1. OBJETIVO
Establecer los requisitos en HSEQ (Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Manejo Ambiental y Calidad), que deben cumplir los contratistas y subcontratistas del Grupo ODINSA S.A. Estas especificaciones NO reemplazan las obligaciones de la Ley Colombiana establecida para los temas relacionados con Salud Ocupacional, Código Laboral y Manejo Ambiental, ni los requisitos y obligaciones contractuales adquiridas.
2. ALCANCE
Aplica a los siguientes contratistas o proveedores: Asesores, capacitadores, mantenimientos locativos, administración de nómina, metrología, actividades lúdicas, mantenimiento de software y hardware, mantenimiento de equipos (y sus subcontratistas) que celebren CONTRATOS con el GRUPO ODINSA S.A, siempre y cuando estos proveedores ejecuten sus labores dentro de las instalaciones de la organización.
3. DEFINICIONES
ACCIDENTE DE TRABAJO: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del servicio contratado o prestado, y que produzca en la persona una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte.
ACCIDENTE GRAVE: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.
ACTO O COMPORTAMIENTO INSEGURO: Se refiere a todas las acciones humanas que pueden causar una situación insegura o incidente, con consecuencias para la persona que realiza la actividad, la producción, el medio ambiente y terceras personas. También el comportamiento inseguro incluye la falta de acciones para informar o corregir condiciones inseguras.
ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO (ATS): Procedimiento formalizado mediante el cual las personas involucradas en una tarea se reúnen antes de iniciar las labores para evaluar el trabajo, identificar los riesgos asociados, recomendar prácticas de trabajo seguro, medidas preventivas y permiso de trabajo si se requiere.
AMBIENTE: Entorno en el cual opera una organización e incluye el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Los entornos en este contexto abarcan desde el interior de una organización hasta el entorno global.
ARP: Administradora de Riesgos Profesionales.
AFP: Administradora de Fondos de Pensiones.
ASPECTO AMBIENTAL: Elementos, actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el ambiente. Un aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto sobre el ambiente.
AT: Accidente de Trabajo
CLASE DE RIESGO: Codificación definida por el Ministerio de Protección Social mediante Decreto 1295/94, para clasificar a las empresas de acuerdo con la actividad económica a la que se dedica. Existen cinco clases de riesgo, comenzando desde la I hasta la V, así:
CLASE RIESGO Clase I Riesgo Mínimo Clase II Riesgo Bajo Clase III Riesgo Medio Clase IV Riesgo Alto Clase V Riesgo Máximo
CONTRATISTA: EMPRESA y/o PERSONA que ha celebrado un contrato con GRUPO ODINSA S.A.
EG: Enfermedad General: Se entiende por enfermedad general el estado de inhabilidad física o mental de un trabajador que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual
EP: Enfermedad Profesional, Todo estado patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de actividades que desempeña el contratista o subcontratistas o del medio donde se realiza. (Ajustada Decreto 1295/94)
EPP: Elementos de Protección Personal: Dispositivo diseñado para evitar que las personas que están expuestas a un peligro en particular entren en contacto directo con él. El equipo de protección evita el contacto con el riesgo pero no lo elimina, por eso se utiliza como último recurso en el control de los riesgos, una vez agotadas las posibilidades de disminuirlos en la fuente o en el medio. Los elementos de protección personal se han diseñado para diferentes partes del cuerpo que pueden resultar lesionadas durante la realización de las actividades.
Ejemplo: casco, caretas de acetato, gafas de seguridad, protectores auditivos, respiradores mecánicos o de filtro químico, zapatos de seguridad, entre otros.
EPS: Entidad promotora de salud.
HSEQ: Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad (Por sus siglas en inglés Health, Safety, Environment and Quality).
FACTOR DE RIESGO: Es toda condición generada en la realización de una actividad que puede afectar la salud de las personas.
HIGIENE INDUSTRIAL: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la identificación, evaluación y control de los agentes y factores del ambiente que puedan afectar la salud de las personas en el desarrollo de una actividad.
IDENTIFICACIÒN DE PELIGROS: Proceso para obtener información sobre los peligros en los sitios en donde se realizará la actividad. Permite la localización y evaluación de los mismos, así como el conocimiento de la exposición a que están sometidos los contratistas y subcontratistas.
(Ajustado definición Panorama de Factores de Riesgo - Resolución 1016 de 1989)
INCIDENTE: Evento no planeado, que causa o puede causar daño a personas, bienes, ambiente o imagen.
IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante de las actividades, productos o servicios de una organización.
PANORAMA DE RIESGOS: herramienta que estandariza la evaluación cualitativa y cuantitativa de los riesgos, facilitando su valoración y clasificación.
PELIGRO: todo aquello que posea potencial de causar daño.
PERSONA COMPETENTE: Persona que cumple los requerimientos de educación, formación, experiencia y habilidades, para desempeñar un cargo asignado.
PREVENCIÓN DE RIESGOS: Son las acciones tendientes a disminuir las posibilidades de ocurrencia de un riesgo a partir de la preservación de la salud de las personas. (Ajustado Decreto 1295 de 1994)
RESIDUO O DESECHO: Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula. (Decreto 4741 de 2005)
RESIDUO O DESECHO PELIGROSO: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. (Decreto 4741 de 2005)
PLAN DE ACCIÓN: conjunto de actividades programadas para la obtención de las evidencias capaces de sostener con éxito una actividad.
RIESGO: posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en términos de consecuencia y posibilidad de ocurrencia
RIESGO POTENCIAL: Riesgo de carácter latente susceptible de causar daño a la salud cuando fallan o dejan de operar los mecanismos de control. (Decreto 614/84)
SALUD OCUPACIONAL: Actividad multidisciplinaria dirigida a promover y proteger la salud de las personas, mediante la prevención y control de enfermedades y accidentes y la eliminación de los factores y condiciones que ponen en peligro la salud y la seguridad de estos.
SEGURIDAD INDUSTRIAL: Comprende el conjunto de actividades destinadas a la identificación y control de las causas de los accidentes en los lugares donde se desarrolle la actividad.
SOCIALIZACIÓN: Actividad de divulgar el procedimiento que se va a realizar y las precauciones que se deben tener para evitar AT y EP
SUBCONTRATISTA: Persona o conjunto de personas que previa celebración de un contrato con un Contratista del GRUPO ODINSA S.A., se encarga(n) de la realización independiente de una o varias actividades que hacen parte del alcance del contrato celebrado entre dicho Contratista y GRUPO ODINSA S.A.
4.4. APLICACIÓN: :
Luego de ser adjudicados los trabajos, cada una de las personas naturales y jurídicas debe cumplir con los requisitos descritos a continuación, en el caso de que el contratista cuente con un Sistema de Gestión (Calidad, Ambiental y/o SISO), se podrán homologar los procedimientos y formatos necesarios siempre que estos cumplan con lo requerido por la organización. La información solicitada en este documento debe ser entregada al Director de cada proyecto.
4.1 REQUISITOS DOCUMENTALES
El cumplimiento de las siguientes actividades no exime al contratista de los requisitos legales vigentes y aplicables.
ASPECTO ACTIVIDAD FORMATO / GUÍA
/INSTRUCTIVO
PERIODICIDAD DE ENTREGA ANTES DE INICIAR ACTIVIDAD
SISO
Presentación soportes de afiliación a Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales del personal que trabajará en la obra.
Copia de afiliaciones a Seguridad Social
Antes de iniciar actividad
SISO
Presentación de certificado de aptitud laboral de exámenes médicos ocupacionales de ingreso de acuerdo al cargo, evaluado por un médico especialista en Salud Ocupacional.
Cuando aplique.
Oficio certificando la aptitud del personal que labora en la obra firmado por el Representante
Legal
Antes de iniciar actividad (aplica para
trabajos de alto riesgo)
SISOMA Matriz de Riesgos y Matriz de Impactos. Deben acogerse a las matrices de cada proyecto
Antes de iniciar actividad
HSEQ
Presentar la hoja de vida donde se certifique la competencia del personal en el caso de que se solicite contractualmente un perfil específico. Aplica para Conductores, Operarios, Asesores y Capacitadores.
Hoja de Vida y Certificaciones
Antes de iniciar actividad
HSEQ
El contratista debe presentar los perfiles del personal que intervengan en cualquiera de las actividades definidas en el alcance de este manual. Si no cuenta con los perfiles debe diligenciar el formato anexo, se debe tener en cuenta tanto la parte técnica como SISO y Ambiental
Anexo No. 1 Competencias del profesional
Primer informe SISO
DESPUES DE INICIO DE ACTIVIDADES CALIDAD
Entrega de los informes de resultados de las actividades ejecutadas de acuerdo con los requerimientos de Odinsa.
Informes Semanal
SISO
Presentación soportes de pago de Seguridad Social (Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales) y el soporte de pago de parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensación) del personal que laboró en el último periodo
Copia de planilla de pago
Seguridad Social Mensual
SISO
Presentación de certificado de aptitud laboral de exámenes médicos ocupacionales de ingreso de acuerdo al cargo, evaluado por un médico especialista en Salud Ocupacional. (Los certificados deberán estar archivados en las hojas de
** Oficio certificando la aptitud del personal que labora en la obra
firmado por el Representante Legal.
Mensual
ASPECTO ACTIVIDAD FORMATO / GUÍA /INSTRUCTIVO
PERIODICIDAD DE ENTREGA vida de los trabajadores y éstas deben
estar en el lugar de trabajo para su verificación). Para el personal que ingrese después del inicio de actividades
SISOMA Reporte e Investigación y Análisis de Accidentes e Incidentes
GS-F-020 Reporte de incidentes y condiciones de riesgo y GS-F-021
Investigación de accidentes e incidentes, GA-F-006 Reporte de incidentes y condiciones de riesgo
ambiental, Reporte en ARP
Mensual
HSEQ
Para el pago del acta, es necesario presentar el Formato de Cumplimiento de Contratista con los Vistos Buenos del área HSEQ.
GE-F-022 Cumplimiento de
Contratista Mensual
HSEQ Presentación de informe final cuando
aplique. Aplica para asesores Informe Final Final de la
Actividad
4.2 REQUISITOS OPERACIONALES:
ASPECTO ACTIVIDAD OBSERVACIONES
HSEQ El contratista debe asistir a la inducción HSEQ dictada por el GRUPO ODINSA
Antes de iniciar la actividad SISO
La dotación utilizada por el personal debe cumplir las características de las normas vigentes, y ser de materiales que garanticen protección a los riesgos identificados.
Permanente
SISO
El contratista debe entregar a sus trabajadores los EPP adecuados para la tarea, éstos deben cumplir con las normas técnicas vigentes o en su defecto utilizar los suministrados por la organización cuando aplique
Permanente
SISO
En caso de presentarse actividades de alto riesgo el contratista o proveedor debe cumplir con las disposiciones definidas en el instructivo GS-I-011 Tareas de alto riesgo.
Permanente
SISO Todo trabajador vinculado con el Contratista o proveedor debe portar el
carnet de la ARP. Permanente
SISO Los chalecos con los que el contratista dote a sus trabajadores, NO
deben tener ningún logo del Grupo Odinsa o cualquiera de sus filiales. Permanente AMBIENTAL
En cada proyecto el contratista debe disponer los residuos sólidos de acuerdo con lo estipulado por el grupo Odinsa en el instructivo GA-I-002 manejo de residuos sólidos
Permanente
SISOMA Los AT e incidentes (SISO y Ambientales) deben ser reportados inmediatamente al GRUPO ODINSA
Inmediatamente reportar al
Inspector SISOMA SISOMA Todo vehículo debe tener pito de reversa, luces, cinturón de seguridad,
extintor identificado con la fecha de recarga y seguro Permanente HSEQ
Suspender los trabajos (asumiendo los costos), cuando un funcionario del GRUPO ODINSA, con la autoridad asignada, así lo ordene por observar una situación sub-estándar y/o acto inseguro y/o violación grave de las normas de HSEQ.
Permanente
HSEQ
El contratista y proveedor se obligan a mantener disponibles los registros que evidencien el cumplimiento de los requisitos documentales y operacionales descritos en el presente documento.
Permanente
HSEQ
El contratista y proveedor debe cumplir con toda la legislación HSEQ vigente, incluyendo normas nuevas o que deroguen las anteriores durante la ejecución del contrato.
Permanente
4.3 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA GESTION HSEQ DE CONTRATISTAS
El GRUPO ODINSA S.A. evalúa la gestión HSEQ de sus contratistas para la determinación de medidas mediante inspecciones planeadas y no planeadas, revisión documental y verificación de información.
Los hallazgos encontrados son evaluados con base en los requisitos solicitados en el presente documento.
Los costos que por ocasión de demandas, multas o sanciones que imponga la Interventoría, autoridades ambientales, terceros y demás autoridades reglamentarias al GRUPO ODINSA S.A., por el incumplimiento de las actividades referentes a la gestión HSEQ de responsabilidad del CONTRATISTA serán asumidos por este.
Al evidenciarse reincidencia en los incumplimientos HSEQ por parte del CONTRATISTA, el GRUPO ODINSA S.A. adoptará medidas sancionatorias de tipo económico sobre el valor del contrato previo análisis del área jurídica.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA CAMBIO NATURALEZA DEL CAMBIO
1 24-ago-11 N/A Versión Inicial.
2 2-may-12
Cambia el nombre del proceso Gestión de Calidad por Gestión Integral, por lo tanto se modifican los códigos de los documentos que hacen parte de dicho proceso.
Auditoría Externa
REVISIÓN: Coordinador SISO y Ambiental APROBACIÓN: Director HSEQ
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
