MANUAL CARGUE PLANTILLA DE USUARIOS CONTROL DE ACCESO 2016

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Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL CARGUE PLANTILLA

DE USUARIOS CONTROL DE

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Contenido

1. GENERALIDADES... 3

1.1. Introducción ... 3

1.2. Objetivo del Manual ... 3

1.3. Alcance del Manual ... 3

1. PREPARAR PLANTILLA... 4

2. INGRESO A LA PLATAFORMA ... 6

2.1. Pantalla Inicial ... 6

1.1. INGRESO Al MENU DE CARGUE ... 7

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1. GENERALIDADES

1.1. Introducción

La Dirección de Sistemas de Información de la Universidad La Gran Colombia con el ánimo de gestionar el conocimiento, está generando manuales de usuario para documentar las actividades realizadas a través de los diferentes sistemas de información. Para este caso se realiza este manual para el cargue de usuarios que no registran en el sistema financiero y académico y que deben ser registrados en el sistema de control de acceso a la Universidad.

1.2. Objetivo del Manual

Indicar el proceso de cargue de usuarios a la plataforma de Control de Acceso.

1.3. Alcance del Manual

Manejo del módulo de cargue de información del aplicativo de control de acceso, para ingresar usuarios a la base de datos y puedan realizar los trámites respectivos como lo es el ingreso a la universidad.

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2. PREPARAR PLANTILLA EN EXCEL

La plantilla ha sido enviada por correo a todas las dependencias que requieren un cargue masivo de datos, el l nombre del archivo es “ EMPLEADO.XLSX” se debe abrir con el aplicativo Microsoft Excel

Esta plantilla ya trae el formato indicado en todas sus columnas para el cargue, no se deben cambiar los tipos de datos, solamente ingresar los datos de las persona para ser cargadas a la Base de datos del Sistema de Control de Acceso.

3. 4.

Si necesita consultar los datos de los códigos lo puede hacer desde el archivo anexo enviado en la circular para el cargue masivo de personas al Sistema de Control de acceso, si necesita copia comuníquese con la oficina de sistemas de información ext 201.

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En esta hoja “Códigos” para cargue de información, encontrará una tabla con la información detallada de cada campo de la plantilla y los datos que se deben diligenciar, así como listas desplegables con los nombres de las dependencias , cargos etc, con sus respectivos códigos que serán los que se deben registrar en la planilla “sheet1” del archivo en Excel Empleado.xlsx

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3. INGRESO A LA PLATAFORMA

Para iniciar se debe acceder a la plataforma indicando el usuario y la contraseña. Link de acceso:

http://172.20.100.240/ByAccess/Default.aspx Pantalla Inicial

3.1.

En esta pantalla se deben ingresar usuario y contraseña asignada, se tiene un usuario a cada dependencia de la universidad.

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Ingreso al Menú - Configuración

3.2.

Luego se selecciona la tabla de la lista se selecciona “ Empleado”

En seguida se busca el sitio donde está ubicado el archivo en Excel se pulsa en el botón

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Después se pulsa el botón Cargar.

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Por último se ingresa a la plataforma bytte para verificar con uno de los números de identificación de la planilla, si efectivamente está cargado en la plataforma.

Posibles Errores

3.3.

 Seleccione el archivo Excel

Este mensaje aparece si no se ha seleccionado un archivo en formato Excel, en esta caso es la plantilla con el nombre “EMPLEADO.XLSX”

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Página 11  Error ejecutando el proceso Error error cargando

Este error se presenta porque se está colando un dato no reconocido en una de las columnas, no cumple con el formato.