UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE
DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE INGENIERÍA COMERCIAL
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERÍA COMERCIAL
TEMA:
“PLAN DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA
DUOPRINT-G S. A.”
TUTOR
MGP. Econ. ROBERTO FLORES MONCAYO
AUTORAS
NANCY CAROLINA ALVARADO WONG
ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE
II
REPOSITARIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
ÁREAS TEMÁTICAS:Educación Comercial y Administración.
PALABRAS CLAVE:
Manual, Liderazgo, Empresa, Organización, Rediseño
El presente proyecto tiene como finalidad, elaborar un plan de rediseño organizacional para la empresa Duoprint-G S.A. y determinar las estrategias adecuadas para mejorar el desempeño del personal, por lo que se establecerá un manual de procesos para la compañía y poder contribuir a mejorar la organización, control y administración del personal, ayudando a optimizar la posición de la empresa en cuanto a estabilidad laboral y rentabilidad en sus servicios y productos.
N. DE REGISTRO (en base de datos):
N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
III
CONTACTO CON AUTOR/ES:
Alvarado Wong Nancy Carolina
Bajaña Trasmonte Roxana María
Teléfono:
0989652910 0987644047
E-mail:
[email protected] [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN:
MSC., Rafael Iturralde Solórzano DECANO
Teléfono: 2596500 EXT. 201 DECANATO E-mail:[email protected]
Msc. Oscar Machado
IV
CERTIFICADO DE SIMILITUDES
V
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
PATRIMONIALES
Los/as estudiantes/egresados/as NANCY CAROLINA ALVARADO WONG y ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE, declaro (amos) bajo juramento, que la autoría del presente trabajo de investigación corresponde totalmente a los/as suscritos/as y nos responsabilizamos con los criterios y opiniones científicas que en el mismo se declaran, como producto de la investigación realizada.
De la misma forma, cedemos nuestros derechos patrimoniales y de titularidad a la UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL, según lo establece la normativa vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de estudiar un PLAN DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA DUOPRINT-G S. A.
Autor(es)
Firma: __________________________
NANCY CAROLINA ALVARADO WONG C.I. 0920758943
Firma: __________________________
ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE
VI
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor(a) del Proyecto de Investigación PLAN DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA DUOPRINT-G S. A., designado(a) por el Consejo Directivo de la Facultad de Administración de la Universidad LAICA VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y aprobado en todas sus partes el Proyecto de Investigación titulado: “PLAN DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA
EMPRESA DUOPRINT-G S.A.”, presentado por los estudiantes NANCY CAROLINA ALVARADO WONG y ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE
como requisito previo, para optar al Título de INGENIERÍA COMERCIAL,
encontrándose apto para su sustentación
Firma:
VII
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a Dios, por darme salud y permitirme disfrutar de la vida y de mi familia, gracias a mi familia por apoyarme en cada decisión y proyecto, a mis maestros y a la universidad en general por todos los conocimientos que me ha otorgado.
Sencillo no ha sido el camino hasta ahora, pero gracias a las ganas y al apoyo constante, he logrado importantes objetivos como culminar otra etapa en mi vida.
VIII
DEDICATORIA
Dedico este proyecto a mi Padre José Alvarado pues gracias a él he podido formarme profesionalmente, sentó en mí las bases de responsabilidad, lealtad y deseos de superación, en él tengo el espejo en el cual me quiero reflejar.
Gracias a Dios por la familia, esposo e hijo.
IX
AGRADECIMIENTO
Mi principal agradecimiento es hacia Dios, ya que con Él he podido llegar hasta estas instancias de mi vida, donde puedo ver hecho realidad este sueño que un día me planteé.
Gracias a Dios, por la familia, principalmente por mis padres y hermanos, quienes son mi mayor soporte para no decaer en la vida. Gracias a su buen ejemplo, por su apoyo de siempre en cada decisión y proyecto, por demostrarme que solo luchando y perseverando se puede conseguir todo lo que nos propongamos.
Y a todas las personas que de una u otra forma ayudaron como parte de este proceso.
X
DEDICATORIA
Este proyecto está dedicado a mi familia, mamá, papá, hermanos y sobrinos, siendo ellos mis mayores motivadores, por todo su apoyo y consejos para hacer de mí una mejor persona y profesional.
XI
ÍNDICE
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN ... I
CERTIFICADO DE SIMILITUDES ... IV
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
PATRIMONIALES ... V
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ... VI
AGRADECIMIENTO ... VII
DEDICATORIA ... VIII
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I ... 3
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ... 3
1.1 Tema ... 3
1.2 Planteamiento del problema ... 3
1.3 Formulación del problema ... 5
1.4 Sistematización del problema ... 5
1.5 Objetivos de la investigación ... 5
1.5.1 Objetivo general: ... 5
1.5.2 Objetivos específicos: ... 5
1.6 Justificación de la investigación ... 6
1.7 Delimitación del Problema ... 7
XII
CAPÍTULO II ... 9
MARCO TEÓRICO ... 9
2.1. Antecedentes de la Investigación ... 9
2.1.1. Estado del Arte ... 10
2.1.2. Historia de la empresa ... 11
2.2. Bases Teóricas ... 15
2.2.1. Rediseño Organizacional... 15
2.2.2. Estrategias administrativas ... 21
2.2.3. Manual de procesos ... 23
2.2.4. Análisis situacional ... 24
2.3. Marco Conceptual ... 26
CAPÍTULO III ... 29
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN... 29
3.1. Metodología ... 29
3.1.1. Tipo de investigación ... 29
3.1.2. Enfoque de la investigación ... 30
3.1.3. Técnicas de investigación... 30
3.2. Población y muestra ... 31
3.3. Análisis de resultados ... 32
XIII
CAPÍTULO IV ... 46
PROPUESTA ... 46
4.1. Justificación de la propuesta ... 46
4.2. Listado de contenido y flujo de la propuesta ... 48
4.3. Descripción de la propuesta ... 48
4.3.1. Análisis FODA de la empresa ... 48
4.3.2. Rediseño del plan organizacional ... 49
4.3.3. Manual de funciones y Descripción de cada puesto de trabajo .... 57
4.4. Implementación... 76
4.4.1. Presupuesto ... 76
4.4.2. Cronograma ... 76
4.4.3. Evaluación ... 77
ANEXOS ... 82
ANEXO 1 ENCUESTA A LOS TRABAJADORES DE DUOPRINT-G S.A... 82
ANEXO 2 FOTOGRAFÍAS ... 84
XIV
ÍNDICEDEGRÁFICOS
GRÁFICO 1NO. DE EMPLEADOS EN LA EMPRESA ... 3
GRÁFICO 2UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA ... 8
GRÁFICO 3.LOGOTIPO DE LA EMPRESA ... 12
GRÁFICO 4ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ... 15
GRÁFICO 5REQUISITOS PARA EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL ... 17
GRÁFICO 6ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL REDISEÑO ORGANIZACIONAL ... 18
GRÁFICO 7INTEGRACIÓN EN EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL ... 19
GRÁFICO 8ANÁLISIS SITUACIONAL DE UNA EMPRESA ... 25
GRÁFICO 9CONOCIMIENTO SOBRE LA MISIÓN Y VISIÓN DE LA COMPAÑÍA ... 34
GRÁFICO 10OPINIÓN SOBRE LOS VALORES DE LA COMPAÑÍA ... 34
GRÁFICO 11CONOCIMIENTO DESDE EL INICIO DE LAS FUNCIONES EN SU PUESTO DE TRABAJO ... 35
GRÁFICO 12DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA DESEMPEÑAR LABORES EFICIENTEMENTE ... 36
GRÁFICO 13NIVEL DE COLABORACIÓN ENTRE COMPAÑEROS DEL MISMO DEPARTAMENTO ... 36
GRÁFICO 14NIVEL DE COLABORACIÓN ENTRE COMPAÑEROS DE DIFERENTES DEPARTAMENTOS ... 37
GRÁFICO 15TRABAJO EN EQUIPO POR PARTE DE LAS JEFATURAS DE LA EMPRESA ... 38
GRÁFICO 16GERENCIA ESCUCHA SUGERENCIAS, QUEJAS DE SUS COLABORADORES ... 38
GRÁFICO 17GERENCIA ESCUCHA SUGERENCIAS, QUEJAS DE SUS COLABORADORES ... 39
GRÁFICO 18NIVEL DE RELACIONES CON SU JEFE INMEDIATO ... 40
GRÁFICO 19RECIBE DE CAPACITACIONES DE ACTUALIZACIÓN EN SUS FUNCIONES ... 40
XV GRÁFICO 21CONOCIMIENTO DE A QUIÉN ACUDIR CUANDO EXISTE UN PROBLEMA EN SU
PUESTO DE TRABAJO ... 42
GRÁFICO 22INCOMODIDAD EN SU PUESTO DE TRABAJO ... 42
GRÁFICO 23NIVEL ORGULLO POR TRABAJAR EN LA EMPRESA ... 43
GRÁFICO 24FLUJOGRAMA DE LA PROPUESTA ... 48
GRÁFICO 25NUEVO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO ... 56
GRÁFICO 26ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL PROPUESTO ... 58
ÍNDICE DE TABLAS TABLA 1DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GERENTE GENERAL ... 59
TABLA 2DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES COORDINADOR DE VENTAS ... 60
TABLA 3DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES VENDEDOR ... 61
TABLA 4DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DISEÑADOR GRÁFICO ... 62
TABLA 5DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES COORDINADOR DE LOGÍSTICA GENERAL ... 63
TABLA 6DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES MENSAJERO ... 64
TABLA 7DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES CHOFER ... 65
TABLA 8DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA .. 66
TABLA 9DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES CONTADOR GENERAL ... 67
TABLA 10DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ASISTENTE CONTABLE ... 68
TABLA 11DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES JEFE DE SISTEMAS ... 70
TABLA 12DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES BODEGUERO ... 71
TABLA 13DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES JEFE DE PLANTA ... 72
TABLA 14DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES SUPERVISORES DE ÁREAS ... 73
XVI TABLA 16PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA COMPAÑÍA ... 76
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1FACHADA DE LA EMPRESA DUOPRINT-GS.A. ... 84
1
INTRODUCCIÓN
La empresa Duoprint-G S.A. forma parte del GRUPO DUO, quienes establecen sus actividades en el año 2005 inicialmente con la empresa DUOCELL la cual se dedicaba a la importación, comercialización y distribución de equipos de Telecomunicaciones.
En el año 2010 se apertura la empresa Duoprint-G S.A., en donde se ofrecen servicios especializados de diseños y publicidad para empresas públicas y privadas; siendo importadores directos de toda la materia prima y contando con talleres de primer nivel con maquinarias de última generación.
El presente proyecto tiene como finalidad, elaborar un plan de rediseño organizacional para la empresa Duoprint-G S.A. y determinar las estrategias adecuadas para mejorar el desempeño del personal, por lo que se establecerá un manual de procesos para la compañía y poder contribuir a mejorar la organización, control y administración del personal, ayudando a optimizar la posición de la empresa en cuanto a estabilidad laboral y rentabilidad en sus servicios y productos.
El análisis del proyecto será llevado a cabo por cuatros capítulos desarrollados de manera precisa, clara y organizada.
Capítulo: I El problema es el que establece el tema de la investigación motivo por el cual ayudará a determinar la línea de la investigación, para así analizar el planteamiento del problema y la formulación de este, además de la sistematización; se van a esclarecer los objetivos de la investigación de forma general y específica, la justificación de la investigación, y delimitación de la misma.
Capítulo II: Marco Teórico donde se detallan los antecedentes de la investigación, estado del arte del cual se realizará una investigación de tres tesis con temas relacionados al rediseño organizacional para la administración de la empresa.
3
CAPÍTULO I
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Tema
“Plan de Rediseño Organizacional para la empresa Duoprint-G S.A.”
1.2 Planteamiento del problema
La empresa Duoprint-G S.A. se dedica a actividades de impresión de pósteres, catálogos de publicidad, prospectos y otros impresos publicitarios, calendarios, formularios comerciales, directorios y otros materiales impresos de uso comercial, papel de correspondencia álbumes, agendas personales, diarios, tarjetas de invitación, de visita, de presentación y otros materiales impresos mediante impresión por offset, foto grabación, e impresión en 3D.
Actualmente, la empresa cuenta con un número significativo de empleados, por tal motivo requiere de un control estricto en cada uno de sus puestos. Esto provoca que exista un total desconocimiento de las actividades y una mala asignación de tareas que provoca sobrecarga de trabajo a los empleados de la empresa.
Gráfico 1 No. de empleados en la empresa Fuente: DUOPRINT-G S.A.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
38 42
50
58
4 Además, los procesos administrativos no tienen un plan definido que normen las actividades de Duoprint-G S.A., esto se debe a que la empresa no ha determinado sus procesos internos y esto afecta a su vez la planificación que se realiza dentro de la organización.
Inclusive la empresa no cuenta con un departamento de recursos humanos definido y estas actividades están siendo controladas por el Gerente General, encargado de la parte financiera en conjunto con su Gerente Comercial, quien aporta en varias funciones de este departamento como realizar el reclutamiento, entrevistas, selección de personal y finalmente recomendar a los candidatos para ocupar los cargos.
No se cuenta con un programa de motivación al personal, lo que conlleva a un mal ambiente de trabajo. Los colaboradores no tienen una persona a la cual puedan acudir por temas de consultas en sus roles de pago, permisos, etc., generando malestar.
No se realizan evaluaciones de desempeño al personal, lo cual afecta directamente a la empresa porque no se sabe el rendimiento de cada colaborador. Existe alta rotación del personal por no tener perfiles de cargos, ya que no se sabe qué tipo de persona se necesita para tal puesto o función, y al no existir un reglamento interno, no existen políticas claras; más bien los empleados se encuentran desmotivados lo que influye en el desempeño organizacional.
No hay planes de carrera, la empresa no cuenta con un correcto organigrama, actualmente cuentan con personal no comprometido en sus funciones.
5 Por tales motivos, se debe realizar un rediseño organizacional, elaborando un manual de funciones para el mejoramiento de la administración en los departamentos de la compañía Duoprint-G S.A., con el objetivo de que las actividades se realicen de manera eficiente, a su debido tiempo y con el fin de obtener mayor productividad y un crecimiento sostenido de la empresa que brinde estabilidad al personal.
1.3 Formulación del problema
¿Cómo mejorar el desempeño organizacional en la empresa Duoprint-G S.A.?
1.4 Sistematización del problema
¿Cuál es la situación actual interna y externa de la empresa Duoprint-G S.A., ¿dentro de su mercado?
¿Cuáles deben ser las estrategias organizacionales aplicables a los procesos de negocio?
¿Cuál debe ser la reestructura organizacional adecuada para la Empresa?
¿Cómo rediseñar los procesos administrativos en la empresa Duoprint-G S.A.?
1.5 Objetivos de la investigación
1.5.1 Objetivo general:
Elaborar un Plan de Rediseño Organizacional para la empresa Duoprint-G S.A.
1.5.2 Objetivos específicos:
6 Determinar las estrategias adecuadas para mejorar el desempeño del personal de la empresa Duoprint-G S. A.
Rediseñar la estructura organizacional adecuada para la empresa Duoprint-G S.A.
Diseñar un manual de procesos para la empresa Duoprint-G S.A.
1.6 Justificación de la investigación
Para tener un alto nivel de eficiencia y desempeño es fundamental que las actividades de quienes conforman una entidad se ajusten a procedimientos de trabajo hondamente efectivos, esto genera un valor agregado en las labores que se realizan; de ahí viene la importancia de analizar cómo se operan los procedimientos de trabajo en la empresa Duoprint-G S.A., detectando cualquier error o distorsión en la ejecución de tareas para tomar los correctivos necesarios que lleven al negocio a diferenciarse de la competencia.
Para buscar un mayor rendimiento y control de las actividades del personal, se debe indicar cuáles son sus funciones para desempeñar y para esto, deben existir personas capacitadas al mando de sus ocupaciones en cada departamento asegurando el cumplimiento de que todos los procesos se lleven a cabo correctamente.
7 La presente investigación, establecerá una cultura organizacional, cuyo proceso generará responsabilidad, satisfacción, trabajo en equipo y visión común para lograr una administración eficiente.
Este plan de rediseño organizacional pretende, además, lograr una guía de la información; y a su vez optimizar los recursos humanos, financieros y tecnológicos, mediante la elaboración de un organigrama organizacional que permita visualizar la estructura general y las relaciones de las actividades dentro de la compañía.
Además de permitir evaluar la eficiencia de cada uno de los procesos, registrar datos y coordinar de forma organizada las actividades del personal. Con todo lo ante expuesto, se espera cubrir con todas las expectativas respecto a este trabajo, contribuyendo al desarrollo administrativo de la entidad.
1.7 Delimitación del Problema
Se ejecutará en el norte de la ciudad de Guayaquil en la Av. Miguel H Alcívar Mz. 203, se estima recolectar información de todos los colaboradores que forman parte de la empresa (58 colaboradores en total)
8
Gráfico 2 Ubicación geográfica de la empresa Fuente: Google Maps
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
1.8 Idea a Defender
9
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes de la Investigación
El desarrollo organizacional y comercial en las organizaciones es fundamental para garantizar el óptimo desarrollo de las actividades productivas, que a través de la organización y planificación se podrán alcanzar los objetivos establecidos por la gerencia. La coordinación de procesos para lograr cumplir con las expectativas en ingresos de servicios está debidamente controlada mediante un ambiente laboral que permita a los responsables de los diferentes departamentos emplear todos los recursos disponibles para hacer efectiva una prestación de servicio con todos los clientes.
La correcta integración de todas las actividades de los empleados de una organización permitirá generar una correcta gestión administrativa lo que a su vez impulsará la productividad de la mano de obra y, por ende, la eficiente generación de costos operativos, que se traduciría en una maximización de los ingresos por servicios prestados.
10 En referencia a la investigación, las falencias en el ámbito laboral de Duoprint-G S.A., han generado un decrecimiento en el rendimiento laboral, esto debido a la falta de controles y procedimientos de trabajo que sean exitosos. De esta forma, la entidad puede desencadenar problemas que generen, entre otras cosas, una mala imagen ante los clientes que pudieran optar por otros proveedores que cumplan con sus expectativas.
2.1.1. Estado del Arte
1. En su Trabajo de Titulación Plan de Rediseño Organizacional para la compañía COMSAJU Cía. Ltda. (Dávila, 2017), propuso como Objetivo General presentar “un plan de rediseño organizacional para que la empresa funcione de la mejor manera” (Dávila, 2017, pág. 06). La conclusión más relevante de la presente investigación es que la empresa “no tiene una estructura bien definida, al igual que las funciones que debe seguir cada trabajador, lo que provoca que los trabajadores no se ubiquen en la estructura y dejen de cumplir con las funciones que deben desempeñar” (Dávila, 2017, pág. 86)
11 3. En su trabajo de titulación Rediseño Administrativo y Comercial del Departamento de Ventas de la compañía ETIFLEX Cía. Ltda., de la ciudad de Guayaquil (Romero, 2017), planteó como Objetivo General “diseñar la estructura administrativa y comercial en el departamento de ventas de la compañía ETIFLEX Cía. Ltda., mediante un plan de comercialización de forma integral, para el mejoramiento en la gestión de ventas que permita el incremento de ventas y utilidad” (Romero, 2017, pág. 08). Como principal conclusión de la investigación, se llegó a establecer que “el personal de ventas no puede cubrir toda el área de ruta según el plan debido a la alta cartera de clientes (…), además que los cambios constantes del personal no permiten que se establezca un equipo de trabajo eficaz” (Romero, 2017, pág. 114).
2.1.2. Historia de la empresa
Duoprint-G S.A. forma parte del GRUPO DUO quien establece sus actividades en el año 2005 inicialmente con la empresa DUOCELL, la cual se dedicaba a la importación, comercialización y distribución de equipos de Telecomunicaciones.
En el año 2010 se apertura la empresa Duoprint-G S.A., en donde se ofrecen servicios especializados de diseños y publicidad para empresas públicas y privadas; siendo importadores directos de toda la materia prima, contando con talleres de primer nivel con maquinarias de última generación.
12
Nombre o razón social
La razón social de la empresa que se analizó para el plan de rediseño organizacional es Duoprint-G S.A.
Tipo de empresa y línea de producción
El tipo de actividad económica y producción en que está instalada la compañía es de actividades de impresión publicitaria.
Imagen Corporativa
En la figura 3 se puede observar el logo de la empresa Duoprint-G S.A., la misma que tiene colores llamativos como el rojo y el blanco con el fin de llamar la atención del público; se puede decir que el blanco representa la perfección, transmite sobriedad y luminosidad mientras que el color rojo implica fortaleza, fuerza e impulsividad.
Gráfico 3. Logotipo de la empresa Fuente: DUOPRINT-G S.A. Elaborado por: DUOPRINT-G S.A.
Misión
“Involucrarnos en el sueño, requerimientos y necesidades de nuestros clientes con propuestas innovadoras, a través de soluciones prácticas, materializando y poniéndolo en marcha. Tú lo imaginas y nosotros lo creamos” (Duoprint-G S.A., 2015).
Visión
13
Valores corporativos
A continuación, se exponen los valores corporativos de la empresa Duoprint-G S.A., según la planificación estratégica 2017:
Confianza: Con personal calificado y capacitación continua, su proyecto e ideas están en buenas manos.
Integridad: Jamás prometemos algo que no podemos cumplir, somos auténticos y nos presentamos de manera natural, sin estafas ni engaños, cumpliendo siempre con las expectativas.
Respeto: Valoramos a todos nuestros clientes, sean estos grandes o pequeños y nos involucramos en sus proyectos o ideas, sintiéndolos como nuestros.
Pasión: Nos apasionamos por la publicidad, apasionados por nuevas ideas y la innovación. Apasionados por nuestro trabajo.
Principales clientes
Para la empresa Duoprint-G S.A., los clientes más importantes son aquellos que representan el mayor ingreso económico que tiene la compañía y son los siguientes:
✓ Burger King
✓ M.I. Municipalidad de Guayaquil
✓ Alcaldía de Samborondón
✓ CNEL EP
✓ DIPAC
✓ Ecuaquímica
14
- Imedia Social Media Marketing - Agencia Comuna Digital - Global Below The Line - Punto Print S.A.
- Zebra Comunicaciones
Organigrama
En la figura 4 se muestra el organigrama actual de la empresa Duoprint-G S.A., en el cual se destaca lo siguiente:
15
Gráfico 4 Organigrama estructural Fuente: DUOPRINT-G S.A.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
La gerencia comercial tiene al mando cuatro líneas, las cuales son: el departamento de recursos humanos, departamento de ventas, departamento de finanzas y contabilidad y también tiene a su cargo al personal de limpieza de la compañía.
La gerencia de producción cuenta con tres líneas: Impresión, Diseño y Sistemas.
2.2. Bases Teóricas
2.2.1. Rediseño Organizacional
De acuerdo a Herrero, Ortiguela y Sánchez (2013) un rediseño organizacional “está enfocado en realizar modificaciones a nivel administrativo, contable, comercial y operativo, entre otros, de los cuales se desarrolla una estructura que modifica todas las funciones para generar una optimización en las actividades empresariales” (p. 31).
16 Una entidad cuando debe optimizar su operatividad interna toma en cuenta el rediseño organizacional, a través del estudio de los procesos y funciones que se llevan a cabo para señalar falencias que implican el origen de riesgos a nivel organizacional. Considerando los resultados, se toman decisiones enfocadas en configurar la estructura de la empresa para mejorar la coordinación entre todas las actividades empresariales.
Llorente (2013) enfatiza en cambio que “cuando una empresa presenta muchos problemas estructurales está [en] la necesidad de reestructurar todas sus actividades y funciones para que no llegue a un entorno de pérdidas económicas por el mal manejo de los recursos financieros y el inadecuado desarrollo de las operaciones” (p. 43).
En función a la perspectiva de este autor es necesario que una entidad cuente con un esquema organizacional correctamente estructurado, donde se definan procedimientos y funciones que estén equilibradas y sistematizadas para garantizar que se cumplan con todas las actividades internas, evitando continuos errores que puedan representar perdidas económicas para la empresa, ya que esto influye directamente en los márgenes de rentabilidad.
Además, Estallo y Giner (2014) señalaron que “la planificación en la organización empresarial representa un elemento de dirección y control que debe estar constantemente en desarrollo debido a la evolución del tejido empresarial que demanda mayores funciones y operaciones que otorguen una ventaja competitiva” (p. 12).
17
Gráfico 5 Requisitos para el rediseño organizacional
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Estructura básica
Comprende la etapa en que se establecen las tareas y responsabilidades en el área de trabajo, mediante una medida jerárquica para que cada trabajador cumpla funciones que estén ligadas a su perfil profesional o en base a las demandas de la empresa.
Mecanismo de operación
En esta etapa se definen los procedimientos y rutinas que se desarrollan en el área de trabajo, tomando en cuenta el cargo del empleado. Es importante que estas actividades estén supervisadas a través de normativas generales.
Mecanismo de decisión
En esta etapa se definen los procesos para cumplir con las metas de la entidad, por medio de la toma de decisiones en base al nivel jerárquico de los empleados en los diferentes
Como
estructura
básica
Mecanismos
de operación
Mecanismos
de decisión
Mecanismos
de
18 departamentos, para que se establezca un jefe que mantenga el control de las actividades y funciones realizadas diariamente.
Mecanismo de coordinación
Se establece la forma en que se integran cada una de las divisiones de trabajo y como estos pueden trabajar en conjunto, a través de normas generales que establecen los procedimientos en el flujo de información, procesos, actividades, entre otros. En resumen, los fundamentos del rediseño organizacional implican lo siguiente:
Gráfico 6 Aspectos fundamentales del rediseño organizacional Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El rediseño implica la formalización del cargo en el departamento comercial, donde se especifican cada uno de los puestos y que cargo debe desempeñar cada colaborador. Es importante definir esta etapa ya que se mantendrá un control mediante una cabeza quien se encargue de supervisar las actividades y gestiones en la venta de los productos y/o servicios, y los colaboradores
Diferenciación
Reglas y
reglamentos
19 que desempeñen un conjunto de habilidades para cumplir con las necesidades de la gerencia general.
En el flujo de trabajo, según Johnston y Marshall (2009) “se establecen instrucciones que detallan cada uno de los procedimientos que deben llevarse a cabo en la empresa” (p. 76). Las metas organizacionales que definan una entidad deben darle una perspectiva de cómo manejar cada una de las actividades para que se controlen y formalicen a través de reglas que impliquen soluciones para todas las situaciones posibles que se den a diario.
Con respecto al proceso de integración, Arbos (2011) indicó que es “un proceso que permite disminuir la complejidad en el desarrollo de las actividades administrativas mediante la coordinación organizacional donde se definen jerarquías y planes que permitan cumplir con las reglas y procedimientos internos” (p. 89).
Gráfico 7 Integración en el rediseño organizacional
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Jerarquía administrativa
Departamentalización
Asesoria Comisiones y fuerzas de tareas Reglas y procedimientos
20 Por lo tanto, en el rediseño organizacional se desarrollan métodos planificados que permiten estructurar la matriz empresarial de una compañía, a través de la organización de actividades que reduzcan la complejidad en las funciones y responsabilidad que los empleados desempeñan como parte de sus responsabilidades. En conclusión, analizado lo expuesto, se destacan las metas de este proceso, que son las siguientes:
a) Establecer responsabilidades y tareas en función a niveles de jerarquización. b) Designar tareas y actividades a cada trabajador en base a su perfil.
c) Determinar la disponibilidad de recursos que son empleados para el desarrollo de actividades
d) Definir políticas y procedimientos para el cumplimiento de las actividades por cada departamento
e) Establecer planes para la socialización de los cambios en la estructura administrativa de la organización.
f) Identificar errores y riesgos para ejecutar medidas que ayuden a reducir la complejidad en el desarrollo de las operaciones.
g) Asignar presupuestos anuales para cada departamento de la empresa
h) Definir la información que debe gestionarse por cada departamento de la empresa. i) Establecer reglas y restricciones para personal no autorizado
j) Definir objetivos organizacionales para que sean alcanzados por el personal que labora en la compañía
21
2.2.2. Estrategias administrativas
Se puede definir la estrategia como la “forma en la que la empresa o institución, en interacción con su entorno, despliega sus principales recursos y esfuerzos para alcanzar sus objetivos” O también “Un curso de acción conscientemente deseado y determinado de forma anticipada, con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la empresa” (Fernández, 2012).
Por tanto, estrategia es la búsqueda deliberada de un plan de acción que una organización realiza para crear y mantener ventajas competitivas. Se entiende por ventaja competitiva a una característica diferencial que una compañía tiene respecto a otras compañías competidoras que le confiere la capacidad para alcanzar unos rendimientos superiores a ellas, de manera sostenible en el tiempo.
La estrategia, por lo general, se compone de elementos externos e internos. Los elementos externos se refieren a los medios para hacer que la empresa sea efectiva y competitiva en el mercado; qué necesidades satisfacer, a qué grupos o segmentos de clientes dirigirse, cómo distinguirse de la competencia, qué productos o servicios ofrecer, cómo defenderse de movimientos competitivos de los rivales, qué acciones tomar en función de las tendencias de la industria, cambios en la economía o movimientos políticos y sociales, etc.
Los elementos internos se refieren a cómo las diferentes piezas que componen la empresa (personas, departamentos, actividades), habrán de organizarse para lograr y mantener esa ventaja competitiva. Una característica diferencial de una empresa en la creación, producción o comercialización del producto o servicio puede ser tan determinante en la obtención de dicha ventaja como cualquiera de los elementos externos.
22 • Integra y da coherencia a las decisiones en la empresa (es el “pegamento” o el “carril bici” por el que se circula).
• Selecciona negocios (presentes y futuros) en los que la empresa quiere estar presente. • Plantea objetivos a largo, medio y corto y los medios necesarios para conseguirlos, para todas las áreas funcionales de la empresa.
• Define el tipo de organización necesaria para abordar dichos negocios.
• Está siempre condicionada por la dinámica empresa-entorno. (el entorno condiciona, y a veces determina, el desenvolvimiento de las empresas y, por tanto, el desarrollo de sus estrategias).
• Y, en definitiva, pretende mejorar siempre la posición competitiva.
Para definir una estrategia que permita el éxito empresarial es conveniente tener en cuenta algunos aspectos:
• Debe tener un horizonte temporal relativamente amplio
• Debe marcar unos objetivos claros y decisivos, que supongan un salto cualitativo de la empresa, pero también determinar los medios para alcanzarlos
• Debe ser consistente, de manera que las metas y políticas que defina vayan en la misma dirección sin presentar incongruencias
• Debe suponer una concentración de esfuerzos. Una estrategia eficaz, por lo general, suele requerir concentrar la actividad, esfuerzo o atención en un número bastante reducido de fines. Lo que disminuye implícitamente, los recursos disponibles para otras actividades.
• Debe ser flexible. El entorno es muy cambiante y la estrategia deberá poder adaptarse a dichos cambios sin aferrarse a enfoques sobrepasados por la realidad.
23 • Debe basarse en un liderazgo coordinado y comprometido. Una estrategia engloba un amplio espectro de actividades y requiere que todos los niveles de una organización actúen reforzando su puesta en marcha.
• Y por supuesto, debe facilitar la creación o mantenimiento de la superioridad competitiva de la empresa.
2.2.3. Manual de procesos
El Autor Guillermo Gómez Ceja define al Manual de Procedimientos como el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.
Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna administración, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento (Martín, 2014).
24
▪ Presencia de trámites complejos, es los que es necesario efectuar descripciones precisas de los mismos, de manera que sea fácil consultarlas para aclarar posibles dudas.
▪ Para asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trámites y procedimientos, para lo cual resulta indispensable contar con descripciones claras de los mismos.
▪ Para emprender en tareas de simplificación del trabajo, como análisis de tiempos, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas, entre otros.
▪ Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente y se necesiten conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de información, son muy valiosos los manuales de procedimientos, ya que tienen información necesaria para la determinación de los flujos de ésta.
2.2.4. Análisis situacional
“El análisis situacional se puede definir como el estudio del entorno en que se desenvuelve la empresa en un momento determinado” (Enciclopedia Económica, 2017).
Se vive en una economía muy cambiante que complica analizar el mercado para poder dar atención a las necesidades de los clientes, conservar precios y mantener el stock de productos. Debido a esto es necesario llevar a cabo un análisis situacional.
Por eso, se puede definir al análisis situacional como el estudio del entorno en que se desenvuelve la empresa en un momento determinado, donde se toma en cuenta factores externos e internos que intervienen en cómo se proyecta la empresa en su ambiente.
25 jerarquizarlos y aprobarlos, lo que permite actuar eficazmente con base en criterios y planes establecidos.
En conclusión, es un informe sobre el medio ambiente del mercadeo de una empresa o negocio, su sistema interno y las actividades detalladas.
Gráfico 8 Análisis Situacional de una empresa
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Se pueden identificar diversas partes a la hora de aplicar un análisis situacional, entre ellas se destacan las siguientes tres:
Microambiente o entorno específico
El microambiente o microentorno, son las fuerzas cercanas a la empresa que influyen en la capacidad para poder satisfacer a los clientes e intervienen en el ambiente inmediato a la empresa. Estos elementos son:
✓ Clientes
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✓ Proveedores
✓ Competidores.
Macroambiente o entorno general
El microambiente o macroentorno, está compuesto por factores económicos, demográficos, políticos, tecnológicos, legales, culturales, sociales y medioambientales que afectan el entorno de la empresa.
Incorpora todas las fuerzas externas, las cuales la empresa no puede ejercer ningún control.
Análisis interno
Su objetivo es identificar las debilidades y fortalezas de la empresa para desarrollar una determinada actividad, establece las características primordiales de la empresa y cómo éstas la distinguen de la competencia.
A través del análisis situacional se puede mantener el buen funcionamiento de una empresa y corregir errores en el presente y a futuro.
2.3. Marco Conceptual
Ausentismo laboral: Es considerado un factor que reduce seriamente la productividad (Goncalves, 2000).
Clima organizacional: Es la expresión personal de la percepción que los trabajadores y directivos se forman de la organización a la que pertenecen y que incide directamente en el desempeño de la organización (Goncalves, 2000).
27 Cultura organizacional: Es un modelo de vida, sistema de creencias y valores que tiene una empresa (Chiavenato, 2009).
División de trabajos: Especialización de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia (Chiavenato, 2009).
Empowerment: Significar delegar más autoridad a las personas, para que puedan decidir sobre su propio trabajo y que encuentren menos barreras en las mejoras (Goleman, 2013).
Estructura organizacional: Distribución de diferentes unidades o departamento con sus correspondientes funciones gerenciales, requeridas por una institución para cumplir los objetivos y metas (Mintzberg, 2014).
Funciones: Es una subunidad compuesta por un grupo de personas que colaboran unidas, que tienen habilidades parecidas o emplean el mismo tipo de destrezas, herramientas o técnicas para ejecutar sus tareas diarias (Jones, 2013).
Jerarquía: Clasificación de las personas de acuerdo a su autoridad y rango (Jones, 2013).
Liderazgo: Influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos (Chiavenato, 2009).
Motivación: Resultado de interacción entre el individuo y lo que lo rodea para determinar qué es lo que lo motiva o no (Chiavenato, 2009).
28 Rol organizacional: Conjunto de comportamiento relacionados con la tarea y que se requiere de un individuo para desempeñar un puesto de trabajo en la organización (Jones, 2013).
29
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. Metodología
Se realizó un proceso de investigación descriptivo y analítico en la empresa Duoprint-G S.A., de la ciudad de Guayaquil, donde se han presentado problemas organizacionales que ponen en evidencia la ineficaz gestión en los procesos desarrollados por los colaboradores. Por medio de los resultados que se obtuvieron a través del empleo de entrevistas se pudo conocer los procesos y procedimientos efectuados para la selección del personal y actividades de los diferentes departamentos.
Para el conocimiento del nivel de satisfacción del personal se procedió a realizar una encuesta donde se obtuvo información con el fin de identificar las causas que generan el problema en los departamentos de la compañía Duoprint-G S.A.
3.1.1. Tipo de investigación
La investigación desarrollada fue analizar los procesos desarrollados en las distintas áreas de la empresa Duoprint-G S.A., considerando la revisión de información documental y cualitativa para determinar las características que se han presentado dentro del problema. Para el estudio se procedió diseñar un esquema investigativo que fue el siguiente:
Investigación de campo
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Investigación documental
Se revisaron trabajos relacionados con los procesos generados en las actividades desarrolladas por los trabajadores de diferentes empresas comerciales con la finalidad de obtener bases teóricas para mejorar la investigación. De esta manera se pudo determinar ampliar los conocimientos que permitieron definir los parámetros para el diseño de la propuesta, cuya finalidad es optimizar la gestión en los procesos operativos de la empresa Duoprint-G S.A.
Investigación descriptiva
La información cualitativa obtenida por medio de la investigación descriptiva se analizó con la finalidad de ampliar los conocimientos respecto a los procesos realizados en las distintas áreas de la compañía, esto permitió exponer ideas respecto a los efectos que se han originado debido a la carencia de procesos eficientes en la gestión organizacional que coadyuve a optimizar los procedimientos realizados por el personal de la empresa.
3.1.2. Enfoque de la investigación
El enfoque de la investigación fue cualitativo dado que se analizaron datos recopilados en forma objetiva, lo que permitió trabajar las causas que han provocado el problema en los procesos organizacionales de la empresa Duoprint-G S.A., para ser evaluados cada uno de sus efectos y, de esta manera, se procedió a determinar acciones encaminadas en solucionar el problema que se ha planteado en el presente estudio.
3.1.3. Técnicas de investigación
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Entrevista al Gerente General
Se procedió a realizar una entrevista al Gerente General de la empresa Duoprint-G S.A., donde su obtuvo valiosa información respecto a los procesos organizacionales de la compañía y su relación con el talento humano; de esta forma, se pudo evaluar la gestión y encontrar hallazgos relevantes para el diseño de la propuesta. Otro aspecto fue conocer si se ejecutan planes para optimizar las actividades internas de la organización para garantizar un óptimo manejo de los recursos y el personal idóneo en la operatividad de la entidad.
Encuestas al talento humano
Esta técnica permitió recopilar información a través de un cuestionario donde los involucrados fue todo el personal de la empresa Duoprint-G S.A., salvo el Gerente General. Se pudo interactuar con el recurso humano quienes expusieron su punto de vista y comentarios referentes a los procesos organizacionales y su relación con los colaboradores; los resultados recopilados ampliaron las ideas respecto a las causas que impiden una mayor eficiencia del talento humano en la gestión operativa de la entidad.
3.2. Población y muestra
32
3.3. Análisis de resultados
3.3.1. Análisis de la entrevista realizada al Gerente General
1. ¿Se mantiene informado de lo que sucede en el día a día en su empresa?
Por supuesto que sí, en especial del departamento de producción.
2. ¿Cómo podría incrementar la eficiencia de la empresa?
Teniendo personal siempre capacitado, programas de adquisiciones de materia prima (muchas veces los proveedores no cumplen con los plazos o pedidos establecidos).
3. ¿Cuál es el perfil de la persona que le interesa tener en su equipo?
Debe ser una persona que sepa seguir instrucciones, tomar la iniciativa para solucionar un problema, para ser la mano derecha.
4. ¿Cuándo existen problemas internos, ¿qué es lo que suele hacer para solucionarlos?
Primero tratar de solucionarlo uno mismo, si no, se busca apoyo en el área administrativa o de producción, dependiendo de dónde surgió inicialmente el problema.
5. ¿Qué asuntos del trabajo ha notado que están fuera de control?
Desperfecto de las maquinarias y equipos, desorganización a la hora de hacer una tarea grande para un cliente importante, ya que todo este genera retrasos en la producción y genera descontento en el cliente final.
6. ¿Delega usted autoridad en sus subordinados?
Por supuesto que Sí.
7. ¿Cuáles cree que son las razones por las cuales el personal abonada la organización?
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8. ¿Los empleados de la empresa tienen posibilidades de ascenso?
Por supuesto, ya ha habido algunos casos en la empresa.
9. ¿Con qué periodicidad se realizan evaluaciones de desempeño del personal?
No se realizan evaluaciones de desempeño.
10. ¿Cómo calificaría el nivel de cooperación entre los diferentes niveles organizacionales?
Nula.
11. ¿Con que frecuencia realizan comités de trabajo?
2 veces por semana.
12. ¿Qué cambios le gustaría ver en el mediano plazo?
Implementar un programa de mantenimiento y capacitación de los operarios.
13. ¿Qué le gustaría aconsejar a su equipo de trabajo para que mejoren su productividad en
la empresa?
Ser más profesionales en el trabajo, desempeñar bien sus funciones y que no solo por tener título profesional es una mejor persona.
3.3.2. Análisis de la ENCUESTA realizada al personal de la empresa.
El formato de la encuesta aplicada a los 58 trabajadores de la empresa Duoprint-G S.A., se puede revisar en el Anexo 1 (Ver Anexo 1).
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1. ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
Gráfico 9 Conocimiento sobre la misión y visión de la compañía Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
De acuerdo con la Figura 9, el 38% de los empleados conocen cual es la misión y visión de la empresa y se relación con ella, mientras que el 62% desconocen cuál es la misión y visión de la organización.
2. ¿Los valores de la compañía son:
Gráfico 10 Opinión sobre los valores de la compañía
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019) 38%
62%
SI
No
22%
16%
26% 27%
9%
35 El 22% de los trabajadores consideran que los valores de la compañía son excelentes, mientras que un 16% los consideran muy buenos. Esto suma un 38% de aceptación a los valores de la empresa. Mientras que un 26% estiman que solo son buenos, un 27% piensan que son regulares y un 9% los consideran insuficientes. Esto suma un 62% de inadecuada aceptación a los valore corporativos de la entidad en estudio.
3. ¿Cuándo ingresó a la empresa, le indicaron claramente cuáles serían sus funciones?
Gráfico 11 Conocimiento desde el inicio de las funciones en su puesto de trabajo Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
De acuerdo a los resultados de la encuesta, el 56% de los colaboradores de la empresa si conocían desde un principio las funciones que debían desempeñar en su puesto de trabajo; sin embargo, un 44% no contaron con una inducción inicial y no conocían desde el principio las labores que podían desempeñar en su sitio de labores, fue a medida que empezaron a laborar que conocieron lo que debían y no realizar en su puesto de labores.
56%
44% SI
36
4. ¿Al momento de trabajar, dispone de todas las herramientas y recursos para poder
ejecutar su trabajo de forma eficiente?
Gráfico 12 Disponibilidad de recursos para desempeñar labores eficientemente Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 76% de los colaboradores si cuentan con todas las herramientas y equipos para poder desempeñar eficientemente todas sus labores cotidianas; sin embargo, un 24% afirmaron no contar con todos los recursos necesarios para poder realizar efectivamente sus actividades laborables.
5. ¿Cuenta con la cooperación y el apoyo de sus compañeros de departamento?
Gráfico 13 Nivel de colaboración entre compañeros del mismo departamento Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
76% 24%
SI NO
80% 13%
7%
SI
NO
37 El 80% de los colaboradores de la empresa afirmaron que si existe un alto nivel de cooperación entre compañeros del mismo departamento. Sin embargo, un 13% afirmaron que NO existe tal cooperación, acusando a sus compañeros de “egoístas” y/o “envidiosos”; solo un 7% respondió que la cooperación se da en ciertos casos, cuando existe la necesidad de una conveniencia mutua en el desarrollo de una labor conjunta común.
6. ¿Cuenta con la cooperación y el apoyo de sus compañeros de otros departamentos?
Gráfico 14 Nivel de colaboración entre compañeros de diferentes departamentos Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 60% de los colaboradores de la empresa afirmaron que existe un buen nivel de cooperación entre compañeros de diferentes departamentos. Sin embargo, un 18% afirmaron que NO existe tal cooperación, acusando a sus compañeros, al igual que en la pregunta anterior, de “egoísta” y/o “envidiosos”; solo un 22% respondió que la cooperación se da solo en ciertos casos, cuando existe la necesidad de una conveniencia mutua en el desarrollo de una labor conjunta común entre departamentos y por orden de alguno de los jefes de la compañía.
60% 18%
22%
38
7. ¿Cree que su jefatura alienta el trabajo en equipo?
Gráfico 15 Trabajo en equipo por parte de las Jefaturas de la empresa Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 42% de los colaboradores afirmaron que desde sus Jefaturas si se alienta al trabajo en equipo, pero un 31% afirmó que NO es así, que su Jefatura poco o nada impulsa el querer trabajar en equipo. Y un 27% afirmó que solo a veces se impulsa desde alguna de las Jefaturas el deseo de desarrollar un trabajo de equipo.
8. ¿La línea gerencial escucha sus sugerencias, consejos y dudas?
Gráfico 16 Gerencia escucha sugerencias, quejas de sus colaboradores Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
42%
31%
27% SI
NO
A VECES
14%
64% 22%
39 El 64% de los colaboradores de la empresa aseguran que la Gerencia NO escucha ni sus sugerencias, ni consejos menos aun quejas pues aseguran que el Gerente solo desea que le brinden soluciones inteligentes a los grandes problemas de su empresa por lo que confirman que él es “oídos sordos” a soluciones más prácticas, pero menores para la compañía. Asimismo, 22% creen que el solo escucha sugerencias de parte de los jefes y solo A VECES, no siempre. Finalmente, el 14% aseguran que el SI escucha, pero solo ciertas sugerencias y a cierto personal, los más cercanos a él ya sea porque son parientes, amigos o bien conocidos.
9. ¿Su jefe inmediato tiene expectativas con respecto a los resultados de su labor diaria?
Gráfico 17 Gerencia escucha sugerencias, quejas de sus colaboradores Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 82% de los trabajadores afirmaron que sus jefes SI consideran muy importantes los resultados que obtienen día a día en sus labores cotidianas; solo un 18% consideran que sus jefes NO valoran los resultados que obtienen ejerciendo sus funciones laborables.
82% 18%
40
10. ¿Mantiene buenas relaciones con su jefe inmediato?
Gráfico 18 Nivel de relaciones con su jefe inmediato
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 75% de los colaboradores aseguran mantener una muy buena relación con sus jefes inmediatos mientras que un 25% confirmaron que su relación NO es muy buena con su jefe inmediato. La gran mayoría quienes respondieron negativamente en esta pregunta, pertenecían a la línea comercial.
11. ¿Recibe capacitaciones constantes de actualización en las funciones de su trabajo?
Gráfico 19 Recibe de capacitaciones de actualización en sus funciones Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
75% 25%
SI NO
69% 31%
41 El 69% de los colaboradores de la empresa afirmaron que SI han recibido por lo menos una capacitación al año de actualización desde que han trabajado en la compañía; sin embargo, un 31% confirmaron que, pese a llevar ya más de un año laborando en la empresa, NO han recibido ningún tipo de capacitación con respecto a actualización en su puesto de trabajo.
12. ¿Cómo calificaría el ambiente laboral de la compañía?
Gráfico 20 Calificación al ambiente laboral de la empresa Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Un 38% de los colaboradores de la empresa califican solo como BUENO el ambiente laboral en la empresa Duoprint-G S.A., mientras que un 24% lo califican de MUY BUENO, y un 20% de EXCELENTE, esto suma un total de 82% que califican entre excelente a bueno el ambiente laboral de la compañía. Sin embargo, un 18% no la califican muy bien afirmando un 13% que es MALO y un 5% que es MUY MALO.
20%
24% 38%
13% 5%
42
13. En caso de presentar algún problema con relación a su trabajo, ¿sabe a quién acudir?
Gráfico 21 Conocimiento de a quién acudir cuando existe un problema en su puesto de trabajo Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 76% de los colaboradores de la empresa SI conocen a quien deben acudir cuando existe algún tipo de inconveniente o problema en sus puestos de trabajo; sin embargo, un 24% dijo desconocer a quien acudir cuando se presenta algún tipo de inconveniente cumpliendo con sus funciones laborables, pese a que muchos ya llevan más de un año laborando en la compañía.
14.¿Siente alguna incomodidad en su puesto de trabajo?
Gráfico 22 Incomodidad en su puesto de trabajo
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
43 Del total de colaboradores de la empresa, 29 aseguraron no sentir ningún tipo de incomodidad actualmente en su puesto de trabajo, esto representa al 53% de los trabajadores. Sin embargo, el 47% si sientan algún tipo de disconformidad:
8 (15%) no les gusta su monitor de computadora
7 (13%) no están conforme con su puesto de trabajo
6 (11%) no les agrada las sillas donde se sienten pues no las consideran ergonómicas
3 (5%) no están conformes con el nivel de luz con el cual deben trabajar.
15. ¿Se siente orgulloso de trabajar en Duoprint-G S.A.?
Gráfico 23 Nivel Orgullo por trabajar en la empresa
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 53% de los colaboradores (29) se sienten muy orgullosos de laborar en Duoprint-G S.A., y son quienes han respondido casi afirmativamente y positivamente la mayoría de las preguntas
SI 53% NO
47%
44 de la presente encuesta. Sin embargo, un 47% no se sienten satisfechos ni mucho menos orgullosos de trabajar para la compañía, y lo han expresado a lo largo de la encuesta con respuestas negativas.
3.4. Conclusiones parciales de la investigación
El entrevistado afirmó que la empresa está creciendo, por lo que hay algunas actividades que no están resultando como se esperaban.
Se cree que la compañía puede ser más efectiva contratando personal capacitado, que sepa cumplir reglas.
Cabe resaltar que no existe una muy buena comunicación entre los departamentos y que esto provoca atrasos en los pedidos.
En caso de existir problemas internos en el área, primero se busca una solución interna, y en caso de que no se pueda manejarlo, se transmite el problema a la gerencia general a fin de buscar una solución al problema.
Otros asuntos que no se han podido controlar en la organización son la carencia de procesos definidos y que los colaboradores no saben cómo organizarse.
Cada jefe departamental sabe delegar autoridad a uno o dos trabajadores de su departamento para que les brinde soporte.
45 Se considera que si existe oportunidades de ascensos en el personal que integra a Duoprint-G S.A., debido a que si han existido casos de algunos colaboradores que han ascendido a puestos claves de la compañía.
Los jefes de área y la gerencia como tal no han realizado evaluaciones de desempeño del personal a su cargo.
El nivel de cooperación de los diferentes departamentos no es muy bueno debido a que no existe una buena intercomunicación entre ellos, dando como resultado que no exista trabajo en equipo.
46
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1. Justificación de la propuesta
Con los resultados de la investigación realizada en la empresa Duoprint-G S.A., se pudo identificar los factores que inciden en el problema que afecta la gestión organizacional; que, de continuar así, puede dar como consecuencia la salida de empleados valiosos para la empresa, la caída de la productividad y por ende, la pérdida de clientes y ventas que limitarían el poder económico para el correcto funcionamiento de las actividades operativas, administrativas y comerciales.
Por medio de la propuesta, se busca subsanar las brechas que afectan a nivel organizacional a Duoprint-G S.A., al punto de no contar con un manual de procesos para limitar funciones del personal que permita aumentar el rendimiento laboral del personal, tanto administrativo como de producción. Es por ello que, al rediseñar los procedimientos de la mano de obra a través de un plan de mejoramiento, se busca aumentar el nivel de efectividad y aprovechamiento de las fortalezas de los departamentos de la organización para su propio beneficio.
Se justifica el diseño de la propuesta buscando trabajar en el rediseño organizacional, tomando en consideración seis técnicas que más se adaptan al tema investigado, basadas en Franklin (2014):
47 La segunda técnica es el análisis de estructura en la cual se desarrolla un examen que describe la estructura de la organización con sus componentes, comportamientos y características con la finalidad de mejorar su operatividad y comparar sus avances en relación a las metas y objetivos previamente establecidos.
Como tercera técnica a aplicar se tiene el desarrollo organizacional, que es el proceso planteado para modificar estructuras de una empresa en forma sistemática para optimizar su desempeño en todos los niveles jerárquicos.
La cuarta técnica es el diagrama de afinidad, en el cual se agrupa todos los problemas detectados.
La quinta técnica, es el empleo del “downsizing”, que es la manera de reorganizar para mejorar los sistemas de trabajo para mantener una competitividad.
Como última técnica, se tiene el “implacement” que es una consultoría de carrera, que ayuda a los colaboradores a conocer cuál es su lugar en la entidad.
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4.2. Listado de contenido y flujo de la propuesta
Gráfico 24 Flujograma de la propuesta
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
4.3. Descripción de la propuesta
4.3.1. Análisis FODA de la empresa
Concluida la investigación a través del diagnóstico y análisis de los resultados, se puede establecer que la compañía presenta las siguientes fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que se detallan a continuación:
Fortalezas
Tecnología de punta para la producción y prestación de servicios a los clientes externos. Disponibilidad de una amplia gama de servicios
Alta cartera de clientes, sobre todo, corporativos.
Oportunidades
Expansión a otros mercados poco atendidos
49 Exoneración de impuestos a nuevas empresas lo que impulsaría la creación de nuevos negocios que pueden requerir los servicios y productos de Duoprint-G S.A.
Debilidades
No existe capacitación continua del personal
No se disponen de controles para la supervisión en el área productiva
No se cuenta con planes organizacionales que permitan atender efectivamente problemas que se generen en otra área distintas a la producción en la compañía.
Amenazas
Alta rotación del personal
Excolaboradores pueden dar detalles del funcionamiento operativo de la compañía a la competencia directa.
Perdida de fidelidad de proveedores.
4.3.2. Rediseño del plan organizacional
Se sugiere aplicar un plan de rediseño organizacional, con el fin de incrementar su eficiencia, efectividad y aplicación, para el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales; para ello, se ha ido detectando riesgos dentro de la empresa Duoprint-G S.A., los cuales se han confirmado a través de encuestas y entrevistas ya efectuadas. Los factores críticos que se analizaron son los siguientes:
- Clima laboral
50 • Satisfacción
• Liderazgo - Comunicación - Funciones
- Misión, Visión y Objetivos
Con la implementación de las propuestas, la compañía estará en la capacidad de afrontar los problemas que se presenten en el futuro, ya que, como empresa de servicio, siempre van a estar en constante cambio, por eso es indispensable que exista una completa armonía en la organización.
Como primer factor, se considera al clima laboral o clima organizacional, el cual se determinó que existe una buena relación de los colaboradores con sus jefes inmediatos, ya que ellos les orientan a seguir adelante y les impulsan a que sigan aprendiendo cada día más. En cuanto a la relación de los compañeros de trabajo en el mismo departamento, se determina que en el área comercial se llevan entre sí, mientras que los empleados de producción han señalado que algunas veces los empleados con más antigüedad, no saben cooperar con los empleados nuevos.
Mientras que en el ambiente entre los diferentes departamentos se determina que no existe una buena relación ya que carecen de comunicación entre ellos, y eso provoca que algunos procesos no se cumplan a tiempo; sin embargo, la mayor parte de los colaboradores de Duoprint-G S.A., se sienten orgullosos de pertenecer a la organización, por tal motivo se proponen las siguientes mejoras respecto al clima laboral:
51 problemas futuros, la capacitación se ejecutará en 4 horas laborables. A cada capacitación deberán asistir los 3 jefes de la empresa incluyendo el gerente general.
▪ Establecer metas individuales por departamento y por empresa en la cual todos los empleados se reunirán cada mes para verificar si se está cumpliendo con lo establecido, el tiempo que se debe tomar como máximo cada departamento es de 2 horas.
▪ Realizar comités de trabajo con los departamentos por lo menos una vez a la semana para señalar lo que se va a ejecutar semanalmente e informar a los empleados como está marchando la compañía, de igual forma hacer que los colaboradores sean más partícipes en las actividades de sus departamentos, esto debe tomar alrededor de 2 horas, dependiente los tres jefes y sus trabajadores.
▪ Coordinar 3 salidas con los 58 trabajadores, la primera salida debe ser de inmediato; otra a los 4 meses y, por último, se debe coordinar para la mitad del semestre, a fin de crear equipos de trabajo con personal nuevo y antiguo para que exista armonía entre ellos y puedan conocerse y ayudarse en caso de existir algún conflicto. Así mismo se lo debe realizar en dos grupos para que no pare la producción y evitar generar pérdidas por lucro cesante.
▪ Implementar una campaña de comunicación con personas especializadas que incluya carteles y afiches que les permita aumentar la motivación del personal.
▪ Tener reuniones de retroalimentación mensual por departamento con su jefe, en el cual se deberá señalar a los colaboradores que puntos deben mejorar y que aspectos deben desechar.
