Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle
Ciencia Unisalle
Sistemas de Información, Bibliotecología y
Archivística Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
1-1-2007
Propuesta de criterios para la selección de tipos documentales en
Propuesta de criterios para la selección de tipos documentales en
soporte papel en los archivos de gestión de los fondos de
soporte papel en los archivos de gestión de los fondos de
empleados del sector financieros en Bogotá
empleados del sector financieros en Bogotá
Felix Antonio Velandia
Universidad de La Salle, Bogotá
Jhon Fredy González Valvuena
Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada Citación recomendada
Velandia, F. A., & González Valvuena, J. F. (2007). Propuesta de criterios para la selección de tipos documentales en soporte papel en los archivos de gestión de los fondos de empleados del sector financieros en Bogotá. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/
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PROPUESTA DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE TIPOS
DOCUMENTALES EN SOPORTE PAPEL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO EN
BOGOTÁ
JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA
FELIX ANTONIO VELANDIA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
PROPUESTA DE CRITERIOS PARA SELECCIONAR TIPOS
DOCUMENTALES EN SOPORTE PAPEL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR FINANCIERO.
JHON FREDY GONZALEZ VALBUENA
FELIX ANTONIO VELANDIA
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Profesional
en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística
JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA
Director
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
BOGOTA
Reglamento
Estudiantil
(Articulo 42. Parágrafo 2)
“el estudio, análisis, investigación y
propuestas ideológicas sustentadas
por un estudiante en su trabajo de
grado no comprometen de ninguna
forma a la Universidad, en salvaguarda
de los derechos fundamentales.”
Nota de Aceptación
_______________________________
Decano de la facultad
Director del Trabajo
_______________________________
Jurado
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN
1. ANTECEDENTES
4
2.
FORMULACION
DEL
PROBLEMA
9
3.
JUSTIFICACION 12
4. OBJETIVOS
15
4.1 OBJETIVO GENERAL
15
4.2
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
15
5. MARCO REFERENCIAL
17
5.1
MARCO
TEORICO
17
5.2
MARCO
CONCEPTUAL
27
5.3
MARCO
LEGAL 37
6.
METODOLOGÍA 41
6.1POBLACIÓN
Y
MUESTRA
45
pág.
6.1.2
Muestra
47
6.2 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN
50
6.3 ANÁLISIS Y RESULTADOS DE
LA
ENCUESTA
53
7. DEFINICION DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
56
DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
DE LOS FONDOS DE EMPLEADOS DEL SECTOR
FINANCIERO DE BOGOTA.
7.1 CRITERIOS SOBRE LA VIGENCIA DE LOS
TIPOS
DOCUMENTALES
58
7.1.1. Ejemplos de Aplicación del criterio de vigencia
59
de los tipos documentales
7.2 CRITERIO DE DUPLICIDAD DE LA INFORMACIÓN
63
7.2.1 Ejemplo de Aplicación del criterio de duplicidad
65
de la información
7.3 CRITERIO DE TIPOS DOCUMENTALES SIN
pág.
7.3.1. Ejemplo de Aplicación del
criterio
de
71
tipos documentales sin características de
Documentos de Archivo
7.4 CRITERIO DE NIVEL DE CONSULTA O USO
DE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
74
7.4.1. Ejemplo de Aplicación del
criterio
de
78
Consulta y nivel de uso de los tipos documentales
8. PAUTAS METODOLOGICAS PARA LA
80
IDENTIFICACION DE TIPOS DOCUMENTALES QUE
SON OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL
9. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
DOCUMENTAL.
83
9.1OBJETIVO
Y
ALCANCE
84
9.1.1
Objetivo 84
9.1.2
Alcance 84
9.2.
BASE
LEGAL
84
9.3. DEFINICIONES
87
9.4.
DESARROLLO
90
9.6
FLUJOGRAMA
DE
ACTIVIDADES
95
10. RECOMENDACIONES
96
11. CONCLUSIONES
98
LISTA DE FIGURAS
pág
Figura 1. Discriminación de las etapas del proceso de
18
Selección Documental
Figura 2. Características del inicio y finalización de la
21
vigencia de los documentos
Figura 3. Evaluación de la vigencia de los documentos
22
Figura 4. Esquema de los valores documentales
24
Figura 5. Elementos comunes del Concepto
de
29
Documento de Archivo
Figura 6. Formato Modelo cuadro de clasificación de
44
Documentos para los Fondos de Empleados del sector
Financiero de Bogotá
Figura 7. Esquema para la definición de consulta
76
y uso de los documentos en los Archivos de Gestión.
Figura 8. Formato sugerido para el procedimiento de
94
Selección de Documentos por tipos en los archivos de
gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero
de Bogotá
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A. Modelo encuesta recolección de información.
105
Anexo B. Propuesta de cuadro de clasificación documental
112
para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.
LISTA DE TABLAS
pág
Tabla 1. Listado de Fondos de Empleados del
46
Sector Financiero de Bogotá.
Tabla 2. Tabla de Cantidades de Series y tipos
55
determinados en la propuesta de cuadro de
clasificación documental.
Tabla 3. Ejemplos de aplicación del criterio de
59
vigencia de los tipos documentales.
Tabla 4. Ejemplo de Aplicación del criterio
65
de duplicidad de la información.
Tabla 5. Ejemplo de Aplicación del criterio de
72
tipos documentales sin características de
Documentos de Archivo.
Tabla 6. Ejemplo de Aplicación del criterio de nivel
78
de Consulta o uso de los tipos documentales.
INTRODUCCIÓN
La presente investigación plantea un nuevo esquema aplicable a los documentos en los archivos de gestión, dónde a partir de una experiencia, se propone realizar una selección por tipos documentales y no a partir de series y subseries, tal como lo ha señalado tradicionalmente la literatura archivística universal.
Esta nueva propuesta metodológica se fundamenta en el interés de la academia por explorar otras prácticas archivísticas, que posibiliten un espacio sano de discusión, orientado a racionalizar la conservación de tipos documentales, que una vez agotada su actuación dentro del trámite administrativo que dio origen a su existencia, no afecte jurídica e históricamente la integralidad de los expedientes.
En este orden de ideas, este trabajo, a partir de un estudio adelantado en los Fondos de Empleados del Sector Financiero en Bogotá, establece los criterios metodológicos que se deben considerar para emprender la labor de selección de tipos documentales en los archivos de gestión, como una estrategia que permita conservar la información esencial y evitar la acumulación de documentos, que no representan el carácter misional y patrimonial de las Entidades.
Con base en las postulaciones hechas por diferentes autores sobre el tema de selección documental, el trabajo define como nueva opción, realizar con los tipos de documentos dicha tarea, conforme a las necesidades expresas, en este caso por parte de los Fondos de Empleados, quienes mediante las preguntas hechas en la investigación, sugieren el tema con gran interés.
Estos Fondos de Empleados pertenecen al Sector Financiero, ubicados en la ciudad de Bogotá; entidades que por sus características de funcionamiento y administración, son grandes productores de documentos e ideales para el logro del objeto de esta investigación.
Los capítulos Iniciales contemplan los aspectos metodológicos propios de un trabajo de esta naturaleza, en dónde se describen claramente, de una parte, la formulación, objetivos e importancia de la problemática objeto de estudio así como los supuestos referenciales que soportan la investigación, enfatizando consideraciones teóricas expresadas por Manuel Vásquez y James Rhodas, por citar algunos tratadistas de la archivística, quienes tangencialmente abordan el tema. Finalmente, relaciona con estricto orden secuencial, los pasos metodológicos que hicieron posible la obtención de los resultados esperados y la consolidación de una nueva propuesta teórica archivística.
Por otra parte y en cumplimiento de los objetivos señalados por la investigación, se establecen a nivel de propuesta pero debidamente convalidados, los criterios para seleccionar tipos documentales en los archivos de gestión. La propuesta esta acompañada por una guía metodológica y un procedimiento general, de tal forma que haga comprensible esta nueva postura archivística.
La pretensión del estudio, como ya se ha mencionado anteriormente, es la de abrir nuevos planteamientos teóricos en torno a problemáticas archivísticas propias de la realidad colombiana, esto frente a los retos que nacen del que hacer archivístico, donde se contemplan otras formas de atender las necesidades documentales de las empresas.
Las visitas realizadas a cada uno de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá escogidos para esta investigación, permitió construir de manera categórica las conclusiones del trabajo, evidenciando que una de las formas más precisas para la obtención de datos, es la recolección de información con los directamente involucrados, que para este caso fueron los empleados, desde los niveles operativos hasta los directivos.
1. ANTECEDENTES
Desde los primeros indicios de la generación de documentos escritos en diferentes soportes como la piedra, los pergaminos y posteriormente el papel, se define paulatinamente la necesidad de conservar y preservar toda aquella información que transmite un suceso. La invención, difusión y comercialización de la escritura, establece nuevos parámetros en la producción indiscriminada de documentos lo que ha sido una preocupación y un constante tema de estudio; pues éstos como soporte de las actividades realizadas por los seres humanos han servido de base fundamental para la toma de decisiones en diferentes ámbitos, tales como la economía, la ciencia y la defensa activa de los derechos del hombre; entre otros. Además han ayudado a fortalecer la identidad cultural de los pueblos, contribuyendo a su desarrollo social como fuente para la investigación histórica y tecnológica.
Por ejemplo, el crecimiento de los documentos públicos está relacionado directamente con el desarrollo de la población, lo que trajo como consecuencia el aumento de las actividades gubernamentales a través de los años, ocasionando hoy en día un incremento significativo de los documentos, llegando a situaciones de superproducción documental.
Esto no ha sido ajeno a ninguna organización, iniciando desde las entidades como Dansocial, quien se encarga de establecer los parámetros para el funcionamiento de la economía solidaria, sector al cual pertenecen los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y los organismos de control fiscal como la Superintendencia de Economía Solidaria.
De esta manera a través de la ley 454 de 1998, y bajo las directivas que le antecedieron, Dansocial se ha encargado de construir un marco funcional para las entidades que rige, donde se incluye la definición de estrategias para su correcta operación mediante la administración de sus documentos y asi cumplir con transparencia el objeto de su gestión pública.
Pero el problema no fue exclusivo de la administración pública; lo mismo sucedía en las empresas privadas, donde también se observaban grandes acumulaciones de documentos debido a que son compañías con diversas actividades que no cuentan en la mayoría de ocasiones con una política definida para la organización de sus archivos. A esta situación se suma el hecho de que las normas archivísticas dictadas por el Estado no abarcan el ámbito privado; con esta situación se puede pensar en la gran cantidad de documentación valiosa que no llega a formar parte de la historia del país y que nunca estará al servicio de los investigadores ni de la comunidad en general.
Actualmente las organizaciones modernas se han preocupado por la optimización de los procesos en los cuales se relacionan aquellos que tienen que ver con la producción de documentos, pues su generación desmedida y desorganizada ha desarrollado una problemática notable en el cumplimiento de sus misiones y objetivos, ya que son varias las dificultades en la recuperación oportuna de la información registrada en los documentos en soporte papel. Es por esta razón que los archivos de todas las empresas, independientemente de sus características, no se deben convertir en un obstáculo para la ejecución de sus procesos de modernización, sino más bien deben enfocar sus actividades al logro de una administración eficiente, con el fin de servir como fuente primordial para su óptimo desarrollo. Es aquí donde cobra importancia el mejoramiento continuo de todos los
procesos de selección y control de documentos a través de la definición de criterios normalizados que apunten a su correcta disposición final.
El cumplimiento de las funciones en los Fondos de Empleados del Sector Financiero y el desarrollo de su gestión, desencadena la producción, trámite y recepción de un volumen significativo de documentos, situación que al no poseer ni aplicar los controles técnicos y administrativos necesarios, se traduce en una “explosión documental”, la cual en muchas ocasiones obstaculiza la modernización de los procesos y el cumplimiento de los objetivos de las entidades. Prever esta situación, permite que mediante el registro periódico sobre la producción documental, se establezcan parámetros de organización, lo cual hace parte de las primeras actuaciones para la atención de este problema, tal como lo menciona la investigadora Amanda Rosales en su concepto sobre la valoración documental, que para los inicios del siglo XX, expresa la necesidad de considerar una depuración y selección de documentos normalizada debido al surgimiento de la llamada “sociedad de la información”, que viene acompañada de una producción indiscriminada de los mismos.1
La producción documental en los Fondos de Empleados del sector financiero, está determinada básicamente por funciones específicas relacionadas con: la prestación de servicios a sus asociados, la gestión de las diferentes líneas de créditos, los programas de ahorro y las actividades relacionadas con su operación administrativa, financiera, contable y jurídica, entre otras. Es en éstas donde se encuentran reflejadas todas las agrupaciones documentales y tipos de
1
ROSALES BADA, Amanda. Valoración Documental. [en línea] 2004.
documentos que las componen, los cuales se recopilan en la propuesta de Cuadro de Clasificación Documental definido para estas entidades. (Anexo B).
Es por lo anterior que durante los últimos años los Fondos de Empleados del Sector Financiero y las organizaciones en general, se han preocupado por adoptar medidas tendientes a lograr la eficacia y eficiencia de sus procesos, por tal razón han enfocado sus esfuerzos a la adecuada administración de la información.
El panorama descrito anteriormente permite observar una situación en los archivos relacionada con la ausencia de criterios para llevar a cabo procesos archivísticos tales como la Selección de Documentos desde los archivos de gestión, ya que no cuentan con herramientas básicas para tal efecto; éstas solo se encuentran orientadas hacia los archivos centrales, aplicando los criterios a series y subseries documentales.
Un ejemplo del desarrollo de esta temática lo menciona Rodolfo Alanis Boyzo, presidente del Comité Técnico Nacional de Archivos de México, quien expresa que “En nuestra entidad desde 1978 se implementaron las primeras acciones y
políticas relacionadas con la Selección Documental, encaminadas a reducir el enorme volumen de documentación acumulada, principalmente, en el entonces llamado Archivo General del Estado; mismas que en su momento resolvieron la problemática presentada. Estas políticas han quedado rebasadas en muchos de sus conceptos debido a los cambios estructurales y funcionales de las empresas hoy día”2
2
ALANIS BOYZO, Rodolfo. La Selección Documental en el Estado de México: Viejos Problemas, nuevos retos. [En línea]. 2005 http://www.agn.gob.mx/AguasCalientes/Poroala.pdf [Consulta: 3 de marzo de 2006]
Para el caso Colombiano, la ejecución de los diversos procesos archivísticos en las entidades ha tomado importancia dentro de su gestión documental a partir del ejercicio reglamentado por el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN). Igualmente la legislación colombiana apoya esta actividad; por ejemplo en el decreto 1382 de 1995 por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones; en uno de sus apartes señala que “...deben adoptarse criterios y técnicas de selección
muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservación documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestión institucional”3.
De esta manera resulta importante definir los criterios generales para llevar a cabo Los procesos involucrados para la correcta administración de los documentos, sobre todo desde los archivos de gestión, garantizará que las actividades técnicas archivísticas se apliquen en todas las fases del documento. Como se puede observar y luego de revisar los antecedentes relacionados con el tema objeto de estudio, no se evidencian investigaciones que consideren la selección de documentos durante la primera fase de archivo, situación que hace aún más llamativa y retadora la elaboración del presente estudio.
3
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Mini Manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Bogotá, Colombia. 2001, p.61.
2. FORMULACION DEL PROBLEMA
El Archivo General de la Nación indica en el Acuerdo 027 de 2006, que la fase de gestión en los archivos comprende la producción y trámite de los documentos4, donde a éstos se les otorga sus valores primarios; es decir el uso inicial para los cuales han sido creados o recibidos5. En las visitas realizadas a los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, se observó que en esta etapa no existen controles sobre la producción y el trámite documental, lo que genera multiplicidad y represamiento en los asuntos que son registrados en soporte papel y por lo tanto sus actividades administrativas se ven afectadas debido a que se utilizan recursos físicos y materiales para el desarrollo de procesos documentales que no representan un valor directo sobre el logro de las metas de las entidades, por el contrario ocasionan pérdidas económicas que a simple vista no son detectadas.
Lo anterior se refleja en la generación continua de borradores, copias o simplemente prospectos de documentos que serán en un futuro originales, y que posteriormente harán parte de los archivos de gestión, sin que se realice una valoración por parte de las personas encargadas del manejo de estos archivos; situación que se presenta por la ausencia de criterios que permitan ejecutar un proceso de Selección de Documentos con metodologías acordes a la producción y al trámite documental de cada uno de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.
4
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 por el cual se actualiza el Reglamento General de Archivos, p. 1
5
MARIN, Myriam. Valoración de la Administración en la Administración de Documentos. Bogotá, 1998, p. 99
Así mismo, la aplicación de criterios subjetivos y faltos de normalización que implementan algunos funcionarios encargados del manejo de los archivos de oficina o de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, tales como la “experiencia” en el cargo, o su supuesto conocimiento adquirido por la “antigüedad” en el desempeño de sus funciones, han incidido en la eliminación de documentos que suelen ser vitales para el desarrollo de la gestión administrativa de los Fondos de Empleados, o lo que es aún más preocupante, para testimoniar y soportar jurídicamente las actuaciones propias de estas entidades.
En este orden de ideas, el proceso de selección de documentos en los archivos de gestión, requiere la definición de criterios para evitar que en las fases posteriores del ciclo vital, se detecten tipos documentales que una vez finalizado su trámite, pueden ser objeto de selección, situación que disminuye la efectividad de los archivos en el desarrollo de sus actividades y aumenta la complejidad en los procesos que éstos ejecutan.
Sumado a todo lo anterior, se evidencia la falta de normatividad específica sobre la administración de documentos dentro de estos Fondos, representada en los altos niveles de desorganización en que se encuentran sus unidades de archivo, tal como se pudo concluir a partir de las visitas preliminares realizadas a los Fondos de Empleados del Banco BBVA y de Bancafe, los cuales son los más representativos del Sector, de acuerdo a su número de asociados. También se realizó la visita a la Superintendencia de Economía Solidaria, entidad reguladora de los Fondos de Empleados del sector financiero, quienes dentro de sus procesos, actualmente no registran información sobre actividades tendientes a la selección de tipos documentales en los archivos de gestión.
Teniendo en cuenta el panorama anteriormente descrito, se plantea el siguiente interrogante: ¿Es viable llevar a cabo el proceso de Selección de Documentos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, aplicando criterios normalizados y una metodología sistémica?; la respuesta a este interrogante se definirá en el desarrollo de la presente investigación.
3. JUSTIFICACION
De acuerdo con el planteamiento del AGN en Colombia, la Selección Documental se define como el “Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total”6. Esta práctica se constituye en un proceso funcional, que mediante su correcta estructuración obtiene muy buenos resultados; sin embargo esto se aplica solamente para los archivos centrales o intermedios, sin tener en cuenta que la selección de documentos igualmente puede obtener resultados aplicables desde el archivo de gestión o de oficina.
Las entidades públicas y privadas, estas últimas de manera opcional hoy día, deben realizar la organización de sus archivos, la cual comprende la atención de los documentos en sus etapas de gestión, trámite y disposición final, lo que se traduce en la definición de un ciclo vital del documento en desarrollo de las actividades administrativas y comerciales que éstas ejecutan.
Desde esta perspectiva y teniendo en cuenta lo establecido por la Ley 594 de 2.000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos en Colombia así como las disposiciones reglamentarias emitidas por el Archivo General de la Nación, en los Fondos de Empleados de las entidades del Sector Financiero, se ha despertado el interés por tomar las acciones necesarias para mejorar el funcionamiento de sus unidades de archivo y lograr la calidad de los servicios de información que éstas prestan. Es aquí donde la óptima ejecución de sus
6
procesos técnicos y administrativos tales como la selección documental, deben convertirse en una de las premisas dentro del diseño y aplicación de sus planes estratégicos.
Adicionalmente, la selección de documentos ofrece la oportunidad de realizar un análisis completo de la estructura del fondo documental de la entidad, porque inicia desde conocer los valores primarios de la documentación hasta la definición de sus componentes culturales, históricos e investigativos, que se constituyen en el valor secundario de los mismos. De esta manera a través de la selección que se puede realizar en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, con la recolección de muestras estadísticas, aleatorias o segmentadas, serán definidos los criterios para la ejecución de este proceso, lo que permite optimizar la operación de las unidades de archivo de estas entidades.
La selección de documentos desde los archivos de oficina de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, facilita el desarrollo de su gestión documental, creando la posibilidad de depurar las transferencias documentales primarias, para que aquellos documentos que realmente alcanzan un valor administrativo, técnico, legal, contable, fiscal o jurídico, sean utilizados dentro del funcionamiento de la organización.
Finalmente y de acuerdo con lo dispuesto por la Superintendencia de Economía Solidaria de Colombia, ente regulador de los Fondos de Empleados del Sector Financiero, la normativa apunta a que la gestión que se emprenda por estas entidades se encamine al manejo claro y transparente de los recursos monetarios que sus diferentes asociados les aportan. Tener una documentación bien
organizada y oportuna es determinante para cumplir este objetivo; así la definición de criterios para la Selección de Documentos en los archivos de gestión de estas entidades, otorgará funcionalidad y dinámica al interior de las mismas.
Promover a través de este trabajo y como resultado de la investigación, criterios de selección de documentos en los archivos de gestión para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, les permite que se ejecuten de forma estructurada estos procedimientos, que anterior a esta propuesta no se están realizando, lo que les da herramientas que contribuyen al desarrollo funcional de estas entidades y al cumplimiento de la normatividad archivística por parte de las mismas.
4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Proponer los criterios archivísticos que permitan realizar la selección por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, con el propósito de racionalizar su conservación y garantizar la transferencia de la información relevante.
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Identificar la producción documental de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, con el fin de determinar su incidencia legal, funcional y patrimonial desde la perspectiva archivística.
• Analizar integralmente y una vez agotado el trámite o la resolución del asunto que origino el documento, la viabilidad de adelantar la selección de tipos documentales dentro de la primera fase del ciclo vital.
• Diseñar una guía metodológica que permita la selección por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.
• Elaborar un procedimiento para la selección de documentos en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, de tal forma que posibilite su aplicación.
5. MARCO REFERENCIAL
5.1 MARCO TEORICO
Se han adoptado varias posturas de los diferentes países frente a la Selección de Documentos, partiendo principalmente de las condiciones organizacionales y jurídicas de las entidades que les representan, teniendo en cuenta la importancia del papel que cumplen las personas encargadas de realizar estos procedimientos. Particularmente sobre este caso, en las XI Jornadas de Archivos Municipales del Ayuntamiento de Aranjuez de Madrid – España, donde se trató el tema de la importancia de instruir al personal de las oficinas frente a las actividades concernientes a la administración de los archivos de gestión, se hace referencia a los parámetros que se deben tener en cuenta frente a la tarea de selección de documentos, donde se requiere un conocimiento no solamente práctico sino también sustentado bajo la normatividad que aplica para cada país.7
Uno de los escritores, autoridad en el tema a nivel mundial para hablar sobre selección de documentos, es el profesor Argentino, Manuel Vázquez, quien expresa en uno de sus principales textos, que esta actividad se relaciona con el “proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de conservarse para
7
CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA DE LA COMUNIDAD DE MADRID, XI Jornadas de Archivos Municipales. Aranjuez, España. 1996, p.15.
que sirvan a fines de investigación retrospectiva”8; sin embargo esta definición posee un mayor alcance, tal como lo afirma el mismo autor, quien indica que dicho proceso implica además “el estudio de los valores que tiene el documento tanto
para la administración pública como para la investigación de carácter histórico, así como el establecimiento de criterios de valoración y de técnicas para llevar a cabo la destrucción o transferencia de la documentación a la instancia responsable de su conservación permanente”9
Con base a los planteamientos expuestos, para determinar la Selección Documental como un proceso archivístico, se han definido las siguientes etapas y actividades con el fin de dar mayor claridad sobre su alcance. A continuación se relacionan en la figura:
Figura 1. Discriminación de las etapas del proceso de Selección Documental
PROCESO ETAPA(S) ACTIVIDAD(ES)
Estudio de los valores
documentales Evaluación o apreciación
SELECCIÓN Elección de las series
documentales
SELECCIÓN
DOCUMENTAL
Descarte o Expurgo documental Destrucción o eliminación
Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.
En la figura anterior se sintetizan las directrices que se deben tener en cuenta para el proceso de selección documental, que permitieron definir los criterios para realizar esta actividad desde los archivos de gestión, tomando como base los tipos
8
VASQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de la República de Colombia, 1992, p. 9.
9
documentales producidos o recibidos por los Fondos de Empleados del Sector Financiero, y no sobre las series y/o subseries documentales como teóricamente los expone Vázquez en su Manual de Selección Documental.
Para caracterizar el proceso de la Selección de Documentos dentro de los archivos de gestión, se retoma una idea básica relacionada con la tramitación de los documentos emitida por el profesor Manuel Vázquez, en la cual indica que “las
pautas para llevar a cabo dicha tramitación deben darse por el área coordinadora del manejo de los documentos de cada entidad, en la cual se deben tener en cuenta los requisitos de la Selección Documental, donde se debe incluir de igual forma la normalización de los tipos documentales”10, y ratifica que aunque son las personas encargadas del manejo de los archivos de gestión las que aplican las normas para dicho manejo, en algunas ocasiones NO existe el conocimiento necesario para llevarlas a la práctica, conforme a lo establecido por los Comités de Archivo (si estos existen en las entidades) y por las unidades encargadas de la administración de documentos.
Diferentes autores han hablado de selección documental, pero siempre teniendo como base, la realización de este proceso por agrupaciones o series documentales. El profesor Vásquez es el único que se acerca al concepto de selección de documentos por tipos, enunciando en sus escritos la importancia de que esta es una actividad que requiere dinámica y profesionalismo, que a su vez se compone de un alto contenido intelectual por parte de las personas que la realizan.
10
VASQUEZ MURILLO, Manuel. Cómo Seleccionar Documentos de Archivo. Córdoba, Argentina. AD SIDERA Editorial, 2002, p. 46
Como ejemplo en la comparación de los conceptos expuestos, otras autoras como las profesoras Antonia Heredia y Vicenta Cortes Alonso, a través de sus escritos, Manual de Archivística: Teoría y práctica, y “transferencias y expurgos” respectivamente, abordan el tema de selección solamente enunciando que es una actividad que se debe realizar dentro del proceso archivístico, pero siempre aplicado a series documentales. De esta manera es categórico tomar como base los conceptos emitidos por parte del profesor Vásquez, lo que ayuda a definir específicamente el objeto del trabajo.
Sin embargo para abordar de una forma completa el tema de la selección por tipos documentales, es necesario entender y comprender el alcance de tres términos fundamentales los cuales tienen que ver con la vigencia, el trámite y el valor de los documentos.
La vigencia es “la fuerza del documento de archivo para obligar, testimoniar, o
informar”11, sin embargo para asociar de una forma determinante este concepto
dentro del proceso de la Selección Documental es conveniente definir el llamado
“Plazo de la Vigencia”, este se refiere al “tiempo durante el cual un documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental”.12 El plazo de la vigencia de los documentos deja de presentarse en el momento en que algunos de sus componentes de información sufren alguna modificación por mínima que sea, y dentro del expediente pierde su validez.
11
VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 23.
12
Para determinar los momentos o tiempos de la vigencia de los documentos se ha tomado como base lo expuesto por Manuel Vázquez en el Manual de Selección Documental. En el siguiente cuadro se indican las características de estos momentos:
Figura 2. Características del inicio y finalización de la vigencia de los documentos.
CONCEPTO INICIO FINALIZACIÓN
VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS
• Promulgación del Documento. • Firma de los documentos.
• Formalización de la información contenida en los documentos.
• Vencimiento de plazos.
• Modificación de los documentos. inicialmente generados.
• Desaparición del objeto por el cual se produjeron los documentos.
Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.
Así mismo, en la Figura No. 3, se evidencian los elementos que se deben tener en cuenta para la evaluación de la vigencia de los documentos
Figura 3. Evaluación de la vigencia de los documentos13
EVALUACIÓN DE LA VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS
CLASES DE DOCUMENTOS EVALUACIÓN
DOCUMENTOS DENEGATORIOS
1. Si existe alguna norma sobre el tiempo posterior a la denegación, durante la cual NO puede reiniciarse el trámite, este debe considerarse el tiempo de la vigencia.
2. Si no existe normatividad, la vigencia se puede extender hasta la correspondiente notificación
3. Plazo indicado de forma convencional que no perjudique ninguna de las partes involucradas
DOCUMENTOS DE RESPALDO DE DERECHOS ADQUIRIDOS
Sustitución por otro documento dispositivo que lo derogue o modifique, sin embargo se encuentra vigente hasta que ampare los derechos de una persona que haya sido acogida al primer documento.
DOCUMENTOS DE RESPALDO DE DERECHOS SUCESORIOS
La vigencia se encuentra hasta que se presente la desaparición total de las personas que adquirieron estos derechos.
DOCUMENTOS DE CREACIÓN DE DERECHOS COLATERALES
La vigencia se define cuando se argumenta que los fines colaterales o varios por los cuales fueron creados los documentos han finalizado.
DOCUMENTOS CONTABLES QUE ASIENTAN EQUIPOS A AMORTIZAR
La vigencia de estos tipos de balances o documentos se prolonga hasta cuando se mantenga la amortización de los equipos, así el resto de la información de los balances esté caducada.
Fuente: VASQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de la
República de Colombia, 1992, p. 36
El trámite de los documentos tiene que ver con el momento o espacio de tiempo en los cuales éstos son requeridos por el productor o receptor para realizar cualquier gestión administrativa en la entidad u organización. Este concepto dentro del proceso de la selección documental es de vital importancia ya que permite determinar cuales son los antecedentes documentales y de esta forma establecer mediante los criterios definidos, qué tipos documentales podrían ser objeto de selección dentro de los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del Sector Financiero. El trámite de los documentos se puede evaluar de acuerdo con los siguientes elementos:
13
Evaluación de la Tramitación14
1. Establecimiento de la duración del plazo precaucional de los documentos.
2. La tramitación se concluye cuando se inicia la vigencia o por desistimiento (Declaración que paraliza el trámite) o por abandono.
3. El abandono que se da de hecho porque ni el iniciador ni la entidad le dan trámite a los expedientes.
Teniendo en cuenta el alcance general del presente trabajo, el cual se centraliza en plantear la selección documental aplicada a los tipos documentales dentro de los archivos de gestión, es pertinente tratar y conocer las características del valor mediato o primario, como lo define el profesor Manuel Vásquez desde el punto de vista de la vida útil del documento; como “el valor que tienen los documentos a lo
largo de la primera y segunda fase del Ciclo Vital, es decir durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional”15 y desde el punto de vista de los usuarios de una unidad documental como “el valor que tienen los documentos mientras sirven
a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento”.16
En el siguiente esquema se visualizan los principales aspectos que caracterizan los valores documentales:
14 Ibid., p. 54. 15 Ibid., p. 50. 16 Ibid., p. 51
Figura 4. Esquema de los valores documentales17 Interesan a la Institución productora Administrativo Legal Contable Técnico De trámite de vigencia de plazo precaucional Se evaluan para dar un plazo de
retención en una tabla Terminan en desafectación o disponibilidad Interesan a la investigación y a la historia Predecibles o evidenciales No predecibles, importantes Complementarios Destrucción Conservación permanente
ESQUEMA DE LOS VALORES DOCUMENTALES
VALORES INMEDIATOS O PRIMARIOS MEDIATOS O SECUNDARIOS Presentan Aspectos
Existen durante los momentos
Se clasifican
Se juzgan para
Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.
17
Los valores primarios se pueden abordar desde varias perspectivas, las cuales se indican de forma resumida en el siguiente esquema18:
Administrativo
Legal
Contable
Técnico
Valor que permanece mientras la información es útil.
Documentos Dispositivos y Testimoniales. Todo documento de archivo tiene un valor legal.
Documentos que reflejan los movimientos de dinero o Financieros, libro contables, balances, etc.
Documentos Sustantivos o característicos de cada tipo de institución dentro de un área específica del conocimiento. Aspectos de los
Valores Primarios de los documentos.
Las experiencias tomadas en diferentes unidades de archivo en países latinoamericanos como México, según se expuso en el Seminario Internacional sobre Valoración Documental19, hace ver que la selección de documentos en los archivos de gestión ha tenido un auge importante en la medida que han realizado la valoración de los documentos desde su producción misma; para lo cual se tiene en cuenta su formato, su estructura y hoy en día, que cumplan con las
18
Ibid., p. 52
19
SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Entre historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental. Secretaria de la gobernación. Archivo General de la Nación. México. 1995.
características propias de las normas de calidad internacionales frente al manejo de procesos, en los que los documentos constituyen una parte fundamental para su desarrollo.
Para Colombia, el Archivo General de la Nación, establece que la selección debe realizarse por las series documentales conformadas, ya que es un proceso que apunta a la disposición final de los documentos y la define como “la selección de
los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental”20. Para el tema de selección de documentos por tipos, el AGN no ha trabajado esta temática en Colombia; pero que adquiere importancia según los criterios establecidos para este trabajo de grado por las posibilidades aquí determinadas, inicialmente para los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá.
La selección es uno de los procesos que se convierte en una opción para optimizar la gestión de las unidades de archivo modernas, lo que soluciona en gran parte la acumulación de documentos; situación que se ha convertido en una de las principales preocupaciones por los estamentos públicos y privados, para llevar a cabo la descongestión oportuna de sus archivos. Por tal razón, seleccionar documentos en su primera etapa, en la de gestión y una vez agotado su trámite, se puede empezar a considerar como una opción viable en la realización de estos procesos, teniendo en cuenta que es una tarea que requiere de una observación muy cuidadosa para que se obtengan los resultados esperados, que apunten directamente a la gestión eficaz de los archivos de oficina pero sin incurrir en
20
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá, Colombia. 2005, p. 30
errores legales ni de procedimiento. Es de aclarar que la posible selección de tipos documentales en estos archivos debe ser compatible con las leyes y normas que rigen el funcionamiento y ejecución de los procesos inherentes al funcionamiento de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y de esta forma no romper con el concepto denominado “Expediente Documental” y sus implicaciones, también no confundir la “Selección Documental” con el “Descarte Documental”; este último término se refiere a la eliminación de documentos que han perdido su valor, actividad ya involucrada en el proceso de Selección Documental.
5.2 MARCO CONCEPTUAL
Con el propósito de contextualizar el tema de investigación y de obtener claridad sobre los conceptos que se tratan al abordar los diferentes tópicos relacionados con la Selección Documental dentro de los archivos de gestión, a continuación se indican las principales definiciones que de acuerdo al ámbito archivístico han alcanzado un grado de validez considerable para su estudio.
Para el desarrollo del tema objeto de investigación se tomaron como base los conceptos básicos y fundamentales de la Teoría Archivística, teniendo como referencia la terminología fundamental emanada principalmente por el ente rector de la archivística en Colombia, el Archivo General de la Nación y por autores de gran trayectoria en el desarrollo de esta temática.
el archivo.
Los conceptos de Archivo y Documento de Archivo hacen parte integral de la selección de documentos, ya que consolidan la temática por la cual se ha realizado la presente investigación, expresado como los componentes principales en la definición de criterios para seleccionar todos aquellos documentos de archivo, que por su tipo y por hacer parte integral de un conjunto denominado archivo, se utilizan de forma permanente en el trabajo
También se incluyen otros varios términos que abarcan los procesos documentales mencionados. El Archivo General de la Nación de Colombia, define
Archivo como “el Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”21. Para Manuel Vásquez, el concepto de archivo tiene varias acepciones, de una parte se considera como la “institución o la sección de una institución que procesa documentos de archivo para ponerlos al servicio de los usuarios”22; y de otra como el “Edificio que alberga la institución archivística y los documentos de archivo”23. Como se observa, el profesor Vázquez plantea otras visiones acerca de este concepto y que permite establecer la dimensión y caracterización sobre
El componente esencial de los archivos, es el Documento de Archivo, en cuanto a éste, se pueden obtener varias apreciaciones de acuerdo con su tipo, forma, funcionalidad, soporte, trascendencia; sin embargo la definición de este término se puede clasificar o dividir de acuerdo a la fase en la que se encuentre dentro de su ciclo vital y a la función que cumple en las organizaciones.
21
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 21.
22
VAZQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 47.
23
Desde esta perspectiva, Manuel Vázquez plantea varias apreciaciones que pretenden abarcar las diferentes fases en las cuales se ve inmersa esta definición dentro del tema de la selección documental. El Documento de Archivo es el
“soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información”24 y para enmarcar de una forma completa este concepto dentro de la Selección Documental, se considera pertinente entender la clasificación de los documentos de acuerdo a las razones por las cuales son creados o generados en las entidades.
El siguiente esquema define la relación de éstos con el tema de selección de documentos:
Figura 5. Elementos comunes del Concepto de Documento de Archivo.
FUNCION ADMINISTRATIVA FUNCIONALIDAD VALOR DE DE LOS DOCUMENTOS LOS DOCUMENTOS FUNCION ADMINISTRATIVA FUNCIONALIDAD VALOR DE DE LOS DOCUMENTOS LOS DOCUMENTOS
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
Fuente: Figura elaborada por los autores del trabajo.
24
Para comprender y relacionar de una mejor forma el concepto de documento de
archivo es pertinente tener en cuenta la definición emitida por el Archivo General
de la Nación de Colombia, el cual expresa lo siguiente25: “Registro de información
producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”
El planteamiento básico de los criterios de esta propuesta, se encuentra orientada a los Documentos Facilitativos o comunes. Estos “Son los que sirven a las funciones de apoyo de una institución, siendo tales funciones, en gran parte idénticas en todas las instituciones; tales documentos se encuentran en todas ellas”26. Precisamente la Selección inicia por estos documentos debido a sus características similares dentro de las organizaciones.
Es precisamente a los documentos facilitativos a los que se les aplicó el presente estudio, debido a que corresponden a las funciones o actividades generales realizadas por la mayoría de los Fondos de Empleados del Sector Financiero; éstas se plasmaron en la propuesta de Cuadro de Clasificación y por ende son el objeto principal de estudio para determinar los criterios de la Selección por tipos documentales. A diferencia de los documentos sustantivos, los facilitativos cumplen la función de apoyar a la organización, mientras que los primeros evidencian el cumplimiento de la misión de la entidad.
25
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos, 3 ed. Bogotá, Colombia 2005. p.18
26
Los conceptos anteriores indican las principales definiciones de este tema de investigación. A continuación se enunciarán aquellos emitidos por el Archivo General de la Nación de Colombia, los cuales se encuentran directamente relacionados de una u otra forma con la Selección Documental, como una opción pertinente y necesaria dentro de la Disposición Final de los Documentos:
Ciclo Vital del Documento: “Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”27. Aquí involucra al documento en todas sus fases, lo que permite relacionar el concepto de una forma directa, y utilizarlo como sustento teórico para esta propuesta; recogiendo los elementos decisivos para que este proceso inicie desde los archivos de gestión con el fin de optimizar los posteriores.
Explosión Documental. Este término hace referencia a la “Producción exagerada
y desmedida de documentos, evidenciando una ausencia en la aplicación de los controles necesarios sobre la producción o generación de los mismos”28. Situación que se presenta desde los inicios del siglo XX y que se ha convertido en una de las problemáticas en la gestión administrativa y archivística dentro de las organizaciones, despertándose un interés por adoptar y fortalecer el proceso de selección de documentos. Esto ha propiciado el surgimiento de alternativas teóricas como la que se plantean en el presente trabajo, estableciendo herramientas que ayudan a los archivos de gestión de los Fondos de Empleados, en la no acumulación innecesaria de documentos. De esta manera se puede verificar el panorama actual que se presenta en las oficinas y archivos de estas organizaciones.
27
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 26
28
Uno de los conceptos que establece relación directa en los procesos de Selección Documental es la Gestión de Documentos, que particularmente se define como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendiente al eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.”29. Otro aporte correspondiente a este concepto que ha tomado bastante fuerza en el ámbito archivístico es el indicado por el Consejo Internacional de Archivos el cual se menciona por Joaquim Llansó en su libro “Gestión de Documentos: Definición y Análisis de Modelos”, donde rescata dicha definición así: “...el área de gestión administrativa relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”30; dicha definición abarca todas las fases del ciclo vital y abre las perspectivas para practicar actividades y ejecutar procesos que apunten a la consecución de los principios mencionados en dichas fases.
Las organizaciones buscan obtener una administración clara, transparente y de fácil interpretación para el alcance de sus objetivos misionales y corporativos, que sin importar el tipo de servicio que prestan, optimizan de forma sustancial sus procesos documentales a través de los archivos de gestión, porque es aquí donde nacen los diferentes tipos documentales, y que para esta investigación se estableció como el objetivo principal, por considerarse con las condiciones necesarias para llegar a cumplir con un proceso de selección documental. Este es un nuevo planteamiento, que permite ver otra óptica desde el punto de vista
29
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. cit., p. 27
30
LLANSÓ Joaquim, Gestión de Documentos: Definición y Análisis de Modelos. 1ª. Ed Euskal. Zumarraga, 1993, p. 36.
archivístico para la selección documental, diferente a como tradicionalmente se ha realizado.
Desde la normalización archivística colombiana, es evidente que la selección documental se debe aplicar al total de la serie y/o subserie, no obstante el análisis de los presupuestos conceptuales expresados en párrafos precedentes, intuyen a proponer una nueva visión para la aplicación de este proceso archivístico, no ya en la segunda fase del ciclo vital sino en su primera instancia, estos es en los Archivos de Gestión.
De igual forma se propone un rompimiento, no estructural pero sí funcional, al considerar la selección no ya al total de las series y/o subseries, sino al tipo de documental característico, que una vez cumplida su actuación administrativa dentro de un expediente y agotada su vigencia legal, pueda ser objeto de selección y eliminación.
Con fundamento en estos supuestos, es importante resaltar que el estudio detallado de los tipos documentales que generan los Fondos de Empleados del Sector Financiero, a la luz de las consideraciones legales, procedimentales y archivísticas, permitió definir los criterios para la selección por tipos documentales en los archivos de gestión, obviamente sin prescindir de su aplicabilidad a nivel de serie y/o subserie, pero en su segunda fase, es decir en el Archivo Central.
Otra consideración conceptual que permitió abordar el objeto de la investigación, se enmarca dentro de la teoría archivística, la cual señala que el Valor Primario
de un documento es aquel que “... tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.31
De acuerdo con los principios de procedencia y de orden original que toman como base el inicio y trayectoria del documento, se pudo definir el valor primario de los documentos constitutivos de estos archivos de gestión; factor a considerar dentro de la selección. Las características propias de un documento se determinan por su utilidad, principalmente por su objetivo inicial para el cual ha sido producido.
Los documentos al concluir esa primera etapa donde han sido utilizados de forma permanente para responder a las actividades propias de las entidades y que al cabo de una vigencia han perdido su valor inicial, llegan a adquirir otro tipo de importancia dentro de las organizaciones, porque pasan a una segunda instancia que para el caso se define como el Valor Secundario: “Es aquel que interesa a los investigadores de información retrospectiva.”32 Este valor no aplica dentro de la selección de documentos en los archivos de gestión debido a que se presenta a partir de la terminación de la fase administrativa o central de los archivos.
Ahora bien, para establecer criterios de selección a partir de la propuesta planteada, es importante delimitar, desde la óptica legal, fiscal, técnica, administrativa y funcional, la representatividad de dichos tipos documentales, tanto para el organismo productor como para el interesado o destinatario, sin perder de
31
Ibid. p. 30
32
vista la integralidad de los expedientes constitutivos de las series y/o subseries propias de las entidades objeto de estudio.
De otra parte y acogiendo los postulados del profesor Vásquez, quizás uno de los tratadistas que en América Latina, ha trabado más el tema de la selección documental, la vigencia de un documento, constituye otro elemento de análisis que fundamenta esta nueva percepción. Vásquez señala que “El paso que cierra
el trámite y abre la vigencia es y será siempre un acto volitivo que requiere una acción administrativa concreta y explícita”33, entendiéndose con ello que no importa la cantidad de uso de los documentos, en realidad lo que prevalece son las condiciones dispositivas, testimoniales o informativas que persigue el documento.
Las siguientes son las cinco maneras por las cuales termina la vigencia de los documentos según el profesor Vásquez:34
1. Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento. Pero puede haber una variante en el concepto; por ejemplo los cheques que no sean cobrados, pierden su vigencia en Colombia a los 6 meses de haber sido emitidos.
2. Porque se produce otro documento que modifica o anula el anterior. Por lo general esta consideración se puede observar con las normas
33
VASQUEZ MURILLO, Op. cit., p. 26.
34
y reglamentaciones, bien sean externas o internas a la Organización, que son derogadas por la aparición de otras que las modifican parcialmente o las transforman en su totalidad.
3. Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento. Por ejemplo cuando se asegura un bien inmueble y este es demolido.
4. Los documentos exclusivamente informativos pierden vigencia cuando son leídos por el destinatario. Para el caso de los archivos de gestión en los Fondos de Empleados, un ejemplo de estos documentos son las listas de asociados, las cuales pierden vigencia al momento de ser confrontadas con la información que arroja el sistema para verificación de pagos, de datos, etc.
5. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determina el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.
El conocimiento y buena interpretación de los conceptos anteriormente mencionados permitirá que los Fondos de Empleados del Sector Financiero obtengan una base teórica pertinente y definan un procedimiento conforme a la metodología propuesta.
5.3 MARCO LEGAL
El análisis de las diferentes disposiciones emitidas por los organismos involucrados en la gestión administrativa y documental de los Fondos de Empleados del Sector Financiero de Bogotá, y por el gobierno nacional de Colombia, definen parámetros básicos para su desarrollo. Es asi como:
La ley 454 de 199835 establece las directrices generales para las entidades de economía solidaria en Colombia y sus actividades financieras en el marco de su naturaleza cooperativa, donde prevalecen los intereses generales de todos sus asociados en equidad y justicia. Esta ley define el marco jurídico para todas las actuaciones de los Fondos de Empleados y entidades de economía solidaria en general, conforme a cada uno de sus estatutos y quienes deben actuar a nivel Financiero, fundamentados en las reglas que dispone Colombia para la adquisición de créditos mediante las modalidades existentes.
Los Fondos de Empleados son organizaciones reguladas por la Superintendencia de Economía Solidaria, entidad encargada de suministrar la normatividad general para su funcionamiento en las actividades que éstos desarrollan. Por ejemplo los Fondos de Empleados del Sector Financiero se especializan en brindar créditos a sus asociados para la adquisición de vivienda, vehículo y educación principalmente; lo que ha llegado a convertirse en una opción muy favorable para las miles de personas que acceden a estos servicios a través del ahorro comunitario, filosofía de la economía solidaria.
35
El ámbito de aplicación de la ley 454 de 1998 es en general para cooperativas, los organismos de segundo y tercer grado que agrupen cooperativas u otras formas asociativas y solidarias de propiedad, las instituciones auxiliares de la economía solidaria, las empresas comunitarias, las empresas solidarias de salud, las precooperativas, los Fondos de Empleados, las asociaciones mutualistas, las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas, las empresas asociativas de trabajo y todas aquellas formas asociativas solidarias que cumplan con las características mencionadas.
Los principios que rigen la economía solidaria en Colombia son los siguientes:
a. El ser bueno, su trabajo y mecanismos de cooperación tienen primacía sobre los medios de producción.
b. Espíritu de solidaridad, cooperación, participación y ayuda mutua.
c. Administración democrática, participativa, autogestionaria y emprendedora.
d. Adhesión voluntaria, responsable y abierta.
e. Propiedad asociativa y solidaria sobre los medios de producción.
f. Participación económica de los asociados, en justicia y equidad.
g. Formación e información para sus miembros de manera permanente, oportuna y progresiva.
h. Autonomía, autodeterminación y autogobierno.
i. Servicio a la comunidad.
j. Integración con otras organizaciones del mismo Sector.
k. Promoción de la cultura ecológica.
También para Colombia, la ley 79 de 198836 dotó al Sector cooperativo de un marco propicio para su desarrollo como parte fundamental de la economía nacional, de acuerdo con los siguientes objetivos:
• Facilitar la aplicación práctica de la doctrina y los principios del cooperativismo.
• Promover el desarrollo del derecho cooperativo como rama especial del ordenamiento jurídico general.
• Contribuir al fortalecimiento de la solidaridad y la economía social.
• Contribuir al ejercicio y perfeccionamiento de la democracia, mediante una activa participación.
• Fortalecer el apoyo del Gobierno Nacional, Departamental y Municipal al Sector cooperativo.
• Propiciar la participación del Sector cooperativo en el diseño y ejecución de los planes y programas de desarrollo económico y social.
36
• Propender al fortalecimiento y consolidación de la integración cooperativa en sus diferentes manifestaciones.
Con base en la modernización de las organizaciones, el gobierno nacional a través del Ministerio del Interior, establece mediante el decreto 1382 de 199537 que se deben adoptar criterios y técnicas para la selección de los documentos en sus diferentes etapas del ciclo vital. Una de estas etapas es la de gestión, por lo tanto se requieren criterios para seleccionar documentos en esta fase, que permitan una mayor funcionalidad al manejo administrativo y técnico de la información contenida en los mismos.
Con la dirección del Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 07 de
199438 se da aprobación al Reglamento General de Archivos para Colombia,
donde se estipulan las condiciones generales para el manejo, administración y conservación de los documentos en los archivos de gestión.
El Reglamento define parámetros para las entidades en cuanto a:
a. Organización en los archivos administrativos y de oficina. b. Valoración de documentos.
c. Procedimiento, autorizaciones y conceptos sobre la eliminación de documentos.
37
DIARIO OFICIAL DE COLOMBIA. Decreto 1382 publicado el 18 de Agosto de 1995.
38
6. METODOLOGÍA
El tipo de investigación aplicada, es una combinación de dos metodologías, la descriptiva y la explicativa, ya que como lo menciona el profesor Carlos Sabino en su obra El Proceso de Investigación, éstas tienen que ver con la “descripción de algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando elementos sistemáticos que permiten poner de manifiesto su estructura o comportamiento y también contribuyen a determinar los orígenes o las causas de una situación determinada”39 , donde igualmente se utilizan elementos válidos frente a la teorías propuestas relacionadas con la Selección de Documentos, obteniendo información de fuentes primarias y secundarias, la cual es objeto de análisis e interpretación, con el fin de estructurar y proponer los criterios para el desarrollo de este proceso en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.
La metodología descriptiva utilizada en la presente investigación, se refleja en la construcción de la propuesta de cuadro de clasificación documental (Anexo B), para los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, allí se registra la información relacionada con la producción documental de este tipo de entidades al interior de sus áreas o unidades administrativas, y cuáles son las agrupaciones y tipos documentales comunes de acuerdo a las funciones que realizan las mismas. También se relaciona la normatividad y las funciones por las cuales se argumenta la generación de los documentos y los posibles trámites que se realizan en cada una de las oficinas de los Fondos de Empleados; de esta forma el cuadro de
39
clasificación documental propuesto (Anexo B), se convierte en una herramienta que permite determinar de una forma parcial el diagnóstico del panorama documental que caracteriza el tipo de entidades objeto del presente estudio.
Por otro lado, la metodología explicativa utilizada en el presente trabajo, se basa en la búsqueda e identificación, a través del levantamiento de información con la aplicación de una encuesta (Anexo A), de las diferentes variables y situaciones que afectan los flujos y el trámite documental de las entidades mencionadas, y de esta forma argumentar y conocer las actividades que se realizan al interior de los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, sobre los documentos generados y/o recibidos.
Complementando la argumentación acerca del uso de la metodología explicativa mencionada, es importante decir que para el desarrollo del presente trabajo, también se ha utilizado una base teórica compuesta por los principales planteamientos relacionados con el tema objeto de estudio y sus correspondientes autores, especialmente los expresados por el profesor argentino Manuel Vásquez, lo cual ha contribuido en el cumplimiento de los objetivos propuestos, a través de la propuesta de los criterios y de las pautas metodológicas para llevar a cabo el proceso de Selección de Documentos por tipos documentales en los archivos de gestión de los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.
Como resultado de lo anterior, y del análisis de la información recopilada, y con el propósito de identificar las series, subseries y tipos documentales generados por los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá, y con ello determinar la viabilidad del logro de los objetivos del presente estudio, volvemos a enfatizar en
lo importante y necesario que es plantear el diseño y construcción de una propuesta de cuadro de clasificación documental general para estas entidades (Anexo B).
Para tal efecto, se formula el siguiente modelo que recopila la información obtenida en las encuestas, conformando ya las agrupaciones documentales con sus correspondientes tipos, función generadora y norma que regula dicha función. Dicho modelo fue construido, basado en la metodología indicada por el Archivo General de la Nación de Colombia para ejecutar procesos de Clasificación de Documentos40, sin embargo dicho modelo es adaptado por los autores del presente trabajo con el fin de registrar la información complementaria, la cual es de gran utilidad para el cumplimiento de los objetivos y para el desarrollo del mismo.
A continuación se relacionan los componentes del modelo propuesto para el cuadro de clasificación documental, con el fin de brindar una mejor comprensión y claridad de la estructura del mismo:
• Título: Cuadro de Clasificación Documental sugerido para los Fondos de Empleados del sector financiero de Bogotá.
• Oficina/Sección: Nombre de la Oficina o Unidad Administrativa productora de los documentos
40
. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla Virtual de Clasificación Documental [en línea] 2006. http://www.archivogeneral.gov.co/version2/cartilla_clasificacion/index.html [consultado: 3 de Marzo de 2007]
