Manual de Procesos 2.- Facturas y Notas de Crédito. de Proveedores. Revisado en Marzo Versión 2. Elaboró Equipo Administracion

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Manual de Procesos

2.-

Carga y Control de

Facturas y Notas de Crédito

de Proveedores

- Versión 2 –

Revisado en Marzo 2013

Elaboró

Equipo Administracion

Revisó

Aprobó

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Contenido

1.- Carga de facturas y notas de crédito... 1

2.- Control de resúmenes de Droguerías...7

3.- Modificación de datos de Comprobantes cargado en forma a...8

4.- Falta de Comprobantes de Droguerías………...10

5.- Carga de Facturas y Notas de Crédito Relacionadas………..…...14

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Área: Administración y Finanzas Carga y Control de Facturas y Notas de Crédito de Proveedores En este manual se desarrollará paso a paso como realizar la carga de facturas de compra desde las sucursales y el posterior envío a administracion.

1.- CARGA DE FACTURAS DE DROGUERIAS

Diariamente el responsable de stock deberá cargar las facturas de proveedores al sistema Doka al momento de dar de alta los productos en el sistema, por pedidos recibidos en la sucursal de acuerdo a la siguiente ruta: (se recuerda que el pedido al proveedor se carga a DOKA)

 Administrador  Compras

 Pedido de compras  Ingreso de mercadería  Manual

 Usuario: cargar el número de usuario del empleado que efectúa la carga del pedido  Controla contra pedido (proceso de cargar los productos facturados al stock)  Seleccionar proveedor

 Cargar producto

Aquí cargo los productos leídos

por lector de código de barras

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Área: Administración y Finanzas Carga y Control de Facturas y Notas de Crédito de Proveedores

 Se verifica que lo solicitado coincida con lo entregado por la droguería. En caso de no coincidir se cargan los productos recibidos y los datos fiscales; y se genera la solicitud de Nota de Crédito correspondiente

 Una vez que cargo todos los productos (siempre que haya coincidido lo comprado con lo recibido) asigno facturas, cargo los datos de la factura (*)

Cuando hacemos click sobre Asig. Fact se les abrirá una nueva pantalla que se muestra a continuación y sobre la cual se indicará que campos completar:

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(*) Los datos que deberá ingresar son:

 Tipo de Comprobante: VERIFICAR EL TIPO DE COMPROBANTE QUE EMITIO EL PROVEEDOR (FACTURA A O NOTA DE CREDITO (NC) A)

 Nº comprobante

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Área: Administración y Finanzas Carga y Control de Facturas y Notas de Crédito de Proveedores 

 Fecha de Emisión del Comprobante

 N° CAI: IMPORTANTE! NUNCA OLVIDARSE DE CARGAR ESTE CAMPO CON EL NUMERO 0 (CERO)

 Sub.Ex.: cargar el valor exento  Sub.Gr.: cargar el valor grabado  IVA1: cargar el valor del iva al 21%

 Perc. IB DM1126/93 CABA: este campo debe contener el valor de la sumatoria de todas las percepciones de IIBB. NO DEBE COMPLETARSE OTRO CAMPO CON ESTOS VALORES!  Percep. IVA (3%): cuando en la factura aparezca algún dato de percepción de IVA al

3% deben cargarlo en este campo.  Importe total

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Área: Administración y Finanzas Carga y Control de Facturas y Notas de Crédito de Proveedores 

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En caso de que el total no coincida con el facturado deberá revisar la carga antes de confirmar.

 Aceptar

 Confirmar: esta opción aparece en la próxima pantalla una vez que es aceptada la carga. Si no se realiza este paso la carga de la factura queda sin efecto

 No olvidar agregar a la factura Sello de “INCORPORADA”

El administrativo de la sucursal con las facturas cargadas las archivara en una carpeta rotulada COMPRAS A DROGUERÍAS separada por proveedor.

2.- CONTROL DE RESUMENES DE DROGUERIAS

Al llegar el resumen de cuenta semanal de cada proveedor deberá conciliarlo con los comprobantes (facturas y notas de crédito) cargados en su poder, verificando que estén todos los comprobantes del resumen.

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Área: Administración y Finanzas

Carga y Control de Facturas y Notas de Crédito de Proveedores

El listado de compras desde el sistema Doka que será necesario para efectuar luego la conciliación del resumen de nuestro proveedor, se obtiene de la siguiente manera:

 Administrador  Compras

 Estadísticas e Informes  Auxiliar de Compras

 Se abrirá una pantalla con los siguientes datos a completar:

Indicar período

Del resumen

Seleccionar

DOKA PHARMA

Seleccionar

sucursal. Para esto

se debe destildar

Todas las farmacias

Seleccionar

TODOS los

comprobantes,

dejando tildado

Todos los

Comprobantes

Seleccionar el

proveedor a

controlar. Para esto

destildar la opción

Todos los

proveedores

DESTILDAR la

opción Exportar a

Excel

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Área: Administracion y Finanzas

Carga y Control de Facturas y

Notas de Crédito de Proveedores

Seleccionar el Período del Resumen Seleccionar el proveedor

Una vez que seleccionan el período y la droguería hacen click en el botón BUSCAR ubicado en el costado superior izquierdo de la pantalla y aparecerá lo siguiente:

Datos a modificar

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3.- MODIFICACION EN LA CARGA DE COMPROBANTES

Supongamos que cuando realizamos el control de resúmenes de droguerías, detectamos algún comprobante mal cargado. En ese caso para modificarlo debemos realizar los siguientes pasos:

Supongamos que lo que cargamos mal fue la fecha del comprobante, lo que hacemos es ir a FECHA COMP y modificamos el dato.

Una vez realizado el cambio damos un enter para que nos habilite la función CONFIRMAR. Solo si confirmamos la modificación se graba. Si no se confirma lo que se haya modificado no queda guardado.

¿QUE ERRORES EN LA CARGA DE COMPROBANTES PODEMOS MODIFICAR?

Esta opción de ingresar en TABLAS/COMPROBANTES nos habilita a poder modificar datos de la factura ya cargada en caso de haber ingresado datos incorrectos.

Los datos que se pueden modificar son los siguientes:  Fecha

 Tipo de comprobante (Factura; Nota de Crédito, tipo A/C)  Numero de comprobante

 Importes

En caso de que el error en la carga sea la Razón Social del Proveedor, (es decir cargamos la factura en un proveedor equivocado); ello NO es posible modificar vía tablas.

Para no anular la carga de la factura que afecta el stock asociado a la misma; procederemos de la siguiente manera:

1.- Ingresar también por la opción TABLAS/COMPROBANTES; ubicar la factura en cuestión y allí dejar en cero todos los importes de la misma.

2.- cargar una nueva factura con igual número y fecha pero con el proveedor correcto. En este caso no se carga el stock que ya quedo cargado. Vamos directamente a “asignar factura”.

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Es importante tener en cuenta que estos procesos de modificación son utilizados solo en forma de excepción. Debemos prestar mucha atención al momento de efectuar la carga de productos y datos fiscales de las facturas.

4.- CASOS DE COMPROBANTES FALTANTES (no recibidos desde

las droguerías)

En el caso que falten comprobantes (facturas o notas de crédito) al conciliar deberá reclamar al proveedor dicha documentación y retener el resumen hasta que los comprobantes faltantes lleguen. Estas situaciones deben comunicarse en administracion al email: [email protected]

Luego de verificar que están cargados en DOKA todos los comprobantes y de manera correcta; procedemos a ordenarlos por fecha y nº de comprobante tal como figura en el resumen; y procedemos a conformar el resumen colocándole el sello de “Conforme”.

Luego de ello, procedemos a remitir el resumen y los comprobantes a administración para efectuar el pago.

4.1.- Notas de Crédito de Cooperativa Farmacéutica de Mendoza

Para el caso puntual de Cooperativa Farmacéutica de Mendoza si las NC no han llegado, el Encargado del rol administrativo deberá reclamarlas al proveedor; y si llegado el día en que debe remitir el resumen a administración no ha conseguido obtener las NC faltantes; procederá a bajarlas de la página web del proveedor de la siguiente forma:

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Ahí pueden entrar y verán el listado de NC emitidas y podrán ver el detalle entrando por la lupa que se encuentra al costado derecho de la pantalla:

Como pueden ver, esta pantalla les muestra el nro de comprobante, el rubro, la fecha y la lupa. Hacen click en la lupa e ingresan a la NC como lo muestra el ejemplo.

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NOTA ACLARATORIA:

ESTE PROCESO SIRVE PARA EL CONTROL Y LA EMISION DE LA NC CUANDO NO LES LLEGA PREVIO RECLAMO DE PARTE DE LA SUCURSAL, LO CUAL DEBERA DEMOSTRARSE.

AL NO LLEGAR PUEDEN ENVIAR EL RESUMEN CON SUS NC IMPRESAS POR DICHO SISTEMA PERO QUEDARÁ PENDIENTE EL ENVÍO DE LA NC ORIGINAL. ESTO SIMPLEMENTE AYUDA A AGILIZAR EL

PROCESO DE CONTROL Y ENVIO PERO:

LOS ORIGINALES DEBEN SER ENVIADOS SI O SI A LA ADMINISTRACIÓN, CASO CONTRARIO SE TOMARÁ COMO FALTA DE DOCUMENTACIÓN.

ESTE SISTEMA O SOPORTE NO ES VALIDO PARA EL CASO DE FACTURAS.

4.2.- Notas de Crédito de Monroe Americana

Para el caso de Droguería Americana si las NC no han llegado el administrativo deberá proceder a bajarlas de la página web del proveedor. La forma de hacer esto es:

1. Ingresar a la página de Monroe Americana www.monroeamericana.com.ar

2. Ingresamos a FARMACIAS/MIS COMPROBANTES/Ingresar. Allí colocamos nuestro usuario y contraseña.

3.- luego podemos buscar el comprobante y bajarlo en formato PDF

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NOTA ACLARATORIA:

SE RECUERDA QUE LA OPCION DE BUSQUEDA DE COMPROBANTES ES A MODO DE NO TRABAR EL CONTROL DEL RESUMEN PERO LOS COMPROBANTES ORIGINALES DEBEN SER RECLAMADOS.

4.- CARGA DE FACTURAS Y NOTAS DE CREDITO RELACIONADAS

EN QUE CASOS SE CARGAN LAS FACTURAS Y POSTERIORMENTE LAS NOTAS DE CREDITO?

1.- Cuando en una factura no llegaron algunos productos que si nos facturaron:

Aquí se cargan solo los productos recibidos (con lector de cod.de barras); la factura por el total y luego la nota de crédito por el importe de los productos no recibidos.

2.- Cuando llega una factura sin artículos: (aquella que tiene un solo artículo facturado pero no lo hemos recibido):

Aquí se carga la factura sin artículos, directamente vamos a la opción “asignar facturas” y luego la nota de crédito por el importe del producto no recibido.

3.- Cuándo llega una factura con un único articulo pero el mismo está en mal estado: dañado, vencido, etc.

En este caso se carga el artículo dañado (que se reclama en forma inmediata a la droguería); luego se cargan los datos fiscales en “asignar factura” y cuando llega la nota la nota de crédito por el producto en mal estado. Aquí indefectiblemente debemos realizar un ajuste en menos por devolución a droguerías.

4.- Cuando llegan pedidos duplicados: en este caso la factura duplicada debe cargarse pero NO los artículos; es decir que vamos directamente al sector de “Asignar Factura”. Se efectúa el reclamo a la droguería y al llegar la nota de crédito se carga también.

Es MUY IMPORTANTE que tengamos identificadas las facturas que tienen pendiente la llegada de notas de crédito. Las mismas deben quedar separadas en una carpeta para no perder el control de la llegada de las mismas.