Política de ascensos
y promoción
OBJETIVO
Establecer los parámetros para determinar los ascensos de cargo en la Corporación Club El Nogal.
JUSTIFICACIÓN
Es necesario para la Corporación que realice un proceso justo y transparente.
OBSERVACIONES
Esta política aplica para todos los procesos de selección interna que realiza el área de Talento Humano. Deben ser solicitados a través de una requisición de personal y no aplica para ascensos generados entre los contratistas.
CARGOS QUE PARTICIPAN
Todos los cargos se expondrán en convocatoria interna, excepto aquellos que dependen directamente de la Junta Directiva y los cargos que la Gerencia General, Subgerencia Administrativa o la Dirección de Talento Humano determinen que se debe realizar por convocatoria externa.
Se podrá tener un solo candidato, siempre y cuando el empleado se inscriba y concurse dentro de una convocatoria.
DEFINICIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA CONVOCATORIA
Definir los aspectos de la convocatoria de acuerdo con los requisitos del perfil de cargo el cual debe estar actualizado. El Jefe de Selección debe enviar la convocatoria al líder de proceso y a la Dirección de Talento Humano o a la persona encargada de Talento Humano, a través del correo electrónico corporativo para su aprobación.
La estructura de la convocatoria debe contener: requisitos de inscripción y procedimiento a seguir, tiempo de la publicación, información acerca de la forma de
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inscripción, los criterios a tener en cuenta en la evaluación con sus respectivos porcentajes, y los nombres de las personas que realizarán el proceso de selección.
PUBLICACIÓN E INSCRIPCIÓN
La publicación de la convocatoria se hará a través del correo electrónico corporativo y en las carteleras de empleados durante cuatro (4) días hábiles (incluye el sábado). Las personas inscritas deben cumplir con el 100% de los requisitos de inscripción; en
caso contrario no podrán continuar en el proceso.
Cada candidato inscrito recibirá un código del proceso que se registrará para todos los efectos del proceso.
Cada candidato debe completar una ficha de postulación consistente en un formulario sobre antecedentes personales y una carta de motivación. Así mismo, enviar su hoja de vida con el detalle de los conocimientos y experiencias, y copia de los principales diplomas.
La Jefatura de Selección debe realizar un informe con los antecedentes del candidato que puedan aportar al proceso: procesos disciplinarios y antecedentes de salud ocupacional.
PROCESO DE EVALUACIÓN
Las personas encargadas de realizar el proceso de evaluación dentro de la convocatoria deben:
Aplicar las pruebas técnicas y psicotécnicas a las que haya lugar de acuerdo con el cargo.
Realizar las entrevistas.
La Jefatura de Selección y Desarrollo debe comunicar los resultados del proceso y enviar al jefe inmediato y/o subgerente del área, a la Dirección de Talento Humano o al jefe encargado del área de Talento Humano para su aprobación a través del correo electrónico corporativo.
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PUBLICACIÓN DE LOS RESULTADOS
Los resultados se publicaran a través del correo electrónico corporativo y en las carteleras de personal durante cinco (5) días.
La Jefatura de Personal, nómina y contratación, informarán al candidato seleccionado la fecha en que inicia y termina su período de prueba.
Los candidatos que no sean seleccionados deben recibir cartas de agradecimiento y un resumen de su desempeño durante el proceso.
Los soportes del proceso de selección se deben archivar en la hoja de vida de cada colaborador que participó en la convocatoria.
DURACIÓN DE LA VALIDEZ DE LOS RESULTADOS
Los resultados del proceso tendrán validez durante seis (6) meses después de la publicación de los mismos.
PROCEDIMIENTO DE PROCESOS DE SELECCIÓN Y DESARROLLO
Todos los procesos de selección del Club, tanto internos como externos deben realizarse basados en el siguiente procedimiento:
1. Objetivo
Establecer el proceso de selección y contratación de personal que va a laborar en el Club, de acuerdo con las competencias establecidas en las descripciones de cargo y bajo las condiciones legales establecidas.
2. Alcance
Inicia desde que el líder y/o responsable de procesos, genera la requisición de necesidades de personal y termina con la firma del contrato.
La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano.
La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la
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Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación.
La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.
3. Campo de aplicación
La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano.
La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido, está a cargo del Jefe de Selección y Desarrollo, la Psicóloga de Selección y Desarrollo, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación.
La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso.
4. Definiciones
Búsqueda interna: Es aquella que se realiza con personal de la misma organización. Búsqueda externa: Es aquella en la cual se convoca a personal que no tiene vinculación laboral con la empresa.
Cargos temporales: Son aquellos que se requieren por un tiempo determinado para cubrir vacantes generadas por licencias, vacaciones, permisos, incapacidades, etc., así como la realización de actividades específicas o por aumentos de servicio y producción.
Descripciones de cargo: Información referente al objetivo general del cargo, funciones, responsabilidades y autoridad del mismo, personal supervisado y competencias requeridas en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.
Rotación temprana: Personal que se desvincula de la empresa antes de los primeros seis meses.
Fuentes de reclutamiento: Medios utilizados para reclutar personal en el mercado externo de trabajo o al interior de la compañía.
Pruebas: Conjunto de instrumentos técnicos y psicológicos que permiten verificar determinadas competencias y características personales.
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Referencias: Información laboral, personal y legal de un candidato que sirve de apoyo en la decisión de su contratación.
5. Especificaciones del servicio
a) Presupuesto de gastos del personal. b) Fuentes de reclutamiento.
c) Detección de necesidades de personal.
d) Personal de apoyo (laboratorios clínicos, examen con médico ocupacional, estudios de seguridad).
e) Pruebas psicotécnicas, técnicas, entrevistas con Gerentes, Subgerentes, Directores y/o Jefes de procesos.
f) Selección y evaluación de proveedores: laboratorio clínico, médico S.O., y empresa contratista de estudios de seguridad.
g) Cuando se realice selección para un cargo Directivo no se diligencia el formato de entrevista. Se realiza un informe con el análisis y los resultados del proceso de reclutamiento y selección para la Subgerencia o Gerencia General, preparado por el Jefe de Selección y Desarrollo y la Dirección de Talento Humano.
h) Cuando se envía a examen de ingreso con médico de salud ocupacional, el Jefe de Salud Ocupacional debe enviar al Jefe de Selección y Desarrollo / Psicólogo de Selección, el concepto de aptitud laboral para dar continuidad a la contratación de la persona.
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE CÓMO LO HACE REGISTROS PLANEAR Imprimir documentos requeridos para el proceso Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo Se imprime formato de entrevista Formato de Entrevista RO3-PGTH001; versión 007, febrero 2013 Revisar pruebas psicotécnicas a aplicar Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se imprimen las pruebas psicotécnicas o se revisa si se tienen electrónicamente en caso de requerirse Pruebas psicotécnicas Validar vacante existente en el sistema Psicóloga de Selección y Desarrollo y Asistente de Talento Humano
La jefe de selección revisa un documento en Excel en el que
se lleva el control de las vacantes Documento en medio magnético en computador del responsable Mantener bases de datos de empleo y sitios externos actualizados Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisan las bases de datos de acuerdo con las convocatorias que estén
abiertas Documento en medio magnético en computador del responsable Validar anualmente estrategia de reclutamiento y selección Jefe de Selección y Desarrollo y Director de Talento Humano
En reunión de área se valida la estrategia Acta de reunión Se programan los procesos de selección tanto internos como externos Jefe de Selección y Desarrollo y Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se programan a través del Zimbra y/o se registran en el cuaderno de notas
Zimbra, cuaderno de notas
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HACER Recibir la requisición o autorización temporal por mailpara dar inicio al proceso Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo Se recibe la requisición de personal (el líder debe adjuntar el perfil del cargo
aprobado por la Gerencia General y la Dirección de Talento Humano, en caso de
cargos nuevos). Se debe diligenciar también para
pasantes el formato de requisición de personal. Para
los casos en que no se haya entregado la requisición de la
vacante, se podrá realizar hasta el reclutamiento del cargo con la autorización por
correo de la Directora de Talento Humano Formato de Requisición de personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013
Crear vacante Asistente de Talento Humano
Revisar el sistema y validar
para dejar abierta la vacante En el sistema
Validar si es vacante nueva o reemplazo Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se revisa en la base de datos que se lleva de las vacantes generadas, de acuerdo con el
reporte del Asistente de Nómina y Contratación y se
valida cada requisición recibida Documento en medio magnético en computador del responsable En caso de ser nuevo cargo, un cargo de Director o de Subgerente de área, se debe realizar el perfil del cargo para un
cargo nuevo. La requisición debe Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se verifica que los documentos correspondientes estén firmados Formato de Requisición de personal R02-P-GTH001; versión 005, febrero 2013 Formato de Descripción del
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venir obligatoriamente con la firma de la Gerencia General cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013 En vacantes para reemplazo se valida con el Jefe inmediato el perfil existente Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y DesarrolloSe revisa el perfil de cargo actual y se envía a los líderes
de proceso para validar las condiciones Formato de Descripción del cargo RO1-PGTH001; versión 009, febrero 2013 Confirmar condiciones de convocatoria con Jefe inmediato Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo Si se trata de una convocatoria interna se envía
la convocatoria interna para validación de la Dirección de Talento Humano y del líder de
proceso. Se envía por correo electrónico al Jefe inmediato
las características de la convocatoria para su aprobación cada vez a que haya lugar. Siempre se debe enviar el perfil del cargo para la confirmación por parte del Jefe inmediato de los cambios
que haya tenido
R04-PGGH001- versión 005 Ubicar fuentes de reclutamiento Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
De acuerdo con el cargo que se requiera cubrir, se valida el
tipo de base de dato necesaria Listado de bases de datos de empleo Preselección de la hoja de vida Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y
Se preseleccionan las hojas de vida de acuerdo con el cumplimiento del perfil de cargo. Se debe realizar un a
Listado de candidatos preseleccionados
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Desarrollo filtro a través de una llamada en la que se aclaren datos de la hoja de vida según el perfil y las condiciones del cargo
para entrevistas Si cumple la hoja de vida se cita a entrevista y se solicitan documentos soporte Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo Se cita al candidato a entrevista y se realiza entrevista de Talento Humano. Las personas que
se presentan a entrevista deben llevar: soportes de estudio, cursos y experiencia laboral, fotocopia de la libreta militar (para los hombres) y certificado de manipulación de
alimentos (si el cargo lo require) Formato de entrevista. RO3-PGTH001; versión 007, febrero 2013 Se solicita verificación de antecedentes en la Oficina de Seguridad Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
A través de Zimbra se envía al área de monitoreo del Club,
un correo con la información de los candidatos (nombres y
números de cédulas), para verificar antecedentes judiciales de los candidatos
preseleccionados. Queda evidencia en el correo de Zimbra en la carpeta “Antecedentes” Aplicar e interpretar pruebas psicotécnicas Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se citan a los candidatos al Centro Administrativo del Club
para la realización de las pruebas psicotécnicas correspondientes al cargo al que se están postulando: 16 pf (todos), Valanti (todos), Nego (para cargos que tienen
comunicación directa con socios) y Eros (jefaturas,
cargos directivos o gerenciales). Posteriormente se interpretan cada una de las pruebas: Valanti y 16 pf tienen
Las pruebas quedan guardadas en medio magnético: 16 pf y Valanti se encuentran en la carpeta “Pruebas aplicadas”, Eros queda en la plataforma de Psigma online y el Nego queda en físico anexo al respectivo
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su respectivo software, Eros a través de la plataforma Psigma online y Nego tiene su
respectivo cuadernillo. La interpretación que hace el profesional queda plasmada
en la entrevista
proceso. La interpretación queda por escrito
en la entrevista realizada al candidato. Para los candidatos seleccionados y contratados las pruebas y las respectivas interpretaciones quedan en la hoja de vida. Presentar candidatos a Jefes inmediatos y/o Director de Talento Humano Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Selección envía a jefes inmediatos los procesos de
los candidatos preseleccionados, con la respectiva hoja de vida y la
entrevista con la interpretación de las pruebas
y el concepto general favorable. Se envía una carta
de presentación con el nombre del cargo y los candidatos preseleccionados La evidencia queda en el formato de entrevista de Talento Humano y en la carta de presentación que se envía anexa a los procesos para
la firma de recibido del jefe
inmediato. Realizar Assessment Center, pruebas prácticas y de valores para cargos críticos Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo / Director de Talento Humano
Para llevar a cabo el Assessment Center, se debe
establecer el lugar donde se realizará y el tiempo. Lo ideal es que no demore más de dos
(2) horas. Se evaluarán las competencias
organizacionales, los valores y los principios establecidos en la Corporación a través de juegos de roles, de la historia de vida y del plan de vida de los candidatos. Las pruebas
Registros de calificación del Assessment Center y pruebas técnicas con calificación del jefe inmediato
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prácticas las realizará el Jefe de área a cada uno de los
candidatos. Candidatos aprobados se les entrega lista de documentos y se firman autorizaciones requeridas de acuerdo al cargo Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Se citan los candidatos seleccionados a inicio de contratación en el Centro Administrativo para que diligencien la hoja de vida del
Club y para entregar y explicar los siguientes
formatos:
A - Estudio de seguridad: Informar el procedimiento del
estudio de seguridad y las recomendaciones pertinentes para que el candidato firme la
respectiva autorización B - Orden de exámenes médicos por cargo: Informar
horario de atención y recomendaciones antes de
asistir a los laboratorios (firmado y sellado) C - Requisición de uniformes: Brindar información acerca de
los horarios en el ropero (firmado y sellado) D - Documentos de ingreso
de personal por cargo: Explicar cada uno de los
documentos que debe presentar para firmar contrato.
E - Para cargos del área de
Hoja de vida de las personas contratadas Autorización de estudios de seguridad, orden de exámenes médicos, requisición de uniformes, listado de documentos para contratación y /o polígrafo dependiendo del cargo y formato de hoja de vida Estos registros no están codificados
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seguridad, y vestier de socios y socias, la autorización de polígrafo Enviar copia de hoja de vida al proceso de seguridad del Club y solicitar estudio de seguridad externo Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Con previa autorización del candidato, se envía a través
de Zimbra la solicitud a la empresa de seguridad ISVI de
un estudio preliminar de antecedentes, anotaciones judiciales y de policía. Si el concepto de este primer filtro es favorable se envía solicitud a ISVI de visita domiciliaria. Si no es favorable el concepto
del estudio preliminar el proceso de contratación se cancela. Correos de solicitud de estudio preliminar y de visita domiciliaria, y respuesta por parte de ISVI en el correo de Zimbra. Formato de autorización de estudio de seguridad (no codificado) Revisar informe de estudio de seguridad y copiar en carpeta Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección Desarrollo
La empresa externa ISVI se encarga de enviar los respectivos informes del estudio de seguridad, los cuales deben ser revisados y contrastados con la entrevista
de talento humano y con la información suministrada por
el candidato en su hoja de vida. Posteriormente la Psicóloga de Selección se
encarga de guardar los informes en la carpeta confidencial de “Estudios de
seguridad” y se informa al Analista de Talento Humano,
a Dirección de Talento Carpeta magnética confidencial donde se guardan los estudios de seguridad
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Humano, al Jefe de Selección y Desarrollo y al Director de Seguridad que los informes ya
pueden ser vistos por ellos, y si tienen concepto favorable o no por parte de la empresa de
seguridad. Si no son favorables se cancela el proceso de contratación Este paso no aplica para
convocatorias internas Recibir visto bueno de Seguridad y Salud Ocupacional Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
A través de Zimbra, tanto la empresa de seguridad ISVI como Salud Ocupacional envían el concepto de cada uno de los candidatos que se
encuentran en proceso de contratación para poder continuar con el respectivo
ingreso Correos a través de Zimbra, los cuales se guardan en carpeta de “Isvi” y de “Salud Ocupacional” Aprobados los procesos, se continúa Jefe de Selección y Desarrollo y/o Psicóloga de Selección y Desarrollo
Cuando se tiene el concepto favorable tanto del estudio de
seguridad como de Salud Ocupacional, se procede a
entregar los procesos a contratación para el respectivo proceso de ingreso
En Sinergy se ingresa la información de los candidatos que se pasarán a contratación para el respectivo ingreso Completar información en el sistema sobre los
datos del candidato Analista de Nómina y Contratación Se ingresa la información en Sinergy, de acuerdo al proceso con cada candidato y
se matricula a nómina una vez se encuentre asignada la
vacante
Hoja de vida del empleado
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Se llama al candidato para recibir la documentación y se
realiza las afiliaciones a seguridad social y caja de
compensación Se abre la hoja de vida por cada candidato, se marca y se archiva la documentación Citar a firma de contrato Asistente de Nómina y Contratación
De acuerdo con la fecha de inducción, se cita el personal
para firma de contrato
Correo interno Registros Excel Citar a inducción Asistente de Nómina y Contratación Mensualmente se llevan a cabo tres (3) inducciones a las cuales se deben citar los candidatos que han cumplido
con todos los requisitos del proceso de contratación para
realizar el respectivo ingreso
Cuadro en Excel Proceso de contratación Llamada telefónica VERIFICAR Semanalmente validar las vacantes en proceso Director Talento Humano / Jefe de Selección y Desarrollo En cuadro de seguimiento revisar el estado de cada
uno de los procesos adelantados En el sistema archivo Trimestralmente validar los resultados de cada uno de los
procesos
Director Talento Humano / Jefe
Selección y Desarrollo
En reunión, validar los resultados adecuados y los
que no han cumplido los parámetros Acta de reunión, formato de acción correctiva, preventiva o de mejora
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ACTUAR Generar las acciones a los procesos que no cumplieron parámetros Director Gestión de Talento Humano y Jefe de Selección y Desarrollo En reunión, generar las acciones correspondientes a las actividades que no cumplieron losparámetros establecidos
