Procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario en la Empresa Provincial de ATM del Poder Popular

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(1)FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y TURISMO DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL. TRABAJO DE DIPLOMA. Título: Procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de en la Empresa Provincial de ATM del Poder Popular.. AUTOR:. Gretel González Ruiz de Villa Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas.. TUTOR:. Ing. Ráynel Domínguez Martínez Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas.. TUTOR:. Dr. C. Rafael Ramos Gómez Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas.. -Santa Clara-2009-. Inventario.

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(3) “Empieza por hacer lo necesario, luego lo que es posible y de pronto te encontrarás haciendo lo imposible.” San Francisco de Asís.

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(5) Este proyecto lo dedico: A mi mamá..

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(7) Agradezco: A mi mamá por sus desvelos. A mi tutor Ráynel. A mi familia Arelis, Rodolfo, Elizabeth Ruiz de Villa, Misiotis, Klay, Indira, Misael, a mi abuela Ada, a Alfredo, a mi bisabuela Ada Martínez, Barbarita y Alina. A mis compañeros de estudio y a mis amigas: Yeimy, Marleydis, Maryuris, Zuleidis, Mirtha, Diana, Heisy y Yannelis. A Nadia Romero por hacer posible este trabajo. A todos gracias..

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(9) Resumen RESUMEN La. Gestión. de. Inventario. posee. una. importancia. significativa. dentro. del. funcionamiento de las organizaciones dedicadas a la comercialización. En la mayor parte de los casos esta se realiza de forma empírica, en ausencia total de métodos o técnicas fundamentadas científicamente que permitan su optimización. La presente investigación supera estas deficiencias a través de la elaboración de un procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario realizado en la Empresa Provincial de Abastecimiento Técnico Material (ATM) del Poder Popular de Camagüey, el cual se apoya en procedimientos específicos para la clasificación de los artículos en inventario y para la aplicación de modelos de inventario. Los resultados obtenidos permitieron caracterizar el estado actual de la Gestión de Inventario en la empresa objeto de estudio, además de conocer el momento y la cantidad de sus pedidos teniendo en cuenta varios factores como la demanda, plazo de entrega, etc. Estos resultados constituyeron una validación del procedimiento propuesto y estuvieron precedidos por el análisis de documentos que abordaban definiciones y conceptos acerca de la Logística, el inventario y su clasificación y de los Sistemas de Gestión de Inventario..

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(11) Summary SUMMARY Inventory Management has a significant importance in the functioning of organizations devoted to marketing. In most cases this is done empirically in the absence of scientifically. based. methods. or. techniques. that. allow. optimization.. The present investigation overcomes these deficiencies by establishing a procedure for the design of the inventory management system made in the Provincial Supply Company Technical Material (ATM) of the People of Camagüey, which is supported by specific procedures for classification of items in inventory and of inventory models. The results characterize the current state of inventory management in the enterprise under study, besides knowing the timing and amount of orders taking into account various factors like demand, delivery time, etc. These results constitute a validation of the proposed procedure and were preceded by the analysis of documents that address definitions and concepts of logistics, inventory and classification and the inventory management system..

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(13) Índice ÍNDICE Página. INTRODUCCIÓN. …………………...………………………………...…… ………… CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL. 1. 1.1. Introducción.............................................................................................……....... 1.2. Conceptos de Logística……………………………………………………………….. 1.3. Aspectos generales sobre el inventario……………………………………………… 1.3.1. Clasificación del inventario. ... ……. … … … … … … … ……….… ….. 1.3.2. Clasificación de los artículos en el inventario…… … … … … … ……… 1.3.3. Factores que afectan el inventario… … … … … …………… ………..... 1.4. Sistemas de Gestión de Inventarios…………………………………………………. 1.4.1. Modelo básico de cantidad económica de la orden (Modelo EOQ)..... 1.4.2. Sistema de Revisión Continua (Sistema Q)……………………………… 1.4.3. Sistema de Revisión Periódica (Sistema P)…… ………………………... 4 4 6 8 10 15 19 22 23 23 24 25 25 25. 1.4.4. Sistema Min-Max… ….… ….….… … … … … ... … … … ……………. 1.4.5. Sistema para múltiples artículos con restricciones de recursos… ….… 1.5 Experiencias teóricas sobre procedimientos para la Gestión de Inventarios….... 1.6 Conclusiones Parciales…………………………………………………… … ………. CAPÍTULO II.. PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO. 2.1. Introducción………………………………………………………………………….. … 2.2. Desarrollo del procedimiento para el diseño de Sistema de Gestión de. Inventario……………………………… ……...… … .. ………………………………. 2.3. Desventajas de la no existencia de un procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario………………………………………………………………. 2.4. Conclusiones Parciales…………………………………………………………………. 27 27 37 38. CAPÍTULO III. APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ELABORADO PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO. 3.1. Introducción… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ……… 3.2. Generalidades de la Empresa…………………………………………………………. 3.3. Aplicación del procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventarios. 3.4. Ventajas de la existencia de un procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario…………………………………………………………………… 3.5. Análisis de costos y beneficios de la aplicación del procedimiento………………… 3.6. Conclusiones Parciales…………………………………………………………………. CONCLUSIONES GENERALES… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………….. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS. 39 39 45 54 55 55 57 58 59.

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(15) Introducción INTRODUCCIÓN En la actualidad las empresas se enfrentan a mercados cada vez más agresivos, definidos por el actual proceso de globalización, la fuerte competencia y el acelerado desarrollo que han tenido en los últimos años la ciencia y la técnica; han tenido que comenzar a desempeñarse en un entorno cada vez más competitivo e incierto, con presencia de competidores y capital extranjeros en el mercado nacional, con incertidumbre en los suministros y en los clientes. A partir de 1990, con el desplome del campo socialista y más tarde con la desaparición de la URSS, en un lapso muy corto de tiempo, Cuba pierde a sus principales socios comerciales con los que había mantenido por casi tres décadas un intercambio estable, en un marco de beneficio mutuo. Las relaciones comerciales de Cuba cambian profundamente, este cambio afecta directamente en la política de abastecimiento, en los canales de distribución internos y en los conceptos existentes hasta esa fecha en lo referido a la logística. El Período Especial obligó a las empresas cubanas a ocuparse más de su aprovisionamiento, las ventas y la distribución de sus productos. Luego la economía comienza a recuperarse de los efectos del período especial, y se ven obligadas también a aumentar su competitividad, para lo cual es necesario optimizar los sistemas de gestión inventarios con el objetivo de lograr una mayor eficiencia en la utilización de los recursos disponibles así como mejorar el servicio al cliente. La mejora de los sistemas de gestión de inventarios es un problema para cualquier empresa de nuestro país dentro de las que se encuentra la Empresa Provincial de Abastecimiento Técnico Material (ATM) del Poder Popular, dedicada a la comercialización de forma mayorista y minorista en moneda nacional, además de prestar servicio de transportación y almacenaje. Esta empresa contaba con alrededor de 168 clientes (incluyendo los fondos mercantiles) y 37 proveedores diseminados en todo el País. Su actividad comercial llegó a alcanzar el valor de 20 millones de pesos al año. Con la entrada. del país. en. el Período Especial, se. deprimió. considerablemente al extremo de que en el año 1992 realizó ventas por valor de 1.8 millones de pesos. Luego comienza a reanimarse y en el año 2006 se realizaron ventas de 7.9961 millones de pesos, un tanto pobres aun pero con cierto nivel de recuperación. Esto no es suficiente, pues todavía existen problemas en la empresa como son: 1. La no existencia de proveedores estables, que permita la compra de los diferentes 1.

(16) Introducción productos de una manera segura y bien organizada. Se compra lo que tengan disponibles los proveedores. 2. No existe una sincronización entre las necesidades de los clientes y la gestión de inventarios, por ejemplo:  Hay productos que piden los clientes que no siempre están en existencias, lo que provoca la insatisfacción de los clientes al no tener lo que piden y a veces la pérdida de los mismos.  Hay productos que tienen lenta rotación. 3. Las compras tienen un enfoque empírico, se compra lo que aparece y en cualquier cantidad, esto trae consigo que a veces se compren productos que los clientes no necesitan o no han solicitado. 4. No siempre se entrega en tiempo, con la calidad y la cantidad deseada por los clientes. Estos aspectos son los que caracterizan la situación problemática de la investigación, los cuales se ven afectados en esta empresa debido a que no existe un procedimiento que permita gestionar los inventarios de forma eficiente, promoviendo de manera pertinente estudios e investigaciones enfocados a la satisfacción del cliente, con un máximo aprovechamiento de las capacidades disponibles y con el mayor ahorro de recursos e inversión del capital disponible. Por tanto, el problema científico que será resuelto en la investigación es la no existencia de un procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventarios en la Empresa Provincial de ATM del Poder Popular, que tenga en cuenta. la. aplicación de métodos y técnicas adecuadas, pues todas las decisiones que de una manera u otra han provocado la situación problemática anteriormente descrita, han sido tomadas sobre la base de conocimientos empíricos de los directivos de la propia Empresa. Como vía para solucionar el problema científico planteado, se establece el siguiente sistema de objetivos: Objetivo general: Aplicar un procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventarios en la Empresa Provincial de ATM, que contribuya mediante esa aplicación al aumento de su eficiencia. Los objetivos específicos se definen como: 1. Elaborar el marco teórico referencial de la investigación mediante la realización de una revisión crítica de la bibliografía especializada acerca de temas tales como la logística, la gestión de inventarios y otros aspectos relacionados. 2.

(17) Introducción 2. Caracterizar la gestión de inventarios en la entidad objeto de estudio y detectar los principales problemas que afectan a la misma. 3. Elaborar un procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventarios en la Empresa objeto de estudio. 4. Aplicar el procedimiento propuesto, así como las técnicas y métodos más adecuados a las condiciones de la Empresa bajo estudio. Hipótesis: Si se elabora y aplica un procedimiento que permita el diseño del sistema de gestión de inventarios, incluyendo la aplicación de técnicas y herramientas adecuadas, entonces mejorará la eficiencia de la gestión de inventarios y aumentará el nivel de satisfacción del cliente en la Empresa Provincial de ATM del Poder Popular. Esta hipótesis quedará comprobada si al elaborar un procedimiento que permita diseñar el Sistema de Gestión de Inventario (SGI) de la Empresa Provincial de ATM del Poder Popular, de manera que siguiendo el procedimiento propuesto, se logre: 1. Obtener. información. fiable. sobre. la. situación. actual. y. perspectivas. fundamentales existentes del sistema de gestión de inventario. 2. Establecer modelos de gestión de inventarios que permitan un control exhaustivo de forma tal que ayuden a la toma de decisiones mediante el seguimiento de los parámetros e indicadores del SGI. La tesis se estructura de la siguiente forma:  El primer capítulo se dedica a la elaboración del Marco Teórico-Referencial que sustenta la investigación.  El segundo capítulo se realiza la propuesta del Procedimiento para el diseño del sistema de gestión de inventario en la Empresa Provincial de ATM del Poder Popular.  El tercer capítulo se aplica el procedimiento propuesto.  Conclusiones.  Recomendaciones.  Bibliografías.  Anexos.. 3.

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(19) Capítulo l: Marco Teórico Referencial CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 1.1 Introducción. Este capítulo tiene como objetivo fundamental realizar una revisión crítica de las definiciones, características y demás aspectos relacionados con la gestión de los inventarios; para crear una base que sustente teóricamente la investigación a realizar y facilitar una mejor comprensión de los temas que se abordan. Para cumplir con este objetivo se elaboró el hilo conductor que se muestra en la Figura 1.1. Estado de la práctica  Caracterización del estado de la gestión de inventarios en las empresas de ATM del PP.  Normativas y regulaciones en el área de la gestión de inventarios.  Experiencias en la definición y el diseño de los sistemas de gestión de inventarios en Cuba.  Experiencias previas en la aplicación de los sistemas de gestión de inventarios.. Estado del arte  Conceptos de Logística.  Aspectos generales sobre el inventario, sus riesgos y funciones.  Clasificación de los inventarios y factores que influyen en el inventario.  Sistemas de gestión de inventarios, y control del inventario.. Construcción del Marco Teórico Referencial de la Investigación. Figura 1.1: Hilo conductor del marco teórico. Fuente: Elaboración propia. 1.2 Conceptos de Logística. ¿ Logística o Administración de la Cadena de Suministros? Al revisar la literatura científica, se pudo determinar que existe confusión entre los términos de Logística Empresarial y Administración de la Cadena de Suministros (SCM: Supply Chain Management), derivándose de ello dos enfoques fundamentales. El primero, considera que ambos términos son conceptos iguales, mientras que el segundo, establece una diferencia entre ambos, al considerar la Logística una función empresarial con objetivos concretos y la Administración de la Cadena de Suministros como una filosofía de gestión. Autores que tratan los dos términos indistintamente son‫׃‬. 4.

(20) Capítulo l: Marco Teórico Referencial . Ballou (1991) define la logística empresarial como todas las actividades relacionadas con el traslado - almacenamiento de productos que tienen lugar entre los puntos de adquisición y los puntos de consumo. Esta definición implica que la Logística empresarial o Administración de la Cadena de Suministros, debe contemplarse como un grupo de actividades relacionadas entre sí, que es necesario administrar coordinadamente.. . Lones y Riley (1995) la trata como el estudio del flujo material y su dirección desde los suministradores hasta el usuario final.. . Hondfield (1998) define el concepto‫ ׃‬Integrar y dirigir el flujo material, usando las perspectivas totales del sistema, a través de las múltiples filas de suministradores.. . Cespón Castro (2002) en su manual [Administración de la Cadena de Suministros] define que “Logística es el proceso de gestionar los flujos material e informativo de materias primas, inventario en proceso, productos acabados, servicios y residuales desde el suministrador hasta el cliente, transitando por las etapas de gestión de los aprovisionamientos, producción, distribución física y de los residuales”. Consideró ambos términos iguales hasta el epígrafe 9.3.. . Steven (1999) plantea la Logística como la sincronización de los requerimientos del cliente con el flujo material de los suministradores.. Por otra parte el Council of Supply Chain Management Professionals (A partir del año 1998), considera la Logística como una parte de la Gestión de la Cadena de Suministros que planifica, implementa y controla el flujo y almacenamiento eficiente de bienes, servicios e información, desde el punto de origen al punto de consumo, para satisfacer los requerimientos del cliente. El Centro Español de Logística, definió esta actividad a partir de dos funciones básicas (CEL, 1993): la gestión de los materiales, encargada de los flujos materiales en el aprovisionamiento de las materias primas y componentes y en las operaciones de fabricación, hasta el envase del producto terminado; y la gestión de distribución, que considera el embalaje, control de los inventarios de los productos terminados, pasando por los procesos de manipulación, almacenamiento y transporte hasta la entrega del producto o servicio al cliente. Autores cubanos han escrito también definiciones sobre Logística‫׃‬ Ortiz Torres (2004) Logística como el estudio de un conjunto de actividades que se ejercen sobre los flujos materiales, informativos, financieros y de decisiones desde un origen hasta un destino con el objetivo de brindar un servicio que se ajuste a las necesidades y requerimientos de los clientes internos o externos a la organización, a 5.

(21) Capítulo l: Marco Teórico Referencial un costo razonable, con la calidad requerida y en el momento oportuno, permitiéndole de esta forma ocupar una posición competitiva ventajosa. Conejero González (1998): La logística es el sistema que garantiza el movimiento óptimo de las cargas y la información desde la fuente hasta un cliente. Para la presente investigación se considera el primer enfoque, se tratará la Logística y la Gestión de la Cadena de Suministros como términos iguales. Finalmente, en total acuerdo con los diferentes autores citados y más específicamente con lo planteado por Cespón Castro (2002) se puede definir, la Logística como la gestión de los flujos material e informativo de materias primas, inventario en proceso, productos acabados, servicios y residuales desde el suministrador hasta el cliente, transitando por las etapas de gestión de los aprovisionamientos, producción, distribución física y de los residuales. Estas etapas constituyen los subsistemas logísticos. 1.3 Aspectos generales sobre el inventario. Una parte importante dentro de la Logística la constituye la gestión de inventarios, debido a que mantener los mismos implica costos, a la vez que es fundamental para tener un buen nivel de servicio al cliente. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, o sea, a la comercialización, por ser esta su principal función necesitan constantemente de información actualizada de sus inventarios. Ramos (1991) afirma que el inventario: es cierta cantidad de materiales, materias primas, semiproductos, productos terminados, etc., que no tienen un uso inmediato, pero que se mantienen para dar respuesta a la fiabilidad del sistema y garantizar el servicio al cliente. Schroeder (1992) plantea que el inventario es una cantidad almacenada de materiales que se utilizan para facilitar la producción o para satisfacer la demanda del consumidor. Según Schroeder (1992) dentro de la empresa se persiguen distintos objetivos: la parte de finanzas requiere un nivel bajo de inventarios para conservar el capital, mientras que la mercadotecnia necesita niveles altos para protegerse de las variaciones de la demanda y reforzar las ventas, por último la parte operativa desea inventarios adecuados para garantizar una producción eficiente y homogénea. La administración de inventarios es la encargada de equilibrar estos objetivos. Además Zipper (2002) define el inventario como un amortiguador entre el proceso de abastecimiento y la demanda; donde el primero aporta bienes al inventario y el segundo los consume. 6.

(22) Capítulo l: Marco Teórico Referencial Torres Gemeil et. al. (2004) delimita el inventario como el capital de trabajo inmovilizado convertido en productos, conservado en los almacenes y sometido a riesgo. Bajo esta premisa, el inventario debe rendir un beneficio económico superior al que produciría el capital equivalente depositado en un banco ganando interés o invertido en un negocio de bajo riesgo. En el caso de una empresa comercial, estará representado por la existencia de mercancías para la venta en una fecha determinada. Cuando se almacena un producto determinado, este se ve expuesto a diferentes condiciones ambientales, además de la manipulación a que se somete para su transportación. Conejero González y Hernández Avila (2003) presentaron una relación de los riesgos más significativos que amenazan al inventario. Estos son: ° Catástrofes naturales ° Accidentes ° Mala manipulación ° Deterioro y mermas ° Pérdidas ° Desarrollo de nuevas tecnologías ° Cambios en gustos de los consumidores ° Deficiencias en la transportación ° Plagamiento Luego, para conducir a la compensación económica de estos riesgos, Santos Norton (2004) define las funciones del inventario siguientes: ° Garantizar un determinado nivel de servicio al cliente. La jerarquía o importancia del producto, justifica los costos de mantener inventarios que aseguren la oferta correspondiente. Es decir, para toda empresa las decisiones sobre el inventario se toman comparando las alternativas entre el nivel de servicio y sus costos, revelando su esencia económica a través del cotejo entre esos dos elementos. ° Ajustar las curvas de oferta y demanda. Los requerimientos de demandas fluctuantes con ofertas estables, pueden ser satisfechos de forma racional con el inventario. ° Evitar rupturas de inventario. La incertidumbre en el pronóstico de demanda, en los períodos de entrega o en la calidad y cantidad de productos recibidos, constituyen una amenaza que puede mitigarse con reservas almacenadas que neutralicen esas contingencias. 7.

(23) Capítulo l: Marco Teórico Referencial ° Protección ante situaciones imprevistas. El inventario permite asegurar la oferta en circunstancias inusuales que pueden conducir a un incremento de la demanda o a la disminución de la oferta o ambos. ° Protección contra los incrementos de precio. Las tendencias inflacionarias de la economía global y los descuentos por volúmenes mayores del pedido al proveedor, convierten al inventario en una alternativa para alcanzar una mayor eficiencia. ° Hacer frente a posibles errores en la gestión de compras. La existencia de inventarios aumenta la tolerancia del sistema logístico a los errores de estimación de indicadores de compra. ° Asegurar el flujo logístico. Para garantizar la producción o el consumo, se mueven artículos y materiales necesarios, entre diferentes puntos de una red de distribución o entre los distintos puestos de trabajo de una fábrica. Este inventario es conocido como inventario en tránsito. 1.3.1 Clasificación del inventario. Los inventarios pueden clasificarse, entre otros criterios, según:  Su naturaleza  Su velocidad de rotación  Su nivel de acceso  Su posición en el proceso logístico  Su funcionalidad (Ver Torres Gemeil et. al. 2004) De acuerdo a su naturaleza, pueden ser: _ De materias primas y materiales: Se trata de productos que se utilizarán para formar parte del producto terminado. Por lo general, el comportamiento de estos inventarios sigue un patrón regido por el ritmo de la producción y sus correspondientes normas de consumo. Su reposición elevará los volúmenes hasta una norma máxima de inventario previamente determinada. _ De productos en proceso: Se refiere a partes y piezas que formarán parte del producto final aún sin terminar. Se encuentran en todo el flujo de producción, y su comportamiento está en función de las operaciones anteriores y posteriores al momento o lugar del proceso de que se trate. _ De productos terminados: Una vez terminado el producto es envasado (y a veces también embalado) y pasa a formar parte del inventario de producto terminado estando listo para su posterior distribución y venta. De acuerdo a la velocidad de rotación podrán clasificarse en: 8.

(24) Capítulo l: Marco Teórico Referencial _ Inventario corriente: Se refiere al inventario que se mueve dentro de márgenes típicos de rotación. _ Inventario de lento movimiento: Integrado por productos cuyos escasos movimientos de salida conducen a su relativa inmovilización. Sus causas se originan, fundamentalmente, en compras que no se ajustan al consumo real por errores en el pronóstico o por obsolescencia, ante el cambio de tecnología o de los patrones de la demanda. _ Inventario ocioso: Constituido por productos sin salidas durante un período de tiempo dado. Su origen más relevante está en las compras no justificadas y en menor medida en la obsolescencia por cambio de tecnología. _ Inventario obsoleto: Integrado por productos que fundamentalmente por cambio de tecnología, se convierten en inservibles, deviniendo en ociosos. De acuerdo al nivel de acceso se clasifican en: _ Inventario estratégico: Son productos que se reservan de acuerdo a una estrategia nacional, ramal o empresarial porque pueden servir de repuesto a un equipo vital para una determinada actividad o que su adquisición y compra resulte muy compleja o lenta. _ Inventario de reserva estatal: Son los inventarios que se tienen para contingencias o catástrofes naturales. Deben rotarse para evitar envejecimientos excesivos según su propia naturaleza. _ Inventarios intocables: Son reservas de las Fuerzas Armadas para su uso sólo en casos militares y deben rotarse adecuadamente. De acuerdo a su posición en el proceso logístico: _ Inventario en existencia: Son los productos que se encuentran en un almacén. Equivale al inventario disponible. _ Inventario en tránsito: Son los productos que se encuentran moviéndose sobre un equipo de transporte entre dos nodos (almacenes) de la red logística. De acuerdo a su funcionalidad: _ Inventario normal: El inventario normal asegura la demanda de un producto, por ello cuando ésta excede lo previsto es preciso recurrir al inventario de seguridad. _ Inventario de seguridad: Es aquel que permite cubrir las fluctuaciones aleatorias de la demanda y las de las condiciones de suministro (plazo de suministro y calidad del producto).. 9.

(25) Capítulo l: Marco Teórico Referencial _ Inventario disponible: El total de las existencias que se hallan físicamente en el almacén, se denomina inventario disponible. Por lo tanto, el inventario disponible es la suma del inventario normal y del inventario de seguridad. Finalmente, el inventario surge como una protección ante la variabilidad de la demanda y del tiempo de reaprovisionamiento. Otra clasificación de los inventarios según el criterio y las alternativas que el producto pueda tener, se muestra en la Tabla 1.1 ‫׃‬ Tabla 1.1: Clasificación del inventario.. Fuente: Heyzer y Render (2004) 1.3.2 Clasificación de los artículos en el inventario. Cuando se toman acciones para solucionar problemas dentro de la empresa, se debe tener en cuenta cuál es la solución óptima, la que más repercute o la que más problemas resuelve. Siendo así, Vilfredo Pareto (1971) se interesó en el hecho de que unos pocos individuos en la economía parecían tener la mayoría de los ingresos y que unos cuantos artículos en cualquier grupo eran la proporción significativa del grupo entero. Schroeder (1992) observó que en grupos de voluntarios unas pocas personas hacían la mayoría del trabajo. También pudo ver que unos cuantos productos en una empresa conformaban la mayoría de las ventas, es decir eran los más significativos. Además en inventarios, unos cuantos artículos casi siempre 10.

(26) Capítulo l: Marco Teórico Referencial repercuten en la mayor parte del valor del inventario en cuanto se mide su uso en pesos (demanda por costo). Entonces, administrando estos pocos artículos en forma intensa se puede controlar la mayoría del valor del inventario [Schroeder, 1992]. Existen diferentes métodos para la clasificación de los artículos en el inventario, a continuación se explican dos de los más utilizados. a) Método ABC. El método ABC (clásico) o Curva de Pareto (Ver Figura 1.2), también conocido como Método o Ley de Pareto, 80 - 20 y pocos vitales - muchos triviales, se basa en clasificar los inventarios por su uso-valor, para establecer niveles de importancia. El uso-valor se refiere al número de unidades de un surtido específico en un período de tiempo (por ejemplo: mensual o anual), multiplicado por su costo unitario o precio de venta, según sea el caso. O sea, se refiere al valor de las entradas o salidas del inventario, según sea el punto de vista que se utilice. Este método consta de los pasos siguientes, (Ver Torres Gemeil et. al. 2004): 1. Cálculo del uso-valor para cada artículo. 2. Ordenar descendentemente según el uso-valor calculado. 3. Se calcula la suma acumulada del uso-valor y de la cantidad de artículos. 4. Se calcula la frecuencia (%) de dichas sumas acumuladas. La última frecuencia será 100% para cada caso (uso-valor y cantidad de artículos). 5. Se grafica la Curva de Pareto como % frecuencia acumulada uso-valor vs. % frecuencia acumulada de cantidad de artículos. 6. Se seleccionan los puntos de corte en los puntos de inflexión de la curva, y se establecen los grupos A, B y C. Cuando se aplica la estratificación del inventario, queda‫׃‬ _ Artículos A: Es el 20% de los artículos totales, que representan el 80% del usovalor. Representan la menor cantidad más significativa, los llamados "pocos vitales". Son los más importantes para la empresa. _ Artículos B: Es el 30% de los artículos que representan el 15% del uso-valor. Representan los productos que no son los más importantes, pero su falta puede causar afectaciones serias al funcionamiento de la empresa. Tienen una importancia media para la empresa. _ Artículos C: Constituyen el 50% de los artículos que representan el 5% del usovalor, por lo que son denominados como los "muchos triviales". Estos productos deben ser constantemente analizados para decidir su permanencia en el inventario, empleando como premisa general para justificar su exclusión, la realización de 11.

(27) Capítulo l: Marco Teórico Referencial compras circunscritas al momento en que se necesiten, aún a expensas de prescindir de ellos durante el plazo de suministro. Son los de menor importancia para la empresa.. Figura 1.2: Curva de Pareto. Fuente: Torres Gemeil et. al. (2004). Como se puede ver, el Método de Pareto tiene una gran utilidad en la gestión de los inventarios, ya que permite discernir los diferentes estratos de productos, ordenándolos en función del uso-valor como criterio discriminante elegido. Método ABC con enfoque multicriterio. Además del uso-valor, existen otros criterios de clasificación que pueden brindar informaciones importantes para la toma de decisiones y a través de estos formar familias de productos. Estos pueden ser la frecuencia de las ventas, el valor de la utilidad que aporta el producto, el volumen de salidas, la rotación y el número de pedidos, entre otros. Ortiz Torres (2004) desarrolló un método que permite relacionar elementos cuantitativos con elementos cualitativos a través de coeficientes de ponderación e identificó como aspectos más significativos que permiten establecer el grado de importancia de los productos: - el volumen de ventas pronosticadas. Incluye tanto la cantidad como el precio - la importancia del producto en el servicio que presta la organización por su valor de uso - el nivel de servicio requerido - el riesgos de robos y obsolescencia - el riesgo en el suministro Torres Gemeil et. al. (2004) sugiere otros criterios de estratificación, que por su importancia, usualmente deben ser tomados en cuenta: 12.

(28) Capítulo l: Marco Teórico Referencial - el volumen de salidas (o ventas, en el caso de empresas que funcionan en entorno competitivo) - la utilidad - el número de pedidos (cantidad de pedidos despachados en un período de tiempo dado) b) Matriz Impacto en el Beneficio / Riesgo en el Suministro. Según Torres Gemeil et.al. (2004) otro método para clasificar los artículos en el inventario es la Matriz IB/RS, basada en la clasificación de cada uno de los productos en uno de sus cuadrantes (Ver Figura 1.3), lo cual califica su importancia relativa en el inventario total y sustenta las decisiones sobre su tratamiento posterior. El impacto que tienen los artículos en la organización, puede ser expresado según diferentes criterios, entre los que se destacan:  Nivel de incidencia del artículo en la calidad del producto o servicio final de la organización  Margen de utilidad que reporta el artículo a la organización.  Trascendencia del artículo en la imagen de la organización. El riesgo en el suministro puede ser evaluado a través de diversos factores, entre los que se destacan:  Variabilidad en el tiempo de entrega del suministrador.  Variabilidad en las cantidades entregadas.  Estabilidad del suministrador.. Figura 1.3‫ ׃‬Matriz IB/RS. Fuente‫ ׃‬Torres Gemeil et. al. (2004). Según Torres Gemeil et. al. (2004), las recomendaciones correspondientes a cada cuadrante son: Cuadrante de los productos críticos: Son los productos más importantes de la organización, los que pueden paralizar la producción, o los que representan mayor utilidad y volumen de las ventas, o los que son fundamentales para dar un adecuado nivel de servicio al cliente. Sin embargo, también son los productos que tienen mayor 13.

(29) Capítulo l: Marco Teórico Referencial probabilidad de sufrir rupturas de inventario (por variabilidad en su demanda, o por lejanía, escasez o poca fiabilidad de los proveedores), y de que sus parámetros fundamentales de calidad sean vulnerados, por lo que se convierten en el grupo de productos más críticos de la organización. En la medida que la ubicación de los mismos se acerque al extremo superior derecho, más crítico será el producto. Deben tener un seguimiento intenso, día a día y se les debe garantizar un adecuado inventario de seguridad, además se debe establecer relaciones duraderas con los proveedores y buscar alternativas con otros proveedores para disminuir riesgos, en caso posible. Cuadrante de los productos de preocupación: Son productos que no tienen un gran peso en la actividad empresarial, pero tienen un alto riesgo en el suministro. Son los que originan preocupación, pero no al grado crítico del Cuadrante 1 porque estos productos no son decisivos para la empresa, por lo que se debe disminuir el riesgo que se corre. Cuadrante de los productos de indiferencia: Son productos que tienen poco peso en la actividad de la empresa, sobre todo cuando se acercan al extremo inferior del cuadrante y a su vez no representan un problema para su ubicación y compra, quizás porque sean productos de uso difundido y que pueden ofertarse por varios proveedores, o sea de fácil adquisición, por lo que su aprovisionamiento no representa ninguna preocupación, especialmente cuando se aproximan al extremo izquierdo del cuadrante. En ningún caso debe tener inventario de seguridad. Cuadrante de los productos de tranquilidad: Es el grupo de productos que siendo importantes para la empresa son fáciles de adquirir, por ello representan productos que dan cierta "tranquilidad" a los empresarios. Pueden ser analizadas para calcularles inventarios de seguridad aquellos productos, que estén más cerca del extremo superior derecho, es decir, los de menos garantía en el suministro y mayor repercusión en la actividad de la empresa. En el esquema matricial (Ver Figura No. 1.3), lo importante es chequear los productos que están dentro del círculo alrededor del centro de la matriz, porque son aquellos que pueden cambiar más drásticamente sus características y, por lo tanto, la atención que se le debe brindar debe variar de la misma forma (Torres Gemeil et. al. 2004). Luego de analizar la literatura se considera el Método ABC con enfoque multicriterio como el método más sólido y eficiente, ya que se pueden tener en cuenta varios criterios a la vez, proporcionando una solución más completa y eficaz y una clasificación más estricta y detallada. Este método garantiza un mejor entendimiento 14.

(30) Capítulo l: Marco Teórico Referencial por parte del personal de la empresa ya que mediante este se puede distinguir los diferentes grupos o familias de productos y establecer el grado de control para cada uno. 1.3.3 Factores que afectan el inventario. 1. Análisis de la demanda. El objetivo es determinar para cada artículo del inventario, las cantidades requeridas, siempre orientado a la necesidad del cliente, por lo que se debe tener en cuenta la clasificación de la demanda. La misma puede ser clasificada atendiendo a diferentes criterios según Ortiz Torres (2004). En primer lugar se clasificará según sea nivel de dependencia de la misma. Se considera demanda independiente a aquella que está sujeta a fuerzas. del. mercado y por tanto es independiente a la demanda de cualquier otro artículo. Por lo general aquí agrupamos a los productos terminados y a los aprovisionamientos. Por el contrario se consideran demanda dependiente a aquella que depende de la demanda de otro artículo, se relaciona con la demanda de partes o piezas de ensamble, así como de productos en proceso por lo que la misma es generada mediante un programa de producción o venta. En segundo lugar se clasificaran en función del grado de conocimiento que se tenga de la demanda, en determinística o aleatoria. Se dice que la demanda es determinística cuando se conoce con certidumbre la demanda futura de un artículo. Cuando se genera un mínimo grado de incertidumbre en la demanda, el hecho de que pueda variar los incluye dentro del grupo de artículos con demanda aleatoria. Debe destacarse que si en un momento determinado. un artículo presente una. demanda determinística, no excluye la posibilidad de que llegue a convertirse en uno cuya demanda sea aleatoria. Se dice que la demanda es aleatoria cuando no se conoce con certeza la cantidad y el momento en que van a ser necesitados los artículos, pero si es posible conocer la distribución de probabilidades que sigue el comportamiento e la misma. En tercer lugar se clasifican según la frecuencia con que es demandado el producto a lo largo del tiempo en movimiento rápido y movimiento lento. Se considera movimiento rápido cuando un producto es demandado con regularidad independientemente de la cantidad que se solicite, por tanto, si un determinado producto es demandado frecuentemente, aunque cada vez que se demande sea sólo una unidad, se puede afirmar que es de movimiento rápido. 15.

(31) Capítulo l: Marco Teórico Referencial Se consideran de lento movimiento aquellos productos que no se demandan frecuentemente independientemente de la cantidad que se solicite, por lo que sí un determinado producto es demandado en un período y no es demandado regularmente en los períodos que siguen, aunque cada vez que se necesite sea en cantidades enormes, se dice que es de Lento Movimiento. 2. Plazos de entrega. Este constituye un elemento muy importante en el proceso de gestión de stocks, al igual que la demanda este parámetro puede ser determinístico o aleatorio, pudiendo provocar rupturas de stocks cuando no se establece un control estricto de la aleatoriedad del mismo. La mayoría de los autores definen el Tiempo de entrega o “Lead Time” como el tiempo que transcurre desde el instante en que se hace un pedido hasta que se recibe en el almacén, sin tener en cuenta el tiempo desde el momento en que se detectan las necesidades de realizar un nuevo pedido hasta que el mismo es enviado a los suministradores (Ortiz Torres, 2004). 3. Nivel de servicio. En condiciones de demanda y tiempo de entrega aleatorio, como se ha planteado con anterioridad, existe la posibilidad de incurrir en ruptura de stocks, con sus incidencias negativas tanto en la calidad del servicio prestado como en los incrementos innecesarios de costos que pueden presentarse por este concepto. En consecuencia, es necesario disponer de cantidades adicionales de productos almacenados, este inventario se denomina Inventario de Seguridad y su determinación estará ligada al grado de fiabilidad o nivel de servicio que la empresa esté dispuesta a ofrecer a sus clientes. Corresponde a la dirección de la empresa siguiendo sus estrategias establecer el nivel de servicio. Una vez fijado, el gestor de “stocks” lo toma como directriz y lo incorpora a sus métodos de cálculo como elemento de gestión. 4. Costos asociados a la gestión de “stocks”. El principal reto que enfrenta la empresa cuando gestiona sus inventarios es el de mantener en equilibrio la relación entre el servicio prestado al cliente y los costos asociados al sistema. De ahí la necesidad de una buena estimación de los mismos. Los costos logísticos son aquellos que se producen a lo largo de toda la cadena logística (Alonso Bobes, 2008). La clasificación habitual de costos que se utilizan en los sistemas de inventario, según Ortiz Torres (2004), es la siguiente: 16.

(32) Capítulo l: Marco Teórico Referencial  Costos de lanzamiento del pedido.  Costos asociados a la conservación de los productos en el almacén.  Costo de adquisición de los productos.  Costos de rupturas de “stocks”.  Costo de lanzamiento del pedido. Se entiende por costos de lanzamiento del pedido al conjunto de gastos en que incurre la empresa, al preparar y enviar las solicitudes a los proveedores. Personal: Dentro de este concepto se incluyen todos los costos relacionados con las personas que laboran en dicha área directamente relacionados con la función de reaprovisionamiento de los productos en el almacén. Esto se refiere a salario. Gastos generales: Dentro de este concepto. se incluyen todos aquellos gastos. imputables al área de compras por la gestión de los pedidos, como por ejemplo material de oficina, informática, administración general, etc. Correspondencia y comunicaciones: Aquí se incluirá el gasto en que incurre todo el personal relacionado con la función de reaprovisionamiento por la emisión, envío y control de los pedidos realizados a proveedores. Este costo debe expresarse por pedido y nunca por unidad de producto, pues el mismo se relaciona directamente con la cantidad de pedidos que realiza el área de compras.  Costos de Conservación. Se entiende por costo conservación a todo el conjunto de gastos en que incurre la empresa por la manipulación, mantenimiento y conservación de los productos en el almacén. Debe tenerse muy presente que como este costo está referido a la conservación de los productos en el almacén, si queremos optimizar el sistema de inventario de la empresa debe expresarse por unidad de producto, es decir se debe conocer cual será el costo por cada unidad de producto almacenado. A continuación se relacionan los principales conceptos que intervienen en la formación de dicho costo:  Costo del Espacio: Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilización de un local donde se almacenan los productos. La empresa puede tener un local propio destinado al almacenamiento. o puede. alquilar un local con éste fin, según sea el caso, la estructura de costos por este concepto, adquirirá configuraciones diferentes. 17.

(33) Capítulo l: Marco Teórico Referencial  Costo de las Instalaciones: Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de gastos relacionados con las distintas inversiones realizadas en el almacén, con el objetivo de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas. Este costo se encuentra directamente ligado al costo del espacio, por lo que en muchos casos es considerado como otro de sus componentes. Las inversiones más comunes en instalaciones fijas suelen ser: Estanterías, Almacenes rotativos, Muelles, etc. También se incluirán las instalaciones fijas de gran volumen de inversión que estén directamente relacionadas con el almacenaje, como por ejemplo, los transelevadores de un almacén automático, sistemas automatizados de extracción, etc.  Costos de Manipulación: Se entiende por costo de manipulación el que corresponde a los recursos empleados, tanto humanos como técnicos destinados a cubrir esta labor en el almacén. Dentro de los medios técnicos se incluyen las carretillas elevadoras, carretillas de preparación de pedidos, así como cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulación y conservación de los productos en el almacén.  Costo Financiero de Tenencias de “Stock”: La forma más común de valorar el Costo de Oportunidad o Costo Financiero, es aplicar a los capitales invertidos en inventario el interés financiero que se le aplica a la empresa cuando pretende conseguir capitales ajenos o aplicar las tasas de rendimientos de otras inversiones que la empresa hubiera podido ejecutar con esos capitales.  Costos de obsolescencia, deterioro y pérdida: Estos costos se cargan a artículos con alto riesgo de hacerse obsoletos, de vencerse (alimentos), a los que se deterioran en la manipulación y almacenamiento. Los productos perecederos deben cargarse con los costos de deterioro cuando el artículo se daña con el tiempo. Los costos de pérdidas incluyen los hurtos y daños relacionados con la conservación de artículos en el inventario.  Costo de adquisición de los productos. Expresa el valor de los productos almacenados, por lo que se relaciona con el precio de compra de los artículos o el costo de producción si los artículos almacenados son producidos en la propia empresa.  Costo de ruptura de”stocks” o inexistencia. Este costo refleja las consecuencias económicas cuando se terminan los artículos almacenados y están determinadas por la espera po r parte del cliente del producto. 18.

(34) Capítulo l: Marco Teórico Referencial agotado. Se considera que este costo surge cuando la cantidad que se requiere de un bien (demanda) es mayor que el inventario disponible. Esto se manifiesta con diferentes efectos, entre los que podemos señalar; beneficios dejados de obtener por la pérdida, el retardo en la venta, el costo de adquirir en condiciones de contingencia el mismo artículo o un surtido, el costo de tiempo de parada y/o del cambio del lote de producción. Estos efectos se aprecian de manera inmediata en la pérdida de imagen por la insatisfacción del cliente. 1.4 Sistemas de Gestión de Inventarios. La Gestión de inventarios es una de las actividades claves de la Logística que más costo absorbe, por eso es necesaria una adecuada gestión de inventarios enfocada a disminuir la cantidad de artículos en inventario, pero a la vez tratando de mantener la cantidad necesaria para tener un buen servicio al cliente. Según Ballou (1991), los costos de mantener un inventario pueden ser de un diez (10) a un cuarenta (40) por ciento de los costes logísticos totales, en función de si es una compañía manufacturera, comercial o de bienes industriales bienes de consumo. Por lo que representan estos costos para la empresa es necesario que se realice una adecuada gestión de inventarios. La Gestión de inventarios algunos autores la tratan como Gestión de “stocks”, debido a que “stocks” es la palabra en inglés. Debe señalarse que existen diferentes conceptualizaciones acerca de este término, como son: Ferrin Gutiérrez, (2005) en su libro Gestión de”Stocks”. Optimización de almacenes expresa la siguiente definición: “La gestión de stocks consiste en una proyección de la evolución futura de los “stocks” que nos permite establecer un programa de compra, controlando los pedidos a los proveedores”. Hernández, et. al. (2006) la define como: “El conjunto de acciones destinadas a minimizar los gastos e incrementar los beneficios originados en el almacenamiento de existencias”. Cespón Castro (2003) define la Gestión de inventario como el proceso de administración del inventario, de manera que se logre reducir al máximo su cuantía, sin afectar el servicio al cliente, mediante una adecuada planeación y control del mismo. Saldarriaga (2005) delimita la gestión de inventaros como el proceso de administración y control de los inventarios que comprende la planeación, ejecución y administración de los modelos definidos de inventarios del cual se requiere saber 19.

(35) Capítulo l: Marco Teórico Referencial cuánto, cuándo y qué niveles de productos se deben mantener para cumplir con un servicio deseado, dicho modelo esta alimentado por políticas de existencias, por lo que debe ser controlado permanentemente. Cespón Castro (2003) considera que la gestión de los inventarios es una de las actividades claves de la Logística como función (Ver Figura 1.4).. L O G Í S T I C A. Actividades claves. Actividades de soporte. - Servicio al cliente - Transporte - Gestión de inventarios - Procesamiento de pedidos - Almacenamiento - Manejo de las mercancías - Compras - Empaquetamiento - Planificación del producto - Gestión de información. Figura 1.4: Actividades de la Logística. Fuente: Elaboración propia. Encontrándose dentro de los sistemas logísticos de aprovisionamiento y de distribución (Ver Figura 1.5). Cadena de Suministros. Sistema logístico de aprovisionamiento (SLA). Gestión de Pedidos Gestión de Inventario Gestión del Transporte Gestión de Almacenaje. Sistema logístico de producción/ operaciones. Subsistema Comercial Subsistema Financiero Subsistema Dirección y Gestión Subsistema de Producción. Sistema logístico de distribución (SLD). Logística inversa. Gestión de inventario s Gestión de almacenaje Gestión de pedidos Gestión de transporte. Figura 1.5: Estructura de la Cadena de Suministros. Fuente:Elaboración propia. 20.

(36) Capítulo l: Marco Teórico Referencial Según Cespón Castro y Auxiliadora Amador (2003) una clasificación muy aceptada de los Sistemas de Gestión de Inventario (SGI) es la siguiente: - Sistemas con demanda dependiente: Aquellos en que la demanda está determinada por la de otros artículos, no recibiendo una influencia del mercado. Por ejemplo; sistemas MRP. - Sistemas con demanda independiente: Aquellos donde la demanda está influenciada por las condiciones del mercado. Por ejemplo; Sistema. de Revisión. Continua (Q), Revisión Periódica (P), Descuento por Cantidades. También existen otros como Sistema Min Max y Sistema para Múltiples Artículos. La demanda independiente suele aparecer en las empresas de fabricación, en los productos terminados; en este caso para responder las preguntas básicas, se definen varios modelos que tratan de reducir el comportamiento del sistema de inventario. El enfoque tradicional, en lo que respecta a la gestión de inventarios, se basa en los conceptos de punto de pedido y cantidad a pedir. Esta gestión debe responder las preguntas básicas: ¿Qué pedir? ¿Cuánto pedir? ¿Cuándo pedir? ¿Cómo pedir? (Cespón Castro 2003), además se debe conocer qué tipo de modelo de inventario utilizar para la administración del mismo. En estos modelos los factores que intervienen son: la función de demanda, los plazos de entrega y los costos. Respecto a la demanda las características que influyen son: Grado de conocimiento de la demanda mencionado en el epígrafe 1.3.3, cuando se tiene la información conocida con certeza, los modelos se definen como determinísticos y no determinísticos o estocásticos que son aquellos en los que no se conoce con certeza la demanda, y se dispone sólo de valores estadísticos que definen la evolución. La tasa de la demanda, dejando aparte el hecho de que el conocimiento de la misma sea cierto o no, esta puede ser uniforme durante todos los periodos del horizonte, o bien puede sufrir variaciones. Con respecto al plazo de suministro o de entrega por los proveedores, este podría ser igualmente de tipo determinístico o no determinístico, aunque lo normal es que existan diversos factores imponderables que puedan afectar los plazos comprendidos (Domínguez Machuca, 1995). Es importante definir qué método de gestión de inventarios se va a aplicar para responder las preguntas de Qué, Cuánto, Cuándo y Cómo. El "Árbol de Decisión" propuesto por Comas Pullés (1997), constituye una herramienta eficaz para facilitar una elección acertada, aunque la alternativa óptima sólo podría obtenerse aplicando, 21.

(37) Capítulo l: Marco Teórico Referencial de forma creativa, los principios que sustentan la selección, apoyándose en la experiencia, la pericia y el conocimiento del especialista. Los sistemas de gestión de inventarios más utilizados son: 1. Modelo Básico de Lote Económico de Pedido (Modelo EOQ) 2. Sistema de Revisión Continua o de Cantidad Fija o Sistema Q 3. Sistema de Revisión Periódica o de Frecuencia Fija o Sistema P 4. Sistema Min - Max 5. Sistema para Múltiples Artículos 1.4.1 Modelo básico de cantidad económica de la orden (Modelo EOQ: Economic Order Quantity) El Modelo Básico de Lote Económico de Pedido (EOQ), también es conocido como Modelo de Wilson en honor a su creador, este es el modelo más elemental de todos los sistemas de gestión de inventario y en él se basa la teoría clásica. Su objetivo es determinar la cantidad óptima a pedir, que sería el lote económico de pedido. Supuestos básicos: 1. Solo se considera el costo de preparación del pedido y el costo de inventario 2. La demanda de productos es constante (determinística) 3. El plazo de entrega también es constante e inmediato 4. Los pedidos se solicitan cada intervalo constante de tiempo 5. No existirá ruptura de “stock” El patrón de comportamiento del inventario para este caso se muestra en la Figura 1.6, donde se puede observar el cumplimiento de los mencionados supuestos. Como se puede apreciar este modelo es para cuando la demanda es constante o determinística, es un modelo ideal, pues para las organizaciones en la actualidad es muy difícil conocer con precisión cuál será su demanda. No es recomendable utilizarlo ya que se aparta de la realidad, impidiendo la veracidad de los resultados. Unidade. Q. Q/2 Tiempo P Figura 1.6: Modelo EOQ. Fuente: Cespón Castro (2003) 22.

(38) Capítulo l: Marco Teórico Referencial 1.4.2. Sistema de revisión continua o sistema de cantidad fija o sistema Q En este modelo, dada cierta cantidad (punto de reorden) de un producto en inventario, se solicita el pedido de una cantidad fija de dicho producto, aunque el tiempo entre un pedido y otro pasa a ser variable siendo esta la característica principal de este sistema: cantidad fija y frecuencia fija. Es conveniente utilizar este sistema cuando se trata de productos fáciles de contabilizar; de costo elevado que quieren un estricto control, la variedad de surtidos es pequeña y cuando existe cercanía con el proveedor o cliente. Este modelo se puede gestionar teniendo en cuenta las cuatro combinaciones en correspondencia con la aleatoriedad o el valor constante de la demanda y el plazo de entrega (Cespón Castro y Auxiliadora Amador, 2003). 1. Considerar la demanda y el plazo de entrega constantes 2. Considerar el plazo de entrega aleatorio y la demanda constante 3. Considerar la demanda aleatoria y el plazo de entrega constante 4. Considerar aleatorios tanto la demanda como el plazo de entrega Su patrón de comportamiento está representado en la Figura 1.7, donde: Q: Cantidad Solicitada. R: Punto de Pedido o de Reorden. L: Plazo de entrega. S´: Stock de seguridad. Unidades. Q R. Q. Q. Q. S ´. L. L. Tiempo. Figura 1.7: Sistema Q. Fuente: Cespón Castro (2003) 1.4.3 Sistema de Revisión Periódica o de Frecuencia Fija o Sistema P Conocido también como. sistema de frecuencia fija o sistema “P”, se caracteriza 23.

(39) Capítulo l: Marco Teórico Referencial porque en el mismo la frecuencia de suministro se mantiene fija, mientras que la cantidad solicitada en cada pedido, constituye una magnitud variable Figura 1.8. Cuando se administra el inventario utilizando un sistema de este tipo, se verifica la posición del inventario a intervalos fijos de tiempo y se realiza un pedido por la diferencia entre el nivel de inventario que se tiene en el momento de la revisión y el nivel máximo de reabastecimiento. Este modelo puede ser aplicado cuando estamos ante unos productos muy difíciles de contabilizar, de costos reducidos que no requieren de un control estricto, cuando en una misma solicitud se incluyen más de un pedido y cuando existe lejanía con los proveedores (Cespón Castro y Auxiliadora Amador, 2003). Qi: Cantidad solicitada T: Inventario objetivo L: Plazo de entrega S´: Stock de seguridad P: Frecuencia de revisión Unidades. T Q 1. Q 1. Q 2. Q 2. S´. Tiempo L. L P. P. Figura 1.8: Sistema P. Fuente: Cespón Castro (2003) 1.4.4 Sistema Min – Max Constituye un híbrido de los Sistemas de Revisión Continua y Revisión Periódica, al utilizar algunos de sus parámetros. Por su sencillez y efectividad es uno de los más empleados en la práctica, además de que utiliza los criterios del punto de reorden (R) e inventario objetivo (T). 24.

(40) Capítulo l: Marco Teórico Referencial 1.4.5 Sistema para Múltiples Artículos con restricciones de recursos Este sistema se formula como un modelo de optimización restringido y se resuelve utilizando multiplicadores de Lagrange (Zipper, 2002). Se aplica tantas veces como materiales existan, permite determinar las cantidades a solicitar para varios insumos conjuntamente, cuando existen restricciones de recursos. Normalmente en la función de compras, los recursos que con mayor frecuencia se convierten en restricciones son:  El presupuesto disponible para las compras  El espacio disponible en el almacén para las cantidades que serán compradas de los diferentes materiales 1.5 Experiencias teóricas sobre procedimientos para la Gestión de Inventarios. Algunos autores han propuesto procedimientos para la Gestión de Inventarios como es el caso de Ospino Vergara y García Piña (2007) que realizaron el diseño de un sistema de Gestión de Compras e Inventarios en la Empresa Espitia Impresores. Autores cubanos también han propuesto y aplicado procedimientos, por ejemplo Ortiz Torres (2004) en su tesis doctoral, propone un procedimiento para la gestión de inventarios con demanda independiente en empresas comerciales y de servicio. Alonso Bobes (2008) aplica el anterior procedimiento en la Empresa de Transporte y Aseguramiento del Sistema Empresarial. Olivera Castro (2008) realiza una propuesta con su aplicación otro procedimiento. Habiendo realizado un análisis pertinente de la bibliografía no se escoge ninguno debido a que no se ajustan a las condiciones de la empresa objeto de estudio; por lo que se impone la necesidad de elaborar un procedimiento que se adecue a las características de esta. 1.6 Conclusiones parciales. Luego de un análisis de la bibliografía que sustenta como base el desarrollo de la presente investigación se pude concluir que: 1. En la bibliografía científica consultada se plantean un grupo de metodologías y herramientas para la clasificación de los inventarios dentro de los que pueden citarse el Método ABC, el Método ABC con enfoque multicriterio y la Matriz IB/RS. Destacándose para la investigación el Método ABC con enfoque multicriterio como el más adecuado. 2. La clasificación de los inventarios es de gran importancia ya que permite determinar el mejor modelo de inventario a aplicar a cada grupo o familia de productos, atendiendo a sus particularidades. 25.

(41) Capítulo l: Marco Teórico Referencial 3. La literatura presenta la existencia varios sistemas de gestión de inventario, que en esencia, persiguen los mismos objetivos: minimizar los costos totales por este concepto y mejorar el servicio al cliente, a través de la definición de qué, cuánto y cuándo pedir. 4. La alternativa óptima que permite definir qué modelos de gestión de inventario debe ser aplicado en cada caso, estará dada por los factores que afectan el funcionamiento del sistema, apoyándose además en la experiencia, la pericia y el conocimiento del especialista.. 26.

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(43) Capítulo ll: Procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario CAPÍTULO II: PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO 2.1 Introducción. Luego de haberse realizado un análisis de la bibliografía científica referente al tema que aborda la investigación, se impone la necesidad de perfeccionar la forma en que se gestiona el inventario, logrando de esta manera. mejorar la eficiencia de la. organización y el mejoramiento del servicio al cliente. Es por eso que en el presente capítulo, dando cumplimiento a los objetivos específicos de la investigación, se propone un procedimiento para el diseño del Sistema Gestión de Inventario que se adecue a las condiciones de la Empresa objeto de estudio. Partiendo de que los existentes en la bibliografía consultada no se ajustan de manera total a las particularidades del objeto de estudio. 2.2 Desarrollo del procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario (SGI). Para el desarrollo del procedimiento que se propone en este acápite de la investigación se analizaron procedimientos ya existentes como el propuesto en el trabajo de diploma presentado por Olivera Castro (2008) y el propuesto por Ortiz Torres (2004). El procedimiento propuesto en esta investigación se muestra en la Figura 2.1 y el cual incluye elementos claves para el análisis de un SGI como son: la selección y caracterización de la empresa objeto de estudio, el diagnóstico de la gestión de inventarios en ésta (cómo se realiza actualmente esta actividad en la organización), la selección de el o los almacenes que se analizarán, la recogida de los datos e información necesaria en la empresa y la respectiva organización de dicha información, clasificación del inventario y de los artículos en el inventario. Además el procedimiento contempla pasos como la selección y aplicación de modelos de inventario y el control del inventario. Sin olvidar luego del control la necesaria retroalimentación hacia etapas previas del procedimiento cumpliendo de esta forma con el principio de mejora continua al cual deben estar sujetas todas las organizaciones que intentan insertarse en un mundo cada vez más globalizado y competitivo.. 27.

(44) Capítulo ll: Procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario Inicio. Etapa 1: Selección y caracterización de la unidad objeto de estudio. Etapa 2: Diagnóstico de la Gestión de Inventarios. SI. Existe un Sistema de Gestión de Inventarios NO. Etapa 3: Selección del o los almacenes que se analizarán Etapa 4: Recogida de los datos en la empresa y organización de la información. Etapa 5: Clasificación del inventario y de los artículos en el inventario. Etapa 6: Selección y aplicación de modelos de inventario. Etapa 7: Control de inventario. Figura 2.1: Procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario. Fuente: Elaboración propia. Etapa 1: Selección y caracterización de la unidad objeto de estudio. La selección de la empresa, dentro de ella la unidad, puede ser debido a la necesidad de la misma de minimizar sus costos por mantener inventarios, mejorar el servicio al cliente, satisfacer toda la demanda y/o aumentar la competencia.. 28.

(45) Capítulo ll: Procedimiento para el diseño del Sistema de Gestión de Inventario En cuanto a la caracterización de la unidad este paso no es obligatorio, si las personas que realizan o aplican el procedimiento poseen un conocimiento profundo del funcionamiento de la misma. Cuando no se posee este conocimiento se hace necesario conocer algunos elementos para lograr una mayor integración. Dentro de esto, los elementos más importantes son: Factores Externos:  Principales clientes  Principales proveedores  Impacto ambiental de la organización Factores Internos:  Ubicación de la unidad  Estructura organizativa  Objeto social  Misión  Visión Es válido destacar que los elementos que se han mencionado no constituyen elementos obligatorios a tratar, ya que para cada organización en particular se pudiera agregar o quitar aquellos que se consideren necesarios para lograr una mejor comprensión de esta. Para la presente investigación estos factores fueron definidos por la empresa, con el objetivo de determinar si existen problemas con los inventarios que puedan estar afectando su correcto funcionamiento. Si la respuesta es negativa no sería necesario realizar el estudio, pero si la respuesta es afirmativa entonces se desarrollan los pasos siguientes del procedimiento. Etapa 2: Diagnóstico de la gestión de inventarios. Una vez plasmadas las características de la unidad para un mejor entendimiento de la misma, se procede a analizar la gestión de inventarios. Se investigará la necesidad de diseñar un sistema de gestión de inventarios; en caso de que exista un sistema, comprobar si este es el correcto, esto se hace aplicando el paso de control. En este análisis se plantearán aspectos negativos y positivos, además de determinar las debilidades y fortalezas que presenta la organización con relación a la gestión de sus inventarios. Para esto se utilizan técnicas como entrevistas, revisión de documentos y la observación. Según Ortiz Torres (2004) algunos de los principales factores internos y externos que deben ser tenidos en cuenta durante la etapa de diagnóstico, dada su incidencia 29.