PROCESO: GESTIÓN DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS

RESPONSABLE: Suministros

Jefe del Departamento de Servicios Generales

OBJETIVO: ALCANCE:

HUMANOS FISICOS REQUISITOS:

Atender en forma oportuna los requerimientos de bienes y servicios solicitados por las Dependencias de la Universidad del Atlántico, mediante el acompañamiento y asesoría en la planeación de las necesidades, y la ejecución de las acciones y actividades que garanticen la adquisición de los mismos, de conformidad con las especificaciones técnicas y de calidad requeridas por el solicitante, en el marco de los principios de la Función Administrativa, en especial, publicidad, transparencia, selección objetiva, eficiencia y economía. Igualmente, garantizar el funcionamiento óptimo de la infraestructura institucional. Aplica desde el recibo de la solicitud debidamente autorizado por la Rectoría, o quien haga sus veces, hasta la comunicación al supervisor de la suscripción y legalización de la Orden o Contrato.  Un 1 Jefe de Departamento de Gestión de Bienes y Suministros.  Un 1 Jefe de Departamento de Gestión de Servicios Generales.  Profesionales universitarios.  Técnicos administrativos.  Personal de vigilancia  Personal de aseo  Personal de mantenimiento . Dotación básica escritorios, archivadores, equipos de cómputo, impresoras, y mantenimiento, equipos de Mantenimiento Industriales y herramientas de Trabajo. NTC GP 1000:2009: 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.4 , 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 LEGALES:

EMISOR

ENTRADA

ACTIVIDADES

SALIDA

RECEPTOR

Dependencias de La

Universidad Solicitudes aprobadas

P

Revisar la solicitud y asignarla al cotizador

Solicitud revisada y asignada Gestión de Bienes y Suministros Gestión de Bienes y Suministros Solicitud de adquisición de Bienes y Servicios revisada y asignada

H

Cotizar e Invitar a Ofertar bienes o servicios a contratar / Revisar Estudios Previos

Bienes o servicios cotizados Estudios Previos Revisados Asignaciones operativas de mantenimiento Proveedores o Contratistas Departamento de Gestión de Bienes y Suministros Cotizaciones Ofertas

H

Revisar la cotización

Verificar las especificaciones técnicas y enviar para evaluación

Cotización u Oferta seleccionada Dependencias de La Universidad Departamento de Gestión de Bienes y Suministros Departamento de Gestión de Bienes y Suministros . Evaluación cotizaciones u Ofertas

H

. Elaborar las Órdenes de Compra y los Contratos

Contrato u Orden de Compra Dependencias de La Universidad Departamento de Gestión de Bienes y Suministros. Proveedor Contratistas Proveedores Requisitos de

Inscripción

H

Inscribir y actualizar proveedores. . Proveedor inscrito

Departamento de Gestión de Bienes, Suministros y Servicios

Proveedores

Departamento de Gestión

de Bienes y Suministros Bien adquirido.

H

. Actualizar inventario de Activos.

Inventario de Activos Direccionamiento Estratégico Dependencias de La Universidad Departamento de Gestión de Bienes y Suministros. Dependencias de La

Universidad Solicitud de baja de

Bienes

H

Dar de baja los bienes

Bien dado de baja amparado en su respectiva

Resolución.

Entes externos interesados

Donaciones

H

. Recibir y legalizar donaciones

Bien mueble o inmueble donado, amparado en su respectiva resolución. Comunidad universitaria Dependencias de La Universidad. Dependencias de La

Universidad Necesidades servicio de de mantenimiento preventivo y correctivos de planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes telefónicas y sistemas de monitoreo

H

Ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de la Planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes telefónicas y sistemas de

monitoreo, y piscinas.

Mantenimiento correctivo o preventivo recibido a satisfacción y soportado con acta

Dependencias de La Universidad Dependencias de La Universidad Recibidos a satisfacción de los bienes y servicios entregados y servicios de mantenimiento realizados

V

Seguimiento a todos los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de la Planta física, equipos, muebles y enseres, sistemas eléctricos, zonas verdes, redes hidrosanitarias, redes

telefónicas y sistemas de monitoreo y piscinas; y los bienes y servicios entregados Acta o formato de recibo a satisfacción diligenciado. Dependencias de la Universidad y Comunidad Universitaria Departamento de Gestión

de Bienes y Suministros Indicadores

V

Realizar seguimiento y consolidación de los indicadores

Indicadores medidos Direccionamiento Estratégico Direccionamiento estratégico Gestión de Calidad Control Interno Resultados de auditorías internas o medición de indicadores Directrices para el mejoramiento continuo

A

Realizar acciones preventivas y correctivas sobre las evaluaciones del proceso.

DOCUMENTOS SOPORTE REGISTROS PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO INDICADORES

TIPO

DESCRIPCIÓN

 Procedimientos de compras.  Procedimiento de Inventario y administración de Activos Procedimiento de inscripción, y evaluación inicial de proveedores.  Estatuto de Contratación de la Universidad del Atlántico Plan estratégico 2009-2019.

 Procedimiento de Mantenimiento Correctivo y Preventivos de Planta Físicas y Equipo  Estudios previos Pliegos de

Condiciones Hojas de vida de equipos.  Cotizaciones.  Orden de compra.  Certificado de Disponibilidad Presupuestal  Registro Presupuestal

 Evaluación de las cotizaciones y ofertas  Inventarios

 Inscripción de proveedor  Evaluación de proveedor  Acta de comité de baja  Resolución de baja de bienes  Resolución de donación

 Formatos de solicitud de servicios  Programas de mantenimiento a realizar.  Acta de trabajos realizados y recibido a

satisfacción

 Solicitudes de autorización de traslado de bienes

 Actas de reuniones

 Informes técnicos acerca de necesidades de mantenimiento.

 Requisitos legales  Estatuto de Contratación.  Documentos soporte.

 Inventario de Activos Actas de baja de

bienes.

 Formato de salida y/o ingreso de bienes a la Ciudadela Universitaria.

 Proveedor inscrito y evaluado.

 Informe de gestión, acciones correctivas y preventivas.

 Auditoria jefe del Departamento

EFECTIVIDAD Satisfacción del cliente interno Índice de Evaluación de Proveedores EFICACIA Oportunidad en la atención EFICIENCIA Recibidos a satisfacción conformidad

PUNTOS DE CONTROL

RIESGOS

Verificación de la aprobación de la solicitud por parte del

ordenador del gasto y visto bueno de la Vicerrectoría

Adminístrativa

Adquisición de un bien o servicio no autorizado

Verificación de cotizaciones e inscripción de proveedores

en el portal web

Errores en la cotización, proveedores sin evaluación

inicial

servicios a adquirir

necesidad de la Dependencia solicitante

Capacidad Jurídica y Financiera de los proponentes

Suscripción de Ordenes o Contratos con personas

naturales o jurídicas no facultadas para contratar

La inscripción de las adquisiciones correspondientes en

el Banco de Programas y Proyectos de la Universidad

Adquisición de bienes o servicios no contemplados

dentro del Banco de Proyectos y Programas. Falta de

control

Visto Bueno y aprobación del Departamento de Gestión

de Bienes y Suministros

Errores en la Orden de Compra o Contratos

Pólizas de cumplimiento y calidad de los bienes y

servicios

Imposibilidad de efectuar una reclamación por

incumplimiento al Contrato

Seguimiento o inspección de los mantenimientos

realizados

Mantenimientos que incumplen las especificaciones

técnicas

Diagnóstico y Plan de Mantenimiento Preventivo

Daño y deterioro de la planta física y equipos

Verificación de estudios previos por el Departamento de

Gestión de Bienes y Suministros

Estudios previos mal diligenciados por la Dependencia

solicitante

Comunicación a los supervisores de la suscripción y

legalización de la orden de compra o contrato

Inadecuada supervisión

Coordinación entre el contratista y supervisor con el

departamento de gestión de Bienes y suministros,

respecto a las entregas, especialmente de reactivos,

químicos y materiales peligrosos

Reactivos o medicamentos dañados por requerir de

almacenamientos especiales, o que puedan causar daños

a los integrantes del grupo por contaminación al