PLANEACION Y
CONTROL DEL
Técnicas para la planeación
y el control de un proyecto con el fin de lograr su
objetivo con éxito
La planeación determina
que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará
•
Es importante
dedicar
tiempo
a desarrollar un
plan bien pensado es
crítico para el logro
exitoso del objetivo del
Abarca la determinación
de qué
actividades
necesitan hacerse
,
quién será responsable
de hacerlas y en qué
El desarrollo de un plan detallado incluye:
1) definir las actividades
específicas necesarias para realizar el proyecto y asignar la responsabilidad para cada una de ellas…
2) determinar el orden en
que se tienen que llevar a cabo esas actividades,
3) estimar el tiempo y los
recursos que se
necesitarán para cada actividad y
4) preparar un programa y
un presupuesto del proyecto.
Muchos proyectos han excedido sus
presupuestos, han fallado en alcanzar sus metas de fechas de terminación, o cumplido sólo en forma parcial sus especificaciones técnicas, porque no se elaboró un plan viable antes de iniciar el proyecto.
Para evitar esto, usted tiene que planear el
Una vez el plan se ha
establecido, se tiene que.
poner en práctica .
Realizar el trabajo según lo
planeado y controlarlo en
forma tal que se logre el
alcance
del
proyecto
dentro del presupuesto y a
tiempo.
Una vez que se inicia el
proyecto, es necesario
supervisar el avance
para asegurarse de que
todo vaya de acuerdo al
plan.
Esto incluye medir el
avance real y compararlo
con el planeado.
Si
en
algún
momento
el
proyecto no se está
desarrollando
como se espera, se
tiene que llevar a
cabo una
acción
correctiva
y hacer
La clave para el control
efectivo del proyecto es
comparar el avance
real
con el plan sobre una
base oportuna y periódica
y llevar a cabo de
inmediato cualquier
acción correctiva que se
necesite.
La planeación es una
parte esencial de la
administración
de
proyectos.
Sin un plan efectivo,
la
posibilidad
de
fracaso
aumenta
mucho para cualquier
proyecto.
El plan es un
mapa
que muestra
cómo ir desde donde uno se
encuentra en la actualidad hasta
donde se quiere estar.
Sin un plan es posible
que no se termine
donde se desea.
Andrew Smith, director de calidad de Delta
Catalytic Corporation, en Calgary, Alberta, preparó lo que él denomina "treinta pepitas de sabiduría" que pueden ayudar a mejorar todo el proceso de planeación. Entre las pepitas se encuentran las siguientes:
La esencia de la planeación es detenerse y pensar antes de iniciar realmente un proyecto con el fin de estudiar cómo se puede hacer mejor.
Al enfrentarse a un problema, siempre pregunte cómo lo manejó antes la compañía. Evite la tendencia a ser exageradamente optimista.
Conviértase en un experto en convocar reuniones sobre el proyecto, en particular para propósitos de planeación. No dependa solamente
de una gráfica para comunicar su plan del proyecto – incluya una breve descripción.
Confirme la validez del plan del proyecto con
aquellos que participan en el mismo -si hay algún desacuerdo, resuélvalo antes de seguir adelante.
Siempre mire hacia adelante y haga esto con
El plan de un proyecto no es una bola de
cristal, es una
estructura para coordinar
el trabajo
, comunicar ideas y analizar la
repercusión del cambio.
No establezca el plan hasta que cuente con
la información requerida y exacta.
En la construcción del plan es efectivo,
involucrar al equipo en el proceso de planeación, así los involucrados pueden estimar la duración de su propio trabajo, porque ellos son los que lo conocen mejor.
Es oportuno utilizar
las
diferentes
personalidades
y
capacidades
de
l
grupo en pro del
desarrollo
del
En los planes debe existir honestidad y
franqueza, y las descripciones de lo que se necesita lograr deben basarse en el valor que se añade, como "producir una relación de ideas", "identificar las preocupaciones de la administración" e "incorporar retroalimentación".
Los planes deben
estructurarse más
bien como una lista
de verificaciones
de logros que
como una
acumulación de
gastos
La planeación es la
disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo.
El plan establece lo que
se necesita lograr y cómo se debe lograr.
El plan se convierte en
un punto de referencia contra el cual se puede comparar el avance real; si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la acción correctiva
La
participación
crea compromiso,
es
necesario
involucrar
a
las
personas
que
participarán en la
realización
del
trabajo.
Para proyectos cuya duración se extiende
a años y que se involucran muchas
personas,
esto
puede
resultar
complicado; pero según progrese el
proyecto, quizás sea posible que
intervengan muchas de estas personas
en desarrollo de planes más detallados.
El primer paso en la planeación es la
definición del
Objetivo del proyecto
– el
resultado esperado, o el producto final-.
Este debe fijarse con claridad
Debe ser acordado entre
el cliente y la organización
o el contratista.
Tiene que ser alcanzable, específico
medible y claro
Tiene que ser fácilmente reconocible tanto
por el cliente como por el contratista.
Debe identificarse como la meta,
el producto final tangible
que tiene que entregar el
equipo de trabajo.
Definido el objetivo, el paso siguiente es determinar qué elementos o actividades del trabajo son necesarias realizar para lograrlo.
Se debe realizar una relación de todas las actividades.
Hay dos enfoques para esto:
1. hacer que el equipo del proyecto prepare la relación de actividades mediante una "tormenta de ideas".
2. Para proyectos más complejos es
La EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para completar el alcance del trabajo del proyecto.
Es un árbol jerárquico de
partidas de trabajo que logrará o producirá el equipo durante el
proyecto.
El logro de todas estas
partidas constituye la terminación del alcance del trabajo del proyecto.
La estructura gráfica subdivide el proyecto
en piezas más pequeñas denominadas “partidas de trabajo”.
No todas las ramas de EDT han sido
Las de nivel más bajo de cualquier rama se
conoce como un paquete de trabajo
Por lo general la EDT señala la organización
o la persona que tiene la responsabilidad de cada partida de trabajo
Los criterios para decidir cuánto detalle o niveles se deben colocar en la EDT son:
1) el nivel en el cual a una persona individual o una organización se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo
2) el nivel al cuál usted desea controlar el presupuesto, supervisar y recopilar información de costos durante el proyecto.
No existe una EDT única. Por ejemplo, dos equipos diferentes pueden desarrollar EDT diferentes para el mismo proyecto.
Es un método utilizado para
mostrar, en un formato tabular, las personas que tienen responsabilidad de las partidas de trabajo en una EDT.
Es una herramienta útil porque
muestra el papel de cada persona en el proyecto global.
Algunas de estas matrices usan una X para mostrar quién tiene la responsabilidad de cada partida de trabajo; otras utilizan una P para mostrar la responsabilidad principal y una S para señalar la responsabilidad de respaldo para una partida de trabajo específica.
Una actividad es una pieza de trabajo
establecida que requiere de tiempo.
No requiere por necesidad el empleo de
esfuerzo por las personas
Ejemplos de actividades para el paquete de
trabajo los puestos de juegos:
Diseñar los puestos. Especificar los materiales.
Comprar los materiales. Construir los puestos.
Pintar los puestos.
Llevar los puestos hasta la ubicación del festival y volver a montarlos. Desmontar los puestos y guardarlos en el almacén.
Cuando se han definido todas las actividades para cada uno de los paquetes de trabajo, el paso siguiente es mostrarlas en forma gráfica en un diagrama de red que muestre el orden apropiado y las interrelaciones para lograr el alcance global del trabajo del proyecto.
La planeación en redes es una técnica útil para la planeación, programación y el control de proyectos, que consiste en muchas actividades interrelacionadas.
En los años cincuenta se desarrollaron dos técnicas de planeación en redes:
la técnica de evaluación y revisión de
programas (Program evaluation and review
technique -PERT-)
el método de la ruta crítica -MRC- (Critica1
Desde esa época han surgido otras formas de
planeación en redes, como el método de diagramas de precedencias (MDP), y la técnica de evaluación y revisión gráfica (TERG).
Todas hacen uso de un diagrama de red para mostrar el flujo consecutivo y las
Con frecuencia, a las técnicas de planeación
de redes se las compara con una
herramienta algo más familiar, conocida
como la
gráfica de Gantt
, en ocasiones
denominada gráfica de barras.
Esta es la herramienta de planeación y
programación más antigua, desarrollada a
principios de siglo; popular por su sencillez.
La gráfica de Gantt combina las dos funciones de
planeación y programación.
Las actividades se relacionan abajo en el lado
izquierdo y en la parte inferior se muestra una escala de tiempos.
La duración estimada de cada actividad se señala
por una línea o barra que abarca el periodo durante el cual se espera que se logre.
Se pueden añadir a la gráfica columnas que señalen
En las gráficas de Gantt la programación de
las actividades ocurre en forma simultánea con su planeación.
La persona que dibuja las líneas o barras tiene
que estar consciente de las interrelaciones en las actividades, es decir, cuáles se tienen que terminar antes de que se puedan iniciar otras y cuáles se pueden realizar en forma concurrente.
Uno de los principales inconvenientes de
la gráfica de Gantt tradicional es que no muestra en forma visual las interrelaciones de las actividades.
Debido a que en estas gráficas la
planeación y la programación se realizan en forma simultánea, es engorroso hacer cambios al plan en forma manual.
las técnicas de redes separan las funciones
de planeación y programación.
El resultado o la producción de la función
de planeación es un diagrama de red y no se dibuja a escala de tiempo.
Con base en este esquema se desarrolla un
programa. El separar las dos funciones hace que sea mucho más fácil revisar un plan y calcular un programa actualizado.
Principios de la red
Hay algunos principios básicos para preparar dibujar un diagrama de red. También hay diferentes formatos que se pueden usar para dibujar el diagrama.
Un formato de actividad en el cuadro (AEC),
o actividad en el nodo (AEN),
Actividad en el cuadro AEC
Cada actividad está representada por un cuadro en el diagrama de red y la descripción de cada una se escribe dentro del cuadro
Las actividades requieren
de tiempo y con frecuencia su descripción se inicia con un verbo.
Cada una está
representada por un cuadro y sólo por uno.
A cada cuadro se le asigna
un número de actividad único.
Las actividades tienen una
relación de precedencia - es decir, están vinculadas en un orden de precedencia para mostrar cuáles actividades se deben terminar antes de iniciar otras.
La precedencia es indicada
por la dirección de las flechas que vinculan los cuadros.
Actividades en orden escalonado
Actividad en a flecha (AEF)
Este formato está representada por una
flecha en el diagrama de red y la descripción de la actividad se escribe encima de la flecha.
Cada actividad está representada por una
La cola de la flecha señala el inicio de la
actividad y la cabeza representa su terminación.
El largo y el alcance de la flecha de ninguna
forma señalan la duración o la importancia de la actividad (a diferencia de la situación en la gráfica de Gantt, en la que el largo de la línea o la barra señala la duración).
En el formato AEF, las actividades están
vinculadas por círculos denominados eventos.
Un evento representa la culminación de las
actividades que entran al mismo y el inicio de las que salen de él.
En el formato AEF, a cada evento –no a cada
El evento al inicio (la cola de la flecha) de la
actividad se conoce como el evento predecesor y el evento al final de la actividad (cabeza de la flecha) se conoce como el evento sucesor.
Para "Lavar el automóvil", el evento predecesor es 1
y el sucesor es 2; para la actividad "Secar el automóvil", el evento predecesor es 2 y el sucesor es 3.
Se tienen que terminar todas las actividades que entran en un evento (círculo) antes de poder iniciar cualquier otra actividad dependiendo de ese evento.
Actividades Ficticias
En el formato de actividad en la flecha, hay
un tipo especial de actividad conocido como actividad ficticia, con tiempo cero y representada por una flecha discontinua en el diagrama de red.
Actividades Ficticias
Éstas se usan sólo con el formato de actividad
en la flecha y son necesarias por dos razones: para ayudar en la identificación única de actividades y para mostrar ciertas relaciones de precedencias, que de lo contrario no se podrían presentar.
En el dibujo del diagrama de red de actividad en la flecha hay dos reglas básicas con relación a la identificación única de actividades:
1. Cada evento (círculo) en el diagrama de red debe tener un número de evento único - es decir, dos eventos en el diagrama de red no pueden tener el mismo número.
2. Cada actividad necesita tener una combinación única de números de eventos precedentes y sucesores.
Ambas actividades A y B tienen la combinación de números de eventos predecesor-sucesor 1-2. Esto no se permite en un diagrama de red AEF, porque, si alguien se refiriera a la actividad 1-2, no sería posible conocer si se trata de la actividad A o de la B.
La inserción de una actividad ficticia, permite que las actividades A y B tengan combinaciones únicas de números de eventos predecesor-sucesor.
En a) a la actividad A se le conoce como 1-3 y a la actividad B como 1-2.
En b) a la actividad A se le conoce como 1-2 y a la actividad B como 1-3. Ambos enfoques son formas aceptables de hacer frente a esta situación.
Las actividades A y B se pueden hacer en forma concurrente. Cuando se termina la actividad A se puede iniciar la actividad C.
Cuando se terminan ambas actividades A y B, se puede iniciar la actividad D. Para presentar esta lógica se tiene que utilizar una actividad ficticia, así:
La actividad ficticia 3-4 extiende la actividad A para mostrar que, es necesaria para iniciar la actividad C, también se necesita su terminación (junto con la terminación de B) para iniciar la actividad D.
* Es incorrecto porque señala que se tienen que terminar las actividades A y B, con el fin de que se puedan iniciar las actividades C y D
Una ventaja del formato de actividad en el cuadro es que se puede mostrar la lógica sin necesidad de utilizar actividades ficticias.
Lazos
En los formatos AEC y AEF, se muestra una relación ilógica entre actividades conocidas como un lazo . Al preparar un diagrama de red no se permite dibujar actividades en un lazo porque representa una ruta de actividades que se repiten a perpetuidad.
Escalonamiento
Algunos proyectos tienen un grupo de actividades que se repiten varias veces.
Por ejemplo, un proyecto que incluye pintar tres habitaciones. Para pintar cada habitación se requiere:
1) preparar la habitación que se va a pintar, 2) pintar el techo y las paredes y
3) pintar los bordes.
Supóngase que se dispone de tres expertos -uno para la preparación, otro para pintar los techos y las paredes y otro para el retoque final.
Formato concurrente
Formato
Preparación del diagrama de red
Selección del formato a utilizar ( AEC- AEF)
Se dibujan las actividades en su orden de
precedencia lógico ( como el proyecto debe avanzar desde su inicio hasta su finalización).
Al decidir sobre el orden en que se van a
dibujar las actividades deben contestarse las siguientes preguntas para cada actividad:
1.¿Qué actividades se tienen que terminar inmediatamente antes de que se pueda iniciar ésta?
2. ¿Cuáles actividades se pueden hacer concurrentemente con ésta?
3. ¿Qué actividades no se pueden iniciar hasta que se termine ésta?
Al contestar estas tres preguntas para
cada actividad, se debe estar en
posibilidad de dibujar un diagrama de
red que muestre las interrelaciones y el
orden de las acciones necesarias para
lograr el alcance del trabajo del
proyecto.
Todo el diagrama de red debe fluir de la izquierda hacia la derecha, para diagramas muy largos se debe indicar que se fracciona el diagrama. En algunas situaciones se permite que las flechas pueden fluir de la derecha hacia la izquierda para evitar que el diagrama total sea demasiado largo, pero lo más recomendable es izquierda-derecha
A diferencia de la gráfica de Gantt, el
diagrama de red no se dibuja a una escala de tiempo.
Es más fácil visualizar todo el proyecto si el
diagrama de red se puede dibujar para que quepa en una hoja de papel grande.
En caso de que deban utilizarse varias
hojas para su representación es necesario crear un sistema de referencias o símbolos que muestren los vínculos entre las actividades en páginas diferentes.
