UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
ARTÍCULO CIENTÍFICO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO
ACADÉMICO DE MAGÍSTER EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
TEMA:
PROCESAMIENTO ANALÍTICO CON HERRAMIENTA BUSINESS
INTELLIGENCE DEL SEGUIMIENTO A GRADUADOS DE PREGRADO EN
UNIANDES IBARRA
AUTORA: ING. ARCINIEGA HERRERA KETTY MERCEDES
TUTORES: DR. ROMERO FERNÁNDEZ ARIEL JOSÉ, PHD
ING. SANDOVAL PILLAJO ANA LUCÍA, MG.
IBARRA-ECUADOR
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quienes suscriben, legalmente CERTIFICAMOS QUE: El presente Trabajo de Titulación realizado por la Ing. Ketty Mercedes Arciniega Herrera estudiante del programa de Maestría en Sistemas de Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “PROCESAMIENTO ANALÍTICO CON
HERRAMIENTA BUSINESS INTELLIGENCE DEL SEGUIMIENTO A
GRADUADOS DE PREGRADO EN UNIANDES IBARRA”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES-, por lo que aprobamos su presentación.
Ibarra, junio de 2019
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Ing. Arciniega Herrera Ketty Mercedes, del programa de Maestría en Sistemas de Información Gerencial, Facultad de Sistemas Mercantiles declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del Grado Académico de MAGÍSTER EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Ibarra, junio de 2019
DERECHOS DE AUTORA
Yo, Ing. Arciniega Herrera Ketty Mercedes, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.
Ibarra, junio de 2019
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Ing. Acosta Espinoza Jorge Lenin, Mgs., en calidad de lector del Artículo Científico.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante, Ing. Arciniega Herrera
Ketty Mercedes sobre el tema: “PROCESAMIENTO ANALÍTICO CON
HERRAMIENTA BUSINESS INTELLIGENCE DEL SEGUIMIENTO A GRADUADOS DE PREGRADO EN UNIANDES IBARRA”, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.
Ibarra, julio de 2019
DEDICATORIA
A mi padre que, aunque no está presente físicamente estoy segura de que me acompaña siempre; a mi madre por su amor incondicional, sus consejos, enseñanzas, su fortaleza, perseverancia y sobre todo su apoyo en cada etapa de mi vida, por haberme guiado y hacer de mí la mujer que soy.
A mis hijas, por ser el motivo de mi superación personal y profesional, por acompañarme en esta nueva meta trazada, ser una fuente de inspiración constante y mi mayor orgullo, por llenar mi vida de alegrías.
AGRADECIMIENTO
A Dios por todas las bendiciones, a mis padres quienes con su ejemplo me han enseñado a luchar y esforzarme para alcanzar mis objetivos, a mis hijas por su apoyo y paciencia. A todos quienes conforman la Universidad Regional Autónoma De Los Andes extensión Ibarra, en particular a las autoridades por abrirme las puertas y permitirme realizar esta investigación y a todos quienes de alguna manera me han ayudado durante todo el proceso investigativo.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
APROBACIÓN DE LOS TUTORES DE TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTORA DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO ÍNDICE GENERAL ÍNDICE DE TABLAS ÍNDICE DE FIGURAS RESUMEN
ABSTRACT
1. TEMA ... 1
2. LÍNEA DE INVESTIGACIÓN ... 1
3. INTRODUCCIÓN ... 1
4. MATERIALES Y MÉTODOS ... 3
4.1. Tipos de Investigación ... 3
4.2. Población ... 3
4.3. Técnicas e instrumentos ... 3
5. RESULTADOS ... 4
5.1. Diagnóstico inicial ... 4
5.2. Metodología de Ralph Kimball ... 6
5.2.1. Análisis de requerimientos ... 7
5.2.2. Diseño del DataMart ... 10
5.2.3. Proceso de Extracción, transformación y carga ETL ... 11
5.2.4. Elaboración de informes o cuadros de mando ... 11
5.3. Métricas de usabilidad ... 18
6. DISCUSIÓN ... 18
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1: DataMart, modelo copo de nieve ... 10
Figura 2: Escenario Graduados ... 12
Figura 3: Porcentaje de graduados por mes, 2014 al 2016 ... 12
Figura 4: Porcentaje de graduados por mes, 2017 al 2018 ... 12
Figura 5: Escenario Datos_Laborales ... 14
Figura 6: Escenario Satisfacción_Academica ... 15
Figura 7: Escenario Satisfaccion_Laboral ... 16
RESUMEN
En el Ecuador las Universidades cada cinco años se someten a un proceso de evaluación y acreditación, este proceso se compone de varios indicadores uno de ellos es el seguimiento a graduados, en él se encuentran criterios como las técnicas de procesamiento de información que utiliza la institución y los reportes generados para la toma de decisiones. El objetivo de esta investigación fue la aplicación de una herramienta Business Intelligence para la gestión de información de seguimiento a graduados de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, extensión Ibarra. Se empleó un enfoque mixto cuanti-cualitativo, con una investigación aplicada; se trabajó con una muestra de 44 personas, a las que se les aplicó la encuesta y la entrevista. Igualmente se utilizó la metodología Ralph Kimball y la herramienta Power BI. En su mayoría los encuestados manifestaron utilizar Word y Excel para la elaboración de informes, de igual manera consideraron importante contar con información de graduados; sin embargo, el acceso a esta es limitado o nulo. De ahí la necesidad de aplicar una herramienta Business Intelligence que permita el acceso, visualización y análisis de información de graduados y pueda ser utilizada como apoyo en las decisiones. Con la aplicación de Power BI se pudo concluir que la gestión de información permitió acortar los tiempos en la generación de informes; su disponibilidad ya que pueden acceder a ellos el director, los coordinadores de carrera, docentes y responsables del seguimiento a graduados, así como realizar análisis mediante reportes interactivos, de fácil manejo.
ABSTRACT
Every five years, universities in Ecuador undergo a process of evaluation and qualification. This process has several indicators; one of them is the graduates tracing, in which some criteria is found such as information processing techniques used by the institution, and the reports generated for decision-making. The objective of this research was the application of a Business Intelligence tool for the management of follow-up information to graduates of the Regional Autónoma De Los Andes University in Ibarra. It was used a quantitative-qualitative mixed approach with applied research. A survey and an interview were applied with a sample of 44 people. Moreover, the Ralph Kimball methodology and the Power BI tool were also used. The majority of the students who were surveyed stated that they have used Word and Excel to make reports, and they also considered it important to have every bit of information on graduates; however, access to the statistics is limited or null. Therefore, the need to apply a Business Intelligence tool that allows access, visualization and analysis of tracking information to graduates and it can be used as support in making decisions. In conclusion, applying the Power Bi tool was possible to shorten times in generating reports, where there is an availability of these by the director, career coordinators, teachers and those responsible for monitoring graduates, as well as carrying out analyzes through interactive, easy-to-use reports.
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1. TEMA
Procesamiento analítico con herramienta Business Intelligence del seguimiento a graduados de pregrado en UNIANDES Ibarra.
2. LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Aplicación de los sistemas informáticos en la toma de decisiones gerenciales.
3. INTRODUCCIÓN
En vista de la gran cantidad de información que se maneja hoy en día, muchas empresas invierten en la implementación de diferentes tipos de sistemas, como los de Información Gerencial MIS, de Información Ejecutiva EIS, de apoyo a decisiones DSS según (Tundidor, Nogueira, & Medina, 2018) y los de Información de Control basado en Business Intelligence BI (Rajnoha, Štefko, Merková, & Dobrovič, 2016). Este último es un importante componente para transformar los datos en información procesable (Yalagi, Gandhmal, & Dixit, 2018) para así continuar siendo empresas competitivas, aplicando la inteligencia; palabra que encierra la recolección, análisis, interpretación y difusión de información de alto valor para la toma de decisiones (López, Otegi, Porto, & Cobo, 2019). De esta manera cobra real importancia la gestión de la información almacenada en una organización, la cual debe ser fundamental y estratégica para orientar la toma de decisiones. Entre las empresas que han experimentado cambios referentes a la gestión en los últimos años, se encuentra la Educación que se orienta a la búsqueda de la calidad (Kumar, 2016) y de técnicas que permitan monitorear el proceder de los indicadores (Rosales, Genovez, Chumbi, & Buñay, 2017).
En la actual sociedad del conocimiento, las organizaciones educativas a nivel universitario manejan cada día una infinidad de información, que debe convertirse en punto clave para tomar decisiones. Las Instituciones de Educación Superior (IES) están aplicando soluciones tecnológicas para dar a conocer a sus actores principales la información específica que apoye la toma de decisiones (McCoy & Rosenbaum, 2018); sin embargo, para que los datos sean de calidad, antes de ser utilizados deben ser depurados (Di Tria, Lefons, & Tangorra, 2015), pues pueden contener errores que podrían invalidar el resto de la información (Azeroual & Schöpfel, 2019).
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del negocio permite realizar: procesos de extracción, integración y carga de datos (ETL), visualización por medio de informes o cuadros de mando, compartir y publicar la información a quienes se desea mostrar, entre otros.
Experiencias aplicadas en la realidad, evidencian la importancia de aplicar instrumentos que permitan gestionar la información y guiar la toma de decisiones en las instituciones universitarias. Es así como, (Gómez, Ortiz, & Gonzalez, 2017) en su investigación señala que el 87.5% de egresados de la carrera de Licenciatura en Computación obtuvieron su primer empleo antes de haber concluido la carrera y graduarse, esta información da a conocer que la formación recibida en la carrera mencionada está cumpliendo con las necesidades de la sociedad.
Autores como (Roque, et.al., 2018) en su investigación determinaron que los graduados en la carrera de Enfermería de la Universidad Nacional de Chimborazo se sienten preparados profesionalmente, pero se debe fortalecer en las áreas de manejo de conflictos y capacidad de investigación. Pudiendo de esta manera generar las capacitaciones necesarias para fortalecer estas áreas.
Otro estudio realizado por (Reyes, et. al., 2018) se enfocó en mejorar los servicios del Sistema CSIRT para encontrar vulnerabilidades y rastrear actividad maliciosa en la red, por medio de Pentaho BI desde donde se generaron las alertas; es decir, que las herramientas BI pueden ser aplicadas en todas las áreas y empresas.
En el Ecuador en el año 2011 se creó el Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES), actualmente denominado Consejo de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior CACES, ente rector encargado del proceso de evaluación a todas las universidades del país (CEAACES, 2013).
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Por lo tanto, el propósito de esta investigación es aplicar una herramienta Business Intelligence, para gestionar la información del seguimiento a graduados de la Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES), extensión Ibarra, ya que actualmente los datos de este módulo no están siendo utilizados en su totalidad y sobre todo como fuente para tomar medidas o acciones que apoyen el logro de los objetivos institucionales.
4. MATERIALES Y MÉTODOS
4.1.Tipos de Investigación
Se adoptó un enfoque mixto, donde prevalece la investigación cuantitativa, pues se empleó en su gran mayoría los valores numéricos y datos de estudiantes graduados. Igualmente, la investigación cualitativa ya que se aplicó una entrevista y cuarenta y tres encuestas, en las que intervinieron el director de la extensión, docentes, coordinadores de carrera y los encargados de la información.
Por otra parte, la investigación se orientó al tipo aplicada ya que se empleó una solución de Inteligencia de Negocio actual, considerando que UNIANDES extensión Ibarra no cuenta con una herramienta para la gestión de información de graduados que permita apoyar las decisiones no solo a la dirección; sino también lograr el involucramiento del resto del personal quienes pueden también adquirir conocimiento de la información proporcionada por los estudiantes graduados, como una forma de retroalimentación.
4.2.Población
Para que la investigación sea representativa, no se aplicará la fórmula para el cálculo de la muestra; en cambio, se tomará el total de la población, que se detalla en la Tabla 1.
Tabla 1 Población
POBLACIÓN CANTIDAD
Director de la extensión Ibarra 1
Coordinadores de Carrera 5
Responsable de Titulación y Grados 1
Responsable de Seguimiento a Graduados 1
Docentes 36
TOTAL 44
Fuente: Dirección Administrativa
4.3.Técnicas e instrumentos
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El segundo instrumento fue el cuestionario con preguntas cerradas, de 5 opciones, a 43 encuestados; con el objeto de recabar opiniones de quienes están relacionados con los estudiantes graduados de la extensión Ibarra y de aquellos que manejan la información de graduados. Para las preguntas se aplicó el método de evaluación sumaria de Rensis Likert, aplicando la escala de tipo ordinal y se obtuvo la validación de la hipótesis por medio del chi cuadrado utilizando la herramienta estadística SPSS.
Como tercer y último instrumento aplicado fueron las fichas de contenido para la revisión bibliográfica, para ahondar sobre las soluciones Business Intelligence aplicadas en las empresas y que sirven de apoyo en la toma de decisiones, analizar cuál de ellas puede ser aplicada en UNIANDES extensión Ibarra; por cuestión de costos, características, beneficios, que favorezcan la gestión de la información; es decir, acorde a las necesidades de la institución. Para ello se realizó revisión en libros y fundamentalmente en artículos científicos de bases de datos especializadas como Scopus, Science Direct, Dialnet, entre otras.
Previo a la definición de la hipótesis se realizó una pre – encuesta con preguntas en su mayoría abiertas, para que los encuestados puedan detallar de manera más amplia su criterio. Posteriormente se definió las variables y las posibles hipótesis acerca del uso de herramientas de inteligencia del negocio en UNIANDES extensión Ibarra para gestionar la información de seguimiento a graduados, de manera que esta última pueda ser utilizada como apoyo en las decisiones.
5. RESULTADOS
5.1.Diagnóstico inicial
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la extensión actualmente está en la etapa de la infancia, en donde la información es trasladada a ciertas aplicaciones para presentar informes como por ejemplo Excel y lo que se propone con esta investigación es que avance a las siguientes etapas: la niñez, adolescencia, madurez en donde la organización no solo reconozca la importancia de la información; sino la existencia y aplicación de herramientas analíticas avanzadas que sirvan de apoyo a los directivos.
Además, recalcar que sólo dos docentes de la carrea de Sistemas ha utilizado la solución propuesta en esta investigación que es Power BI y que BSC aunque pertenece a una de las herramientas de Inteligencia de Negocio, ésta abarca las cuatro perspectivas institucionales mediante el control y monitoreo de las actividades o procesos de la institución, y son la financiera, cliente, del negocio y el desarrollo para cumplir con los objetivos estratégicos de la organización (Domínguez, Castorena, Barrera, & Ramírez, 2017); mientras que Pentaho, Power BI, Weka, entre otras, son soluciones orientadas a la explotación de la información o Data Mining que ya existe al interior de las empresas, transformándola en algo de valor para quienes toman decisiones pues adquieren nuevos conocimientos que pueden sustentar sus acciones.
Es por ello, que (Nerea & Reinoso) (2014), aclaran que la inteligencia del negocio está en obtener conocimiento a partir de información que se forma, en primer lugar al interior de la organización (a través de sistemas existentes, Excel, base de datos); en segundo lugar las del exterior (sociedad, clientes, entre otros), permitiendo a los directivos manejar datos relevantes para aplicar nuevas estrategias de toma de decisiones, elevando la ventaja competitiva de la institución.
Otros datos obtenidos de las encuestas es que el (74%) de la muestra consideran que la información de graduados sí es importante conocer independientemente del cargo que ocupan, pues se puede utilizar para la toma de decisiones (93%) y mejor si se emplean herramientas BI (79%), pues para realizar análisis depende de cómo se presente la información (100%), ya que actualmente lo que se emplea para la emisión de informes es Excel y Word (70%) y si tuvieran acceso a la información de seguimiento a graduados la utilizarían en su gran mayoría (95%).
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dirección realiza revisiones esporádicas de información, especialmente cuando es de vital importancia para tomar algunas decisiones, por lo que estos reportes se encuentran a disposición cuando se solicita, por lo general en formato Excel y Word. De igual manera considera que los reportes de graduados sí son relevantes cuando se analizan rediseños curriculares, modificación de sílabos, por poner algunos ejemplos; porque los graduados conocen las necesidades actuales de la sociedad. En consecuencia, señala que contar con información clara, precisa y oportuna sobre los graduados es muy importante al momento de tomar decisiones, caso contrario no se podría; por ello la necesidad de que los reportes que se presenten contengan toda la información que se necesita para realizar análisis como: porcentajes, tablas, gráficos que permitan conocer aspectos relevantes.
Concerniente a la hipótesis se aplicó la metodología del Chi² con la ayuda del Programa Estadístico SPSS, se obtuvo una probabilidad de 0.002, por lo que se rechazó la hipótesis nula y se aceptó la hipótesis alternativa: “Sí existe una diferencia entre el uso de herramientas de Inteligencia del Negocio con el título de tercer nivel”. Según el resultado de la entrevista y encuestas aplicadas, se pudo determinar que las variables título de tercer nivel y uso de herramientas BI están relacionadas entre sí, pues quienes han empleado algún tipo de aplicaciones BI son de tres carreras específicas: CYA, ADN y SIS, por el contrario, DER, ETH y CE desconocen este tipo de software.
5.2.Metodología de Ralph Kimball
La metodología empleada es la del ciclo de vida de Ralph Kimball que apunta al valor de los datos y su almacenamiento, como lo señalan (Lukic, et. al., 2016). Además, permite la generación de Datamart (departamental), inversión económica mínima y fácil mantenimiento por lo que se ajusta a las necesidades de esta investigación y se compone de cuatro etapas:
1. Análisis de requerimientos, donde se recopilará los requisitos de los usuarios, se determinarán las fuentes de información, elaboración del cuestionario y definición de indicadores.
2. Diseño del datamart, se generará la tabla de hechos y las tablas de dimensiones. 3. Proceso de extracción, transformación y carga de datos (ETL), tratamiento a la
información y carga de los datos en las tablas.
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5.2.1. Análisis de requerimientos
Esta etapa se cumplió en tres pasos, el primero se trató del análisis de los datos, el segundo de la obtención de la información y el tercero la identificación de variables, hipótesis, encuesta y entrevista.
1. El análisis de los datos se realizó con los usuarios que manejan la información de graduados para de esta manera definir los datos que se necesitan en esta investigación, además se procedió a la recopilación documental de algunos reportes emitidos por el módulo de seguimiento a graduados, así como de los reportes físicos para conocer qué datos son los que se proporcionan, en qué formatos, si son suficientes y relevantes, cuáles son los que no se están utilizando, cuáles deben ser incluidos para realizar análisis.
2. La obtención de información de graduados fue proporcionada por el Responsable de Graduación y Titulación de la extensión en formato Excel. Las estadísticas en cuanto a satisfacción laboral y académica se obtuvieron del módulo de seguimiento a graduados de la página web de UNIANDES. El número de registros analizados de graduados fueron 1056 a partir de enero del año 2014 hasta el mes de diciembre del año 2018. Intervinieron seis carreras: ADN, CYA, CE, DER, ETH y SIS.
Los datos recabados del módulo de seguimiento a graduados, son las opiniones vertidas de los estudiantes a través de la página web www.uniandes.edu.ec, en el cuestionario se contempla varios aspectos como: información personal, datos académicos, datos laborales, satisfacción en formación académica, adicionalmente identificar las áreas a fortalecer, las formas de búsqueda de empleo y los procedimientos de inserción laboral. Del Servicio de Graduación y Titulación de la extensión, se recabaron datos como: personales (de nacimiento, de residencia), académicos (facultad, carrera, modalidad de estudios, información de proceso de titulación).
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a la relevancia o importancia de los datos que ellos manejan. De igual manera se definió cuatro preguntas para la entrevista realizada al director de la extensión. Cabe señalar que previo a la aplicación de los instrumentos se solicitó la autorización respectiva a la máxima autoridad de la extensión y el compromiso del uso de la información únicamente para fines académicos.
Las preguntas realizadas fueron las siguientes:
Tabla 2
Cuestionario aplicado
Identificador Pregunta Puntuación Likert
P2 ¿En el caso que tuviera acceso a información de graduados que proporcione estadísticas claras, precisas, los utilizaría como apoyo en la emisión de informes para la dirección de
la extensión?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
Ninguno
P3 ¿Cree usted que la información de graduados no es necesaria en las actuales funciones que desempeña?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
Ninguno
P4 ¿Considera que la información de graduados puede utilizarse en la toma de decisiones?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
Ninguno
P5 ¿La forma en la que se presenta la información, (gráficos, tablas, porcentajes, estadísticas,…), le parece importante
para poder realizar análisis?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
Ninguno
P6 ¿Por lo general qué herramientas utiliza más para realizar reportes o informes estadísticos?
Word
Excel
Otra
Todas las anteriores
Ninguna
P7 Según su criterio, ¿cuál de los siguientes tipos de reportes le parece que brindan más información?
Reportes estáticos
Reportes dinámicos
Reportes estáticos y dinámicos
Ninguno
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P8 Ha utilizado herramientas como: Pentaho, Blanced Score Card, Power BI, Otra, Ninguna
Pentaho
Blanced Score Card
Power BI
Otra
Ninguna
P9 ¿Considera que la utilización de una herramienta especializada para el análisis de información ayudaría en la
toma de decisiones?
Totalmente de acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
Totalmente en desacuerdo
Ninguno
Fuente: Autor
Definición de indicadores clave de rendimiento (KPI)
Una vez conocidas las necesidades se estableció los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se van a obtener en los diferentes escenarios. Los KPI trabajan al nivel del desempeño de la organización; es decir, manifiestan hechos que ya ocurrieron y miden los resultados de objetivos a corto plazo.
Por lo tanto, los KPI’s aplicados en este trabajo sobre la información de seguimiento a graduados son: reputación académica, tasa de empleo de los graduados, satisfacción en la formación recibida. A continuación, se enuncian algunos indicadores:
Tabla 3
Indicadores KPI
Identificador Indicador Medición
I2 Graduación por etnia Porcentaje, total
I3 Graduación por discapacidad Porcentaje, total
I4 Graduación por años Porcentaje, total
I5 Graduación por facultad Porcentaje, total
I6 Graduación por carrera Porcentaje, total
I7 Graduación por modalidad Porcentaje, total
I8 Graduados que trabajan o no Porcentaje, total
I11 Graduados por tipo de empresa Porcentaje, total
I12 Graduados por cargo que ocupa Porcentaje, total
I13 Graduados por tipo de contrato Porcentaje, total
I14 Graduados por sueldo que percibe Porcentaje, total
I15 Satisfacción graduados por malla Porcentaje, total
I16 Satisfacción graduados por formación académica Porcentaje, total
I17 Satisfacción graduados por perfil profesional Porcentaje, total
I19 Satisfacción graduados por bibliografía Porcentaje, total
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En general, todos estos indicadores permitirán conocer las fortalezas y debilidades de la organización referentes a la formación académica vista desde el punto de vista de los graduados, esto otorgará el conocimiento necesario para continuar fortaleciendo procesos o establecer las estrategias de mejora en las áreas que se requieran; es decir, que sustente las decisiones a aplicarse.
5.2.2. Diseño del DataMart
Figura 1: DataMart, modelo copo de nieve
Fuente: Autor
El DataMart es un almacén de datos orientado a una parte específica de la organización que habilita a la institución a realizar análisis de información del departamento con el fin de averiguar qué está afectando los procesos (Morales, Cuevas, & Martínez, 2016). Por lo tanto, se elaboró un DataMart, que contiene una tabla de Hecho (H_Graduado) y cinco tablas de dimensiones principales (D_Periodo, D_Carrera, D_Malla, D_Estudiante, D_Pregunta, D_Trabajo) y dos subdimensiones D_Etnia y D_Genero, en los que se maneja cuatro tipos de datos: cadenas de texto, fecha, campos alfanuméricos y numéricos. La tabla de hecho es la tabla principal del modelo dimensional, aquí se encuentran las métricas; es decir, lo que se va a analizar y se encuentran definidos de la siguiente manera: codigo_nombre; donde el nombre corresponde al nombre de la tabla de dimensiones,
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5.2.3. Proceso de Extracción, transformación y carga ETL
Proceso en el cual se obtienen los datos (provenientes de diferentes fuentes), luego son transformados para generar conocimiento y mostrados en sistemas de consulta basados en Business Intelligence como Power BI. Esta es una de las fases más importantes que se debe considerar porque aquí se garantiza la calidad de los datos, Según un estudio realizado por (Moscoso, Paredes, & Mora, 2018) varias empresas que han usado herramientas de análisis han fallado en el proceso de ETL (extracción, transformación y carga) de datos; por la existencia de datos incompletos, campos vacíos, errores de tipo ortográfico o de tipeo (Di Tria, Lefons, & Tangorra, 2015); por lo que se tomó en cuenta los siguientes aspectos:
1. Se identificó los datos relevantes de las fuentes proporcionadas con la información de los estudiantes graduados de UNIANDES extensión Ibarra, en base a los requerimientos de los responsables del manejo de la información.
2. Se trasladó los datos para ser procesados a un archivo Excel.
3. Los registros fueron depurados; es decir, que no se encuentran en blanco, con errores de tipeo, incompletos, todos los datos tipo texto fueron convertidos a mayúsculas y se trabaja sin tildes y se estableció el tipo de datos de cada campo, con el objeto de tener datos precisos y correctos.
4. La tabla de hecho y las tablas de dimensiones fueron estandarizadas para que no exista errores al momento de crear las relaciones. La tabla de hechos se definió con una H_nombre y las tablas de Dimensiones con una D_nombre.
5. Los datos fueron cargados a la tabla de hecho y de dimensiones con la información correspondiente en cada uno, donde accederán los usuarios finales.
5.2.4. Elaboración de informes o cuadros de mando
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de realizar análisis desde cualquiera de ellos, automáticamente se modifican todos, dando más información y únicamente de lo que se necesita conocer en ese momento.
Cada informe cuenta con indicadores como: etnia, género, discapacidad, valoración de satisfacción: laboral y académico de los graduados; clasificados por: facultad, carrera, modalidad, en un periodo de tiempo específico o por variables como: malla, tipo de contrato, sueldo que percibe, formación recibida, entre otros.
5.2.4.1 Informes o cuadros de mando generados
A continuación, se describe cada cuadro de mando mediante escenarios: Escenario 1: GRADUADOS
Figura 2: Escenario GRADUADOS
Fuente: Autor
En la figura 2, se muestra el primer dashboard, que consta de gráficas de graduados por año y mes; una tarjeta con datos de graduados por género y varios filtros de información por modalidad, carrera, facultad, etnia, discapacidad, años y periodo académico de culminación de carrera.
Figura 3: Porcentaje graduados por mes, 2014 al 2016
Fuente: Autor
Figura 4: Porcentaje graduados por mes, 2017 al 2018
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Escenario 2: EMPLEO
Aquí se sectorizó a los graduados por el lugar de nacimiento de esta manera se puede diferenciar mediante un mapa su lugar de procedencia, de igual manera se muestra una gráfica con el total de estudiantes que trabajan y no trabajan por carreras; una tabla donde se observan la información en porcentajes y por último para filtrar la información por modalidad y provincia de nacimiento.
Así mismo, señalar que UNIANDES extensión Ibarra se creó en un inicio con el fin de brindar un servicio al norte del país más, sin embargo, actualmente recibe a estudiantes de todas las regiones.
En el mismo informe se exhibe una tabla con los porcentajes de estudiantes graduados que no están trabajando, un indicador de gran relevancia. Este porcentaje de estudiantes podría reducirse con el apoyo de aquellos que sí trabajan, asistiendo con información de vacantes en sus instituciones por medio de la utilización de las redes sociales como WhatsApp para dar a conocer este tipo de información en grupos de trabajo o por carreras.
Escenario 3: DATOS LABORALES
En la Figura 5 se presenta el siguiente cuadro de mando donde se enfatiza el tipo de empresa: en gráfico por actividad económica (servicios, industrial y primaria: comercial) y en tabla con porcentajes según la propiedad del capital (pública, privada y mixta); dos gráficos adicionales con el cargo que ocupan y el porcentaje de estudiantes y con los filtros respectivos del informe.
Figura 5: Escenario DATOS_LABORALES
Fuente: Autor
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hace en su área de estudio, cargo que ocupa, tipo de empresa; y es lo que estos indicadores otorgan.
Escenario 4: SATISFACCION_ACADEMICA
Figura 6: Escenario SATISFACCION_ACADEMICA
Fuente: Autor
Este cuadro de mando se enfoca en las respuestas a la encuesta de seguimiento a graduados realizada a través de la página web de la universidad, de igual manera, los filtros posibles: malla, formación recibida, perfil profesional, estrategia de aprendizaje, bibliografía, prácticas académicas, los datos son mostrados mediante una gráfica con los porcentajes y en una tarjeta la visualización de la carrera y el número de graduados. Se puede observar en la Figura 6.
Distinguir este tipo de datos de los graduados ratifica la calidad de la educación en UNIANDES extensión Ibarra, pues por poner un ejemplo, la carrera en la que existe mayor número de estudiantes es Derecho, el 79.18% de graduados señala estar totalmente y en gran parte satisfechos con los contenidos de la malla recibida. El mismo grupo opina que la formación recibida fue muy satisfactoria (47.71%) y en cuanto al perfil profesional el 48.76% está totalmente de acuerdo.
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profesional de los graduados. Este KPI también incide en la satisfacción laboral del graduado.
Escenario 5: SATISFACCION_LABORAL
Figura 7: Escenario SATISFACCION_LABORAL
Fuente: Autor
A continuación se presenta el antepenúltimo escenario generado, SATISFACCION_LABORAL, Figura 7, los indicadores presentados son: tipo de contrato, sueldo que percibe, número de cambios que ha tenido en trabajo y el tiempo en que se demoró en conseguir empleo, estos datos pueden ser visualizados en una gráfica con porcentajes, al igual el valor en números, también se incorporó una gráfica donde se realiza una comparación de graduados por años, para poder identificar el aumento o disminución de procesos de graduación.
El nivel de satisfacción laboral de los graduados varía dependiendo de factores como: el tipo de contrato y el sueldo que percibe; esto puede ser causa del cambio de trabajo, pues aquellos que consideran que el sueldo no va acorde con las funciones desempeñadas, no estarán satisfechos laboralmente. Lo mismo sucede con el tipo de contrato, si no cuenta con una estabilidad laboral podría incurrir en cambios de trabajo.
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Escenario 6: TRABAJO
Figura 8: Escenario TRABAJO
Fuente: Autor
En el último informe generado se observa en la Figura 8, un mapa con la ciudad de trabajo de los graduados de las carreras de Empresas Turísticas y Hoteleras y de Ciencias de la Educación, que se puede filtrar por la ciudad. Conocer el lugar exacto de trabajo de los graduados, facilitaría el monitoreo y control que la universidad realiza a los graduados, aunque actualmente sólo se muestra la ciudad en la que trabajan.
5.2.4.2. Publicación
Para publicar los informes generados en Power BI, se utilizó otra de las herramientas proporcionadas por Office 365, Sharepoint Online, que permite compartir información con los demás empleados. Para ello se creó un grupo privado llamado UNIANDES_IBARRA con 47 miembros. Aquí se generó una publicación de noticia en una página que consta de tres secciones: título (INFORMACIÓN GRADUADOS EXTENSIÓN IBARRA), detalle (los cuadros de mando) y una descripción (en donde se detalla de manera general cómo interactuar para realizar análisis y se nombra los seis cuadros de mando).
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5.3.Métricas de usabilidad
De acuerdo con los datos obtenidos de las métricas de usabilidad de Power BI, se pudo determinar que el número total de visitas o cargas de alguna página del informe por parte de los usuarios realizadas durante 31 días es de 281 visitas, dando un promedio total de visitas al día de 9.06%. El informe más visitado fue GRADUADOS con 95 vistas (3.06%), seguido de DATOS_LABORALES con 48 visitas (1.55%), posteriormente EMPLEO con 41 visitas (1.32%), luego SATISFACCION_LABORAL con 36 visitas (1.16%) y los dos últimos informes SATISFACCION_ACADEMICA y TRABAJO con 35 y 26 vistas respectivamente, equivalentes a 1.13% y 0.84%.
En cuanto a vistas por usuarios se encuentra el responsable de graduación y titulación con 69 visitas, el director de la extensión con 17 visitas, el coordinador de vinculación con 14 visitas, comprobando de esta manera que los cuadros de mando elaborados sí proporcionan información valiosa para la realización de análisis que podrían servir como soporte en las decisiones.
6. DISCUSIÓN
La información de seguimiento a graduados proporciona a los directivos insumos como: empleabilidad, satisfacción laboral, satisfacción académica, áreas para fortalecimiento y algo muy importante que hay que señalar es que la información contiene la opinión de los estudiantes, quienes conocen la necesidad actual de la sociedad.
Autores como (Roque, et. al., 2018) en su investigación se enfocaron en analizar un aspecto específico, la pertenencia de la formación académica de la carrera de Enfermería, mientras que esta investigación se orientó a la aplicación de una herramienta BI para la gestión de la información de seguimiento a graduados como apoyo para la toma decisiones, permitiendo establecer muchos más indicadores sobre los graduados a través de los cuadros de mando creados.
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oportunas y correctas, por medio de la utilización de otra herramienta de inteligencia del negocio como es Power BI.
De igual forma (Camargo, Joyanes, & Giraldo, 2016) adoptaron Pentaho para realizar análisis de datos académicos de ciertas asignaturas del plan académico a un grupo de estudiantes y aunque el modelo no ha sido implementado ellos aseguran que el beneficio en la gestión con el uso de BI es garantizada; en el actual trabajo se utilizó Power BI Desktop que es una versión gratuita acompañado de Power BI Pro y Sharepoint para el análisis de información de seguimiento a graduados y su posterior publicación. Con las métricas de usabilidad de la misma herramienta se pudo demostrar que la información de graduados sí es relevante, no sólo para la dirección, sino también para los docentes, coordinadores de carrera y responsables del manejo de información, quienes gracias a la aplicación de la herramienta han empezado a utilizar los cuadros de mando para revisar información y realizar análisis más específicos, pudiendo apoyarse para la toma de decisiones.
Así mismo, en la investigación realizada por Natek y Zwilling (2014) aplicando minería de datos exploran la posibilidad de predecir la tasa de éxito de los estudiantes matriculados comparando dos herramientas Microsoft SQL Data Mining y Weka mostrando que el éxito de predicción es relativamente alto gracias a la información proporcionada (variables) que pueden ser asociados a la tasa de éxito de los estudiantes matriculados a los tomadores de decisiones, como los docentes. Generar variables o indicadores que permitan apoyar la gestión académica y proveer datos que generen conocimiento a los decidores fue lo que se realizó con este estudio, utilizando otra herramienta creada por Microsoft como es Power BI.
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7. CONCLUSIONES
Dos recursos importantes dentro de una organización son la información y el conocimiento, esto puede legitimar las decisiones, por eso la necesidad de gestionar los datos que se tienen y que de ellos se forje nuevo conocimiento, algo que se puede lograr si se toma en cuenta y aplican las nuevas tecnologías para realizar el seguimiento oportuno a los indicadores clave y contar con los medios suficientes para evaluar las diferentes alternativas que se dan en cualquier decisión a tomar.
La primera etapa fue la obtención de requerimientos que fueron entregados por los encuestados, lo que proporcionó las necesidades de los usuarios sobre la información de graduados. En base a ello se creó el Datamart definiendo de esta manera el grado de granularidad que se aplicará en los análisis. Posterior el proceso Extracción, transformaión y carga en el que se realizó la depuración de la información, se estableció el formato de cada campo y se cargó la información en las tablas del Datamart. A continuación, se elaboraron varios cuadros de mando totalmente interactivos y en cada uno se presentó la información mediante tablas, gráficos (en barras, círculos), estadísticas (en valores, porcentajes, totales parciales, totales finales), mapas, filtros (por facultad, carrera, modalidad, entre otros), proporcionando de esta manera varios indicadores que pueden ser utilizados para realizar análisis. Por último, se realizó la publicación de estos informes y se compartió con toda la población objeto de este estudio.
De ahí que los dashboard elaborados proporcionaron información tanto a la dirección de la extensión; como a todos los que intervienen en la gestión académica de la universidad; es decir: dirección, coordinadores de carrera, docentes, vinculación, seguimiento a graduados y responsable de titulación y grados, siendo un medio que va proporcionando datos precisos, veraces, actualizados y en el instante en el que se necesitan por medio de una herramienta avanzada para la gestión de información como es Power BI; además, de acortar los tiempos en la generación de informes.
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