UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA:
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TEMA:
SISTEMA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTÓN VALENCIA.
AUTORA:
JOSSELYN DALILA OSORIO TOSCANO
TUTORA:
ING. AÍDA IZQUIERDO MORÁN, M.Sc. QUEVEDO - LOS RÍOS – ECUADOR
II CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Ing. Aída Izquierdo Morán, M.Sc., en calidad de asesora del proyecto de investigación, previo a la obtención del Título de Ingeniera en Administración de Empresas y Negocios de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”.
CERTIFICA:
Que la estudiante Osorio Toscano Josselyn Dalila, ha realizado bajo mi dirección su informe final del Proyecto de Investigación con el tema: “SISTEMA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTÓN VALENCIA”, cumpliendo con todos los requisitos exigidos por las disposiciones reglamentarias de la Institución, por lo que se aprueba su presentación.
Particular del que se deja constancia para los fines legales pertinentes.
Quevedo, febrero 02 del 2017.
III TUTORA
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Osorio Toscano Josselyn Dalila con número de ciudadanía N°120742009-0 libre y voluntariamente declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría como informe final, previo a la obtención del título de Ingeniero en Administración de Empresas y Negocios cuyo tema es: “SISTEMA DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTÓN VALENCIA” que no ha sido previamente presentado para ningún grado académico; y, que hemos consultado todas las referencias bibliográficas que se incluyen este documento.
En tal virtud, declaro que toda lo que consta en esta investigación es original, auténtico, personal y de exclusiva responsabilidad legal y académica del autor.
Atentamente,
Josselyn Dalila Osorio Toscano
IV DEDICATORIA
A Dios por permitirme alcanzar este objetivo tan importante para mi vida.
A mis padres por brindarme su amor y apoyo incondicional en cada momento de mi vida.
V AGRADECIMIENTO
A Dios por guiarme por el buen camino, por darme la sabiduría y la fortaleza necesaria para cumplir cada objetivo que me he propuesto en la vida.
A mis padres por darme la vida, por educarme y enseñarme a través del ejemplo a ser una persona de bien.
A mis abuelos Jorge T. y Lila M (+), quienes me han inspirado y motivado siempre para seguir con mis estudios.
A todos aquellos que contribuyeron y me ayudaron a concluir mi trabajo de investigación para llegar a ser una profesional.
VI ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ... II DECLARACIÓN DE AUTORÍA ... III DEDICATORIA ... IV AGRADECIMIENTO ... V ÍNDICE GENERAL ... VI ÍNDICE DE TABLAS ... XI ÍNDICE DE FIGURAS ... XI ÍNDICE DE CUADROS ... XI ÍNDICE DE GRÁFICOS ... XII RESUMEN EJECUTIVO ... XIII EXECUTIVE SUMMARY ... XIV
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la investigación ... 1
Planteamiento del problema... 2
Formulación del problema ... 2
Delimitación del problema ... 3
Línea de investigación ... 3
Objetivos ... 3
Objetivo general ... 3
Objetivos específicos ... 3
Idea a defender ... 4
VII
Breve explicación de la metodología investigativa a emplear ... 5
Resumen de la estructura de la tesis: breve explicación de los capítulos de la tesis. ... 5
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica, en dependencia del alcance de la tesis. ... 6
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ... 7
1.1. Origen y evolución del objeto de investigación... 7
1.2. Análisis de las posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ... 8
1.2.1. Antecedentes históricos de la administración ... 8
1.2.2. Definición de administración ... 9
1.2.2.1. Importancia de la administración ... 10
1.2.3. El proceso administrativo ... 12
1.2.3.1. Planeación ... 13
1.2.3.1.1. Importancia de la planeación ... 14
1.2.4. Organización ... 15
1.2.4.1. Importancia de la organización ... 16
1.2.5. Dirección y liderazgo ... 17
1.2.5.1. Importancia de la dirección ... 18
1.2.6. Evaluación y control ... 19
1.2.6.1. La importancia del control ... 20
1.2.7. La organización como empresa ... 21
1.2.7.1. La organización y su entorno ... 21
1.2.8. Filosofía organizacional ... 23
1.2.9. Definición de misión y visión ... 23
1.2.9.1. Misión ... 23
1.2.9.2. Visión ... 24
VIII
1.2.11. Principios organizativos ... 26
1.2.12. Instrumentos auxiliares de la organización ... 26
1.2.13. Estructuras organizacionales ... 28
1.2.14. Organigrama ... 29
1.2.14.1. Clasificación de los organigramas ... 30
1.2.15. Manuales administrativos ... 32
1.2.15.1. Clasificación básica ... 32
1.2.15.2. Manual de organización ... 35
1.2.15.2.1. Datos básicos para elaborar un manual organizacional ... 35
1.2.16. Diagramas de proceso ... 37
1.2.16.1. Diagramas de flujo ... 39
1.3. Conclusiones parciales del capítulo ... 40
CAPÍTULO II. MARCO METOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 41
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la investigación. ... 41
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación (que conducen al resultado que da solución al problema planteado). ... 42
2.2.1. Modalidad de investigación ... 42
2.2.1.1. Cualitativa ... 42
2.2.1.2. Cuantitativa ... 42
2.2.2. Tipos de investigación ... 43
2.2.2.1. Investigación de campo ... 43
IX
2.2.3. Métodos ... 43
2.2.3.1. Método deductivo - inductivo ... 43
2.2.3.2. Método analítico - sintético ... 43
2.2.3.3. Método histórico - lógico ... 44
2.2.3.4. Método estadístico - matemático ... 44
2.2.4. Técnicas ... 44
2.2.4.1. La observación ... 44
2.2.4.2. La encuesta ... 44
2.2.4.3. La entrevista ... 44
2.2.5. Instrumentos ... 44
2.2.5.1. Ficha de observación ... 45
2.2.5.2. Cuestionario de encuesta ... 45
2.2.6. Población y muestra ... 45
2.2.6.1. Población ... 45
2.2.6.2. Muestra ... 45
2.2.6.3. Análisis e interpretación de la investigación de campo ... 46
2.2.6.3.1. Entrevista dirigida a la Registradora del “Registro Municipal de la Propiedad y Mercantil del Cantón Valencia” ... 46
2.2.6.3.2. Encuesta dirigida a los usuarios del “Registro Municipal de la Propiedad y Mercantil del Cantón Valencia” ... 48
2.3. Modelo propuesto por el investigador ... 55
2.4. Conclusiones parciales del capítulo ... 56
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN ... 57
3.1. Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación ... 57
X 3.2. Análisis de la situación actual del Registro de la Propiedad del Cantón
Valencia ... 58
3.2.1. Diagnóstico de la empresa ... 58
3.2.1.1. Análisis externo ... 58
3.2.1.2. Análisis interno ... 58
3.2.1.3. Análisis FODA ... 60
3.3. Implementación de la estrategia de solución ... 61
3.3.1. Direccionamiento de la empresa ... 61
3.3.1.1. Misión ... 61
3.3.1.2. Visión ... 61
3.3.1.3. Valores ... 61
3.3.1.4. Objetivos ... 62
3.3.1.4.1. Objetivo general ... 62
3.3.1.4.2. Objetivos específicos ... 62
3.3.2. Estructura de la organización ... 63
3.3.2.1. Estructura organizacional ... 63
3.3.2.2. Organigrama ... 64
3.3.2.3. Manual de funciones ... 65
3.3.2.4. Diagrama de flujos de procesos y procedimientos ... 76
3.3.2.5. Plan de acción ... 73
3.4. Socialización de la propuesta de solución... 74
3.4.1. Solicitud para la socialización ... 74
3.4.2. Autorización de socialización ... 74
3.4.3. Talleres de socialización en el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia. ... 76
3.4.4. Plan de socialización de la propuesta ... 77
XI
3.5. Validación de la propuesta vía especialistas ... 79
CONCLUSIONES ... 82
RECOMENDACIONES ... 84
BIBLIOGRAFÍA ... 85
ANEXOS ... 87
ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 ... 5
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Organigrama general ... 30
Figura 2. Organigrama vertical ... 31
Figura 3. Organigrama horizontal ... 32
Figura 4. Datos de un Manual de Organización ... 37
Figura 5. Simbología del procedimiento de diagramas de flujo ... 39
Figura 6. Simbología para el diagrama de flujo ... 40
ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1. Asistencia al Registro de la Propiedad de Valencia... 48
Cuadro 2. Calificación de atención al usuario ... 49
Cuadro 3. Tipo de servicio que solicitan ... 50
Cuadro 4. Cumplimiento de entrega del servicio solicitado ... 51
XII
Cuadro 6. Calificación de demora del servicio ... 53
Cuadro 7. Sugerencias de mejoras ... 54
Cuadro 8. Estructura organizacional del Registro de la Propiedad del Cantón Valencia ... 63
Cuadro 9. Plan de acción ... 73
Cuadro 10. Presupuesto de Socialización de la Propuesta ... 76
Cuadro 11. Plan de Socialización de la Propuesta para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia ... 77
Cuadro 12. Encuesta de satisfacción de la propuesta de solución para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia ... 79
ÍNDICE DE GRÁFICOS Grafico 1. Asistencia al Registro al Registro de la Propiedad ... 48
Grafico 2. Calificación de atención al usuario ... 49
Grafico 3. Tipo de servicio solicitado ... 50
Grafico 4. Cumplimiento del servicio solicitado ... 52
Grafico 5. Tiempo de entrega del servicio ... 53
Grafico 6. Calificación de demora del servicio ... 54
Grafico 7. Sugerencias de mejoras ... 55
Grafico 8. Modelo propuesto por el investigador ... 55
Grafico 9. Organigrama del Registro de la Propiedad del Cantón Valencia ... 64
XIII RESUMEN EJECUTIVO
Las instituciones públicas tienen como objetivo promover un recomendable servicio a la ciudadanía, que sea eficiente y transparente, para esto es necesario contar con una serie de herramientas administrativas y organizacionales que permitan la correcta ejecución de las funciones, y así contribuir a mejorar el clima laboral y el servicio que se da a la ciudadanía.
El Registro de la Propiedad del Cantón Valencia, es una entidad anexa al G.A.D. Municipal del Cantón Valencia, con autonomía registral y administrativa que registra documentalmente las propiedades de los predios correspondientes de los diferentes sectores del Cantón.
XIV basados a un Manual de Funciones, que aporta no solamente en el crecimiento interno sino también a optimizar la atención que se brinda al usuario.
Para la elaboración de este Sistema de Gestión Organizacional se realizó una investigación de campo recolectando información extraída mediante encuestas hacia los usuarios del Registro de la Propiedad y con la entrevista dirigida a la Registradora como principal autoridad, para así conocer y determinar que los componentes de dicho sistema sirvan eficientemente para el beneficio de la entidad y de la ciudadanía en general.
EXECUTIVE SUMMARY
The public institutions aim to promote a recommended service to citizens, which is efficient and transparent, for this it is necessary to have a series of administrative and organizational tools that allow the correct execution of the functions, and thus contribute to improve the working environment and the service that is given to citizens.
The Property Registry of Canton Valencia, is an entity attached to the G.A.D. Municipal of the Canton Valencia, with autonomous registry and administrative that records documentary the properties of the corresponding estates of the different sectors of the Canton.
XV proposed to develop and implement an Organizational Management System to eradicate these shortcomings and allow the employees of the Property Registry to know the Strategic Address and the situation of the company; Besides being able to work based on a Manual of Functions, that contributes not only in the internal growth but also to optimize the attention that is provided to the user.
1 INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
El sistema de gestión organizacional es una herramienta de rápida implementación para el mejoramiento de las empresas, sean micro, pequeñas o medianas empresas.
A través de la implementación de un sistema de gestión organizacional se puede mejorar y resolver desde los aspectos más básicos hasta los más complejos de una institución.
Con esta medida se ayuda a crear las condiciones necesarias para que el personal libere su potencial e impulse a la empresa a alcanzar sus objetivos; este modelo permite obtener un direccionamiento claro y un conocimiento amplio sobre sus funciones y responsabilidades.
Según (Atehortua, 2008), (Rodríguez, 2011) y (Manzuela, 2014) el sistema organizacional es un todo organizacional compuesto por dos o más partes independientes, son sistemas abiertos interna y externamente, esto implica que los cambios del sistema no solo se dan en la organización sino también en el entorno de la misma. El sistema organizacional define componentes que influirán en el desempeño laboral de cada individuo, es decir disposición de sacrificar el control de su propio comportamiento para beneficiar la coordinación para alcanzar el objetivo que los une. Esta razón es la que fundamenta la existencia de roles y funciones dentro de las organizaciones.
2 1. Planteamiento del problema
La falta de secuencia en los procesos, seguimiento y agilidad a los tramites vinculados con la gestión documental que tiene a su cargo el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia, incide en la mala imagen que se ha creado en la institución, generalmente en la demanda para atender a los usuarios, está implícito en el ingreso y salida de documentos, los cuales debe dársele atención y tratamiento adecuado.
Diariamente se acumula en los escritorios de los funcionarios gran cantidad de documentos, que requiere ser tramitado en el menor tiempo posible y mayor eficacia, eventualmente ocurre que estos importantes documentos representan valores y propiedades, simplemente se extravían o se traspapelan y no se hace nada, los procesos de registro aún son manuales, lo que provoca incremento de tiempo en la atención al usuario y en el trámite.
La ausencia de un Sistema de Gestión Organizacional, ha hecho que el Registro de la Propiedad de Cantón Valencia, no sea eficiente y rápido en los servicios que oferta, la realización de esta investigación se justifica, porque se espera aportar con sugerencia y buscar soluciones prácticas en el menor tiempo posible, en los procesos de atención al usuario, la gestión de registro documental fue siempre una necesidad, un problema para las organizaciones, representando gastos en locales, y adecuación de infraestructura, para garantizar el buen estado y conservación de los documentos.
2. Formulación del problema
3 3. Delimitación del problema
Objeto de investigación y campo de acción son:
Objetivo de estudio: Gestión Organizacional en el Registro de la Propiedad. Campo de acción: Sistema de Gestión Organizacional para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia.
Tiempo: Periodo 2016-2017
Lugar: Registro de la Propiedad del Cantón Valencia.
4. Línea de investigación
Competitividad, administración estratégica y operativa.
5. Objetivos Objetivo general
Desarrollar el Sistema de Gestión Organizacional en el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia, para mejorar los procesos de tramitación de los usuarios.
Objetivos específicos
1. Fundamentar las bases teóricas del Sistema de Gestión Organizacional para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia.
2. Diagnosticar la situación organizacional del Registro de la Propiedad del Cantón Valencia.
4 4. Validar la propuesta vía especialistas.
1. Idea a defender
Con la implementación de un Sistema de Gestión Organizacional para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia se contribuirá a mejorar la eficiencia de los procesos de tramitación de los usuarios.
2. Justificación del tema
La ausencia de un modelo de gestión organizacional, ha hecho que el Registro de la Propiedad de Cantón Valencia, no sea eficiente y rápido en los servicios que oferta, la realización de esta investigación se justifica, porque se espera aportar con sugerencia y buscar soluciones prácticas en el menor tiempo posible, en los procesos de atención al usuario, la gestión del registro documental fue siempre una necesidad, un problema para las organizaciones, representando gastos en locales, y adecuación de infraestructura, para garantizar el buen estado y conservación de los documentos.
La mayoría de las organizaciones necesitan consultar o acceder a la información archivada de forma frecuente, es la importancia de los documentos o el volumen de información que estimula a buscar nuevos procesos de innovaciones que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de gestión, este proyecto es factible ya que la mayoría de los usuarios se quejan de los pésimos servicio que se brinda, ellos aseguran que los procesos son muy demorados y lentos al tramitar un documento y por último se termina extraviando la información.
5 3. Breve explicación de la metodología investigativa a emplear
La investigación es por naturaleza de modalidad cuanti-cualitativa. Apoyada de métodos teóricos y empíricos, que a través de diversas técnicas contribuyen con la recopilación de información, tal cual se lo muestra en la siguiente tabla:
Tabla 1
Elaborado por: Josselyn Osorio
4. Resumen de la estructura de la tesis: breve explicación de los capítulos de la tesis.
La presente investigación está conformada por tres capítulos que se detallan de la siguiente manera:
EL CAPÍTULO No I, es relativo al Marco Teórico, el mismo que se establecerá en el comienzo, progreso, estudio y valor examinador de los conceptos o definiciones principales de las diferentes posiciones teóricas que en sus obras, los especialistas mantienen, en cuanto a la atención del usuario, manual orgánico funcional, sistema de gestión organizacional y otros títulos más a estudiar.
Etapa de la
Investigación Métodos Teóricos Métodos Empíricos Técnicas Problema Inductivo - Deductivo Observación Observación Marco Teórico Analítico Recolección de
información Observación
Marco Metodológico Analítico Estadístico Fayol Taylor Recolección de
información Encuesta
Marco
Propositivo Analítico
Criterio de expertos
6 EL CAPÍTULO No II, concierne al Marco Metodológico y Planteamiento de la Propuesta que se mostrará por la determinación y representación de la cualidad de investigación a desplegar, y, el esquema de propuesta a solucionar la dificultad planteada en hacer cumplir los manuales organizacionales que los funcionarios no saben aplicarlos en su correcto orden.
EL CAPÍTULO No III, incumbe al Marco de Validación de Resultados de su Aplicación, donde se comparará las consecuencias terminantes y el sistema en la revalidación conseguida del “Sistema de Gestión Organizacional para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia”.
5. Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica, en dependencia del alcance de la tesis.
Esta investigación se realizó, con el fin de estudiar la importancia del sistema de gestión organizacional sobre cada empresa u organización, la contribución que hace en cada departamento en la que es efectuada; implementando una estructura orgánica y funcional.
Aporte teórico
La sistematización teórica que se constituye un fundamento de la propuesta de Sistema de Gestión Organizacional.
Significación Práctica
7 Novedad
La relación que define el comportamiento del Sistema de Gestión Organizacional para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia.
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1. Origen y evolución del objeto de investigación
Borja Soriano, señala que “en América, hasta el año de 1778 el régimen relativo a la hipoteca, los actos traslativos de dominio, como títulos de derechos reales, o que implicaban una modificación a la propiedad inmueble, permaneció como sistema oculto. Los terceros interesados en adquirir o construir derechos reales sobre inmuebles no tenían seguridad de que el enajenante, o el que constituía un derecho real, era propietario del inmueble, ni respecto a gravámenes que pesaran sobre ellos.
Por ello se consideró necesario, para la nueva España y demás colonias españolas, crear el “Oficio de Hipoteca” dotando de publicidad a estos actos, mediante la constitución de Registros.
Los oficios se crearon mediante Real Cédula del nueve de mayo de 1778, cinco años más tarde en 1783, dichos oficios se regularon con la particularidad de vendibles, es decir, como oficios particulares objetos de enajenación. Desde entonces este sistema rigió la inscripción de hipotecas en las colonias españolas”.
8 interoperabilidad de bases de datos y de información pública, conforme se determine en el Reglamento que expida la Dirección Nacional.
2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
1. Antecedentes históricos de la administración
En la historia de la administración se destacan dos hechos importantes el primero de Adam Smith en 1776 que publicó La riqueza de las naciones (The Wealth of Nations), donde planteó las ventajas económicas que las organizaciones y la sociedad obtendrían a partir de la división del trabajo (o especialización laboral), es decir la separación de los trabajos en tareas específicas y repetitivas.
Smith concluyó que la división del trabajo aumentaba la productividad, ya que se mejoraba la habilidad y destreza de cada trabajador, se evitaba la pérdida de tiempo en el cambio entre una tarea y otra, y con inventos y maquinaria se ahorraba en mano de obra.
9 XX. Lo que es interesante, desde el punto de vista de (Stephen P. & Coulter, 2010) , es que la administración se ha practicado durante mucho tiempo.
“Esfuerzos realizados por las personas responsables de planear, organizar, dirigir y controlar actividades han existido durante de miles de años”. Por ejemplo, las pirámides de Egipto y la Gran Muralla China son evidencias tangibles de que proyectos de gran alcance emplearon la administración y lo que actualmente son los procesos administrativos (Stephen P. & Coulter, 2010).
2. Definición de administración
Como afirma (Münch, 2010). La administración es el proceso de coordinación de recursos para obtener la máxima productividad, calidad, eficacia, eficiencia y competitividad en el logro de los objetivos de una organización.
Para los autores (Mochón, Mochón, & Sáez, 2014). La administración consiste en coordinar y supervisar las actividades de las organizaciones para lograr que éstas alcancen sus objetivos de forma eficaz y eficiente. Las funciones de la administración (planear, organizar, dirigir y controlar) se dirigen a alcanzar los propósitos establecidos por la organización. La labor de administración deberá adaptarse a las características de cada organización, así como tener en cuenta el entorno que influye en ella.
10 La administración es un conjunto de procesos sistemáticos que permite de manera secuencial desarrollar y conocer en determinadas etapas, las estrategias que los administradores deben emplear en una empresa para mantenerla organizada.
1. Importancia de la administración
Para (Münch, 2010) la administración es una actividad indispensable en cualquier organización, es la manera más efectiva para garantizar su competitividad.
Existen diversos conceptos de administración, coloquialmente se dice que: “administración es hacer algo a través de otros”, otra acepción es lo que se conoce como la “ley de oro de la administración”, entendida como hacer más con menos.
Para entender el proceso de administración basta con analizar en qué consisten cada uno de los elementos de la anterior definición:
1. Objetivos. La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.
2. Eficiencia. Se obtiene cuando se logran los objetivos en tiempo y con la máxima calidad.
11 4. Calidad. Implica la satisfacción de las expectativas del cliente mediante el
cumplimiento de los requisitos.
5. Coordinación de recursos. Es cuando se optimizan los recursos necesarios para lograr la operación de cualquier empresa a través de la administración.
6. Productividad. Implica la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos. En este sentido, la productividad es la relación que existe entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio y los resultados obtenidos. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. De esta forma se aplica la administración como disciplina.
Si se analizan los elementos anteriores es posible concluir que la administración es la herramienta más poderosa para la permanencia y competitividad de cualquier organización.
La importancia de la administración es indiscutible debido a que reporta múltiples ventajas:
1. A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo.
2. De acuerdo con lo anterior, incide en la productividad, eficiencia, calidad y competitividad de cualquier organización.
12 (Heredia, 2012) Establece que los objetivos propuestos se logran mediante una adecuada orientación de las actividades administrativas, así mismo se da donde quiera que exista organización, aunque es más importante o necesario cuando es compleja.
La administración es de vital importancia en cualquier organización, ya que de manera segura certifica la capacidad de cada paso a seguir, como son sus objetivos, establecimiento de recursos, de técnicas que se verán reflejados en la eficiencia, la productividad y competitividad.
1. El proceso administrativo
Según (Münch, 2010). La administración comprende una serie de fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento resulta esencial para aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina correctamente.
En la administración de cualquier empresa existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos; y otra operacional, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
“Lyndall F. Urwick llama a estas dos fases de la administración mecánica y dinámica. La mecánica administrativa es la parte de diseño y arquitectura de la administración en la que se establece lo que debe hacerse. Mientras que durante la dinámica se implanta lo establecido durante la mecánica, en pocas palabras se refiere a la operación de la empresa”. (Münch, 2010).
13 el enfoque neoclásico- comprende el conocimiento, las herramientas y las técnicas del quehacer administrativo”, y hace referencia a los procesos de:
1. Planeación: relacionada con el direccionamiento de las organizaciones hacia lo que será su futuro.
2. Organización: comprende la división del trabajo por responsabilidades y áreas funcionales.
3. Dirección: se refiere a la conducción de las personas que laboran en las organizaciones para el logro de los objetivos previstos en la planeación.
Procesos administrativos son una serie de pasos que sistemáticamente están coordinados desde la planificación, organización, dirección y control, para que metódicamente se ejecuten las actividades respectivas con el fin de lograr los objetivos empresariales.
1. Planeación
14 Según (Franklin, 2014) la planeación es el proceso sistemático y estructurado para utilizar la inteligencia de la organización en la búsqueda de respuestas a preguntas vitales para su diseño, estructura, dirección y control, que considera la dinámica del cambio social tanto en el entorno actual como en un escenario futuro.
Como afirma (Mochón, Mochón, & Sáez, 2014). Planear consiste en especificar los objetivos que deben alcanzarse, así como establecer y jerarquizar anticipadamente las estrategias y las acciones que deben tomarse para lograr tales objetivos. La planeación incluye analizar situaciones actuales, anticipar el futuro, determinar los objetivos, decidir los tipos de actividades en los que la organización debe implicarse, elegir las estrategias y los planes, así como su orden o jerarquía, y determinara los recursos que se necesitan para desarrollarlos y conseguir los objetivos seleccionados por la organización.
Planear es el paso primordial dentro de los procesos administrativos, mediante el cual se establecen los principios y objetivos de la organización, en esta función también se determinan las estrategias y recursos que se irán implementando y utilizando al momento de llevar a cabo la realización de la idea y/o proyecto.
1. Importancia de la planeación
(Münch, 2010) Expone la importancia de la planeación expresando que mediante esta función se plantea el rumbo hacia donde se dirige la organización, por eso la planeación es el punto d partida del proceso administrativo. De esta forma, gran parte del éxito de cualquier empresa depende de la planeación.
15 promueve la eficiencia, se optimizan recursos se reducen costos y se incrementa la productividad al establecer claramente los resultados por alcanzar.
Algunas de las ventajas de la planeación son:
1. Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y recursos se dirijan hacia su consecución.
2. Establece alternativas para hacer frente a las contingencias que se pueden presentar en el futuro.
3. Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del entorno y las debilidades se convierten en fortalezas.
4. Establece la base para efectuar el control.
1. Organización
16 La autora (Münch, 2010) asegura que la organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.
(Mochón, Mochón, & Sáez, 2014) indican que organizar consiste en dividir, ordenar, coordinar el trabajo y las relaciones de los recursos, los recursos financieros, los recursos patrimoniales y otros que son necesarios para alcanzar los objetivos de la corporación, los cuales han de establecerse previamente en la etapa de planeación. Las actividades propias de la organización son muy variadas e incluyen desde atraer a buenos profesionales, hasta especificar responsabilidades, agrupar empleos en unidades de trabajo, asignar los recursos eficientemente y crear las condiciones para que las personas y las cosas trabajen de forma armoniosa y orientada a alcanzar los mejores resultados posibles.
En la función de organización se diseña y determina la estructura básica; se ordena, divide y coordina de forma jerárquica el trabajo, los recursos, las actividades, los objetivos y áreas de responsabilidad que son necesarias en la organización para la optimización del trabajo, características importantes del comportamiento organizacional.
1. Importancia de la organización
17 En esta etapa se definen las áreas funcionales, las estructuras, los procesos, sistemas y jerarquías para lograr los objetivos de la empresa, así como los sistemas y procedimientos para efectuar el trabajo.
La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
1. Reduce los costos e incrementa la productividad.
2. Reduce o elimina la duplicidad.
3. Establece la arquitectura de la empresa.
4. Simplifica el trabajo (Münch, 2010).
1. Dirección y liderazgo
La dirección, es la tercera función administrativa más importante, como señalan (Griffin & Moorhead, 2010), ya que es el proceso de motivar a los miembros de la organización a trabajar juntos hacia las metas de la organización. Por ejemplo, un gerente de Sears debe contratar personas, capacitarlas y motivarlas. Los principales componentes de la dirección incluyen motivar a los empleados, manejar las dinámicas del grupo y el proceso real del liderazgo mismo. Todos los gerentes, ya sea que trabajen en una corporación multinacional o en una pequeña empresa local que atiende a unas cuantas calles de la ciudad, deben entender la importancia de dirigir.
18 de la función de dirección, esta función, más que una destreza, es un arte, para el cual pocos profesionales desarrollan competencias y, por ello pocas organizaciones logran realmente ser competitivas (Bernal & Hernán, 2013).
Por otra parte, (Mochón, Mochón, & Sáez, 2014) sostienen que dirigir es estimular a los miembros de la organización para que su actividad con altos niveles de rendimiento. La dirección conlleva saber liderar, motivar y comunicarse con los empleados de forma individual y en grupo. La dirección supone un contacto cercano con los colaboradores y subordinados, ayudándoles en el logro de los objetivos de los equipos y de la organización. La función de dirección tiene lugar en los equipos de trabajo, en los departamentos, en las divisiones y en la alta dirección de las organizaciones.
La función de dirección se realiza a través del contacto con los colaboradores y subordinados, proporcionando la motivación, comunicación y ejercicio de liderazgo con cada uno de ellos en forma individual y/o colectiva, incentivándolos a mejorar su rendimiento laboral, y que de acuerdo a los planes de forma agrupada se trabaje en el logro de las metas de la organización.
1. Importancia de la dirección
19 administrativo y el éxito de cualquier empresa se deriva en gran parte de una acertada dirección (Münch, 2010).
2. Evaluación y control
Según (Griffin & Moorhead, 2010) el control es el proceso de monitorear y corregir las acciones de la organización y sus miembros para mantenerlos dirigidos hacia sus objetivos. Un gerente de Sears tiene costos de control, inventario y demás. De nuevo, los procesos conductuales y las características son una parte clave de esta función. La evaluación del desempeño, los sistemas de recompensas y la motivación, por ejemplo, todos aplican al control, el cual es de vital importancia para todas las empresas, pero puede ser especialmente crítico para las más pequeñas. Por ejemplo, General Motors puede resistir con relativa facilidad una pérdida de varios miles de dólares debido a un mal control, pero una pérdida similar para una empresa pequeña puede ser devastadora.
(Münch, 2010) Menciona que la evaluación y control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el fin de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente el desempeño de la empresa.
(Mochón, Mochón, & Sáez, 2014) Determinan que la función de control permite que la organización sepa, en todo momento, si se están cumpliendo los planes o no, de forma que puedan ponerse en marcha los mecanismos correctores oportunos y de esta forma alcanzar los objetivos deseados.
20 de la empresa o no, procura medir los resultados, corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente.
1. La importancia del control
(Münch, 2010) manifiesta que el control está íntimamente ligado con la planeación, el control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con relación a lo planeado con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso.
Lo ideal es saber elegir y utilizar las formas, técnicas y tipos de control que propicien la máxima satisfacción de los clientes, del personal, de la sociedad, del entorno y de los accionistas para cumplir la misión de la organización.
El control es de vital importancia dado que:
1. Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
2. Promueve el aseguramiento de la calidad.
3. Protección de los activos de la empresa.
4. Garantiza el cumplimiento de los planes.
5. Establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempo.
6. A través de éste, se detectan y analizan las causas que originan las desviaciones, para evitar que se repitan.
21 1. La organización como empresa
El autor (Porret, 2014) sostiene que la organización ha sido imprescindible desde los tiempos más antiguos, desde cuando el ser humano tuvo que cazar, construir, protegerse de sus enemigos, luchar, etc., y esa forma de actuar queda reflejada de una manera muy representativa en el testimonio de las grandes obras monumentales que han permanecido a lo largo de los siglos, como las murallas chinas, las pirámides de Egipto, las grandes catedrales, etc., cuyos esfuerzos, tanto físicos como económicos, requirieron de una organización y de unos organizadores.
Sería el desarrollo excepcional y acelerado de las compañías mercantiles en la Revolución Industrial (en los años 60 del siglo XVIII) el que comportaría la utilización de todas las experiencias organizativas que se habían ido desarrollando lentamente a través de los siglos anteriores, cristalizando mediante una recopilación de principios y conocimientos que se vendría a denominar «organización científica del trabajo», cuyos máximos representantes, modificando, aplicando y perfeccionando esos conocimientos y principios, fueron Taylor, Gantt, Gilbreth, Ford, etc.
Comparado con la evolución de la humanidad, puede afirmarse que es reciente la consideración de la organización como una ciencia. Esa tiene una historia muy breve, pues su aparición tendría lugar cuando irían propagándose, aunque lentamente, los métodos y normas de trabajo emergentes de la organización de pequeños talleres y tiendas comerciales a finales del siglo XVIII (Porret, 2014).
1. La organización y su entorno
22 evoluciona como los ciclos naturales de los seres humanos, es decir, es perfectamente ejemplificativo decir que nace, se desarrolla, se multiplica y muere. La travesía de esas etapas no las hace sola o aislada del exterior, sino con influencias externas que recibe y, a su vez, en sentido inverso, influye también en su entorno o ambiente. En ocasiones esa influencia que recibe la someten a una carrera de obstáculos de todo tipo para sobrevivir (rápido desarrollo de la tecnología, cambios sociales y políticos, condicionantes legales, la globalización, la competencia, etc.), obligándola a adaptarse en el medio que se desarrolla, y si no lo consigue adecuadamente, se limitan sus capacidades, merma sus posibilidades de subsistir y acaba desapareciendo.
La organización como empresa, a pesar de que teóricamente puede estructurarse y disponerse como quiera, para lo que quiera, y cuando quiera, en la práctica, las circunstancias influirán decisivamente en su adaptación al medio ambiente. Estas influencias que recibe del exterior (entorno) la ha de tener muy en cuenta cualquier directivo porque son esenciales para la repercusión que tendrán en el negocio y en las personas que colaboran para la repercusión que tendrán en el negocio y en las personas que colaboran con él.
Veamos los principales factores condicionantes:
1. La legislación. Los órganos legislativos, ejecutivos, y judiciales del Estado tienen un papel crucial en el condicionamiento de las actividades de las empresas. Mediante las normas legales hacen cumplir unas obligaciones de carácter social, político, económico, tributario, etc.
2. La presión de grupos sociales. Los sindicatos mediante la negociación colectiva acción sindical actúan en defensa de los intereses de los trabajadores, asociaciones de consumidores, movimientos ecologistas, etc.
23 4. Los mercados. Los mercados por sí solos ya han sido siempre fluctuantes, dinámicos y, por tanto, cambiantes, pero actualmente lo son más con el proceso de globalización de la economía.
5. Los valores sociales. Esos valores también son cambiantes (modas, tendencias, estados de opinión, nuevos criterios, sociales, etc.) Los más influyentes son los partidos políticos, religión, grupos de creación de opinión, etc.
6. Los trabajadores. A medida que una sociedad se va desarrollando, las necesidades de sus gentes también van cambiando. Hoy los obreros y empleados no trabajan sólo para cubrir sus necesidades fisiológicas y de sus familiares, también desean tener un reconocimiento de su aportación al trabajo, quieren una formación, desean una seguridad, esperan sentirse realizados y considerados, etc., de modo que también influirán de alguna manera en la empresa (Porret, 2014).
1. Filosofía organizacional
Según (Münch, 2010) la filosofía organizacional está compuesta por:
1. Credo. Conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de los integrantes de la empresa.
2. Valores. Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los integrantes de la empresa.
3. Compromiso. Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.
1. Definición de misión y visión 1. Misión
Las siguientes preguntas son básicas para definir la misión:
24 2. ¿A qué nos dedicamos?
3. ¿Cuál es nuestro valor agregado y/o ventaja competitiva?
La misión es la definición amplia del propósito de la empresa y la descripción del negocio o giro al que se dedica (Münch, 2010).
1. Visión
La visión debe reunir las siguientes características:
1. Breve
2. Fácil de captar y recordar
3. Inspiradora
La visión es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización, provee dirección y estimula acciones concretas para lograrla (Münch, 2010).
1. Los objetivos organizacionales
Es importante tener conocimiento acerca de los objetivos organizacionales, y con referencia en el autor (Porret, 2014), se destacan los siguientes:
1. Al nivel del entorno. La organización está forzosamente recibiendo constantemente lo que en términos genéricos diríamos entradas de productos, energía e información.
25 teoría de sistemas, consideran que los objetivos al nivel organizacional se manifiestan de la siguiente forma:
1. La organización es una coalición de intereses (beneficios para los
propietarios, salarios para los empleados, ingresos para proveedores y profesionales, etc.).
2. Los objetivos son formulados mediante la negociación (de alguna manera
el poder de la organización ha de entenderse con los miembros de la coalición y pactar los «beneficios» a repetir).
3. La organización satisface objetivos múltiples (acostumbran a ser
materiales, pero también pueden ser profesionales, morales, de estatus, etc.)
4. La organización modifica los objetivos por medio de la experiencia (ésta, al
tener adaptarse a lo que le rodea, tiene que efectuar las modificaciones necesarias permanentemente).
5. Cumple los objetivos de forma gradual (es impensable poder cumplir los
objetivos inmediatamente, puesto que el tiempo es un factor que no se puede alterar y la acción de la organización necesita tiempo y experiencia).
6. Tiene libertad para organizarse (en principio, tiene la libertad de
organizarse internamente, especialmente en el aspecto teórico, pero en el social, como veremos más adelante, existen ciertas limitaciones a tener en cuenta).
7. Administra la coalición (es absolutamente necesario el establecimiento de
algún sistema de administración de los recursos para conseguir los fines que persigue la organización).
26 1. Principios organizativos
Los principios de organización no tienen una exactitud tan rígida como la que pueden tener los principios que fundamentan la Física o la Química, pero si partimos de la base de que son «aquellas proposiciones generales cuya exactitud de aplicación ha resultado válida en la mayoría de los casos» y con los aportes teóricos de (Porret, 2014) para esta investigación consideramos los principios más importantes:
1. Principio del objetivo. La organización no es un fin en sí misma, sino un medio para conseguir unos resultados; por tanto, deberán existir unos objetivos, concretos y precisos, de tal forma que se tenga claro hacia dónde se va.
2. Principio de especialización. Es la manifestación más clara del también principio de la división del trabajo, con lo cual se logran mayores y mejores resultados en base a dedicarse repetidamente a una actividad concreta.
3. Principio de autoridad. Partiendo de la base de que se trata de aquel poder que tiene una persona sobre otras para hacerles cumplir ciertas actividades. Es también llamado «principio jerárquico», por el cual mediante la «cadena de mando» se transmiten instrucciones para la ejecución de los objetivos.
4. Principio de responsabilidad. Que tiene mando en la «cadena» tiene responsabilidad tanto sobre sus actos como de una obligación o deber, conforme a las instrucciones recibidas. Se puede delegar la ejecución de un objetivo, pero no puede delegarse la responsabilidad atribuida.
27 (Porret, 2014) dice que al organizador le son necesarios una serie de instrumentos auxiliares que por su importancia práctica ayudan a conseguir sus objetivos. Los más significativos son:
1. El organigrama. Los organigramas constituyen una descripción gráfica de la estructura de la empresa. Como medio de representación sinóptica de la estructura organizativa de la empresa que va acompañado, en buena parte de los casos, de un informe complementario, ayuda fácilmente a comprender las distintas relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir entre las áreas, divisiones, departamentos, secciones y servicios, según sea más o menos pormenorizado o no. El organigrama tiene que ser actual y representar la realidad y no lo que sería un deseo. Su realización ayuda a constatar la existencia de duplicidades o carencias que la organización debe solventar.
El organigrama básico debe ser el general, y en función de la magnitud de la organización, deben realizarse los organigramas parciales, por áreas, divisiones, departamentos, secciones, etc. Se ha escrito mucho sobre las normas que deben regirlos, pero lo cierto es que la sencillez es mucho mejor que los organigramas muy complicados que hacen perder la visión clara de cómo funciona la organización. No es recomendable incluir el nombre de los titulares de cada cajetín (puesto de trabajo), dado que cada cambio de persona obligaría a su reactualización, y así constantemente la confección de nuevos modelos, por lo que es preferible señalar el cargo o función (ej.: director de finanzas o dirección financiera, contabilidad o contable, etc.).
28 contribuirán a desarrollar el trabajo en equipo y la coordinación con otros directivos. Concreta las políticas de contratación comercial, laboral, administrativas, etc.; procedimientos a seguir para el adiestramiento y desarrollo del personal, describiendo la tarea de cada ejecutivo y su relación con otros de la misma empresa (Porret, 2014).
1. Estructuras organizacionales
Por otra parte el autor (Porret, 2014) define la estructura como «aquella composición de las partes que constituyen toda la organización» PEÑA, perfilando más, cita que se puede considerar la estructura de una organización como «la distribución organizada de las partes de un todo, orientada a una finalidad funcional o práctica». Si decíamos que la organización se orienta hacia la creación de un conjunto racional sistemático y efectivo, compuesto por partes convenientemente relacionadas entre sí, resultará de todo ello que el conjunto armónico es la estructura.
En todo proceso organizado, la primera pauta a seguir es la enumerar y definir todas aquellas actividades necesarias para la consecución del fin propuesto. Tratándose de una empresa, será la obtención de un producto o servicio. La ordenación de dichas actividades juntamente con la distribución de los recursos necesarios (personas y medios naturales) configura lo que se denomina «estructura de la empresa». Con ello se deben resolver tres cuestiones básicas, como son: definición de las funciones, reparto de las responsabilidades y la atribución de la autoridad.
29 Los diferentes elementos que componen la organización son:
1. Funciones, decisiones y tareas específicas.
2. Unidades o centros que realizan lo anterior, pero de forma diferenciada (identificándose como departamentos, secciones, servicios, etc.).
3. Relaciones formales e informales que conectan y comunican en función del rol que a cada uno de los miembros (personas o grupos) les corresponden (Porret, 2014).
1. Organigrama
30 Figura 1. Organigrama general
Fuente: (Franklin, 2014)
1.2.14.1. Clasificación de los organigramas
Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios:
1. Por su naturaleza: Microadministrativos
Macroadministrativos
Mesoadministrativos
2. Por su ámbito: Generales
Específicos
3. Por su contenido: Integrales
Funcionales
De puestos, plazas y unidades
4. Por su presentación: Verticales
Dirección
General
Dirección
Depto.
Depto.
Dirección
31
Figura 2. Organigrama vertical
Horizontales
Mixtos
Fuente: (Franklin, 2014)
Elaborado por: Josselyn Osorio
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización (figura #2).
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuren por líneas dispuestas horizontalmente (figura #3).
32
Figura 3. Organigrama horizontal
1. Manuales administrativos
Para (Franklin, 2014) los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
33 (Franklin, 2014)clasifica de la siguiente manera:
Por su contenido
1. De organización: Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos, de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.
2. De procedimientos: Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para realizar una función, actividad o tarea específicas en una organización.
3. De gestión de calidad: Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de calidad, el cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad (objetivos y políticas de calidad); responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la calidad, responsabilidades de la alta dirección; gestión de recursos; realización del servicio producto y referencias normativas.
4. De historia de la organización: Estos manuales son documentos que refieren la biografía y la cronología de la entidad, es decir, su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición.
34 6. De contenido múltiple: Estos manuales concentran su información
relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización.
7. De puestos: Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
8. De técnicas: Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.
9. De ventas: Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas.
10. De producción: Elemento de soporte para dirigir y coordinar todas las fases de los procesos productivos.
11. De finanzas: Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación, aplicación, resguardo y control.
12. De personal: Identificados también como manuales de relaciones industriales, de reglas del empleo.
13. De operación: Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.
14. De sistemas: Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc., de una organización (Franklin, 2014).
35 1. Generales: Son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal.
2. Específicos: Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa de una organización; por convención, incluyen la descripción de puestos.
3. Enfoque: Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad, que son los que más se utilizan en las organizaciones (Franklin, 2014).
1. Manual de organización
Los manuales administrativos u organizacionales son imprescindibles debido a la complejidad de las estructuras organizacionales, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos y/o servicios, y la adopción de tecnología de la información (Franklin, 2014).
1. Datos básicos para elaborar un manual organizacional
(Franklin, 2014) dice que el manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos (figura #4):
1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización.
3. Denominación y extensión del manual (general o específico). En caso de corresponder a su unidad en particular, debe anotarse el nombre de ésta.
36 5. Número de páginas.
6. Sustitución de páginas (actualización de información).
7. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
8. Clave de la forma; en primer término, se deben de escribir las siglas de la organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formato; en tercero, el número consecutivo del formato y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guión o una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.13 (corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de Información; formato número 2, y año 2013).
Nombre de la organización
Fecha
Página De
Manual de organización Sustituye a
(general o específico) Página De
De fecha
Nombre del apartado específico
Elaboró Revisó Autorizó
37
Clave
Figura 4. Datos de un Manual de Organización Fuente: (Franklin, 2014)
Misión
(Münch, 2010). Considera a la misión como un enunciado que sirve a la organización de guía o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
Es recomendable que el texto de la misión mencione la razón de ser de la organización en términos de propósitos específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir.
Funciones
Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización.
Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
1. Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura orgánica.
2. Que sigan el orden que se estableció en la estructura.
3. Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
38 Según (Münch, 2010), los diagramas de proceso son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una función.
También se les conoce como flujogramas:
Los diagramas de proceso permiten:
1. Simplificar el trabajo.
2. Mejorar los procesos.
3. Eliminar demoras y tiempos ociosos.
Algunos de los diagramas de proceso más usuales son:
1. Flujo de operaciones.
2. Ubicación de equipo.
3. Procedimientos.
Simbología
39 Figura 5. Simbología del procedimiento de diagramas de flujo
Fuente : (Münch, 2010)
1. Diagramas de flujo
(Franklin, 2014) Manifiesta que estos diagramas también se conocen como flujogramas, que representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada operación descrita.
Además, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben utilizar en cada uno.
40 Figura 6. Simbología para el diagrama de flujo
Fuente: (Münch, 2010)
2. Conclusiones parciales del capítulo
1. El sistema de gestión organizacional en las empresas, instituciones u organizaciones contribuyen al mejoramiento del clima laboral, atención al público además de servir en el crecimiento profesional y empresarial.
2. En el diseño de estructura organizacional se considera la división necesaria de las partes, áreas e integrantes que conforman la organización; contribuyendo proporcionalmente al direccionamiento del manual de funciones en el cual se presentan con precisión la distribución de personal con sus respectivas actividades, funciones y responsabilidades.
41 organizacional, manual de funciones, y demás temas que fueron importantes al momento de determinar las definiciones para fundamentar la estructura del Sistema de Gestión Organizacional para el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia, a fin de contribuir al mejoramiento del mismo.
CAPÍTULO II. MARCO METOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema seleccionado para la investigación.
El sector hacia el cual va dirigida la investigación es el Registro de la Propiedad del Cantón Valencia, entidad que está dedicada a registrar documental y electrónicamente las propiedades de los predios correspondientes de los diferentes sectores del Cantón; emite los certificados y/o inscripciones a fin de cubrir las necesidades de la ciudadanía en general.
42 mejoramiento de las funciones que se desempeñan internamente en la institución y de esta manera se favorezca la atención al usuario.
El Sistema de Gestión Organizacional estará compuesto de tres secciones:
1. Direccionamiento de la empresa.
2. Análisis de la situación actual de la entidad.
3. Estructura de la organización.
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación (que conducen al resultado que da solución al problema planteado).
2.2.1. Modalidad de investigación
Por su modalidad se inscribe la siguiente investigación en cualitativa con tendencia cuantitativa.
2.2.1.1. Cualitativa
Esta investigación sirvió para conocer las opiniones a través de las encuestas y así explicar el comportamiento de la realidad que se investiga en beneficio social.
43 Con la investigación cuantitativa se pudo analizar los diferentes aspectos que pueden ser fácilmente medibles y cuantificables tales como: los resultados de las encuestas, demandas de servicios, necesidad de información o conocimiento de propiedades dentro y fuera de la ciudad.
2.2.2. Tipos de investigación 2.2.2.1. Investigación de campo
Esta investigación se generó con informaciones que provienen de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. En esta se obtiene la información directamente en la realidad en que se encuentra, por lo tanto, implica observación directa por parte del investigador.
2.2.2.2. Investigación bibliográfica
La investigación bibliográfica permitió examinar el conocimiento de las investigaciones ya existentes en libros de teorías, hipótesis y técnicas referentes al tema de estudio, y con esto se consiguió formular los objetivos, marco teórico y desarrollo de la propuesta.
2.2.3. Métodos
2.2.3.1. Método deductivo - inductivo
Aplicando este método se consiguió llegar a la idea general del objeto de estudio, ya que se priorizó los fundamentos teóricos para la aplicación de los datos basados en los resultados obtenidos mediante las encuestas.
44 Metodología que se requirió para la desmembración del objeto de estudio, en el cual se explicó su comportamiento e interpretación de los resultados reflejados con la observación y encuestas.
2.2.3.3. Método histórico - lógico
Este método ayudó al desarrollo de los temas inherentes al origen y antecedentes del objeto de estudio y su trascendencia hasta la actualidad.
2.2.3.4. Método estadístico - matemático
Se empleó este método para el procesamiento de los datos y características de la población que se obtuvieron en la investigación.
2.2.4. Técnicas
2.2.4.1. La observación
Con esta técnica permitió la recolectar información de las diferentes áreas a investigar utilizando las respectivas herramientas e instrumentos de investigación, como son las encuestas que indirectamente sirvieron para dar un diagnóstico de la situación del objeto de estudio.
2.2.4.2. La encuesta
Mediante esta técnica se adquirió respuestas por medio de las interrogaciones que se plantearon para conocer los debidos resultados sobre la aceptación, pensamiento, problemas, cambios a realizar y otros, para poseer una idea concreta de lo que se debía hacer y de lo que los demandantes querían.
2.2.4.3. La entrevista
La entrevista a la que se recurrió en la presente investigación, fue dirigida al Registrador de la Propiedad, lo cual permitió recopilar la información necesaria.
