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21-9-2015
MOS EXCEL
2013
Manual para la preparación del
Examen 77-420
Centro de Información-Fundación Tomillo
MARIEL CARRASCOSA TERZI1
1.1. CREAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO. ____________________________________________ 3Reutilizar contenido que ya existe. __________________________________________________ 4 Ejercicios ________________________________________________________________________ 6 1.2. NAVEGAR POR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO. ________________________________________ 7 Localizar datos y elementos en una hoja de cálculo _____________________________________ 7 Insertar hipervínculos ____________________________________________________________ 8 Ejercicios _______________________________________________________________________ 10 1.3. APLICAR FORMATO A LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO. __________________________________ 11 Modificar la configuración de la página. _____________________________________________ 11 Insertar elementos en la página. ___________________________________________________ 11 Cambiar los temas y los colores de un libro. __________________________________________ 14 Modificar filas y columnas. _______________________________________________________ 15 Configurar la validación de datos. __________________________________________________ 17 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 19 1.4. PERSONALIZAR OPCIONES Y VISTAS EN LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO ____________________ 21 Mostrar diferentes vistas de las hojas de cálculo. ______________________________________ 21 Ver varias partes de una hoja de cálculo. ____________________________________________ 22 Mostrar y ocultar el contenido de un libro. ___________________________________________ 24 Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. ________________________________ 25 Personalizar la cinta de opciones. __________________________________________________ 28 Trabajar con macros. ____________________________________________________________ 29 Modificar las propiedades de un libro. ______________________________________________ 31 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 32 1.5. CONFIGURAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO PARA IMPRIMIRLOS O GUARDARLOS. __________ 34 Imprimir el contenido de un libro. __________________________________________________ 34 Guardar libros. _________________________________________________________________ 35 2.1. INSERTAR DATOS EN CELDAS Y RANGOS. ___________________________________________ 40 Crear datos ____________________________________________________________________ 40 Reutilizar datos. ________________________________________________________________ 44 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 46 2.2. APLICAR FORMATO A CELDAS Y RANGOS. __________________________________________ 48 Aplicar formato a la estructura de las celdas. _________________________________________ 48 Aplicar formato el contenido de las celdas. ___________________________________________ 50 Aplicar formato a los números. ____________________________________________________ 51 Copiar formato. ________________________________________________________________ 53 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 54
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2.3. ORDENAR Y AGRUPAR CELDAS Y RANGOS __________________________________________ 55Modelar datos. _________________________________________________________________ 55 Crear rangos con nombre. ________________________________________________________ 58 Trabajar con grupos de gastos y resúmenes. _________________________________________ 60 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 62 3.1. CREAR TABLAS. _______________________________________________________________ 64 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 67 3.2. MODIFICAR TABLAS. ___________________________________________________________ 69 Ejercicios _______________________________________________________________________ 70 3.3. FILTRAR Y ORDENAR TABLAS. ____________________________________________________ 72 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 74 4.1. UTILIZAR RANGOS DE CELDAS Y REFERENCIAS EN FÓRMULAS Y FUNCIONES. ______________ 75 Hacer referencia a celdas y rangos de celdas en fórmulas _______________________________ 75 Definir el orden de las operaciones. ________________________________________________ 78 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 79 4.2. RESUMIR DATOS UTILIZANDO FUNCIONES. _________________________________________ 80 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 83 4.3. UTILIZAR LA LÓGICA CONDICIONAL EN FUNCIONES. __________________________________ 84 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 86 4.4. APLICAR FORMATO Y MODIFICAR TEXTO UTILIZANDO FUNCIONES. ______________________ 87 Ejercicios _______________________________________________________________________ 90 5.1. CREAR GRÁFICOS. _____________________________________________________________ 92 Ejercicios. _______________________________________________________________________ 96 5.2. APLICAR FORMATO A GRÁFICOS. _________________________________________________ 98 Ejercicios. ______________________________________________________________________ 100 5.3. INSERTAR OBJETOS Y DARLES FORMATO. _________________________________________ 101 Añadir imágenes a una hoja de cálculo. ____________________________________________ 101 Añadir cuadros de texto a las hojas de cálculo: _______________________________________ 102 Añadir imágenes SmartArt a una hoja de cálculo. _____________________________________ 103 Ejercicios. ______________________________________________________________________ 104
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1.
Crear y gestionar libros y hojas
de cálculo
Las técnicas que tratan esta sección están relacionadas con la creación y la gestión de libros y hojas de cálculo. En concreto, este conjunto de técnicas se asocian con los objetivos que aparecen a continuación:
1.1.Crear libros y hojas de cálculo. 1.2.Navegar por libros y hojas de cálculo. 1.3.Aplicar formato a libros y hojas de cálculo.
1.4.Personalizar opciones y vistas en libros y hojas de cálculo.
1.5.Configurar libros y hojas de cálculo para imprimirlos o guardarlos.
Un libro de Excel puede contener una o más hojas de cálculo. Los datos de una hoja de cálculo pueden estar relacionados con datos de otras áreas de la hoja o de otros libros.
Un único libro puede contener una gran cantidad de datos sin procesar y calculados. Puedes estructurar y aplicar formato al contenido de libro para que la información importante se identifique fácilmente y para que los datos aparezcan correctamente en pantalla y cuando se impriman. Puedes localizar información dentro de un libro, buscando valores, elementos de una fórmula u objetos con nombre.
En Excel hay muchas formas de optimizar la apariencia y la funcionalidad de los procesos que se realizan con más frecuencia para que se adapten a tus preferencias individuales.
Este capítulo está relacionado con los libros y las hojas de cálculo en los que se almacena información: su creación, navegar por ellos, aplicarles formato, imprimirlos, guardarlos y personalizar elementos del entorno de Excel.
1.1.
CREAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO.
Uno de los aspectos que hace que Excel 2013 sea más eficiente que las versiones anteriores del programa es que crea sólo las hojas de cálculo y los libros necesarios. En lugar de crear un libro cada vez que se abre el programa, aparece una pantalla de inicio desde la cual puedes abrir un libro que ya existe o crear uno nuevo. Cuando Excel está abierto puede crear un libro en blanco o utilizar una plantilla con la opción Nuevo de la vista Backstage (ver la figura 1.1).
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Por defecto, un libro nuevo incluye sólo una hoja de cálculo. Puedes añadir más hojas en blanco o copiar o mover hojas de cálculo de otro libro.Truco: A la hora de crear objetos de Excel (como gráficos y tablas y gráficos dinámicos) puedes insertarlos en la hoja que contiene los datos o en hojas dedicadas exclusivamente al nuevo objeto. Para crear un libro en blanco:
Abre Excel. En la pantalla de inicio pulsa la tecla Esc o haz clic en el Libro en blanco.
Haz clic en el Libro en blanco en la página Nuevo de la vista Backstage.
Pulsa la tecla Control-N en la ventana del programa. Para crear un libro a partir de una plantilla:
Ve a la pantalla de inicio o a la opción Nuevo de la lista Backstage. Tienes varias opciones.
Haz clic en una de las plantillas incluidas.
Escribe un tipo de plantilla o un tema en la casilla de búsqueda y pulsa la tecla Intro o haz clic en el botón Iniciar búsqueda. Haz clic en la miniatura de una plantilla para que aparezca una vista previa de su contenido y crea el libro haciendo clic en Crear de la ventana del previsualización o haz doble clic en la miniatura de la plantilla para crear un libro sin que aparezca la vista previa.
Haz clic en Personal y haz doble clic en una plantilla personalizada o que se haya descargado.
Para insertar una hoja de cálculo nueva:
Haz clic en el botón Hoja nueva que aparece a la derecha en la sección inferior de la hoja de cálculo.
Haz clic en la flecha del botón Insertar situado en el grupo Celdas de la ficha Home y seleccione Insertar hoja.
O bien:
1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de la hoja de cálculo después de la cual quieras insertar una nueva hoja y selecciona Insertar.
2. Selecciona Hoja de cálculo en la ficha General del cuadro de diálogo Insertar y haz clic en Aceptar.
Reutilizar contenido que ya existe.
Puedes añadir una hoja de otro libro moviéndola o copiándola desde el libro original.
Si el archivo que quieres utilizar tiene otro formato (por ejemplo, un archivo de texto delimitado) también puedes importar su contenido a una hoja de cálculo de Excel. O puedes abrir el archivo en Excel y copiar sólo los datos que te interesan (véase la figura 1.2).
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Truco: Al importar un archivo su contenido se desconecta del archivo de origen, mientras que abrir el archivo te permite editar su contenido en Excel.Para mover o copiar una hoja de cálculo:
Arrastra la ficha de la hoja de cálculo a la nueva posición para mover la.
Pulsa la tecla Control y arrastra la ficha de la hoja de cálculo a la nueva posición para copiarla.
O bien:
1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de la hoja de cálculo y selecciona Mover o copiar.
O bien:
Haz clic en el botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona Mover o copiar hoja en la sección Organizar hojas.
2. En el cuadro de diálogo Mover o copiar tienes varias opciones (después haz clic en el botón Aceptar).
Para mover la hoja de cálculo dentro del mismo libro haz clic en la hoja antes de la cual quieras insertarla en Antes de la hoja.
Para mover la hoja de cálculo a otro libro abierto haz clic en el libro de destino en Al libro. Haz clic en la hoja antes de la cual quieras insertarla en Antes de la hoja.
Para mover la hoja de cálculo a un libro nuevo selecciona (nuevo libro) en Al libro. O bien:
Selecciona la casilla de verificación Crear una copia en el cuadro de diálogo Mover o copiar. Tienes varias opciones (después haz clic en Aceptar):
Para crear una copia dentro del mismo libro haz clic en la hoja de cálculo antes de la que quieras insertar la copia en Antes de la hoja.
Para crear una copia en otro libro abierto haz clic en el libro de destino en Al libro. Después haz clic en la hoja de cálculo antes de la cual quieras insertar la copia en Antes de la hoja.
Para crear una copia en un nuevo libro selecciona (nuevo libro) en Al libro.
Truco: Puedes mover o copiar una hoja de cálculo a un libro que ya existe sólo si este libro está abierto.
Para importar el contenido de un archivo de texto:
1. Haz clic en el botón Desde texto situado en el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos.
2. Examina y selecciona el archivo de texto de quieras importar en el cuadro de diálogo Importar archivode texto y haz clic en Importar.
3. Haz clic en Delimitados o en De ancho fijo a en la página Paso1 de 3 del Asistente para importar texto para indicar la forma en la que se separarán los datos del archivo de texto. Especifica las primeras filas de datos que quieres importar (casi siempre será la 1) y selecciona la casilla de verificación Misdatos tienen encabezados si es necesario. Haz clic en Siguiente. Truco: La vista previa situada en la zona inferior de la página muestra los datos que van a importarse. 4. Selecciona el carácter o caracteres que separa al contenido dentro del archivo de texto en la
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5. En la página Paso 3 de 3 (después haz clic en Finalizar): Haz clic en cada columna de datos numéricos de la previsualización que necesite un formato específico y selecciona el formato de número.
Haz clic en cada columna que quieras excluir de la operación de importación y selecciona No importar columna (saltar).
6. Haz clic en la ubicación del cuadro de diálogo Importar datos en la que quieras importar los datos y haz clic en Aceptar.
Para abrir un archivo no nativo en Excel:
1. Selecciona la ubicación en la que quieres abrir el archivo en la página Abrir de la vista Backstage y haz clic en Examinar.
2. Selecciona Todos los archivos (*.*) En la lista de tipos de archivo del cuadro de diálogo Abrir o haz clic en el tipo específico de archivo que quieres abrir.
3. Examina y selecciona el archivo que quieres abrir y haz clic en Abrir.
Ejercicios
El archivo necesario para realizar estos ejercicios está situado en la carpeta MOSExcel2013\Objetivo1. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.
Creo un libro basado en la plantilla de un informe de ventas de tu elección y guárdalo con el nombre de Datos de ventas. Deja el libro abierto.
Abre el libro Excel 1_1 -1 y realiza las siguientes tareas:
o Mueve la hoja de cálculo Datos origen para que sea la última del libro.
o Haz una copia de la hoja de cálculo Datos origen que sea la última del libro Datos de ventas.
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1.2. NAVEGAR POR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO.
Localizar datos y elementos en una hoja de cálculo
Puedes localizar fácilmente valores específicos, contenido de fórmulas, texto de comentarios y formato en cualquier parte de un libro. Con la función Buscar puedes buscar texto y formato en fórmulas, valores calculados o comentarios en un libro completo o en una hoja de cálculo específica (véase la figura 1.3).
Figura 1.3. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Si estás buscando un elemento o tipo de elemento específico puedes localizarlo utilizando los comandos Ir a e Ir a especial. En el cuadro de diálogo Ir a puedes localizar cualquier elemento con nombre (una celda, un rango de celdas, un rango con nombre, una tabla o un gráfico). En el cuadro de diálogo Ir a especial puedes localizar comentarios, fórmulas o elementos específicos de una fórmula, celdas en blanco, objetos, diferencias entre filas o columnas, precedentes y dependientes, formato condicional, validación de datos, etc. (véase la figura 1.4).
Figura 1.4. Cuadro de diálogo Ir a e Ir a Especial. Para buscar texto:
1. Haz clic en la flecha del botón Buscar y seleccionar situado en el grupo Modificar de la ficha Inicio y selecciona Buscar (o pulsa la tecla Control -B).
2. Escribe el texto que quieres localizar en la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, y si es necesario, haz clic en Opciones para ver los parámetros de búsqueda. 3. Especifica los siguientes parámetros de búsqueda.
Selecciona Hoja o Libro en Dentrode.
Selecciona Porfilas o Porcolumnas en Buscar.
Selecciona Fórmulas, Valores o Comentarios en Buscaren.
4. Selecciona las casillas de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas o Coincidir con el contenido de toda la celda para limitar aún más la búsqueda.
5. Haz clic en Buscar siguiente. Para buscar formato:
1. Haz clic en el botón Formato situado en la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
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2. Especifica el número, la alineación, la fuente, el borde, el relleno o el formato de protecciónque quieras encontrar en el cuadro de diálogo Buscar formato. Haz clic en Aceptar. 3. Haz clic en Buscar siguiente en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Para buscar un formato coincidente:
1. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscary reemplazar y selecciona Elegirformato de celda.
2. Cuando el cursor del ratón se convierta en un cuentagotas, selecciona la celda en la que quieras basar tu búsqueda.
3. Haz clic en Buscar siguiente en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Para mover a una celda con nombre, a un rango o a un elemento de un libro:
Haz clic en la flecha del Cuadro de nombres que está al lado de la Barra de fórmulas y selecciona el elemento con nombre.
O bien:
1. Selecciona Ir a la lista del botón Buscary seleccionar (o pulsa las teclas Control–I).
2. Haz clic en un elemento con nombre en la lista Ir a del cuadro de diálogo Ir a y en Aceptar. Para moverse a una localización que tenga una propiedad específica:
1. Selecciona Ir a especial en la lista del botón Buscar y seleccionar (o haz clic en el botón Especial del cuadro de diálogo Ira).
2. Haz clic en la propiedad por la que quieres buscar en el cuadro de diálogo Ir a especial y en Aceptar.
Insertar hipervínculos
Las hojas de cálculo de Excel pueden incluir vínculos, que son una forma rápida de conectar con información relacionada o de crear un mensaje de correo electrónico. Puedes crear un hipervínculo desde cualquier celda de contenido con cualquiera de las ubicaciones de hipervínculos compatibles con los programas de Office 2013: otro ubicación en la hoja de cálculo, en el libro, en un documento externo o en la Web (véase la figura 1.5).
Por defecto, los hipervínculos tienen un formato de texto subrayado y coloreado (los colores del hipervínculo activo y seguido son especificados por el tema). Al pasar el cursor del ratón por la celda que contiene el texto con hipervínculo aparece su destino.
Truco: Para seleccionar una celda que contiene un hipervínculo haz clic en la parte de la celda que está fuera del hipervínculo o haz clic y mantén pulsado el botón del ratón hasta que el cursor del ratón se convierta en un signo más.
Para crear un hipervínculo a una página Web:
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Escribe una URL en la celda y pulsa la tecla Intro. O bien:
1. Selecciona la celda o elementos desde el cual quieres establecer el enlace.
2. Haz clic en el botón Hipervínculo (o pulsa las teclas Control-Alt-K) situada en el grupo Vínculos de la fiche Insertar.
3. Haz clic en Archivoo páginaWebexistente en la lista Vincular a del cuadro de diálogo Insertarhipervínculo.
4. Escribe la URL de la página Web con la que quieres enlazar en Dirección. O bien:
Haz clic en el botón Explorar la Web (el botón con un globo y una lupa de aumento). En la ventana del navegador que se abre (no una ventana abierta previamente) busca la página Web con la que quieres enlazar y haz clic en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para copiar la dirección de la página Web desde la barra de direcciones del navegador. Después minimiza o cierra la ventana del navegador.
Truco: Si la dirección de la página Web no se copia con un formato válido (por ejemplo, si la página Web está un sitio de Microsoft SharePoint) copia manualmente la dirección de la barra de direcciones del navegador y pégala en Dirección en el cuadro de diálogo Insertarhipervínculo.
5. Si quieres que aparezca otro texto diferente al de destino cuando un usuario pase el cursor de ratón por el hipervínculo, haz clic en el botón Info. en pantalla, escribe el texto y haz clic en Aceptar.
Truco: Al insertar un hipervínculo en una celda que contienen texto (no datos numéricos) se activará el cuadro Texto. Puedes cambiar el texto de la celda escribiendo uno alternativo.
6. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Para crear un hipervínculo con un archivo que ya existe:
1. Selecciona la celda o elemento desde el cual quieres enlazar y haz clic en el botón Hipervínculo (o pulsa las teclas Control.Alt-K).
2. Haz clic en Archivo o página web existente en la lista Vincular a del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
3. Busca el archivo con el que quieres enlazar en Buscar en.
4. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Para crear un libro de Excel y un hipervínculo con él:
1. Selecciona la celda o el elemento desde el cual quieres establecer el enlace y haz clic en el botón Hipervínculo (o pulsa las teclas Control -Alt -K).
2. Haz clic en Crear un nuevo documento en la lista Vincular a del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
3. Escribe un nombre para el libro en Nombre del nuevo documento.
Truco: No escribas la extensión del archivo. La opción Crear nuevo documento crea de forma automática un libro de Excel.
4. Para crear el documento en otra carpeta que no sea Documentos haz clic en el botón Cambiar, busca la carpeta en la que quieres guardar el archivo en el cuadro de diálogo Crear nuevo documento y haz clic en Aceptar.
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5. En la zona Cuándo modificar tienes varias opciones: Haz clic en Modificar un documento nuevo más adelante para crear un libro en blanco.
Haz clic en Modificar documento nuevo ahora para crear un libro en blanco y abrirlo en Excel.
6. haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
Para crear un hipervínculo con una hoja de cálculo o con un rango de celdas con nombre dentro del libro:
1. Selecciona la celda o elemento desde el cual quieres crear el enlace y haz clic en el botón Hipervínculo (o pulsa las teclas Control -Alt -K).
2. Selecciona Lugar de este documento en la lista Vincular a del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
3. Haz clic en el encabezado o en el marcador con el que quieres enlazar en o selecciona un lugar de este documento.
4. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Para crear un hipervínculo que cree un mensaje de correo electrónico:
1. Selecciona la celda o el elemento desde el cual quieres establecer el enlace y haz clic en el botón Hipervínculo (o pulsa a las teclas Control -Alt -K).
2. Selecciona la opción Dirección de correo electrónico en la lista Vincular a del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
3. Escribe la dirección de correo electrónico del receptor del mensaje en Dirección de correo electrónico.
4. Escribe el tema del mensaje en Asunto.
5. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
Ejercicios
Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta MOSExcel2013\Objetivo1. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.
Abre el libro Excel1_1-2a y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Lista productos utilizando las técnicas que aparecen en esta sección:
o Ve a la primera celda que contenga un comentario.
o Ve al rango de celdas llamado Arbustos_bayas.
o Ve la celda F13.
o Crear un hipervínculo desde la celda F13 hasta el rango de celdas llamado Arbustos_bayas.
o Ve a la celda que está situada en la intersección de la última fila y columna activas en la hoja de cálculo.
Abre el libro Excel 1_1 -2b y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Empleados:
o Crea un hipervínculo con el sitio Web www.adventure-works.com en la celda C12.
o Edita el hipervínculo para que en la celda aparezca el texto Visite nuestro sitio web en lugar de la URL.
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1.3. APLICAR FORMATO A LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO.
Modificar la configuración de la página.
Puedes controlar el espacio que ocupan las hojas de cálculo impresas definiendo el tamaño del papel y la orientación y cambiando los márgenes y el espacio asignado al encabezado y al pie de página. Al configurar estas opciones definimos el espacio que hay disponible para el contenido de una página individual cuando se imprime o se visualiza en la lista de impresión.
Truco: Si el contenido no se adapta a la área asignada puedes escalar la página, ya sea en la ficha Diseño de página o en la página Imprimir. Este tema se trata en una sección posterior de este capítulo.
Para cambiar los márgenes de la página:
1. Haz clic en el botón Márgenes situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.
2. En el menú Márgenes:
Haz clic en el ajuste de margen estándar que prefieras.
Haz clic en el comando Márgenes personalizados, especifica los márgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página y haz clic en Aceptar.
Para cambiar la orientación de la página:
Haz clic en el botón Orientación situado en el grupo Configurarpágina de la ficha Diseño depágina y selecciona Vertical u Horizontal.
Para configurar un tamaño de papel estándar:
Haz clic en el botón Tamaño situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página y selecciona el tamaño del papel que quieras.
Para configurar un tamaño de papel personalizado:
1. Haz clic en el botón Tamaño situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página y selecciona Más tamaños de papel.
2. Haz clic en el botón Opciones situado en la ficha Página del cuadro de diálogo Configurarpágina.
3. Selecciona Personalizado en la zona de opciones de ajuste de tamaño del cuadro de diálogo de propiedades de la impresora.
4. Escribe un nombre para el tamaño personalizado, el ancho y la longitud del papel, especifica las unidades de medida y haz clic en Guardar y en Aceptar.
5. Haz clic en Aceptar en todos los cuadros de diálogo abiertos.
Truco: Los ajustes de impresión disponibles dependen de la impresora seleccionada en ese momento.
Insertar elementos en la página.
Puedes añadir información a cada página impresa de una hoja de cálculo en la vista Diseño de página insertándola en los encabezados en los pies de la página. Puede tener un encabezado y un pie de página distintos en la primera página o diferentes encabezados y pies de páginas en páginas pares e impares. Al crear un encabezado o un pie de página Excel muestra el libro en una vista que es
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similar a la de Diseño depágina y aparece en la ficha de herramientas de Diseño en la Cintade opciones.Un encabezado o un pie de página activos se dividen en tres secciones en las que puedes introducir información, ya sea de forma manual o desde la ficha de la herramienta Diseño (los comandos de la ficha Insertar no están disponibles cuando el encabezado o el pie de página están activos).
Puedes introducir información del documento y propiedades, número de página actual o total, la fecha o la hora actuales, la ruta del archivo, el nombre del archivo o el nombre de la hoja desde la ficha de la herramienta Diseño o puedes escribir un texto y aplicarle formato de la misma forma que harías en el cuerpo de la hoja de cálculo. También puedes insertar una imagen (por ejemplo, el logotipo de una empresa).
Si quieres visualizar e imprimir una imagen o un texto en una hoja de cálculo, por ejemplo, para indicar que es un borrador, que se trata de información confidencial o para indicar la propiedad de los derechos de autor, puedes simular una marca de agua de una de estas formas:
Insertar una imagen en el encabezado o en el pie de página. Las ventajas de este método son que la imagen aparece en todas las páginas impresas y puede aplicarse fácilmente un efecto para que parezca una marca de agua real. Un posible inconveniente es que la imagen se ancla al encabezado o al pie de página en lugar de centrarse en ella.
Importante: Si anclas la imagen al pie de página tienes que incluir contenido en el encabezado o la imagen no será visible en la zona de contenido.
Insertar una imagen de fondo en la hoja de cálculo. La ventaja de este método es que la imagen aparece en todas las páginas impresas. El inconveniente es que Excel divide en cuadrados las imágenes de fondo, por lo que tendrás que seleccionar una imagen con el tamaño de la página o una imagen que se repita con gracia. También puedes aplicar de forma manual cualquier efecto antes de seleccionar la imagen.
Insertar un objeto WordArt en la hoja de cálculo. La ventaja de este método es que es una forma sencilla de crear texto y aplicarle formato, puedes colocarlo en cualquier lugar de la página y puedes girar el objeto WordArt como quieras. Un posible inconveniente es que tienes que colocar el objeto Word Art en cada página en la que quieras que aparezca (véase la figura 1.6).
Figura 1.6. Marcas de agua creadas con una imagen y con un objeto WordArt. Marca de agua en el encabezado Marca de agua WordArt
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Para insertar contenido en un encabezado o en un pie de página:1. Selecciona Encabezado o Piedepágina en el grupo Texto en la ficha Insertar o en la sección. Haz clic para agregar encabezado que aparece al seleccionar la ficha Configurarpágina.
2. Haz clic en la sección izquierda, central o derecha:
Para insertar la propiedad de un documento en la sección activa del encabezado selecciona la información del documento en la lista Encabezado del grupo Encabezado y pie de página en la ficha de la herramienta Diseño o haz clic en un botón del grupo Elementosdelencabezadoypiedepágina.
Haz clic en el botón Imagen o en el grupo Elementos del encabezado y pie de página para buscar la imagen que quieras mostrar en la sección activa del encabezado.
Escribe manualmente la información en la sección activa del encabezado.
3. Para ver diferentes encabezados en la primera página o en páginas posteriores o en páginas pares o impares selecciona la casilla de verificación correspondiente en el grupo Opciones e inserta la información del encabezado que quieras configurar para cada conjunto de páginas.
4. Para ir al pie de página haz clic en la sección Haga clic para agregar pie de página en cualquier página o en el botón Ir al pie de página situado en el grupo Navegación de la ficha de la herramienta de Diseño.
5. Para cerrar las zonas de encabezado y pie de página haz clic en el cuerpo de la hoja de cálculo.
Truco: Si quieres insertar un encabezado o un pie de página justo antes de imprimir, puedes hacerlo desde la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página, el cual puedes acceder desde la página Imprimir de la vista Backstage.
Para editar el encabezado o el pie de página:
Activa el encabezado o el pie de página y realiza los cambios necesarios.
Para simular una marca de agua añadiendo una imagen al encabezado o al pie de página:
1. Activa el encabezado o el pie de página y haz clic en la sección izquierda, central o derecha a la que quieras anclar la marca de agua.
2. Haz clic en el botón Imagen situado en el grupo Elementos del encabezado y pie de página en la ficha de la herramienta Diseño y busca la imagen que quieras que aparezca como una marca de agua.
3. Con el elemento &[imagen] seleccionado en el encabezado o en el pie de página haz clic en el botón Dar formato a la imagen en el grupo Elementos del encabezado y pie de página.
4. Configura la altura y la anchura de la imagen para que tenga el tamaño de la página en la ficha Tamaño del cuadro de diálogo Formato de imagen (o el tamaño que quieras que tenga desde la ubicación del ancla).
5. Selecciona Marcade agua en la lista Color de Controlde imagen en el cuadro de diálogo Formato de imagen de la ficha Imagen. Realizar los ajustes de color y haz clic en Aceptar.
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Para simular la apariencia de una marca de agua añadiendo una imagen de fondo:1. Haz clic en el botón Fondo situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página.
2. Localiza e inserta el archivo de la imagen que quieres utilizar como fondo en el cuadro de diálogo Insertar imágenes (utiliza las técnicas estándar para localizar un archivos en el ordenador o en líneas).
Para simular una marca de agua de texto:
1. Haz clic en el botón WordArt situado en el grupo Texto de la ficha Insertar. 2. Selecciona un estilo de texto transparente en la galería de WordArt.
3. Escribe el texto de la marca de agua.
4. Ajusta el giro, el tamaño y la ubicación del objeto WordArt si es necesario.
Cambiar los temas y los colores de un libro.
Puedes mejorar la apariencia de un libro aplicando un tema predefinido (una combinación de colores, fuentes y efectos). En la galería Temas aparecerá una previsualización en vivo del efecto de un tema si pasas el cursor del ratón sobre él antes de aplicarlo (véase la figura 1.7).
Si te gustan algunos aspectos de diferentes temas (por ejemplo, los colores de un tema y las fuentes de otro) puedes mezclarlos. Si creas una combinación de elementos de diferentes temas que te gustaría utilizar en otras hojas de cálculo, puedes guardarla como un nuevo tema. Después de guardar un tema en la carpeta predeterminada Document Themes, el tema está disponible en la sección Personalizados de la galería Temas.
Para aplicar el formato a varias hojas de cálculo a la vez agrupa las hojas y realiza la operación de formato.
Para aplicar un tema o una hoja de cálculo:
1. Haz clic en el botón Temas situado en el grupo Temas de la ficha Diseñodepágina. 2. Elige el tema que quieras en la galería Temas.
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Para modificar un tema:1. Haz clic en el botón Colores, Fuentes o Efectos en el grupo Temas. 2. Haz clic en el elemento del tema que quieras modificar en la galería. Para guardar un tema personalizado:
1. Selecciona Guardartemaactual en la galería Temas.
2. Escribe un nombre para el tema en el cuadro Nombredel archivo del cuadro de diálogo Guardartemaactual y haz clic en Guardar.
Para agrupar hojas de cálculo:
Para agrupar todas las hojas de cálculo haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de cualquiera de ellas y haz clic en Seleccionar todas las hojas.
Para agrupar hojas de cálculo adyacentes haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que aparece más a la izquierda, pulsa la tecla Máyus y haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que aparece más a la derecha.
Para agrupar hojas de cálculo no adyacentes, haz clic en la ficha de cualquier hoja de cálculo, pulsa la tecla Control y haz clic en la ficha de cada hoja de cálculo adicional.
Truco: Cuando se agrupan las hojas de cálculo de Excel aparecerá [Grupo] después del nombre del libro en la Barra de título. Muchos comandos no están disponibles cuando las hojas de cálculo están agrupadas.
Para desagrupar hojas de cálculo:
Haz clic en la ficha de cualquier hoja de cálculo.
Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja de cálculo que no esté agrupada.
Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja de cálculo agrupada y selecciona Desagrupar hojas.
Truco: Cuando un libro contiene varias hojas de cálculo, puede ser útil asignarles diferentes colores en las fichas para clasificarlas o distinguirla fácilmente. Para cambiar el color de la ficha de una hoja de cálculo haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha, selecciona Color de etiqueta e indica el color que quieras.
Modificar filas y columnas.
Insertar y eliminar filas y columnas es una parte natural del desarrollo de las hojas de cálculo y en Excel 2013 no puede ser más fácil. Puedes insertar una fila entera por encima de la celda seleccionada o toda una columna a la izquierda de ella. Si quieres insertar una celda en lugar de una fila o una columna puedes hacer sitios moviendo las celdas hacia abajo o hacia la derecha. También puedes eliminar una fila o columna seleccionada o eliminar sólo las celdas seleccionadas y especificar cómo debería rellenarse el espacio de las celdas que permanecen en su sitio.
Además de insertar filas, columnas o celdas vacías puedes insertar el contenido que hayas cortado o copiado de una celda directamente en una tabla o rango de datos que ya exista con un solo comando. Al insertar un rango de celdas en lugar de toda una fila o columna, Excel te pedirá instrucciones para añadir espacio antes de insertar un rango con una forma similar.
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Truco: Selecciona siempre una única celda cuando insertes celdas copiadas o cortadas. Si seleccionas un rango con un tamaño y una forma diferentes del que quieres insertar, aparecerá un mensaje de error.Por defecto, las filas de las hojas de cálculo tienen una altura estándar de 15 puntos y su altura aumenta o disminuye para alojar al número de líneas de la entrada más larga. Puedes cambiar manualmente la altura de una fila, pero es mejor dejar que sea dinámica para que se adapte a futuros cambios, a no ser que tengas una buena razón para hacerlo. Por ejemplo, si quieres configurar una fila estrecha para crear una separación visual entre bloques de datos (puedes restaurar el ajuste de altura dinámico si es necesario).
Las columnas de una hoja de cálculo tienen una anchura estándar de 8.43 caracteres (en la fuente predeterminada) y su configuración no es dinámica. Es más probable que quieras cambiar el ancho de una columna que la altura de una fila, normalmente para que quepan entradas largas. Puedes hacer que Excel ajuste una columna para que se adapte a su entrada más larga o puedes ajustarlo de forma manual hasta un máximo de 255 caracteres. Junto con la adaptación del texto, ajustar la anchura de una columna es una técnica clave para que sea visible el mayor número de datos en pantalla o en una página.
Truco: Cuando la regla está oculta, la altura de las filas se especifica en puntos y la anchura de las columnas en caracteres. Cuando la regla es visible, la altura de las filas y la anchura de las columnas se especifican en pulgadas.
En cuanto a los ajustes de altura y anchura, seleccionar una única celda en una fila o en una columna es igual que seleccionar toda la fila o la columna. Puedes cambiar la altura o la anchura de varias filas o columnas a la vez seleccionándolas y realizando la operación de cambio el tamaño.
Para insertar filas o columnas:
1. Selecciona el número de filas que quieras insertar empezando con la fila esté por encima del lugar en el que quieres que aparezcan las filas insertadas o selecciona el número de columnas que quieras insertar, empezando con la columna que está a la izquierda del lugar en el que quieres que aparezcan las columnas insertadas.
2. Haz clic en el botón Insertar situada en grupo Celdas de la ficha Inicio. O bien:
Haz clic con el botón derecho del ratón en la selección y selecciona Insertar. Para eliminar las filas o columnas seleccionadas:
Haz clic en el botón Eliminarsituada en el grupo Celdas de la ficha Inicio. Para cambiar la altura de una fila seleccionada:
Arrastra el borde inferior de una fila hacia arriba o hacia abajo.
Truco: Al arrastrar el borde aparece un cuadro de información con altura actual de la fila en puntos o en pulgadas y en píxeles.
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1. Haz clic en las flechas del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio yselecciona Altodefila.
2. Especifica la altura en el cuadro de diálogo Alto de fila y haz clic en Aceptar. Para cambiar la anchura de una columna seleccionada:
Arrastra el borde derecho de la columna hacia la derecha o hacia la izquierda.
Truco: Al arrastrar el borde aparece un cuadro de información con la anchura actual de la columna en caracteres o pulgadas y en píxeles.
O bien:
1. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona Ancho de columna.
2. Especifica el ancho que quieras en el cuadro de diálogo Ancho de columna y luego haz clic en Aceptar.
Para cambiar el tamaño de una columna o fila y que se adapte a su contenido:
Haz doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna o en el borde inferior del encabezado de la fila.
Haz clic en la flecha el botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona Autoajustar ancho de columna.
Haz clic en la flecha el botón Formato situado en grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona Autoajustar alto de fila.
Truco: Puedes ajustar la anchura de todas las columnas de una hoja de cálculo a la vez. Haz clic en el selector de hojas de cálculo para seleccionar toda la hoja de cálculo y haz doble clic en el borde que hay entre dos columnas. Cada columna rellenada cambia el tamaño para adaptarse su contenido. Las columnas vacías permanecerán sin cambios.
Configurar la validación de datos.
Una forma sencilla de que las hojas de cálculo tengan los resultados esperados es asegurarse de que los datos que se introducen cumplen determinados criterios. Esto es especialmente importante en los libros que van a compartirse con otras personas para que rellenen datos. Puedes hacerlo de dos formas:
Limitando las entradas a aquellas que elija el usuario de una lista.
Comprobando los datos con criterios específicos mientras se introducen. A esto se denomina validar los datos.
Puedes validar datos de varias formas. En las comprobaciones numéricas, de fecha o de hora puedes especificar si quieres permitir que la entrada esté entre dos esté valores, que no esté entre dos valores o que sea mayor, menor, igual o no igual a un valor. Los valores que se utilizan en la validación pueden ser específicos (una referencia a una celda en la hoja de cálculo o a una celda en otra hoja) o calculados con una fórmula que hace referencia a celdas. Así pueden crearse reglas de validación muy complejas. Por ejemplo, podrías crear una regla en una hoja de cálculo de un presupuesto especificando que el elemento del presupuesto relativo a las contribuciones a la caridad sea al menos igual que el año anterior, pero no más del 10% del beneficio neto antes de impuestos. Puedes limitar el contenido de una celda a los siguientes tipos de datos:
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Cualquier valor. Es el valor predeterminado.
Número entero. Un número entero, ya sea positivo o negativo.
Decimal. Cualquier tipo de número, entero o de otro tipo, positivo o negativo.
Lista. Una lista de entradas en la cual el usuario puede seleccionar sólo un valor específico.
Fecha. Cualquier formato de fecha reconocido. Puedes especificar un rango de datos permitido.
Hora. Cualquier formato de hora reconocido. Puedes especificar un rango de datos permitido.
Longitud del texto. Un número de máximo de caracteres.
Personalizada. Cualquier fórmula válida de Excel que sea igual a Verdadero o Falso. Para validar el dato que se introduce, haz referencia a la celda en la fórmula. Por ejemplo, para comprobar si el valor de la celda C3 contiene texto, utiliza la fórmula =ESTEXTO(C3). Cuando los datos introducidos en una celda no cumplen los criterios de validación aparecerá el mensaje de error. También puedes hacer que Excel muestre instrucciones que guían al usuario para insertar el tipo correcto de datos en la celda. El mensaje de entrada se parece a un comentario y es visible sólo cuando la celda está activa.
Para limitar las entradas a una lista específica de opciones:
1. Escribe los elementos que quieres que estén disponibles en la lista, en un rango de celdas en la hoja de cálculo en la que crearás las listas de entradas. Selecciona una ubicación que no interfiera con la entrada de datos.
O bien:
Escribe los elementos de la lista en un rango de celdas en una hoja de cálculo distinta a aquella en la que crearás la lista de entradas.
2. Selecciona la celda o rango de celdas para las que quieres crear la lista de entradas
3. Haz clic en el botón Validación de datos situado en el grupo Herramientasdedatos en la ficha Datos.
4. Haz clic en la lista Permitir en la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validaciónde datos.
5. Coloca el cursor en la casilla de origen, selecciona o escribe el rango de celdas que contiene los elementos de la lista que has creado en el paso 1.
6. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Validacióndedatos.
Para limitar las entradas a aquellas que cumplan criterios específicos:
1. Selecciona la celda o rango de celdas a las que quieres aplicar los criterios de validación de datos.
2. Haz clic en el botón Validación de datos situado en el grupo Herramientasdedatos de la ficha Datos.
3. Haz clic en Permitir en la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validacióndedatos y en el tipo de datos que quieres permitir.
4. En las casillas de criterios específicos de texto que aparecen, selecciona o escribe los criterios que tienen que cumplir los datos en las celdas seleccionadas y haz clic en Aceptar.
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Truco: Ten cuidado al configurar las comprobaciones de validación de datos, ya que podrías desactivar sin querer datos válidos. Prueba tus criterios de validación escribiendo datos tanto válidos como inválidos y verificando que obtienes los resultados esperados.Para configurar un mensaje de entrada que sea compatible con la validación de datos:
1. Selecciona la casilla de verificación Mostrar mensajes de entrada al seleccionar la celda en la ficha Mensajes de entrada del cuadro de diálogo Validación de datos.
2. Escribe el texto que quieras que aparezca en negrita al principio del mensaje en Título. 3. Escribe el texto que quieras que aparezca en fuente normal después del título del mensaje
en Mensaje de entrada. 4. Haz clic en Aceptar.
Para modificar el mensaje de error estándar:
1. Selecciona la casilla de verificación Mostrarmensajesde errorsise introducendatosno válidos en la ficha Mensajesdeerror del cuadro de diálogo Validacióndedatos.
2. Haz clic en el tipo de icono que quieres que aparezca en el mensaje de error en Estilo: Detener para visualizar una equis blanca dentro de un círculo rojo, Advertencia para visualizar un signo de exclamación negro dentro de un triángulo amarillo o Información para visualizar una letra i en minúsculas dentro de un círculo azul.
3. Escribe el texto que quieres que aparezca en la barra de título del cuadro de diálogo del mensaje de error en Título.
4. Escribe el texto que quieres que aparezca en el cuerpo del cuadro de diálogo del mensaje de error en Mensajedeerror.
5. Haz clic en Aceptar.
Para localizar las celdas de una hoja de cálculo en las que se ha configurado la validación de datos.
Haz clic en el botón Buscar y seleccionar situado en el grupo Modificar de la ficha Inicio y selecciona Validacióndedatos.
Para cancelar la validación de datos:
1. Selecciona una o más celdas en las que quieras eliminar la validación de datos.
2. Para cancelar todos los criterios de validación de datos seleccionados en la hoja de cálculo, selecciona la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validacióndedatos.
3. Haz clic en Borrar datos en cualquier página del cuadro de diálogo y en Aceptar.
Ejercicios.
Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta MOSExcel2013\Objetivo1. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.
Abre el archivo Excel_1 -1a y realiza las siguientes tareas:
Cambia cada una de las fichas de las hojas de cálculo a un color diferente.
Configura la hoja de cálculo EneFeb para que se imprima en horizontal en dos páginas de tamaño carta.
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Configurar la hoja de cálculo MayJun para que se imprima a un 50% de su tamaño actual.
Abre el archivo Excel_1-3b y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Pedidos:
Crea un título que se imprima en todas las páginas de la hoja de cálculo excepto en la primera. A la izquierda del título escribe la fecha de hoy, en la sección central escribe el nombre del libro y a la derecha escribe el número de página.
En la vista Normal cambia la sección central del encabezado para que refleje el nombre de la hoja de cálculo en lugar del nombre del libro.
Elimina los números de página del título y añade los números de página para que se imprima en la zona inferior de cada página.
Añade una validación de datos a la hoja DetallesPedidos del libro Excel_1 -3c para verificar la columna de Descuento y asegúrate de que el valor está entre 0 y 0.2 (en otras palabras, que el descuento no exceda el 20%). Incluye un mensaje de entrada y muestra una advertencia si se introduce un valor incorrecto.
En el libro Excel_1-3d vé la hoja de cálculo PorProductoCliente y asegúrate de que al menos se expande el contorno de una sección. Después agrupa todas las hojas de cálculo y aplica un tema al grupo de hojas.
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1.4. PERSONALIZAR OPCIONES Y VISTAS EN LIBROS Y HOJAS DE
CÁLCULO
Mostrar diferentes vistas de las hojas de cálculo.
Puedes cambiar entre las tres vistas de una hoja de cálculo en la Barra de estado situada en la zona inferior de la ventana del programa o en la ficha Vista:
Normal. La hoja de cálculo se visualizan la ventana con un aumento del 100% o con el nivel de zoom que se haya seleccionado. Los saltos de páginas se indican con líneas negras discontinuas.
Diseño de página. Cada página de la hoja de cálculo tendrá la misma apariencia que cuando se imprima, con espacio en las páginas individuales. Aparece una regla en el borde izquierdo de la ventana junto a los encabezados opcionales de la fila. El encabezado y el pie de página son visibles y puedes seleccionarlos para su edición.
Vista Previa de salto de página. Toda la hoja de cálculo aparecerá en la ventana, los saltos de páginas se indican con líneas discontinuas azules y en negrita y los números de página aparecen en el centro de cada página. Puedes cambiar los saltos de página arrastrando las líneas azules.
Para maximizar la zona de trabajo puedes visualizar una hoja de cálculo en el modo de pantalla completa de forma que sólo sea visible la barra de título. Para aumentar el espacio vertical del área de trabajo pero tener acceso fácil a los comandos puedes ocultar la Cinta deopciones y que sólo sean visibles sus fichas y ocultar la Barradefórmulas.
En la Barra de estado se incluyen botones para cambiar la vista de la ventana del documento (véase la figura 1.8).
Figura 1.8. Barra de estado con las opciones de las vistas.
Desde la herramienta Zoom situado en la zona inferior de la ventana del programa o en el grupo Zoom de la ficha Vista puedes cambiar el nivel de Zoom de una hoja de cálculo en un rango que va desde el 10 hasta el 400%.
Puedes aumentar el zoom de toda la hoja de cálculo o seleccionar un rango de celdas y hacer que Excel determine el nivel de zoom necesario para ajustar la selección a la ventana.
Para visualizar una vista estándar de una hoja de cálculo:
Haz clic en el botón Normal, Diseño de página o Vista previa de salto de página situados a la derecha de la Barra de estado.
Haz clic en el botón Normal, Diseño depágina o VersaltoPág. situados en el grupo Vista del libro de la ficha Vista.
Para aumentar o disminuir el zoom en incrementos del 10%.
Haz clic en el botón Acercar (+) o Alejar (-). Para cambiar el nivel de zoom de forma dinámica:
Arrastra el regulador Zoom hacia la izquierda para alejar el zoom o hacia la derecha para aumentarlo.
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Para aplicar el zoom con un aumento específico:1. Haz clic en el botón Zoom situado en el grupo Zoom de la ficha Vista. O bien:
Haz clic en el botón Nivel de zoom situado en la Barra de estado
2. Haz clic en un nivel específico de aumento en el cuadro de diálogo Zoom o en Personalizado, escribe un valor desde 10 a 400 y haz clic en Aceptar.
Para aumentar el zoom en celdas seleccionadas:
1. Selecciona la celda o el rango de Celdas en el que quieras aumentar el Zoom.
2. Abre el cuadro de diálogo Zoom, haz clic en Ajustarlaselecciónalaventana y en Aceptar.
Ver varias partes de una hoja de cálculo.
Puede ser difícil trabajar en una hoja de cálculo si es demasiado larga o ancha para verla completa en la ventana del programa, si hay que desplazarse hacia arriba o hacia abajo o hacia atrás y hacia adelante para ver otros datos de la hoja de cálculo o si hay que avanzar y retroceder entre varias hojas de cálculo del mismo libro para acceder a información en ambas.
Puedes ver varias partes de una hoja de cálculo a la vez inmovilizando filas o columnas para que estén a la vista mientras desplazas el resto de la hoja, dividiendo la ventana para desplazarse de forma independiente y trabajar en dos o cuatro vistas dentro de una misma ventana del programa o visualizando varias copias del libro en ventanas distintas. Independientemente de la técnica que utilices, los cambios que se hacen en el contenido del libro en cualquiera de las vistas se reflejan de forma inmediata en las otras (véase la figura 1.9).
Figura 1.9. Varias vistas de la misma hoja de cálculo.
Truco: Otra forma de visualizar juntas en pantalla filas o columnas distintas es ocultar las filas o las columnas que hay entre ellas.
Para inmovilizar la primera fila o columna de una hoja de cálculo:
Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y selecciona Inmovilizarfilasuperior o Inmovilizarprimeracolumna.
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Para inmovilizar varias filas o columnas:1. Selecciona la fila que está debajo 0 la columna que está a la derecha de las que quieres inmovilizar haciendo clic en el selector de filas o de columnas.
2. Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y selecciona Inmovilizarpaneles.
Para inmovilizar simultáneamente filas y columnas:
1. Selecciona la celda que está debajo y a la derecha de la intersección de la fila y la columna que quieres congelar.
2. Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y selecciona Inmovilizarpaneles.
Truco: Puedes inmovilizar tantas filas y columnas como quieras dependiendo de la celda que esté seleccionada cuando apliques el comando Inmovilizarpaneles. Si seleccionas una celda en la fila 1 se inmovilizan las columnas que están a la izquierda de esa celda. Si seleccionas una celda en la columna A se inmovilizan las filas que están por encima de esa celda. Si seleccionas la celda A1 se inmovilizan los paneles que están en el punto medio de la ventana actual (la mitad superior de las filas y la mitad izquierda de las columnas). Si seleccionas otra celda que no esté en la fila 1 en la columna A se inmovilizan las filas que están por encima y las columnas que están a la izquierda de la celda.
Para movilizar todas las filas y columnas:
Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y selecciona Movilizar paneles.
Para visualizar varias vistas de un libro en la misma ventana del programa:
1. Para dividir la ventana en dos partes haz clic en una celda de la fila 1 o de la columna A. O bien:
Para dividir la ventana en cuatro partes haz clic en la celda que está encima y a la izquierda del lugar en el que quieres dividir los paneles.
2. Haz clic en el botón Dividir situado en el grupo Ventana de la ficha Vista. Para modificar la división entre ventanas:
Arrastra la barra de división horizontal o vertical hasta la fila o la columna en la que quieres dividir la ventana.
Para eliminar una división de una ventana del programa:
Haz doble clic en la barra de división que divide el panel.
Arrastra la barra de división vertical hacia la parte superior de la barra de desplazamiento.
Arrastra la barra de división horizontal hacia el extremo derecho de la barra de desplazamiento.
Para visualizar varias vistas de un libro en distintas ventanas del programa:
1. Haz clic en el botón Nuevaventana situado en el grupo Ventana de la ficha Vista para abrir otra copia del libro.
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Truco: Puedes abrir varias copias del libro: Excel muestra el número de copia después del nombre del libro en la Barradetítulo de la ventana del programa.2. Organiza las ventanas del libro como quieras o haz clic en el botón Organizar todo y en Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada en el cuadro de diálogo Organizar ventanas. Para organizar sólo las copias del libro activo, selecciona la casilla de verificación Ventanas del libro activo y haz clic en Aceptar.
3. Ve a la hoja de cálculo, la sección o el elemento que quieras en cada ventana del libro. 4. Para volver a una única ventana del programa cierra las otras. No es necesario guardar los
cambios en ninguna, sólo en la última copia abierta del libro.
Mostrar y ocultar el contenido de un libro.
Un libro (en concreto uno que contenga cálculos de datos o tablas o gráficos dinámicos) podría contener datos de referencias que no sean necesarios. Puedes ocultar filas, columnas u hojas de cálculo completas de datos que no necesitas o que no quieras que vean otras personas. Cuando se ocultan filas o columnas, cualquiera que se dé cuenta de que faltan letras de las columnas o números de las filas pueden ver la información a no ser que protejas el libro. Si no quieres tener que proteger la hoja de cálculo, puedes ocultar los encabezados de las filas y de las columnas para que información oculta no sea tan obvia. Esto sólo deja un pequeño hueco en el lugar de las filas y columnas. Para ocultar por completo las filas de las columnas; también puedes ocultar las cuadrículas (véase la figura 1.10).
Figura 1.10. Ocultar columnas
Truco: Muchas hojas de cálculo contienen fórmulas para calcular datos. Una fórmula es visible en la Barra de fórmulas al hacer clic en la celda que la contiene, pero su valor resultante es visible en la celda. Puedes mostrar las fórmulas de las hojas de cálculo haciendo clic en el botón Mostrar fórmulas situado en el grupo Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas o pulsando la tecla Control.
Para ocultar una hoja de cálculo:
Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja y selecciona Ocultar. Para ver una hoja de cálculo oculta:
1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja y selecciona Mostrar.
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2. Selecciona la hoja de cálculo que quieres ver en el cuadro de diálogo Mostrar y haz clic enAceptar.
Para ocultar filas o columnas seleccionadas:
Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Ocultar. O bien:
1. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio.
2. Selecciona Ocultar y Mostrar en la sección Visibilidad y haz clic en Ocultarfilas para ocultar la fila o filas seleccionadas o en Ocultar columnas para ocultar la columna o columnas seleccionadas.
Para ocultar los encabezados de filas y columnas:
Anula la selección de la casilla de verificación Títulos en el grupo Mostrar de la ficha Vista. Para ocultar las cuadrículas:
Anula la selección de la casilla de verificación Líneas de cuadrículas en el Grupo Mostrar de la ficha Vista.
Para mostrar filas o columnas:
1. Selecciona las columnas o filas a ambos lados de las columnas o filas ocultas. 2. Haz clic con el botón derecho del ratón en la selección y selecciona Mostrar. O bien:
1. Selecciona las filas o columnas a ambos lados de las filas o columnas ocultas.
2. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio.
3. Selecciona Ocultar y mostrar en la sección Visibilidad y haz clic en Mostrar filas para visualizar la fila o filas seleccionadas o en Mostrar columnas para visualizar la columna o columnas seleccionadas.
Para mostrar la primera fila o columna de una hoja de cálculo:
1. Escribe A1 en la Barra de fórmulas que aparece la izquierda del Cuadro de nombres y pulsa la tecla Intro.
2. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio.
3. Selecciona Ocultar y mostrar en la sección Visibilidad y haz clic en Mostrar filas para visualizar la fila 1 o en Mostrarcolumnas para visualizar la columna A.
Truco: Para encontrar celdas ocultas en una hoja de cálculo haz clic en el botón Buscar y seleccionar, luego haz clic en Ir a Especial, selecciona Sólo celdas visibles y haz clic en Aceptar. Las celdas adyacentes a las que están ocultas se identifican por un borde blanco.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
Por defecto, los botones que representan los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer (y el comando Modomouse/toque cuando se trabaja en un dispositivo táctil) aparecen en la Barrade herramientas de acceso rápido en la ventana del programa de Excel. Si utilizas con frecuencia algunos comandos que están esparcidos por varias fichas de la Cintadeopciones y no quieres tener que cambiar entre las fichas para acceder a ellos, puedes añadirlos a la Barradeherramientasde accesorápido para que siempre están disponibles. Puedes añadir comandos a esta barra de menú Personalizarbarradeherramientasde acceso rápido (que incluye ocho comandos adicionales y frecuentes) de la Cinta de opciones o desde el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Puedes añadir cualquier tipo de comando, incluso una lista desplegable de opciones o una galería de
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miniaturas. Ahorrarás tiempo si colocas los comandos más utilizados en la Barra deherramientas de acceso rápido. Para ahorrar aún más tiempo puede mover esta barra desde su posición predeterminada encima de la Cintadeopciones a debajo de esta, de forma que el ratón tenga que recorrer menos distancia desde el contenido con que se está trabajando hasta el comando que se quiere invocar. Si añades todos los botones que más utilizas a la Barradeherramientasdeacceso rápido puedes ocultar la Cintadeopciones para tener más espacio en la pantalla. Puedes modificar la Barra de herramientas de acceso rápido añadiendo, moviendo, separando o eliminando comandos. Puedes añadir comandos de varias formas, pero puedes modificarlos y separarlos sólo desde el cuadro de diálogo OpcionesdeExcel. En este cuadro de diálogo puedes modificar la Barra de herramientas de acceso rápido que aparece en la ventana del programa o crear una personalizada que aparezca sólo en el libro que está activo en ese momento.Para añadir comandos a la Barradeherramientasdeaccesorápido.
Haz clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido (la flecha) situado en el extremo derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido y selecciona uno de los comandos frecuentes que aparecen en el menú.
Haz clic con el botón derecho del ratón en un comando de la Cinta de opciones y en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
O bien:
1. Ve a la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones De Excel.
2. Haz clic en el grupo de comandos que quieres seleccionar en la lista de Comandos disponibles en.
3. Localiza el comando de quieres añadir en el panel y haz clic en el botón Agregar (véase la figura 1.11).
Para eliminar un comando de la Barra de herramientas de acceso rápido:
Haz clic con el botón derecho del ratón en el comando en la Barra de herramientas de acceso rápido y selecciona Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
Haz clic en cualquier comando activo en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido (indicado por una marca de verificación) para eliminarlo.
Haz clic en el comando dentro del panel Personalizar Barra De Herramientas De Acceso Rápido en la página Barradeherramientasdeacceso rápido del cuadro de diálogo OpcionesdeExcel y haz clic en el botón Quitar.
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Figura 1.11. Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido. Para cambiar el orden de los comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido:
Haz clic en el comando que quieras eliminar en el panel Personalizar barra de herramientas de acceso rápido en la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Para separar comandos en la Barra de herramientas de acceso rápido:
Haz clic en el comando después del cual quieres insertar un separador en el panel Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Haz clic en <Separador> en la parte superior del panel de comandos disponibles y haz clic en Agregar.
Para crear una Barra de herramientas de acceso rápido que sea específica del libro actual.
Haz clic en Para nombre documento en la lista Personalizar barra de herramientas de acceso rápido en la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones de Excel y añade los botones a la barra de herramientas como siempre.
Para cambiar la ubicación de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Haz clic en Mostrardebajo de la cinta de opciones o en Mostrar encima de la cinta de opciones en el menú PersonalizarBarra de herramientas de acceso rápido
Haz clic en el botón derecho del ratón en la Barra de herramientas de acceso rápido y selecciona Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones o Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por encima de la cinta de opciones.
Selecciona o anula la selección de la casilla de verificación Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones en la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Para reestablecer la Barra de herramientas de acceso rápido a su comando predeterminado.
Haz clic en el botón Restablecer situado en la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones de Excel y selecciona Restablecer únicamente la barra de herramientas de acceso rápido o Restablecer todas las personalizaciones.
