De igual forma quiero agradecer a los funcionarios y personal administrativo de la Unidad de Gestión Educativa Local de Talara por confiar en mí y abrirme las puertas de la institución y permitirme realizar todo el proceso investigativo dentro de su institución. Este estudio se desarrolló como parte de la investigación en ingeniería de software de la Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas de la Facultad de Ciencias y Tecnología de la Universidad Católica los Ángeles de Chimbote. En la UGEL Talara, el adecuado control de la gestión documental se convirtió en un problema que afectó a varias áreas de la entidad, y fue durante la pandemia y el cierre que se presentaron varios casos de duplicidad, pérdida de tiempo en la búsqueda de documentación física y digital, documentos sin firmas. , saturación de medios de almacenamiento y falta de control sobre la numeración asignada; En este sentido, el objetivo general fue generar una propuesta para la implementación de un sistema en línea para mejorar el control de gestión documental en la UGEL 306, Talara 2022; el tipo de investigación fue descriptivo, de nivel cuantitativo y diseño no experimental, de corte transversal.
INTRODUCCIÓN
Esta investigación fue sustentada académicamente ya que permitió la aplicación de los conocimientos obtenidos durante la etapa de formación profesional y que ayudarán a solucionar los problemas planteados en la UGEL Talara, relacionados con el control de la gestión documental. Por otro lado, esta investigación tuvo sentido operativo porque permitió un acceso rápido y confiable a la documentación; Asimismo, se han corregido los problemas de duplicidad de documentación y errores en la comprobación de la numeración de los distintos tipos de documentos. De igual manera, con los resultados del estudio se pudo ver que existen argumentos suficientes para desarrollar un sistema web que mejore la gestión documental en la UGEL 306, de Talara en el año 2022; Asimismo, lo señalado en la hipótesis general sobre la necesidad de proponer la implementación de un sistema web para mejorar el control de gestión documental en la UGEL 306, Talara; concluir que se acepta la hipótesis general.
REVISIÓN DE LA LITERATURA
Antecedentes
- Antecedentes a nivel internacional
- Antecedentes a nivel nacional
- Antecedentes a nivel regional
En el 2021 Farías (8) desarrolló una investigación titulada “Análisis del sistema de gestión documental en línea en la empresa de transporte Bellavista 2010 S.R.L. Sullana; 2020”, con el objetivo de establecer un sistema de gestión documental en línea que permita un mejor control de la información; la metodología utilizada en su investigación fue cuantitativa, nivel descriptivo, diseño no experimental de corte transversal y el resultado fue que en cuanto al nivel de satisfacción respecto al sistema actual, el 70.00% del personal estuvo en desacuerdo con el manejo de la información actual y sobre el Por otra parte; en el año 2018, Cornejo (9) en su investigación titulada “Implementación del sistema de información de gestión documental de la empresa Minor S.A.C – Talara; 2018”, tuvo como objetivo implantar un sistema de información de gestión documental con el objetivo de mejorar la calidad de atención al cliente en la empresa en mención; para ello utilizo una metodología cuantitativa, de nivel descriptivo y diseño no experimental de corte transversal, como son los resultados.
Bases teóricas
- Rubro de la empresa
- La empresa Investigada
- Las Tecnologías de información y comunicaciones (TIC)
- Teoría relacionada con la Tecnología de la investigación
El auge del acceso a Internet, producto del impacto de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en la sociedad global, ha provocado diversas formas de adaptación centradas en la flexibilidad, ocupando el uso de Internet la máxima jerarquía. , quien los utiliza tiene el potencial de expandir sus capacidades y oportunidades; el aumento significativo del acceso y uso de Internet en las últimas décadas ha provocado cambios trascendentales en la sociedad; Actualmente, una gama de actividades como trabajo, estudio, entretenimiento, compras, entre otras, se pueden realizar en entornos virtuales mediados por tecnologías de información y comunicación (TIC) (21). Organizar (clasificar, clasificar y describir) documentos para su correcta utilización en la gestión y toma de decisiones. Por ello, es necesario asegurar su acceso y difusión a través de diversas tecnologías de la información y la comunicación (27).
HIPÓTESIS
Hipótesis General
Hipótesis específicas
METODOLOGÍA
- Diseño de la investigación
- Población y muestra
- Definición operacional de las variables en estudio
- Técnicas e instrumentos de recolección de datos
- Técnica
- Instrumentos
- Plan de análisis
- Matriz de consistencia
- Principios éticos
La población en la presente investigación estuvo conformada por 60 trabajadores de la Unidad de Gestión Educativa Local de Talara. Para la muestra se seleccionó a 20 personas relacionadas con el flujo de información en la UGEL Talara y se realizó un tipo de muestreo no probabilístico. La muestra es una parte de la población en la que están representados los elementos de cada uno de los estratos, grupo esencial para la investigación que se propone realizar (38).
Necesidad de implementar un sistema web para el seguimiento de la gestión documental. Para obtener la información necesaria en este proyecto de investigación se utilizó como instrumentos la técnica de la encuesta y el cuestionario. Propuesta de implementación de sistema web mejora control de gestión documental en UGEL 306, Talara 2022.
El diagnóstico ayuda a identificar los problemas encontrados durante el control de gestión documental en la UGEL 306, Talara 2022. Diseñar el sistema web para el control de gestión documental en la UGEL 306, Talara 2022. Diseñar un sistema web permite amar la gestión documental en la UGEL 306, Talara 2022.
Equidad, donde el investigador debe ejercer un juicio razonable y definir claramente los objetivos de la investigación, evitar prácticas desleales y, sobre todo, otorgar a las personas que participan en la investigación el derecho a acceder a sus resultados.
RESULTADOS
Resultados
Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores entrevistados sobre la seguridad de la documentación respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022. Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores encuestados sobre cómo se maneja actualmente el control de numeración de la documentación, respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022. Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores encuestados sobre el estado o trámite final de los documentos respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022.
Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores encuestados, sobre la necesidad de un adecuado manejo de la gestión documental, respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022. Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores encuestados sobre la mejora del control de la gestión documental respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022. Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores entrevistados sobre el control de la numeración de la documentación respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022.
Frecuencias y respuestas distribuidas de los empleados entrevistados, sobre el dominio del registro y flujo de documentación, respecto a la propuesta de implementación de un sistema de gestión documental en la web en la UGEL 306 - Talara; 2022. Frecuencias y respuestas distribuidas de los empleados entrevistados, sobre la búsqueda y/o ubicación de los documentos, respecto a la propuesta de implementación de un sistema web para la gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022. Frecuencias y respuestas difundidas por los empleados entrevistados, sobre el almacenamiento de documentación, respecto a la propuesta de implementación de un sistema web para la gestión documental en la UGEL 306.
Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores entrevistados, sobre la seguridad y respaldo de la documentación, respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022. Frecuencias y respuestas distribuidas de los trabajadores entrevistados, sobre la generación de informes, respecto a la propuesta de implementación de un sistema web de gestión documental en la UGEL 306 - Talara; 2022. Fuente: Cuadro No.27: Necesidad de implementar un sistema web para el control de la gestión documental.
Análisis de resultados
Sullana; 2020”, donde el 90,00% de los encuestados indicó que SÍ acepta la propuesta de un sistema web para mejorar la gestión documental, mientras que el 10,00% indicó que NO; Esto coincide con lo señalado por el autor Gómez (22), quien menciona que los sistemas web facilitan la interacción y comunicación activa entre usuario e información y en muchas ocasiones permiten una centralización de la solución.
Propuesta de mejora
Persona responsable de crear, derivar, recibir y generar informes sobre el estado actual de los documentos.
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta la importancia de esta investigación y en relación a los resultados obtenidos, se presentan algunas recomendaciones que mejorarán el funcionamiento del sistema de Internet para mejorar el control de la gestión documental en la UGEL Talara. Diseño de un sistema de gestión documental para el departamento de archivo de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador. Sistematización de procesos de gestión documental y gestión administrativa de la secretaría académica de la facultad de ciencias agropecuarias y recursos naturales, de la universidad técnica de Cotopaxi.
Sistema web con metodología scrum y usabilidad para la gestión documental en la oficina de grado y título del FISeIC - UNU. Implementación de un sistema de información de gestión documental de la empresa Minor S.A.C - Talara;. La gestión documental ante el desafío de las tecnologías de la información y la comunicación, como forma de participar en el proceso de innovación tecnológica de los archivos en Colombia [Internet].
La información a proporcionar es confidencial y reservada; y los resultados de los mismos serán utilizados únicamente con fines académicos y de investigación científica. 1 ¿Cree que es necesario implantar un sistema de gestión documental basado en web? 4 ¿Cree que con un sistema web se mejorará el registro de la documentación creada por las diferentes áreas?
¿Cree que, con un sistema web, la entidad iniciará el proceso hacia la digitalización de la documentación?
