AUDITORÍA No.: CM/AUD03/15 TOTAL DE OBSERVACIONES: 07
INFORME DE LA AUDITORÍA PRACTICADA AL PATRONATO DE LA FERIA DE SAN FRANCISCO DEL RINCON, GUANAJUATO.
CONTENIDO
I SÍNTESIS INFORMATIVA ... ……3
II OBJETIVO Y ALCANCE DE LA REVISIÓN………4
III DICTAMEN……...5
IV OBSERVACIONES………..6
1.1 ASPECTO ADMINISTRATIVO………..………..6
2.1 ASPECTO FINANCIERO……….8
3.1 ASPECTO LEGAL……….….9
I SÍNTESIS INFORMATIVA
San Francisco del Rincón, Guanajuato a 18 de febrero de 2016.
Se realizó la presente auditoria al Patronato de la Feria de San Francisco del Rincón, Gto., por el periodo de enero a diciembre del 2014, con el propósito de verificar la eficiencia de los controles y políticas internas en las áreas administrativas del patronato, los procedimientos para efectuar gastos, procedimientos de contabilización, así como el apego a la normatividad aplicable para el correcto ejercicio de los recursos públicos.
Derivado del análisis se observó lo siguiente:
ASPECTO ADMINISTRATIVO
El patronato de la feria no cuenta con un manual de políticas y procedimientos.
No cuentan con un sistema eficiente de controles internos.
Incumplimiento del Consejo Directivo a las funciones mencionadas en el reglamento del Patronato.
Inexistencia de áreas administrativas, personal con funciones específicas y delimitadas, lo que impide contar con buena organización, administración y atención de todos los asuntos administrativos.
ASPECTO FINANCIERO
Existen erogaciones con cheques que no contienen la leyenda “para abono en cuenta del contribuyente por un monto total de $6,381,960.70 de un total de $10,912,232.33 que representan un 58%.
ASPECTO LEGAL
8 facturas de los recursos ejercidos contienen un RFC incorrecto.
11 de los comprobantes fiscales no contienen la leyenda “Pago en una sola exhibición”
requisito fiscal según el art. 29-A del CFF.
Gastos por “servicios de arrendamiento” y “servicios de comunicación” cuya suma asciende a $300,892.00 no cuentan con un contrato.
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C.P. CECILIO JIMENEZ REGALADO
CONTRALOR MUNICIPAL
II OBJETIVO Y ALCANCE DE LA REVISIÓN
San Francisco del Rincón, Guanajuato 01 de diciembre del 2015 Se practicó una auditoria al Patronato de la Feria de San Francisco del Rincón Gto., por el periodo de enero a diciembre 2014, con el propósito de verificar la existencia y aplicación de controles internos, políticas internas, manuales de organización, apego a la normatividad aplicable, la integridad de los registros contables, comprobar la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de los recursos públicos.
En nuestra revisión de auditoria aplicamos las Normas Gubernamentales de Auditoria, las cuales requieren que la Auditoria sea planeada y realizada de tal manera que permita tener la evidencia suficiente que sustente razonablemente el presente informe de auditoría. Para cumplir con lo anterior realizamos una revisión a las pólizas de egresos e ingresos del ejercicio 2014 y analizamos la normatividad aplicable.
Rubros que comprendió la revisión:
1.- Aspecto Administrativo
1.1 Controles internos.
1.2 Manuales de Políticas y procedimientos.
1.3 Estructura Organizacional.
1.4 Apego y cumplimiento con la normatividad aplicable.
2.- Aspecto Financiero
2.1 Corroborar el apego a la normativa aplicable para ejercer los recursos, autorización de cada gasto por quienes corresponda.
3.- Aspecto Legal
3.1 Corroborar existencia y cumplimiento de las cláusulas de contratos por las erogaciones realizadas.
III DICTAMEN
San Francisco del Rincón, Guanajuato a 18 de febrero de 2016.
La presente auditoria fue realizada conforme a las Normas Gubernamentales de auditoria, fue planeada y llevada a cabo con técnicas y procedimientos que sustentan de forma razonable el presente informe.
Evaluamos y analizamos la existencia y aplicación de controles internos, manual de organización y políticas internas, apego a la normatividad en el ejercicio de los recursos públicos así como la correcta contabilización.
Por lo anterior se observó que las medidas de control interno son inadecuadas, pues no se cuenta con actividades definidas en cada proceso ya sea administrativo o contable, falta personal de base para realizar actividades administrativas, ausencia de supervisión para realizar transacciones y registrarlas contablemente, todo lo anterior eleva el riesgo de que ocurran errores o irregularidades en la ejecución de recursos materiales por montos que podrían ser significativos y no detectados en el curso de la operatividad.
El ejercicio de los recursos públicos en el Patronato de la Feria acumula diversas fallas y desapego a la normatividad pues aunque dicen considerar los Lineamientos de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal de San Francisco del Rincón para el ejercicio 2014, existen comprobantes de gastos sin requisitos fiscales, falta de contratos en servicios de publicidad y arrendamiento, ausencia de firmas de autorización y revisión en pólizas de cheques, cheques emitidos sin la leyenda para abono en cuenta del contribuyente, situaciones que ponen en tela de juicio las medidas de control y el destino y aplicación de los recursos del Patronato.
El complejo marco normativo del ejercicio del gasto, está determinado por un gran número de disposiciones legales, por lo que es conveniente capacitar a su personal para contar con instrumentos que faciliten y apoyen a los servidores públicos para su cumplimiento y evitar caer en irregularidades.
Es importante mencionar que deben implementar un sistema de Control Interno eficiente y precisar que es un proceso multidireccional, en el cual cada componente influye sobre los demás y todos conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes, por tanto deberán diseñarlo de acuerdo a las necesidades administrativas, definir objetivos y planes, determinar una estructura sólida de la organización, asignar funciones a cada servidor público, establecer y delimitar claramente líneas de autoridad y responsabilidad, coordinación entre el personal, generar información útil y en forma periódica, así como implementar mecanismos de seguimiento y evaluación para retroalimentar su ciclo de operaciones, sin olvidar que la supervisión es indispensable para que todo ello funcione.
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C.P. CECILIO JIMENEZ REGALADO
CONTRALOR MUNICIPAL
INFORME DE LA AUDITORÍA PRACTICADA AL PATRONATO DE LA FERIA DE SAN FRANCISCO DEL RINCÓN
1.1 ASPECTO ADMINISTRATIVO OBSERVACIÓN No. 1
Con el objetivo de evaluar la eficiencia y aplicación de su sistema de controles internos en la unidad administrativa auditada, cuestionamos al C.P. Pedro Delgado Hernández para que nos proporcionara la información respecto al mismo, a lo que respondió “contamos con controles internos implementados de manera informal, cada vez que tenemos algún evento los implementamos, pero no los tenemos plasmados en algún documento para consulta”, situación que limita el alcance de nuestra revisión.
RECOMENDACIÓN
Es importante que de manera inmediata diseñen e implemente controles internos administrativos y contables adecuados, para que conduzcan a la entidad a planear, dirigir y controlar las operaciones sin olvidar que deben supervisarse periódicamente y asegurarse que funcionan según lo previsto y resultaron idóneos y efectivos.
OBSERVACIÓN No. 2
Solicitamos al C.P. Pedro Delgado Hernández (Tesorero del patronato) su manual de políticas y procedimientos a efecto de evaluar la existencia y aplicación que cuente con la formalidad requerida, quien nos comentó al respecto la inexistencia del mismo en cuestionario aplicado el día 06/05/2015, situación que puede derivar en una falta de organización dentro de su administración.
Es necesario contar con procedimientos y políticas que rijan el actuar del personal y de la operatividad para generar un buen funcionamiento, el no establecerlas puede exponerlos al incumplimiento de objetivos, inadecuada comprobación en el manejo de recursos, incumplimiento con normatividad, fallas en la operatividad de sus actividades.
RECOMENDACIÓN
El Consejo Directivo del Patronato de la Feria del San Francisco del Rincón, deberá emprender acciones para crear el manual de políticas y procedimientos, difundirlo y aplicarlo a la brevedad posible, esto generara ahorro de tiempo y esfuerzos, mejora en los procesos internos, será un marco para disciplinar el actuar del personal y coadyuvara en el cumplimiento de los objetivos de la institución.
Deberán enviar a este órgano de control la documentación evidencia de cumplimiento con esta observación.
OBSERVACIÓN No. 3
Solicitamos el Reglamento para la constitución del patronato de la feria de San Francisco del Rincón para su análisis y verificar el apego y cumplimiento del mismo, de lo que detectamos lo siguiente:
Consejo Directivo del patronato no cumple con sus funciones de acuerdo a lo siguiente:
a) En su art. 17 fracción V se establece que el Consejo Directivo deberá revisar, aprobar y modificar el estatuto orgánico interno en el que se establezcan las bases
administrativas en el patronato lo que es indispensable para generar un desempeño eficaz, eficiente y transparente.
b) Art. 17 fracción XV informar trimestralmente al H. Ayuntamiento Municipal, sin perjuicio de hacerlo cuando éste lo requiera, sobre las labores realizadas por el organismo durante ese término y sobre su estado financiero.
Las actas levantadas sobre las reuniones del Consejo Directivo no hacen referencia a sus informes financieros ante el Ayuntamiento, además de declarar que el Consejo Directivo expone sus estados financieros al H. Ayuntamiento en forma anual en un cuestionario enviado a contraloría el día 10/07/2015.
El Presidente del Patronato de la Feria no cumple con las atribuciones que les confiere su reglamento como sigue:
c) Art. 18 fracción XII, dirigir, supervisar y coordinar la administración y las actividades de las diversas áreas del organismo por parte del Director.
No existen evidencias documentales del ejercicio de las atribuciones que se le confieren, situación confirmada por el C.P. Pedro Delgado Hernández quien en cuestionario aplicado el día 06/05/2015 declaró lo siguiente “No existen áreas administrativas, existen 9 personas que forman parte del personal de la feria todos con cargos honoríficos, en las últimas reuniones a las que se ha convocado no existe quorum, lo que complica tomar decisiones respecto a la organización de la feria 2015 y asuntos administrativos correspondientes a la operatividad” y respecto a la contabilidad “Se envía documentación al personal del despacho el cual se encarga de registrar todos los movimientos contables correspondientes y generar la cuenta pública. Anteriormente el C.P. Adrián González Pulido era responsable de verificar la veracidad de la información, pero el ya renunció, ahora a partir de abril no existe alguien encargado de revisar el trabajo que nos entrega el despacho”. Dicho documento fue firmado también por el Presidente Lic. José Carlos Franco.
El tesorero del consejo Directivo incumple con lo siguiente:
d) Art. 20 Fracción I es atribución del Tesorero informar al Consejo Directivo en forma mensual los estados financieros del organismo.
Al revisar las actas que se levantan por las reuniones que periódicamente tienen no hace referencia a sus informes financieros, además fue declarado por el LAI José Carlos Franco S. el día 10/07/2015 que al Patronato de la feria se le informan las corridas financieras iniciales y finales de cada evento y los resultados de las mismas por él mismo y el C.P. M.A. Pedro Delgado Hernández, sin embargo verificamos que esto no es de forma mensual, solo en periodo de feria en que aplican recursos.
e) Art. 20 Fracción IV Revisar los libros destinados a llevar la contabilidad del organismo, que deberán estar autorizados por el Presidente y Secretario de organismo.
Su incumplimiento es evidente al revisar los libros contables, los cuales no cuentan con firmas de autorización y de revisión, confirmado además por el C.P. Pedro Delgado Hernández (Tesorero del Patronato) quien comentó que la contabilidad es elaborada por un despacho externo quien también genera la cuenta pública y no hay personal del Patronato que revise la información, para confirmar la veracidad y oportunidad con que estas se generan.
Lo anterior denota una presunta responsabilidad por incumplimiento a lo establecido en el art. 11 fracción I de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de
Ya que al ocupar un cargo público deben conducirse con legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia en el desempeño de sus funciones o podrían ser sujetos a una responsabilidad administrativa cuando incumplan con sus obligaciones como lo establece el Art. 2 de la Ley de Responsabilidades Administrativas para los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.
RECOMENDACIÓN
El ambiente de control de cualquier unidad administrativa se difunde desde los niveles superiores jerárquicos y permea a los niveles inmediatos inferiores, por lo que es imprescindible que en el siguiente ejercicio el Consejo Directivo ejerza las atribuciones que el Reglamento le indica para generar un organismo eficaz, eficiente y transparente en su operatividad.
Deberán explicar los motivos por los cuales las atribuciones mencionadas no han sido cumplidas, en lo subsecuente cumplir con ello y mandar evidencia documental de su cumplimiento.
OBSERVACIÓN No. 4
Con el objetivo de conocer la forma en que el Patronato de la Feria de San Francisco del Rincón se organiza para operar administrativamente y las funciones que a cada área le competen, cuestionamos al C.P. Pedro Delgado Hernández (Tesorero del Patronato) respecto a ello, a lo que respondió “no existen áreas delimitadas con funciones específicas, ni existen descripciones de puestos, solo hay 9 personas que conforman al personal de esta entidad y todas con cargos honoríficos desde el inicio de esta administración”, situación que hace evidente la falta de organización respecto a su administración y a la forma de operar en forma cotidiana.
La insuficiencia de personal, así como la falta de definición de áreas y delimitación de funciones, propicia una administración actuante improvisadamente ya que la operatividad es quien define el actuar respecto a las circunstancias que se presenten, con la posibilidad de hacer frente a las problemáticas pero no conforme a procedimientos y políticas, lo que genera invertir más tiempo, una toma de decisiones que podría ser desacertada.
RECOMENDACIÓN
Por la falta de personal administrativo y operativo permanente (de base) en el Patronato de la Feria y debido a que los integrantes son los que realizan las labores administrativas y operativas del mismo, se recomienda la contratación de personal con base suficiente y competente, que coadyuve al logro de objetivos, contar con una administración organizada regida por normatividad, políticas internas y procedimientos.
Deberán enviar a este órgano de control evidencia documental de las acciones emprendidas.
2.1 ASPECTO FINANCIERO OBSERVACIÓN No. 5
Con el objetivo de verificar la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de recursos públicos, así como la evaluación y revisión del apego a la normatividad, se solicitaron diversas pólizas de egresos, percatándonos de lo siguiente:
a) Existen gastos con un importe mayor a $2,000.00 pagados con cheque los cuales no contienen la leyenda “para abono en cuenta del beneficiario”, siendo una obligación fiscal contenida en el art. 31 de la LISR de la Fracción III quinto párrafo, el cual evita su negociabilidad y coadyuva con la transparencia en el ejercicio del recurso. Los gastos erogados de esta forma ascienden a $6,381,960.70 de un total de $10,912,232.23 de los
La falta de procedimientos de control para indicar en los cheques “para abono en cuenta del beneficiario” genera desconfianza en el destino y aplicación de los recursos, además de poner en evidencia la falta de control y supervisión de la administración.
RECOMENDACIÓN
En el ejercicio 2015 deberá emitir solo transferencias electrónicas mediante abono en cuenta a los beneficiarios indicando el RFC de cada uno de los proveedores para dar cumplimiento a la Ley General de Contabilidad Gubernamental art. 67, además deberán efectuar una labor de supervisión en las erogaciones y apegarse a la normativa aplicable, a fin de generar información útil, confiable y oportuna.
3.1 ASPECTO LEGAL OBSERVACIÓN No. 6
Al momento de analizar y evaluar el soporte documental de las erogaciones se detectó que los datos son incorrectos pues no cumplen con lo siguiente:
a) 8 de las facturas de los recursos ejercidos tienen un RFC incorrecto, situación que incumple con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación art. 29-A fracción IV la cual cita lo siguiente “Los comprobantes fiscales deberán contener la clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida, cuando no se cuente con la clave del RFC, se señalará la clave genérica que establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. (Ver detalle anexo 2) b) 11 de los comprobantes fiscales no contienen la leyenda “Pago en una Sola exhibición”
requisito fiscal de acuerdo al art. 29-A del Código Fiscal de la Federación. (Ver detalle anexo 3)
RECOMENDACIÓN
Es importante tener pleno conocimiento del marco normativo que rige su actuar y aplicarlo en los ámbitos correspondientes, deberán implementar un control de manera inmediata para recibir solo facturas que reúnan los requisitos fiscales que menciona el art. 29-A del Código Fiscal de la Federación.
OBSERVACIÓN No. 7
Se solicitó auxiliar contable de gastos de “arrendamiento” y “servicios de comunicación” de los cuales se revisó aleatoriamente el 95% del importe total, con la finalidad de constatar la existencia de un adecuado soporte documental incluyendo contratos, de lo que se descubrió que 16 de esas erogaciones por un importe total de $300,892.00 no cuentan con dicho escrito. (Ver detalle en anexo 4).
Lo anterior crea un riesgo de no enfrentar las probables eventualidades que pudieran surgir, quedando dicha entidad desamparada legalmente e imposibilitada para exigir el cumplimiento de las obligaciones inicialmente pactadas, generando un daño a la hacienda pública municipal.
RECOMENDACIÓN
Si bien es cierto ninguna Ley Gubernamental es imperativa en la existencia de contratos por servicios, sin embargo debe ser una actividad inherente de la unidad administrativa para delimitar los derechos que como entidad les corresponden y estipular las obligaciones de cada parte, situación que permitirá proteger sus intereses y en caso de contingencias asumir las circunstancias con las herramientas adecuadas.
En lo subsecuente el patronato deberá formalizar a través de contratos con proveedores las operaciones realizadas de cualquier servicio e importe y deberá además explicar porque no existen contratos en las operaciones observadas y detalladas.
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C.P. CECILIO JIMENEZ REGALADO CONTRALOR MUNICIPAL
