UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE SISTEMAS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA.
TEMA:
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DMS) ORIENTADO A LA WEB PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL ACERVO HISTÓRICO DE LA ESCUELA
DE CONDUCCIÓN DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS.
AUTOR: SISA TROYA FREDDY ENRIQUE
ASESOR: DR. CAÑIZARES GALARZA FREDY PABLO, Mgs.
DEDICATORIA
Este presente trabajo se lo dedico a la memoria de mi madre
que estuvo siempre a mi lado brindándome su mano amiga
dándome a cada instante una palabra de aliento para llegar a
culminar mi profesión, aunque ya no esté más con nosotros,
estoy seguro que desde el cielo me ha seguido guiando y
dándome fuerzas para terminar mis estudios, a mi padre, por
ser un ejemplo a seguir, a todos mis hermanos y hermana que
fueron fuente de inspiración, Luis, Mauricio, Jerson, Dayana,
convirtiéndose en pilares fundamentales para mi formación
profesional.
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de Proyecto de Investigación me gustaría agradecerle a Dios por bendecirme para llegar hasta donde he llegado, porque hiciste realidad este sueño anhelado.
Mis queridos padres, por su confianza y su apoyo en mis años de estudios.
A mi hermana, que siempre fue la inspiración de mi vida.
A una persona muy especial que siempre estuvo conmigo en las malas noches, en las madrugadas, en los momentos que más la necesitaba.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida profesional a las que me encantaría agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos y en mi corazón, sin importar en donde estén quiero darles las gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
RESUMEN
En la actualidad la información es parte fundamental en el desarrollo de una empresa, constituyendo una parte estratégica y delicada al momento de la manipulación. Entre los motivos principales de la automatización de los procesos en la escuela de sindicato de choferes de la ciudad de Santo Domingo de los Colorados son los siguientes: permitirá llevar un mejor control de los registros y documentos, indexar archivos y evitar el uso de papel físico mediante la emisión de copias digitales.
Durante el desarrollo de la propuesta del Proyecto de Investigación se aplicó la metodología de investigación mixta cuantitativa – cualitativa, permitiendo obtener datos tanto empíricos como reales para llegar a obtener y verificar una hipótesis de acuerdo a los requerimientos que tenía la Institución.
Mediante el análisis realizado a la Institución Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo, se propone desarrollar e implementar un SGD para el control de documentos relacionados con la Institución más a fondo con la Escuela de Conducción, controlando el registro de la gran cantidad de documentos y archivos relacionados, permitiendo mejorar y automatizar los procesos en dicha Institución, la información está alojada en el motor de base de datos Mysql, fue desarrollada en lenguaje de programación Php, JavaScript y bootstrap para el diseño de las ventanas.
Con la implementación del sistema web en la Institución, se optimizo los tiempos de las actividades de registro y posterior búsqueda, mejorando el control y servicio para los alumnos y evitando pérdidas de tiempo y recursos no renovables en la Institución.
ABSTRACT
Nowadays, information is fundamental to the development of a company, constituting a strategic and delicate part at the time of manipulation. Between the main reasons for the automation of the processes in Syndicate driver’s school in Santo Domingo de los Colorados City are the following: it will allow better control of records and documents, index files and avoid the use of physical paper through the issuance of digital copies.
During the development of the proposal investigation project, the quantitative - qualitative mixed research methodology was applied, allowing to obtain both empirical and real data in order to obtain and verify a hypothesis according to the institution’s requirements.
Through the analysis carried out to the Syndicate of Professional Drivers in Santo Domingo, it is proposed to develop and implement a SGD for the control of documents related to the Institution more thoroughly with the Driving School, controlling the registration of the large number of documents and Related files, allowing to improve and automate the processes in said Institution, the information is hosted in the database engine Mysql, was developed in programming language Php, JavaScript and bootstrap for the design of windows.
ÍNDICE GENERAL
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTOR
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO RESUMEN
ABSTRACT
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE ANEXOS
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la Investigación ... 1
Planteamiento del Problema ... 3
Delimitación del Problema ... 4
Formulación del Problema ... 5
Objeto de Investigación y Campo de Acción ... 5
Objeto de investigación ... 5
Administración de documentos ... 5
Campo de acción ... 5
Control de documentos ... 5
Identificación de la Línea de Investigación ... 6
Desarrollo de Software Libre ... 6
General ... 6
Específicos ... 6
Hipótesis ... 6
Variables de Investigación ... 7
Independiente ... 7
Dependiente ... 7
Justificación del Tema ... 7
Breve Explicación de la Metodología Investigativa a Emplear ... 8
Resumen de la Estructura del Proyecto de Investigación: Breve Explicación de los Capítulos del Proyecto de Investigación ... 9
Elementos de Novedad, Aporte Teórico y Significación Práctica, en Dependencia del Alcance del Proyecto de Investigación ... 10
CAPÍTULO I ... 11
MARCO TEÓRICO ... 11
DMS (Sistema de Gestión Documental) ... 11
La evolución de los Sistemas Informáticos de Gestión ... 11
Definición y análisis de los DMS ... 12
¿Qué es la Gestión Documental? ... 13
Definición y análisis de Gestión Documental ... 14
Características de un DMS ... 14
Estructura de un DMS ... 16
Administración de Documentos ... 17
Origen y evolución de la administración de documentos ... 17
Definición de administración de documentos... 19
Concepto general de documento ... 19
Definición de administración de documentos ... 19
Responsables de su manejo y control ... 22
Reglamento de Escuelas de Capacitación para Conductores Profesionales .... 23
El secretario ... 24
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ... 26
CAPÍTULO II ... 27
MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 27
Análisis ... 27
Estudio Previo... 27
Organigrama Estructural del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas ... 30
Organigrama Funcional de las Direcciones en las que se aplica la Investigación ... 31
Manual de Funciones ... 33
Flujo de Información UML ... 34
Diagramas de Casos de Uso ... 34
Diagramas de Secuencia ... 36
Modalidad de la Investigación ... 37
Cualitativa ... 37
Cuantitativa ... 37
Tipos de Investigación ... 37
Investigación de Campo ... 37
Investigación Bibliográfica ... 38
Investigación de Aplicada ... 38
Población y Muestra ... 38
Población ... 38
Muestra... 39
Métodos ... 39
Técnicas e instrumentos ... 40
Interpretación de resultados ... 41
Interpretación de resultados de la entrevista realizada a la Secretaria de la Escuela de Conducción ... 41
Interpretación de resultados de la encuesta realizada al personal interno de la empresa Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes (empleados).... 42
Propuesta del investigador ... 44
Modelo en cascada ... 44
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ... 46
CAPÍTULO III ... 47
DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 47
Introducción ... 47
Objetivos ... 47
Diseño del sistema ... 49
Modelo Lógico ... 49
Modelo Físico ... 50
Diccionario de datos ... 51
Interfaz de usuario ... 54
Diseño Estándar del Sistema ... 54
Formularios ... 55
Conexión ... 59
Arquitectura ... 59
Conectividad ... 59
Seguridad ... 60
Requerimientos previos a la instalación ... 60
Presupuesto ... 63
Impacto administrativo ... 65
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPITULO ... 67
CONCLUSIONES GENERALES... 68
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ... 30
ILUSTRACIÓN 2ORGANIGRAMA FUNCIONAL ... 31
ILUSTRACIÓN 3ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ... 32
ILUSTRACIÓN 4ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA DIRECCIÓN DE SECRETARIA GENERAL ... 32
ILUSTRACIÓN 5CASO DE USO SOLICITAR COPIAS DE DOCUMENTOS ... 34
ILUSTRACIÓN 6LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ... 35
ILUSTRACIÓN 7CASO DE USO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS ... 35
ILUSTRACIÓN 8DIAGRAMA DE SECUENCIA SOLICITAR COPIAS DE DOCUMENTOS ... 36
ILUSTRACIÓN 9DIAGRAMA DE SECUENCIA ENTREGA COPIAS DE DOCUMENTOS ... 36
ILUSTRACIÓN 10CICLO DE VIDA DEL MODELO EN CASCADA ... 44
ILUSTRACIÓN 11MODELO LÓGICO DE LA BASE DE DATOS ... 49
ILUSTRACIÓN 12MODELO FÍSICO DE LA BASE DE DATOS ... 50
ILUSTRACIÓN 13FORMULARIO DE INICIO DE SESIÓN ... 55
ILUSTRACIÓN 14PÁGINA PRINCIPAL DEL ADMINISTRADOR ... 56
ILUSTRACIÓN 15:PÁGINA PARA ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ... 56
ILUSTRACIÓN 16 FORMULARIO DEL ESTUDIANTE ... 57
ILUSTRACIÓN 17ARQUITECTURA CLIENTE /SERVIDOR ... 59
ILUSTRACIÓN 18EJECUTAR ARCHIVO XAMPP COMO ADMINISTRADOR ... 61
ILUSTRACIÓN 19UBICACIÓN DONDE SE INSTALARA EL XAMPP ... 61
ILUSTRACIÓN 20SELECCIONAR LOS SERVICIOS A UTILIZAR ... 62
ILUSTRACIÓN 21INSTALACIÓN EN PROCESO ... 62
ILUSTRACIÓN 22INGRESAR AL PANEL DEL XAMPP E INICIAR LOS SERVICIOS ... 63
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1DISTRIBUCIÓN DE LA POBLACIÓN... 38
TABLA 2INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS DE ENCUESTA APLICADA A EMPLEADO DE LA EMPRESA ... 43
TABLA 3:DICCIONARIO DE DATOS,TABLA EMPRESA ... 51
TABLA 4:DICCIONARIO DE DATOS,TABLA USUARIO LOGIN ... 51
TABLA 5:DICCIONARIO DE DATOS,TABLA ESTUDIANTE ... 52
TABLA 6DICCIONARIO DE DATOS,TABLA PERSONA ... 52
TABLA 7:DICCIONARIO DE DATOS,TABLA ARCHIVO ... 53
TABLA 8:DICCIONARIO DE DATOS,TABLA DOCUMENTO ... 53
TABLA 9:DICCIONARIO DE DATOS,TABLA CURSO ... 53
TABLA 10:DICCIONARIO DE DATOS,TABLA MATRICULA ... 53
TABLA 11:DISEÑO ESTÁNDAR DEL SISTEMA ... 55
TABLA 12:REQUERIMIENTO DE HARDWARE ... 60
TABLA 13:REQUERIMIENTO DE SOFTWARE ... 61
TABLA 14:PRESUPUESTO COSTO DE DESARROLLO ... 63
TABLA 15:PRESUPUESTO COSTO DE IMPLEMENTACIÓN ... 64
TABLA 16:PRESUPUESTO GASTO DE RECURSOS DE MATERIALES ... 64
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1: CARTA DE APROBACIÓN DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
ANEXO 2: ENTREVISTA DIRIGIDA AL PERSONAL DE LA EMPRESA ESCUELA DE CAPACITACIÓN DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES
ANEXO 3: CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación
A nivel mundial, hace varios años atrás se ha venido introduciendo en todo tipo de organizaciones los denominados Sistemas de Gestión Documental, los mismos que permiten gestionar, almacenar, rastrear y transparentar la información. De igual manera ayudan a tener un sustento digital y a su vez ofrecen la información necesaria para los usuarios al momento de necesitarla de manera instantánea. En Europa, esta tendencia se deja también sentir en países como Reino Unido y Alemania, en el contexto de sus programas de E-Administración. En estos países, entre otras muchas medidas, se ha puesto un plazo para que los ciudadanos tengan acceso a todos los documentos que maneja la administración de forma electrónica, lo que supone la implantación de sistemas de gestión de documentos electrónicos en todas las instancias correspondientes.
En la actualidad la digitalización de la información en nuestro país (textos, imágenes, sonido, etc.) ha devenido un punto de interés para la sociedad ya que permite contar con un respaldo de la información de importancia para las empresas, instituciones y centros educativos. En el caso concreto de los textos, existen y se generan continuamente grandes cantidades de información escrita, tipográfica o manuscrita en todo tipo de soportes. La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. En este contexto, poder contar con un sistema que nos permita gestionar esta información, implica un importante ahorro de recursos humanos, físicos y un aumento de la productividad, al mismo tiempo que se mantiene, o hasta se mejora, la calidad de muchos servicios.
atrás viene capacitando a choferes de nuestra hoy provincia, lo cual hace que genere mucha documentación que en la actualidad se encuentra deteriorada y en unos casos hasta perdida con el transcurso de los años.
Teniendo en cuenta el problema de estudio se investigó y llego a la conclusión que en la Universidad Técnica de Ambato se realizó una tesis con el siguiente tema:
Tema: “SISTEMA INFORMÁTICO BASADO EN SOFTWARE LIBRE PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA FACULTAD DE CIENCIA E INGENIERÍA EN ALIMENTOS”
Autor: Edison Javier Freire Vargas Año: Febrero – 2014
Este proyecto agrupa toda la información necesaria para mejorar el proceso de Gestión de Documentos que se maneja en la Institución, además permite optimizar de mejor manera los recursos de la institución. Uno de ellos es el tiempo, que es un factor muy importante en el desempeño laboral, además de reducir el uso de papel impreso ya que con el Sistema Informático se pretende manejar toda la información en formato digital.
Por otro lado también en la Universidad Central de Ecuador de la Ciudad de Quito, se realizó el siguiente tema de tesis:
Tema: “IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALFRESCO PARA LA FACULTAD DE INGENIERÍA EN GEOLOGÍA, MINAS, PETRÓLEOS Y AMBIENTAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR” Autor: Cueva Valencia Giovanny Patricio.
Año: 2012
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repositorio del sistema a implementar. Este sistema les permite a los usuarios realizar búsquedas avanzadas de los documentos, el trabajo colaborativo y seguridad de la información, mediante una interfaz amigable y fácil de usar.
También en la Universidad Autónoma de los Andes UNIANDES, se realizó el siguiente tema de tesis:
Tema: “SISTEMA CLIENTE/SERVIDOR PARA EL CONTROL DE INFORMACIÓN ACADÉMICA EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA DEL COLEGIO NAC TÉC INDUSTRIAL ALESSANDRO VOLTA”
Autor: Paredes Camacho Alfredo Paul, Galvan Yaguana Ivan Patricio Año: 2004
Para lo cual se ha tomado en cuenta que los dos trabajos de tesis anteriores, se los realizo en modo offline, de esta forma he llegado a definir que este tema es de mi autoría ya que las necesidades de institución antes mencionad son otras, además el sistema va a desarrollarse orientado a la web.
Planteamiento del Problema
La institución SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS, dedicada a la capacitación de Choferes Profesionales, no solo de Santo Domingo si no de la sociedad ecuatoriana en general, debido a la gran cantidad de estudiantes se genera un masivo volumen de documentación que con el pasar de los años presenta varios inconvenientes:
Carencia de un registro de la documentación, esto hace que el personal pierda tiempo en tares operativas.
La manipulación constante e innecesaria por falta de organización en la información, ha hecho que la documentación se encuentre deteriorada con el pasar de los años.
Inexistencia de un registro adecuado de la documentación reciente, haciendo posible que esta tenga las mismas consecuencias futuras.
Aglomeración de documentos físicos, lo cual dificulta su búsqueda cuando se necesitan.
Perdida de documentación, lo cual ha causado problemas legales en algunos casos.
Delimitación del Problema
El presente trabajo se lo realizará en la Institución Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, ubicado en la Av. Chone y la calle Obispo P. Schumacher, de la ciudad de Santo Domingo.
Dada la amplitud de este tema, esta investigación se realizara en la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo, lugar donde se lleva la gestión documental de archivos, es decir sitio en el cual se dan a cabo los procesos de administración de documentos.
Esta investigación se enfocara en aquellos factores que causen la mala gestión documental de la Institución, para lo cual se empleara un Sistema de Información Documental (DMS), para contribuir a la automatización de procesos como: ingreso y almacenamiento de documentos, búsqueda, consultas, notificaciones y seguridad.
5 Sistema Gestor de Base de Datos: Mysql Lenguaje de Programación: Php
Entorno de Desarrollo Integrado: Php Modelador UML: ArgoUML
En la Institución dedicada a formar Choferes Profesionales, a resolución de sus problemas se tomara en cuenta los siguientes aspectos:
Digitalización, clasificación e indexación automática. Reconocimiento de datos
Envió a flujo de trabajo o guardado en repositorios. Plataforma interactiva web.
Acceso remoto a documentos
Formulación del Problema
¿Cómo mejorar la carencia de control de documentos del acervo histórico de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas?
Objeto de Investigación y Campo de Acción
Objeto de investigación
Administración de documentos Campo de acción
Identificación de la Línea de Investigación
Desarrollo de Software Libre
Objetivos: Objetivo General y Objetivos Específicos
General
Implementar un DMS orientado a la web para el control de documentos del acervo histórico de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Específicos
Fundamentar científicamente los conceptos de administración de control de documentos.
Realizar una investigación de campo para determinar las falencias del control en documentos del acervo histórico de la Escuela del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Desarrollar un DMS orientado a la web para el control de documentos del acervo histórico de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Hipótesis
7
Variables de Investigación
Independiente
Sistema de Gestión Documental. Dependiente
Control de Documentos.
Justificación del Tema
Al investigar sobre este problema, se considera que la implementación del Sistema de Gestión Documental, contribuirá a mejorar los procesos del campo de la Administración de Documentos.
El DMS proporcionara un portal web (intranet) con acceso desde el navegador mediante clave para administradores para poder acceder a todos los documentos, registros de la Institución y cualquier otro tipo de información.
La aplicación se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada, siendo también de alguna manera amigable con el medio ambiente.
La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en las Instituciones de enseñanza debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos de los graduados en su lugar, los secretarios son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos.
La automatización de documentos para Instituciones beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.
El sistema no sólo captura y almacena los documentos escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la Institución con facilidad.
A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico o dispositivo portable.
Breve Explicación de la Metodología Investigativa a Emplear
9
Para la recolección de información y fuente de datos se empleara la investigación bibliográfica, además los métodos inductivos – deductivos, hipotéticos – deductivos, analítico sintético, para excavación de información y demostración de hipótesis. Como parte necesaria para lograr una buena recolecta de datos usaremos las técnicas de entrevista, observación y encuestas.
Resumen de la Estructura del Proyecto de Investigación: Breve
Explicación de los Capítulos del Proyecto de Investigación
La presente investigación consta de tres capítulos estructurados, en la que se detalla el proceso de investigación y desarrollo de la propuesta.
En el primer capítulo se desarrolló el marco teórico, donde se investigó y se fundamentó científicamente los temas que involucran al problema y objeto de investigación de manera que se pueda analizar, interpretar y sintetizar un criterio sobre la teoría.
En el segundo capítulo se desarrolla el marco metodológico donde obtenemos información del estado actual del problema, planteamos los tipos de investigación, métodos, técnicas e instrumentos que utilizaremos para llegar a la solución del problema
Elementos de Novedad, Aporte Teórico y Significación Práctica, en
Dependencia del Alcance del Proyecto de Investigación
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser unos de los puntos de mayor importancia para la institución.
Sin embargo, las ventajas que aportan nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la Institución estén controlados y centralizados.
Es muy posible que el Sindicato de Choferes Profesionales de la ciudad de Santo Domingo realice operaciones en diferentes ciudades o países con muchas tareas distintas. En estos casos, es absolutamente necesario que la Institución tenga algún tipo de organización en sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la masiva cantidad de documentos e información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida.
11
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
DMS (Sistema de Gestión Documental)
La evolución de los Sistemas Informáticos de Gestión
En relación al tema presentado (Gómez Vieites, y otros, 2009) afirma que:
En este nuevo contexto, los Sistemas y las Tecnologías de la información y Comunicación (TIC) se han convertido en un elemento esencial como motor del cambio y fuente de ventajas competitivas. (págs. 29,30).
Mientras (Laudon, y otros, 2008) dice que: El entorno cada vez más competitivo y exigente en el que tienen que desenvolverse actualmente las empresas ha obligado a mejorar de forma drástica la gestión y a facilitar la integración de las distintas áreas funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc. (pág. 59)
Los autores (De Pablos Heredero, y otros, 2011) dicen: En la actualidad, la gestión documental es otra de las necesidades que debe cubrir el sistema de información de las organizaciones. Al fin y al cabo, crear, archivar, conservar, buscar y replicar estos documentos o buscar información relevante en ellos representa un objetivo importante para la gestión de la información. (pág. 172).
Teniendo en cuenta el concepto que presenta (Gómez Vieites, y otros, 2009),
estado en el que se los utilice de manera obligada como elemento esencial del cambio y fuente de ventajas competitivas para una empresa.
Definición y análisis de los DMS
Define los DMS como: La manera de combinar la digitalización, administración de documentos y flujo de trabajo a nivel corporativo.
Los sistemas de gestión documental pertenecen a un grupo de soluciones que han estado disponibles desde hace mucho tiempo. Sin embargo, no es sino hasta hace poco las organizaciones se han abierto a entornos de trabajo colaborativos y a la gestión de la documentación corporativa. (Franklin Fincowsky, 2009 pág. 77)
“Los sistemas de gestión documental han sido diseñados tradicionalmente, como aplicaciones verticales de alto nivel de estructuración de documentos para ser utilizados por grupos pequeños de especialistas que trabajan en entornos próximos” (PricewaterhouseCoopers, 2010 pág. 94).
Los autores (De Pablos Heredero, y otros, 2011 pág. 171) dicen que:
A menudo, cuando hablamos de sistemas de información, pensamos en el uso de ordenadores para el tratamiento de datos, olvidándonos de un soporte de información importante como son los documentos. Estos documentos, además, suelen tener una utilidad adicional más allá de la de contener datos o información relevante. Suelen servir como soporte jurídico, fiscal, técnico o de conocimiento científico.
DMS es un software que se encarga de administrar grandes cantidades de
documentos electrónicos o digitalizados, basándose en el almacenamiento, distribución, integración y extracción de documentos físicos y así poder optimizar
13 ¿Qué es la Gestión Documental?
Los autores (Gómez Vieites, y otros, 2009 pág. 32) definen:
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
“La gestión documental es la manipulación eficiente de todo ese volumen de contenidos en formato electrónico, con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información” (Osuna, y otros, 2010 pág. 65).
El autor (Fincowsky, y otros, 2009 pág. 77) define:
Un documento es una herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción grafica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información fija y espacio para información variable. En el momento que un formulario se completa se convierte en un documento.
Los autores (De Pablos Heredero, y otros, 2011) dicen:
Los documentos no pueden ser gestionados igual que otros datos, en el cual las empresas puedan almacenarlos de manera independiente en grandes bases de datos ya que sus contenidos no están claramente organizados. Por otro lado, esos documentos pueden ser de muy diversos tipos: desde artículos de investigación, planos, mapas, hasta contratos o estatutos. (pág. 171)
Definición y análisis de Gestión Documental
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su utilización y conservación” (Marconi, 2005 pág. 47) .
“Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos” (Russo Gallo, 2009 pág. 10)
Según análisis del autor (Fincowsky, y otros, 2009 pág. 79):
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día a día afronta una organización.
La Norma ISO 15489, define a la gestión documental como el área de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y destrucción de documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones de la organización.
La gestión documental se entiende como un proceso archivístico encaminado al eficiente y efectivo manejo de la documentación física producida y recibida por una organización que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con creación, organización, almacenamiento y difusión de documentos.
Características de un DMS
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Un Sistema de Gestión Documental se caracteriza por: Manejo elevado de volúmenes de documentación. Garantía de acceso a la información más actualizada.
Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones.
Gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas mediante la definición de flujos de trabajo en el sistema.
Los Sistema de Gestión Documental permiten conservar el historial, facilitar la utilización del usuario, garantizando llevar de forma fácil, organizada, segura y personalizada toda la documentación de su empresa, permitiendo una mejor relación con sus clientes o miembros de su empresa a través de internet.
Entre algunas características que debe poseer un DMS están: Control de acceso y Seguridad
Es igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información.
Integración
Es la mejor forma de que la información fluya entre las distintas aplicaciones, ya que, a pesar de ser independientes, normalmente han de tratar y compartir la misma información y documentación.
Búsquedas
Workflows & Trazabilidad
“La gestión de flujos de trabajo o Workflows se define como la automatización de los procesos de negocios mediante la gestión de los movimientos de información, documentos y transacciones generados a través de la secuencia de los pasos que forman los procedimientos de trabajo” (PricewaterhouseCoopers, 2010 pág. 95).
Los DMS ofrecen a las organizaciones una diversidad de características en referencia a las gestión documental entre las más relevantes se encuentran la
seguridad se basa en módulos que permiten la gestión de permisos de una forma fácil y segura que usuarios pueden acceder a la información, la integración del flujo de trabajo de manera accesible, la indexación en los contenidos permite una búsqueda rápida y efectiva de los documentos además de la automatización de los procesos mediante el flujo de trabajo.
Estructura de un DMS
Herramientas
Una vez que se ha decidido que estructura va a adoptarse para la gestión documental, es necesario contar con herramientas para poder incorporar los documentos, los cuales ofrecen al usuario las siguientes:
Alta de documentos
Se crean nuevos documentos con posibilidad de una pre-indexación automática. Los documentos pueden ser añadidos desde escáner, capturadora de video o desde archivos de disco. El documento se inserta en la carpeta seleccionada.
Búsqueda de documentos
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operadores con AND, OR y NOT. Con base en un campo de texto abierto para localización por conceptos o palabras clave, se produce un listado con el resultado.
Navegación de documentos
Una vez seleccionado un documento en la pantalla de búsqueda puede navegarse en él y realizar operaciones de avances/retroceso entre páginas, lanzamiento de archivos, edición de imágenes, copia/movimiento hacia otros documentos, envió por e-mail y Zip.
Administración de usuarios
Los usuarios deben tener definidos sus niveles de privilegios, que indicaran si son usuarios del sistema o si solo tienen acceso para la búsqueda, indexación o alta. Asimismo, cada usuario desempeña un rol: administrador, supervisor, operador o consulta.
Los DMS se basan en la gestión documental para definir la estructura que se manipula en dichos procesos, para lo cual se utilizan herramientas que permitan
mejor la accesibilidad a los documentos como la indexación, búsquedas rápidas y eficientes, cambios y actualización de páginas por usuarios que tienen definidos
las restricciones al sistemas dependiendo el rol que desempeñen.
Administración de Documentos
Origen y evolución de la administración de documentos
Conforme la evolución de la humanidad fue avanzando las personas empezaron a escribir sobre cómo lograr que las organizaciones fueran eficaces y eficientes, mucho antes de que se conociera el término de administración como lo
conocemos hoy en día. El hombre desde sus principios ha tratado de hacer sus actividades con una
mayor eficiencia y para lograrlo ha tenido que aplicar la administración, en actividades cotidianas para poder subsistir y en armonía con sus semejantes.
Época Primitiva.
En esta época los jefes de las familias tenían la autoridad para tomar decisiones de gran importancia. Surgió la división de trabajo de acuerdo a la capacidad que tenían las personas de acuerdo a su sexo y las edades de los individuos.
Época Antigua.
En esta época se encuentran muchos fundamentos administrativos que se tiene en la actualidad. Por lo tanto el trabajo era monótono y duro. Algunos de los conceptos más importantes de Grecia en relación a la administración fueron aportados por sus filósofos:
Edad Media
Según el Diccionario de la Real Academia Española (1986), un documento es un escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
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Definición de administración de documentos
Concepto general de documento
(Jaume Bennasar, 2010) Define que “documento se relaciona aun, casi de forma exclusiva, con el escrito. Pero es que, además, en su repertorio ni siquiera recogen algún tipo de acepción complementaria que pueda conectarse con los soportes electrónicos” (pág. 60).
Según (Cruz Mundet, 2011) define documento como:
La voz documento, puesto que ya hemos visto su correlato inglés de record, tiene su etimología en el latín documentum, derivado del verbo docere: enseñar, instruir. Según el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos se entiende por documento: “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta” (pág. 29).
Un documento se basa en una expresión oral o escrita donde se define las
funciones, actividades o responsabilidades del ser humano, además de enseñar o instruir expresiones sonoras, graficas o imágenes plasmado en algún tipo de soporte de material.
Definición de administración de documentos
“Control sistemático de documentos desde su creación hasta su destino final” (Marconi, 2005).
Se concentra en el almacenamiento y organización de archivos para controlar y dirigir todas aquellas actividades que se manifiestan internamente en una entidad, mejorando la accesibilidad de los empleados y los procesos que puedan
acaparar.
Documentos electrónicos
Definición
El documento electrónico según (Páez Rivadeneira, 2008) debe entenderse como:
“Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica” (Páez Rivadeneira, 2008 pág. 3).
“Proceso de transferir a un formato electrónico los documentos que se tienen o se reciben en papel y otros medios físicos, y que están en forma escrita, en fotografías o en diseños” (M. Correa, y otros, 2010 pág. 19).
Validez jurídica de los documentos electrónicos
En relación al tema presentado (Páez Rivadeneira, 2008) afirma que:
Existen dudas sobre la validez de utilizar documentos electrónicos como medio de prueba y, lo que es más grave, en ocasiones son los mismos jueces quienes por desconocimiento cuestionan la validez probatoria de los documentos electrónicos que no constan en papel; documentos digitales (págs. 6, 7).
Validez de Documentos Electrónicos en la Administración Pública
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autoridades, contando con claves electrónicas entre el emisor y receptor, existiendo de antemano firmas electrónicas y digitales avanzadas que impidan actos delictivos en perjuicio de una o ambas partes.
Principios y características del documento electrónico
Como ya anotamos anteriormente, la legislación ecuatoriana en su artículo 2 de la Ley de Comercio, tipifica el reconocimiento jurídico de los mensajes de datos, con los siguientes principios generales:
1) Los mensajes de Datos tienen igual valor jurídico que los documentos escritos.
2) Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos, cualquier violación a estos principios como Intrusión electrónica, transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del secreto profesional, serán sancionados por la ley de comercio electrónico y demás normas que rigen la materia.
3) Conservación de los mensajes de datos, se debe archivar el mensaje de datos, siempre que se reúnan las siguientes condiciones;
3.1 Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta;
3.2 Que se conserve todo dato que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y hora en que fue creado, generado, procesado, enviado, recibido y archivado;
Tipos de documentos electrónicos
En seguida la disposición realiza una clasificación:
“Serán considerados como mensajes de datos, sin que esta enumeración limite su definición los siguientes:
o Documentos electrónicos
o Registros electrónicos
o Correo electrónico
o Servicios web
o Telegrama
o Télex
o Fax; e
o Intercambio electrónico de datos”.
Los documentos electrónicos en sí, son documento físico los cuales son transferidos a documentos digitales siendo la información accesible para su posterior consulta, contando con claves electrónicas encriptados del emisor al receptor además de firmas digitales, garantizando la integridad y autenticación de los mismos.
Responsables de su manejo y control Definiciones
Las definiciones que se cita a continuación rigen a todos los documentos que se sustentan en una Institución.
Ciclo PHVA: Ciclo que describe el mejoramiento continúo (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).
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Copia Controlada: Es la reproducción autorizada de un documento, por parte del Secretario de Actas; cuya circulación es verificada por medio de registros para de este modo recogerla, corregirla y actualizarla cuando haya lugar a cambios o modificaciones. Cabe aclarar que no puede reproducirse parcial ni totalmente sin autorización del Secretario General. Copia no Controlada: Corresponde a copias de documentos no
reconocidas o registradas, se consideran no oficiales, no requieren de firmas, y su contenido es meramente informativo.
Documento: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus funciones.
Documento de Apoyo: Documento generado por una entidad externa, que no hace parte de las Series Documentales asentadas en la Tabla de Retención Documental de la entidad pero es de utilidad en el cumplimiento de sus funciones y no puede ser destruida sin el levantamiento de un Acta de Eliminación de Documentos.
De esta forma podemos tener un responsable del control y manejo de los documentos requeridos ya que se da un flujo de trabajo y una seguridad que pasa desde un usuario a otro de manera que se pueda automatizar los procesos.
Reglamento de Escuelas de Capacitación para Conductores
Profesionales
Que la Ley de Tránsito y Transporte Terrestres en su artículo 23, literal d), faculta al Consejo Nacional de Tránsito elaborar los proyectos de reglamentos necesarios para la aplicación de la misma;
Que son objetivos de la educación para el tránsito y transporte terrestres, el proteger la integridad de las personas y sus bienes; conferir seguridad en el tránsito peatonal y vehicular; educar y capacitar a las personas en general para el uso correcto de todos los medios de tránsito y transporte terrestres; prevenir y controlar la contaminación ambiental y ruido; y, disminuir las infracciones de tránsito, tal como lo dispone el artículo 43 de la Ley de Tránsito y Transporte Terrestres.
El secretario
Art. 16.- Nombramiento del Secretario.- El Secretario de la Escuela será nombrado por el Director General Administrativo quien deberá poseer título profesional y experiencia aprobada.
Art. 17.- Funciones del Secretario.- Cumplirá con las Siguientes Funciones: a) Registrar toda la documentación que ingresa y egresa de la escuela; b) Atender el despacho con puntualidad y eficiencia, dentro de las
horas laborables;
c) Despachar toda la documentación que haya sido revisada y firmada por el Director General Administrativo, cuando corresponda;
d) Conferir, previa autorización del Director Administrativo, las copias y certificaciones que se solicitaren;
e) Informar a los interesados sobre el estado en el que se encuentran los trámites que se realizan en la Dirección;
f) Mantener el registro de asistencia de los alumnos, puntualidad del personal y seguimiento de las tareas asignadas;
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h) Cumplir con las demás funciones previstas por el presente Reglamento y asignadas por el Director General Administrativo;
El secretario General de la Escuela de Conducción se encarga de brindar apoyo administrativo a la junta directiva además abarca tareas importantes que acarrean a la institución, de manera que supervise las funciones que realicen los
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
Los sistemas de gestión documental tiene como objetivo solucionar problemas internos, gestionando la mayoría de las operaciones que se realiza dentro de la institución, siendo muy importante para el almacenado de documentación y demás registros.
Para la implementación de un MDS debemos considerar las áreas a las que vamos o pretendemos dar solución, teniendo en cuenta los recursos disponibles y hacer de esto lo suficiente para el software a poner en marcha.
La función de control de documentos tiene la responsabilidad de administrar el flujo y el almacenamiento de documentos de la institución a través de diversas funciones y procesos.
27
CAPÍTULO II
MARCO
METODOLÓGICO
Y
PLANTEAMIENTO
DE
LA
PROPUESTA
Análisis
Estudio Previo
Reseña histórica del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas
El primer compañero afiliado fue Camilo Obando Guerrero.
El Chofer Profesional es un elemento activo y preponderante, necesario para la prosperidad de esta bella tierra de Santo Domingo y para la Patria. Es la columna vertebral del progreso de los pueblos, es el hombre sacrificado que lleva en sus pupilas la incertidumbre de su existencia, es el profesional que con sus vehículos transportaba la cultura, los productos artículos y materiales para formar la grandeza de la Patria.
De esto se dieron cuenta ya por el año 1966, un puñado de compañeros dinámicos, en ese entonces algunos, hoy todavía presentes, con algunos años encima, pero de ninguna manera viejos, ya que la vejez no es el poso de los años, sino el amanecer de la experiencia y la sabiduría; es así como éste grupo de valientes guerreros del volante, deciden agruparse y unirse para formar nuestro Sindicato.
Conseguida la personería jurídica se reúne en Asamblea General el 11 de enero de 1969 precedida en calidad de Director de Debates el compañero Víctor Villajes se da lectura a informes de labores anteriores, del acuerdo Ministerial y se elige el Primer Directorio o Consejo Ejecutivo.
Una vez organizado legalmente éste Consejo Ejecutivo se procede a arrendar un local en la avenida 3 de Julio en el Edificio Obando, procediendo de inmediato abrir el registro de afiliados, siendo el primer compañero con el # I Camilo Obando Guerrero, indicando que éstos directivos duraban período de un solo año. Gestiones posteriores aprovechando el Acuerdo Ministerial # 256 del 30 de junio de 1971 publicado en el registro Oficial # 940 en el cual se autoriza a los Sindicatos que tengan más de 150 afiliados, organizar escuelas de Capacitación creándose así en nuestro Sindicato la Escuela de Choferes Profesionales, comenzando o funcionar en el año de 1972, siendo el primer alumno matriculado el compañero Luis Sarmiento y el primer graduado el compañero Sergio Eduardo Tapio Hidrovo; así transcurre el tiempo entre logros y conquistas tanto clasistas como institucionales.
Misión
La Escuela de capacitación del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, tiene bajo su responsabilidad la formación, capacitación y perfeccionamiento de conductores profesionales, con valores morales y cívicos, conocimientos teóricos y prácticos en áreas específicas de la profesión; así como, en asuntos sociales, legales y culturales, que brinden a la comunidad un servicio de excelencia en la transportación terrestre, contribuyendo de esta manera al mejoramiento de la calidad de vida de la población y la seguridad vial en el país.
Visión
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nuevas prácticas, acordes con las más avanzadas innovaciones tecnológicas, que aporte al desarrollo de la provincia y el país, y al bienestar de la sociedad.
Valores Corporativos Experiencia Honestidad Profesionalismo
Al Servicio de la Sociedad
Organigrama Estructural del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas
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Organigrama Funcional de las Direcciones en las que se aplica la Investigación
Dirección de Administrativa
Ilustración 3 Organigrama Funcional del Departamento Administrativo Autor: Freddy Sisa
Dirección Secretaria General de la Escuela de Conducción
Manual de Funciones
Secretaria de la Escuela de Conducción
Su responsabilidad es mantener en orden documentos que se reciben y se entregan en el departamento de Secretaria de la Escuela de Conducción y realiza las siguientes funciones:
Registrar toda la documentación que ingresa, egresa y se genera con relación al funcionamiento de la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales;
Despachar toda la documentación que haya sido revisada y firmada por el Secretario General y/o el Secretario de Actas:
Conferir, previa autorización del Secretario de Actas, las copias y certificaciones que se solicitaren;
Elaborar oficios, informes, memorandos, telegramas y otros documentos que sean requeridos por el Secretario General y/o Secretario de Actas, o que deban ser enviados por tramite a diferentes destinatarios;
Informar a los interesados sobre el estado en que se encuentran los tramites que se realizan en el Departamento de Secretaria General;
Mantener el registro de la asistencia y puntualidad del cuerpo docente, instructores de conducción y personal administrativo; así también realizara el seguimiento de las tareas asignadas;
Mantener actualizados los libros a su cargo, el archivo, atender el correo y correspondencia como lo disponga el Director General Administrativo, cuando corresponda;
Registrar todas las actividades académicas y administrativas; alumnos matriculados, resultados de las pruebas de ingreso, asistencia, calificaciones o reprobaciones y más novedades que se suscitaren con los estudiantes, cuerpo docente, instructores de conducción y personal administrativo;
Realizar tomas de imágenes y video digitales de las actividades académicas y de vinculación con la colectividad de la Escuela de Conducción, para difundir en los medios de comunicaci6n masiva y/o informar a la ANT;
Flujo de Información UML
Diagramas de Casos de Uso
Solicitar copias de documentos
Proceso de legalización de copias de documentos
Ilustración 6 Legalización de documentos Autor: Freddy Sisa
Entrega de documentos
Diagramas de Secuencia
Solicitar copias de documentos
Ilustración 8 Diagrama de Secuencia Solicitar Copias de Documentos Autor: Freddy Sisa
Entrega de copias de documentos
Modalidad de la Investigación
Cualitativa
Cuando se habla de metodología cualitativa se refiere, en su más profundo sentido, a la investigación en la que se estudia la calidad de las actividades, relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada situación o problema. La misma que procura analizar exhaustivamente un asunto o actividad en particular, en este caso se empleara para seguir detenidamente la rutina que se llevan a cabo para el control y registro de la documentación.
Cuantitativa
La metodología cuantitativa es aquella que permite examinar los datos de manera científica, o más específicamente en forma numérica, generalmente con ayuda de herramientas del campo de la estadística.
Esta metodología está estrechamente ligada con la hipótesis de esta investigación ya que se busca medir si los procesos realizados con la implementación del sistema han mejorado en relación a la rutina manual que se lleva en este momento en la Institución.
Tipos de Investigación
Investigación de Campo
Investigación Bibliográfica
Se aplica en la búsqueda de información bibliográfica existente en los diferentes medios como Bibliotecas, libros digitales, artículos de internet, entre otros.
Se aplica la investigación bibliográfica para enriquecer los conocimientos y fundamentar científicamente el objeto de investigación, ha sido aplicado a lo largo de la investigación, concretamente en el marco teórico del presente trabajo, utilizando para el propósito recursos físicos y digitales, como libros, artículos, revistas y otros que contienen un fundamento científico.
Investigación de Aplicada
Investigación que tiene como propósito estudiar situaciones reales y concretas en el lugar de los hechos o donde se genera el problema aplicando los conocimientos del sujeto con fines prácticos de solución.
Esta investigación es empleada para agilitar el proceso de búsqueda de los datos y así generar información de una manera más rápida y eficiente.
Población y Muestra
Población
La población comprende el universo del fenómeno a estudiar de modo que cada uno de sus elementos posee características similares. La población que ha sido considerada en la investigación se determina en la siguiente tabla:
POBLACIÓN CANTIDAD
SECRETARÍA ACTAS 1
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
1
SECRETARÍA ESCUELA 1
EMPLEADOS 10
ESTUDIANTES 100
Muestra
Parte o subconjunto del universo a la que se toma en consideración para estudiar determinados comportamientos.
En la presente investigación se considera necesario hacer un análisis a toda la población debido a su reducido número, por lo tanto nuestra muestra será la toda la población.
Métodos, técnicas e instrumentos
Métodos
Observación Científica
“Los autores (Sampieri Herandez, y otros, 2010) define la observación no es mera contemplación, implica adentrarnos en profundidad a situaciones sociales y mantener un papel activo, así como una reflexión permanente. Estar atento a los detalles, sucesos, eventos e interacciones” (pág. 32).
Se aplica esta técnica para obtener información sobre el objeto de estudio mediante fotografías, observación directa poniéndose en contacto con las personas involucradas con el fenómeno a estudiar, realizando así una observación de campo, para luego analizar y obtener las pertinentes conclusiones de acuerdo con el registro de información.
Recolección de Información
“Los autores (Sampieri Herandez, y otros, 2010) definen la recolección de Información implica elaborar un plan detallado de procedimientos que nos conduzcan a reunir datos con un propósito específico” (pág. 45).
Inductivo – deductivo
Este método se usa para observar varios fenómenos que causan el problema, pero aparentemente estos son ajenos entre sí, dado es el caso de esta investigación donde intentaremos descubrir el denominador común que los asocia.
Analítico–Sintético.0
“La autora (Munch Galindo, 2009) define que estudia los hechos, partiendo de la descomposición del objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma individual y luego se integran esas partes para estudiarlas de manera holística e integral (síntesis)” (pág. 85).
En la investigación se aplica el método de investigación Analítico- Sintético debido a que se realiza un análisis modular del objeto de estudio determinando su campo de acción al cual se lo ha desintegrado en partes de manera que cada uno de sus procesos sean estudiados en profundidad.
Técnicas e instrumentos
Las técnicas e instrumentos que se emplearon para la recolección de la información durante la investigación fueron:
Observación directa
Es un proceso en la que interviene el sujeto y su habilidad para observar ciertos comportamientos de manera rigurosa permitiendo conocer de forma directa el objeto de estudio, con el propósito de describir y analizar situaciones sobre la realidad.
investigación que permite recolectar información relevante mediante la técnica expuesta.
Entrevista
Esta técnica se aplica al personal de la Institución en especial al departamento de secretaria que es donde se centran los procesos de control y registro en la documentación, para la obtención de información sobre el fenómeno investigado. En la investigación se aplica la técnica de la entrevista para obtener información valedera y confidencial, se ha aplicado la entrevista a la Secretaria de la Escuela de Conducción y a la Secretaria General del Sindicato de Choferes, determinando como personas fundamentales en el proceso. La herramienta utilizada es la guía de entrevista, Instrumento de Investigación utilizado como ayuda por parte del entrevistador durante el proceso de la entrevista, el cual contiene cuestiones acerca del tema de interés.
Encuesta
Es una de las técnicas de recolección de información más usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas. La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se preparan con el propósito de obtener información de las personas. (BERNAL, 2010 pág. 194)
Interpretación de resultados
Interpretación de resultados de la entrevista realizada a la Secretaria de la Escuela de Conducción
tienen es la búsqueda de los documentos solicitados ya que estos no tienen un registro digital que permitan identificar su ubicación especifica dentro de los múltiples folders. Además menciona que con el paso de los años algunos documentos se encuentran deteriorados debido a la manipulación constante y otros incluso han perdido sus datos por la humedad volviéndolos completamente inservibles.
Interpretación de resultados de la encuesta realizada al personal interno de la empresa Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes (empleados).
Encuesta a empleados
N° PREGUNTA GRÁFICO COMENTARIO
1 ¿La empresa realiza procedimientos adecuados en la organización de archivos
tales como clasificación, ordenación y descripción
de los documentos?
En la encuesta realizada se pudo notar que el 90% de los
empleados constatan que la empresa no mantiene ningún
tipo de clasificación u ordenación en el archivo de la
documentación 2 ¿Considera que debe
haber una (s) persona (s) exclusivamente encarga
da y responsable del archivo?
En la encuesta realizada se pudo observar que todos los empleados consideran que es
muy importante brindar una buena atención al cliente. 3 ¿Considera que es
importante la capacitación y formación
del personal en el tema de la gestión documental?
En la encuesta realizada se pudo observar que el 80% de los empleados consideran que
se debe dar curso para obtener mejores
conocimientos para el manejo y almacenamiento de los
4 ¿En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión documental?
En la encuesta realizada se pudo conocer que la empresa
no cuenta con ningún tipo de norma establecida que permita
el almacenamiento de los archivos.
5 ¿Cree usted que es importante el manejo
adecuado para los procesos de gestión de calidad, de manera que se pueda implementar un
sistema web que respalde los sistemas en
archivos?
En la encuesta realizada se pudo determinar que el 100% de los empleados están de
acuerdo con la
implementación del sistema web, mediante el cual se podrá optimizar y agilizar los procesos de la empresa
Tabla 2 Interpretación de resultados de encuesta aplicada a empleado de la empresa
Análisis
En la encuesta realizada se pudo conocer la inconformidad de los empleados sobre la aglomeración de información que se presenta en la empresa debido a que los procedimientos de la misma son llevados de forma manual, lo cual genera que la búsqueda de un datos especifico sea bastante demorosa por lo que afirman que sería factible la implementación de un sistema de Gestión Documental que permita controlar los procesos de la empresa de manera que se pueda optimizar el tiempo y la atención que reciben los estudiantes.
Propuesta del investigador
Modelo en cascada
Ilustración 10 Ciclo de Vida del Modelo en cascada Autor: Winston W. Royce
El modelo del proceso del software que se aplicará para desarrollar el Sistema de Gestión Documental (MDS) es el Modelo en Cascada el cual consta de cinco etapas:
En el análisis y definición de requerimientos, se recolectan las necesidades planteadas por los usuarios, lo cual sirve como especificación para la funcionalidad del sistema.
En el diseño del sistema y del software, empieza el desarrollo del sistema de manera modular, la interfaz gráfica, la regla del negocio y el diseño de la base de datos, además se especifica los requerimientos de hardware Definición de
requerimientos
Diseño del sistema y del software
Implementación y prueba de
Integración y prueba del sistema
En la Implementación y las pruebas de unidades se verifica que cada unidad integral del sistema cumpla con lo especificado en el diseño.
En la Integración y prueba del sistema, se unifica de manera holística cada módulo del sistema, comprobando que cumple con lo especificado y requerido.
CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
La metodología de la investigación conduce al investigador a involucrarse de manera real en el problema, obteniendo características precisas del objeto de investigación.
Se ha realizado un análisis a la Escuela de Conducción, determinando que es una entidad pública que mantiene una estructura jerárquica organizada, estableciendo su funcionalidad a través de Departamentos.
Se ha determinado que en la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas, existe una problemática en lo referente al control de documentos, que ha sido posible abstraer por medio de la aplicación de entrevistas y la observación en base a los diversos tipos de investigación, métodos y técnicas, determinando que en realidad el proceso para solicitar una certificación de: matrícula, licencia entre otros, es ineficiente.
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Introducción
Concluida la debida investigación del problema y realizado diferentes análisis, se procede a realizar un sistema DMS orientado a la web, el mismo que se desarrolla en software libre y consta de varios módulos que cubre las necesidades de la empresa y agilita sus procesos de logística de distribución. El sistema será sometido a rigurosas pruebas con la finalidad de detectar posibles falencias del mismo, y posteriormente ser implementado en la empresa.
Objetivos
Objetivo General
Desarrollar un sistema de gestión documental (DMS) orientado a la web para el control de documentos del acervo histórico en la Escuela de Conducción del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Objetivos Específicos
Realizar un estudio general de los procesos de entrega de copias de documentos.
Diseñar la base de datos con los campos requeridos y permitiendo tener seguridad e integridad de la información.
Diseñar módulos necesarios y la interfaz del sistema de acuerdo a las especificaciones establecidas de tal modo que se amigable con el usuario. Especificar los requerimientos tanto de software como de hardware para su
Capacitar al personal que va estar en contacto con el sistema su correcta utilización, reglas, normas y recomendaciones al momento de la manipulación del mismo.
Diseño del sistema
Modelo Lógico
Ilustración 11 Modelo Lógico de la Base de Datos
Modelo Físico
