Jornada “Expediente Electrónico y Aplicación Archive (VI)”
Madrid, 16 de febrero de 2016
Blanca Desantes Beatriz Franco
Subdirección General de los Archivos Estatales (MECD)
ARCHIVE
Análisis de un Sistema de Gestión de
Documentos de Archivo (SGDEA)
• Es una aplicación web de archivo definitivo de documentos y expedientes electrónicos.
• Sistema desarrollado por el MINHAP para cualquier Administración Pública.
• Eficacia, ahorro de costes e interoperabilidad Por ello, tenemos que hacer
que sea el mejor producto
posible
El marco en el que se tiene que desarrollar Archive debe ser consistente con la normativa:
Sobre Administración Electrónica
Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (Exponendo 5)
Ley de Patrimonio Histórico Español y su normativa de desarrollo
Normativa sobre Acceso a la Información Pública
En el marco del respeto por los
distintos sistemas archivísticos y redes de archivos de las distintas
Administraciones Públicas
AGE: Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
(RD. 1708/2011) Art. 20
Una vez superados los retos de la interoperabilidad entre Administración y ciudadanos, estamos en la coyuntura idónea para afrontar:
La conservación a largo plazo del patrimonio documental nacido digital
La implementación de políticas, procesos y sistemas que aseguren esta conservación
INTEROPERABILIDAD SINCRÓNICA Y DIACRÓNICA
Archive y los requisitos de un SGDEA
El Ministerio de Educación, Cultura y Deporte ha concluido un primer testeo.
El Modelo de referencia de Archive es: OAIS
Open Archival Information System Definición:
Además de una norma ISO, se trata de una organización de personas y sistemas que tienen la responsabilidad de
preservar la información y ponerla a disposición
Entidades funcionales de OAIS
Planificación de la Conservación
Administración RP
OD UC OT R
US UA RI O Ingreso
Gestión de datos
Almacenamiento de Archivo
Acceso
SIP
AIP DIP DIP
Información
descriptiva Información
descriptiva
UNE-ISO 14721. Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS). Modelo de referencia
ISO 14721 OAIS
Capítulo 6. Interoperabilidad de archivos Distintos modelos de asociaciones de archivos
Tenemos que adaptar este Modelo de Referencia a nuestra normativa y al ciclo de vida de los documentos y
su responsabilidad de gestión y custodia.
•
Diferentes OAIS se pueden interconectar en un mismo sistema
•
Estos OAIS de un mismo sistema pueden ingresar y elaborar paquetes de información
•
Productor: aquellas personas / sistemas / entidades que proporcionan información para su preservación. El productor puede ser otros OAISs o personas y sistemas dentro del mismo OAIS.
Enlace: http://www.eark-project.com/
El Proyecto E-ARK (European Archival Records and
Knowledge Preservation) en sus distintos documentos
técnicos recoge asimismo que:
SIP (Submission Information Package. Tb PIT):
Paquete de Información de Transferencias AIP (Archival Information Package. Tb PIA):
Paquete de Información de Archivo
DIP (Dissemination Information Package. Tb PIC):
Paquete de Información de Consulta
• Los Paquetes de información paneuropeos tienen asignados, a su vez, metadatos relativos al propio paquete de información.
• Los Paquetes de Información tienen una cardinalidad para su conformación y relación entre ellos:
• Un SIP puede transformarse en un único AIP o en muchos (1:1, 1:n), así como muchos SIPs se pueden transformar en muchos AIPs o en un único AIP (n:n, n:1). Lo mismo ocurre entre los AIP y los DIP
.
El Proyecto E-ARK (European Archival Records and
Knowledge Preservation) en sus distintos documentos técnicos recoge asimismo que:
SIP AIP
1:1
SIP AIP
1:n
SIP AIP
n:1
SIP AIP
n:n
En opinión del MECD,
¿hacia dónde debe tender Archive?
¿cómo debe configurarse?
OAIS1 Expedientes
cerrados INSIDE
Expedientes abiertos
Archivos de oficina
ARCHIVE
Ext
SIP
AIP
AIP
AIP
OAIS2
OAIS3
OAIS4 ARCHIVE
DIP
DIP
DIP Archivos
centrales
SIP
Archivo intermedio
Archivo histórico SIP
OAIS1 Archivos de
oficina
Expedientes cerrados Archivos oficina
INTERFAZ DE USUARIO EXTERNO
Solicitudes de información
CONCLUSIONES (I)
1. Archive tiene que permitir la interconexión de diferentes OAIS 2. Archive debe interoperar correctamente con INSIDE
3. Archive tiene que configurar parte de sus procesos documentales en torno a los Paquetes de Información (SIPs, AIPs, DIPs), no sólo sobre la base de e- documentos y e-expedientes.
4. Archive debe contemplar en un futuro la preservación a largo plazo de bases de datos.
5. Archive debe implementar el esquema de metadatos institucional (e- EMGDE), que es multientidad.
CONCLUSIONES (II)
6. A su vez, el e-EMGDE debe incorporar categorizaciones nuevas y los metadatos asociados a los mismos en relación con los paquetes de información mencionados.
7. Archive debe incluir mecanismos de conservación a largo plazo (migración, emulación, etc.) así como mecanismos de firma longeva.
8. Archive tiene que ser escalable
9. El código SIA no puede ser el identificador unívoco en Archive
10. Es necesaria una Norma Técnica de Interoperabilidad de Transferencia.
Muchas gracias por su atención
blanca.desantes@mecd.es beatriz.franco@mecd.es
