EXPERIENCIAS SOBRE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA

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EXPERIENCIAS SOBRE ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA EN LA

UNIVERSIDAD DE SEVILLA

María Regla Mora Pazos

Vicegerente de Organización

E-mail: [email protected]

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RECURSOS

TIC

_NORMAS

PROCESOS

RRHH

ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR

LIDERAZGO POLÍTICO

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CONTEXTO

LIDERAZGO POLÍTICO

PROGRAMA DE GOBIERNO 2008-2012 PROGRAMA DE GOBIERNO 2008-2012 DISTRIBUCIÓN COMPETENCIAL ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA

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DIRECCI

Ó

N DEL PROYECTO

Á R E A S D E A C T U A C IÓ N Á R E A S D E A C T U A C IÓ N Adquisición e Implementación de la Infraestructura Tecnológica Adquisición e Implementación de la Infraestructura Tecnológica

SECRETARIADO TIC

Identificación, Simplificación y Racionalización de Procedimientos y Servicios Identificación, Simplificación y Racionalización de Procedimientos y Servicios

GERENCIA

GESTIÓN DEL CAMBIO

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ORGANIZACI

Ó

N Y ESTRUCTURA DE LA

DIRECCI

Ó

N DEL PROYECTO

EQUIPO DE DIRECCIÓN

GERENTE GERENTE DIRECTOR SECRETARIADO TIC DIRECTOR SECRETARIADO TIC Vicegerente Organización Vicegerente Organización

Jefe Servicio Admón. Electrónica

Director Área Aplicaciones Corporativas Director Área Aplicaciones Corporativas Jefe Servicio Universidad Digital Jefe Servicio Universidad Digital

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RECURSOS

AJENOS

MODELO DE FINANCIACIÓN UU.PP. ANDALUZAS 2007-2011

PROPIOS

PRESUPUESTO_USE

CONTRATO PROGRAMA SUBVENCIÓN

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Sistema de Tramitación Descripción y Simplificación de Procedimientos Gestión del Cambio Centro de Atención Multicanal ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

RRHH

TIC

RRHH

PROYECTOS EN DESARROLLO

CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

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Descripción y Simplificación de Procedimientos

Sistema de Tramitación Descripción de Procedimientos Gestión del Cambio Centro de Atención Multicanal ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

OBJETIVOS

Incorporación del Rediseño en la

Herramienta “MODELA”

Simplificación y Rediseño

Análisis de la Tramitación Actual

EXIGENCIA LEGAL Art. 34 Ley 11/2007

EXIGENCIA TECNOLÓGICA

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SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO

(Art. 34 Ley 11/2007, de 22 de junio)

“ La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos,

procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis

de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio

en el que se considerarán los siguientes aspectos”

Supresión o reducción de la documentación requerida al ciudadano.

Reducción de plazos y tiempos de respuestas.

Previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia

e información.

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Programación del Proyecto

Sistema de Tramitación Descripción de Procedimientos Gestión del Cambio Centro de Atención Multicanal ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

Marco Inicial

de Aplicación

Metodología

de Trabajo

Recursos

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Marco Inicial

de Aplicación

OBJETIVO

Lograr implementar procedimientos no excesivamente complejos

que nos permita poner en funcionamiento la plataforma y nos sirva

como entrenamiento para secuenciar y dimensionar la incorporación

de nuevos procedimientos administrativos.

Criterios Aplicados en la Selección de Procedimientos

Nº de Servicios implicados

_≤

3 Nº de trámites administrativos

_≤

10 Que no exijan la intervención de una empresa externa a la Univ.

Que en su histórico no tengan un elevado nº de reclamaciones.

Que sean muy utilizados por la Comunidad Universitaria

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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN

Solicitud a cada Servicio de la Universidad de la selección de 3 Procedimientos Administrativos siguiendo los criterios acordados.

Cumplimentación de una ficha descriptiva para cada Procedimiento seleccionado

> 100 Procedimientos Prioridad declarada Impacto en volumen Impacto en C. Univ. Estrategia US 30 PROCEDIMIENTOS

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HOMOGENEIZACIÓN DE RESULTADOS REDUCCIÓN DE CARGAS DE TRABAJO CUMPLIMIENTO DE PLAZOS MAYOR MOTIVACIÓN Y COMPROMISO

Recursos

DECISIÓN

AJENOS PROPIOS

SISTEMA MIXTO

GARANTÍAS

Recursos

DECISIÓN

Recursos

DECISIÓN

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DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA RACIONALIZACIÓN Y SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

M

E

T

O

D

O

L

O

G

ÍA

DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

* Recogida de Información. * Taller sobre Situación Actual * Elaboración documentación * Validación * Taller de Rediseño * Elaboración documentación Rediseño * Validación * Recogida de Información.

* Taller sobre Situación Actual

* Elaboración documentación * Validación * Taller de Rediseño * Elaboración documentación Rediseño * Validación

Secuencia de Tareas

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PRINCIPALES MEJORAS PROPUESTAS EN EL REDISEÑO

Situación Actual

Situación Futura

Sim

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Ca

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No

rm

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DOCUMENTACIÓN

2.- Diagrama de flujo de fases 1.-Información general del procedimiento 3.- Detalle y descripción de las fases (Usuarios, Tareas, condiciones de inicio y fin, Acciones, Eventos, etc.) 4.- Definición de hitos y comunicados a interesados 6.- Rediseño de formularios de solicitud 5.- Definición de indicadores de gestión

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CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS

OBJETIVOS

Cuantificar el volumen de procedimientos y servicios Cuantificar el volumen de procedimientos y servicios Clasificar los procedimientos en familias y subfamilias Clasificar los procedimientos en familias y subfamilias

Identificar los servicios de respuesta inmediata

Identificar los servicios de respuesta inmediata Medir el nivel de complejidad Medir el nivel de complejidad Permitir la planificación de una implantación telemática escalonada Permitir la planificación de una implantación telemática escalonada Dimensionar el esfuerzo económico que requiere

el proyecto

Dimensionar el esfuerzo económico que requiere

el proyecto

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GESTIÓN DEL CAMBIO

PLAN DE COMUNICACIÓN

PLAN DE FORMACIÓN

Activar implicación, motivación y creatividadActivar implicación,

motivación y creatividad

Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación

al cambio

Disminuir incertidumbres para facilitar la adaptación

al cambio

Crear las expectativas adecuadas

Crear las expectativas adecuadas Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos Detectar preocupaciones y resistencias en los diferentes colectivos OBJETIVOS

Proporcionar las competencias necesarias

Minimizar los impactos negativos en la prestación

del servicio

Minimizar los impactos negativos en la prestación

del servicio

Facilitar la adaptación al nuevo modelo de trabajo

Mejorar el rendimiento

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