Para empezar con el uso del Secullum Gimnasio.Net o Secullum Mini Gimnasio.Net, ejecute los pasos abajo relacionados.
Informaciones direccionadas para el distribuidor – que efectuará la implantación: 01) Verificar Pre-requisitos 02) Instalar el programa 03) Registro de Equipos 04) Registrar Empresa
Informaciones direccionadas para el distribuidor y su cliente:
05) Pantalla de Horarios 06) Pantalla de Servicios
07) Pantalla de Ejercicios (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net) 08) Pantalla de Personas
Opciones: 8.1 – Servicios
8.2 - Ver Cuentas (misma que “Cuentas por Cobrar”)
8.3 – Hojas de Evaluación (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net) 8.4 – Hojas de Entrenamiento (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net) 09) Pantalla de Llamar En Línea
10) Pantalla de Seguimientos 11) Pantalla de Acceso Personal 12) Informe Financiero
13) Copia de Seguridad
14) Módulo Consumo – Frente de Caja 15) Módulo Recepción
16) Módulo Consultas (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net) 17) Tabla comparativa de Secullum Gimnasio.Net y Mini Gimnasio.Net
01) Verificación de Pre-requisitos
Confirme antes de hacer la instalación que cumple con todos los requisitos.
> Pre Requisitos para Instalación del sistema:
o Sistema Administrador de Base de Datos (SQL Server, Oracle o SQL Server CE).
- En SQL Server CE (versión estándar), no se permite crear accesos directos. Es utilizado para pequeña demostración o para utilizar en una computadora solamente.
- Para clientes con más de 400 personas, recomendamos la utilización del SQL Server Express. o Microsoft.Net Framework 4.0 o superior;
o Prerrogativas del Administrador para Instalar / Ejecutar el programa.
o Después de hacer las instalaciones y las configuraciones, reinicie la computadora.
Obs.: Todas las versiones de SQL Server más arriba de la versión 7.0 están siendo bien soportadas en el sistema.
> Hardware que se requiere para ejecución del programa: o Windows XP (SP3) o superior.
o Procesamiento: 1GHZ Pentium o su equivalente; o Memoria RAM: 512 MB;
o HD: 500 MB;
o Resolución: 1024x768.
> Hardware sugerido:
o Multiprocesador de datos, arriba de 3 GHz (multi-core o de varios procesadores) o Memoria de 4 Gb
o 10 Gb de espacio mínimo en el disco o Resolución 1024 X 768
Instalador, características, ficha técnica en el siguiente enlace:
https://www.syscom.mx/producto/XFITNESS-ACCESSPRO-76864.html
02) Instalar el programa
Para realizar la instalación del software Secullum Gimnasio.Net, usted debe hacer la descarga de los archivos de instalación. Siga los pasos abajo: 1. Enlace del instalador:
http://ftp3.syscom.mx/usuarios/hterrazas/xfitness/xfitness_1.56.0.zip
2. Después de hacer la descarga, instale el archivo. 3. Si necesitar
03) Registro de Equipos
Antes de hacer el registro de la Empresa, es obligatorio hacer los registros de los equipos que van a ser usados.
Para descargar el paquete de comunicación:
>El enlace del paquete está en: www.secullum.com.br/at-zk.exe;
> Ejecute el paquete descargado y seleccione la instalación en modo de “Administrador”.
Para hacer los registros:
> Entre en el menú Mantenimiento > Equipos > Controladoras de Acceso > Registros; > Registre el equipo, informando correctamente cual tipo es;
> Configure de acuerdo con las configuraciones que va a usar;
o Las pruebas de comunicación con equipo de acceso sea hecho con software de su fabricante primero. > Después de concluir, los registros, haga el registro de la empresa.
04) Registrar Empresa
Después de hacer el registro de equipos, podremos hacer el registro de la empresa. La primera empresa registrada es la principal usada para registro – observe que la empresa que se ve con el fondo amarillo en el ejemplo de la imagen abajo corresponde a la principal (SECULLUM SOFTWARES).
Observación:
En la página web de Syscom, hay también un paso a paso para registrar licencia x-fitness:
http://ftp3.syscom.mx/usuarios/ftp/2016/04/01/3ba57/Pasos%20para%20registrar%20licencia%20Xfitness.pdf
> Registro de la Empresa Principal
Para hacer Registro, siga estos pasos: 1. Entre en menú Registros > Empresa;
Los Campos indispensables son: o Nombre de la Empresa;
o RUC / RUT / RFC / NIF: revisar, usar correcto de la empresa del cliente final; o Inscripción Estadual;
o Si usted cambia una de estas informaciones: nombre de la Empresa o RUC, después de tener registrado el sistema, tendrá de solicitar nuevo registro;
o La imagen de “Logo” será impresa en todos los reportes.
> Configurar Registro
Para configurar, sigue estos pasos:
1. Entre en menú Registros > Empresa > botón Registro > botón Configurar; 2. Tenemos esta pantalla:
Vamos a dividir por partes estas opciones para la mejor comprensión:
> Cantidad de personas:
Usted debe saber cuántos miembros van ser controlados en el software. La capacidad inicial empieza “Hasta 600 personas”.
Observaciones:
o Cuando seleccionamos la opción "Habilitar Mini Gimnasio.Net", observe: 1. La cantidad de personas que es posible configurar;
2. Los tipos de registros disponibles:
o Cuando la opción "Habilitar Mini Gimnasio.Net" no está habilitada, observe:
1. La cantidad de personas que es posible configurar;
o En relación a cantidad de personas:
Las personas con estado "Desconectada", no son consideradas para la cantidad de personas totales para registro en el software. Solamente las que estuvieren con estado "Activo", "Bloqueado" y "Libre".
La opción "Estado" es seleccionada en Registro de Personas, cuando editamos un registro de persona.
> Cantidad de equipos usados en el software:
Informe en este campo la cantidad total de equipos que están registrados en su software.
o El registro de la empresa principal da derecho a un equipo;
o Si su cliente tiene 5 equipos registrados, entonces, debe llenar el campo con el valor “5”; o Sobre valores, tendremos 4 licencias adicionales por equipo.
> Tipos de Registro:
Informe en este campo la cantidad total de equipos que están registrados en su software.
o Registro Normal
Cuando registramos de esta forma, el cliente tiene derecho a tener licencia de uso fijo del software. En esta forma, el software no es actualizado de forma automática, sólo con Mensualidad.
o La inscripción es válida sólo hasta una fecha específica
Use esta opción cuando el cliente quiere probar el software por un corto período, con todas las funcionalidades. Si no se registra el software, no será posible:
- Imprimir los reportes; - Guardar los reportes;
- Y tendrá límite de 40 entradas en este.
o ANUALIDAD
Use en su cliente la opción de servicios de mensualidad. Mire las ventajas en estos enlaces: > Backup Remoto
Programe el software de su cliente para hacer backup en nuestro servidor de datos: http://www.secullum.com.br/servico-backup-remoto
> Actualizaciones automáticas
Siempre que abra el software, verifique si tiene alguna nueva versión. Así, su cliente va a tener un software siempre actualizado: http://www.secullum.com.br/servico-atualizacao-automatica
> Evolución del Producto:
Cuando haya un nuevo producto, el cliente con Mensualidad no pagará para migrar a este nuevo software.
05) Registrar Horarios
Para hacer el registro de horario, siga los siguientes pasos:
1. Para abrir la pantalla de “Horarios” clique en lo botón “Horarios” en el menú principal del software o en menú Registros > Horarios;
2. Clic en el botón “Añadir”;
3. Informe un nombre de fácil identificación;
4. Clic en el botón “Añadir” > en esta pantalla, hace las configuraciones necesarias. Mire un ejemplo al lado:
o Seleccione los días en que será posible hacer acceso; o Los horarios de acceso;
o Es posible definir el número de accesos, entre otras opciones. Estas son las más básicas. Para mayores informaciones, consulte nuestro soporte.
5. Abajo tenemos ejemplo de la pantalla de “Horarios” – dónde lista los horarios registrados (Miembros / Instructores).
En lado derecho, tenemos el horario de ejemplo “Empleado”, en que fueran configurados fechas de horarios – explicados en paso 4.
Estos horarios podrán ser usados en la pantalla de “Registro de Personas”. Las personas que tienen estado como libre no quedan vinculadas a un horario.
06) Pantalla de Servicios
Use esta pantalla para registrar sus planes de servicios. Las definiciones hechas en este punto son muy importantes, pues van servir de referencia para tener el bloqueo de miembros y hacer el control financiero del gimnasio.
Después de registrados, quedan listados en la pantalla principal, como en el ejemplo siguiente:
Tiene tres maneras de registrar los servicios, para que sean generados de manera: "Periódica", "Manual" o "Al incluir en la Persona". Vea los ejemplos abajo:
> "Periódica": Podrá ser configurado para ser generado todos los meses, a cada 3 meses, o 6 meses, 1 año, etc. Es una configuración personalizable. En el ejemplo abajo, configuramos para ser generado todos los meses, y debe bloquear la persona en el equipo de control de acceso, si se retrasa en el pago.
> "Manual": Este servicio es creado, pero no es generado automático como un servicio "Periódico". Si el gimnasio tiene por ejemplo un espacio para alquilar para fiestas, puede incluir este servicio de manera manual para esta situación. Ejemplo abajo:
> "Al incluir en la Persona": Un valor fijo que el gimnasio tenga y que es cobrado cuando se registra el miembro del gimnasio en el software.
En pantalla de Personas, en el paso "08", es posible ver cómo registrar los Servicios a los miembros del gimnasio.
07) Pantalla de Ejercicios (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net)
Registre de manera personalizada todos los ejercicios que sus miembros podrán hacer en esta pantalla. El software permite registrar varios ejercicios, en el que es posible usar fotos y videos para ilustración de cómo hacerlos.
Después de registrado todos los ejercicios en el software que el gimnasio usa, es posible registrarlos por miembro, de acuerdo con la lista de ejercicios que cada persona tiene que hacer.
En pantalla de Personas, en el paso "08", es posible ver cómo registrar los Ejercicios a los miembros.
En pantalla de Módulo Consultas, en el paso "16", es posible ver cómo el miembro del gimnasio consultará los Ejercicios.
08) Pantalla de Personas
Use esta pantalla para hacer los registros de Personas.
Los campos principales son: Nº Identificador / Nombre / Clasificación (Auto registro) / Empresa y Estado.
En Estado tenemos las opciones de:
> Activo : persona quedará ligada a un horario
> Bloqueado : persona tendrá acceso bloqueado en los equipos > Libre : persona tendrá acceso libre en los equipos
> Desconectada: persona desconectada, no hará accesos y no es incluida en los totales de personas para registro. Observe que en el software es por la cantidad de personas que están siendo usadas.
8.1 – Opción Servicios
Registramos acá los servicios que el miembro va a utilizar. En la imagen al lado de ejemplo es de "Musculación VIP" y "Fútbol 2x Semana".
8.2 - Opción Ver Cuentas (misma que “Cuentas por Cobrar”)
Clic aquí para hacer el seguimiento de las cuentas ya liquidadas y a pagar. Tiene todo el historial de cuentas del miembro del gimnasio. Les recordamos que, para liquidarsolamente los pagos pendientes, también es posible usar la pantalla Módulo Recepción, en el paso "15". Es una de las pantallas más usadas en el software. Abajo, algunas funcionalidades de esta pantalla:
- consulta de cuentas "Liquidadas" y "A liquidar"; - liquidar cuentas;
- incluir cuentas manualmente - dividir en cuotas las cuentas; - incluir cuentas en cuotas; - imprimir recibo de pago; - entre otras opciones.
8.3 – Opción Hojas de Evaluación (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net)
Son registradas en este paso las informaciones físicas del miembro del gimnasio, aplicadas por su instructor. Donde es posible hacer un seguimiento de su evaluación y generar informes comparativos.
8.4 – Opción Hojas de Entrenamiento (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net)
Use esta opción para incluir para el miembro los entrenamientos que debe realizar.
Eso va a servir para que en el software:
- Cuando el miembro consulta su entrenamiento en el "Módulo de Consultas" - en el paso "16".
Estas son las principales opciones para hacer registros. El software tiene muchas más. Recomendamos que usted consulte nuestra ayuda y soporte en caso de dudas.
09) Pantalla de Llamar En Línea
Use esta opción para encender la comunicación online. Con esta, el software va comunicar en tiempo real con los equipos registrados y que tengan en su registro la opción de Online seleccionada.
En la imagen abajo tenemos dos equipos con la opción de Online seleccionada – abra esta pantalla en menú Mantenimiento > Equipos > Controladoras de Acceso > Registro.
En el menú Movimientos > Control de Acceso clic en "Encender Online":
pantalla abajo.
comunicación Online con los equipos.
Importante destacar que después de clicar en “Iniciar” en el “Agente del Servicio Online”, esto quedará activo en los Servicios del Windows – por esto su icono quedo de rojo para verde y su botón “Iniciar” quedo desactivado. Use el botón “Parar”, para detener este servicio.
Si hace clic en “Status de la comunicación Online”, abrirá una pantalla para visualizar el status de comunicación de cada equipo:
Observe, en este ejemplo, los equipos están conectados. Por este motivo, su “Status” queda como “Conectado”. Si estuvieran desconectados, su “Status” seria “Desconectado”.
Si hace clic en “Visualizador de Accesos”, sea posible mirar los accesos de la personas en una pantalla especial:
10) Pantalla de Seguimientos
Use esta pantalla para mirar en tiempo real los accesos que están siendo efectuados en los equipos.
Tiene varias opciones de filtros, para mirar los accesos.
Clic dos veces sobre el nombre de la persona para abrir la pantalla "Seguimiento de Accesos", dónde es posible mirar sus datos principales.
11) Pantalla de Acceso Personal
Use esta pantalla para visualizar los accesos hechos por periodo y persona en los equipos.
También acá tenemos varios tipos de opciones, filtros y reportes.
12) Informe Financiero
En el menú Informes > Financiero tenemos varios informes direccionado para que la empresa haga un control financiero de las cuentas. Pantalla de los reportes disponibles:
Algunos ejemplos:
> Informe de "Cuentas por Cobrar": genere aquí varios tipos de informe, como cuentas por pagar y por cobrar de los miembros, seleccione por tipo de servicio, miembros con la situación financiera "Liberado" o "Bloqueado", entre otras tantas opciones.
En el informe de abajo, hicimos estos filtros: la fecha es el mes de septiembre de 2014, Status "A Liquidar" - son las cuentas pendientes, Tipo de Informe "Reducido" y la Orden por "Vencimiento":
> Informe de "Flujo de Caja": genere aquí informes con informaciones financieras "Cumplido" - ya realizado, o "Previsto" - no realizado, es decir lo que el gimnasio tiene para recibir en el periodo seleccionado.
En Tipo de Informe tenemos tres tipos: "Informe Analítico", "Informe Sencillo" y "Gráfico de Evolución Diaria". De ejemplo, vamos utilizar este último, con un periodo de un año y en Tipo de Periodo, seleccionamos la opción "Cumplido":
Estos son algunos ejemplos de informes financieros que son posibles generar en el software. Como ya fue demostrado, tenemos varias opciones y varios tipos de filtro, donde es posible generarlos para hacer la administración y control financiero de la empresa.
13) Copia de Seguridad
Este recurso tiene grande importancia para su cliente. Con esto es posible hacer la copia de seguridad de su base de datos. Para hacer el backup, sigue estos pasos:
> Entre en el menú Mantenimiento > Base de Datos > Copia de Seguridad; > En “Camino”, informe donde este backup sea generado;
> Clic en el botón “Ok” para generarlo.
Para generar backup automático, hace la programación deseada clicando en el botón "Programar". Hable con nuestro soporte en caso de dudas.
14) Módulo Consumo – Frente de Caja
Usado para que el gimnasio haga la venta de productos y tenga un control de stock de los productos.
No tiene necesidad del usuario tener el software completo, ya que tenemos un atajo del "Módulo Consumo – Frente de Caja", dónde el usuario ingresara solamente a esta interfaz.
15) Módulo Recepción
Con este módulo el usuario del software tiene la posibilidad de realizar los pagos de los miembros ingresando a través del ejecutable "Recepción" esta pantalla abajo, no habiendo necesidad de ingresar al software completo.
También es posible hacer otras actividades, cómo incluir avisos en la "Agenda", imprimir Recibos de los pagos, entre otras opciones.
16) Módulo Consultas (Solamente en la versión de Secullum Gimnasio.Net)
Este ejecutable es muy interesante para que los miembros ingresen en un ordenador, disponible para ellos en el gimnasio. A través de el, es posible que los miembros vean los entrenamientos que tienen de hacer, como hacerlos y abrir las imágenes con los paso a paso o los vídeos instructivos.
> Login del Miembro:
> El miembro escoge si desea consultar sus entrenamientos o sus cuentas:
> Consulta a Hojas de Entrenamiento:
> Con doble clic sobre el nombre del ejercicio, es posible mirar la descripción de cómo hacerlo. El gimnasio podrá incluir fotos o videos con los pasos a pasos:
> Mirar la foto o video en tamaño mayor:
Si tiene más dudas sobre cómo hacerlos, podrá llamar entonces su entrenador.
> A través de este módulo, el alumno también podrá mirar los pagos que tiene para realizar y quedar actualizado con sus cuentas.
17) Tabla comparativa:
Características Mini x-fitness x-fitness (FULL)
Registro de alumnos, empleados, profesores Visualización de Informes en pantalla
Exportación de Informes
Permite configurar Biometría Online
Control de Servicios ofrecidos por el Gimnasio Generación de Mensualidades
Gestión de Cuentas a Pagar
Gestión de Cuentas por Cobrar (genera Recibos, boletos)
Pantalla simplificada para la liquidación de mensualidades y la búsqueda de informaciones de personas
Control de Cheques
Flujo de Caja Previsto, Realizado y Gráfico de Evolución Ficha de Anamnesis
Controle Grupos con límites de personas
Configura avisos de vencimientos de mensualidad
Módulo de Consumo
Gráficos de antropometría
Informe de Evaluación Física
Registro y control de Entrenamientos
Módulo de consulta de Fichas de Entrenamiento para miembros
X-Fitness APP – los alumnos tienen acceso a evaluaciones y entrenamientos a través del aplicativo
móvil
X-Fitness APP – maestro o personal puede ingresar a través de Tablet a los entrenamientos y
evaluaciones
¡APP para el usuario!
iOS: https://itunes.apple.com/us/app/academia.net/id1093302554
Para aclarar dudas comerciales, consulte nuestro departamento Comercial.
En caso de dudas referente al uso de este software, nuestro sector de Soporte Técnico está a su disposición para aclararlas.
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