Dpto. Sistemas de Información Sec. Desarrollo de Software
ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL
MEJORAS EN PROCESOS DE COMPRAS
02 - ABRIL - 2018
ACERINOX EUROPA S.A.U.
Preparado Raquel González Corral 02/04/2018 Mejoras en procesos de Compras
Nº de Págs.
Aprobado. Nombre Apellidos dd/mm/yyyy 9
ACERINOX
ACERINOX, S.A.U.
Tipo de Documento: Versión Página
Especificación Funcional 1.0 2
Fecha de creación: 02/04/2018 11:05:00 Fecha de impresión: 04/04/2018 16:23:00
Histórico de Revisiones
02/04/2018 1.0 Especificaciones funcionales
Preparado Raquel González Corral 02/04/2018 Mejoras en procesos de Compras
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Especificación Funcional 1.0 3
Fecha de creación: 02/04/2018 11:05:00 Fecha de impresión: 04/04/2018 16:23:00
Contenido
1. DESCRIPCIÓN GENERAL. ... 4
2. MODIFICACIONES Y MEJORAS SOLICITADAS ... 4
2.1 Modificación aprobación pedidos Q2 ... 4
2.2 Reposición automática ... 5
2.3 Pedidos rendimientos o prueba. ... 5
2.4 Adjudicación de ofertas a pedidos. ... 6
2.5 Apertura de pedidos abiertos cerrados. ... 6
ANEXO 1:... 8
Preparado Raquel González Corral 02/04/2018 Mejoras en procesos de Compras
Nº de Págs.
Aprobado. Nombre Apellidos dd/mm/yyyy 9
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ACERINOX, S.A.U.
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Especificación Funcional 1.0 4
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1. DESCRIPCIÓN GENERAL.
En este documento se detallan algunas modificaciones y nuevos desarrollos de programas con el objetivo de mejorar algunos procesos de Compras.
En cada apartado se detalla la nueva funcionalidad requerida y las pantallas implicadas.
2. MODIFICACIONES Y MEJORAS SOLICITADAS 2.1 Modificación aprobación pedidos Q2
Situación actual:
Los pedidos Q2 son un tipo de documento en el que se establece un acuerdo entre Acerinox y un proveedor después de una negociación previa.
El tipo de línea de este documento es inventariable, artículos dados de alta en el maestro de artículos.
Este tipo de documento contiene una línea por cada artículo con una cantidad y precio.
Cuando se crea el pedido pasa a ruta de aprobación por importe, según esté configurado en P43008.
Una vez agotadas algunas de las posiciones de un pedido Q2, necesitamos ampliar las nuevas necesidades y que salte al circuito de aprobación sólo la cantidad ampliada. De cara a auditoría, debe quedar evidencia de las distintas ampliaciones que se hayan hecho de un pedido y las aprobaciones de cada una de ellas.
Petición:
Se solicita modificar la lógica de aprobación para los pedidos Q2 (el tipo de documento debería ser parametrizable por opción de proceso).
La funcionalidad solicitada debe permitir que solo pasen a ruta de aprobación las líneas del pedido que han sido modificadas o añadidas después de estar aprobado el pedido previamente.
En la pantalla de aprobación de pedidos del aprobador, se debe mostrar el importe total del pedido ya aprobado y el importe que se pretende aprobar. El importe pendiente de aprobación pasará por el flujo de aprobación que le corresponda según la suma de importes pendientes de aprobar.
Esta modificación en la lógica de aprobación requiere de un fichero de auditoría de las aprobaciones por línea.
Pantallas actuales implicadas:
Pantalla de creación/edición de pedidos: P567310 W564310A (Versión Q2: ACE0020)
Pantalla aprobación de pedidos: P5643081 (Versión Q2: ACE0020)
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Especificación Funcional 1.0 5
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2.2 Reposición automática
Situación actual:
La reposición automática de los artículos de almacén se realiza mediante un report que en función de los parámetros de reposición marcados en F4102 y la política de reposición establecida (campo OPC) genera reposición o no.
El mantenimiento del campo de política de reposición en los ficheros F4101 y F4102 es manual, por lo que en algunas ocasiones no contiene datos coherentes entre sí, ni con los parámetros de reposición.
Petición:
Realizar procedimiento en base a las normas de Grupo O y 1 cara a los Stocks Max y Stock Min.
Desarrollar un report que actualice el campo de política de reposición OPC en el fichero maestro de artículos y en la sucursal, según las normas de reposición establecidas (VER Anexo 1).
Estos campos OPC se deben modificar manualmente en las pantallas P4101 W4101C y P41026 W41026W.
2.3 Pedidos rendimientos o prueba.
Situación actual:
Los pedidos de rendimientos son un tipo de pedidos cuyo importe a pagar al proveedor no se conoce hasta que el artículo ha sido utilizado.
El artículo se recepciona a un precio, pero este importe no tiene que coincidir con el que se tendrá que abonar finalmente al proveedor. Esto depende de los resultados obtenidos una vez finalizadas las pruebas.
Si contabilidad no tiene claramente identificados estos pedidos puede cotejar la factura por el importe inicial en el pedido, y en muchas ocasiones el importe a pagar debe ser menor.
Petición:
Se solicita una forma de identificar estos pedidos mediante un campo a nivel de cabecera del pedido para indicar que es un pedido de prueba, o bien un código de retención que solo el gestor de Compras pueda marcar o un nuevo estado.
La pantalla de los pedidos marcados como de prueba no deben poder ser cotejados hasta que lo indique Compras.
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Especificación Funcional 1.0 6
Fecha de creación: 02/04/2018 11:05:00 Fecha de impresión: 04/04/2018 16:23:00
También es necesario poder añadir al pedido de Compras una línea de abono con importe negativo, para que el importe total del pedido coincida con la factura. Se podría estudiar si la línea utilizada actualmente como rendimientos (D) podría tener un importe negativo.
Pantallas actuales implicadas:
Pantalla de creación/edición de pedidos: P564310 W564310A.
Pantalla de cotejo de recepciones: P4314 W4314B.
2.4 Adjudicación de ofertas a pedidos.
Situación actual:
En la pantalla de adjudicación de una oferta a un proveedor, se muestra para cada artículo los proveedores que han ofertado y sus precios. El campo de cantidad a adjudicar aparece en blanco, pudiendo adjudicar una cantidad diferente a la ofertada, debido que al adjudicar las ofertas el gestor introduce manualmente las cantidades adjudicadas. Para evitar errores lo ideal es aplicar un patrón de adjudicación abierto a modificación por parte del gestor.
Petición:
En la pantalla de liberación de propuestas en pedidos (QI OI), donde se adjudican los pedidos a los proveedores, el campo de cantidad adjudicar debe aparecer con el mismo valor que en la propuesta para el proveedor con menor precio, en el resto de proveedores aparecerá en blanco.
Debe ser editable en todos los proveedores.
Pantallas actuales implicadas:
Pantalla de adjudicación de pedidos cerrados: P4643360 W5643360A.
2.5 Apertura de pedidos abiertos cerrados.
Situación actual:
Los pedidos abiertos de consumibles (Q2) tienen asociadas peticiones (O2), una vez que estas peticiones alcanzan la cantidad o importe acordado en la Q2, ésta se cierra automáticamente pasando al estado 400-999. Este pedido abierto se puede volver a abrir en automático si se hace una devolución. También ocurre en el caso de que el pedido se haya cancelado previamente (estado 980-999)
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Especificación Funcional 1.0 7
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Desde Compras y Almacén consideran que no es conveniente que se vuelva a abrir una vez cancelado (980-999), sí que deberán llegar las O2 asociadas al Q2 que estén en curso a fecha de cierre y darle la correspondiente entrada en almacén y las devoluciones deberán tratarse de forma que tampoco se pueda abrir el pedido principal Q2.
Petición:
Se solicita que una vez que una Q2 pasa a estado cancelado (980-999) no debe volver a abrirse, como ocurre actualmente por ejemplo al realizar una devolución de un artículo de un pedido cerrado (400-999).
En el caso de estar el pedido completado (400-999) y realizar una devolución, la cantidad devuelta pasará a estar disponible con la consecuente apertura de la Q2, como funciona actualmente.
Debe permitir realizar las recepciones pendientes.
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Especificación Funcional 1.0 8
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ANEXO 1:
Los parámetros de reposición se deben mantener en el programa de Artículos-Almacén y sucursal de artículos. Para un funcionamiento óptimo de las órdenes de reaprovisionamiento, habrá dos grupos de configuración de los artículos, dependiendo de las cantidades que tengamos en los parámetros de reposición. Los dos grupos son los siguientes:
Grupo “0”:
Artículos con cantidad a pedir > Punto de pedido (distinto de 0)
Artículos con cantidad a pedir = Punto de pedido >1
Artículos con Punto de pedido = 0
Para estos artículos, es necesario rellenar el punto de pedido, la cantidad a pedir y paralelamente, si el punto de pedido es mayor que 0, se debe rellenar el máximo y el mínimo. Esto es necesario para que las cantidades de las órdenes coincidan exactamente con la cantidad a pedir.
Además, en la pantalla de “Información adicional del sistema”, debe aparecer el valor
“0”.
Esta pantalla aparecerá cuando se creen los artículos. Al igual que para el resto de datos, es conveniente tomar un artículo de comportamiento similar para crear los artículos, de modo que la política de reaprovisionamiento sea la correcta sin tener que modificar ningún dato.
Grupo “1”:
Artículos con cantidad a pedir < Punto de pedido
Artículos con cantidad a pedir = Punto de pedido =1
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Especificación Funcional 1.0 9
Fecha de creación: 02/04/2018 11:05:00 Fecha de impresión: 04/04/2018 16:23:00
En estos artículos, es necesario rellenar la cantidad a pedir y, en su caso, el punto de pedido.
Además, en la pantalla de “Información adicional del sistema”, debe aparecer el valor “1”.
