EMC
Documentum
TaskSpace
Versión 6
Guía de configuración
P/N 300-005-358 A01
EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000 www.EMC.com La Ayuda incluye los capítulos siguientes:EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso.
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Tabla de contenido
Prefacio
...
10Capítulo 1 Información general de TCM y TaskSpace
...
12¿Qué es TCM?
...
12¿Qué es TaskSpace?
...
13Comprensión del conjunto de soluciones Documentum TCM
...
14TaskSpace
...
15Forms Builder
...
15Process Builder
...
16Process Engine
...
16Content Server
...
17Documentum Application Builder y Application Installer (DAB/DAI)
...
17Document Image Services
...
17Visores diferentes
...
18Archive Services for Reports
...
19Documentum Administrator
...
19Process Integrator
...
19Process Analyzer
...
19ACS/BOCS
...
20Arquitectura de EMC Documentum TCM
...
20Diseño de una aplicación de TaskSpace
...
21Volver a emplear las aplicaciones
...
22Tutorial de TaskSpace y aplicación de muestra
...
23TaskSpace y documentación de TCM
...
23Capítulo 2 Introducción
...
26Introducción a la configuración de TaskSpace
...
26Información general de la configuración de TaskSpace
...
27Descripción breve de una aplicación de muestra
...
28Ficha Administración
...
30Información general de configuración de fichas de lista de tareas
...
30Visibilidad de elementos de ficha de lista de tareas
...
32Información general de la configuración de ficha de carpeta
...
33Información general de la configuración de ficha de búsqueda
...
35Información general de configuración de inicio de proceso
...
36Información general de la configuración de la asociación directa de la actividad a la plantilla
...
38Usuarios, grupos y roles
...
45Proceso de plantillas
...
46Plantillas/componentes
...
46Formatos de archivo
...
46Inicio de la interfaz de usuario
...
46Crear una aplicación
...
49Modificar una aplicación
...
51Capítulo 3 Preparación de las plantillas de Forms Builder
...
54Componentes de TaskSpace
...
54Iniciar sesión en Forms Builder
...
55Crear una plantilla para una interfaz de búsqueda
...
56Seleccionar tipos de objeto para una plantilla de búsqueda
...
58Seleccionar columnas de conjunto de resultados para una plantilla de búsqueda
...
59Especificar los criterios de búsqueda para una plantilla de búsqueda
...
61Especificar las restricciones de búsqueda para una plantilla de búsqueda
...
63Especificar una consulta de DQL para una plantilla de búsqueda
...
64Completar la creación de plantilla de búsqueda
...
66Modificar la consulta en una plantilla de búsqueda
...
67Modificar la configuración de columna para una plantilla de búsqueda
...
68Especificar el formato de caracteres en una columna
...
69Crear una plantilla para una vista de documento
...
70Seleccionar un tipo de objeto para una plantilla de vista de documento
...
71Completar la creación de la plantilla de vista de documento
...
72Configuración del visor en una plantilla de vista de documento
...
73Crear una plantilla para la información de carpeta
...
76Seleccionar un tipo de objeto para una plantilla de información de carpeta
...
77Completar la creación de la plantilla de información de carpeta
...
78Configurar si los usuarios pueden editar información de carpeta
...
79Crear una plantilla para contenidos de carpeta
...
81Seleccionar tipos de objeto para una plantilla de contenido de carpeta
...
83Seleccionar las columnas para una plantilla de contenido de carpeta
...
84Especificar filtros para una plantilla de contenido de carpeta
...
85Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de contenido de carpeta
...
86Completar la creación de plantilla de contenido de carpeta
...
87Modificar los criterios de búsqueda para una plantilla de contenido de carpeta
...
88Modificar la configuración de la columna para una plantilla de contenido de carpeta
...
89Seleccionar variables de proceso para una plantilla de iniciación
de proceso
...
96Completar la creación de la plantilla de iniciación de proceso
...
97Crear una plantilla para una lista de tareas
...
98Seleccionar un de tipo de bandeja de entrada para una plantilla de lista de tareas
...
100Seleccionar procesos para una plantilla de lista de tareas
...
101Seleccionar tipos de datos estructurados para una plantilla de lista de tareas
...
102Seleccionar columnas para una plantilla de lista de tareas
...
104Especificar filtros para una plantilla de lista de tareas
...
105Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas
...
106Completar la creación de la plantilla de lista de tareas
...
107Selección del proceso de modificación para una plantilla de lista de tareas
...
108Especificar criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas
...
109Modificar selección de columna para una plantilla de lista de tareas
...
110Modificar configuración de columna para una plantilla de lista de tareas
...
111Gestionar filtros para una plantilla de lista de tareas
...
113Seleccionar diferentes tipos de datos estructurados para una plantilla de lista de tareas
...
113Crear una plantilla para una interfaz de tareas
...
114Seleccionar un proceso para una plantilla de tareas
...
115Seleccionar una actividad para una plantilla de tareas
...
116Seleccionar variables de proceso para una plantilla de tareas
...
118Seleccionar una vista de documento para una plantilla de tareas
...
119Completar la creación de la plantilla de tareas
...
121Capítulo 4 Preparar usuarios, grupos y roles
...
124Preparar usuarios
...
124Localizar a un usuario
...
124Crear o editar un usuario
...
126Propiedades de usuario
...
127Importar usuarios
...
130Archivo de entrada para crear nuevos usuarios
...
130Realizar una importación de usuario de TaskSpace
...
132Cambiar el repositorio inicial de un usuario
...
133Ver los grupos y los roles a los que pertenece un usuario
...
134Cambiar el nombre de un usuario
...
134Reasignar objetos poseídos por un usuario
...
135Eliminar un usuario
...
136Preparar grupos
...
136localizar un grupo
...
137Ver los usuarios en un grupo
...
137Propiedades de rol
...
147Agregar o quitar miembros de un rol
...
148Reasignar elementos de un rol a otro
...
150Eliminar un rol
...
151Capítulo 5 Preparar conjuntos de permisos
...
152Información general sobre permisos
...
152Permisos de objeto
...
153Seguridad de carpeta
...
156Conjuntos de alias predeterminados
...
157Content Server evalúa el acceso a un objeto
...
157Localizar conjuntos de permisos
...
159Crear o modificar conjuntos de permisos
...
160Crear conjuntos de permisos
...
160Configuración de permisos de objeto básicos y extendidos de usuario
...
163Ver o modificar conjuntos de permisos
...
165Ver o modificar un conjunto de permisos
...
165Agregar usuarios a conjuntos de permisos
...
168Eliminar usuarios de conjuntos de permisos
...
169Cambiar los permisos asignados a un usuario
...
169Propiedades de la página de información y permisos
...
171Eliminar conjuntos de permisos
...
174Capítulo 6 Preparar colas de trabajos
...
176Descripción general de la cola de trabajos
...
176Roles de colas de trabajos
...
177Configurar nuevas colas de trabajos
...
179Configurar la coincidencia de asignación de trabajo
...
180Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso
...
181Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo
...
181Crear o modificar políticas de colas
...
182Definir categorías de colas
...
185Definir colas de trabajos
...
185Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos
...
187Definir políticas de anulación de colas de trabajos
...
188Gestionar procesadores de colas de trabajos
...
189Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos
...
190Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos
...
191Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo
...
191Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos
...
193Supervisar colas de trabajos
...
194Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado
...
196Capítulo 7 Configuración de los componentes de TaskSpace
...
200Introducción a la configuración de componentes
...
200Agregar componentes
...
202Mostrar propiedades del componente
...
203Eliminar componentes
...
204Capítulo 8 Configurar procesos
...
206Introducción a la configuración de procesos
...
206Agregar procesos
...
207Eliminar procesos
...
208Capítulo 9 Configurar fichas
...
210Introducción a la configuración de fichas
...
210Crear una nueva ficha
...
212Crear una ficha de búsqueda
...
212Abra una ficha lista de tareas.
...
214Crear una ficha de carpeta
...
215Crear una ficha de otro tipo
...
218Editar una ficha
...
219Eliminar fichas
...
220Capítulo 10 Configurar los roles
...
222Introducción a la configuración de roles
...
222Crear un nuevo rol
...
224Asignar fichas a un rol
...
225Configuración de búsqueda global para un rol
...
227Asignar elementos a un rol
...
228Agregar un rol existente
...
231Editar un rol
...
232Editar configuración de fichas para un rol
...
233Editar la configuración de búsqueda global para un rol
...
235Editar configuración de componente para un rol
...
236Eliminar roles
...
239Solución de problemas de comportamiento de rol
...
239Capítulo 11 Configurar interfaz de usuario
...
242Configurar la altura del logotipo de la barra superior de TaskSpace
...
242Configurar logotipos
...
243Asignación de formatos de archivo a visores
...
245Configurar reutilización de una ventana emergente
...
247Lista de figuras
Figura 1. Mejoras de EMC Documentum para TCM
...
13Figura 2. Arquitectura de EMC Documentum TCM
...
21Figura 3. Proceso de creación de aplicaciones de TaskSpace
...
21Figura 4. Diseño de aplicaciones de TaskSpace
...
23Figura 5. La barra superior de una aplicación de muestra
...
28Figura 6. Ficha de lista de tareas de muestra
...
31Figura 7. Ficha de carpeta de muestra
...
34Figura 8. Ficha de búsqueda de muestra
...
35Figura 9. La muestra inicia la vista del proceso
...
37Figura 10. Muestra de vista de tareas estándar
...
39Figura 11. Vista de tareas de muestra con vista de documento
...
40Figura 12. Vista de carpeta de muestra
...
42Figura 13. Vista de documento de muestra
...
43Figura 14. Cuadro de diálogo Bienvenido a Forms Builder.
...
56Figura 15. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto para una plantilla de búsqueda
...
58Figura 16. Asistente para plantillas nuevas: Columnas de conjunto de resultados para una plantilla de búsqueda
...
60Figura 17. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para una plantilla de búsqueda
...
61Figura 18. Asistente para plantillas nuevas: Restricciones de búsqueda para una plantilla de búsqueda
...
63Figura 19. Asistente para plantillas nuevas: Consulta DQL para una plantilla de búsqueda
...
64Figura 20. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto documento para una plantilla de vista de documento
...
72Figura 21. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de objeto Carpeta para una plantilla de información de carpeta
...
78Figura 22. Asistente para plantillas nuevas: Tipos de objeto de documento para una plantilla de contenido de carpeta
...
83Figura 23. Asistente para plantillas nuevas: Columnas para una plantilla de contenido de carpeta
...
84Figura 24. Asistente para plantillas nuevas: Filtros para una plantilla de contenido de carpeta
...
85 Figura 25. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para unaFigura 28. Asistente para plantillas nuevas: Variables de proceso para una
plantilla de iniciación de proceso
...
97Figura 29. Asistente para plantillas nuevas: Tipo de bandeja de entrada para una plantilla de lista de tareas
...
101Figura 30. Asistente para plantillas nuevas: Procesos para una plantilla de lista de tareas
...
102Figura 31. Asistente para plantillas nuevas: Tipos de datos estructurados para una plantilla de lista de tareas
...
103Figura 32. Asistente para plantillas nuevas: Columnas para una plantilla de lista de tareas
...
104Figura 33. Asistente para plantillas nuevas: Filtros para una plantilla de lista de tareas
...
105Figura 34. Asistente para plantillas nuevas: Criterios de búsqueda para una plantilla de lista de tareas
...
106Figura 35. Asistente para plantillas nuevas: Proceso para una plantilla de tareas
...
116Figura 36. Asistente para plantillas nuevas: Actividad para una plantilla de tareas
...
117Figura 37. Asistente para plantillas nuevas: Variables de proceso para una plantilla de tareas
...
118Figura 38. Asistente para plantillas nuevas: Plantilla de vista de documento para una plantilla de la tarea
...
120Figura 39. Página Propiedades del conjunto de permisos: Ficha Información
...
171Figura 40. Página Propiedades del conjunto de permisos: Ficha Permisos
...
173Figura 41. Página Agregar rol, ficha Asignar fichas
...
226Figura 42. Página Agregar rol, ficha Búsqueda global
...
227Figura 43. Página Agregar rol, ficha Asignaciones de componentes
...
229Figura 44. Editar página de rol, ficha Fichas
...
233Figura 45. Página Editar rol, ficha Búsqueda global
...
235Lista de tablas
Tabla 1. Selección de visores
...
18Tabla 2. Documentación relacionada
...
24Tabla 3. Funciones de la barra superior de TaskSpace en una aplicación de muestra
...
28Tabla 4. Requisitos para cada elemento de una ficha de lista de tareas
...
32Tabla 5. Comparación de métodos de configuración de inicio de proceso
...
37Tabla 6. Variables de la dirección URL de TaskSpace
...
47Tabla 7. Ubicación de cada componente en la interfaz de usuario de TaskSpace
...
55Tabla 8. Condiciones de criterios de búsqueda
...
61Tabla 9. Elementos configurables
...
67Tabla 10. Configuración de columna
...
68Tabla 11. Configuración de columna
...
90Tabla 12. Reducir la lista de tareas
...
99Tabla 13. Configuración de columna
...
112Tabla 14. Propiedades de usuario
...
128Tabla 15. Valores predeterminados para nuevos usuarios
...
131Tabla 16. Privilegios para crear o modificar grupos
...
138Tabla 17. Privilegios para crear o modificar grupos
...
140Tabla 18. Propiedades de grupo
...
140Tabla 19. Propiedades de rol
...
148Tabla 20. Permisos básicos
...
153Tabla 21. Permisos extendidos
...
154Tabla 22. Permisos requeridos con seguridad de carpeta
...
156Tabla 23. Permisos básicos
...
164Tabla 24. Permisos extendidos
...
164Tabla 25. Página de información
...
171Tabla 26. Página de Permisos
...
173Tabla 27. Roles de usuario para colas de trabajos
...
178Prefacio
Esta guía describe cómo configurar y administrar el software EMC Documentum TaskSpace.
Posibles destinatarios
La información de esta guía se pensó para diseñadores de aplicaciones y administradores que necesitan configurar y administrar el software TaskSpace. Da por hecho que el destinatario está, de alguna manera, familiarizado con la funcionalidad básica de Documentum como, por ejemplo, la configuración del repositorio y el mantenimiento, así como el diseño de tipo de objeto. Para ver una lista de la documentación relacionada, consulteTaskSpace y documentación de TCM, página 23.
Historial de revisión
Se han realizado los siguientes cambios en este documento.
Historial de revisión
Fecha de revisión Descripción
Capítulo 1
Información general de TCM y TaskSpace
Este capítulo presenta Transactional Content Management (TCM) y el software TaskSpace, tal y como se describe en las siguientes secciones:
• ¿Qué es TCM?, página 12
•
• Comprensión del conjunto de soluciones Documentum TCM, página 14
• Diseño de una aplicación de TaskSpace, página 21
• TaskSpace y documentación de TCM, página 23
¿Qué es TCM?
TCM es un término general para describir la administración del contenido recibido o creado como parte de un proceso. El contenido transaccional a menudo se origina fuera de la organización empresarial en cuestión, y es la fuerza motriz de las transacciones internas administrativas. El procesamiento de las facturas, las concesiones de préstamos, y la administración de reclamaciones son algunos ejemplos de contenido transaccional. Utilizando TCM, los negocios pueden optimizar sus procesos y, por tanto, mejorar la productividad de sus empleados así como sus resultados netos. EMC Documentum ha creado un conjunto de soluciones TCM que incluye todos los aspectos de la administración de la información.
La figura siguiente ilustra el enfoque de EMC Documentum a TCM. Hay una interfaz de usuario robusta diseñada específicamente para optimizar los procesos de TCM, las opciones de configuración que permiten personalizar la funcionalidad de la interfaz de usuario según las necesidades específicas de cada sitio, y una variedad de opciones de entrada e integración. Todo se administra y es accesible por EMC Documentum.
Figura 1. Mejoras de EMC Documentum para TCM
¿Qué es TaskSpace?
EMC Documentum TaskSpace proporciona una interfaz de usuario optimizada para el procesamiento de tareas y la recuperación de documentos. La interfaz de usuario, altamente configurable, se mejora por la disponibilidad de un visor integrado y acceso al repositorio de EMC Documentum, así como servicios de administración de contenido dentro de una aplicación de explorador uniforme. TaskSpace, en combinación con el resto de Documentum Process Suite y el repositorio de Documentum, proporciona una solución integral para administrar aplicaciones TCM de gran volumen.
TaskSpace proporciona también la capacidad de configurar y diseñar interfaces de usuario, además de la funcionalidad de administración del contenido principal. Más
específicamente, el valor principal de TaskSpace es que permite a las organizaciones crear e implementar rápidamente aplicaciones de TCM diseñadas específicamente para satisfacer necesidades concretas y que también tienen la apariencia y disposición de las aplicaciones internas personalizadas.
Las capacidades específicas de TaskSpace incluyen:
• Funcionalidad de creación y diseño mediante EMC Documentum Forms Builder: esta
herramienta se basa en el marco de trabajo de componentes de EMC Documentum Web Development Kit y proporciona la capacidad de diseñar interfaces de usuario que permiten a los profesionales del conocimiento interactuar con flujos de trabajo, procesos empresariales y recuperación de documentos.
• Administración: los administradores pueden mantener componentes de TaskSpace,
definir roles para usuarios, asociar aplicaciones y aplicar seguridad a documentos y carpetas.
• Integraciones de gestión de procesos empresariales: EMC Documentum Process Suite
aprovecha la capacidad de definir, ejecutar, supervisar y optimizar los procesos empresariales en organizaciones, sistemas y aplicaciones.
• Visualización de documentos: los usuarios pueden ver y anotar documentos y otras
imágenes con otro visor de documentos, como IGC Brava!, Daeja ViewOne Pro o Adobe Reader (Adobe Reader no es compatible con anotaciones).
• Recuperación de la información:: los datos y los documentos se pueden extraer para
tener acceso y procesar las solicitudes de los clientes. La información se puede recuperar mediante las funciones de búsqueda de metadatos o explorando las carpetas y las categorías del repositorio.
Comprensión del conjunto de soluciones
Documentum TCM
Para lograr el objetivo de crear una plataforma de imagen empresarial de extremo a extremo, la solución Documentum TCM está diseñada para trabajar de forma totalmente integrada con ella, e incluye un conjunto básico de productos requeridos, así como productos adicionales y opcionales. El conjunto principal de productos requeridos incluye:
•
• Forms Builder, página 15
• Process Builder, página 16
• Process Engine, página 16
Algunos de los productos adicionales y opcionales que pueden ser utilizados como parte del conjunto de la solución TCM son:
• Document Image Services, página 17
• Visores diferentes, página 18
• Archive Services for Reports, página 19
• Documentum Administrator, página 19
• Process Integrator, página 19
• Process Analyzer, página 19
• ACS/BOCS, página 20
La arquitectura del conjunto de soluciones Documentum TCM se describe en
Arquitectura de EMC Documentum TCM, página 20.
TaskSpace
TaskSpace simplifica el trabajo del procesador de tareas a través de una interfaz de usuario mejorada con operaciones de imagen incorporadas. TaskSpace se diseñó específicamente para usuarios que tienen que realizar muchas tareas y que tienen que encontrar documentos y carpetas en repositorios muy grandes. Más específicamente, TaskSpace:
• Proporciona una interfaz de usuario aerodinámica y escalable diseñada para el procesamiento de tareas y la recuperación de documentos.
• Ofrece visión de documentos integrados con anotaciones. • Habilita la administración de colas de trabajos.
• Trabaja junto con Forms Builder para permitir a los diseñadores de aplicaciones crear fácil y rápidamente aplicaciones personalizadas.
• Sirve como una alternativa para Webtop para aplicaciones de seguimiento de procesos.
Forms Builder
Documentum Forms Builder es una herramienta interactiva para crear y modificar plantillas basadas en formulario, y almacenarlas en un repositorio. Forms Builder permite a los usuarios diseñar plantillas de interfaz de usuario para buscar, ver documentos y carpetas, iniciar procesos, listas de tareas y tareas, así como formularios básicos dentro de Documentum Process Suite. Funciona como la herramienta de diseño para TaskSpace. Una plantilla especifica los elementos de datos y los elementos de interfaz de usuario asociados con el formulario, los valores de datos predeterminados,
las maneras de validar las entradas de usuario y el formato para transmitir los datos al programa que presenta el formulario. Una vez que una plantilla se instala en un repositorio, un administrador puede utilizar TaskSpace para tener acceso a la plantilla y crear instancias basadas en la plantilla. Estos casos están entonces disponibles para que los usuarios finales vean y modifiquen los datos del repositorio utilizando TaskSpace. Las funciones siguientes facilitan la creación de formas utilizables y visualmente atractivas: • Utilidad: construya nuevas plantillas o modifique las existentes rápidamente
arrastrando y colocando los controles en su lugar correspondiente.
• Disposición y estilo: ejerza un alto grado de control sobre la disposición de las
plantillas con cajas de diseño; especifique el tipo de letra, el color, el fondo y otros parámetros de estilo; incorpore logotipos u otras imágenes gráficas.
• Orden de fichas/teclas de acceso directo: cree formularios que no requieren un ratón
para la navegación.
• Bloqueo de instancias: evite que los usuarios realicen cambios inoportunos cuando
varios usuarios necesitan trabajar con los mismos datos.
Process Builder
Process Builder permite la creación de plantillas de proceso. Una plantilla de proceso captura la definición de un proceso empresarial, permitiendo a los usuarios realizar repetidas veces el proceso. Además, los analistas de negocio pueden utilizar opcionalmente Process Analyzer para diseñar el proceso iterativamente con el desarrollador (que utiliza Process Builder). Los procesos individuales que se generan de una plantilla de proceso se llaman flujos de trabajo. Un flujo de trabajo formaliza un proceso empresarial como puede ser un proceso de reclamación de seguro. Después de que el proceso empresarial queda formalizado en una plantilla de proceso, los usuarios pueden utilizar la plantilla para realizar repetidas veces el proceso empresarial. Dado que una plantilla de proceso es independiente de su instancia de tiempo de ejecución, se pueden ejecutar múltiples flujos de trabajo basados en la misma plantilla al mismo tiempo. Con TaskSpace, los usuarios pueden iniciar flujos de trabajo como parte de las actividades de proceso de tareas y trabajar en tareas asignadas por los flujos de trabajo.
Process Engine
Process Engine lleva a cabo la ejecución, la coordinación y la administración de los procesos empresariales. Evalúa automáticamente las reglas empresariales y asigna tareas de proceso al sistema correcto, al grupo o al individuo en el tiempo apropiado. Los usuarios interactúan con Process Engine a través de un conjunto de interfaces que
controlan y proporcionan el contexto para tareas, para listas de trabajo, para escaladas y para notificaciones.
Content Server
Content Server proporciona la funcionalidad de administración de contenidos principal y sirve como la base para otros productos de administración de contenido y servicios adicionales de EMC Documentum.
Documentum Application Builder y Application Installer
(DAB/DAI)
DAB/DAI proporciona una plataforma de desarrollo para reunir, configurar e implementar las aplicaciones EMC Documentum. Los elementos de aplicación disponibles incluyen plantillas de flujo de trabajo, definiciones del ciclo de vida, configuración de seguridad, aspectos y tipos de objeto.
Document Image Services
Document Image Services proporciona apoyo para documentos de imágenes y es compatible con una amplia gama de visores diferentes. Las funciones incluyen: • Servicio de página: proporciona un rendimiento mejorado al devolver páginas de
una en una para formatos TIFF y PDF, y permitir a los visores compatibles mostrar la primera página mientras el resto del documento continúa descargándose. (El servicio de página no funciona con PDF seguros). Document Image Services se integra también con Accelerated Content Services (ACS) y Branch Office Caching Services (BOCS) para proporcionar acceso eficiente y rápido a documentos utilizados con frecuencia.
• Anotaciones: permite que otros visores guarden archivos de anotaciones junto con
documentos (excepto Adobe Acrobat).
• Certificaciones: requiere Documentum 6.0 o posterior.
• Uso con TaskSpace: puede utilizarse para integrar y configurar uno o más visores
de imagen compatibles con TaskSpace.
• Uso independiente de TaskSpace: puede utilizarse solo para integrar un visor compatible
diferente en una aplicación basada en WDK con configuración y programación mínimas.
Visores diferentes
La capacidad de integrar visores diferentes en plantillas de documento creadas con Forms Builder simplifica la función de visualización de documentos y de información contenida en documentos de TaskSpace. Los diferentes visores compatibles son: • IGC Brava!, compatible con archivos TIFF y PDF
• Adobe Acrobat, compatible con PDF
• Daeja ViewOne Pro, compatible con archivos JPEG, TIFF, PDF, BMP y GIF La siguiente tabla proporciona información más detallada para cada visor.
Tabla 1. Selección de visores
Adobe Acrobat Reader
IGC Brava! Daeja ViewOne Pro
Tiempo de ejecución
Control ActiveX Control ActiveX Subprograma de Java
Localización Todos los idiomas admitidos por TaskSpace
Actualmente francés, alemán y japonés
Todos los idiomas admitidos por TaskSpace Anotaciones No disponible actualmente Admitido Admitido Formatos de archivo
sólo PDF Actualmente TIFF y
TIFF, PDF, GIF, JPEG y otros formatos de imagen habituales
Acceso de página Transmisión de bytes (PDF)
Servicio de página (TIFF/PDF)
Servicio de página (TIFF/PDF) Exploradores Todos los
exploradores admitidos por TaskSpace Sólo Internet Explorer 6 Todos los exploradores admitidos por TaskSpace Implementación Implementación de lado de cliente Implementación de lado de servidor Implementación de lado de servidor Servidor de licencias No Sí No
Sitio Web www.adobe.com www.infograph.
com
Archive Services for Reports
Con EMC Documentum Archive Services for Reports, los informes de la empresa pueden capturarse dinámicamente, convertirse a PDF, se les pueden asignar los atributos pertinentes y pueden procesarse con aplicaciones cruciales para la empresa. Este software se diseñó específicamente para proporcionar un archivado activo y aplicaciones pertinentes a una gran variedad de contenido fijo, que incluye informes, salida de la aplicación, transacciones y correo electrónico.
Documentum Administrator
EMC Documentum Administrator es una herramienta eficaz basada en Web que elimina la complejidad de mantener las implementaciones globales distribuidas por Documentum. La interfaz basada en Web es compatible con los exploradores de Internet estándar, y proporciona a los administradores del sistema de cualquier plataforma de escritorio una ventana a todos los componentes de un entorno de aplicaciones distribuido.
Process Integrator
EMC Documentum Process Integrator trabaja con EMC Documentum Process Engine y Content Server para proporcionar un servicio de integración. Se logra una integración de proceso de EMC Documentum, del contenido y de los servicios de repositorio con procesos externos a través de una implementación de arquitectura orientada a servicios (SOA).
Process Analyzer
EMC Documentum Process Analyzer permite a los usuarios de nivel de negocio diseñar fácilmente los procesos que se ejecutan dentro y fuera de la plataforma de EMC Documentum. Esta herramienta gráfica permite a los usuarios crear diagramas de procesos y asociar la información de atributos para actividades y tareas dentro de un proceso.
ACS/BOCS
ACS/BOCS forman parte de la oferta de EMC Documentum Distributed Content. El servidor ACS es un servidor ligero, instalado con Content Server, que proporciona contenido a aplicaciones de cliente basadas en Web rápidamente utilizando los protocolos HTTP o HTTPS. Los servidores BOCS (instalados independientemente de Content Server) comunican con servidores ACS y guardan contenido localmente. Esto permite a los usuarios obtener contenido al que se accede con frecuencia muy rápidamente. Es posible modificar la cantidad de contenido que puede guardarse y el plazo de tiempo que puede mantenerse. Los servidores BOCS dan a los usuarios de clientes basados en Web el acceso más rápido posible al contenido utilizado con frecuencia sin tener que instalar ni mantener un sitio remoto de área de almacenamiento distribuido.
Arquitectura de EMC Documentum TCM
El diagrama siguiente resume la arquitectura de EMC Documentum TCM. El marco de la aplicación de TaskSpace proporciona una gran variedad de funciones para trabajar con TCM. Este marco utiliza también Document Image Services para proporcionar páginas, así como funciones de manipulación de anotación. Documentum Platform Services y el repositorio de Documentum sirven de apoyo a la funcionalidad de TaskSpace y Document Image Services. Las herramientas adicionales como Documentum Application Builder, Forms Builder y Business Process Manager proporcionan la funcionalidad para crear una aplicación de TaskSpace TCM personalizada según las necesidades de cada cliente.
Figura 2. Arquitectura de EMC Documentum TCM
Diseño de una aplicación de TaskSpace
TaskSpace proporciona una estructura para diseñar una gama de componentes posibles, incluidos plantillas y procesos empresariales, que usted crea para cumplir sus necesidades específicas, de la siguiente manera:
Figura 3. Proceso de creación de aplicaciones de TaskSpace
• Defina los tipos y las estructuras de datos: los tipos posibles incluyen los tipos de
documento y de carpeta, entre otras posibilidades, utilizando Documentum Application Builder; se crean también estructuras de carpetas/datos necesarias.
• Diseñe los procesos empresariales: basado en los ciclos de vida identificados, cree
uno o más procesos empresariales, incluidas colas de trabajos, utilizando Process Builder, que controla exactamente la manera en que la información recibida debe procesarse. Además, los analistas de negocio pueden utilizar opcionalmente Process Analyzer para diseñar los procesos iterativamente con el desarrollador (que utiliza Process Builder).
• Diseñe plantillas y componentes de TaskSpace: utilizando Forms Builder, cree plantillas
para utilizar dentro de TaskSpace para ver documentos, buscar, ver carpetas, iniciar procesos, ver tareas y listas de tareas así como trabajar con ellas. Entonces, utilizando la ficha de configuración de TaskSpace, seleccione qué componentes desea incluir en su aplicación.
• Configure la aplicación: con la ficha de configuración de TaskSpace, complete el
proceso de configuración para su aplicación, incluidas fichas de interfaz de usuario y roles de usuario.
• Integre con sistemas externos: agregue y configure las integraciones de TaskSpace con
sistemas externos, como un visor de terceros.
Volver a emplear las aplicaciones
Una vez que haya creado una aplicación de TaskSpace, otras aplicaciones, o las aplicaciones hijo, pueden ser creadas fácilmente por una aplicación padre. Por ejemplo, si creó una aplicación basada en un procedimiento más bien genérico de procesamiento de préstamo, una segunda aplicación dirigida hacia un proceso más especializado del préstamo podría crearse utilizando el procedimiento genérico como la aplicación padre. Esto eliminaría la duplicación del esfuerzo dado que los componentes de la aplicación padre están incluidos en la aplicación hijo, ahorrando tiempo y reduciendo costes. La aplicación hijo entonces se configura y refina aún más ocultando los componentes no deseados de la aplicación padre o, si es necesario, agregando nuevos componentes. El gráfico siguiente ilustra este proceso:
Figura 4. Diseño de aplicaciones de TaskSpace
Tutorial de TaskSpace y aplicación de muestra
El producto TaskSpace viene con una aplicación de muestra que puede ser utilizada como un punto de partida para desarrollar otras aplicaciones de TaskSpace. El Tutorial
de aplicación de muestra de Documentum TaskSpace describe el proceso de creación para
la aplicación de muestra.
TaskSpace y documentación de TCM
La siguiente tabla recoge los productos Documentum que permiten administrar y configurar el software TaskSpace, y le recomienda la documentación apropiada para obtener información más detallada de cada producto:
Tabla 2. Documentación relacionada
Producto Documentum
Referencia
Documentum
TaskSpace • Notas de la versión de Documentum TaskSpace • Guía de implementación de Documentum TaskSpace • Guía de configuración de Documentum TaskSpace • Guía del usuario de Documentum TaskSpace
• Tutorial de aplicación de muestra de Documentum TaskSpace Documentum
Forms Builder • Notas de publicación de Documentum Forms Builder • Guía de instalación de Documentum Forms Builder • Guía del usuario de Documentum Forms Builder • Guía de desarrollo de Documentum Forms Builder Documentum
Application Builder y Application Installer
• Notas de publicación de Documentum Application Builder • Notas de publicación de Documentum Application Installer • Guía del usuario de Documentum Application Builder Documentum
Process Builder • Notas de publicación de Documentum Process Builder • Guía de distribución de Documentum Process Builder • Guía de distribución de Documentum Process Builder • Guía del usuario de Documentum Process Builder Documentum
Process Analyzer • Notas de la versión de Process Analyzer y Mobile Process Analyzer6.0 • Guía de instalación de Mobile Process Analyzer 6.0
• Guía del usuario de Process Analyzer 6.0 • Tutorial de Mobile Process Analyzer 6.0
• Guía del usuario de Process Analyzer Server Administration
Utility 6.0
Documentum
Process Engine • Notas de publicación de Documentum Process Engine Documentum
Content Server • Notas de publicación de Documentum Content Server • Guía de Instalación de Documentum Content Server
• Instalación con índice del texto completo de Documentum Content
Server y Guía de administración
Producto Documentum Referencia Documentum Document Image Services
• Notas de la versión de Documentum Document Image Services • Guía de implementación de Documentum Document Image
Services
• Guía de desarrollo de Documentum Document Image Services Documentum
Process Integrator • Notas de publicación de Documentum Process Integrator • Guía de instalación de Documentum Process Integrator • Guía de desarrollo de Documentum Process Integrator ACS/BOCS • Guía de administración de Documentum Content Server
• Guía de configuración de Documentum Distributed Content • Notas de distribución de Documentum Branch Office Caching
Services
Documentum Archive Services for Reports
• Notas de distribución de Documentum Archive Services for Reports • Guía del administrador de Archive Services for Reports Report • Guía de instalación de Archive Services for Reports
Documentum
Administrator • Notas de distribución de Documentum Administrator • Guía de distribución de Documentum Administrator • Guía del usuario de Documentum Administrator Documentum Web
Development Kit • Notas de distribución de Documentum Web Development Kit • Guía de desarrollo de Documentum Web Development Kit
• Guía de referencia de Documentum Web Development Kit y Webtop • Guía de distribución de Documentum Web Development Kit y
Webtop
Documentum
Foundation Classes • Notas de distribución de Documentum Foundation Classes • Guía de instalación de Documentum Foundation Classes • Guía de desarrollo de Documentum Foundation Classes
Capítulo 2
Introducción
La interfaz de usuario de TaskSpace es sumamente configurable. Sus configuraciones son
almacenadas en aplicaciones. Puede implementar múltiples aplicaciones de TaskSpace, cada una con configuraciones diferentes.
La instalación de TaskSpace proporciona una aplicación básica, también conocida como TaskSpace. Esta aplicación básica contiene configuración predeterminada de sólo lectura (como componentes, fichas y roles) que representa la configuración más básica. Puede crear y configurar una nueva aplicación basada en esta aplicación. Para ahorrar tiempo, configure una aplicación y, a continuación, cree aplicaciones adicionales basadas en su primera aplicación. Esto elimina la necesidad de llevar a cabo las mismas configuraciones en múltiples aplicaciones.
Una aplicación hereda todos los ajustes de configuración de su aplicación padre. Pueden agregarse o crearse nuevos componentes, fichas o roles para la nueva aplicación. Los cambios hechos en la aplicación hijo no tienen efecto alguno en la aplicación padre.
Las secciones siguientes describen cómo crear y empezar a configurar una nueva aplicación de TaskSpace:
• Introducción a la configuración de TaskSpace, página 26
• Preparación del repositorio, página 44
• Inicio de la interfaz de usuario, página 46
• Crear una aplicación, página 49
• Modificar una aplicación, página 51
Introducción a la configuración de TaskSpace
Las secciones siguientes introducen las interfaces de administración y configuración para el software TaskSpace:• Información general de la configuración de ficha de carpeta, página 33
• Información general de la configuración de ficha de búsqueda, página 35
• Información general de configuración de inicio de proceso, página 36
• Información general de configuración de vista de tarea, página 39
• Información general de la configuración de vista de tarea, página 41
• Información general de la configuración de vista de documento, página 43
Información general de la configuración de TaskSpace
El procedimiento siguiente describe cómo crear y configurar una aplicación de TaskSpace en un entorno de desarrollo, de prueba o de producción.
Nota: Esta guía da por hecho que ya ha instalado software TaskSpace tal y como se
describe en la Guía de distribución de Documentum TaskSpace (y, opcionalmente, en la Guía
de distribución de Documentum Document Image Service).
Para configurar TaskSpace:
1. Planifique e identifique los procesos empresariales, los tipos de objeto, y los atributos del objeto necesarios para la configuración de TaskSpace.
2. Prepare el repositorio con objetos, con plantillas y con otros elementos necesarios para la configuración de TaskSpace. Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:
• Preparación del repositorio, página 44
• Capítulo 3, Preparación de las plantillas de Forms Builder
• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles
• Capítulo 5, Preparar conjuntos de permisos
• Capítulo 6, Preparar colas de trabajos
3. Cree y empiece a configurar una aplicación. Para obtener instrucciones, consulte
Crear una aplicación, página 49.
4. Configure las plantillas como componentes para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.
5. Configure las fichas. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichas.
6. Asocie fichas y componentes asociados con los roles correspondientes. Para obtener instrucciones, consulte .
7. Complete la configuración de la interfaz de usuario. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 11, Configurar interfaz de usuario.
Nota: Después de crear y configurar una aplicación de TaskSpace en un entorno de
desarrollo, puede copiar la aplicación a un entorno de producción o de prueba. Para obtener instrucciones, consulteImplementar una aplicación en otro entorno, página 251.
Descripción breve de una aplicación de muestra
Esta sección describe brevemente la configuración de las distintas fichas y otras funciones de una aplicación de muestra de TaskSpace. Tenga presente, sin embargo, que la interfaz de usuario de TaskSpace se sumamente configurable. Esta muestra enseña sólo una manera posible de configurar la interfaz de usuario de TaskSpace.
La figura siguiente incluye la parte superior de la barra de la interfaz de usuario de TaskSpace en una aplicación de muestra:
Figura 5. La barra superior de una aplicación de muestra
Tabla 3, página 28describe cada característica de la barra superior de TaskSpace en una aplicación de muestra.
Tabla 3. Funciones de la barra superior de TaskSpace en una aplicación de muestra
Función Descripción
Un logotipo Puede importar una imagen GIF o JPEG como un logotipo para la barra superior, y también puede especificar si aparece a la izquierda o a la derecha. Para obtener instrucciones, consulte
Configurar logotipos, página 243.
Búsqueda global Puede configurar (u omitir) una búsqueda global en la barra superior para cada rol. Para obtener instrucciones, consulte . Rol Si el usuario actual es un miembro de múltiples roles que han
sido configurados en la ficha Configuración de TaskSpace, el cuadro de lista Rol se activará. Muestra el nombre de rol para el usuario actual, y permite al usuario cambiar roles sin tener que finalizar sesión e iniciarla de nuevo.
Función Descripción
Preferencias El botón Preferencias permite que los usuarios cambien sus preferencias, lo que incluye la capacidad de eliminar credenciales guardadas. Para obtener más instrucciones, consulte la Guía del usuario de Documentum TaskSpace.
Cerrar sesión El botón Cerrar sesión permite a los usuarios finalizar su sesión. Icono Ayuda El icono Ayuda permite a los usuarios tener acceso a la ayuda
en línea de TaskSpace.
Icono Acerca de El icono Acerca de muestra información acerca de la versión de TaskSpace actualmente instalada.
Ficha
Configuración
Puede configurar múltiples fichas de configuración con nombres diferentes, y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichasy .
Ficha
Administración
Puede configurar múltiples fichas Administración con nombres diferentes y puede especificar cuáles unos aparezcan para cada rol. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichasy .
Ficha de lista de tareas llamada Tareas
Puede configurar múltiples fichas de lista de tareas con nombres diferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol. Si precisa más información, consulteInformación general de configuración de fichas de lista de tareas, página 30.
Ficha de carpeta llamada Mi Carpeta
Puede configurar múltiples fichas de carpeta con nombres diferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol. Si precisa más información, consulteInformación general de la configuración de ficha de carpeta, página 33.
Ficha de búsqueda llamada Búsqueda
Puede configurar múltiples fichas de búsqueda con nombres diferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol. Si precisa más información, consulteInformación general de la configuración de ficha de búsqueda, página 35.
Una ficha del proceso llamada Procesos
Puede configurar múltiples fichas de procesos con nombres diferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichasy .
Ficha
Administración de colas
Puede configurar múltiples fichas Administración de colas con nombres diferentes y puede especificar cuáles aparecerán para cada rol. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichasy .
Función Descripción
Vista de inicio de proceso
Cuando un usuario empieza un proceso, éste aparece en una vista de inicio del proceso. Puede configurar qué componente del proceso de inicio aparece para cada plantilla de proceso. Si precisa más información, consulteInformación general de configuración de inicio de proceso, página 36.
Vista de tarea Cuando un usuario abre una tarea, ésta aparece en una vista de tarea. Puede configurar qué componentes de la tarea aparecen para cada plantilla de proceso y actividad. Si precisa más información, consulteInformación general de configuración de vista de tarea, página 39.
Vista de carpeta Cuando un usuario abre una carpeta, ésta aparece en una vista de carpeta. Puede configurar qué componentes de carpeta aparecen para cada de tipo carpeta y rol. Si precisa más información, consulteInformación general de la configuración de vista de tarea, página 41.
Vista de documento Cuando un usuario abre un documento, éste aparece en una vista de documento. Puede configurar qué componente de vista de documento aparece para cada tipo de objeto y rol. Si precisa más información, consulteInformación general de la configuración de vista de documento, página 43.
Ficha Administración
La ficha Administración le permite preparar usuarios, grupos, roles, conjuntos de permisos y colas de trabajos para utilizarlos en la interfaz de TaskSpace. Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones:
• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles
• Capítulo 5, Preparar conjuntos de permisos
• Capítulo 6, Preparar colas de trabajos
Información general de configuración de fichas de lista de
tareas
Figura 6. Ficha de lista de tareas de muestra
La ficha de la ficha de lista de tareas es, principalmente, un conjunto de varios elementos. El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una ficha de lista de tareas, con referencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar también este procedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si los usuarios tienen resultados inesperados al mostrar una ficha de lista de tareas.
Para unir una ficha de lista de tareas:
1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto utilizar para paquetes en la lista de tareas. Puede utilizar uno de los tipos de objeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de Documentum
Application Builder.
2. En la ficha Administración de TaskSpace, cree, por lo menos, un rol y agregue, por lo menos, un usuario a ese rol. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles.
3. (Opcional) En la ficha Administración de TaskSpace, cree una cola de trabajos para esta lista de tareas. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 6, Preparar colas de trabajos.
4. (Opcional) En el software Process Builder, cree un tipo de datos estructurados para esta lista de tareas. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario
de Documentum Process Builder.
5. En el software Process Builder, cree e instale, por lo menos, una plantilla de proceso con el tipo de objeto preparado, tipos de datos estructurados y colas de trabajos. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario de Documentum
Process Builder.
6. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de lista de tareas con el tipo de objeto preparado y la plantilla de proceso. Para obtener instrucciones, consulteCrear una plantilla para una lista de tareas, página 98.
7. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure la plantilla de lista de tareas como un componente para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.
8. En la ficha Configuración de TaskSpace, cree una ficha de lista de tareas con el componente de lista de tareas preparado. Para obtener instrucciones, consulte
Capítulo 9, Configurar fichas.
9. En la ficha Configuración de TaskSpace, asocie la ficha de lista de tareas con el rol preparado. Para obtener instrucciones, consulte .
Para obtener información más detallada, consulteVisibilidad de elementos de ficha de lista de tareas, página 32.
Visibilidad de elementos de ficha de lista de tareas
Puede configurar lo que los usuarios pueden consultar en una ficha de lista de tareas.
Tabla 4, página 32describe qué es lo que necesita un usuario para consultar cada elemento:
Tabla 4. Requisitos para cada elemento de una ficha de lista de tareas
Elemento de una ficha de lista de tareas Requisitos
La lista de tareas Por lo menos, un componente de lista de tareas de usuario asociado con la ficha de lista de tareas
Un cuadro de lista de listas de tareas de usuario
Múltiples componentes de la lista de tareas de usuario asociadas con la ficha de lista de tareas, la opción árbol deshabilitada en la configuración de la ficha y ninguna pertenencia en el rol
Elemento de una ficha de lista de tareas Requisitos
El árbol del navegador de tareas, el nodo Bandeja de entrada dentro del explorador de tarea y listas de tareas de usuario bajo el nodo Bandeja de entrada
Una de las siguientes situaciones: • Pertenencia al rol queue_advance_
processor
• La opción árbol habilitada en la configuración de ficha de lista de tareas y múltiples componentes de lista de tareas asociados con la ficha de lista de tareas
El nodo Colas de trabajos dentro del explorador de la tarea
Pertenencia al rol queue_advance_ processor
Colas de trabajo bajo el nodo Colas de trabajo
Pertenencia en esas colas de trabajo Las secciones siguientes proporcionan las instrucciones necesarias:
• Crear una plantilla para una lista de tareas, página 98
• Capítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles
• Abra una ficha lista de tareas., página 214
•
Información general de la configuración de ficha de carpeta
Una ficha de la carpeta muestra información sobre una carpeta específica, una vista de árbol de la carpeta y sus subcarpetas y una lista del contenido de carpeta. La lista puede incluir términos de búsqueda y un filtro para acotar la lista.
Figura 7. Ficha de carpeta de muestra
La configuración de ficha de carpeta es, principalmente, un conjunto de varios elementos. El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una ficha de carpeta, con referencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar también este procedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si los usuarios tienen resultados inesperados al mostrar una ficha de carpeta.
Para unir una ficha de carpeta:
1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto utilizar para las carpetas, para los documentos, para los procesos y para otros objetos mostrados en esta ficha de carpeta. Puede utilizar uno de los tipos de objeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de Documentum
Application Builder.
2. En el software TaskSpace, con los tipos de objeto preparados, cree, por lo menos, una carpeta que contenga subcarpetas, documentos, procesos u otros objetos. Para obtener más instrucciones, consulte la Guía del usuario de Documentum TaskSpace. 3. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de contenido de carpeta con el tipo de objeto preparado. Cree opcionalmente, por lo menos, una
instrucciones, consulteCrear una plantilla para la información de carpeta, página 76
yCrear una plantilla para contenidos de carpeta, página 81.
4. En la ficha Administración de TaskSpace, cree, por lo menos, un rol y agregue, por lo menos, un usuario a ese rol. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles.
5. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure las plantillas de carpeta como componentes para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.
6. En la ficha Configuración de TaskSpace, cree una ficha de carpeta con los
componentes preparados de carpeta. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 9, Configurar fichas.
7. En la ficha Configuración de TaskSpace, asocie la ficha de carpeta con el rol preparado. Para obtener instrucciones, consulte .
Información general de la configuración de ficha de
búsqueda
Una ficha de búsqueda de TaskSpace permite a los usuarios recuperar y mostrar documentos, carpetas u otros objetos.
La configuración de ficha de búsqueda es, principalmente, un conjunto de varios elementos. El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una ficha de búsqueda, con referencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar también este procedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si los usuarios tienen resultados inesperados al mostrar una ficha de búsqueda.
Para unir una ficha de búsqueda:
1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto utilizar para paquetes en la búsqueda. Puede utilizar uno de los tipos de objeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Por ejemplo, si quiere que los usuarios busquen carpetas, puede seleccionar el tipo de objeto dm_folder. Para obtener instrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario
de Documentum Application Builder.
2. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de búsqueda con el tipo de objeto preparado. Para obtener instrucciones, consulteCrear una plantilla para una interfaz de búsqueda, página 56.
3. En la ficha Administración de TaskSpace, cree, por lo menos, un rol y agregue, por lo menos, un usuario a ese rol. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles.
4. En la ficha Configuración de TaskSpace, configure la plantilla de búsqueda como un componente para la interfaz de usuario de TaskSpace. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 7, Configuración de los componentes de TaskSpace.
5. En la ficha Configuración de TaskSpace, cree una ficha de búsqueda con los componentes preparados de búsqueda. Para obtener instrucciones, consulte
Capítulo 9, Configurar fichas.
6. En la ficha Configuración de TaskSpace, asocie la ficha de búsqueda con el rol preparado. Para obtener instrucciones, consulte .
Información general de configuración de inicio de proceso
Cuando un usuario empieza un proceso, éste aparece en una vista de inicio del proceso. Puede configurar qué componente del proceso de inicio aparece para cada plantilla de proceso.
Esta sección proporciona información general de la configuración de la manera en que los usuarios empiezan los procesos en la interfaz de usuario de TaskSpace.
Figura 9. La muestra inicia la vista del proceso
Puede configurar cómo los usuarios empiezan los procesos (inicio de proceso) de dos maneras diferentes. Puede asociar Iniciar actividad de una plantilla de proceso directamente con una plantilla de Forms Builder. Alternativamente, puede asociar Iniciar actividad de una plantilla de proceso con un paquete y asociar ese paquete con una plantilla de Forms Builder.
La tabla siguiente compara los dos métodos de configuración en más detalle:
Tabla 5. Comparación de métodos de configuración de inicio de proceso
Comparación Actividad - plantilla Actividad - paquete - plantilla
Asociaciones y número de paquetes
Iniciar actividad puede tener cero o más paquetes. La actividad se asocia con una plantilla de Forms Builder.
Iniciar actividad puede tener cero o más paquetes. Por lo menos, un Iniciar paquete de actividad debe ser obligatorio y asociado con una plantilla de Forms Builder.
¿Qué sucede cuando un usuario empieza el proceso?
La plantilla de Forms Builder que se asocia con Iniciar actividad aparece como un elemento en la ficha Abrir elementos. El usuario puede introducir los valores y hacer clic en un botón de acción, como Enviar. • Si no hay paquetes obligatorios
asociados con la actividad, dependiendo de las acciones, la tarea se procesa aún más y el elemento se cierra.
• Si la actividad tiene uno o más paquetes obligatorios, el contenedor normal de proceso aparece como
La plantilla de Forms Builder que se asocia con el paquete en Iniciar actividad aparece como un elemento en la ficha Abrir elementos. El usuario puede introducir los valores y hacer clic en un botón de acción, como Enviar.
• Si no hay otros paquetes obligatorios asociados con la actividad, dependiendo de las acciones, la tarea se procesa aún más y el elemento abierto se cierra. • Si la actividad tiene uno u otros
Comparación Actividad - plantilla Actividad - paquete - plantilla
otro elemento en la ficha Abrir elementos.
de proceso normal aparece en un Elemento abierto.
Configuración La plantilla de Forms Builder debe ser configurada antes que la plantilla de Process Builder. Si precisa más información, consulteInformación general de la configuración de la asociación directa de la actividad a la plantilla, página 38.
La plantilla de Process Builder debe ser configurada antes que la plantilla de Forms Builder. Si precisa más información, consulteInformación general sobre la configuración de la asociación de actividad al paquete y el paquete a plantilla, página 38.
Información general de la configuración de la asociación directa de la
actividad a la plantilla
Puede asociar Iniciar actividad de una plantilla de proceso directamente con una plantilla de Forms Builder.
Para configurar la asociación directa de la actividad a la plantilla:
1. En el software Process Builder, cree una plantilla de proceso. Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de Documentum Process Builder. 2. En el software Forms Builder, cree una plantilla con Iniciar proceso de tipo plantilla
y la plantilla de proceso preparada. Las instrucciones detalladas están disponibles en
Crear una plantilla para iniciar un proceso, página 94.
3. (Opcional) En la ficha Configuración de TaskSpace, agregue la plantilla de proceso y configure la plantilla de Forms Builder como un componente para la interfaz de usuario de TaskSpace. Esto es necesario si piensa exportar la aplicación de TaskSpace a otro entorno. Para obtener instrucciones, consulteAgregar procesos, página 207y
Agregar componentes, página 202.
Información general sobre la configuración de la asociación de actividad
al paquete y el paquete a plantilla
Puede asociar Iniciar actividad de una plantilla de proceso con un paquete y asociar ese paquete con una plantilla de Forms Builder.
Las instrucciones detalladas sobre cómo crear la mayoría de los tipos de plantilla están disponibles enCapítulo 3, Preparación de las plantillas de Forms Builder. Las instrucciones detalladas sobre cómo crear todos tipos de plantilla están disponibles en la Guía del usuario de Documentum Forms Builder.
Las instrucciones detalladas están disponibles en .
2. En el software Process Builder, cree una plantilla de proceso con, por lo menos, un paquete obligatorio. Asocie el paquete con la plantilla de Forms Builder preparada. Configure Iniciar actividad para que inicie de manera automática el paquete. Las instrucciones detalladas están disponibles en la Guía del usuario de Documentum
Process Builder.
3. (Opcional) En la ficha Configuración de TaskSpace, agregue la plantilla de proceso y configure la plantilla de Forms Builder como un componente para la interfaz de usuario de TaskSpace. Esto es necesario si piensa exportar la aplicación de TaskSpace a otro entorno. Para obtener instrucciones, consulteAgregar procesos, página 207y
Agregar componentes, página 202.
Información general de configuración de vista de tarea
Cuando el usuario inicia una tarea en TaskSpace, la tarea aparece dentro de una vista de tareas. El tipo de vista de tareas que aparece depende de la configuración de componente de tarea. Hay disponibles dos tipos de vistas de tarea: la vista estándar de la tarea y una vista de la tarea con una vista incrustada de documento.
La vista de tareas estándar contiene las fichas Info, Comentarios y En curso. La ficha Información contiene una lista de paquetes.
Figura 11. Vista de tareas de muestra con vista de documento
La vista de tareas con una vista de documento incrustada muestra el documento asociado con el paquete de proceso.
La configuración de vista de tareas es, principalmente, un conjunto de varios elementos. El procedimiento siguiente describe brevemente cómo unir una vista de tareas, con referencias a instrucciones apropiadas en ésta y otras guías. Puede utilizar también este procedimiento como una lista de verificación de solución de problemas si los usuarios tienen resultados inesperados al mostrar una ficha de lista de tareas.
Para unir una vista de tareas:
1. Examine los tipos de objeto disponibles en el repositorio y decida qué tipo de objeto utilizar para paquetes en la tarea. Puede utilizar uno de los tipos de objeto ya disponibles en el repositorio, o crear los suyos propios. Para obtener instrucciones sobre cómo crear un tipo de objeto,consulte la Guía del usuario de Documentum
Application Builder.
2. En la ficha Administración de TaskSpace, cree, por lo menos, un usuario. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 4, Preparar usuarios, grupos y roles. 3. (Opcional) En la ficha Administración de TaskSpace, cree una cola de trabajos
para esta vista de tareas. Para obtener instrucciones, consulteCapítulo 6, Preparar colas de trabajos.
4. (Opcional) En el software Process Builder, cree un tipo de datos estructurados para esta vista de tareas. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario
de Documentum Process Builder.
al menos, un paquete con el tipo de objeto preparado. Considere utilizar tipos de datos estructurados y colas de trabajos en esta plantilla de proceso. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía del usuario de Documentum Process Builder. 6. (Opcional) En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de vista
de documento con el tipo de objeto preparado. Esto es necesario si quiere una vista de documento incrustada dentro de esta vista de tareas. Para obtener instrucciones, consulteCrear una plantilla para una vista de documento, página 70.
7. En el software Forms Builder, cree, por lo menos, una plantilla de tareas con la plantilla de proceso preparado (y, opcionalmente, la plantilla de vista de documento preparada). Para obtener instrucciones, consulteCrear una plantilla para una interfaz de tareas, página 114.
8. (Opcional) En la ficha Configuración de TaskSpace, agregue la plantilla de proceso y configure la plantilla de tarea como un componente para la interfaz de usuario de TaskSpace. Esto es necesario si piensa exportar la aplicación de TaskSpace a otro entorno. Para obtener instrucciones, consulteAgregar procesos, página 207y
Agregar componentes, página 202.
Cuando un usuario muestra una tarea que había sido generada de la plantilla de proceso especificada, ésta aparece en el componente de tarea especificado.
Información general de la configuración de vista de tarea
Cuando el usuario inicia una carpeta en TaskSpace, la carpeta aparece dentro de una vista de carpeta compuesta de componentes de carpeta. El componente que aparece depende de su configuración.
