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PROCEDIMIENTOS PARA EL RECHAZO DE FACTURAS DE PROVEEDORES
EMPRESA:
EGROUP
AREA:
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD
CLASIFICACIÓN: PROCEDIMIENTO DE CONTABILIDAD
FECHA: 17 DE MARZO DE 2019
Autor Cargo
CAROLINA GÓMEZ CAMPOS Jefe de Contabilidad
Aprobado por Cargo
RAFAEL ECHEVERRÍA Gerente de Administración y
Finanzas
Distribuido Cargo
Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones
Gerencia Administración y Finanzas
Gerencias, Jefaturas, abastecimiento y bodega.
Versión Última Actualización Próxima Actualización
1 Marzo 2019 Enero 2020
Historial de Cambios
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I. OBJETIVO
Establecer la forma de operar frente a facturas emitidas por proveedores que, no habiendo llegado el documento aún a contabilidad, se encuentran emitidas en la página del SII en estado pendiente y por lo tanto deben ser rechazadas si a juicio de contabilidad no tuviera el debido respaldo correspondiente o no fuera de su conocimiento su emisión. Lo anterior para resguardar los intereses de la empresa frente a cobros indebidos de parte de proveedores.
De acuerdo con Ley 20.956, el plazo para aceptar o rechazar una factura es de 8 días corridos. Cuando no se presenta rechazo o reclamación dentro de este período, se entiende que la factura ha sido recibida irrevocablemente y se considera que las mercaderías fueron entregadas o que los servicios fueron prestados.
II. DEFINICIONES
1. Sobre el rechazo de facturas
Consiste en el proceso mediante el cual este departamento determina dentro de los primeros 7 días corridos desde que una factura fue recibida en el SII, si debe ser rechazada (o reclamada), por no haberse recibido aún la factura en contabilidad o no figuran emitidas ordenes de compra asociadas a ese documento.
La fecha de recepción para este caso, corresponde a la fecha en la cual la factura de proveedores llegó al SII, no siendo siempre la misma que la emisión del documento.
La fecha de recepción es la importante porque es la que cuenta a la hora de determinar los 8 días plazos, para rechazar una factura dentro del portal del SII.
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2. De tipo general
2.1 Factura de proveedores
Documento tributario emitido por el proveedor en dónde se refleja toda la información de la operación de compra, incluyendo el número de la orden de compra electrónica que Egroup le emitió al proveedor.
2.2 Orden de compra
Es un documento electrónico que emite Egroup como comprador, en dónde le solicita a un proveedor la entrega de un producto o servicio. En este se detalla la descripción del producto y/o servicios, precio, cantidad, condición de pago y la fecha de emisión.
Las órdenes de compras son confeccionadas desde SAP por los administrados de compras de Egroup y previa solicitud del interesado. Son generadas bajo una numeración única y contienen además las firmas electrónicas del solicitante, generador del documento y el jefe de área que autoriza la compra.
2.3 Entradas de Mercadería
Corresponde al documento electrónico emitido por Egroup y que acredita el ingreso de los productos a las bodegas de la empresa. Este documento es confeccionado por el encargado de bodega de Egroup desde el sistema SAP sólo por la recepción de las existencias y en él va indicada la fecha de ingreso, cantidad y precio de los productos. Copia impresa de la entrada de mercadería debe quedar en poder del proveedor.
2.4 Calendario de tareas mensuales
Corresponde al cronograma detallado con las principales actividades que desarrolla el departamento de contabilidad dentro de un mes determinado, con indicación de la actividad, fecha, día y responsable de la tarea. Este calendario es confeccionado por el jefe del departamento y enviado al equipo de contabilidad el último día hábil del mes y previo al mes que se está informando. Por ejemplo, si el calendario de tareas corresponde a marzo, este es enviado el 28 de febrero.
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III. PROCEDIMIENTO
El procedimiento para el rechazo de facturas en contabilidad, es el siguiente:
1. Los analistas contables, encargados de ese proceso, deben revisar de manera diaria el calendario de tareas mensuales, para revisar si corresponde realizar el proceso de rechazo de documentos. Esta actividad a lo menos, se encuentra programada para realizarse una vez por semana.
2. Confirmado que corresponde realizar este proceso, los analistas contables usando Rut y Clave de las empresas que tienen designada para esta revisión, entran a la página del SII.cl para revisar en el menú correspondiente, las facturas que están en estado pendientes de aceptación o rechazo.
3. Hecho esto, se baja la información que arroja este menú en formato Excel, para archivar y dejar como hoja de trabajo dentro de la siguiente carpeta de red en contabilidad:
F-29/presupuesto iva/ ”año” /”nombre de empresa”/ ”mes”. El nombre del archivo debe contener la fecha de revisión.
En caso de que no hubiera documentos a revisar, el archivo en Excel debe quedar guardado de igual manera en la carpeta de red, para dejar constancia de que el proceso fue llevado a cabo.
En caso de que hubiera documentos a revisar, se procede al paso 4.
4. Teniendo la hoja de trabajo indicada en pto.3 en dónde se refleja aquellas facturas que llegaron al SII como emitidas a Egroup y se encuentran en estado pendientes por aceptar o rechazar, se procede a bajar información desde el portal de facturación Easydoc.cl, para buscar ahí los documentos a revisar.
5 En este punto se pueden dar los siguientes casos:
- Si la factura de proveedores que se baja desde el portal hace mención a una orden de compra relacionada con adquisición de existencias, se busca en el sistema SAP, para validar que efectivamente esta está emitida y tiene su correspondiente entrada de mercadería en estado “abierta” (pendiente por recibir su factura), además de confirmar que tanto la factura como orden de compra y la entrada de mercadería tengan la misma información. En estas circunstancias, la factura NO será rechazada, sino por el contrato, se le da el acuse en el SII.
- Si la factura de proveedores que se baja desde el portal hace mención a una orden de compra no relacionada con adquisición de existencias, se busca en el sistema SAP, para validar que efectivamente esta está emitida y en estado “abierta” (pendiente por recibir su factura), además de confirmar que tanto la factura como orden de compra tengan la misma información. En estas circunstancias, la factura NO será rechazada, sino por el contrato, se le da el acuse en el SII.
- Si la factura no está en el portal de facturación, se busca de igual manera en el sistema SAP teniendo como datos de referencia para la búsqueda, la información del SII tales como el RUT del proveedor más el monto de la factura. Si hubiera órdenes de compra en estado “abiertas” en SAP para este proveedor, se solicita al proveedor la emisión del documento, para confirmar que corresponde y así NO rechazarla. Lo anterior, haciendo la debida validación con la entrada de mercadería cuando la compra corresponde a existencia.
- Si la factura de proveedores se encuentra en el portal easydoc.cl, pero no hace mención a una orden de compra ni cuenta con información mínima suficiente para conocer la procedencia de esa compra, en este caso el documento será rechazado sin previa consulta a las áreas de negocio.
6 - Si la factura de proveedores no se encuentra en el portal easydoc.cl y no se tiene información respecto a ese proveedor, estas también serán rechazado sin previa consulta a las áreas de negocio.
- Finalmente, y como es de conocimiento, si aun cuando la factura tuviera su orden de compra, pero esta fuera emitida con fecha posterior a la factura, este documento también será rechazado en la página del SII. En estos casos, contabilidad le informará sólo una vez al proveedor del rechazado para que este reemplace la factura y así evitar nuevas situaciones de este tipo.
DISPOSICIONES GENERALES
El procedimiento de rechazo de facturas en contabilidad, es independiente al de registros de facturas de proveedores, ya que este sólo tiene como objetivo reclamar en el tiempo legal, facturas de proveedores que, por no tener respaldo, deben ser rechazadas en el SII y así resguardar los intereses de la empresa ante cobros indebidos.
De manera excepcional, podrán ser rechazadas facturas en el SII a solicitud expresa del funcionario de Egroup que hizo la compra y por las razones que indique en la solicitud que hace a contabilidad. Para eso, basta con que el interesado envíe un correo al jefe del departamento o contador general de Egroup dentro de los 7 días de recibida la factura en el SII, con los datos del documento a rechazar.
Finalmente, en circunstancias en que el departamento de contabilidad pudiera tener los recursos (tiempo, información) para indagar antes de rechazar algún documento, podrá consultarles a diferentes unidades de negocio sobre facturas de proveedores que se cree fueron por compras solicitados por ellos. Sin embargo, este paso no es requisito para el rechazo, partiendo de la base que por regla general toda compra debe hacerse previo envío de orden de compra al proveedor. Por lo tanto, es de responsabilidad del que realiza la compra, informar a contabilidad sobre alguna adquisición particular.
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EXCEPCIONES
No se considerarán dentro del proceso de rechazo de facturas, los mismos documentos indicados dentro de las excepciones del procedimiento para el registro de facturas de proveedores y por no necesitar la emisión de ordenes de compra. Estos casos son:
- Servicios básicos (luz, agua, internet, teléfono, gas, otras de similares características) - Facturas por concesión de estadios
- Facturas pagadas por tesorería con cargo automático
- Facturas recibidas en rendiciones de gasto, entendiendo a que las de este tipo (compras) fueron emergencias o por concepto de rider.
