Monitoreo y Control de Proyectos (PMC)

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DEFINICIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Monitoreo y Control de

Proyectos (PMC)

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1. Historial del documento ... 1

2. Glosario ... 1

3. Política ... 2

3.1. Objetivos ... 2

3.2. Alcance ... 2

3.3. Propósito ... 2

3.4. Responsable ... 2

3.5. Normas de gestión de Monitoreo y Control de Proyectos ... 3

4. Roles y responsabilidades ... 4

5. Diagrama de flujo de procesos y descripción de actividades ... 5

5.1. Monitoreo y control de incidencias PMC ... 6

6. Checklist ... 14

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1. Historial del documento

Versión Fecha Autor Descripción

1.0 03/02/2014 Braulio Espinoza, David Huito,

Julia Núñez Creación del Documento 1.1 25/04/2014 Karen Hormazábal Observaciones según revisión

con Gerencia.

2.0 15/07/2014 Karen Hormazábal Observaciones según revisión de Procesix y reunión con Gerencia 2.1 29/04/2015 Catalina Cisternas Se agrega nuevo monitoreo

solicitado por Gerente de Proyectos.

Nota: En el documento, lo que se encuentra en color de resaltado amarillo, es lo que ha sido agregado o modificado en la última versión.

2. Glosario

Concepto Definición

PMC Monitoreo y control de proyecto

Incidencia Desvío en un comportamiento esperado de un proyecto.

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3. Política 3.1. Objetivos

 Tener un plan definido y ordenado para monitorear cada una de las actividades del proyecto, de manera de tener visibilidad del estado real del proyecto respecto a la planificación y definir acciones correctivas si fuera necesario. Comunicar el estado del proyecto.

 Tener un medio definido y estandarizado de comunicación para transparentar el estado del proyecto y facilitar su monitoreo entre el área de Gerencia y el Jefe de proyectos.

3.2. Alcance

El alcance indicado en las especificaciones y requerimientos de este proceso aplican a los proyectos y personal de ZEKE cuyos proyectos pertenecen a los siguientes tipos:

 Mantención

 Proyectos en que se realizan mantenciones de sistemas construidos por ZEKE o terceros.

 No es un desarrollo desde cero.

 Desarrollo a medida

 Deben cumplir con condiciones de desarrollo estándar, definido en acuerdo con el cliente.

3.3. Propósito

El propósito del documento es especificar todas las actividades, registros y los estándares relacionados con el área de procesos Monitoreo y Control de Proyectos y definir así el flujo que seguirá la empresa frente al funcionamiento de todo proceso que refieren a los distintos tipos de proyectos y sus flujos de trabajo.

3.4. Responsable

a) El cumplimiento de las actividades propias del proceso de Monitoreo y Control de Proyectos es responsabilidad del Jefe de Proyecto o de quién la organización designe para tal efecto.

b) Es responsabilidad del equipo de Control y Monitoreo controlar el correcto uso de las prácticas de Control y Monitoreo de Proyectos.

c) La Gerencia exigirá el cumplimiento de esta política.

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3.5. Normas de gestión de Monitoreo y Control de Proyectos

La implantación del proceso de Monitoreo y Control de Proyectos se sustenta en las siguientes normas:

a) Se haga uso de la política organizacional definida para monitoreo y control de los proyectos en la Organización.

b) El Monitoreo y Control de Proyectos se debe regir bajo un procedimiento estándar que sea aplicable a todo proyecto.

c) Se provean los recursos adecuados para ejecutar las actividades de Monitoreo y Control de Proyectos.

d) Se identifique claramente al responsable del Monitoreo y Control de cada proyecto.

e) Se revisará el progreso del proyecto según planificación documentada.

f) Tomar y administrar acciones correctivas si se producen desvíos de la planificación inicial.

g) Se capacite al equipo de trabajo en el proceso de Monitoreo y Control de Proyectos.

h) Las notificaciones se realizarán mediante correo electrónico.

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4. Roles y responsabilidades

Roles Definición Responsabilidades

Jefe de

proyectos(JP) Jefe de

proyectos  Encargado de controlar y supervisar el cumplimiento de las demandas, incidencias y actividades planificadas.

 Es responsable de dar aviso oportuno cuando se presente alguna eventualidad que requiera ser monitoreada.

Analista funcional PMC

Analista

funcional  Encargado de validar que cada uno de los monitoreos definidos se realicen.

 Es responsable de dar aviso oportuno al Jefe de Proyecto y/o Gerente de proyectos ante eventualidades que tengan una repercusión importante en el proyecto.

 Debe estar siempre atento a las incidencias y acciones correctivas definidas.

Cliente Cliente  Quien provee de demandas e incidencias.

Gerente de proyectos

Gerente de

proyectos  Es responsable de tomar acciones sobre eventos que no puedan ser administrados por el JP.

Tabla 1 Roles y Responsabilidades

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5. Diagrama de flujo de procesos y descripción de actividades

El siguiente diagrama indica los ítems que se deben de monitorear para el control del proyecto.

MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO

INICIO

FIN MONITOREO Y

CONTROL DE ACUERDOS

MONITOREO Y CONTROL DE

RIESGOS

MONITOREO Y CONTROL DE

LOS HITOS

SIMBOLOGIA

INICIO / FIN

PROCEDIMIENTO

FLUJO

Figura 1 Diagrama general de flujo de actividades PMC

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5.1. Monitoreo y control de incidencias PMC

El siguiente diagrama, indica el flujo que permite monitorear los siguientes puntos: el proyecto, los acuerdos, los riesgos, e hitos. Es genérico, debido a que los que va cambiando es el documento de incidencias, el cual se recibe como entrada para realizar el monitoreo del proyecto.

Monitoreo y Control de Incidencias

Cliente Analista Funcional PMC Jefe Proyectos Gerente Proyectos Sistema Gestión Descripción

Fin MonitoreoMonitoreoVerificación de DesvíoAplicación Acciones Correctivas

Documento Incidencias Monitorear

¿Existe desvío?

Análisis Desviación

Registro Análisis Desviación

¿Desviación Repetitiva o supera el limite definido?

Generar Acciones Correctivas

Monitorear Acciones Correctivas

¿Finaliza Monitoreo?

Fin

SI SI

Registro Acciones Correctivas

NO

SI

Google Doc que contiene las incidencias. Cada tab representa uno de los 4 puntos a Monitorear (Proyecto, acuerdos, riesgos, data, actores e hitos).

Verificar si existe un desvío. Se debe generar un reporte, el cuál entrega un análisis detallado del desvío (por ejemplo, el motivo que lo generó, el impacto que

tendrá en el proyecto, etc.) Si esta desviación se vuelve a repetir en el tiempo, el analista funcional PMC notifica a Jefe de Proyectos y al Gerente de Proyectos, para que este último determine

alguna medida de apoyo.

Se debe verificar que el proceso de monitoreo ha llegado a su término.

Se deben generar acciones correctivas, con el propósito de corregir la desviación (entre gerencia y

JP).

Se debe llevar un registro de las acciones correctivas.

Luego, se debe monitorear el estado de estas.

SI

Figura 2 Diagrama del procedimiento de PMC para incidencias

El proceso de monitoreo y control de incidencias del proyecto abarca las incidencias que son transversales a este y que no pueden ser medidas en el resto de los procesos.

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Nombre

proceso Monitoreo y control de incidencias del proyecto Entradas  Ficha del proyecto

 Carta Gantt actual

 Matriz asignación recursos

Salidas  Excel Análisis Desviación y acciones correctivas.

Monitoreo_Plantillas.

xlsx

Descripción Proceso encargado de monitorear:

 Avance de análisis

 Avance de construcción: trabajo y costos

 Avance de certificación interna

 Avance del proyecto: trabajo y costos

Es una forma de monitorear el progreso del proyecto comparando el tiempo estimado en un principio del proyecto con los avances reales.

También se monitorea el control de cambios.

Análisis: atraso

Precondición: Fase de análisis iniciada.

Todas las tareas de análisis deben tener como máximo 5 días. Si en Carta Gantt esto no es así, entonces el JP debe separar las tareas.

En Carta Gantt, no pueden existir tareas que hayan iniciado en fechas anteriores a la actual y que tengan % avance=0%.

Notificación: Si Analista tiene un retraso de 3 o más días en una tarea.

Aviso a: JP con copia a Gerencia.

Acción correctiva: Re-planificar, otra acción dependiendo del proyecto.

Frecuencia: Semanalmente hasta que termine la fase de análisis (100%

tareas completadas). Cuando se detecta atraso, el monitoreo es diario hasta que la tarea con atraso finalice.

Cálculo: No aplica. Es suficiente con revisar información en carta Gantt.

Construcción: avance en costos y real Precondición: Fase de construcción iniciada.

En Carta Gantt, no pueden existir tareas que hayan iniciado en fechas anteriores a la actual y que tengan % avance=0%.

Notificación: Si % de avance en costo es superior en un 10% al % tareas completadas.

Frecuencia: Semanalmente hasta que se alcance el 100% de las tareas completadas.

Cálculo: a) Identificar el % de tareas completadas (Gantt).

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b) Identificar el % de avance en costo de la construcción (Reporte de gestión).

c) Calcular:

Construcción: trabajo

Precondición: Fase de construcción iniciada.

En Carta Gantt, no pueden existir tareas que hayan iniciado en fechas anteriores a la actual y que tengan % avance=0%.

Notificación: Si HH de trabajo del monitoreo actual sobrepasa en un 10% a las HH de trabajo del monitoreo anterior.

Frecuencia: Semanalmente hasta que se alcance el 100% de las tareas completadas.

Cálculo: a) Identificar la columna “Trabajo” en carta Gantt, en fase Construcción.

b) Contar la cantidad de HH de Trabajo de monitoreo actual.

c) Contar la cantidad de HH de Trabajo de monitoreo anterior.

d) Calcular:

Certificación interna: cantidad de bugs críticos Precondición: Fase de certificación interna iniciada.

Notificación: Si la cantidad es mayor o igual a 5.

Acción correctiva: Depende del proyecto.

Frecuencia: Diariamente mientras dure la etapa.

Cálculo: Contar la cantidad de bugs del día que se encuentren con criticidad Crítico (herramienta Redmine) y estados Nuevo o En curso (cuyo % Realizado sea menor a 100%).

Certificación interna: bugs en curso

Precondición: Fase de certificación interna iniciada.

Notificación: Se debe cumplir que todos los bugs abiertos cumplan una de las siguientes condiciones:

 El bug cambió de estado En curso a: Certificación QA o Certificación local o En curso, realizado 100%.

 El bug cambió de estado Nueva o Rechazada a En curso.

 Existe un bug con estado En curso que no ha cambiado de estado.

 Si el bug no cumple ninguna de las condiciones anteriores, entonces se envía la notificación.

Código de campo cambiado

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Cálculo: Contar la cantidad de bugs del día que han cambiado de estados según se describe en fila “Notificación”. Esto puede realizarse en BD de herramienta Redmine con la siguiente consulta:

select i.root_id, j.created_on , i.status_id, jd.prop_key, jd.old_value, jd.value,

i.assigned_to_id, i.done_ratio

from journal_details jd, journals j, issues i where i.project_id=id del proyecto and

j.journalized_id=i.root_id and

prop_key='status_id' and jd.journal_id=j.id and (jd.value=2 or jd.old_value=2) and

j.created_on between 'AAAA-MM-DD HH:MM:SS' and 'AAAA-MM-DD HH:MM:SS';

Certificación interna: bugs estancados

Precondición: Fase de certificación interna iniciada.

Notificación: Cuando el bug que lleva más tiempo con estado En curso iguala o supera las 16 HH hábiles.

Cálculo: Identificar el bug con estado En curso (y que no tenga % Realizado=100%) que lleva más tiempo en ese estado.

Contar la cantidad de horas a la fecha de revisión.

Proyecto: trabajo total

Precondición: En Carta Gantt, no pueden existir tareas que hayan iniciado en fechas anteriores a la actual y que tengan % avance=0%.

Notificación: Cuando el trabajo del proyecto identificado en un monitoreo es igual o superior en un 10% al trabajo del proyecto identificado en un monitoreo anterior.

Frecuencia: Semanalmente hasta el fin del proyecto.

Cálculo: a) Identificar la columna Trabajo del proyecto total, en Carta Gantt.

b) Registrar la cantidad del trabajo de la Carta Gantt más reciente (según fecha de revisión).

c) Registrar la cantidad de trabajo de la carta Gantt anterior a la más reciente (según fecha de revisión).

d) Calcular:

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Proyecto: avance en costos y real

Notificación: Cuando % de avance en costos del total del proyecto (de todos los roles) es igual o superior en un 10% al % de avance real del proyecto (en carta Gantt).

Cálculo: a) Identificar en Reporte de gestión columna % avance global real Gantt y columna % avance en costo.

b) Calcular:

Proyecto: avance detenido

Notificación: Cuando % de avance real del proyecto es igual entre un monitoreo y otro monitoreo consecutivo.

Cálculo: a) Identificar en Reporte de gestión columna % avance global real Gantt.

b) Calcular:

Control de cambios

Precondición: Existe hoja de control de cambios.

Notificación: Cuando hay cambios identificados y no tengan estado de aprobación (aprobado, rechazado, en evaluación o pendiente).

Aviso a: JP.

Acción correctiva: Indicar estado de aprobación, otro.

Cálculo: No aplica. Es suficiente con revisar información en hoja de Control de cambios.

Herramientas  Excel

 Herramientas de control de gestión

 Redmine

 Herramienta de registro de incidencias cliente Responsables  Analista funcional PMC

Código de campo cambiado

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Tabla 2 Monitoreo y control de incidencias del proyecto Nombre proceso Monitoreo y control de incidencias de los acuerdos Entradas  Minutas de reunión

 Excel de acuerdos/compromisos del proyecto Salidas  Mails de notificación

 Excel Análisis Desviación y acciones correctivas.

xlsx

Descripción  Proceso encargado de realizar el monitoreo y control de las incidencias asociadas a los acuerdos del proyecto (revisión acuerdos).

 El Jefe de proyecto se debe preocupar, luego de cada reunión con el cliente, de mantener el control de los acuerdos conversados. Además, si se llega a algún acuerdo por otro medio de comunicación, éste debe ser registrado en el Excel de acuerdos del proyecto, manteniendo actualizados sus respectivos estados.

Acuerdos

Precondición: Existe hoja de control de acuerdos.

Notificación: Cuando hay acuerdos identificados y no tengan estado.

Cuando se detecta que hay acuerdos que no se han registrado en la hoja.

Aviso a: JP.

Acción correctiva: Indicar estado del acuerdo, registrar acuerdo, otro dependiendo del proyecto.

Cálculo: No aplica. Es suficiente con revisar información en hoja de Control de acuerdos (o también llamada compromisos).

Herramientas  Excel

 Herramientas de control de gestión Responsables  Analista funcional PMC

Tabla 3 Monitoreo y control de incidencias de los acuerdos

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Nombre proceso Monitoreo y control de incidencias de riesgos Entradas  Matriz de riesgos identificados

xlsx

Descripción  Proceso encargado de monitorear los riesgos (verificar que se incluyan los riesgos de comunicación entre las partes involucradas).

 Se debe verificar que los riesgos se están controlando en la plantilla definida (riesgo, plan de mitigación, efecto, impacto, responsable y estado, entre otros).

 Si el riesgo se convirtió en problema, se debe monitorear que esté definido el plan de contingencia.

Riesgos

Precondición: Existe hoja de control de riesgos.

Notificación: Cuando hay riesgos identificados y no tengan: plan de mitigación, efecto, impacto, responsable o estado.

Si el riesgo se convirtió en problema debe estar identificado el plan de contingencia.

Si hay riesgos detectados pero que no están siendo controlados en la hoja indicada.

Aviso a: JP.

Acción correctiva: Indicar columna necesaria del riesgo, registrar riesgo, registrar plan de contingencia, otro dependiendo del proyecto.

Cálculo: No aplica. Es suficiente con revisar información en hoja de Control de riesgos.

Tabla 4 Monitoreo y control de incidencias de riesgos

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Nombre proceso Monitoreo y control de incidencias de los hitos Entradas  Carta Gantt actual

xlsx

Descripción Proceso encargado de monitorear que los hitos se cumplirán en el tiempo acordado (revisión hitos).

Hitos: atraso

Precondición: Fase de construcción iniciada.

La Carta Gantt tiene que tener buffer al finalizar la etapa de construcción.

Al buffer no se le coloca % avance. En caso que se utiliza buffer se va descontando.

Notificación: Cuando razón buffer (HH) versus HH entre fecha actual de revisión y próximo hito es igual o menor a 30%.

Aviso a: JP.

Frecuencia: Semanalmente, mientras dure la etapa de construcción.

Cálculo: a) Contar la cantidad de HH hábiles que quedan hasta la fecha de fin del buffer (el hito), desde la fecha actual.

b) Contar la cantidad de HH del tamaño del buffer.

c) Calcular:

Tabla 5 Monitoreo y control de incidencias de hitos

Nombre proceso

Monitoreo y control de garantía del proyecto Entradas  Redmine

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xlsx

Descripción Proceso encargado de monitorear:

 Proyecto en Garantía

Es una forma de monitorear si se están atendiendo los errores presentados en la etapa de Garantía de un proyecto.

Proyecto: Garantía

Precondición: Proyecto Cerrado con fase de Garantía iniciada.

Notificación: Aviso a JP con copia a Gerencia cuando se cumplan las siguientes condiciones:

- Fecha de registro de Bug mayor a 5 días hábiles - Estado del bug igual a "Nueva".

Acción correctiva: Retomar corrección de bug, otra dependiendo del proyecto.

Frecuencia: Semanalmente hasta el fin de la Garantía.

Cálculo: No aplica. Es suficiente con revisar información en Redmine y Flyspray.

Herramientas  Redmine

 Flyspray

Responsables  Analista funcional PMC

6. Checklist

Ítem Si No

Registro en cada una de las hojas de artefacto de revisión.

Registro de análisis de desviación y acciones correctivas, en caso de existir desviación.

Tabla 6 Checklist PPQA