UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TITULACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADO EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ÁREA
DESARROLLO DE SOFTWARE
TEMA
“ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA
REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL
PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA
APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA
WORKFLOW”
AUTORA
AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH
DIRECTOR DEL TRABAJO
ING.SIST.CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE.
2018
DECLARACIÓN DE AUTORIA DEL PLAN DE TITULACIÓN
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación, me corresponde exclusivamente; y el Patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil”.
Agurto Jiménez Karla Elizabeth
DEDICATORIA
A Dios, por permitirme llegar a este momento tan importante en mi vida. Por cada uno de los triunfos y los momentos difíciles que me han enseñado cada día más.
A mi madre por siempre estar a mi lado apoyándome y dándome ánimos para no rendirme, a mi padre que con sus sabios consejos me ha guiado en mi vida y mis estudios. A mi hermano que ha estado a mi lado con cada una de sus ocurrencias para hacerme reír en los momentos que más lo necesitaba. A mis profesores, les agradezco por su tiempo, apoyo y por los conocimientos que me trasmitieron en el transcurso de mi carrera.
AGRADECIMIENTO
Mi sincero agradecimiento principalmente a Dios por darme salud y vida para realizar esta tesis. A mis padres que han estado a mi lado apoyándome y siempre apoyando mis decisiones, a mi hermano Javier que con su carisma ha alegrado mis días.
ÍNDICE GENERAL
1.4 Planteamiento del problema 3
1.5 Delimitación 4
1.5.1 Delimitación geográfica 4
1.5.2 Delimitación espacial y de tiempo 4
1.5.3 Delimitación semántica 5
1.6 Recursos 5
1.7 Justificación 6
1.8 Sectores beneficiados 6
1.9 Impacto social 7
1.10 Pertinencia 7
1.11 Efecto multiplicador 7
1.12 Objetivos de la investigación 7
1.12.1 Objetivo general 7
CAPÍTULO II
2.1.3. Principios de la Contratación Pública 11
2.1.4. Procedimientos de contratación pública. 12
2.1.4.1. Subasta inversa electrónica. 12
2.1.4.2. Catalogo Electrónico 13
2.1.4.3. Ínfima Cuantía 14
2.1.4.4. Menor Cuantía 14
2.1.4.5. Cotización 15
2.1.4.6. Licitación 15
2.1.4.7. Contratación Integral Por Precio Fijo 16
2.1.4.8. Consultoría Contratación Directa 16
2.1.4.9. Lista Corta 17
2.1.4.10. Concurso Publico 17
2.1.5. Introducción a la tecnología Workflow 20
2.1.5.1. Tecnología Workflow 20
2.1.5.2. Elementos de un Workflow 21
2.1.5.3. Ventajas de un Workflow 22
2.1.5.4. Desventajas de un Workflow 22
2.1.6. Introducción la gestión de procesos de negocios 22
N° Descripción Pág.
3.1. Análisis de la investigación 50
3.2. Población y muestra 51
3.3. Técnicas de observación y recolección de datos 51
3.3.1. Entrevista 52
3.3.1.1. Instrumentos de recolección de datos 56
3.3.2. Encuesta 56
3.3.2.1. Instrumentos de recolección de datos 61
3.4. Procedimiento de investigación 61
3.5. Requerimientos funcionales 61
3.6. Requerimientos no funcionales 63
3.7. Асtorеѕ y rolеѕ 64
3.8. Metodología de desarrollo 75
N° Descripción pág.
4.3 Objetivos 77
4.4 Entorno de software 78
4.5 Estudio de factibilidad 78
4.5.1 Factibilidad técnica 78
4.5.2 Factibilidad económica 79
4.5.3 Factibilidad operacional 80
4.6 Diseño técnico 80
4.6.1 Diagrama de flujo de procesos 80
4.6.2 Modelo de datos 82
4.6.3 Modelo entidad relación 83
4.6.3.1 Diссionаrio de datos 84
4.6.4 Diagrama de clases 95
4.7 Prototipo funcional 96
4.8 Impacto 111
4.9 Cronograma de actividades 112
4.10 Conclusiones 114
4.11 Recomendaciones 114
GLOSARIO DE TÉRMINOS 115
ANEXOS 116
ÍNDICE DE TABLA
N° Descripción Pág.
ÍNDICE DE GRÁFICOS
N° Descripción Pág.
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
N° Descripción Pág.
1. Diagrama de flujo de proceso de compras
S modificado 81
2. Modelo de datos 82
ÍNDICE DE CUADROS
N° Descripción Pág.
1. Procesos de compras públicas 18
2. Workflow vs bpm 25
9. Cuadro de requerimientos funcionales 62
10. Cuadro de requerimientos no funcionales 63
11. Caso de uso – proceso compras actual 64
17. Caracteristicas tecnicas de las computadoras
de los usuarios 78
18. Software de análisis, diseño y desarrollo 79
19. Diccionario tabla pedido 84
20. Diccionario tabla detalle pedido 85
21. Diccionario tabla adquisiciones 86
22. Diccionario tabla carrera 87
23. Diccionario tabla facultades 88
N° Descripción Pág.
25. Diccionario tabla menu departamentos 90
26. Diccionario tabla menu proveedores 91
27. Diccionario tabla proveeduria 92
28. Diccionario tabla rol 93
ÍNDICE DE ANEXOS
N° Descripción Pág.
1. Formato de encuesta 117
AUTOR: AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH
TEMA: ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN PROTOTIPO PARA
REALIZAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL PROCESO DE COMPRAS BASADO EN LA APLICACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WORKFLOW
DIRECTOR: ING. SIST. CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE
RESUMEN
El presente proyecto de titulación redacta el análisis y diseño de un prototipo para realizar la gestión documental del proceso de compras basado en la aplicación de una herramienta Workflow, con el principal objetivo de realizar una optimización y ayuda al proceso de compras utilizado en la Universidad de Guayaquil, para facilitar el control documental de las solicitudes de compras de materiales para los proyectos de investigación. Este proyecto de titulación se realizó con una investigación de tipo descriptiva y exploratoria y como método de investigación el deductivo, también se utilizó como fuentes primarias los documentos facilitados por el departamento de vicerrectorado de investigación, tales como: reglamentos, planes operativos, TDR (Términos de Referencia). Adicionalmente, se revisó información del proceso de compras en el sitio web SERCOP e información bibliográfica. En conclusión, este prototipo permitirá el registro de los datos necesarios por parte de los solicitantes. De esta misma manera se podrán registrar los usuarios que contaran con ciertas restricciones de acceso dependiendo del cargo y departamento donde laboran para sus respectivos trabajos. Para la elaboración de la propuesta se utilizó como metodología de desarrollo de software el modelo de tipo cascada, que ayudo al levantamiento de información y definición de los requerimientos necesarios, la elaboración de diagramas tales como: diagrama de modelos de datos, casos de usos, entre otros.
PALABRAS CLAVES: Prototipo, Sistema, Información, Anexos,
Compras, Empresa, SERCOP.
Agurto Jiménez Karla Elizabeth Ing. Sist. Cabezas Galarza Franklin Augusto, MAE
AUTHOR: AGURTO JIMENEZ KARLA ELIZABETH
SUBJECT: ANALYSI AND DESIGN OF A PROTOCOL TO PERFORM THE DOCUMENTARY MANAGEMENT OF THE PROCESS OF PURCHASES BASED ON THE APPLICATION OF WORKFLOW TOOL
DIRECTOR: SYST.ENG. CABEZAS GALARZA FRANKLIN AUGUSTO, MAE
ABSTRACT
This project of graduation describes the analysis and design of a prototype to perform the document management of the process of purchases, based on the application of a Workflow tool, with the main objective to perform an optimization and assistance to the process of purchases used at the University of Guayaquil, to facilitate the documentary control of requests for purchasing materials for research projects. This graduation project was carried out with a descriptive and exploratory research and as a deductive research method, it was also used as a primary source of the documents provided by the vicerrectorado department of research, such as: regulations, operational plans, RT (Referency Terms). Additionally, the information on the purchasing process was reviewed on the SERCOP website and bibliographic information. In conclusion, this prototype will allow the registration of the necessary data by the applicants. In this way, users who have certain access restrictions will be registered depending on the position and department where they work for their respective jobs. For the elaboration of the proposal was used as a software development methodology of waterfall type, which helped in the uprising of information and definition of the necessary requirements, the elaboration of diagrams such as: diagram of data models, use cases, and others.
KEY WORDS: Prototype, System, Information, Annexes,
Purchases, Company, SERCOP.
Agurto Jiménez Karla Elizabeth Syst.Eng. Cabezas Galarza Franklin Augusto,MAE
PROLOGO
El presente proyecto tiene como propósito el análisis y diseño de un prototipo para realizar la gestión documental del proceso de compras basado en la aplicación de una herramienta Workflow, que permitirá llevar un control de los documentos que detallan las solicitudes de órdenes de compra de materiales para los proyectos de investigación.
La investigación será de tipo descriptiva y exploratoria que permitirá conocer más detalles del manejo del proceso de compras. Las fuentes serán primarias debido a que la información será obtenida mediante documentos, entrevistas y encuestas facilitadas por el departamento de vicerrectorado académico.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
Durante décadas el manejo de la gestión documental era una labor realizada únicamente por los archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas de trabajo básico eran libros de registros, carpetas y documentos de papel, donde se presentaba el riesgo de pérdida de estos documentos por accidentes o mal manejo de los mismos.
Con el pasar de los años muchas instituciones han modernizado su manejo documental implementando personal para el manejo de los documentos mediante clasificación y codificación por cada documento ingresado. En la actualidad estos recursos son insuficientes para la gestión documental de grandes empresas o instituciones educativas, debido a la cantidad de documentos que ingresan diariamente.
1.2 Alcance
El alcance establecido en el Sistema Web para realizar la gestión documental del proceso de compras, permitirá el ingreso de información de las órdenes de compras de los proyectos de investigación y un control departamental para la aprobación de los documentos utilizados, todo esto basado en el proceso de ínfima cuantía para la presentación del prototipo del sistema.
1.3 Objeto de la investigación
Se encontrará enfocado en la gestión documental del proceso de compras que involucra a los departamentos de Vicerrectorado de investigación, Adquisiciones, Financiero y Proveeduría, basado en la tecnología Workflow, el cual se realizará en un framework web de tipo open source y escrito en lenguaje Java y Primefaces.
El sistema será desarrollado luego de un levantamiento de información que permitirá detectar cual es el principal problema, que afecta el desarrollo de los proyectos investigativos, con el objetivo de brindarles a los participantes del proceso de compras, un control para los documentos generados en la adquisición de materiales utilizados en los proyectos de investigación.
1.4 Planteamiento del problema
Este problema es provocado por la falta de control de las solicitudes de materiales, que son entregadas en documentos físicos al departamento de vicerrectorado académico para comenzar con el proceso de compras.
En muchas ocasiones estos documentos suelen pasar días hasta meses en un mismo departamento sin control alguno, donde pueden extraviarse o sufrir daños; generando que los materiales no se entreguen a los solicitantes.
1.5 Delimitación
El presente tema de investigación pretende ofrecer un control a la gestión documental que es realizada en el proceso de compras de materiales para los proyectos de investigación, permitiendo a cada jefe departamental el ingreso de información de las solicitudes para el seguimiento de dichos documentos.
1.5.1 Delimitación geográfica
Se desarrollará el sistema web que automatice el proceso de gestión documental para los departamentos que intervienen en el proceso de compras públicas de ínfima cuantía de la Universidad de Guayaquil, ubicado en la ciudad de Guayaquil – Ecuador, en la Ciudadela Universitaria “Salvador Allende”, Malecón del Salado (entre Av. Fortunato Safadi y Av. Kennedy).
1.5.2 Delimitación espacial y de tiempo
1.5.3 Delimitación semántica
A continuación, se definirán los conceptos básicos que conforman el presente tema:
Gestión documental: es la agrupación o el conjunto de diferentes normas, técnicas y practicas utilizadas para la administración del flujo de documentos o archivos de toda empresa, permite definir el tiempo en que se debe guardar o eliminar determinados documentos.
Automatización de procesos: Es el conjunto de procedimientos y métodos que permitirá a la empresa mejorar aquellas tareas que se realizaban manualmente y utilizar implementos tecnológicos.
Workflow: Es el conjunto de actividades que contiene la ejecución de forma coordinada de múltiples tareas que son desarrolladas por diversas entidades que se enfocan en alcanzar un objetivo común.
1.6 Recursos
Para efecto de este proyecto se plantea utilizar herramientas Workflow open source lo cual no tendrá incidencia en costos de licenciamiento para el desarrollo el mismo.
Los recursos humanos requeridos para el desarrollo de este tema son: los usuarios de cada departamento que están involucrados en el proceso de compras.
1.7 Justificación
En la actualidad en la Universidad de Guayaquil el proceso de compras de materiales para los proyectos de investigación, es realizado de forma manual provocando un manejo desorganizado de las solicitudes de compras entregados por los integrantes de los proyectos investigativos realizados por los estudiantes.
Se pretende establecer una mejora al proceso de gestión documental mediante la creación de una plataforma web que les permita registrar de forma rápida y sencilla la instancia en la que se encuentra el documento de la solicitud, a través de los diferentes departamentos que conforman el proceso de compras.
El desarrollo del sistema web para la gestión documental del proceso de compras será de gran beneficio para la Universidad de Guayaquil y para cada uno de las autoridades que intervienen.
1.8 Sectores beneficiados
1.9 Impacto social
Los principales sectores de la ciudad de Guayaquil que se verán beneficiados con el desarrollo del sistema web son aquellos donde los proyectos realizados por los estudiantes son implementados.
1.10 Pertinencia
El sistema web aporta de manera indirecta al objetivo 11 del plan nacional del buen vivir, que consiste en Asegurar la soberanía y eficiencia de los sectores estratégicos para la transformación industrial y tecnológica, debido a que el avance tecnológico propuesto para el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil beneficiaria a los integrantes de los proyectos de investigación que solicitan la compra de materiales para la realización de los proyectos.
1.11 Efecto multiplicador
El sistema web propuesto para el vicerrectorado de investigación y los departamentos que conforman el proceso de compras, utilizan la versión beta del proceso de ínfima cuantía para gestionar las actividades involucradas, esperando que futuros proyectos desarrollen programas que posean todos los procesos de compras publicados y establecidos por la SERCOP.
1.12 Objetivos de la investigación
1.12.1 Objetivo General
realizar un seguimiento y conocer en que instancia del proceso se encuentra la solicitud del proyecto.
1.12.2 Objetivos Específicos
• Elaborar un manual de usuario para el manejo del sistema web, que permita el fácil entendimiento de los usuarios con el aplicativo.
• Minimizar los tiempos de espera de cada una de las aprobaciones requeridas en el proceso.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
A continuación, se detallará los diferentes conceptos y teorías que sustentará el siguiente proyecto de investigación:
2.1. Marco conceptual
2.1.1. Compras públicas en el Ecuador
Las compras públicas realizadas en el Ecuador tienen un organismo o institución que vigila cada uno de los procesos que permiten a las personas naturales o jurídicas ofrecer sus servicios al estado. La ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública tiene como objetivo la normalización de los procesos utilizados para la compra de bienes o realización de obras.
IMAGEN No. 1
COMPRAS PÚBLICAS
2.1.2. Fases de los procedimientos de contratación pública
Los procedimientos de contratación pública constan con 4 fases que son:
1. Preparatoria 2. Precontractual 3. Contractual
4. Post contractual (Evaluación)
a) Fase preparatoria: Identificación de oportunidades
Para comenzar a realizar un proceso de compras públicas se debe tener en claro cuál es la necesidad del proyecto. Que originara la necesidad de la compra y debe tomarse en cuenta los costos y beneficios de cada producto adquirido.
b) Fase precontractual: Garantía de oportunidades para la mejor
compra posible
En la fase de contratación cada una de las autoridades desde la máxima autoridad hasta los delegados asignados, serán los responsables de cualquier falta a las leyes establecidas por el SERCOP.
c) Fase contractual: ejecución e implementación
• Garantía de fiel cumplimiento: la principal función de este tipo de garantía es brindar seguridad al cumplimiento del contrato, el mondo de esta garantía es el 5% del valor del contrato.
• Garantía por anticipo: la persona contratista para recibir algún anticipo debe dar previamente garantías del mismo valor equivalente al anticipo solicitado. El porcentaje para bienes o servicios hasta el 70% y en obras hasta el 50%.
• Garantía Técnica: Esta garantía se caracteriza por ser de tipo independiente y su duración se cumplirá por los términos establecidos en el contrato.
d) Fase post contractual (evaluación)
Se trata del cumplimiento de los términos y garantías establecidos en el proceso de contratación.
2.1.3. Principios de la Contratación Pública
Para una exitosa contratación pública se debe seguir algunos principios básicos y universales los cuales se mencionarán a continuación:
• Igualdad: Todas las personas que participan en el proceso de compras del sistema nacional de contratación pública, deben garantizar la igualdad en cada uno de los participantes en un procedimiento de contratación.
• Legalidad: Consiste en el cumplimiento de las leyes impuestas por el Sistema nacional de contratación pública.
• Responsabilidad Ambiental y Social: Se debe tener en cuenta que cada una las decisiones que tomen un individuo o grupo, no perjudiquen a alguna especie o naturaleza.
• Planificación: Se debe considerar de vital importancia la planificación en el proceso de contratación pública, para que de esta manera las instituciones puedan dar prioridad y organizar sus necesidades institucionales.
2.1.4. Procedimientos de contratación pública.
Para la adquisición de un bienes o servicios se utiliza los siguientes procesos de compras.
2.1.4.1. Subasta inversa electrónica.
Se considera como un proceso de contratación que permite la adquisición de bienes o servicios, que no se encuentran registrados en el catálogo electrónico.
IMAGEN No. 2
SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
2.1.4.2. Catalogo Electrónico
Es el registro de aquellos servicios y bienes normalizados que se encuentran publicados en el portal de internet de compras públicas del gobierno, para su contratación de manera directa por parte de las empresas o instituciones contratantes.
Se encuentra en el catálogo diferentes bienes y servicios que están normalizados, así también como equipos de computación, audífonos, equipo de limpieza o de oficina, entre otros.
IMAGEN No. 3
CATALOGO ELECTRÓNICO
2.1.4.3. Ínfima Cuantía
Entre los procesos de compras usados en el Ecuador, se considera al proceso de ínfima cuantía el más eficiente en tiempo de ejecución, debido a que su principal característica de no poseer una fase pre-contractual donde consiste en condiciones de tipo técnicas, financieras y legales.
IMAGEN No. 4
ÍNFIMA CUANTÍA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.4. Menor Cuantía
La menor cuantía es considerada un procedimiento de régimen común y es utilizado para la contratación de servicios y bienes no normalizados.
IMAGEN No. 5
MENOR CUANTÍA
2.1.4.5. Cotización
El proceso de cotización se destaca por la oportunidad que tienen cinco proveedores de ser elegidos mediante un sorteo público, que es realizado en el portal web de compras públicas y de forma aleatoria.
IMAGEN No. 6
COTIZACIÓN
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.6. Licitación
El proceso de licitacion consiste en la contratacion publica de un bien o servicio solicitado por la empresa, el cual sera contratado luego de una evaluacion exahusistva de cada oferta presentada.
IMAGEN No. 7
LICITACIÓN
2.1.4.7. Contratación Integral Por Precio Fijo
La contratación integral por precio fijo es considerada un proceso especial de contratos para las obras que son aplicables por la ley, el contratista o encargado de la obra asume todos los problemas o riesgos y responsabilidades para el cumplimiento del contrato por un valor establecido.
IMAGEN No. 8
CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.8. Consultoría Contratación Directa
El proceso de consultoría evaluara los costos directos e indirectos que son utilizados en la ejecución de un proyecto.
IMAGEN No. 9
CONSULTORÍA CONTRATACIÓN DIRECTA
2.1.4.9. Lista Corta
Para realizar el proceso de lista corta se debe tomar en cuenta que el monto establecido debe ser superior a multiplicar el coeficiente de 0.000002 o inferiores a realizar la misma operación y multiplicar el coeficiente por 0.000015 del presupuesto inicial establecido por el estado, se debe contratar para este proceso como mínimo a 3 consultores o máximo 6 que estén en la categoría del producto que fue seleccionado por la entidad que los va a contratar.
IMAGEN No. 10
LISTA CORTA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.10. Concurso Publico
IMAGEN No. 11
CONCURSO PÚBLICO
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.4.11. Cuadro comparativo de los procesos de compras
públicas del Ecuador
A continuación, se mostrará el cuadro comparativo de los procesos de compras, el cual detallará los montos de contratación y los documentos a utilizar.
СUАDRO N° 1
PROCESOS DE COMPRAS PÚBLICAS
Nombre Monto de contratación Documentos
utilizados
Subasta inversa
electrónica De USD$4.790,51 hasta… Contrato
Catalogo
electrónico Sin límite
Órdenes de compras
Ínfima cuantía
Menor o igual
Menor cuantía De USD$0.01 hasta 47.900,50
Orden de servicios y orden de compra
Cotización De USD$47.900,50 hasta
359.253,75 Contrato
Licitación De USD$359.253,75
hasta……
contratación directa De USD$0.01 hasta 47.900,50
Contrato
Lista Corta De USD$47.900,50 hasta
359.253,75 Contrato
Concurso público Igual o mayor a
USD$359.253,75 Contrato
Fuente: manual de procedimientos de contratación pública del instituto nacional de estadística y censos – INEC
Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
de compras. Se destaca la importante ventaja en el manejo de los documentos tales como las facturas, los cuales son utilizados en la Universidad de Guayaquil.
2.1.5. Introducción a la tecnología Workflow
Muchas veces las empresas no logran comprender que su efectividad puede mejorar de manera rápida si se tiene los procesos bien gestionados y en su mayoría automatizados, para poder realizar la automatización de los procesos se utiliza la tecnología Workflow.
IMAGEN No. 12
TECNOLOGÍA WORKFLOW
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.5.1. Tecnología Workflow
donde es utilizado. Permitiendo mecanismos de control, agilizar el intercambio de información y la toma de decisiones, ayuda a independizar el flujo de trabajo, etc.
2.1.5.2. Elementos de un Workflow
Los elementos que componen un Workflow son:
Herramientas de análisis, modelización y definición de procesos: es la representación gráfica de las secuencias de actividades y de la información que conforma cada flujo de trabajo.
Motor del sistema: consiste en 4 elementos que funcionan con el Workflow, tales como: ejecución de procesos, distribución de tareas, control y administración, comunicación.
• Ejecución de procesos: es el encargado de interpretar los distintos procesos de una empresa.
• Distribución de tareas: controla las diferentes etapas de ejecución de un proceso.
• Control y administración: mantiene de manera interna la información de cada estado de los procesos de la empresa.
• Comunicación: utiliza la información para ser empleada en diferentes servicios electrónicos de mensajería.
Herramientas de administración y monitorización: permite acceder a los datos antiguos o históricos de la empresa, así como los datos estadísticos o del estado del sistema que se encuentran trabajando.
2.1.5.3. Ventajas de un Workflow
• Ayuda a que el desarrollo de los sistemas se encuentre orientado a los negocios y a las tareas críticas de la empresa.
• Permite reducir de manera considerable el papeleo generado en las oficinas, reduciendo de esta forma los requerimientos de mensajerías.
• Al tener los procedimientos bien definidos permite mantener calidad y eficiencia en los trabajos realizados por la empresa.
2.1.5.4. Desventajas de un Workflow
• Se necesita que todo el personal que componen los procesos más importantes de la empresa este enlazado a una conexión de red.
• Se requiere que los procesos que utiliza la empresa sean definidos con claridad y precisión, y que la administración tenga conocimiento de que el sistema de manejarse con un estricto orden. Limitando de esta manera las gestiones fuera del proceso.
• Puede en muchas ocasiones ser difícil para los trabajadores adaptarse al uso de sistemas de tipo Workflow.
2.1.6. Introducción la gestión de procesos de negocios
IMAGEN No. 13
GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIOS
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.6.1. Gestión de procesos de negocios o BPMS
La gestión de procesos de negocios también conocido como BPMS, es el conjunto de herramientas que permiten la correcta administración de los procesos que existen en la empresa. En cada una de las etapas del proceso: diseño, ejecución, monitoreo y análisis.
BPMS ofrece soporte con interacción humana, integración a las aplicaciones, diferenciando con la tecnología Workflow. Debido a que BPMS integra los flujos a los sistemas con los cuales se trabajara.
2.1.4.12. BPMS vs BPM
2.1.4.13. Tecnologías que conforman un BPMS
Las principales tecnologías que conforman un BPMS son:
• Motores de orquestación: permite organizar el orden de las actividades según los flujos y reglas que están establecidas en el modelo de los procesos de la empresa.
• Herramientas de análisis y business intelligence: analiza la información que fue originada en la ejecución de los procesos de la empresa.
• Repositorios: guarda todos los componentes y recursos que fueron utilizados en un proceso para que pueda ser utilizado luego.
2.1.4.14. Principales Beneficios
• Permite implementar procesos de una forma ágil y rápida.
• Facilita la integración de la información.
• Ayuda a la participación de los usuarios en las distintas etapas del ciclo de vida de un proceso.
• Permite el monitoreo de los factores que se consideran clave para los procesos de la empresa.
• Permite el ahorro de tiempo y costes.
• Ayuda a la disminución de riesgos.
2.1.4.15. Cuadro comparativo de la tecnología Workflow vs la
tecnología BPM
СUАDRO N° 2
WORKFLOW VS BPM
Nombre Concepto Utilización Software Limitaciones
Workflow el flujo de trabajo de la empresa. Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Al analizar la comparativa propuesta se llegó a la conclusión que el Workflow posee múltiples ventajas en comparación a los sistemas BPM que existen hoy en día.
2.1.5. Metodologías de desarrollo de software
Una metodología de desarrollo de software se considera un marco de trabajo que se usara para la estructuración, planificación y control del proceso de desarrollo del software requeridos por la institución. Una metodología de desarrollo hace referencia a un framework o entorno de trabajo. Un framework para la metodología de desarrollo del software consiste en:
• La filosofía de desarrollo de programas de computación con un enfoqué en los procesos de desarrollo de software
• Métodos, herramientas y modelos para asistir a los procesos de desarrollo de software.
2.1.5.1. Enfoques de desarrollo de software
Cada una de las metodologías de desarrollo de software cuentan con su propio enfoqué para desarrollar cada uno de los programas.
2.1.5.1.1. Metodología en cascada: Framework lineal.
Es uno de los procesos más sencillos de desarrollar, gracias a su ventaja de etapas secuenciales y que su desarrollo es hacia abajo como si fuera una cascada de agua.
Las fases de desarrollo de software de la metodología cascada son las siguientes:
2. Diseño del sistema: es la elaboración de las especificaciones requeridas para el sistema y el diseño a utilizar.
3. Diseño del programa: son los algoritmos que se utilizan en el desarrollo del código, el diseño de la base de datos y los casos de uso a utilizar.
4. Codificación: se considera la parte más importante de esta metodología debido a que se comenzara a desarrollar cada una de las especificaciones.
5. Ejecución de pruebas: en esta etapa se considera importante realizar múltiples pruebas de funcionamiento para asegurar su optimo y estable funcionalidad en la empresa.
6. Verificación: en esta parte el usuario realiza la ejecución del programa por primera vez.
7. Mantenimiento: en esta parte se realiza la solución de errores que el usuario final ha detectado.
IMAGEN No. 14
MODELO EN CASCADA
2.1.5.1.2. Metodología de Prototipos
Es una de las metodologías más utilizadas, debido a que dependiendo de las necesidades del cliente se realiza un prototipo el cual puede ser modificado por futuros desarrolladores que estén cumpliendo una misma necesidad en el desarrollo de un software.
IMAGEN No. 15
MÉTODO DE PROTOTIPO
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
Las etapas del desarrollo del modelo en prototipo son:
1. Planeación: en esta etapa el tiempo es primordial debido a que solo se desarrollara un prototipo.
2. Modelado: el modelado del programa se deberá desarrollar en un corto periodo de tiempo.
3. Elaboración del prototipo: Se considera de vital importancia el tiempo en que se demora el desarrollo del prototipo.
5. Entrega y retroalimentación: en esta etapa destaca las capacitaciones al cliente sobre el manejo del programa desarrollado.
6. Comunicación con el cliente: Cuando se ha entregado al cliente el programa terminado es recomendable tener una comunicación frecuente para conocer el funcionamiento del programa.
2.1.5.1.3. Metodología en espiral
Los principios básicos del modelo espiral son:
• Se destaca la importancia que se tiene la evaluación y reducción de riesgos de los proyectos, lo cual permite dividir el proyecto en pequeñas secciones para el fácil desarrollo y futuros cambios a realizar.
• Cada uno de los ciclos comienza con la identificación de las personas interesadas en su desarrollo, las ganancias que se obtendrá y finaliza con la revisión y examinación.
IMAGEN No. 16
MODELO EN ESPIRAL
2.1.5.1.4. Cuadro comparativo de las metodologías de
programación de software
A continuación, se presentará un cuadro comparativo de las metodologías presentadas anteriormente para analizar las diferentes ventajas que ofrecen.
СUАDRO N° 3
METODOLOGÍAS DE PROGRAMACIÓN
Cascada Prototipo Espiral
Al analizar esta comparativa se demuestra que el modelo de cascada posee muchas más ventajas y es el que más se acopla al tema propuesto de investigación, debido a su enfoque sistemático y secuencial, el cual permite avanzar en el desarrollo de un programa de manera ordenada; evitando errores y molestias al cliente.
2.1.6. Introducción a páginas web
Se considera una página web a un documento electrónico que se encuentra almacenado en un servidor y puede ser accesible desde cualquier lugar del mundo mediante el uso de navegadores.
Contiene información de tipo visual, textual y auditiva. La creación y desarrollo de una página web es realizada por un lenguaje de programación que nos permitirá entendernos con el navegador.
IMAGEN No. 17
PÁGINAS WEB
2.1.6.1. Tipos de página web
Existen muchas formas de clasificar una página web. Entre la clasificación dinámica tenemos:
• Estáticas: las páginas web que son consideradas estáticas están compuestas por código HTML por medio el cual se puede mostrar las diferentes imágenes que trata la página. Se caracteriza porque su contenido no se modifica de manera constante.
• Dinámicas: en este tipo de páginas su contenido es modificado continuamente por los usuarios que visitan la página. La información de este tipo de páginas se encuentra guardada en base de datos donde los usuarios descargan el contenido que más les guste.
2.1.6.2. Ventajas de una página web
• Barato y fácil de crear
• Mayor visibilidad por parte de los usuarios
• Accesibilidad las 24 horas del día
• Bajo costo publicitario
2.1.6.3. Desventajas de una página web
• Requiere conexión constante a la red.
• Su tiempo de respuesta dependiendo de la conexión a internet, podría ser más lento que una aplicación de escritorio.
2.1.7. Software local o de escritorio
IMAGEN No. 18
SOFTWARES DE ESCRITORIO O LOCALES
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.7.1. Ventajas de una aplicación de escritorio
• Tiempo de respuesta más rápido
• Pueden ser más robustas
2.1.7.2. Desventajas de una aplicación de escritorio
• Requiere instalación en cada uno de los clientes
• Es codificado para un sistema operativo específico
• Es necesario actualizar a cada cliente
2.1.8. Cuadro comparativo aplicaciones web vs aplicaciones
de escritorio
СUАDRO N° 4
APLICACIONES WEB Y DE ESCRITORIO
Web Escritorio Descripción
Luego de un análisis al cuadro comparativo expuesto, se llegó a la conclusión que las aplicaciones web poseen muchas ventajas comparadas con las aplicaciones de escritorio, al ser una investigación para varios departamentos la programación de una página web será accesible para todos los usuarios sin la necesidad de ninguna instalación previa.
2.1.9. Introducción a lenguajes de programación
El conjunto de instrucciones que actúan de manera ordenada y siguen una secuencia hasta lograr un objetivo en común es lo que caracteriza a los lenguajes de programación. Estas instrucciones se conocen como código fuente que son únicos en cada lenguaje y está diseñado para cumplir con un propósito único.
IMAGEN No. 19
LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.1. Lenguaje de programación JAVA
sus principales ventajas que el código desarrollado puede ser ejecutado en cualquier plataforma disponible. Es uno de los lenguajes de programación más usados en todo el mundo.
2.1.9.1.1. Filosofía
El lenguaje de programación java fue creado con cuatro objetivos principales:
1. Usa la programación orientada a objetos.
2. Permite ejecutar el programa desarrollado en diferentes sistemas operativos usados por el cliente.
3. Debe incluir soporte para realizar trabajos en la red
4. Debe diseñarse para la ejecución de código de forma remota
IMAGEN No. 20
LOGOTIPO DE JAVA
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.1.2. Sintaxis
2.1.9.1.2.1. Applets
Los applets pertenecientes a java, son programas que son incrustados o insertados en otras aplicaciones. Como por ejemplo una página web que es mostrada en un navegador.
IMAGEN No. 21
APPLETS
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.1.2.2. Servlets
Son componentes pertenecientes al servidor de Java EE, los cuales se encargan de generar respuestas a cada una de las peticiones recibidas por parte de los clientes.
IMAGEN No. 22
SERVLETS
2.1.9.1.2.3. Aplicación con interfaz
Swing es la biblioteca utilizada para la interfaz gráfica de la plataforma Java SE.
IMAGEN No. 23
APLICACIÓN CON INTERFAZ
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2.1.9.1.3. Expresiones
Las expresiones son el conjunto de elementos que son evaluados para devolver un resultado.
TABLA No. 1
PALABRAS CLAVES DE JAVA
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2.1.9.2. Lenguaje de programación PYTHON
IMAGEN No. 24
LOGOTIPO DE PYTHON
Fuente: https://www.google.com.ec Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
2.1.9.2.1. Modo interactivo
En este modo interactivo se describe las instrucciones en una especie de intérprete de comandos, donde las expresiones pueden ser introducidas de una a una donde se logrará ver el resultado de manera inmediata, lo que permite probar partes del código y evitar errores.
2.1.9.3. Lenguaje de programación PHP
Se caracteriza por ser un lenguaje de programación con un propósito en general de código del lado del servidor, el cual fue diseñado originalmente para el desarrollo de aplicaciones web.
IMAGEN No. 25
LOGOTIPO DE PHP
2.1.9.3.1. Sintaxis
El intérprete utilizado por PHP solo ejecuta el código que se encuentra entre sus delimitadores, cualquier código que se encuentre fuera de estos no será ejecutado. ¿Los delimitadores más comunes son <? php para abrir y para cerrar php?>. Las cadenas de caracteres pueden ser encapsuladas en doble comillas y en comillas simples.
IMAGEN No. 26
PROGRAMA HOLA MUNDO CON PHP
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2.1.9.3.2. Características de PHP
• Orientado hacia el desarrollo de aplicaciones web dinámicas.
• Capacidad de conexión con diferentes motores de bases de datos
• Posee una amplia documentación.
2.1.10. Cuadro comparativo de lenguajes de programación
A continuación, se presentará un cuadro comparativo donde se mostrarán cuáles son los paradigmas, usabilidad y la forma de aprendizaje que ofrecen cada uno de los lenguajes de programación.
СUАDRO N° 5
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP, JAVA Y PYTHON
Al analizar la comparativa del cuadro expuesto, se determinó que el lenguaje de programación java es el más idóneo para el proyecto de investigación, debido a su sintaxis completa y que es orientado a objetos.
2.1.11. Java server faces
Java server faces usa la tecnología de java server pages que le permite realizar los diferentes desligues de las páginas.
Incluye diferentes características, tales como: posee un conjunto de Apis que se encargan de representar los componentes de una interfaz de usuario y administrar cada uno de estados, validación de entrada, manejo de eventos y definición de esquemas de navegación.
2.1.11.1. Extensiones
Algunas de las extensiones más importantes de JSF o java server faces son: RichFaces, Ice Faces, Primefaces, entre otros.
2.1.11.2. Primefaces
Es una biblioteca de componentes de Java Server Faces, es de código abierto y cuenta con un extenso conjunto de componentes que facilita la creación de diferentes aplicaciones web.
2.1.11.2.1. Propiedades
• Componentes para desarrollar diferentes aplicaciones web para ser visualizadas en teléfonos móviles.
• Soporta Ajax con un despliegue parcial.
2.1.11.3. JavaScript
Se lo conoce por ser un lenguaje de programación interpretado, se utiliza como componente de navegadores web, facilita una mejora en la interfaz que observan los usuarios y todas sus páginas son de tipo dinámicas.
2.1.11.4. CSS
Es reconocido como un lenguaje que permite el diseño gráfico y la creación de documentos que se encuentra escritos en un lenguaje marcado. Es muy usado por los programadores para establecer diseños visuales en los documentos web e interfaces de usuario.
2.1.11.5. Sistema de base de datos
2.1.11.5.1. MySQL
Se destaca por ser un sistema que gestiona las bases de datos de modo multihilo, permite la conexión multiusuario y es de tipo relacional. Su principal característica es que al contrario de muchos de los proyectos de Apache que son desarrollados por una comunidad púbica y los derechos del código están bajo el poder de autores individuales.
2.1.11.5.2. PostgreSQL
constante mejora gracias a sus desarrolladores a nivel mundial. Posee una alta concurrencia debido al uso de su sistema MVCC que significa acceso concurrente multiverso.
2.1.11.6. Cuadro comparativo de los gestores de base de datos
A continuación, se presentará un cuadro comparativo de los diferentes gestores de base de datos que existen en el mercado donde se mostrara las diferentes ventajas que tiene cada uno de ellos.
СUАDRO N° 6
GESTORES DE BASE DE DATOS
MySQL POSTGRESQL
Luego de un análisis a la información presentada y al cuadro comparativo, se demostró que el gestor de base de datos MySQL requiere menos recursos que otros gestores del mercado y al ser multiplataforma permite una programación más variada.
2.1.11.6.1. Gestor de base de datos Heidi SQL
Se caracteriza por ser un software libre, que permite la fácil y rápida conexión a servidores MySQL.
Para la administración de la base de datos con Heidi SQL los usuarios deben iniciar una sesión en los servidores de MySQL ya se de manera local o remota.
2.1.11.6.1.1. Características
Conexión con el servidor
• Guarda múltiples sesiones con conexiones y credenciales
• Posee un protocolo comprimido cliente/servidor
• Múltiples sesiones corriendo en paralelo
• Permite exportar base de datos a archivos SQL
• Múltiples pestañas de consultas.
Servidor anfitrión
• Filtra todas las variables del servidor
• Permite editar las variables del servidor
2.1.11.6.2. Conexión a base de datos con Hibernate
Es una herramienta que permite el mapeo objeto-relacional (ORM) para la plataforma Java, destaca por su fácil manejo de los diferentes mapeos de atributos entre el modelo de datos y una base de datos tipo relacional.
2.2 Marco legal
Los artículos legales sobre los cuales se sustenta el desarrollo de este tema, e interviene en el proceso de compras son los establecidos por la SERCOP, y son de gran importancia para aquellas instituciones que se rigen a los mismos.
Art. 330.- Bienes y/o servicios. - Los bienes y/o servicios normalizados y no normalizados, cuyo presupuesto referencial de contratación sea igual o menor al valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el Presupuesto Inicial del Estado vigente, deberán ser adquiridos a través del procedimiento de Ínfima Cuantía en las siguientes circunstancias, las mismas que no son concurrentes: (SERCOP, 2014)
1. Que no consten en los Catálogos Electrónicos en el Catálogo Dinámico Inclusivo vigentes, para el caso de bienes y/o servicios normalizados; (SERCOP, 2014)
2. Que su adquisición no haya sido planificada, y en tal caso que no conste en el Plan Anual de Contratación PAC; o, (SERCOP, 2014)
Art. 331.- Casos especiales de bienes y/o servicios. - Los siguientes bienes y/o servicios podrán adquirirse a través del procedimiento de Ínfima Cuantía, independientemente de las condiciones señaladas en el artículo anterior: (SERCOP, 2014)
1. Los alimentos y bebidas destinados a la alimentación humana y animal, especialmente de unidades civiles, policiales o militares, ubicadas en
circunscripciones rurales o fronterizas; (SERCOP, 2014)
2. La adquisición de combustibles en operaciones mensuales por cada entidad, cuyo monto no podrá superar el coeficiente de 0,0000002 del
Presupuesto Inicial del Estado; (SERCOP, 2014)
3. La adquisición de repuestos o accesorios, siempre que por razones de oportunidad no sea posible emplear el procedimiento de Régimen Especial regulado en el artículo 94 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; (SERCOP, 2014)
4. El arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, si su presupuesto anual de arrendamiento no supera el coeficiente de 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado; y, (SERCOP, 2014)
2.3 Marco referencial
A continuación, se mostrar dos referencias de tesis realizadas que demostraran cual es factibilidad del tema de investigación propuesto.
Se implementó un sistema de gestión web, que se encuentra consolidado en una intranet basada en las normas ISO 22000:2005 para la empresa CLAVE S.A. (Aranda, 2013)
La empresa LA CLAVE S.A se encontraba con un sistema documental ineficiente, desorganizado e inestable el cual no cumplía con las normas ISO establecidas en la empresa.
Se implementó una aplicación web mediante el internet información services 6.0., donde se establecieron formatos, instructivos y procedimientos de trabajo que permitieron la creación, edición y aprobación de cada uno de los documentos.
Se implementó un sistema de gestión documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de las Villas, Cuba: facultad de ciencias de la información y de la educación. (BARRAGÁN, 2015)
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
A continuación, el capítulo que se expondrá tratará sobre la metodología de investigación que se utilizará para la elaboración del sistema propuesto.
3.1. Análisis de la investigación
El tipo de investigación que se utilizará será de tipo descriptiva y exploratoria. Debido a que el tipo de investigación descriptiva nos permitirá conocer las situaciones, costumbres y actitudes mediante la descripción exacta de los procesos, personas o sus actividades. Y la investigación exploratoria debido a que no ha habido investigación previa en el objeto de estudio, la cual nos permitirá conocer:
• ¿Cómo se ha llevado el proceso de compras en la Universidad de Guayaquil?
• ¿Cuáles han sido los problemas que han obtenido los solicitantes al momento de realizar un pedido de material para sus proyectos investigativos?
• Conocer cómo se maneja la información dentro del proceso de compras y detectar todos los problemas que presentan cada etapa del proceso.
cada uno de los departamentos que conforman el proceso de compras y las fuentes de información utilizadas para esta investigación serán de tipo primarias, debido que la información se obtendrá a través de documentos facilitados por los encargados del proceso a investigar, leyes del proceso de compras del SERCOP (Servicio Nacional de Compras Públicas).
3.2. Población y muestra
La población objeto del tema la constituye el personal que forma parte del proceso de compras de la Universidad de Guayaquil para los proyectos de investigación, donde las personas encargadas realizan labores de elaboración, revisión y aprobación de las solicitudes ingresadas.
La población en estudio la conforman en su totalidad 5 personas con el cargo de directivos de sus correspondientes departamentos.
No se considera necesario calcular una muestra debido a que son pocas personas, por lo tanto, la población es igual a la muestra.
3.3. Técnicas de observación y recolección de datos
Para la investigación se utilizará dos técnicas de recolección de datos: entrevista y encuesta, que permitirá conocer:
• Los diferentes inconvenientes que presentan el proceso de compras al momento de realizar una solicitud de pedido de material para los proyectos de investigación.
• ¿Cuánto tiempo le toma al personal dar la aprobación y compra de los materiales solicitados para los proyectos de investigación?
3.3.1. Entrevista
A continuación, se presentará la entrevista realizada a la vicerrectora de investigación:
СUАDRO N° 7
RESUMEN DE LA ENTREVISTA NO.1
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
Objetivo: Еntrеviѕtа rеаlizаdа para obtener los rеquеrimiеntoѕ
para el dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la gestión documental del proceso de compras.
Lugar de Еntrеviѕtа: Departamento de Vicerrectorado Académico
Еntrеviѕtаdor:
Еntrеviѕtаdo:
Karla Agurto Jimenez Lcda. Jessenia
Mendoza
Саrgo:
RЕЅUMЕN
1.- De acuerdo al proceso de compras públicas, ¿Cuáles son
los documentos utilizados para la compra de materiales para
los procesos de investigación?
Para realizar la compra de los materiales para los procesos de investigación, hacemos uso de memos de requerimiento donde se detallará cada una de las características de los materiales solicitados. Cada tramite realizado, se utiliza documentos de tipo físico y son manejados por cada uno de los participantes del proceso de compras.
2.- ¿Cuál es el tiempo de respuesta a la solicitud de compras
de materiales para los proyectos investigativos?
Los tiempos de respuesta pueden variar en uno o dos años, para el recibimiento de cada uno de los materiales solicitados por los directores de cada de los proyectos.
3.- ¿Quién es la persona encargada de aprobar cada una de las
solicitudes de compras y cuanto es el tiempo de demora para
cada autorización?
Ella se encarga de las aprobaciones de cada una de las solicitudes de compras y su tiempo de demora es de una semana a dos.
4.- ¿Cuál es la función del analista de programación y
proyectos dentro del proceso de compras?
El analista de programación se encarga de realizar todos los trámites necesarios para que la solicitud de materiales de proyectos sea aceptadas y cumplidas. Los analistas al momento de recibir una orden de compra realizan un memo de requerimiento para luego realizar las cotizaciones de los materiales solicitados por el proyecto. Estas cotizaciones se deben realizar en máximo de 3 proveedores.
Otras funciones adicionales del analista de programación y proyectos son la elaboración de los términos de referencias más conocidos como TDR, la clasificación de cada uno de los proyectos y sus materiales y por último la realización de las actas de entrega de materiales.
5.- ¿Existe alguna calificación para los proyectos realizados
en la Universidad de Guayaquil?
Dentro de la Universidad de Guayaquil se clasifica los proyectos de dos maneras, pueden ser proyectos semilla o FCI que significa fondo competitivo de investigación.
СUАDRO N° 8
RESUMEN DE LA ENTREVISTA NO.2
UNIVЕRЅIDАD DЕ GUАYАQUIL
Objetivo: Еntrеviѕtа rеаlizаdа para obtener rеquеrimiеntoѕ para el
Dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la gestión documental del proceso de compras.
Lugаr dе Еntrеviѕtа: Departamento de Vicerrectorado Académico
Еntrеviѕtаdor: Еntrеviѕtаdo:
Karla Agurto Jimenez Lcdo. Rubén Ruiz
Objеtivo: Determinar cuáles son las falencias del proceso de compras para las futuras mejoras a desarrollar
Саrgo: Asistente de vicerrectorado académico
RЕЅUMЕN
1.- ¿Que es un término de referencia?
Los términos de referencia son un documento legal que se ha optado en todas las empresas del sector publico donde se indica los valores y obligaciones del contratista dentro del proceso de compras.
2.- ¿Qué sucede cuando los valores del mercado no se ajustan al
presupuesto presentado por los solicitantes de los materiales del
proyecto?
ajustará los valores para que el presupuesto pueda concordar con los valores establecidos por el mercado para su posterior aprobación.
3.- ¿Qué departamento es el encargado de realizar las compras
de los materiales para los proyectos de investigación?
El departamento encargado de dicha labor es el de adquisiciones. Ellos se encargan de realizar un estudio de mercado donde no se guiarán en las cotizaciones previas enviadas por los solicitantes. El estudio de mercado es realizado en varias empresas donde buscaran no excederse del presupuesto establecido y no bajar la calidad del producto.
4.- ¿Cuáles son los procesos de compras más usados por la
Universidad de Guayaquil?
Uno de los procesos más usados es el de subasta inversa electrónica y ínfima cuantía.
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа Еlаborасión: Karla Agurto Jimenez
3.3.1.1. Instrumentos de recolección de datos
Para la entrevista realizada a la vicerrectora de investigación y su asistente, se utilizaron como instrumentos de recolección de datos: hojas de preguntas de tipo abierta y un cuaderno con su respectivo bolígrafo para escribir las respuestas a cada una de las preguntas.
3.3.2. Encuesta
de 5 encuestas realizadas a los directivos. Para observar el formato de la encuesta dirigirse a ANEXO No1.
El contenido de las preguntas utilizadas en la encuesta se basó netamente para conocer cuáles son las necesidades del proceso de compras.
A continuación, se detalla el contenido de la encuesta realizada:
1.- ¿Qué opciones considera importante debería tener los programas
de optimización del proceso de compras?
GRÁFICO No. 1
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.1
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Análisis
se debe agregar firmas digitales y el 17% cree importante agregar la elaboración de TDR. El personal del proceso de compras, considera más práctico y necesario agregar la clasificación de pedidos a los futuros programas de optimización.
2.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Qué herramientas utiliza para
la elaboración de los TDR?
GRÁFICO No. 2
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.2
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа Еlаborасión: Agurto Jimenez Karla
Análisis
Para la elaboración de TDR el personal que conforma el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil utiliza la herramienta Microsoft Word.
3.- ¿Cuántas horas le toma elaborar un TDR?
GRÁFICO No. 3
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.3
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Análisis
Del 100% de los encuestados, el 70% se demora en realizar un TDR un máximo de 3 horas, el 20% demora un máximo de 2 horas y el 10% un máximo de una hora A los trabajadores que conforman el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil, le toma 3 horas como máximo para la elaboración completa de un TDR.
10%
20%
70%
0% 0%
4.- Seleccione una o varias respuestas: ¿Cuáles considera Ud. que
son las falencias del proceso de compras actual?
GRÁFICO No. 4
PORCENTAJE DE RESULTADO A LA PREGUNTA NO.4
Fuеntе: Invеѕtigасión Dirесtа Еlаborасión: Agurto Jiménez Karla
Análisis
Del 100% de encuestados el 60% considera que la principal falencia del proceso de compras es la clasificación de pedidos, el 20% se divide entre el manejo de archivos físicos y características de equipos confusos. Los trabajadores que conforman el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil, consideran que la principal falencia en el proceso de compras es la dificultad en la clasificación de pedidos.
60% 20%
20%
0%
Dificultad en la clasificación de pedidos Características de equipos confusas Manejo de archivos físicos
3.3.2.1. Instrumentos de recolección de datos
Para la encuesta realizada al personal que conforman el proceso de compras de la Universidad de Guayaquil, se utilizaron como instrumentos de recolección de datos hoja de preguntas de tipo opcional para el registro de las respuestas contestadas por cada uno de los encuestados.
3.4. Procedimiento de Investigación
El procedimiento que se utilizó durante el proceso de investigación fue el siguiente:
a) Se eligió el tipo de investigación que se utilizo es descriptiva y exploratoria, el cual se aplicará al proceso de compras que utiliza la Universidad de Guayaquil.
b) La selección de técnicas de observación e investigación de conceptos básicos para el tema, permitieron conocer las necesidades que se presentan actualmente en el proceso de compras.
c) Se aplicaron los dos instrumentos de recolección que brindaron información actualizada del proceso:
i. Se utilizaron preguntas de tipo abiertas para la entrevista. ii. Y para la encuesta se utilizaron preguntas de tipo opcional. d) Se realizó un análisis de toda la información obtenida con la ayuda
de la herramienta de trabajo de Microsoft Excel.
3.5. Requerimientos funcionales
CUADRO No 8
CUADRO DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
RЕQUЕRIMIЕNTOЅ FUNСIONАLЕЅ
Rеquеrimiеntoѕ para el dеѕаrrollo de un Ѕiѕtеmа Web para la Gestión documental del proceso de compras
ID datos necesarios para completar la solicitud de órdenes de compras
RF-002 Autorización respectivo determinar si es aprobada o no la solicitud
RF-003
RF-005 Solicitud de
pago
Jefe de adquisiciones
Permitirá realizar una solicitud de pago
RF-006 Realizar pago Jefe de financiero
Permitirá registrar si realizo el pago a los proveedores
RF-007 Recepción de
compras
Jefe de proveeduría
Permitirá registrar la confirmación a los materiales traídos por los proveedores
Fuente: Requerimientos funcionales Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
3.6. Requerimientos no funcionales
CUADRO No 9
CUADRO DE REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES RЕQUЕRIMIЕNTOЅ NO FUNСIONАLЕЅ
Rеquеrimiеntoѕ para rеаlizаr el Dеѕаrrollo del Ѕiѕtеmа Web para la Gestión documental del proceso de compras
No. Requerimiento Descripción
RNF1 Usabilidad
Debe poseer facilidad para ser usado e interfaces agradables para los usuarios.
RNF2 Multiplataforma
El prototipo del sistema debe ser programado en un lenguaje que permita su ejecución en los sistemas operativos más populares
RNF3 Restricción 1
El sistema únicamente podrá ser usado por los usuarios
registrados.
RNF4 Restricción 2
El sistema contara con una parametrización que limitara los accesos a los usuarios al sistema dependiendo de los
departamentos en que laboren.
Fuente: Requerimientos no funcionales Elaborado por: Agurto Jiménez Karla
3.7. Асtorеѕ y Rolеѕ
A continuación, se mostrarán los casos de uso del proceso compras actual de la Universidad de Guayaquil.
CUADRO No 10
CASO DE USO – PROCESO COMPRAS ACTUAL
