EMPRESA DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRA ESP
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno o quien
haga sus veces
OMAR GIOVANNI SANCHEZ NOVA
Periodo evaluado del 12 de marzo 2017 al 11 de julio de 2017
Fecha de elaboración 11 de julio 2017.
La Oficina Asesora de Control Interno de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá "EAAAZESP", en cumplimiento de
lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, presenta informe pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno conforme
al Decreto 943 de mayo 21 de 2014, teniendo en cuenta la nueva estructura del MECI con sus Módulos de Planeación y Gestión; Modulo
de Evaluación y Seguimiento, y su Eje Transversal de Información y Comunicación.
Máxima Autoridad
Junta Directiva EAAAZ ESP:
Encabezada Por El Señor Alcalde Dr. Luis Alfonso Rodríguez Valbuena
Representante Legal
Gerente: Oscar Fernando Castillo Barrantes
Representante
De
La
Dirección
Subgerente Comercial: José Octavio Banoy Ríos
Grupo Directivo
Gerente: Oscar Fernando Castillo Barrantes
Subgerente Administrativo y Financiero: Luz Janeth Bernal Bayona
Subgerente Comercial: José Octavio Banoy Ríos
Subgerente Técnico Y Operativo: Hernando Castañeda Wagner
Jefe Oficina Asesora Jurídica: Wilmer Guayacundo Gómez.
Director De Saneamiento Básico
2. José Elkin Deaquis Colmenares
Jefe De Recursos Humanos
3. Camilo Andrés Ramírez Ocampo
Jefe De Planeación Y Desarrollo Corporativo
4. Henry Elkin Montes Rojas
Jefe De Sistemas De Información
5. Oscar Alba
Jefe De Contabilidad
6. Lina Eva Salinas Moron
Técnico De Presupuesto
7. Carmen Elisa Rodríguez Forero
Jefe De Compras Y Almacén
8. Milton Ariel Martínez Ordoñez
Jefe De Calidad
9. Vacante
Jefe De Facturación Y Cartera
10. Arley Alfonso Coy
Jefe De Comercialización Y Ventas
11. Vacante
Jefe De Atención Y Servicio al Ciudadano
12. Carlos Fernando Álvarez
Evaluación Independiente
Jefe Oficina Asesora De Control Interno: Omar Giovanni Sánchez Nova.
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO ESTADO MODULO COMPONEN TE
ELEMENTO Productos Avances Dificultades
Documento con los principios y valores de la entidad, construido participativament e.
Se cuenta con un Formato Diagnóstico de Perfil Ético .Se adoptaron los principios Y valores éticos de la EAAAZ mediante Resolución N° 324 de 30 de Octubre de 2014. Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad. Resolución N°324 de 30 de Octubre d e2014"Por medio de la cual se actualiza el Código de Ética dela Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá y se deroga laResoluciónN°033de 24 de Febrero de 2009".
Socialización de los principios y valores de la organización
El Código de Ética y lo valores corporativos se encuentra para su consulta en la página Web Institucional en los link
http://www.eaaaz.com.co/index.php/nuestra- empresa/codigo-de-etica.htmlyhttp://www.eaaaz.com.co/index.ph p/nuestra-empresa/quienes-somos/valores-corporativos.html, Manual de funciones y competencias laborales
Se declaró incumplimiento al contrato N° 080 de 2015 cuyo objeto era, PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL ANÁLISIS, VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN MANUAL DE FUNCIONES, REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES, ORGANIGRAMA ACORDE NIVEL JERÁRQUICO Y REGLAMENTO
INTERNO DE TRABAJO QUE RIGE A LOS EMPLEADOS PÚBLICOS Y TRABAJADORES OFICIALES DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Procesos de Selección Cargos de trabajo Perfiles
Se adelantó la vinculación de Dos funcionarios de libre nombramiento y remoción, según directrices de la nueva administración. Jefe de Recurso Humano Y Jefe de Contabilidad.
Plan Institucional de Formación y Capacitación
Se continúan las diferentes jornadas de capacitación en este cuatrimestre algunas fueron
10-04-2017 - reportes al sistema de información y gestión del empleo público (sigep).
08/05/2017 - sigep, ingreso con rol de operador de recursos humanos.
15/05/2017 - inducción en el manejo del software de gestión documental. 17/05/2017 - proceso de evaluación y certificación en la ncl 2010601020 "atender clientes de acuerdo con procedimiento de servicio y normativa".
18/05/2017 - seguridad vial y normas de tránsito.
26/05/2017 - manejo de interfaces entre los módulos de contabilidad y comercial.
26/05/2017 - funciones y responsabilidades del copasst.
05/06/2017 - atención y servicio al cliente en la organización.
14/06/2017 - proponer alternativas de solución de conflictos y liderazgo.
14/06/2017 - manejo adecuado de residuos sólidos.
05/07/2017 - emprendimiento e innovación.
Programa de bienestar
DÍA DE LA MADRE - El viernes 12 y lunes 15 de mayo, se realizó la entrega de unas tarjetas con un chocolate a todas las madres de la Empresa. DÍA DEL ABOGADO - Se envió mensaje por correo electrónico (22 de junio).
Mecanismos de evaluación del desempeño acorde a la normatividad que aplique a la entidad.
Durante este periodo se realizaron las
evaluaciones de habilidades de los funcionarios de la EAAAZ ESP. Misión, Visión y Objetivos Institucionales adoptados y divulgados.
En la Misión ,Visión y Objetivos Institucionales se vincularon temas relacionados con la seguridad y salud en el trabajo
Control de Planeación y Gestión Planes, Programas y Proyectos Planes operativos con cronogramas y responsables.
La EAAAZ ESP Gestiono ante las Empresas Publicas de cundinamarca proyectos y logro la Adquisicion de 4 nuevos compactadores.
se logró la actualización y complementación Plan maestro de alcantarillado municipio de Zipaquirá, incluye corregimiento 2 por valor de $ 2.421.316.276
Fichas de indicadores para medir el avance en la Planeación.
indicadores del Nuevo Plan de Desarrollo "Zipaquirá Nuestra un Gobierno Bonito 2016-2019". Procesos de seguimiento y evaluación que incluya la satisfacción del cliente y partes interesadas.
La oficina Asesora de Control Interno Realiza el seguimiento semestral a peticiones quejas reclamos y derechos de peticion que llegan a la empresa. Caracterizaciones de procesos elaboradas y divulgadas a todos los funcionarios de la entidad
La oficina de Calidad mantiene y socializa en el marco del Sistema de Gestión Integrado, las 10 caracterizaciones establecidas para los
Macroprocesos identificados por la EAAAZ ESP.
Mapa de procesos.
La EAAAZ ESP, mantiene (10) Macro procesos, identificados así:- Uno (1) Estratégico de Direccionamiento Estratégico.-
Cuatro(4)Misionales, que son: Acueducto, Alcantarillado, Aseo y Gestión Comercial.- Cuatro (4)de apoyo con: Gestión de Recaudo, Gestión Jurídica, Gestión Financiera y Gestión Administrativa.- Uno (1) de Evaluación
denominado Control Institucional Indicadores por proceso para realizar la medición correspondiente.
En el marco del Sistema de Gestión integrado se establecieron los indicadores para 21 procesos de la empresa Actas de reuniones u otro soporte para revisiones o ajustes a los procesos.
Como resultado de las reuniones y solicitudes hechas por la Oficina de Calidad, se han seguido realizando modificaciones en los procesos, procedimientos y documentos establecidos por cada proceso en el sistema de Gestión Integrado Gestión Direccionam iento Estratégico Modelo Operación por proceso Procedimientos diseñados de acuerdo a las actividades que desarrollan los procesos.
Los funcionarios del nivel directivo, la Oficina de Calidad a socializado los veintiún (21) procesos, solicitando a los responsables y dueños de proceso que estos sean revisados y de ser necesarios ajustados de acuerdo a sus directrices
Actas u otro documento que soporte la divulgación de los procedimientos a todos los funcionarios.
La Jefatura del Sistema de Gestión de Calidad conserva evidencias de las actividades de socialización de los proceso y procedimientos, de igual manera como apoyo al Sistema de Gestión Integrado se ha dispuesto los documentos para su consulta vía red en el servidor e intranet con el uso de Gmail.
Estructura Organizacional Evidencias que soporten la comunicación a todo el personal para sensibilizar la relación entre la estructura y los procesos de la entidad.
Se siguen realizado jornadas de inducción en las cuales se tratan los temas relacionados con la presentación de la empresa y los procesos establecidos en el mapa de procesos del Sistema de Gestión Integral
Indicadores de gestión Cuadros de control para seguimiento a los indicadores clave de los procesos
La oficina de calidad y la oficina de control interno realiza seguimiento mensual a los indicadores de gestión de cada una de las dependencias Políticas de Operación Documento que contiene las políticas de operación
En cada caracterización se establecieron las respectivas políticas de Operación por proceso.
Administraci ón del Riesgo Políticas de Administració n del Riesgo Definición desde la Alta Dirección de la política de Administración del Riesgo, donde se incluya la metodología a utilizar para su desarrollo.
Actualmente está en vigencia la Resolución N°355 del 23 de Diciembre de
2014,“PORMEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECE LA POLÍTICA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LA EMPRESA DE
ACUEDUCTO,ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRA EAAAZ E.S.P”
El 30 de junio de 2017 se realizó curso de riesgos a los funcionarios para actualizar el mapa de riesgos
Mapas de riesgos por proceso
Se encuentra establecido el mapa de riesgos de corrupción; por cambio de administración y aprobación del Nuevo Plan de Desarrollo Municipal, la Gestión. En cuanto a la implementación del Sistema de seguridad y salud en el Trabajo a la fecha se encuentra en un 95%, se realizó el levantamiento del mapa de riesgos referente a este tema.
Contexto Estratégico
Mapa
Institucional de Riesgos
Se realizó Curso de riesgos el 30 de junio de 2017 a los funcionarios de la EAAAZ con el fin de actualizar el mapa de riesgos
Identificación del riesgo Actas u otro documento que soporte la divulgación de los mapas de riesgos a todos los funcionarios de la entidad.
Las diferentes dependencias internamente realizaron la socialización del mapa de riesgos de corrupción construido, como evidencia de las sesiones adelantadas se tomaron las listas de asistencia.
Análisis y Valoración del Riesgo Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles establecidos para los riesgos.
La Oficina Asesora de Control Interno adelanto seguimiento al avance del plan Anticorrupción y atención al ciudadano con corte 30 de abril de 2017. Control de Evaluación y Seguimiento Autoevaluació n Auditoría Interna Auditoría de Gestión Informes pormenorizados de la vigencia
La Oficina Asesora de Control Interno hace entrega del presente informe para el periodo marzo 12 de 2017 al 12 de julio de 2017, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 ,parasupublicaciónenlapaginawebinstitucional,l inkTransparenciaInformaciónPública,enlacehttp ://www.eaaaz.com.co/index.php/transparecia- informacion-publica/informes/informe-pormenorizado.html" Visita Contraloría de Cundinamarca auditoría Integral vigencia 2016
En este periodo la Contraloría de Cundinamarca realizo Auditoria Integral Vigencia 2016 del 3 al 24 de abril, estamos en espera del Informe en firme para realizar el plan de mejoramiento respectivo
Procedimiento para auditoria interna
Hace parte del Macro proceso de Control Institucional, el proceso Gestión del Sistema de Control Interno y el cual incluye el Procedimiento "Auditorías" identificado con código SCI-PR-01
En esta ocasión por la transición que va realizar la empresa de cambio de norma ISO 9001:2008 A 2015, Se contrató a la Empresa Gestión y resultados para realizar las auditorías internas bajo la norma ISO 9001:2015. Ya que el Icontec nos va auditar este año bajo esta norma. Informes de
auditorías realizadas
Los informes de auditoría Interna, Fueron entregados por la firma auditora a los dueños de cada uno de los procesos auditados, en el mes de julio se está revisando con cada uno de los dueños de proceso las acciones para resolver los hallazgos encontrados. En las Auditorias Planes de mejoramient o Institucional (procesos) Herramienta definida para la construcción del plan de mejoramiento
Se continúa con el formatoSGI-PR-03-F-02 denominado "Plan de Cambios y Mejora", respecto al Plan de Mejoramiento Individual se encuentra como parte del formato"TH-PR-01F-07 Evaluación de Habilidades". Respecto a entes externos, la EAAAZES P los presenta según el formato por cada ente
Documentos que evidencien el seguimiento a los planes de mejoramiento
Se puede evidenciar por proceso en la carpeta dispuesta en el servidor de la empresa en la dirección\\Dceaaaz\sistemadegestionintegrado carpeta acciones de cada proceso, mejoras formato "Plan de Cambios y Mejora". Ante la Contraloría de Cundinamarca se presentaron los avances a los planes de mejoramiento con corte al 31 de diciembre de 2016, de manera individual por la empresa y como apoyo a los planes de mejoramiento establecidos por la Alcaldía de Zipaquirá remitiéndola información a la Oficina Asesora de Control Interno
Municipal Planeación y
Documentació
La política de comunicaciones
La Oficina de Comunicaciones y Participación Ciudadana construyo el plan de
n de la Comunicación Institucional Identificar los clientes, la información y definir los canales de comunicación Externos e Internos
Comunicaciones 2016, por medio del cual se establecen los canales de comunicación y los receptores de las mismas.
Ingreso (Recepción de información) Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones , peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.
En el cuatrimestre de abril a junio se resolvieron 4.003 PQR motivos tales como: cobros, errores de lectura, sugerencias, cambios etc. Se cuenta actualmente con el digiturno el cual califica la atención al usuario de los 3 funcionarios de atención al público los cuales en este cuatrimestre obtuvieron una calificación promedio de 3.88. Mecanismos de consulta para la obtención de in formación requerida para la gestión de la entidad
El Gerente realiza reuniones con cada área a fin de comunicar las expectativas y observaciones que desde su cargo ha evidenciado. El software contable HAS SQL es la única herramienta con que cuenta la EAAAZ ESP, para el registro y obtención de información. Se continua utilizando el buzón de sugerencias Publicación en página web de la información relacionada con la planeación institucional
La Página Web Institucional presenta información Institucional
Publicaciónenpági nawebdelosformu lariosoficialesrela cionadoscontrámi tesdelosciudadan os Sepuedenconsultarenlapaginawebinstitucional http://www.eaaaz.com.co/index.php/nuestros-servicios;entreloscuales se encuentra: Información y comunicación externa Actas u otros documentos que evidencien la realización de otro tipo de contacto con la ciudadanía (diferente a la rendición de cuentas).
La oficina de comunicaciones y participación ciudadana continúa con el registro fotográfico de los diferentes encuentros con la comunidad. La EAAAZ embellece la ciudad con las jornadas de poda y aseo en los barrios y embellecimiento zona histórica
Salida (Emisión de información)
En la EAAAZ ESP, para la emisión de documentos se administra así:-Cada
dependencia según necesidad proyecta oficios y circulares, el número de oficios es solicita en recepción y el número de circular se solicita en la Subgerencia Administrativa y Financiera.-Los documentos expedidos por el Sistema de Gestión Integrado, lo controla la Oficina de Gestión de Calidad.-La Información contractual está a cargo de la Oficina Asesora Jurídica.-La Oficina de Sistemas actualmente es la
encargada de la Pagina web institucional y de la publicación de la información.-La Jefatura de comunicaciones tiene a su cargo lo relacionado con prensa, noticias y administración de las redes sociales institucionales.
Mecanismo para recibir
sugerencias solicitudes de los funcionarios.
La Gerencia continúa adelantando reuniones con los funcionarios del nivel administrativo y operativo de la empresa como medio de comunicación de doble vía.
Información y Comunicación Sistemas de información y de comunicación Sistemas de información para el manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros. Aplicativo HAS SQL.
Página web ElSitioWebinstitucionalsepuedeconsultarenladi recciónhttp://www.eaaaz.com.co
Punto de atención al usuario.
La EAAAZ ESP atiende directamente a los usuarios todos los días en la Sede Principal de la EAAAZESP, Carrera15N°1sur-11 Otros medios de comunicación virtual (chat,foro,redes sociales).
La EAAAZ ESP actualmente dispone de: * Chat página web Institucional. * Pagina en Facebook, Fan Page. * Twitter @eaaazesp.
* YouTube "EAAAZESP".
OMAR GIOVANII SANCHEZ NOVA JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
