Análisis y mapeo del ciclo de vida de los proyectos de vivienda en una compañía constructora - caso de estudio Constructora Colpatria S.A

Texto completo

(1)PROYECTO DE GRADO. ANALISIS Y MAPEO DEL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS DE VIVIENDA EN UNA COMPAÑÍA CONSTRUCTORA – CASO DE ESTUDIO CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A –. PRESENTADO POR: ANDRES CHARRY SANCHEZ COD: 200512482. ASESOR: DR. CARLOS BALEN. MAESTRIA EN INGENIERIA CIVIL – GERENCIA Y CONSTRUCCION DEPARTAMENTO DE INGENIERIA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES BOGOTA D.C 2012.

(2) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. AGRADECIMIENTOS. A Constructora Colpatria y todos los miembros que colaboraron con toda su disposición en la realización de este estudio. Al Dr. Nestor Andres Abella, por su colaboración y gestión. A Paola Luque por todo su acompañamiento y valioso conocimiento. Al Dr. Carlos Balen por su instrucción y guía en todo el proceso. Y finalmente a mi familia y mi novia. Amor, comprensión, guía y motor de todo lo que hago.. 2 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(3) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. TABLA DE CONTENIDO TITULO. ............................................................................................................................................. 9. ALCANCE ........................................................................................................................................... 10 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................... 12 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................................... 12 HIPOTESIS O PREGUNTAS CLAVES .................................................................................................... 13 METODOLOGIA.................................................................................................................................. 14 ESTRATEGIA DE INVESTIGACION ....................................................................................................... 14 ANALISIS CUANTITATIVO............................................................................................................... 15 ANALISIS CUALITATIVO ................................................................................................................. 15 REVISION BIBLIOGRAFICA ............................................................................................................. 19 ESTADO DEL ARTE ......................................................................................................................... 19 ENTREVISTAS EXPLORATORIAS: .................................................................................................... 27 RECOLECCION DE DATOS .............................................................................................................. 28 EVALUACION ACTUAL CICLO DE VIDA: .......................................................................................... 31 ANALISIS DE INFORMACION: ......................................................................................................... 31 IMPLEMENTACION SOLUCIONES: ................................................................................................. 33 ANALISIS DE PROCESOS ..................................................................................................................... 34 PREFACTIBILIDAD LOTES ............................................................................................................... 34 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 34 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 35 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 36 COMPRA DE LOTE.......................................................................................................................... 37 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 37 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 38 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 39 REUNION DE INICIO ....................................................................................................................... 39 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 39 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 40 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 40. 3 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(4) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. DISEÑOS URBANISTICOS ............................................................................................................... 40 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 40 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 42 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 42 URBANISMO LOTE ......................................................................................................................... 43 ESTADO ACTUAL PROCESO........................................................................................................ 43 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 45 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 45 ESQUEMA BASICO ......................................................................................................................... 46 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 46 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 48 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 48 ANTEPROYECTO ............................................................................................................................ 48 ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO .............................................................................................. 48 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 50 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 50 PROYECTO ..................................................................................................................................... 52 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 52 PROBLEMAS HALLADOS ............................................................................................................ 53 SOLUCIONES PROPUESTAS ........................................................................................................ 53 TRÁMITES Y PERMISOS.................................................................................................................. 55 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 55 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 55 SOLUCIONES PROPUESTAS ........................................................................................................ 55 SISTEMA COMERCIAL .................................................................................................................... 56 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 56 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 57 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 58 SALA DE VENTAS Y APTO MODELO ............................................................................................... 59 ESTADO ACTUAL DE PROYECTO ................................................................................................ 59 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 60. 4 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(5) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. SOLUCIONES PROPUESTAS ........................................................................................................ 60 CONSTRUCCIONES......................................................................................................................... 61 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 61 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 62 SOLUCIONES PROPUESTAS ........................................................................................................ 62 PROPIEDAD HORIZONTAL ............................................................................................................. 63 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 63 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 64 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 64 PROMESAS Y ENCARGO ................................................................................................................ 65 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 65 PROBLEMAS HALLADOS ............................................................................................................ 66 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 67 CREDITO HIPOTECARIO Y ESCRITURAS.......................................................................................... 67 ESTADO ACTUAL PROYECTO ..................................................................................................... 67 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 68 SOLUCIONES PLANTEADAS........................................................................................................ 68 ESCRITURACION Y LIQUIDACION................................................................................................... 68 ESTADO ACTUAL DEL PROCESO................................................................................................. 68 PROBLEMATICAS HALLADAS ..................................................................................................... 69 SOLUCIONES PLANTEDAS .......................................................................................................... 69 CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 71 RECOMENDACIONES DE LA INVESTIGACION .................................................................................... 76 BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................................... 77 ANEXOS ........................................................................................................................................... 79 FLUJOGRAMAS .............................................................................................................................. 79 FORMATOS DE ENTREVISTAS ........................................................................................................ 79 DIAGRAMA .................................................................................................................................... 80. 5 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(6) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. TABLA DE CONTENIDO – FIGURAS. Fig. 1. Yin (2003) – Situaciones relevantes al escoger la estrategia investigativa............................. 14 Fig. 2 Definiciones y ejemplo de casos de estudio. Baxter and Jack (2008) ..................................... 17 Fig. 3 Fuente propia. Diagrama de flujo correspondiente a la metodología de investigación ......... 18 Fig. 4. Gestión de la integración de los proyectos. PMI (2008) ........................................................ 25 Fig. 5. Formato de levantamiento de la información. Fuente Propia ............................................... 30 Fig. 6 . Línea Base de procesos PMI en una fase. PMBOK. PMI ........................................................ 31 Fig. 7. Flujograma del proceso de estructuración de proyectos. Mutis (2012) ................................ 32 Fig. 8 . Estructuración actual del proceso de prefactibilidad de lotes. Fuente Propia. 2012 ............ 35 Fig. 9. Estructuración modificada del proceso de prefactibilidad de lotes. Fuente Propia. 2012 .... 37 Fig. 10 . Estructuración actual del proceso de compra de lotes. Fuente Propia. 2012 ..................... 38 Fig. 11. Estructuración actual del proceso de reunión de inicio. Fuente Propia. 2012..................... 40 Fig. 12. Estructuración actual del proceso de Diseño de Urbanismos. Fuente Propia. 2012 ........... 41 Fig. 13. Estructuración modificada del proceso de Diseño de Urbanismos. Fuente Propia. 2012 ... 43 Fig. 14. Estructuración actual del proceso de Urbanismos Lotes. Fuente Propia. 2012 ................... 44 Fig. 15 . Estructuración modificada del proceso de Urbanismos Lotes. Fuente Propia. 2012 .......... 46 Fig. 16. Estructuración actual del proceso de Esquema Básico. Fuente Propia. 2012 ...................... 47 Fig. 17. Estructuración actual del proceso de Anteproyecto. Fuente Propia. 2012.......................... 50 Fig. 18. Estructuración modificada del proceso de Anteproyecto. Fuente Propia. 2012 ................. 51 Fig. 19. Estructuración actual del proceso de Proyecto. Fuente Propia. 2012 ................................. 53 Fig. 20. Estructuración modificada del proceso de Proyecto. Fuente Propia. 2012 ......................... 54 Fig. 21. Estructuración actual del proceso de Trámites y Permisos. Fuente Propia. 2012 ............... 55 Fig. 22. Estructuración actual del proceso de Trámites y Permisos. Fuente Propia. 2012 ............... 56 Fig. 23. Estructuración actual del proceso de Sistema Comercial. Fuente Propia. 2012 .................. 57 Fig. 24. Estructuración modificada del proceso de Sistema Comercial. Fuente Propia. 2012 .......... 59 Fig. 25 . Estructuración actual del proceso de la sala de ventas y el modelo. Fuente Propia. 2012 60 Fig. 26. Estructuración actual del proceso de la construcción. Fuente Propia. 2012 ....................... 62 Fig. 27. Estructuración actual del proceso de propiedad horizontal. Fuente Propia. 2012 .............. 64 Fig. 28. Estructuración actual del proceso de promesas y encargo. Fuente Propia. 2012 ............... 66 Fig. 29. Estructuración actual del proceso de créditos hipotecarios. Fuente Propia. 2012 .............. 67 Fig. 30. Estructuración actual del proceso de escrituración y liquidación. Fuente Propia. 2012 ..... 69 Fig. 31. Estructuración modificada del proceso de escrituración y liquidación. Fuente Propia. 2012 ........................................................................................................................................................... 70 Fig. 32. Estructuración original de los procesos del ciclo de vida de vivienda. Fuente Propia. 2012 73 Fig. 33. Estructuración ajustada de los procesos del ciclo de vida de vivienda. Fuente Propia. 2012 ........................................................................................................................................................... 74. 6 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(7) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. TABLA DE CONTENIDO - TABLAS. Tabla 1. Programaciones entrevistas exploratorias. ......................................................................... 27 Tabla 2. Tiempos y responsabilidades actuales de la prefactibilidad de los lotes. Fuente Propia. 2012................................................................................................................................................... 34 Tabla 3. Tiempos y responsabilidades modificados de la prefactibilidad de los lotes. Fuente Propia. 2012................................................................................................................................................... 37 Tabla 4. Tiempos y responsabilidades actuales de la compra de los lotes. Fuente Propia. 2012 .... 38 Tabla 5. Tiempos y responsabilidades Reunión de Inicio. Fuente Propia. 2012. .............................. 39 Tabla 6. Tiempos y responsabilidades Diseños Urbanismos. Fuente Propia. 2012. ......................... 41 Tabla 7 Tiempos y responsabilidades modificados Diseños Urbanismos. Fuente Propia. 2012....... 42 Tabla 8. Tiempos y responsabilidades Urbanismo Lote. Fuente Propia. 2012. ................................ 44 Tabla 9. Tiempos y responsabilidades modificadas Urbanismo Lote. Fuente Propia. 2012. ............ 45 Tabla 10. Tiempos y responsabilidades Esquema Básico. Fuente Propia. 2012. .............................. 47 Tabla 11. Tiempos y responsabilidades Anteproyecto. Fuente Propia. 2012. .................................. 49 Tabla 12. Tiempos y responsabilidades modificados de Anteproyecto. Fuente Propia. 2012. ........ 51 Tabla 13. Tiempos y responsabilidades actuales de Proyecto. Fuente Propia. 2012 ....................... 52 Tabla 14. Tiempos y responsabilidades modificadas de Proyecto. Fuente Propia. 2012 ................. 54 Tabla 15. Tiempos y responsabilidades actuales de los Trámites y Permisos. Fuente Propia. 2012.55 Tabla 16. Tiempos y responsabilidades actuales de los Trámites y Permisos. Fuente Propia. 2012.56 Tabla 17. Tiempos y responsabilidades actuales del Sistema Comercial. Fuente Propia. 2012. ...... 57 Tabla 18. Tiempos y responsabilidades modificadas del Sistema Comercial. Fuente Propia. 2012. 58 Tabla 19. Tiempos y responsabilidades actuales de la sala de ventas y el modelo. Fuente Propia. 2012................................................................................................................................................... 59 Tabla 20. Tiempos y responsabilidades actuales de la construcción. Fuente Propia. 2012. ............ 61 Tabla 21. Tiempos y responsabilidades actuales de la propiedad horizontal. Fuente Propia. 2012. 63 Tabla 22. Tiempos y responsabilidades actuales de los encargos y promesas. Fuente Propia. 2012. ........................................................................................................................................................... 65 Tabla 23. Tiempos y responsabilidades actuales de los créditos hipotecarios. Fuente Propia. 2012. ........................................................................................................................................................... 67 Tabla 24. Tiempos y responsabilidades actuales de los créditos hipotecarios. Fuente Propia. 2012. ........................................................................................................................................................... 68 Tabla 25. Tiempos y responsabilidades modificados de la liquidación. Fuente Propia. 2012. ......... 69 Tabla 26. Duraciones de los procesos del ciclo de vida de vivienda. Fuente Propia. 2012 .............. 73 Tabla 27. Duraciones ajustadas de los procesos del ciclo de vida de vivienda. Fuente Propia. 2012 ........................................................................................................................................................... 74 Tabla 28. Análisis diferencial de duraciones de los procesos del ciclo de vida de vivienda. Fuente Propia. 2012 ...................................................................................................................................... 75. 7 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(8) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. TABLA DE CONTENIDO ANEXOS FLUJOGRAMAS 1. Prefactibilidad lotes 2. Compra del lote 3. Reunión inicio de proyecto 4. Diseños urbanismos 5. Urbanismo lote 6. Definición de producto 7. Esquema básico 8. Anteproyecto 9. Proyecto 10. Tramites y permisos 11. Sistema comercial 12. Sala de ventas y apto modelo 13. Construcción 14. Propiedad horizontal 15. Promesas y encargo 16. Creditohipot. Y escrituras 17. Escrituración y liquidación. DIAGRAMAS 1. Diagrama general ciclo de vida. FORMATOS DE ENTREVISTAS 1. Prefactibilidad lotes 2. Compra del lote 3. Reunión inicio de proyecto 4. Diseños urbanismos 5. Urbanismo lote 6. Definición de producto 7. Esquema básico 8. Anteproyecto 9. Proyecto 10. Tramites y permisos 11. Sistema comercial 12. Sala de ventas y apto modelo 13. Construcción 14. Propiedad horizontal 15. Promesas y encargo 16. Crédito hipot. Y escrituras 17. Escrituración y liquidación. 8 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(9) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. TITULO ANALISIS Y MAPEO DEL CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS DE VIVIENDA. 9 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(10) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. ALCANCE En los últimos años, constructora Colpatria ha venido creciendo de forma sostenible y ha diversificado su portafolio de construcciones, pasando de proyectos de vivienda en Bogotá, a tener proyectos de esta índole en todo el país, y filiales que también experimentan este vertiginoso crecimiento en Perú y México. De la misma forma construcciones de infraestructura de todo tipo (vías, puertos, etc.), y construcciones a terceros (Hoteles, plantas industriales, centros comerciales, etc.) hacen parte del mercado actual de la compañía. Este ímpetu genero nuevas necesidades para la compañía, proyectos más complejos y alianzas estratégicas que han hecho cambiar las políticas y procedimientos establecidos para estos. Como parte de lo anteriormente descrito, el presente trabajo de grado analizara las interdependencias entre los distintos procesos del ciclo de vida de los proyectos de vivienda en la compañía y los conflictos que se presentan producto de esto. Inicialmente se han identificado ciertas necesidades vitales para la compañía, las cuales se plantean resolver algunos de los conflictos identificados en la planeación estratégica y el desarrollo de los proyectos de vivienda. Falta de conocimiento e impacto de la gestión de cada miembro de las etapas de un Proyecto: Cuando no dimensionamos la forma en que hacemos parte de la cadena de procesos de una compañía tendemos a no realizar nuestra labor con una mirada Debilidad en la planeación de los proyectos o Inoportuna: Se improvisa sobre la marcha, no se ponderan todas las variables que intervienen en un proyecto desde el principio. o Discontinuidad: No se es constante con el control, la verificación y el seguimiento. o Falta de relevancia: No se le da la importancia que merece para el correcto desarrollo de un proyecto. Muchas personas de todos los niveles de jerarquía simplemente omiten ciertas prácticas a su conveniencia. Falta de registros históricos de los distintos procesos de los proyectos de vivienda: Si bien el sistema de gestión de calidad permite que los procesos sean registrados y documentados, en muchas ocasiones estos registros no son los adecuados o no 10 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(11) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. se sabe exactamente qué áreas intervienen y cuáles serían los responsables de estos. Falta de coherencia en el manejo de los proyectos con socios: Actualmente al manejo de los procesos con socios, se les viene aplicando la misma metodología de los proyectos propios, generando inconsistencias y problemas al intentar asociar modelos y prácticas distintas. Estos traumatismos se ven generados en demoras, malentendidos, información y prácticas de mala calidad, y malas calificaciones a la luz del sistema de gestión de calidad que se maneja en la compañía.. 11 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(12) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. OBJETIVO GENERAL Optimizar el modelo de Gestión actual de los proyectos de vivienda, a través de la Identificación y esquematización de los procesos, sus actores y sus directrices de manejo.. OBJETIVOS ESPECIFICOS. Validar la línea base de un proyecto, bajo el marco de la normatividad aplicable. ENTREGABLES: o o o o. Fases o etapas definidas Alcance (Donde inicia y donde termina) Tiempos y responsables Definición si el esquema de manejo de lotes se realiza independiente de la línea base.. Revisar y adecuar el proceso general de Planeación de los proyectos, de manera que se garantice su cumplimiento en cuanto a oportunidad, continuidad y relevancia. ENTREGABLES: o Proceso general de planeación definido y permeado al S.G.I. o Puntos y mecanismos de control y seguimiento en cuanto a comunicación y responsabilidad. Validar los procesos y productos requeridos en la gestión de un proyecto, con el propósito de garantizar el conocimiento global e impacto de la gestión de todos los actores. ENTREGABLES: o Identificación de productos por proceso (Clientes). 12 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(13) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. HIPOTESIS O PREGUNTAS CLAVES. ¿Cuál es la forma correcta de ajustar un sistema de gestión de procesos, cuando se tienen distintas ópticas como en el caso de los proyectos con socios? ¿La planeación de los proyectos se puede optimizar, identificando toda la cadena de procesos que interactúa en el ciclo de vida de un proyecto? ¿Puede un mapeo general de procesos, responsables y entregables, ser la clave para identificar y optimizar un sistema de gestión y todos los procesos que interactúan en este?. 13 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(14) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. METODOLOGIA. La metodología y análisis de la misma del proyecto de grado es uno de los pilares de partida del proyecto y debe ser claramente definida desde sus inicios. De no ser así esto puede generar problemas de enfoque y perder el rumbo de la investigación. Según múltiples autores,Naoum (1998), Barnett(1991) o Creswell(2009) las definiciones mas acertadas para categorizar una investigación, es la investigación cuantitativa y la investigación cualitativa, siendo de gran importancia trazar una hoja de ruta del proyecto, para poder llegar desde el estatus inicial hacia la meta trazada o como Naoum(1998) lo llama de “Aquí” hacia “Allá”.. ESTRATEGIA DE INVESTIGACION Mientras se analiza la metodología, se debe definir de la misma forma cual es el caso que se va a tratar, Baxter and Jack (2008), hace énfasis en definir estas variables desde el principio y en tener muy. En el caso de este proyecto la escogencia fue muy sencilla en primera instancia ya que desde el principio se planteó analizar la problemática existente con los procesos de Constructora Colpatria.. Fig. 1.Yin (2003) – Situaciones relevantes al escoger la estrategia investigativa. 14 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(15) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Según Yin (2003), el caso de estudio debe usarse cuando se desea responder a incógnitas que requieren un “Como” o un “Porque”, cuando no se puede manipular el comportamiento de aquellos involucrados con el estudio , cuando se quiere cubrir el contexto de la situación como algo relevante para el estudio o cuando los limites entre fenómeno y contexto no son claros (de gran importancia esta característica ya que este estudio refleja una situación real no teórica). Estos casos de estudio, pueden corresponder a las siguientes naturalezas:. ANALISIS CUANTITATIVO El análisis cuantitativo tiene un carácter exacto y en algunos casos rígido. Se presenta netamente como análisis de hipótesis y comprobación numérica y estadística bajo modelaciones de las mismas. Estas modelaciones van en función de una teoría y la comprobación de la misma. Son en si los análisis más confiables, puesto que no son etéreos, en cambio son mediciones tangibles y comprobables.. ANALISIS CUALITATIVO Este análisis parte en un principio de la subjetividad. Se basa en exploración de un problema, partiendo bien sea de poca información sobre este o recolección de mucha información inconexa. En el caso puntual de nuestra investigación, se cuenta con mucha información, pero es necesario recolectarla, es por eso que se intentara usar un método bien descrito por Naoum (1998), que si bien este la describe para casos en que la información es limitada (Investigación Exploratoria), en nuestro caso es de gran ayuda ya que se necesita tantear como las personas de la compañía perciben sus propios procesos, y que mejor forma de lograrlo que con entrevistas. Esta información recolectada permitirá generar un diagnostico, teniendo en cuenta los procesos prestablecidos para la compañía y como estos se interrelacionan. No se genera un cuestionario para análisis de datos puesto que este no es el fin de la investigación, sino una seria de preguntas abiertas que permiten conocer mejor el estado actual de los procesos. Ahora, estos casos de estudio, no solo tienen naturaleza metodológica cualitativa o cuantitativa. También se pueden catalogar según Baxter y Jack(2008) en: 15 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(16) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. 16 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(17) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Fig. 2Definiciones y ejemplo de casos de estudio. Baxter and Jack (2008). 17 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(18) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. En función de lo anteriormente mencionado y de la Fig.2, el caso de estudio puntual a realizar, será un caso exploratorio, puesto que según Yin (2003), este tipo aplica cuando los fenómenos a estudiar no tiene una sola respuesta clara, sino que el mismo puede variar según distintos factores, y en el caso puntual de este proyecto, al ser objeto de estudio un proceso humano, puede tener distintas interpretaciones. La metodología cronológicamente presentada, sobre la que se cimentara el proyecto contara de los siguientes pasos: Esta será explicada con mayor profundidad en incisos posteriores de este documento.. Fig. 3Fuente propia. Diagrama de flujocorrespondiente a la metodología de investigación. 18 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(19) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. REVISION BIBLIOGRAFICA Se conducirá una búsqueda bibliográfica completa acerca de los modelos a usar, practicas usadas en compañías del mismo sector y metodologías gerenciales aplicables al caso de estudio. Se adentrara en este aparte en un inciso más adelante en el texto.. ESTADO DEL ARTE El marco conceptual de la compañía nos permite entender de mejor manera como esta tradicional empresa del sector funciona. Colpatria (2011), explica de manera sencilla su funcionamiento. Constructora Colpatria S. A., opera a través de seis unidades estratégicas de negocio (UEN) las cuales se soportan en una Vicepresidencia de Gestión y Control de Negocios. Estas unidades son: Promotora, Construcciones de Vivienda, Construcciones a Terceros, Transacciones Inmobiliarias, Infraestructura y Negocios internacionales. Esto con la finalidad de ofrecer al cliente diversas soluciones de alta calidad y cumplan a satisfacción y de manera integral sus requisitos.. UEN Promotora: promueve y estructura proyectos inmobiliarios, integrando a los diferentes actores como constructores, promotores, dueños de tierras, diseñadores, sector financiero e inversionistas. Dentro de las alternativas más importantes que ofrece la UEN Promotora, se destacan los mecanismos innovadores de pago y financiación para mejorar el flujo de caja de los compradores y facilitarles la adquisición de su inmueble. Además, el cliente no incurre en costos de transacciones asociados a la compra del inmueble tales como derechos y gastos notariales, costos de beneficencia, costos de registro y estudio de títulos.. UEN Construcciones de Vivienda: compite por el liderazgo en la construcción de proyectos de edificaciones e infraestructura urbana de gran escala. Su trayectoria le ha permitido desarrollar procesos eficientes encaminados a la entrega oportuna, al cumplimiento estricto de los presupuestos y a un alto estándar de calidad.. 19 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(20) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. UEN Construcciones a Terceros: es la unidad estratégica de negocio que responde a la necesidad de construcción de cualquier proyecto urbano de tipo institucional, comercial o industrial, brindando seguridad en el cumplimiento de los plazos y presupuestos establecidos, utilizando las mejores prácticas constructivas y de calidad. Garantías en la entrega al usuario final.. UEN Transacciones Inmobiliarias accede a los compradores de inmuebles, permitiendo que los promotores y constructores dejen en manos de expertos la comercialización de sus proyectos a través de múltiples canales de venta (red inmobiliaria, sala de venta, institucional, telefónico y ventas en el exterior). Debido a que su cliente final son los compradores de inmuebles, ésta unidad tiene un profundo conocimiento de sus hábitos de compra y expectativas. Los compradores disponen de un amplio portafolio de inmuebles y pueden gestionar su compra a través de los canales, ya sea que ellos prefieran hacer la gestión por su propia cuenta (sala de ventas), ser guiados por un asesor comercial (red Inmobiliaria, telefónico o institucional) o inclusive si residen en el exterior (ventas en el exterior). Adicionalmente, UEN Transacciones Inmobiliarias cuenta con el respaldo de un equipo que realiza el seguimiento, gestión y administración de cada transacción a través de una excelente plataforma tecnológica.. UEN Infraestructura y Concesiones: opera como integradora en la búsqueda de las mejores propuestas para obras de infraestructura y concesiones tanto públicas, como privadas en Colombia (infraestructura vial, puentes, puertos, entre otros). De esta manera espera conformar siempre el mejor equipo posible de operadores, constructores, abogados, financieros, y en general de todas las especialidades que requiera cada proyecto. A diferencia de una banca de inversión, la unidad de Infraestructura y Concesiones no solo busca estructurar financiera, técnica y legalmente los proyectos, sino que también forma parte del grupo proponente y busca ser el mejor administrador del proyecto en su ejecución.. UEN Negocios Internacionales: gestiona, apoya y garantiza el desarrollo de las operaciones en el exterior a partir de la experiencia y respaldo de la Constructora Colpatria S. A., las filiales Urbana México y Urbana Perú diseñan, construyen, 20 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(21) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. promueven, estructuran y comercializan proyectos de vivienda en ambos países y se ejecutan proyectos con terceros y de infraestructura en la filial de Perú.. Vicepresidencia de Gestión de Negocios y Control, bajo un enfoque transversal, es la encargada de apoyar a las Unidades Estratégicas de Negocio en el logro de sus objetivos a través de áreas de servicio interdisciplinar. Promueve la operación de la compañía por procesos, ejerce control y genera sinergias entre las UEN. La Vicepresidencia de Gestión y control posee una estructura organizacional que facilita que los proyectos cuenten con el apoyo permanente de las áreas de Tecnología, Control, Presupuestos y programación, Financiera, Compras, Jurídica, Calidad y Medio Ambiente.. Volviendo al caso puntual del proyecto, se ha realizado una búsqueda no solo del diseño del caso de estudio, se ha profundizado en modelos, buenas practicas y referentes nacionales, de la Universidad de los Andes, y de centros educativos en el exterior. Este proyecto al ser aplicado a un caso real de una compañía, se puede nutrir de distintas fuentes, desde lo teórico – Yin (2003), Wideman(2001) – hasta lo practico y aplicado a otras compañías – Mutis(2012) –. En este orden de ideas, Mutis (2010) presenta una óptica bastante interesante hacia lo que se realizara en este proyecto. Su énfasis se centra en la identificación y análisis de los canales de información entre todas las áreas encargadas de la gestión y promoción de un proyecto, con las áreas de la construcción y financiación, todo enmarcado en un caso de estudio del proyecto “Sierras del Este”. Si vemos desde el principio como funcionan los procesos en esta compañía podremos ver como se integran muchos elementos de forma interesante en una compañía constructora en general, ya que el mercado colombiano como tal no tiene mucha innovación en prácticas entre una y otra. Mutis (2010) se centra en cuáles son los componentes básicos de un proyecto inmobiliario y sus “Stakeholders” internos y externos. Se podría decir que esta información conceptual es universal para las compañías constructoras y en el negocio de la construcción inmobiliaria de primer nivel en Colombia y casi que para el gremio de la construcción a lo largo de orbe. Desde los gestores, promotores, constructores, clientes y todas las personas encargadas de la ejecución de un proyecto, hasta los planos y componentes básicos de cada proyecto, aplicarían ciertamente en mi proyecto. Realizándolo en Constructora Colpatria (Una compañía con mayor musculo financiero y operativo, y ciertamente con mayor burocracia. 21 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(22) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. organizacional que Valor S.A) todos los “Stakeholders” y componentes descritos aplican perfectamente, y se involucran nuevos actores a la compañía. El foco metodológico que se usa actualmente en muchas compañías multinacionales, y que poco a poco esta ingresando al país es un manejo como el del Project Management Institute (PMI). La etapa de análisis más importante de este proyecto es la dedicada a los procesos que hacen parte del ciclo de vida de los proyectos. Estos procesos como bien los enmarca el PMI(2008) son las fasesdel proyecto como tal, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, su nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. El ciclo de vida del proyecto puede ser determinado o conformado por los aspectos únicos de la organización, de la industria o de la tecnología empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo entre éstos variarán ampliamente de acuerdo con el proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado. De la misma forma este ciclo de vida es completamente distinto de una organización a otra, algunas mas grandes que otras, pero su fin debe ser el mismo, el de sumar esfuerzos con tal de obtener un proyecto exitoso. El fin de este documento no es solo describir en si cual es el aporte como tal de distintos autores al estado del arte propuesto. Tomando en cuenta que la visión critica de la esquematización de los proyectos será vital, el marco de referencia de como deben funcionar los proyectos es determinante. Estos varían en tamaño y complejidad como lo marca el PMI (2008). Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida • Inicio • Organización y preparación • Ejecución del trabajo • Cierre. A menudo se hace referencia a esta estructura genérica del ciclo de vida durante las comunicaciones con la alta dirección u otras entidades menos familiarizadas con los. 22 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(23) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. detalles del proyecto. Esta perspectiva general puede proporcionar un marco de referencia común para comparar proyectos, incluso si son de naturaleza diferente. Amozarrain (1999), habla acerca de la gestión de los procesos y de como estos se deben enfocar en el cliente como objetivo. Es básico que un proceso cumpla los siguientes requisitos:. Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS El Proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales.. Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización. Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO".. El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización. El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.. El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. En nuestro Proyecto y con carácter general en los Proyectos de edificación, hay una fase inicial en la que se elabore un estudio de factibilidad para tomar la decisión de si se emprenderá el proyecto o no. Este estudio de factibilidad si resulta favorable a los intereses del promotor, autorizará la puesta en marcha de las restantes fases del proyecto. Este ejemplo puntual muestra como los elementos del PMBOK existen en las compañías actuales, es más el hecho de no dimensionarlos de la forma adecuada. No debemos confundir las fases del ciclo de vida de un proyecto con los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos, ya que son conceptos distintos. Es habitual que en un proyecto se superpongan distintas fases, es decir, que se apruebe el comienzo de una fase sin haber finalizado la anterior. Esta técnica se denomina técnica de compresión del 23 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(24) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. cronograma o de ejecución rápida, porque actividades de dos fases distintas se superponen en lugar de ejecutarse de forma secuencial. Estas fases del ciclo de vida serán las que usaremos en el proyecto a desarrollar y que permitirán realizar la radiografía de como funciona la compañía actualmente. Este ciclo de vida debe contar como mínimo con las siguientes etapas o fases prestablecidas como las enmarca el PMI(2008).. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto—Es el proceso que consiste endesarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase ydocumentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas delos interesados. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto—Es el proceso que consiste endocumentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todoslos planes subsidiarios. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto—Es el proceso que consiste enejecutar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto para cumplir conlos objetivos del mismo. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto—Es el proceso que consiste enmonitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos dedesempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. Realizar el Control Integrado de Cambios—Es el proceso que consiste en revisartodas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en losentregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos delproyecto y en el plan para la dirección del proyecto. Cerrar Proyecto o Fase—Es el proceso que consiste en finalizar todas lasactividades en todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completarformalmente el proyecto o una fase del mismo.. 24 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(25) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Fig. 4. Gestióndela integración de los proyectos. PMI (2008). El proyecto que desarrolla este documento se adentra un poco más en cómo interactúan todos los actores dentro de la gestión de las comunicaciones del PMI, y no da respuesta al mapeo general de procesos que se requiere para posteriormente revaluar la cadena procedimental de la constructora. El centro del enfoque inicial de la gestión de las comunicaciones en este proyecto, se va más hacia como distribuir mejor el riego de una obra teniendo distintas compañías desempeñando papeles claves. Construcción, gerencia, financiación, interventoría, todas son conceptualizadas como entes distintos. En mi proyecto, la misma compañía tiene departamentos encargados de todas estas labores, y su musculo financiero le permite asumir todos los costos del proyecto en casi todos los 25 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(26) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. casos. Se presentan algunos casos de proyectos de vivienda con socios, donde siempre Constructora Colpatria tiene el mayor porcentaje de participación y conforme ha venido cambiando el modelo de negocio actual de las compañías, los socios son cada vez más importantes. La gestión de las comunicaciones, se constituye como la principal herramienta que PMI (2008) enmarca a la hora de ver la coherencia de los procesos. De la misma forma, parte del objeto de este estudio, es no solo ver como los procesos propenden por asegurar el éxito de un proyecto, sino como las relaciones y la sinergia entre los distintos departamentos, aportan para este fin. El PMI (2008) enmarca cinco grandes procesos comunicativos que se deben seguir para asegurar éxito en un proyecto:. Identificar a los Interesados—Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo. Planificar las Comunicaciones—Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos. Distribuir la Información—Es el proceso de poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido. Gestionar las Expectativas de los Interesados—Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. Informar el Desempeño—Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.. Estos son de vital importancia al identificar que tan acertados son las relaciones y permiten ver si los procesos dentro de la compañía están bien enfocados, ya que si estos no generan que la información fluya de facilidad, es mejor replantearlos desde alguna óptica establecida.. 26 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(27) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. ENTREVISTAS EXPLORATORIAS: Ya que el proyecto necesita realizar una evaluación actual de estado de los procesos de la compañía, se realizaran entrevistas con las cabezas de área de toda la compañía con el fin de conocer cada uno de los procesos de una mejor manera. Estas encuestas contaran con un formato específico que permitirá estandarizar este levantamiento de la información, y generar un gran registro histórico para el proyecto y para la compañía. Se procederá a entrevistar a los dueños de proceso (directores, gerentes, o aquellos que estas personas consideren correctos) en reuniones de dos horas, con el fin de esbozar según su conocimiento el desarrollo y alcance de su proceso. Este formato se ha diseñado tomando como base la información necesaria que contempla el capítulo 10 del PMBOKy el articulo (Paper) acerca de la gestión del conocimiento de Wideman(2001). La planeación estratégica de estas entrevistas correspondió a un análisis del ciclo de vida de los proyectos de la compañía, el ciclo como tal se verá en apartes posteriores de este documento. Esta se organizo partiendo de la colaboración de todas las personas involucradas en el proceso productivo de un proyecto. Contando con el visto bueno de la vicepresidencia de gestión, la cual lidera este proyecto dentro de la compañía. Tabla 1.Programaciones entrevistas exploratorias. ABOGADO DEPARTAMENTO JURIDICO GERENTE JURIDICO ARQUITECTO DE FACTIBILIDADES ARQUITECTO DISEÑADOR DIRECTOR DE DISEÑO ARQUITECTO GRAFICO COORDINADOR DE PROCESOS COORDINADOR DE DISEÑOS COORDINADOR DE INNOVACION COORDINADOR DE TRAMITES DIRECTOR ANALISIS FINANCIERO DIRECTOR DE MERCADEO DIRECTOR DE PRESUPUESTOS DIRECTOR DE URBANISMO GERENTE ADMON T.I GERENTE DE CONSTRUCCIONES - DIRECTOR DE CONSTRUCCIONES GERENTE DE CONTROL GERENTES DE PROYECTO JEFE CANAL DE VENTAS JEFE DE CARTERA JEFE DE CENTRO DE NEGOCIO. 3 HORAS - 8AM / 11AM 1 HORA - 11AM / 12PM 3 HORAS - 8AM / 11AM 1 HORA - 11AM / 12PM SIN FECHA - CUALQUIER DIA 1 HORA 8AM / 9AM 1 HORA 9AM / 10AM 2 HORAS - 10AM / 12PM 1 HORA - 8AM / 9AM 1 HORA - 9AM / 10AM SIN FECHA - CUALQUIER DIA 2 HORAS - 10AM / 12PM 1 HORA - 7AM / 8AM 2 HORAS - 8AM / 10AM 1 HORA - 11AM / 12PM 3 HORAS - 8AM / 11AM 1 HORA - 10AM / 11AM 1 HORA - 11AM / 12AM 1 HORA - 8AM / 9AM. 27 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(28) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Estas entrevistas que se llevaron a cabo consecutivamente, no presentan una estructura determinada. Estas fueron realizadas con el acompañamiento de otra persona en la compañía, que conoce muy bien el tema de los procesos, y fueron enfocadas a las cabezas funcionales de los distintos departamentos, junto a miembros del staff que ellos consideraran de utilidad. La intensidad de cada una será la mostrada por la tabla adjunto. Esta se decidió en función a la cantidad de procesos en los que cada uno de los departamentos interviene. El sitio de cada reunión fue la oficina del líder de cada dependencia. RECOLECCION DE DATOS Se planteo un formato de levantamiento de información, en el que cada área funcional de la compañía explica cual es el núcleo o “Core” de su proceso, los tiempos de realización de sus actividades y de las que terceros realizan para facilitar o validar su proceso. De la misma forma este levantamiento del estado actual busca ver cuales son las interrelaciones entre las áreas funcionales del ciclo de vida del proyecto y validar si las entradas y entregables de cada proceso funcionan de la forma adecuada y suplen de la misma forma las necesidades de cada proceso. El formato de recolección de datos se diseño teniendo en cuenta la naturaleza exploratoria – Yin (2003) – de esta investigación, busca seguir entrevistas abiertas, en las que el entrevistador lleva al entrevistado por un camino de preguntas básicas acerca de sus proceso, esto con el fin de conocer a fondo el estado actual de este. Las premisas básicas a conocer de cada persona son las siguientes:. Nombre del proceso Entradas Salidas Responsable o responsables Tiempos Mediciones existentes. 28 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(29) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Estas entrevistas abiertas no solo permitieron conocer las facetas puntuales del estudio, permitieron en un ambiente algo informal conocer su percepción acerca de los otros procesos, personas, metodologías y en general de la forma en como se realiza su labor y la de los demás. Esto resulto muy interesante porque permitió ver cuales son algunos de los puntos críticos del ciclo de vida. Esto servirá como material para análisis posteriores y optimización de los modelos.. 29 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(30) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. CONSTRUCTORA COLPATRIA S.A FECHA DEPARTAMENTO INTEGRANTES REUNION NOMBRE. CARGO. TEMAS A TRATAR PROCESOS Entrega Observaciones a Diseñadores Tecnicos. RESPONSABLES Coordinadora de diseños tecnicos. Verificación Diseños Tecnicos y ajustes. Coordinadora de diseños tecnicos. Revisión Planos Anteproyecto (Diseño y Construcción) Coordinadora de diseños tecnicos. Fig. 5. Formato de levantamiento de la información. Fuente Propia 30 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(31) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. EVALUACION ACTUAL CICLO DE VIDA: Esta etapa trae consigo una esquematización del ciclo de vida de los proyectos en la compañía y su análisis correspondiente. Se generara con el software Project. Este permitirá diagramar y mapear de manera sencilla el ciclo de vida en la compañía. De la misma forma esto hará que sea muy fácil de socializar y permear con los sistemas de gestión actuales en Constructora Colpatria.. Fig. 6. Línea Base de procesos PMI en una fase. PMBOK. PMI. Esta esquematización permitirá trazar una hoja de ruta de los proyectosde manera que se pueda definir si se están realizando buenas prácticas en cuento a eficiencia y calidad en los proyectos. Esta representación se realizara como diagramas de flujo, que muestren las relaciones que cada uno de los procesos tienen con los otros. Se presentaras como parciales, por etapas,y en los anexos se adjuntara el compendio general de este esquema, debido a su gran tamaño, no se puede incluir en toda su extensión en este documento.. ANALISIS DE INFORMACION: Una vez se cuente con un estado completo de la información se procederá a analizar las fortalezas y debilidades del ciclo de vida de los proyectos y se procederá a buscar soluciones a los puntos de conflicto identificados bien sea en las entrevistas o en la fase de esquematización. 31 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(32) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Este proyecto sigue una metodología algo atípica de análisis de información, ya que al ser exploratoria su característica – Yin (2003) --, las conclusiones y el mapeo general de los procesos serán dadas por la experiencia, mas no seguirán una línea de contrate de información determinada. Esto también parte de la forma en que se conducen las entrevistas, ya que estas son con preguntas abiertas y no permiten realizar análisis estadísticos de ningún tipo. La primera parte de este análisis será la esquematización de estos procesos en un flujograma que permitirá entender de mejor forma como funciona la dinámica del ciclo de vida de los procesos de la compañía. Mutis (2012) realiza un flujograma sencillo acerca del proceso de planeación de una compañía constructora y muestra de manera clara como estos procesos deben realizarse.. Fig. 7. Flujograma del proceso de estructuración de proyectos. Mutis (2012). Esta forma de representación grafica será la usada para presentar el estado actual de la compañía en cuanto a procesos. Estos mostraran como se interrelaciona y cuales son los responsables de estos procesos. El siguiente material que entrara a jugar en el análisis de la información serán las informaciones provenientes de las entrevistas exploratorias. Si bien en incisos anteriores se había hablado extensamente de estas no se había hecho énfasis en cual será puntualmente su uso. Este material nos permitirá ver cual es el sentir de los distintos departamentos en cuanto a sus procesos, el desconocimiento general de sus funciones y de esta forma podremos contrastarlo con las buenas prácticas en cuanto a proyectos, PMI (2008), Mutis (2012). Esto desencadenara en un documento con análisis de lo observado, conclusiones generales, y recomendaciones hacia la compañía. Finalmente se hará un análisis final del alcance de este proyecto con el fin de dejar trazada la ruta hacia posteriores investigaciones de este tipo a nivel organizacional.. 32 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(33) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. IMPLEMENTACION SOLUCIONES: Esta fase contempla exponer las conclusiones del estudio a la alta gerencia y a los líderes de proceso, con el fin de generar conciencia de estas deficiencias e iniciar la aplicación de estas nuevas concepciones. De la misma forma se realizara una socialización del mapa general de procesos de la compañía a todos los funcionarios ya que una de las motivaciones iniciales fue crear conciencia e inculcar en los funcionaros la visión sobre la importancia de su proceso en la dinámica de la compañía.. 33 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(34) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. ANALISIS DE PROCESOS. PREFACTIBILIDAD LOTES. ESTADO ACTUAL DEL PROCESO Este grupo de procesos es el eje de todos los negocios de la compañía a nivel de proyectos de vivienda. El gerente de proyecto, que es el encargado de buscar los negocios para la compañía (anteriormente, un gerente especializado se encargaba de esto, pero la estructura organizacional cambio) es el eje de esta gestión como tal, apoyado en múltiples personas, que lo asesoran desde la parte técnica, económica, de mercadeo, etc.. Tabla 2. Tiempos y responsabilidades actuales de la prefactibilidad de los lotes. Fuente Propia. 2012. Este Proceso parte del análisis de los lotes que llegan a la compañía desde varios aspectos. Estos arrancan desde el punto de vista normativo, esto permite trazar una implantación inicial para evaluarla y conocer la viabilidad de un proyecto en esa localización. Simultáneamente se realiza un estudio de las condiciones del mercado en la zona a tratar con el fin de conocer el “Target” al cual se le apuntaría como producto. Otras dos actividades que se realizan de forma simultánea, y que permiten conocer las condiciones del lote, son el estudio de disponibilidad de servicios públicos, básico en una ciudad como Bogotá, con tantos problemas de capacidad de redes, e insuficiencia en la gestión administrativa de estas entidades a nivel distrital en muchas ocasiones. 34 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(35) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. El otro gran paso es la evaluación jurídica y contractual del predio. Este paso también conocido como “Estudio de títulos” realiza una evaluación de 20 años de antigüedad del predio y se usa en algunas ocasiones a un abogado externo a la compañía para realizar esta labor. Una vez completada esta etapa se procede a realizar una evaluación técnico - financiera o prefactibilidad del proyecto inicial. Esto permitirá conocer desde el punto de vista de compañía, si es rentable y viable generar proyectos en ese lugar. Si todas las condiciones anteriormente mencionadas son completadas, el lote pasa para visto bueno del vicepresidente de la promotora y a su aprobación por parte de la presidencia y de la junta directiva.. Fig. 8. Estructuración actual del proceso de prefactibilidad de lotes. Fuente Propia. 2012. PROBLEMATICAS HALLADAS En la evaluación realizada a este proceso, se detallo en algunos departamentos el tiempo prolongado que en algunos casos lleva tomar una decisión de este tipo. Si bien debería considerarse como un proceso vital para el futuro de un negocio, la rigurosidad de su análisis no debe ser obviada. Algunos casos puntuales fueron encontrados y se describen a continuación: El formato de normas era una labor desempeñada por la coordinación de trámites. Por algunas circunstancias especiales se ha decidido que esta labor ya no dependa de esta persona, sino que la encabece la arquitecta de factibilidades. Esto no solo genera una sobrecarga y una transferencia de responsabilidades a una persona. 35 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(36) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. que si bien es muy idónea para desempeñarla, la carga de proyectos no le permitirá funcionar de la mejor manera. Los ejercicios que en algunas ocasiones se requieren con extrema urgencia, no generan una buena sensación en varios departamentos a cargo de labores de esta índole. Esquemas básicos, factibilidades, estudios de mercado. La dinámica del negocio requiere que se tomen este tipo de medidas en algunas ocasiones. Esto se ve como una problemática ya que en algunos departamentos el trabajo es tan estructurado, que no se cuenta con información o criterios generales que puedan dar certeza en datos rápidos.. SOLUCIONES PLANTEADAS Esta fase procesal no plantea problemas de coherencia, o errores en el tiempo de realización. Si vemos como PMI(2008) describe las necesidades y requisitos de la integración de procesos podemos ver que a pesar de no ser una fase muy larga en el ciclo de vida pero que sigue unos parámetros muy bien establecidos. Sin embargo se encontró en la evaluación del proyecto, que existe un proceso que es completamente incensario, y que en muchos casos no se realiza, este es el concepto técnico del gerente de proyectos. Si bien cuando llega un lote este se evalúa desde muchas ópticas, este paso como tal hace parte de la gestión misma del gerente, así que no se debe enmarcar en un espacio temporal. Esta medida reduce en aprox. 7 días hábiles la cadena procesal. Para optimizar estas labores, hay que verlas desde una óptica de trabajo día a día. Se debe propender como se menciona en el aparte de problemáticas por tener políticas de impacto que minimicen el margen de error y de confiabilidad en ejercicios rápidos y con poco grado de información. Es entendible que hay procesos muy bien estructurados y con requerimientos muy claros de datos de entrada, pero la dinámica del negocio debe seguir funcionando. Con respecto a la problemática presentada con la fase del formato de normas, considero según lo conversado con todas las partes que intervienen en este proceso que el alcance de esta labor mantenerse encabezado por la coordinación de tramites, o aumentar el numero de personas que desempeñan la labor de arquitectura de factibilidades si se desea transferir esta responsabilidad a ellos. En todo caso se debe propender por alguien especializado en normativa inmobiliaria.. 36 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(37) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Tabla 3. Tiempos y responsabilidades modificados de la prefactibilidad de los lotes. Fuente Propia. 2012. Fig. 9. Estructuración modificada del proceso de prefactibilidad de lotes. Fuente Propia.. 2012. COMPRA DE LOTE. ESTADO ACTUAL DEL PROCESO Este cadena de procesos se desencadena de la prefactibilidad de los lotes directamente y es el resultado del arduo trabajo que se realizo para poder tener la mayor cantidad de información a la hora de hacer un negocio en al compañía. Esta etapa es de gran importancia ya que compromete muchos de los recursos de la compañía.. 37 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(38) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. Tabla 4. Tiempos y responsabilidades actuales de la compra de los lotes. Fuente Propia. 2012. Esta etapa en principio contempla comprometer recursos de la compañía para un análisis un poco más técnico del predio. En esta etapa prácticamente se ha decidido iniciar un proyecto allí, solo hace falta certeza técnica, para cerrar el negocio desde el punto de vista, jurídico, económico y contractual. Posteriormente se empiezan los pasos generales para transferir la propiedad del predio a la compañía. Se realiza la verificación de los linderos del lote, la situación con respecto a las vecindades. Una vez se tenga esta información completa se procede a legalizar desde el punto de vista notarial el predio, generar escrituras, registrarla y obtener el certificado de tradición y libertad que acreditara al predio para futuras operaciones.. Fig. 10. Estructuración actual del proceso de compra de lotes. Fuente Propia. 2012. PROBLEMATICAS HALLADAS Esta etapa en las distintas evaluaciones que se realizaron, principalmente con el gerente del proyecto y con el departamento jurídico, evidencio problemáticas que no 38 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.

(39) Análisis y Mapeo del Ciclo de Vida de los Proyectos de Vivienda en una Compañía Constructora – Caso de Estudio Constructora Colpatria S.A –. necesariamente tienen que ver directamente con el proceder de los miembros de la compañía. Según la naturaleza del negocio (Fiducia, compraventa) la elaboración de las escrituras es rigurosa. Posteriormente su envió a las notarias, el pago de los impuestos y derechos y el registro de las copias, son tramites que pueden demorar entre 1 y tres meses según sea la eficiencia de las entidades. Esto marca un punto crítico en ciertas labores mas adelante en el proyecto.. SOLUCIONES PLANTEADAS Esta etapa del ciclo de vida, vemos que presenta problemas de demoras complejas, peor que no son responsabilidad directa de la compañía, sino de las entidades publicas y sus tiempos de respuesta. Las únicas soluciones viables que podríamos considerar es ser lo mas proactivos posibles con las entidades para de esta forma procurar por un tramite expedito.. REUNION DE INICIO. ESTADO ACTUAL DEL PROCESO Esta reunión es uno de los puntos clave de la integración de los procesos. Una estructura tan diversificada y en algunos casos “Burocrática” podría decirse, como la de Constructora Colpatria, requiere que todas las cabezas funcionales o las personas a cargo de los procesos y los proyectos estén enteradas desde el principio.. Tabla 5. Tiempos y responsabilidades Reunión de Inicio. Fuente Propia. 2012.. 39 Andres Charry Sánchez – Cód. 200512482.