.UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
FACULTA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN:
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA TEMA
“INSTRUCTIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A CUENTAS CONTABLES DE LA EMPRESA IPETELEFON S.A. CIUDAD DE GUAYAQUIL PERIODO 2012 - 2013”.
AUTORAS:
CLAUDIA YOLANDA CAMPUZANO AQUINO JESSICA MARÍA QUISIGUIÑA MEJÍA
TUTOR:
MSC. LUIS SUÁREZ PIÑEIRO.
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
INSTRUCTIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A CUENTAS CONTABLES DE LA EMPRESA IPETELEFON S.A. CIUDAD DE GUAYAQUIL PERIODO 2012 – 2013.
AUTOR/ES:
Campuzano Aquino Claudia Yolanda. Quisiguiña Mejía Jessica María.
TUTOR: MSC. LUIS SUAREZ PIÑEIRO.
REVISORES: MSC. LUIS SUAREZ PIÑEIRO.
INSTITUCIÓN: Universidad Laica
INSTRUCTIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESUMEN: Se realiza la investigación en la empresa IPETELEFON S.A. Se analizan los factores que inciden en la implementación de las normas internacionales de información financiera. El diseño del Instructivo permitirá a la empresa tener un mejor control del manejo y uso de las cuentas contables de
la misma, permitiendo así tener una información confiable y oportuna.
No. DE REGISTRO (en base de datos): No. DE CLASIFICACIÓN: DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
Nombre: Ec. José Torres Coordinador de carrera de Escuela de Ciencias Contables.
Teléfono: (04)287200 Ext. 148
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, nombrado por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el tema:
“Instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contables de la empresa IPETELEFON S.A. Ciudad de Guayaquil periodo 2012 – 2013”. Presentado como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para optar al título de:
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
La formulación del problema de investigación se refiere a: ¿Cómo implementar un Instructivo de un Sistema de control interno aplicado a cuentas contables de la empresa IPETELEFON S.A.?
El mismo que consideramos debe ser aceptado por reunir los requisitos legales, viabilidad e importancia del tema:
Presentado por las Egresadas:
Jessica María Quisiguiña Mejía C.I. 0919848572 Claudia Yolanda Campuzano Aquino C.I. 0918493966
………..
CERTIFICADO DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Nosotras, Jessica María Quisiguiña Mejía y Claudia Yolanda Campuzano Aquino, declaramos bajo juramento que la autoría del presente trabajo nos corresponde totalmente y nos responsabilizamos con los criterios y opiniones científicas que en él mismo se declaran, como producto de la investigación realizada por nosotros. De la misma forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su reglamento y normatividad institucionalidad vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de elaborar un Instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contables de la empresa IPETELEFON S.A. ciudad de Guayaquil periodo 2012 – 2013.
Jessica María Quisiguiña Mejía Claudia Yolanda Campuzano Aquino.
AGRADECIMIENTO
A Dios, por guiarnos y darnos fortaleza durante el largo camino de nuestro periodo de estudio, a nuestros maestros por su dedicación al impartir sus conocimientos.
A nuestras familias por su apoyo incondicional.
En general a cada persona que colaboró para la realización de esta tesis de grado en especial a la Escuela de Ciencias Contables de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil y a nuestro tutor de tesis.
Autores
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA I
FICHA DE REGISTRO DE TESIS II
CERTIFICACIÓN ACEPTACIÓN DEL TUTOR III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS IV
AGRADECIMIENTO V
ÍNDICE VI
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I 2
El Problema a Investigar 2
1.1 Tema ... 2
1.2 Planteamiento del Problema ... 2
1.3 Formulación del problema. ... 4
1.4 Delimitación del problema. ... 4
1.5 Justificación de la investigación ... 5
1.6 Objetivos. ... 6
1.7 Límites de la investigación ... 7
1.8 Identificación de las variables. ... 7
1.9 Hipótesis. ... 8
CAPÍTULO II 9
2.1 Antecedentes Referenciales y de Investigación. ... 9
2.2 Marco Teórico Referencial ... 10
2.3 Marco Conceptual. ... 11
2.3.1 Estructura contable de la empresa. ... 11
2.3.2 Control interno. ... 24
2.3.3 Procesos que abarca. ... 27
CAPÍTULO III 29 Metodología de la Investigación 29 3.1 Método de Investigación ... 29
3.2 Población y Muestra... 29
3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos. ... 30
CAPÍTULO IV 41 La Propuesta 41 4.1 Sistema del Control Interno. ... 41
4.2 Procedimientos a realizar. ... 45
4.2.1 Elaboración de Libro Bancos ... 45
4.2.2 Conciliaciones de las Cuentas Bancarias ... 48
4.2.3 Procedimiento para el manejo de fondo rotativo ... 51
4.2.4 Identificar la cantidad de inventario existente en la bodega. ... 55
4.2.5 Realización y aprobación de cheques... 58
4.2.6 Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones, viáticos, bancos y ajustes. ... 61
4.2.7 Elaboración de Guías de remisión. ... 64
4.2.8 Cálculo de los valores complementarios para la elaboración de los roles de pago. ... 67
4.2.9 Archivo de la información de origen contable de la compañía. ... 70
compañía ………..82
4.2.14 Archivo de la documentación de gerencia, facturación y caja. . 85
4.2.15 Transcripción de documentos. ... 88
4.2.16 Elaboración de los Estados Financieros. ... 90
4.2.17 Elaboración de Proyecciones Financieras. ... 93
4.2.18 Análisis financiero de la materialización de los balances. ... 95
4.2.19 Análisis y contabilización de las diferencias del proceso de inventario. ... 97
4.2.20 Análisis de Indicadores Financieros para la compañía. ... 100
4.2.21 Gestionar el transporte para las actividades de la compañía. 103 4.2.22 Elaboración de los Roles de Pago... 106
4.2.23 Declaración de impuestos de la compañía. ... 109
4.2.24 Planillas de aporte y demás tramites en el IESS. ... 112
CAPITULO V 115 Conclusiones y Recomendaciones 115 5.1 Conclusiones. ... 115
INTRODUCCIÓN
Una de las áreas más importantes de las empresas es la contable, ya que de la información obtenida de sus procesos depende la correcta toma de decisiones a nivel gerencial.
Es por eso que la investigación realizada en la empresa IPETELEFON S.A. Se analizan los factores que inciden en la implementación de un Diseño de un Instructivo de Control Interno.
El diseño del Instructivo permitirá a la empresa tener un mejor control del manejo y uso de las cuentas contables de la misma, permitiendo así tener una información confiable y oportuna.
La empresa dentro del proceso de diseñar el instructivo de control interno, tiene que elaborar sus procedimientos integrales para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones y actividades, establecer las responsabilidades de los funcionarios.
CAPÍTULO I
El Problema a Investigar
1.1 Tema
Instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contables de la empresa IPETELEFON S.A. ciudad de Guayaquil periodo 2012 – 2013.
1.2 Planteamiento del Problema
Las empresas pequeñas y medianas en el Ecuador en la actualidad adolecen de un buen instructivo de sistema de control interno, que les permita la aplicación correcta de cada una de las cuentas que integran el sistema contable. Por tal motivo sus estados financieros pueden carecer de confiabilidad teniendo como consecuencia que las políticas económicas empresariales sean equivocadas.
Generalmente este tipo de empresas comienzan con un manejo familiar quienes consideran que por su tamaño no necesitan aplicar herramientas de control pero a medida que van creciendo comienzan a tener problema en sus procesos teniendo que recurrir a profesionales.
Los riesgos en los procesos se incrementan ya que en estas empresas pequeñas se reduce ámbito de la determinación de acciones así como la comunicación de los objetivos empresariales.
también los puestos claves son asignados a familiares que no necesariamente son expertos en el área, teniendo inconvenientes al momento de exigir resultados.
Las Causas y consecuencias del problema.
En las empresas pequeñas no suele ser posible mantener todos los mecanismos de control interno que si se pueden aplicar en las empresas grandes, debido a esto y a su crecimiento continuo, los errores en las operaciones van siendo cada vez más recurrentes y afectando de mayor manera la situación económica de la empresa.
A continuación se analizan los siguientes factores:
Factores Predisponentes: En su mayoría, las pequeñas y medianas no manejan un sistema de control interno.
Factores Determinantes: La gerencia considera que son muy pequeños para utilizar estas herramientas sin proveer que se generarán errores en el área de trabajo.
Consecuencias: Esto afecta directamente la adecuada gestión de los funcionarios que están vinculados con la parte contable de la compañía.
De no contar con un sistema de control interno, las empresas corren el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones y por su puesto las decisiones que se tomen no serán las más adecuadas.
referencia a evitar fraudes, también se trata de evitar la comisión de errores o falencias que lleven a importantes pérdidas para la empresa, como podría ser los errores en materia fiscal.
1.3 Formulación del problema.
¿Qué efecto produce en la empresa IPETELEFON S.A la ausencia de la implementación de un instructivo de control Interno?
Sistematización del problema.
¿Cuáles son las características del instructivo de control interno?
¿Qué efectos genera en el manejo contable de la empresa, la falta de un instructivo de control interno?
¿Cuál es la relación entre el sistema de control interno a desarrollar con el crecimiento de la empresa?
1.4 Delimitación del problema.
Campo: Control Interno Área: Financiero Contable
Aspecto: Las normas de control de información financiera
Tema: Instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contables de la empresa IPETELEFON S.A. Ciudad de Guayaquil periodo 2012 – 2013
Delimitación Espacial: La empresa IPETELEFON S.A., se encuentra ubicado en la ciudad de Guayaquil, capital de la Provincia del Guayas.
1.5 Justificación de la investigación
La presente investigación se justifica por cuanto las empresas pequeñas y medianas no cuentan con un sistema de control interno que les permita el desarrollo correcto de sus operaciones. Así también considerando que actualmente la economía crece a pasos agigantados, y muchas empresas llegan a convertirse en verdaderos “titanes industriales”. Estas necesiten controlar el cabal desenvolvimiento de las actividades financieras de las empresas, diseñado una serie de normativas y procedimientos a seguir con la finalidad de velar tanto por el correcto funcionamiento de las actividades económicas como por la transparencia de sus cifras.
En este sentido, se han diseñado un conjunto de normativas que velan de que esto se cumpla.
Desde el punto de vista económico, esta investigación se hace necesaria por los beneficios que tendrían al implementar un sistema de control interno:
Permite a los inversionistas beneficiarse de una comparación y una consistencia de alta calidad referente a los estados financieros.
Permitirá que los inversionistas entiendan de forma clara la situación de la empresa.
Desde el punto de vista metodológico práctico, existen otros beneficios y oportunidades al implementar un sistema de control interno, que incluyen:
Aumento en la transparencia y decrecimiento de complejidad; Comunicación mejorada;
Acceso a mercados de capital mejorado;
Naturalezas basadas en principios que permiten a los contadores el aplicar juicios profesionales, antes que simplemente seguir reglas. La empresa percibirá beneficios que le permitan armonizar la
contabilidad.
Otra razón importante por la cual justifica esta investigación es por el planteamiento y cumplimiento de metas en pro de mejorar la eficiencia de la empresa:
La empresa desarrolla un conjunto de normas contables entendibles y ejecutables de alta calidad, información transparente y comparable en los estados financieros.
Promueve el uso y aplicación de los procedimientos para el registro contable.
Aplicar estados financieros y demás información financiera, que se orienten a la obtención de ganancias.
1.6 Objetivos.
Objetivos generales de la investigación.
Diseñar y analizar el sistema de control interno en la empresa IPETELEFON S.A y su efecto en los resultados de los estados financieros.
Objetivos específicos de la investigación.
Analizar los sistemas de control Interno actuales de la empresa IPETELEFON S.A.
Describir los procedimientos actuales de las cuentas contables.
1.7 Límites de la investigación
La limitación más importante será la veracidad de los datos debido a que la empresa actualmente no cuenta con una estructura organizacional adecuada.
El tamaño de la muestra que se considerará es reducido, tomando en cuenta la población de la empresa.
La empatía que habrá entre el entrevistador y los entrevistados, es también una limitante a considerar.
1.8 Identificación de las variables.
El tipo de variable a utilizar según su naturaleza de su medición es Cualitativa, ya que solo puede ser expresado en términos cualitativos o mediante el análisis de medidas que muestran indicadores como peso, tiempo, que se los puede determinar cualitativamente.
También se consideran las siguientes variables:
Variable Independiente: Instructivo de control interno de las cuentas contables.
1.9 Hipótesis.
La falta de políticas, procedimientos y la inexistencia de un sistema de control interno da como resultado errores en los registros de las transacciones, afectando así a la veracidad de la información financiera de la empresa IPETELEFON S.A. la cual debe ser revisada y corregida empleando más tiempo de lo necesario.
Si los colaboradores no cuentan con la información necesaria para el cumplimiento de cada una de sus funciones, se corre el riesgo de que se dupliquen esfuerzos o se omitan pasos dentro de un proceso.
CAPÍTULO II
Fundamentación Teórica
2.1 Antecedentes Referenciales y de Investigación.
El Sistema de Control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de los métodos y acciones tomadas para salvaguardar sus recursos, controlar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la efectividad en las operaciones, estimular la observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
La estructura de control interno debe diseñarse y aplicarse de acuerdo al volumen, tipo y características de las actividades de la empresa.
El Sistema de Control Interno debe englobar los principios de calidad e idoneidad entre los cuales se encuentran; Procedimientos, Planeación, Organización, Colaboradores, Supervisión, Sistemas de información.
Los directivos son los llamados a crear un ambiente de control, así como definir el conjunto de procedimientos para ejercer los controles y por último definir las limitaciones de los controles establecidos.
A continuación se detallan algunas de las actividades que se deben seguir para un buen control interno:
1 Delimitar las responsabilidades de todos los integrantes de la organización.
comprobada.
3 Evaluación continua y cíclica de los procedimientos establecidos. 4 Depósitos inmediatos e intactos de los fondos recibidos.
5 Actualización de medidas de seguridad. 6 Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
7 Identificación de procesos claves para la organización.
2.2 Marco Teórico Referencial
El análisis de la estructura contable permite conocer los diferentes tipos de inversión que se han realizado en la empresa, determinar los tipos de financiamiento, diferenciar los componentes del resultado, permite estudiar las actividades y la medición del ciclo contable, además mediante la correcta aplicación de las normas contables se suplantara las necesidad de información sobre los nexos entre finanzas y operaciones, cumplimiento de los principios contables y la oportunidad de realizar la evaluación y alineación de los sistemas permitiendo que estos mejoren el control interno.
De no existir un análisis financiero no será posible diagnosticar la situación real de la empresa, por tal motivo no se tendrá una idea clara de las acciones a seguir en el futuro.
Adicionalmente es importante indicar que muchos de los problemas que pueda adolecer una empresa, pueden obviarse si se lleva un sistema de control interno adecuado y enfocado a los procesos críticos de la cadena de valor.
2.3 Marco Conceptual.
Nuestra investigación se basa en establecer las falencias que existen en los procesos que inciden directamente en el desarrollo financiero de la empresa IPETELEFON S.A.
2.3.1 Estructura contable de la empresa.
La estructura contable es muy importante en las empresas o en los negocios de personas naturales o jurídicas, debido a que se debe registrar todas las operaciones que realizan en un periodo contable, los contadores son los
Activo: Efectivo, Bancos, Cuentas y documentos por cobrar, Inventarios, Mobiliarios, Edificios, Vehículos, Gastos pagados por anticipado.
Pasivo: Tributos por pagar, Remuneraciones por pagar, Cuentas y documentos por pagar, Pasivos diferidos.
Patrimonio: Capital, Reservas, Resultados acumulados, Resultados del ejercicio
Pérdidas: Costos de ventas, Gastos administrativos, Gastos de ventas,
Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo consiste en el potencial del mismo para contribuir directamente o indirectamente a los flujos de efectivo y otros equivalentes a efectivos de la empresa .Estos flujos de efectivo pueden proceder de la utilización del activo o de su depreciación .
El movimiento de estas cuentas de activo para su registro contable debe o haber se efectúa de acuerdo al análisis conjunto de la identificación de: grupo al que pertenece (activo), naturaleza de la cuenta en función del grupo (deudora) y variación patrimonial en función de su naturaleza (aumente él debe y disminuye en el haber)
Activos Corrientes a Corto Plazo o Circulante “son los activos de una empresa, son aquellos importe o valor se han negociado dentro del periodo de hasta un año. El orden de las mismas está en función de la liquidez de la cuentas (conversión inmediata de efectivo)
Activos Corrientes Disponibles o Efectivo Empresarial: .Forma parte del activo corriente o de corto plazo o circulante en el plan de cuentas. Está constituido por las cuentas que representan en término general: billetes, monedas, cheques, depósitos y vouchers.
Banco: Representa el dinero que existe en las cuentas bancarias
Activos Corrientes Exigibles o Exigibles Empresarial:
Forma parte del activo corriente o de corto plazo o circulante en el plan de cuentas. Está constituido por las cuentas que representan en término general: créditos concedidos, pagos anticipados, dinero a favor en el fisco dinero ganado pendiente de cobro
Cuentas por cobrar: concedidos a los clientes por ventas sin firmar documentos o sin documentar (operaciones del giro del negocio).
Documentos por Cobrar: Créditos concedidos a los clientes por ven tas documentadas o firmando documentos
Anticipo de Remuneraciones: Es atribuible al pago que se efectúa a los empleados, antes de fin de mes, en calidad de adelanto o anticipo sobre el importe del sueldo mensual.
Préstamos a trabajadores: Importe que el empleado solicita en la empresa, en calidad de préstamo, que será descontado poco a poco de su rol de pago a fin de mes.
Anticipo a proveedores: Importe que en la empresa entrega a sus proveedores por el valor total o parcial de una negociación a través de la emisión de un contrato para recibir en el futuro el producto o bien.
Activos Corrientes Realizables
Forma parte del activo corriente o de corto plazo o circulante en el plan de cuentas. Está constituido por las cuentas que se almacenan o se embodegan en la empresa con la finalidad de venderlas o utilizarlas.
Con relación a los activos fijos, estos son las propiedades de la organización, bienes que se pueden depreciar por el desgaste de los mismos debido a la actividad productiva.
Inventario de Materiales: Aplicable para las empresas de servicios utilizarlos o consumirlos dentro del negocio.
Inventario de Mercadería: Aplicable para las empresas comerciales. Representar la mercadería que se compra y se almacena para luego venderla
ACTIVOS NO CORRIENTES O A LARGO PLAZO O NO CIRCULANTES Las cuentas a largo plazo son aquellas cuyo importe o valor se han negociado en un periodo mayor de un año.
Propiedad Planta y Equipo o Activo Fijo : representa aquellos bienes tangibles con un tiempo de vida útil de más de un periodo que serán utilizados en la empresa.
Depreciación Acumulada PPE: Es el degaste que sufren los activos fijos por efecto del uso.
Activos Intangibles: Representa aquellos bienes intangibles, con el tiempo de vida útil de más de un periodo y que serán utilizados por la empresa.
Amortización Acumulada de Intangibles: Es la pérdida de valor por efecto del uso. En el balance es5ta cuenta disminuye el valor de los activos intangibles.
Otros Activos no Corrientes: Encierra aquellos activos negociados de largo plazo que no están encasillados en ninguna de las cuentas anteriores.
PASIVOS
Es una obligación presente de la entidad surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
El movimiento de estas cuentas de pasivo para su registro contable se efectúa de acuerdo al análisis conjunto de la identificación de grupo que pertenece, naturaleza de la cuenta en función del grupo y variación patrimonial en función de sus naturaleza.
Los pasivos de la empresa son los derechos que tienen los acreedores en referencia a los bienes o activos que dispone la organización.
ES decir el pasivo “es la aportación o participación de terceras personas en el financiamiento de la una empresa.
Pasivos Corrientes a Corto Plazo Circulante
Forma parte del pasivo corriente o a corto plazo en el plan de cuentas están constituido por las cuentas que representan en termino general: deudas con los proveedores y acreedores, deudas con el sistema financiero deudas con el fisco deudas con los trabajadores y cobros anticipados y otras deudas.
Cuentas por Pagar Proveedores: Crédito que le conceden a la empresa por compras sin firmar documentos o sin documentar.
Documentos por Pagar Proveedores: Créditos que le conceden a la empresa por compras documentadas o firmando documentos.
Impuestos y Retención por Pagar: Importe que la empresa tiene que pagar al fisco , que resulta del ajuste de las cuentas de IVA y retenciones en la fuente , siempre y cuando la sumatoria de los valores del debe sean mayores a los del haber.
Impuesto a la renta: Importe que a fin de periodo la empresa calcula , separa y aun no paga , por concepto del 22 % de sus utilidades generadas , y que sea pagada al fisco según lo establece la LORTI.
a) Reconocimiento de un menor valor de inversiones.
b) Reconocimiento de un activo o pasivo en una transacción comercial. c) Inversiones en filiales, sucursales y en empresas del sector comercial
Sueldos y Salarios por Pagar: Importe que la empresa queda debiendo a sus empleados cuando no paga en la fecha que corresponde , en compensación al esfuerzo del trabajo entregado.
Beneficios por Pagar: También conocido como provisión de beneficios sociales. C corresponde a los importes que la empresa calcula y separa pero que aún no paga por concepto de beneficios ( décimo tercer, décimo cuarto y vacaciones ) que la ley atribuye a todo empleado por el tiempo trabajado y que serán pagados en las fechas puntuales establecidas en el código trabajo .
PASIVO NO CORRIENTE A LARGO PLAZO O NO CIRCULANTE.
Las cuentas a largo plazo representan todas deudas cuyo importe o valor se han negociado con vencimiento posterior a un año o periodo ,razón por la cual se pagaran por más de un periodo . Una característica particular que poseen la mayoría de estas cuentas m es que el nombre de la cuenta contable deberá ir acompañado por las palabras “ A LARGO PLAZO”.
Pasivos financieros. – La partida de los pasivos financieros se dan cuando el emisor se encuentra obligado a entregar dinero en efectivo al tenedor de los instrumentos, estos pasivos se valoran considerando que se realice la contabilidad como un valor razonables, donde se indican los costos de los registros de las transacciones que se realicen.
Las normas de contabilidad son aplicadas para registrar correctamente las operaciones comerciales, entre las que se indican las obligaciones, bonos, pagarés y otros débitos que son emitidos por valores y derivados mediante la valoración desfavorable para le empresa.
Los instrumentos se clasificarán como pasivos financieros cuando se encuentran de acuerdo a su realidad económica, que puede ser contractual, directa o indirecta, de entregar efectivo u otro activo financiero, o mediante el intercambio de activos o pasivos financieros con terceras personas.
La valoración de los pasivos financieros se clasifica como:
Pasivos financieros a coste amortizado
Pasivos financieros mantenidos para negociar.
La valoración del pasivo financiero puede ser inicial, cuando los pasivos se valoran por el coste, que equivale al valor razonable de la contraprestación, que se ha recibido y que se ha ajustado por los gastos de transacción que sean directamente atribuibles.
Con relación a la valoración posterior en esta categoría se encuentran incluidos los costos por la amortización, intereses devengados de las cuentas de pérdidas y ganancias, se aplica el método de interés efectivo.
Compromisos: Cuando se adquieren deudas se adquieren compromisos que deben ser cancelados en la fecha y tiempo acordado, para cumplir con el compromiso adquirido, las empresas pueden comprometerse a adquirir elementos del activo fijo o intangibles con el objetivo de incorporarlos a los originaron en el ejercicio.
Tanto los activos como pasivos deben valorarse mediante la utilización de los ejercicios de aplicación, donde se indica la recuperación de los activos posterior a la cancelación de los pasivos de acuerdo a las leyes fiscales que rigen esta política aprobada.
Los activos impuestos diferidos son reconocidos por la administración para las diferencias temporales deducibles, esto depende de le medida que sean necesarios para la empresa, la misma que debe dispone de ganancias futuras, contra estas se aplican las ganancias temporales deducibles a obtener en el futuro.
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Reconocimiento y valoración. – El reconocimiento y valoración de las retribuciones a corto plazo es sencillo mediante el método de devengo, las prestaciones a largo plazo dan lugar a problemas de valoración complejos.
Valoración posterior. – Con respecto a la valoración posterior se establece la valoración posterior de la siguiente manera: Mediante el valor razonable que se valoraran la ganancia o pérdida que se obtengan en los resultados y se valorara los costos que se han amortizado.
Provisiones y contingencias. – Es el reconocimiento y la valoración inicial, que debe reconocerse mediante una provisión que se origina cuando la empresa tiene la obligación de desprenderse de los recursos que no están ocasionando beneficios a la organización, además cuando se más factible cancelar la obligación y puede estimarse confiablemente.
Las provisiones y las Contingencias en materia contable se refieren a las obligaciones o los activos que son de naturaleza posible, el término posible es menos probable, ya que la existencia de estas obligaciones o estos pasivos sólo se confirma por futuros eventos inciertos.
Pérdidas futuras derivadas de las operaciones. – El reconocimiento de provisiones para pérdidas futuras derivadas de las operaciones está absolutamente prohibido, las expectativas de pérdidas futuras derivadas de las actividades ordinarias pueden ser inductivas.
Contratos onerosos. – Los contratos de carácter oneroso se refieren a los costos inevitables que se deben cumplir con las obligaciones del contrato, estos exceden a los beneficios económicos que se esperan recibir del mismo.
Provisión por costos de reestructuración. – Con relación al reconocimiento de una provisión por costos de reestructuración se presentan requisitos para determinar cuándo un acontecimiento cumple con la definición de reestructuración y los costos que deben incluirse. La Empresa debe demostrar la obligación que ha asumido, como se indica a continuación:
a. La existencia de un plan detallado que identifique al menos cinco de las características principales de la reestructuración.
b. Ha creado una expectativa válida entre los afectados, el sentido de que la reestructuración se llevará a cabo.
Provisiones por costo de gestión de residuos. – Con relación a la obligación por los costos de gestión de residuos procedentes de aparatos productivos, no da lugar al reconocimiento de una la provisión, a menos que posea una cuota de mercado para la producción.
Fondos para el desmantelamiento, la restructuración y la rehabilitación medioambiental.
Las organizaciones están obligadas a desmantelamiento que hubieran contribuido a un fondo para la reestructuración y rehabilitación del medio ambiente, se reconocerá la provisión y participación en el fondo.
Valoración posterior. – Al cierre del periodo contable se deberá revisar las provisiones y ajustarlas para reflejar la mejor estimación posible del desembolso para cancelar la obligación presente, utilizando una tasa de descuento apropiada.
Pasivos contingentes. – Se reconocerán como pasivos cuando exista una obligación presente, que sea probable que la organización que vaya a desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos.
PATRIMONIO
De conformidad con lo establecido por el IASB en el marco conceptual (2010), define al patrimonio como “ la parte residual de los activos de la entidad una vez deducidos todos sus pasivos . Está constituido por las cuentas que directamente afectan al patrimonio de la empresa.
El patrimonio se refiere al conjunto de bienes, acciones, derechos y obligaciones evaluables en dinero propios con que cuenta la empresa.
El patrimonio consta de tres elementos, estos deben ser susceptibles de una valoración económica en valor de uso, valor de cambio, ser aptos para satisfacer las necesidades económicas y espirituales del ser humano.
Estos elementos deben ser reconocidos en el ordenamiento jurídico y el Derecho para la existencia jurídica, no solo deben constar materialmente.
Bienes: Se refiere a los elementos patrimoniales tangibles e intangibles, como son los edificios, efectivo, terrenos, patentes, equipos.
Derechos: Se relaciona con los créditos a favor de la empresa, los derechos sobre los clientes o préstamos concedidos a terceros.
Obligaciones y deudas: Dinero que está pendiente de pagos por compras, préstamos de servicios.
Existen dos clases de patrimonio el patrimonio tangible y el intangible, estos constituyen los bienes con que cuenta la empresa, los primeros son los bienes muebles e inmuebles, mientras los segundos son los elementos que conforman la conducta del personal que labora en la organización, los saberes, conocimientos y expresiones de los colaboradores, si la empresa cuenta con un patrimonio intangible eficiente, las actividades que se realicen darán como buenos resultados.
Capital : Representa el dinero que aporta los socios para constituir y capitalizar una empresa , así como la ganancia en la emisión y venta de acciones de la empresa.
Reserva Legal: Representa transferencia de dinero que se calcula de la utilidad neta , de acuerdo a lo establecido en los art 109 y 207 de la ley de compañía. Hecho que se genera una vez a la año.
Utilidad o Pérdida Acumulada: Representan los importes que se van acumulando año a año por efecto de las ganancias o pérdidas que resultaron del estado de pérdidas y ganancias.
2.3.2 Control interno.
El control interno se refiere a la base donde descansan las actividades y operaciones de una organización, por lo tanto controla las funciones de producción, distribución, administración y financiamiento. Según Mantilla Samuel A., (2009), manifiesta:
“El control interno está comprendido por los planes de la organización y todos los métodos y medidas que se realizan de manera coordinada y se aplican en una empresa para salvaguardar sus activos, se puede verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional”.
Según Rosenberg, J. M. (2010), señala: “El control interno son los métodos coordinados y medidas que adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y la salvaguarda del patrimonio.”
El control interno se lo puede aplicar en todas las áreas de la empresa, la efectividad del mismo depende de la información que sea necesaria para seleccionar las alternativas que se interesen a la empresa.
Objetivos del control interno.
Los objetivos que persigue la aplicación del control interno en las actividades que realiza la empresa, son el cumplimiento de las políticas de operación sobre base más segura, evitar o reducir fraudes y además promover la efectividad en los procesos.
Salvaguardar los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y financieros, que son utilizados por la dirección para una adecuada toma de
decisiones.
Incentivar la eficiencia en el uso de los recursos
Estimular el seguimiento de las prácticas decretadas por la gerencia.
Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad la mejora continua de todos los procesos en general.
Adoptar medidas de protección para los activos físicos en forma adecuada.
Determinar lineamientos para evitar que se realicen procesos sin las adecuadas autorizaciones.
Generar una cultura de control en todos los niveles de la organización.
Importancia del control interno.
El control interno basa su importancia en la finalidad de evitar fraudes en la empresa, asegurando el cumplimiento de las políticas de operación, además permite verificar la veracidad de los informes presentados en los resultados contables de la empresa.
De acuerdo a Franklin, E. (2010), considera el control interno importante porque:
“El control interno reviste mucha importancia, para la conducción de la empresa, como en el control de las operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una organización, con el propósito de generar una indicación confiable de su situación y las operaciones que realiza en el mercado; aporta y ayuda que los recursos humanos, materiales y financieros con que dispone la empresa, sean utilizados eficientemente, mediante criterios técnicos que permitan asegurar la integridad, custodia y registro en los sistemas respectivos”
2.3.3 Procesos que abarca.
Los procesos que se deben considerar en el control interno se detallan a continuación:
1. Es importante conocer las operaciones que se realizan en la empresa, involucrando las políticas contables aplicables en la preparación de estados financieros.
2. Posterior a la identificación de las operaciones, se debe diagnosticar la viabilidad de aplicación de un instructivo de control interno.
3. Se debe capacitar al personal que labora en el área involucrada en las operaciones contables y financieras de la empresa, los colaboradores deben estar capacitados sobre la los conceptos y procedimientos a aplicar.
4. Evaluación de los procesos que comprende la empresa, en este proceso debe existir aceptación y aprobación de los respectivos ajustes de cuentas por parte de la Gerencia General.
5. Luego de reconocer los activos, pasivos y patrimonio con los que realiza las actividades financieras, para realizar la conversión de estados financieros.
6. Los administradores de las organizaciones tendrán que aceptar los controles a aplicar.
Control a las cuentas contables.
Con respecto a litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal, el contador deberá obtener evidencia suficiente sobre los siguientes asuntos:
a) La existencia de una condición, situación o conjunto de situaciones que den lugar a una incertidumbre, respecto a una posible pérdida proveniente de litigios, demandas y otras reclamaciones o contingencias de tipo legal.
b) El período en el cual se presentó la causa que originó la acción legal. c) El grado de probabilidad de un resultado desfavorable.
d) El monto o límites de las pérdidas potenciales.
CAPÍTULO III
Metodología de la Investigación
3.1 Método de Investigación
La metodología que se aplicó se ajusta a la investigación cualitativa que permite examinar los datos de manera científica y destaca la importancia de la implementación sistema de control interno en el área contable.
El diseño de la investigación permite al investigador llevar un proceso de estudio eficiente y determinar las variables para despejarlas y brindar oportuna en el problema en estudio.
Por el lugar es una investigación de campo, porque se realizó en el mismo lugar de los acontecimientos, también es descriptiva porque determina como está la frecuencia con que ocurre el problema y a quienes se presenta.
Es explicativa porque a través de los datos se establecen las relaciones de las variables y no permite determinar las relaciones causa-efecto.
3.2 Población y Muestra.
A continuación se detalla la muestra tomada sobre la población que existe en la empresa.
Cuadro No. 1
Distribución de la población. Extracto
INVOLUCRADOS POBLACION MUESTRA %
Directorio 4 2 50
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
La muestra ha sido no probabilística e intencional.
Para esto se ha elaborado una entrevista con preguntas factibles de responder. Ver Anexo A
3.3 Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos.
Recolección de la Información.
Entre las técnicas que se han seleccionado para la realización de este proyecto, se hizo uso de la entrevista, con cuestionario donde consten las preguntas de investigación, utilizando la escala Likert modificada.
Entrevista. Consiste en que una persona proporciona directamente la información al investigador o entrevistador en una relación personal que se obtiene datos de otra persona sobre un tema general, para saber qué porcentaje opinan sobre el ambiente de control de la empresa.
Las entrevistas por lo general pueden ser descriptivas y mixtas por asuntos que se aborda. Pueden sé por muestreo cuando se lo hace a un cierto número de personas encuestadas.
Generalmente se utiliza de opinión y de índice, según el contenido. Y también pueden ser abiertas, cerradas y mixtas, según la forma de la entrevista.
PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Los datos recolectados serán clasificados y organizados, de acuerdo con criterios preestablecidos.
El análisis y la interpretación de datos consistirán en demostrar las hipótesis formuladas en el diseño de la investigación, con los datos debidamente recopilados, procesados y presentados.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
En el análisis de la información, se puede decir, que entra en la parte más importante de la investigación, ya que se van a resolver la hipótesis planteada al comienzo, comprobando si los objetivos fijados de antemano se cumplen o no.
servirá de base para extraer las conclusiones finales de esta investigación y poder así llevar a cabo una propuesta de implementación de esta herramienta.
El cuestionario de preguntas esta formulado de manera clara y precisa, relacionado con la escala de valoración de LIKERT en la siguiente escala:
Cuadro No. 2
Escala de valoración de LIKERT
Indicador de medición
1 Muy en desacuerdo 4 De acuerdo
2 En desacuerdo 5 Muy de acuerdo
3 Indiferente
Fuente: Escala de LIKERT.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Gráfico No. 1
Fuente: Resultados de la entrevista al Directorio
Comentario: Ambos directivos están de acuerdo en que un instructivo de sistema de control interno ayudaría a mejorar la rentabilidad de la empresa a medida de va creciendo en sus operaciones.
Gráfico Nº 2 Entrevista al Gerente
0
1
2
3
4
5
Preg 1
Preg 2
Preg 3
Preg 4
Preg 5
Preg 6
Gerente
Fuente: Resultados de la entrevista a los Gerentes
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Gráfico Nº 3
Entrevista al Contador y Asistente Contable
0
1
2
3
4
5
6
Preg 1
Preg 2
Preg 3
Preg 4
Preg 5
Preg 6
Contador
Asistentes
Fuente: Resultados de la entrevista al Contador y Asistentes Contables
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Comentario: Los asistentes de contabilidad consideran es importante la creación de un instructivo de control interno, pero también es importante que se puedan desarrollar nuevos sistemas que faciliten el trabajo diario.
Análisis del Resultado de las Entrevistas: Se observa que del 100% de los entrevistados, gran parte está totalmente de acuerdo que se cree un instructivo de control interno.
Situación o caso que se va a observar: Cuadro No. 3
Comprobantes Contables
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
Documento de revisión: Comprobantes Contables: En total se revisaron 292 comprobantes contables de lo cual se obtuvo el siguiente resultado:
VALORES A PAGAR 2012-FA 5914763
PGO T/C BANKARD $ 4,477.54
VALORES A PAGAR 2012-FA 5914763
Cuadro No. 4
Comprobantes Contables
Dato Documentos SI NO NA TOTAL
O/C: X 25 3 1 29
Fecha Emisión: X 25 9 2 36
Fecha: X 23 4 5 32
Proveedor: X 12 6 7 25
Descripción: X 13 7 8 28
No. Factura: X 8 2 11 21
Aut. SRI : X 2 8 9 19
Fecha. Caduc.: X 24 11 3 38
F. Pago: X 13 23 1 37
Sust. Tributario: X 11 4 0 15
Fecha. Vcto.: X 7 5 0 12
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Determinar los objetivos de la observación. Cuadro No. 5
Correcciones a los comprobantes
MAQUINARIAS Y SUMINISTROS S.A.
1 S83873672 Proveedores locales VALORES A PAGAR 2012-FA
5914763 PGO T/C BANKARD $ 4,477.54
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Cuadro No. 6
Correcciones a los Comprobantes Contables
Correcciones
O/C: 112 OK
Fecha. Emisión: 12/01/2013 OK
Fecha: 12/01/2013 OK
Proveedor: 59 OK
Descripción: BANKCARD OK
No. Factura: 5914763 OK
Aut. SRI : 1234567890 OK
Fecha. Caduc.: 15/02/2013 OK
F. Pago: 15/01/2013 OK
Sust. Tributario: 1 OK
Fecha. Vcto.: 30/11/2013 OK
Fuente: Modelos contables.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Analizar e interpretar los datos.
Cuadro No. 7 Análisis de las cuentas
IPETELEFON S.A. MAYOR DE CUENTAS CONTABLES
CUENTA DESDE: 2110301001 HASTA 2110301001. FECHAS: 01-01-2013 AL 31-01-2013
FECHA TIPO COMPR. DETALLE C.C. SEC DPTO DEBE HABER SALDO
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA.
A continuación se cita los criterios relevantes a considerar para el diseño del instructivo de un sistema de control interno aplicado a cuentas contable:
Comprensibilidad.- La propuesta debe ser de carácter comprensible, es decir clara, precisa y concisa, para que los usuarios de la información contenida en la misma puedan entender fácilmente las actividades económicas.
Relevancia.- Debe ser importante para la toma de las decisiones, la información posee la cualidad de relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los que la utilizan.
Confiabilidad. – Para que la información sea útil tiene que ser fiable, la información posee la cualidad de ser fiable cuando está libre de errores significativos y de sesgo o perjuicio.
CAPÍTULO IV
La Propuesta
DISEÑO DE UN INSTRUCTIVO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO APLICADO A CUENTAS CONTABLES DE LA EMPRESA IPETELEFON
S.A
4.1 Sistema del Control Interno.
Objetivos generales del sistema de control interno en el área contable.
Resguardar los activos de la organización. Conseguir información financiera oportuna.
Promocionar la eficiencia operativa del trabajo comercial.
Establecer operaciones de forma que se adhiera a las políticas
establecidas por la administración.
Objetivos específicos del sistema de control interno en el área contable
Adoptar políticas mediante los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia, informados al área de contabilidad o por soporte de las actividades canalizadas en el proceso contable.
Crear planes de trabajo e implementar procedimientos específicos, que permitan la eficiencia de los flujos de información.
Efectuar procedimientos administrativos efectivos, para determinar la
Establecer la existencia de conciliaciones de saldos e Inversiones, entre las áreas de contabilidad, presupuestos, tesorería y otras.
Determinar la efectividad de medidas para realizar la toma física de
inventarios de forma periódica.
Realizar la conciliación de los registros contables.
Establecer la existencia y función de los procedimientos que se deben aplicar en la revisión y depuración de las conciliaciones.
Conocer la existencia de los libros de registros contables.
Demostrar la idoneidad, organización y archivo de los soportes documentales.
Comprender las causas de la realización de las operaciones comerciales.
Crear un sistema de verificación y elaboración de los ajustes para revelar razonablemente la información contable.
Demostrar que la información que se presenta en los estados financieros es la que se ha registrado en los libros contables.
Indicar políticas de control de la información contable.
Establecer los procedimientos adecuados para garantizar que la documentación presentada de forma oportuna en los libros de contabilidad.
La información se debe exponer de forma visible, de manera que pueda
ser observada por los directivos de la empresa.
Comprobar la información obtenida la misma que debe tener un registro que respalde los resultados obtenidos.
Indicar los indicadores económicos y las razones financieras que indiquen la correcta información de los resultados obtenidos.
Determinar una política de tipo institucional oportuna.
Utilizando las técnicas de la descripción, cuestionarios y los flujogramas se procede a indicar los componentes de la presente propuesta, indicando los propósitos de cada actividad, responsabilidades y procedimientos.
Definiciones y Abreviaturas Generales
En este punto se indica las abreviaturas generales que se utilizan en la presente propuesta:
AD: Administración
AC: Asistente de Contabilidad y Caja CG.: Contador General
GG.: Gerente General BO: Bodeguero.
PJ: Presidente de la Junta de Socios CS: Cajera - Secretaria
Cuadro No. 8
Instructivo del sistema de control interno del área contable
INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA CONTABLE
Asistente de Contabilidad y Caja Estado Observaciones Elaboración de Libro Bancos
Conciliaciones de las Cuentas Bancarias Procedimiento para el manejo de fondo rotativo Identificar la cantidad de inventario existente en bodega Realización y aprobación de cheques Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones, viáticos, bancos y
ajustes.
Elaboración de Guías de remisión. Cálculo de los valores complementarios para la elaboración de los roles de pago Archivo de la información de origen contable de la compañía. Redacción de información de origen contable de la compañía.
Cajera Secretaria Estado Observaciones Actividades y parámetros que se cumplen en la facturación y caja
Cierre diario de caja conjuntamente con el Contador General. Registro de las transacciones al sistema (software vigente) de la compañía Archivo de la documentación de gerencia, facturación y caja. Transcripción de documentos.
Contador General Estado Observaciones Elaboración de los Estados Financieros.
Elaboración de Proyecciones Financieras. Análisis financiero de la materialización de los balances. Análisis de las diferencias del inventario y contabilización. Análisis de Indicadores Financieros para la compañía. Gestionar el transporte para las actividades de la compañía. Elaboración de los Roles de Pago. Declaración de impuestos de la compañía. Planillas de aporte y demás tramites en el IESS.
4.2 Procedimientos a realizar.
4.2.1 Elaboración de Libro Bancos
Asistencia de Contabilidad y Caja.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Referir las actividades, indicaciones y parámetros que se deben realizar para la elaboración del Libro Bancos dentro de la organización.
2. Alcance
Dentro de esta actividad se indica el registro de los comprobantes de ingreso – egreso y se realiza la determinación de saldos de la cuenta Bancos.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad y Caja CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
de la elaboración de libros de la cuenta Bancos.
El CG es el responsable del cumplimiento de los procesos indicando los saldos reales de las cuentas.
El GG encargado de la aprobación de los informes que se han presentado.
5. Procedimiento
a. El Asistente de Contabilidad se encarga de organizar de forma cronológico los comprobantes de los ingresos y egresos resultantes de las actividades que se han registrado en el libro diario.
El AC recibe las facturas, comprobantes de depósito, recibos de caja y cualquier documento que respalde las transacciones realizadas en la empresa y procede a registrarlos.
El AC utiliza los documentos de respaldo para proceder a registrar las
transacciones comerciales, elabora comprobantes de ingreso y de egreso.
Cuadro No. 10
Frecuencias que se mantienen en la empresa
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
saldos a la fecha al GG.
Gráfico
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María.
4.2.2 Conciliaciones de las Cuentas Bancarias
Inicio
Recepción de facturas
comprobantes de depósitos, recibos de caja o cualquier documento de cuenta bancaria.
1 hora después de la recepción del documento
Elaboración en orden cronológico los comprobantes de ingreso y egreso
Registro en el libro bancos
Fin
Recepción de los estados de cuenta
Revisión de datos
Realiza las conciliaciones Aprobación del gerente
general
Correcto
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Determinar el método apropiado para la elaboración de conciliaciones bancarias en la empresa.
2. Alcance
El alcance de esta documentación se encuentra desde la recepción de estados de Cuenta de la institución financiera hasta su registro digital.
3. Definiciones y Abreviaturas AC.- Asistente Contable y de Caja CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
El AC tiene la responsabilidad de elaborar las conciliaciones bancarias. El CG es responsable por efectuar el procedimiento contable y
4. Procedimiento
a) El AC recepta el Estado de Cuenta mensual de la institución financiera y efectúa al cruce de información, considerando el estado de cuenta y el registro existente.
b) Conciliación de saldos en el registro contable.
c) Entrega de la información al CG para su revisión y al GG para que pueda ser aprobada.
d) Ingresa de datos de conciliación bancaria en el sistema empresarial.
Gráfico
bancarias
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
4.2.3 Procedimiento para el manejo de fondo rotativo
Asistencia de Contabilidad y Caja Inicio
Recepción del estado de cuenta bancaria
Cruce de información con el saldo del libro bancos
Registro de los saldos
Revisión del CG
Aprobación del GG
Registro en el software vigente
Fin
Correcto
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Asistencia de Contabilidad y Caja
Subcomponente: Procedimiento para el manejo de fondo rotativo
PROCESO
Procedimiento para el manejo de fondo rotativo
Código: AD-AC-03
Versión: 1
Fecha de Emisión: 01/12/2012 Elaborado por:
Fecha de Revisión: 01/12/2012 Revisado por:
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el proceso para el manejo y asignación del fondo rotativo de la empresa.
2. Alcance
El alcance del documento considera las actividades inherentes a la entrega del valor que se haya solicitado hasta su archivo.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
de egreso y su reposición.
CG se responsabiliza por el cumplimiento del procedimiento y por asegurar que los gastos presentados sean los suficientes.
GG aprueba el proceso.
PJ se responsabiliza por la firma del cheque de reposición en el caso del fondo rotativo.
5. Procedimiento
a. AC mantiene fondo con la cantidad de cien dólares para realizar gastos menores a un cuarto de dicho valor, es decir, $25.00USD, fundamentado en las siguientes actividades:
• AC entrega valor que solicita el GG de acuerdo a los registros aprobados, a la vez que el solicitante entrega el comprobante del gasto con factura o con una nota de venta.
• AC realiza la anticipación de la reposición de los fondos rotativos, para que la empresa no se quede sin dicho fondo.
b. AC suma las facturas de egreso y efectúa este comprobante, describiendo los gastos realizados durante su reposición.
c. Con el comprobante de egreso realizado de conformidad con este procedimiento, después de revisado por el CG, un día previo a que tenga lugar la entrega y la firma del pago a proveedores, procede a llevar a cabo el cambio en efectivo.
d. AC archiva los comprobantes o facturas de egreso, en conjunto con los soportes respectivo en una carpeta que se ha previsto mantener soplo para el archivo del fondo rotativo.
Gráfico
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María. Inicio
Aprobación del registro
Sumatoria de los soportes de Gasto
Elaboración del comprobante de
Egreso
Elaboración del cheque para poner el F.R.
Firma del cheque por el PJ Revisión del
CG
Archivo de Comprobante de Egreso
Fin
Correcto
4.2.4 Identificar la cantidad de inventario existente en la
bodega.
Asistencia de Contabilidad y Caja
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Asistencia de Contabilidad y Caja
Subcomponente: Identificar la cantidad de inventario existente en la
bodega.
Fecha de Emisión: 01/12/2012 Elaborado
por:
Fecha de Revisión: 01/12/2012 Revisado por:
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Identificar el inventario de los artículos disponible para la venta en la bodega de la empresa.
2. Alcance
Este documento tiene alcance desde la toma física del stock de mercadería hasta el cálculo de las diferencias.
3. Definiciones y Abreviaturas AC.- Asistente Contable y de Caja CG.- Contador General
B.- Bodeguero.
4. Responsabilidades
AC se responsabiliza por llevar a cabo la toma física del stock, para
mantener actualizados los saldos en libros.
CG es responsable del cumplimiento del proceso para garantizar que el saldo del stock son reales.
GG aprueba este procedimiento.
B tiene la responsabilidad de llevar el conteo diario de los artículos.
5. Procedimiento
a. AC realiza el reconteo físico del stock de los artículos disponibles para la venta que se encontraron en la bodega todos los días miércoles.
b. Con estos datos del inventario existente en las bodegas, se efectúa el registro en Kardex, cruzando la información que se encuentra en el sistema con aquellos datos que se encuentran registrados.
Gráfico
Diagrama de flujo del proceso de la toma física del inventario en la bodega.
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María Inicio
Toma Física del Inventario
Registro en las Tarjetas
Kardex
Cruza la Información (sistema Vs Tarjetas
Kardex)
Establece datos reales
Fin
Correcto
4.2.5 Realización y aprobación de cheques
Asistencia de Contabilidad y Caja
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
1. Propósito
Desarrollar el procedimiento para llevar a cabo la aprobación de los cheques.
2. Alcance
Este procedimiento tiene alcance desde el proceso de recepción de facturas hasta la actividad de pago de proveedores.
3. Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente Contable y de Caja CG.- Contador General
4. Responsabilidades
AC es responsable de llevar a cabo el procedimiento de elaboración de cheques para la cancelación de todas aquellas obligaciones que haya adquirido la empresa, haciéndolos firmar por el PJ con sus correspondientes comprobantes de egreso.
CG es responsable por el cumplimiento de esta documentación, garantizando que los cheques tengan los valores reales.
GG aprueba el proceso.
PJ firma los cheques de pago a proveedores y para otros tipos de obligaciones.
5. Procedimiento
a. AC clasifica las razones para proceder a la emisión de cheques, los cuales pueden ser motivados por lo siguiente:
• Cancelación a los proveedores • Cancelación por Vacaciones
• Reposición por concepto de Fondo Rotativo • Viáticos.
b. Se lleva a cabo los jueves, una hora posterior al mediodía.
c. Elaboración del comprobante conforme a lo que establece este procedimiento para proceder a elaborar el cheque.
Gráfico
Diagrama de flujo de la emisión y la aprobación de cheques
Elaborado por: Campuzano Aquino Claudia Yolanda y Quisiguiña Mejía Jessica María
Los días jueves una hora después del medio día
Revisión de cheques por el CG
Autorización del GG
Firma de cheques por el PJ los viernes por la mañana
Fin
Clasificación de soportes para la emisión de cheque
Inicio
Realiza el correspondiente comprobante de egreso
Correcto
