva a cabo la instalación y apertura de la ________ Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, en el Salón Independencia ubicado en el Primer Piso de Plaza de la Constitución No. 1, Colonia Centro, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06000, con la participación de los C.C_________________________, Presidente y Director General de Administración; _________________________, Secretaria Ejecutiva y Directora Ejecutiva de Información Pública; _________________________, Secretario Técnico y Director de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección General de Administración, como Vocales, _________________________, Director Ejecutivo de Apoyo Técnico y Tecnológico, _________________________, Vocal Suplente de la Dirección Ejecutiva de Apoyo Técnico y Tecnológico; _________________________, Vocal Suplente en la Coordinación General de Comunicación Social; _________________________, Vocal Suplente en la Dirección General de Administración y Desarrollo de Personal; _________________________, Vocal Suplente de la Dirección General de Patrimonio Inmobiliario; _________________________, Vocal Suplente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales; _________________________, Vocal Suplente de la Coordinación General de Apoyo Administrativo; _________________________, Directora Ejecutiva de Apoyo en Recursos Humanos; _________________________, Vocal Suplente de la Dirección Ejecutiva de Apoyo en Recursos Humanos; _________________________, Vocal Suplente de la Dirección Ejecutiva de Apoyo en Adquisiciones y Servicios; _________________________, Directora Ejecutiva de Protección Civil del Patrimonio Inmobiliario; _________________________, Subdirector de Recursos Materiales de la Dirección General de Administración; _________________________, Responsable de Control de Gestión y Archivo de Trámite de la Oficialía Mayor; _________________________, Jefa de la Unidad Departamental de Administración de Documentos de la Subdirección de Información y Documentación Administrativa;
Representantes, _________________________, Subdirector de Auditoría Operativa y Administrativa de la Contraloría
Interna en la Oficialía Mayor; _________________________, Subdirector de Contratos en la Dirección Ejecutiva de Apoyo Jurídico; _________________________, Adscrito a la Dirección de Recursos Humanos de la Dirección General de Administración,; Asesor, _________________________, Subdirector de Información y Documentación Administrativa en la D.G.R.M.S.G: para celebrar la Primera Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor (COTECIAD-OFMA). ---
---Se procedió al registro de asistencia y, después de haber confirmado la existencia del quórum legal, se procedió a la aprobación del siguiente: --- ---O R D E N D E L D Í A --- ---
1. Lista de asistencia y declaración de la existencia legal del quórum. 2. __________________________________. 3. __________________________________. 4. Presentación de asuntos: 5. __________________________________. 6. Asuntos Generales --- --- DESARROLLO DE LA SESION --- 1. Se procedió a pasar lista de asistencia, _________________________, Secretaría Ejecutiva. Señor Presidente, le informo que existe Quórum, por lo que le pido declare el inicio de esta Sesión; _________________________, en vista de que existe quórum se da iniciada legalmente la _________ Sesión Ordinaria y de Instalación 201_ del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, con fecha __ de _____ del año en curso, cedo la palabra a la _________________________, para dar lectura al Orden del Día.--- 2. _________________________, Bienvenidos a todos los presentes, a esta ________ Sesión Ordinaria e Instalación 201_ del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, a continuación se someterá a consideración del pleno el Orden del día. ---
3. Lectura y en su caso aprobación del orden del día. Referente a este punto la _________________________ pregunta si ¿existe un comentario?, al no existir comentarios se procede a la aprobación del Orden del Día, cediendo la palabra al --- 4. _________________________, Presentación de asuntos; se realizó la presentación de asuntos de los cuales los integrantes del Comité ya tenían conocimiento, procediendo a la lectura de cada uno de éstos, de no existir comentarios se solicita su aprobación.--- --- --- DESAHOGO DE ACUERDOS --- ---
Acuerdo ________: _________________________.- De conformidad con los artículos 49 y 51 de la Ley de Archivos
del Distrito Federal.--- --- --- CIERRE DE LA SESION --- ---
---, Al haberse revisado los _ puntos del orden del día de la ________ Sesión Ordinaria del
Comité Técnico de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor, así como los acuerdos de la misma cedo la palabra al Presidente del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Oficialía Mayor.
--- agradezco sus comentarios y participación, no habiendo más asuntos que
tratar se da por concluida a las __:__ horas del día de su fecha, firmando y rubricando al calce de constancia los que en ella intervienen.--- ---
F I R M A S
______________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
______________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
______________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
______________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
SEGUIMIENTO DE ACUERDOS
Sesión No. Asunto Acuerdo o determinación Seguimiento
Señalar el número de sesión, indicando además
si es ordinaria o extraordinaria
Realizar una breve reseña respecto del
asunto tratado. Señalar los términos del acuerdo
Señalar las acciones realizadas
para desahogar el acuerdo y el grado
