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B-378s AVISO DE PRIVACIDAD. Fecha en vigor: 14 de abril de 2003 Revisado: 23 de septiembre de 2013

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B-378s

AVISO DE PRIVACIDAD

Fecha en vigor: 14 de abril de 2003 Revisado: 23 de septiembre de 2013 ESTE AVISO DESCRIBE LA FORMA EN QUE SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓN MÉDICA SOBRE USTED Y CÓMO PUEDE USTED TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. LE PEDIMOS QUE LO REVISE CON ATENCIÓN.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguro Médico de 1996, y la Ley sobre Informática Sanitaria para la Salud Clínica y Económica (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act) (incluido en el Capítulo XIII de la Ley Estadounidense de Recuperación y Reinversión (American Recovery and Reinvestment Act) de 2009) (colectivamente conocida como “HIPAA”), según enmiendas eventuales, para conservar la privacidad de la información médica del paciente identificable de manera individual (esta es la “información médica protegida” referida en adelante como “PHI”). Asimismo, se requiere proporcionar a los pacientes con un Aviso sobre las prácticas de privacidad respecto a la PHI. Sólo vamos a utilizar o divulgar su PHI según lo autorizado o requerido por la ley estatal correspondiente. Este Aviso se refiere a su PHI en nuestro poder, incluyendo los expedientes médicos que generemos.

En Saint Alphonsus Health System se entiende que la información sobre su salud es sumamente personal y nos comprometemos a salvaguardar su privacidad. Le pedimos que lea con atención el siguiente Aviso sobre las prácticas de privacidad en el que se describe la forma en que vamos a utilizar y divulgar su PHI.

Este Aviso se refiere a la atención médica que proporciona Saint Alphonsus Health System y su personal médico en sus principales hospitales, departamentos de pacientes ambulatorios y clínicas. Este Aviso también se refiere a las actividades de revisión sobre el uso y las evaluaciones de calidad de CHE Trinity Health y Saint Alphonsus Health System como miembro de CHE Trinity Health, un sistema de atención médica católica con centros ubicados en muchos estados en Estados Unidos. I. Uso o divulgación autorizado

A. Tratamiento: Saint Alphonsus Health System va a utilizar y divulgar su PHI para brindar, coordinar o manejar su atención médica y servicios relacionados a fin de realizar las funciones para el tratamiento. Los siguientes son ejemplos de la forma en que Saint Alphonsus Health System va a utilizar y/o divulgar su PHI:

♦ A su médico tratante, médico(s) asesor(es) y otros proveedores de cuidados de la salud que realmente necesiten dicha información para su atención y tratamiento continuo. ♦ Coordinar su tratamiento (por ej., programación de citas) con nosotros y otros

proveedores de cuidados de la salud como nombre, dirección, empleo, compañía aseguradora, etc.

♦ Ponerse en contacto con usted y recordarle una cita para su tratamiento o atención médica en nuestro centro.

♦ Proporcionarle información sobre las alternativas del tratamiento y otros beneficios o servicios relacionados con la salud.

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♦ Si usted está preso en una correccional institucional o está bajo la custodia de una

autoridad del orden público, Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI a la correccional institucional o la autoridad del orden público.

B. Pago: Saint Alphonsus Health System utilizará y divulgará la PHI acerca de usted con fines de pago. Los siguientes son ejemplos de la forma en que Saint Alphonsus Health System va a utilizar y/o divulgar su PHI:

♦ A una compañía de seguros, un tercero que realice el pago, un tercero que administre, un plan de salud u otro proveedor de cuidados de la salud (o sus representantes debidamente autorizados) con fines de pago como determinar la cobertura, elegibilidad, previa aprobación/autorización para el tratamiento, facturación, manejo de reclamaciones, auditorías de reembolsos, etc.

♦ A las agencias de cobranza y otros subcontratistas encargados de obtener el pago por la atención.

C. Operaciones para la atención médica: Saint Alphonsus Health System utilizará y divulgará su PHI con fines de operaciones para la atención médica. Los siguientes son ejemplos de la forma en que Saint Alphonsus Health System va a utilizar y/o divulgar su PHI:

♦ Para el manejo de casos, seguro de calidad, uso, contabilidad, auditoría y actividades basadas en la población relacionadas con mejorar la salud o reducir los costos de atención médica, educación, acreditación, licencias y actividades de credencialización de Saint Alphonsus Health System.

♦ A asesores, contadores, auditores, abogados, compañías de transcripción, proveedores de informática, etc.

D. Otros usos y divulgaciones: Es posible que Saint Alphonsus Health System utilice también, como parte del tratamiento, pago y operaciones para la atención médica, su PHI para lo siguiente:

♦ Actividades para la recaudación de fondos: Saint Alphonsus Health System utilizará y también puede divulgar parte de su PHI a una fundación relacionada para ciertas actividades de recaudación de fondos. Por ejemplo, Saint Alphonsus Health System puede dar a conocer la información sobre sus datos demográficos, fechas de tratamiento, médico tratante, departamento de servicios y sus resultados a la fundación que le pida dinero para donación. Los comunicados sobre la recaudación de fondos que reciba le indicarán cómo puede ejercer su derecho de optar por no recibir en el futuro comunicados semejantes.

♦ Investigación médica: Saint Alphonsus Health System utilizará y divulgará su PHI sin autorización a investigadores médicos que la soliciten para proyectos de investigación médica aprobados. Se requiere que los investigadores salvaguarden la PHI que reciban. ♦ Actividades de promoción de la salud e información: Saint Alphonsus Health System

utilizará y divulgará parte de su PHI para ciertas actividades de promoción de la salud. Por ejemplo, se utilizará su nombre y dirección para enviarle el boletín general o información específica basada en sus problemas de salud.

E. Leyes federales y estatales más estrictas: Las leyes estatales de Idaho y Oregon son más estrictas que la HIPAA de varias zonas. Ciertas leyes federales también son más estrictas que la HIPAA. Saint Alphonsus Health System seguirá cumpliendo con estas leyes estatales y federales más estrictas.

i. Leyes federales más estrictas: Las leyes federales incluyen las leyes de privacidad en internet correspondientes, como la Ley de Protección de Privacidad en Línea a Niños y

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las leyes y reglamentos federales que rigen la confidencialidad de la información de la

salud respecto al tratamiento por abuso de sustancias.

ii. Leyes estatales más estrictas: La ley estatal es más estricta cuando el individuo tiene derecho a un mayor acceso a los registros que lo estipulado en la HIPAA. En los casos en que Saint Alphonsus Health System ofrece tratamiento a un paciente que vive en un estado vecino, Saint Alphonsus Health System cumplirá con la ley estatal más estricta correspondiente.

F. Intercambio de información médica: Saint Alphonsus Health System comparte electrónicamente los registros sobre su salud con el departamento de Intercambio de Datos de Salud de Idaho (IHDE, Idaho Health Data Exchange) con el objetivo de mejorar la calidad de los servicios de atención médica en general que se le proporciona (por ej., evitar el duplicado innecesario de pruebas). Los registros médicos electrónicos incluirán diagnósticos sensibles como VIH/SIDA, enfermedades de transmisión sexual, información genética y abuso de sustancias en la salud mental, etc. El IHDE funciona como nuestro socio comercial y, a nuestro nombre, transmite, conserva y almacena su PHI con fines del tratamiento, pago y operación de la atención médica. El IHDE tiene la obligación de implementar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas que protejan de manera razonable y adecuada la confidencialidad e integridad de nuestra información médica. Usted puede solicitar que se restrinja su información a los prestadores que participen en el IHDE llenando una Solicitud de restricción de la información y enviarla directamente por correo o fax a IHDE.

Idaho Health Data Exchange 450 West State Street

P.O. Box 6978 Boise, ID 83707 Teléfono: (208) 332-7253

Fax: (208) 332-7217

Correo electrónico: info@idahohde.org http://www.idahohde.org/dsite/

II. Uso o divulgación permitida con la posibilidad de que usted esté de acuerdo o lo rechace

A. Familiares/Amigos: Saint Alphonsus Health System divulgará la PHI sobre usted a un amigo o familiar que esté implicado o pague su atención médica. Usted tiene el derecho de solicitar que no se comparta su PHI con parte o toda su familia o amigos. Además, Saint Alphonsus Health System divulgará la PHI sobre usted a una agencia que apoye en esfuerzos de ayuda para víctimas de desastres para que se puede avisar a su familia sobre su condición, estado y ubicación.

B. Saint Alphonsus Health System – Directorio de los centros: Saint Alphonsus Health System incluirá en el directorio del centro cierta información sobre usted mientras sea paciente del hospital en Saint Alphonsus Health System. Esta información incluirá su nombre, ubicación en el sistema de Saint Alphonsus Health System, condición general (por ej., bien, estable, crítica, etc.) y su creencia religiosa. Excepto su creencia religiosa, la demás información en el directorio estará disponible para las personas que pregunten por usted por su nombre. Usted tiene el derecho se solicitar que no se incluya su nombre en el directorio de Saint Alphonsus Health System. Si solicita no aparecer en el directorio del

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centro, no podemos informar a los visitantes sobre su presencia, ubicación y condición

general.

C. Atención espiritual: Se proporcionará a un miembro del clero la información en el directorio, incluyendo su creencia religiosa, incluso si no pregunta por usted por su nombre. Los prestadores de atención espiritual son miembros del equipo de atención médica de Saint Alphonsus Health System y se les puede hacer consultas sobre su salud. Usted tiene el derecho de solicitar que no se le proporcione su nombre a ningún miembro del clero. D. Informes a los medios: Saint Alphonsus Health System dará a conocer a los medios la

información en el directorio del centro (excepto la creencia religiosa), si un medio solicitara información sobre usted utilizando su nombre y después de haberle dado a usted la oportunidad de estar de acuerdo o rechazarlo.

III. Uso o divulgación que requiera su autorización

A. Comercialización: Se requiere su autorización por escrito, sujeta a ciertas excepciones limitadas, en los casos en que Saint Alphonsus Health System reciba una remuneración económica directa o indirecta a cambio de tener comunicación con usted para alentarlo a comprar un producto o servicio o para divulgar a un tercero que quiere comercializar con usted sus productos o servicios.

B. Investigación: Saint Alphonsus Health System obtendrá su autorización por escrito para utilizar o divulgar su PHI con fines de investigación cuando así lo requiera la HIPAA.

C. Notas de psicoterapia: La mayoría de los usos y divulgaciones de las notas de psicoterapia requieren de su autorización por escrito.

D. Venta de PHI: Las divulgaciones que constituyan una venta de PHI, sujetas a ciertas excepciones limitadas, requieren de su autorización por escrito.

E. Otros usos y divulgaciones: Cualquier otro uso o divulgación de PHI que no se describa en este Aviso de Prácticas sobre la Privacidad requiere de su autorización por escrito. En las autorizaciones por escrito le informaremos por qué vamos a usar su PHI. Usted tiene el derecho de retirar su autorización en cualquier momento.

IV. Uso o divulgación permitida o requerida por la policía o la ley sin su autorización

A. Autoridades del servicio público: Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI con fines policiales según lo requiera la ley, como identificar a un delincuente sospechoso o una persona desaparecida o proporcionar información acerca de una víctima de un crimen o una conducta criminal.

B. Requerido por la ley: Saint Alphonsus Health System divulgará el PHI sobre usted cuando así lo requiera la ley federal, estatal o local que incluye, por ejemplo, divulgaciones en respuesta a una orden judicial / citatorio, reporte obligatorio al estado (como heridas de bala, víctimas de abuso o negligencia infantil) o información necesaria para cumplir con otras leyes como la compensación de los trabajadores o leyes semejantes.

C. Seguridad o supervisión de la salud pública: El Saint Alphonsus Health System utilizará y divulgará una PHI para advertir de una amenaza grave a la salud y seguridad de una persona o el público. Los ejemplos incluyen divulgaciones de una PHI a investigadores estatales respecto a la calidad de la atención o a las dependencias de salud pública

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respecto a las vacunas, enfermedades transmisibles, etc. Saint Alphonsus Health System

utilizará y divulgará una PHI en el caso de actividades relacionadas con la calidad, seguridad o eficacia de productos o actividades reguladas por la FDA, que incluyen recopilación y reporte de eventos adversos, rastreo y facilitar el retiro del producto del mercado, etc.

D. Forenses, médicos forenses, directores de funerarias: Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI a un forense o médico forense. Esta información se necesita, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de muerte. Saint Alphonsus Health System también puede divulgar su información médica a los directores de funerarias según sea necesario para llevar a cabo sus labores.

E. Obtención de órganos: Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI a una organización o entidad de obtención de órganos con fines de donación de órganos, ojos o tejidos.

F. Funciones gubernamentales especializadas: Saint Alphonsus Health System divulgará su PHI para funciones gubernamentales como actividades militares, de seguridad nacional e inteligencia. Saint Alphonsus Health System utilizará o divulgará su PHI al Departamento de Asuntos Veteranos para determinar si usted tiene derecho a ciertos beneficios.

G. Vacunas: Saint Alphonsus Health System divulgará a una escuela una prueba de las vacunas cuando la ley estatal u otra semejante lo requiera antes de aceptar a un estudiante.

V. Sus derechos de información médica

Usted tiene los siguientes derechos individuales respecto a su PHI:

A. Derecho de revisar y copiar: Usted tiene el derecho, sujeto a ciertas excepciones limitadas, de tener acceso a su PHI y de revisar y copiar su PHI mientras nosotros conservemos los datos.

Si Saint Alphonsus Health System rechaza su solicitud de tener acceso a su PHI, Saint Alphonsus Health System le notificará por escrito con la causa del rechazo. Por ejemplo, no tiene derecho a las notas de psicoterapia ni a revisar la información a la cual la ley prohíbe el acceso. Puede tener el derecho de que se revise esta decisión.

También tiene el derecho de solicitar su PHI en formato electrónico cuando Saint Alphonsus Health System utilice registros médicos electrónicos. Puede tener acceso también a la información a través del portal para los pacientes, si lo pone a disposición Saint Alphonsus Health System.

Se le cobrará un costo razonable por copiado de acuerdo con la ley federal o estatal correspondiente.

B. Derecho de modificar: Usted tiene el derecho de modificar su PHI mientras Saint Alphonsus Health System conserve los datos. Debe presentar su solicitud de modificación de su PHI por escrito a Saint Alphonsus Health System, incluyendo la causa que respalde la modificación solicitada.

Sin embargo, Saint Alphonsus Health System rechazará su solicitud de modificación si: ♦ Saint Alphonsus Health System no generó la información;

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♦ La información no forma parte del conjunto de registros designado;

♦ La información no estuviera disponible para su revisión (debido a su condición o la naturaleza); o

♦ La información sea exacta y esté completa.

Si Saint Alphonsus Health System rechaza su solicitud de cambios a su PHI, Saint Alphonsus Health System le avisará por escrito junto con la causa del rechazo. Saint Alphonsus Health System también le informará de su derecho de presentar una declaración por escrito en la que establece su desacuerdo al rechazo. Puede pedir que Saint Alphonsus Health System incluya su solicitud de modificación y el rechazo en cualquier momento cuando Saint Alphonsus Health System divulgue posteriormente la información para la que solicitó el cambio. Saint Alphonsus Health System puede preparar una impugnación a su declaración de desacuerdo y proporcionarle una copia de dicha impugnación.

C. Derecho a una contabilidad: usted tiene el derecho de recibir una contabilidad de las divulgaciones de su PHI que haya hecho Saint Alphonsus Health System, excepto en el caso de las siguientes divulgaciones:

♦ Para llevar a cabo un tratamiento, pago u operaciones de atención médica; ♦ A usted;

♦ A personas involucradas en su atención;

♦ Con fines de seguridad nacional o inteligencia; o

♦ A oficiales de instituciones correccionales o de servicio público.

La solicitud de una contabilidad de las divulgaciones de su PHI debe ser por escrito a Saint Alphonsus Health System.

Debe incluir el periodo de la contabilidad, que no puede ser de más de 6 años. Saint Alphonsus Health System le proporcionará sin costo en cualquier periodo determinado de 12 meses una contabilidad de las divulgaciones de su PHI. Las solicitudes adicionales de una contabilidad dentro de ese periodo quedarán sujetas a un costo razonable por preparar la contabilidad.

D. Derecho de solicitar restricciones: usted tiene el derecho de solicitar restricciones sobre ciertos usos o divulgaciones de su PHI para llevar a cabo las funciones acerca de su tratamiento, pago u operaciones de atención médica o prohibir dicha divulgación. Sin embargo, Saint Alphonsus Health System tomará en consideración su solicitud aunque no es necesario que esté de acuerdo con las restricciones solicitadas.

E. Derecho a solicitar restricciones a un plan de salud: Tiene el derecho de solicitar una restricción sobre la divulgación de su PHI a un plan de salud (con fines de pago u operaciones de atención médica) en el caso de que usted haya realizado el pago, completo, por los artículos recibidos o los servicios proporcionados.

F. Derecho a comunicaciones confidenciales: Tiene el derecho de recibir comunicaciones confidenciales de su PHI a través de medios alternos o sitios alternos. Por ejemplo, puede solicitar que Saint Alphonsus Health System sólo se ponga en contacto con usted al trabajo o por correo electrónico.

G. Derecho a recibir una copia de esta aviso: Tiene el derecho de recibir una copia física de este Aviso de Prácticas de Privacidad, a solicitud.

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Si se presenta una violación a la PHI no confidencial que le afecte, se requiere que Saint

Alphonsus Health System le notifique.

VII. El uso compartido y conjunto de su Información de salud

Mientras usted recibe atención y para promover la misión de Saint Alphonsus Health System de mejorar la salud de la comunidad, Saint Alphonsus Health System compartirá su PHI con otras organizaciones según lo descrito abajo que aceptaron los términos descritos a continuación: A. Personal médico. El personal médico de los hospitales de Saint Alphonsus Health System

participa bajo un criterio organizado de atención médica para proporcionarle a usted la atención. Saint Alphonsus Health System y el personal médico de los hospitales correspondientes aceptan cumplir con los términos de este Aviso con respecto de la PHI creada o recibida como parte de la atención que usted recibió de Saint Alphonsus Health System. Los médicos y profesionales de la salud en alianza que son miembros del personal médico de Saint Alphonsus Health System tendrán acceso y harán uso de su PHI con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica relacionados con la atención que se le proporcionó en el Saint Alphonsus Health System. Saint Alphonsus Health System dará a conocer su PHI al personal médico para tratamiento, pago y operaciones de atención médica.

B. Membresía en CHE Trinity Health. Saint Alphonsus Health System y los miembros de CHE Trinity Health participan en conjunto en un criterio organizado de atención médica que se utiliza para actividades de revisión y evaluación de la calidad. Aceptamos cumplir con los términos de este Aviso con respecto de la PHI creada o recibida como parte del uso de las actividades de revisión y evaluación de calidad de CHE Trinity Health y sus miembros. Los miembros de CHE Trinity Health cumplirán con los términos de su propio Aviso de Prácticas de Privacidad al usar su PHI para tratamiento, pagos u operaciones de la atención médica.

Como parte de CHE Trinity Health, un sistema nacional de atención médica católica, Saint Alphonsus Health System y otros hospitales, asilos y proveedores de atención médica CHE Trinity Health comparten su PHI para su uso en las actividades de revisión y evaluación de calidad de CHE Trinity Health, la empresa matriz y sus miembros. Los miembros de CHE Trinity Health también usan su PHI para su tratamiento y pago a Saint Alphonsus Health System y/o para las operaciones de atención médica permitida por la HIPAA con respecto de nuestros pacientes mutuos.

Consulte en los sitios en internet de CHE Trinity Health la lista de las organizaciones miembros en http://www.trinity-health.org/ y http://www.che.org/, o puede llamar a la Oficina la Privacidad de Saint Alphonsus Health System y solicitar la lista.

C. Socios comerciales. Saint Alphonsus Health System compartirá su PHI con socios comerciales y sus Subcontratistas contratados para realizar las funciones comerciales a nombre de Saint Alphonsus Health System, incluyendo CHE Trinity Health que lleva a cabo ciertas funciones comerciales para Saint Alphonsus Health System.

VIII. Cambios a este Aviso. Saint Alphonsus Health System cumplirá con los términos del Aviso vigente. Saint Alphonsus Health System se reserva el derecho de realizar cambios materiales a los términos de su Aviso y poner en vigor las disposiciones del nuevo Aviso para toda la PHI que conserve. Saint Alphonsus Health System le enviará o proporcionará el Aviso revisado en su primera visita después de la revisión del Aviso cuando haya un cambio material en el Aviso. También puede pedir en cualquier momento una copia del Aviso a Saint Alphonsus Health System.

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IX. Quejas. Si considera que se violaron sus derechos de privacidad, puede presentar una queja

ante la Oficina de Privacidad de Saint Alphonsus Health System o la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Todas las quejas se deben enviar por escrito directamente a la Oficina de Privacidad de Saint Alphonsus Health System. Saint Alphonsus Health System le garantiza que no habrá represalias por presentar una queja. Usted no será objeto de represalias por haber presentado una queja.

X. Oficina de Privacidad – Preguntas / Dudas / Información complementaria. Si tiene alguna pregunta, duda o quiere más información acerca de los temas que abarca este Aviso de Prácticas de Privacidad o busca más información respecto a los procedimientos y políticas de privacidad de Saint Alphonsus Health System, póngase en contacto con la Oficina de Privacidad de Saint Alphonsus Health System en:

Saint Alphonsus Regional Medical Center - Boise At’n: Responsable de la Privacidad

1055 N. Curtis Road Boise, Idaho 83706

Saint Alphonsus Medical Center – Nampa At’n: Responsable de la Privacidad

1512 12th Avenue Road Nampa, ID 83686

Saint Alphonsus Medical Center – Ontario At’n: Responsable de la Privacidad

351 S.W. 9th Street Ontario, OR 97914

Saint Alphonsus Medical Center – Baker City At’n: Responsable de la Privacidad

3325 Pocahontas Road Baker City, OR 97814

Referencias

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