Avizor PRO 3.1 Más productividad para su negocio

Avizor

PRO 3.1

Más productividad para su negocio

Manual Básico

ÍNDICE:

01-Bienvenid@s

02-¿Porqué un Control de Accesos? 03- Seguridad de la Aplicación 04- Caracteríticas Básicas 05-Respecto a la versión 3.0 TPV 06- Soporte Técnico 07- Características mininas 08- Iniciar la aplicación

09- Iniciar Sesión por primera vez 10- Opciones de Configuración

10.01-Personalice Avizor

10.02-introduzca los datos de su empresa 10.03-logotipo, imagen en panel

10.04-Logotipo Corporativo

10.05-Imagen fondo panel de control 10.06-Directorio de Archivos 10.07-Directorio de Fotos 10.08-Escalar pantallas 10.09-Extensión de fotos 10.10-Configuración interfaz

10.11-configurar el Control de Accesos 10.12-Sistema de Lectores

10.13-Permitir repetir acceso 10.14-tiempo de cortesía 10.15-Día Límite

10.16-Caducidad cuotas bonos 10.17-Personalizar mensajes sonoros 10.18-Personalizar mensajes en pantalla 10.19-Factura

10.20-Configuración TPV

10.21-Activar pistola código de barras

10.22-Configuración Programa de Fidelización. 11-Gestión de Usuarios

11.01-Dar de alta un usuario ó administrador 12 Registro de Horarios y Actividades

12.01-Código de Actividad

12.03-Denominación de una actividad 12.04-Recintos

12.05-Introduzca las zonas o recintos 12.06-Aforo

12.07-Introducir días y horas de acceso 12.08-Introducir cuotas y bonos 13-Registro de Clientes 13.01-Datos 13.02-Cuotas 13.03-Bonos y Sesiones 13.04-Recibos 13.05-Facturas

13.05.01 Cómo anular una factura 13.06-Accesos

13.07-Notas 13.08-Privado

13.09-Programa de Puntos 13.09-Programa de Puntos

13.09.01-Cómo canjear puntos 14=Herramientas

14.01 Compactar Base de Datos 14.02 Hacer copia de seguridad 15 Facturación

15.01 Emitir Recibos Según día de alta 15.02 Emitir Recibos Mensuales 16 - Filtros de Caja:

17.03 Productos. 17.04 Ventas 18 - Control de Accesos

19-PROBLEMAS Y SOLUCIONES 20-Glosario de Términos

01-Bienvenid@s

Avizor es una aplicación informática optimizada para la gestión de Centros Deportivos.

Podrá gestionar toda la información referente a los socios, administrando un control automatizado de los accesos a las instalaciones basándose en los horarios de las actividades en las que el cliente esté inscrito y comprobando que el cliente esté al corriente en los pagos de sus cuotas, permitiendo o denegando el acceso al centro a través de un torno o puerta automatizada y conectada a un lector de tarjetas de banda magnética, opcionalmente también con lectores de tarjetas de proximidad, biométricos, código de barras, o sólo teclado, que a su vez son administradas desde la aplicación, tanto el acceso como los diferentes motivos de denegación de acceso son registrados en el Registro de Socios emitiéndose un mensaje sonoro y/o en pantalla completamente configurable por el usuario/administrador de Avizor

02-¿Porqué un Control de Accesos?

• .¿Porqué un Control de Accesos?

Un Control de Accesos es un conjunto de medidas que garantizan en todo momento la identificación de personas que preteden acceder a una zona determinada rechazando o permitiendo el acceso según criterios preestablecidos.

Objetivos:

• Identificar los accesos • Impedir los no autorizados

• Obtener información del tránsito de personas

• Delimitar el tránsito en determinadas bandas horarias Medios para el Control de accesos:

• Elemento identificativo (tarjeta, proximidad, biométrico, dactilar, etc.)

• Lector • Software

• Barrera física (portillo, molinete, torniquete,..) Ventajas de un Control de Accesos

• Mayor seguridad

• Control del tránsito de personas por las instalaciones • Además a través de software adecuado puede llevar totálmente al día el archivo de accesos a sus instalaciones de usuario con registro de fecha y hora.

03- Seguridad de la Aplicación

Avizor 3.0 es multiusuario. Los usuarios administradores son los que gozan de todos los privilegios de administración de la aplicación, pudiendo activar o desactivar opciones del programa, personalizar los datos del centro, logos, imágenes y mensajes sonoros, plazos de pago de las cuotas, control de stock de productos, taquillas, emisión de recibos... para ello deberá introducir la contraseña de administrador siempre que el proceso a ejecutar lo requiera.

Los usuarios no administradores no podrán activar o desactivar las opciones enumeradas en el párrafo anterior.

Independientemente podrá establecer una contraseña general que será requerida cada vez que se inicie la aplicación. Con estas medidas se cuenta con una seguridad suficiente para la mayoría de las necesidades de pequeños y medianos centros deportivos.

La sencillez de uso de AVIZOR contrasta con la enorme cantidad de recursos del programa

04- Características Básicas

REGISTRO DE CLIENTES: datos personales, actividades, recibos, servicios, periodicidad de pagos, histórico de pagos, históricos de accesos, Impresión de carné, asignación de taquilla; Gestión y Control de Bonos: Sauna, UVA, etc.

REGISTRO DE HORARIOS y ACTIVIDADES: Rango horario, sala destinada, aforo, monitor, cuotas y bonos, gráfica de accesos, listado de inscritos.

REGISTRO DE MONITORES: Datos personales, especialidades, sueldo,... GESTIÓN DE TIENDA. Registro de Proveedores, Registro de Artículos, Control de Stock, Reposiciones, Ventas, ...

EDITOR DE CORRESPONDENCIA: circulares, cartas personalizadas, AGENDA: Notas y avisos. Reservas de sauna, UVA, avisos de reuniones, calculadora, listín telefónico, marcador automático,...

TESORERÍA/FACTURACIÓN: diario de caja, recibos pendientes, recibos entre fechas, listado de recibos, balance ingresos/gastos entre fechas. Edición de recibos de forma automática y/o manual. Control de impagados.

LISTADOS e INFORMES: Recibos, recibos pendientes, recibos entre fechas, movimientos de caja, movimientos de caja entre fechas, pagos de socios, pagos socios entre fechas, socios por apellido, socios por código, socios por actividad, socios activos, socios inactivos, socios por genero, socios por edad, cumpleaños del socio, impresión de carnés, asignación de taquillas, planning de horarios de actividades, orlas, catálogo alfabético de productos, stock de productos, tarifas,..

Fidelización de Clientes: Nueva utilidad que permite otorgar puntos a los clientes en función del consumo de estos.

ANÁLISIS DE DATOS: Gráficos de asistencia en diferentes bandas horarias, actividades, etc.

CONFIDENCIALIDAD: Modo administrador y usuario. SEGURIDAD: Copia de seguridad y Restauración de copia

ACCESOS: A través de Tarjeta de Banda Magnética (opciones de sólo teclado, código de barras, biométrico y dactilar). Registra tanto los accesos autorizados como los denegados.

…/…

Permite el Registro de Accesos por teclado

y permite la apertura del torno ó puerta también por teclado, para facilitar el accesos a invitados o visitas

AVIZOR PRO Incluye Software de Tratamiento de Imágenes para capturar en el acto, recortar, retocar y vincular la foto a la ficha de su cliente

AVIZOR es totalmente configurable: Mensajes de bienvenida, pantalla de Control con su logotipo, fondos de escritorio, etc

05-Diferencias de Avizor 3.1 TPV respecto a la versión 2.5 TPV

Lo más destacado de esta nueva versión -Multiusuario (administrador y usuario) -Nueva Utilidad: Fidelización de Cliente -Gestión de Pagos y Retenciones a monitores

-Gestión de tienda con generador de código de barras para los productos -Control de accesos, informes de accesos por actividad, rangos de fechas,.. -Posibilidad de trabajar en red con varios ordenadores

06- Soporte Técnico para usuarios registrados: • A través de correo electrónico: [email protected] • 902-366.826

• On line a través de nuestra web www.avizor.info/soporte

07- Características mininas

El ordenador donde deba ser instalado no requiere unas características especiales, aunque debe de poseer al menos dos puertos RS-232 (puertos serie) para poder integrar el sistema completo incluyendo TPV; se recomienda como mínimo:

• Procesador Pentium 3 a 800 Mhz. ó AMD XP a 2000Mhz. • 256 Mb RAM

• Espacio Libre mínimo en disco duro 120 Mb • Resolución gráfica del monitor 800x600 ppp • Sistema Operativo Windows 95 ó superior

• Se recomienda de manera opcional el paquete ofimático Microsoft Office si desea aprovechar las herramientas de vinculación con este paquete que ofrece Avizor para informes, mailing y análisis de datos.

08- Iniciar la aplicación

Haga doble clic directamente en el icono que le aparecerá en su escritorio.

O si lo prefiere haga clic en a continuación ,

seguidamente y finalmente en

Se abrirá el siguiente subformulario de “Inicio de Sesión”:

09- Iniciar Sesión por primera vez

En el subformulario de “Inicio de sesión”, introduzca en el campo Nombre: “Propietario” (sin las comillas) y en el campo Contraseña: “avizor” (con letras minúsculas y sin las comillas)

y haga clic en el botón . Aparecerá el siguiente subformulario que le advierte que el programa no está aún registrado

Al hacer clic nuevamente en aparecerá la siguiente imagen (formulario Inicio) de avizor que en unos segundos desaparecerá y nos situaremos por primera vez en el Panel de Control de la aplicación, (sin imagen en el citado Panel de Control) y como “Usuario” aparece “Propietario”

Si quiere omitir esta imagen haga clic en la tecla Esc normalmente situada en el límite izquierdo de la fila superior del teclado.

En el “Panel de Control” observará la “Barra de Menús” (de izquierda a derecha: Archivo, Edición, Registros, Herramientas, General, Tienda, Administración, Ventana, Ayuda) con sus menús y submenús, y la “Barra de Herramientas” con iconos de acceso directo a las funciones más usuales del programa, que aparecerá en casi todas las pantallas de Avizor

10- Opciones de Configuración.

En la Barra de Menús encontrará la opción . Sólo si ha iniciado sesión como administrador (Nombre: Propietario; Contraseña: Avizor podrá acceder a “Opciones de Configuración”.

Haga clic en el citado botón , se desplegará y casi al final encontrará otro botón , haga clic en el y se abrirá un subformulario con cinco apartados o pestañas:

El primer apartado (Configuración General) es para que introduzca los datos de su empresa:

Es obligatorio cumplimentar al menos los datos de la parte izquierda del formulario (Razón Social, Dirección, C.Postal, Población, Provincia, NIF/CIF) para poder registrar el programa.

En el siguiente apartado (Personalizar Avizor) puede configurar diversas opciones como: logotipo, imagen en panel, tipo, color y tamaño de letra, etc. (haciendo clic en botón reset situado en el ángulo inferior derecho, tomará las opciones por defecto con respecto a tipo de letra, color, etc.).

Observe la imagen y veamos apartado por apartado.

Logotipo Corporativo:

Es el logotipo elegido por Ud., que aparecerá en todos los informes, listados, recibos, carnets de socios, etc Observe los tres puntitos a la derecha del campo, haciendo clic en estos puntitos lo llevará al explorador de Windows para que Ud. indique la ruta donde se encuentra la imagen con su logotipo. Observe “Colocación” y “Tamaño” porque Avizor le da la posibilidad de colocar esta imagen en un lugar determinado.

Para una mejor organización, aconsejamos que todas las imágenes que tengan relación con avizor (logotipos, imágenes de productos, fotos de socios, etc.) las tenga guardadas en la siguiente ruta de su ordenador C:\Archivos de programa\Avizor\Avizor3\FOTOS

Imagen fondo panel de control: Se trata de la imagen que Ud. desea colocar en el panel de Control de Avizor. Proceda igual que con el logotipo. Y observe “Colocación” y “Tamaño” porque Avizor le da la posibilidad de colocar esta imagen en un lugar determinado del panel de Control y de configurar el tamaño de la imagen.

Directorio de Archivos: es donde Ud. podrá decir a Avizor que guarde, por ejemplo, las remesas bancarias.

Directorio de Fotos: Es el directorio donde se guardan las fotos de sus clientes o socios y como apuntábamos más arriba todas las imágenes que tengan relación con Avizor (fotos clientes, logotipo, etc.), insistimos en que para la mejor organización de sus imágenes utilice la siguiente ubicación: C:\Archivos de programa\Avizor\Avizor3\FOTOS

Escalar pantallas: Recomendamos que marque esta opción porque todas las pantallas de Avizor se redimensionarán en función del tamaño de monitor que utilice o si desea restaurar el panel de Avizor a algún tamaño determinado.

Extensión de fotos: Utilice esta opción para indicar a Avizor el formato de fotos que utilizará, elija JPG ó caso de no tener instalado en su ordenador un visor de imágenes JPG, utilice entonces el formato predeterminado de Windows BMP.

A la derecha de esta pantalla (seguimos estando en el apartado dos -Personalizar Avizor-) observe “Configuración interfaz”

recorra haciendo clic sobre los puntitos todas ó algunas de las opciones (color fondo, color fuente, etc.) si desea utilizar otros colores o fuentes de los predeterminados. Si tras probar distintos colores y fuentes no le gusta el aspecto, puede hacer clic en el botón y Avizor volverá a quedar con las opciones predeterminadas.

Por último, si desmarca esta opción

(por defecto está marcada como se puede apreciar en la imagen superior ), no se abrirá el formulario INICIO (imagen inferior)

En el tercer apartado vamos a configurar el Control de Accesos. Veamos la siguiente imagen con detenimiento.

Sistema de Lectores. Por defecto Lector de tarjetas de banda magnética. Si se requiere otra opción consulte con su proveedor.

Permitir repetir acceso. Recomendamos que marque esta opción si a sus clientes les está permitido acceder más de una vez al día a la instalación.

T.Espera. Es el tiempo de cortesía que damos al cliente para que acceda a la instalación antes de su hora, normalmente 30 minutos (escríbalo así 00:30). Ejemplo: un usuario tiene clase de aeróbic a las 18:00 h. podrá acceder desde las 17:30. Si este usuario del ejemplo trata de acceder antes de las 17:30 el programa le avisará que aún no es su hora. Esta opción es configurable

Día Límite. Son los días de margen que damos al usuario para que acceda a la instalación sin que haya pagado su cuota. Ejemplo: un usuario le toca pagar el día 14 y en día límite ponemos 3, si el día 17 aún no ha pagado AVIZOR “desactiva” a este clientey le niega el acceso con un mensaje que puede ser grabado por usted; el mensaje por defecto es “Pase por recepción”. Esta opción es configurable. (En el momento que pague el recibo pendiente AVIZOR pregunta si desea activar nuevamente al clientepara que pueda acceder normálmente a la instalación. Atención: un cliente desactivado no aparecerá en listados de actividad, ni se le

Caducidad cuotas bonos. Si no marca esta opción los bonos de acceso no caducarán nunca, si la marca indique también el tiempo (meses, años, etc.) Un cliente sólo puede acceder a la instalación por cuota periódica (mensual, 2 meses, etc. según día de alta, etc.) o por la compra de un bono con un número determinado de accesos configurado por Ud., la forma de configurar “bonos de acceso” lo veremos en “Horarios y Actividades”.

Personalizar Mensajes Sonoros

Estos son los mensajes que se instalan por defecto:

Acceso. Esta opción permite ofrecer un mensaje de bienvenida que por defecto es “Adelante” pero que también puede personaliza usted utilizando expresiones como: Bienvenido al Gimnasio xxx, o mejor un simple pitido suave que le advertirá de un acceso pero que le evitará estar todo el día escuchando “adelante”.

Motivo 1: Es un mensaje explícito que AVIZOR emite cuando un usuario no está al corriente de su pago. El mensaje por defecto es “Pase por recepción”. Otros ejemplos de este mensaje pueden ser: "Acceso Denegado, contacte con Administración". "Pase por recepción, por favor". "Cuota pendiente de pago". Este mensaje manténgalo siempre activado.

Motivo 2. Un mensaje del tipo "Aún no es su turno, espere por favor", anunciará al usuario que es pronto para su actividad.

Motivo 3: Un mensaje del tipo "Su actividad terminó", anunciará al usuario que llega tarde para realizar la actividad para la cual se ha inscrito.

Motivo 4. Un mensaje del tipo "Hoy no se practica su actividad" anunciará al usuario que hoy no se realiza la actividad para la cual se ha inscrito.

Personalizar mensajes de texto en pantalla. De igual manera estos mensajes en pantalla deberán estar relacionados con los sonoros.

Todos los mensajes son configurables y se pueden activar o desactivar a criterio del administrador del programa. Los mensajes indican al cliente porqué no puede acceder a la instalación. No es una persona, es una máquina quien niega el acceso, de esta forma se evitan muchos compromisos.

La aplicación se instala con todos los mensajes por defecto que hemos enunciado más arriba, pero no obstante los “Administradores” pueden Personalizar los mensajes sonoros.

.

Observe en la imagen superior los ya conocidos puntitos que es para indicar al sistema en qué lugar del disco duro están los sonidos; si hace clic sobre el icono escuchará por los altavoces de su ordenador el sonido correspondiente a la línea en que esté situado.

Observe el icono que sirve para abrir la “Grabadora de Sonidos” por si desea grabar sus propios sonidos.

El siguiente apartado o pestaña es Facturar. Observemos esta imagen con detenimiento

Cumplimentaremos los campos relacionados con Tipo IVA, cuota de taquilla; número de taquillas, tipo de facturación. Ejecutar el día se refiere al día de facturación automática, precio de un día para ajustes de mes, último mes facturado -se actualiza automáticamente-, -serie y numeración inicial de facturas.

Configuración TPV

Si dispone de impresora de tickets y/o cajón portamonedas marque esta opción e indique el puerto COM (puerto serie). Volvemos a recordar que el ordenador debe de poseer al menos dos puertos RS-232 (puertos serie) para poder integrar el sistema completo incluyendo TPV. El COM 1 es por defecto para el lector y torno y el COM 2 para impresora de tickets, pero podría ser al contrario. Compruebe que tanto esta configuración como las conexiones están correctamente ubicadas.

Activar pistola código de barras.

Active esta casilla si dispone de pistola de código de barras. Consulte a su proveedor sobre las pistolas que Avizor soporta.

Configuración Programa de Fidelización.

Puede activar ó desactivar esta opción tantas veces como quiera. Si está activado el “Programa de Fidelización” sus clientes recibirán puntos, (estos puntos serán gestionados en la pestañita 9 del Registro de Socios que veremos más adelante), en relación con el importe de los recibos que pague. Podemos sugerir el otorgar 1 punto por cada euro facturado en cuotas y 2 puntos ó más por cada euro facturado en ventas de productos.

Igualmente puede poner plazo de caducidad a los puntos e informar del saldo de puntos a sus clientes a través de los tickets en el momento del pago, para ello marque la casilla de verificación “.

Por último la pestaña SALIR para volver al panel de Control y guardar los cambios realizados.

Al salir de “Opciones de Configuración”, El Panel de Control se presentará ahora con la imagen que hayamos elegido

GESTION DE ADMINISTRADORES

Y

11-Gestión de Usuarios

Haga clic de nuevo en Administración, clic en Seguridad y nuevamente clic en Gestión Usuarios. Observe el siguiente panel

al hacer clic en “Gestión Usuarios” se abre el siguiente subformulario:

Si observa en el campo ADMINISTRADORES existe un administrador dado de alta con el nombre “Propietario” y la contraseña “avizor” (que es con el nombre y contraseña que hemos podido entrar a la aplicación por primera vez) y en el campo USUARIOS existe un usuario dado de alta que además se llama “Usuario”, si hubiéramos entrado en esta aplicación con: nombre “Usuario” y de contraseña una simple pulsación a la tecla “Intro” de nuestro teclado, no podríamos ver el menú “Administración” y por tanto no podríamos dar de alta a nuevos administradores y/o usuarios.

Para dar de alta un usuario con la categoría de “ADMINISTRADOR”

Hacemos clic en en los botones situados a la izquierda del subformulario y aparece otro subformulario:

donde escribimos el nombre del “Nuevo Usuario” (por ejemplo Javier) y la contraseña (por ejemplo 123x). Tenga en cuenta que el campo “Nuevo Usuario” sólo admite un máximo de 9 caracteres incluidos espacios y que el campo “Contraseña” distingue entre mayúsculas y minúsculas. Antes de salir hacemos clic en

y la próxima vez que entremos en Gestión de Usuarios aparecerá así:

Si al volver a iniciar la aplicación en vez de “Nombre: Propietario” escribimos “Javier” (sin las comillas) y la contraseña que hubiéramos puesto (en el ejemplo 123x) en el Panel de Control aparecería en el ángulo superior izquierdo bajo la fecha “Usuario: Javier” El nombre de usuario que aparece en el Panel de Control aparecerá también en los recibos que se emitan durante esa sesión.

REGISTRO DE HORARIOS

Y

12 Registro de Horarios y Actividades

Tras la personalización de Avizor el siguiente paso es configurar los horarios, actividades, cuotas y bonos. Haga clic en el icono REGISTRO DE HORARIOS y ACTIVIDADES situado en la barra de Herramientas y que nos llevará hasta la siguiente pantalla que observaremos con detenimiento.

A cada actividad corresponde una ficha como la que vemos en la imagen y se codifica (se numera) automáticamente; la estudiaremos detenidamente.

En la parte superior de la pantalla seguimos teniendo las ya conocidas “Barra de Menús” y la “Barra de Herramientas”; pues justo debajo tenemos de izquierda a derecha:

12.01 }Código (Es auto numérico)

12.02 ¿Dar de baja?: Si marca esta opción permite dar de baja una actividad sin borrarla de la base de datos. Atención porque una actividad que damos de baja significa que todos los clientes asignados a esa actividad serán dados de baja automáticamente. ¿Cuando es conveniente utilizar esta opción? En los casos de actividades puntuales que sólo se realizan durante unos pocos días y en determinadas fechas del año como cursillos, convenciones, stages, clinics, etc. 12.03 Auxiliar Si marca esta opción no muestra en los informes la

Denominación.

Es un campo obligatorio. Introduzca en este campo el nombre con el que quiera denominar la actividad; le recomendamos que sea bien explícito, por ejemplo: “Aeróbic”, si ponemos sólo Aeróbic seguro que tenemos más de un grupo con días y horarios diferentes y nos podremos equivocar al agregar esa actividad a un cliente; pongamos entonces “Aeróbic LXV 18:00-19:00”, (Aeróbic lunes, miércoles viernes de seis a siete de la tarde).

Para los gimnasios o centros deportivos que no hacen grupos o clases colectivas, o para asignar horarios a aquellos clientes que pueden acceder cualquier día y hora, sugerimos una actividad denominada FULL TIME, entonces marcamos todos los días y ponemos en el rango horario desde la hora de apertura hasta la de cierre, por ejemplo de 07:00 a 23:00 (de siete de la mañana a once de la noche).

Recintos

No es un campo obligatorio, pero si lo desea haga doble clic sobre el campo “Recinto dedicado” se abrirá el siguiente subformulario donde podrá agregar las distintas zonas o recintos que componen su instalación deportiva

Introduzca las zonas o recintos que componen su instalación deportiva. Para agregar nuevas zonas solo tiene que hacer clic en el asterisco (nueva ficha) y para salir y volver al subformulario anterior (Horarios y Actividades) puede cerrar este subformulario haciendo clic en situado en la esquina superior derecha.

Aforo

No es un campo obligatorio. Si desea limitar el aforo de cada actividad ponga un número, el sistema le advertirá cada vez que en esa actividad concreta se supere el aforo porque haya más inscritos de la cuenta. Si no desea limitar el aforo simplemente no ponga nada.

Monitor.

No es un campo obligatorio. Si desea asignar un monitor a una actividad concreta haga doble clic sobre el campo “Monitor” y se abrirá el subformulario de monitores donde podrá cumplimentar todos los campos relacionados con cada monitor concreto.

Este subformulario de monitores lo trataremos con amplitud más adelante.

Días y horas de acceso.

Observe la siguiente imagen. Cada actividad puede estar limitada por días y bandas horarias. Los campos que aparecen en verde y a su izquierda la marca de verificación actividad: , son los días en que los clientes que tienen asignada esta actividad en cuestión pueden acceder a la instalación, y la banda horaria queda determinada en los campos de la derecha, en este caso los clientes que tengan asignado este horario en su actividad (la actividad la podemos denominar por ejemplo FULL TIME) pueden entrar a la instalación los lunes, martes, miércoles, jueves y viernes desde las ocho de la mañana a las once de la noche y los sábados desde las ocho de la mañana hasta las tres de la tarde.

“Horarios y Actividades”

A continuación observemos la zona derecha de este subformulario de “Horarios y Actividades”

En el borde superior tenemos cuotas, bonos, inscripciones y graficas de acceso; en el inferior un icono y varios botones: Cuotas, imprimir socios y orla; y finalmente otro icono para salir de este subformulario.

Introducir cuotas

Para introducir una cuota sitúese en la pestaña “Cuotas” y escriba en el campo “Denominación” un nombre relacionado con la actividad, por ejemplo Cuota “Socio” ó siendo más explícito “Cuota Natación Infantil”; indique al programa el tipo de IVA, a continuación introduzca el precio sin IVA ó si lo prefiere introduzca el precio IVA INCLUIDO en el campo correspondiente (en este caso se abrirá el siguiente subformulario para que indique la cantidad a introducir y Avizor calculará el importe sin IVA.

Para cada actividad podremos disponer cuantas cuotas queremos: Cuota Socio; Cuota no socio, etc. si desea poner cuotas para mas de un mes: trimestres, etc. el precio que debe de figurar en este subformulario es el precio por un mes; por ejemplo, si la cuota de tres meses son 90,00 IVA incluido; debe poner en el campo Denominación: Cuota 3 meses y en el subformulario que acabamos de ver: 30, Avizor calculará el importe a pagar por su cliente en el Registro de Socios que veremos más adelante, al indicar que el modo de facturación es trimestral.

Si desea puede poner “Bonos de Acceso” sitúese en la pestaña “Bonos” e introduzca como denominación nombres descriptivos, indique el tipo de IVA, el precio y no olvide poner cuantos accesos otorga al bono en cuestión. Observe la siguiente imagen, como un “Bono 10” tiene “10 accesos” y un “Bono 20” tiene 20 accesos.

Inscritos en la Actividad

Situándose sobre la siguiente pestaña “Inscripciones” podrá ver los inscritos que hay en esta actividad/horario en cuestión

Para ello una vez situado en la pestaña “Inscripciones” haga clic en el icono y aparecerán los inscritos a la actividad/horario; observe que los clientes “Activos” (activos son los clientes que pueden acceder, inactivos los que no pueden acceder por falta de pago o por estar en baja temporal) aparecen con fondo verde y los inactivos con fondo rojo; al final el siguiente estadillo: Inscritos: 15; Activos: 10; Accesos 238.

Por otro lado si hace clic en el icono que aparece a la derecha de cada cliente nos llevará a la ficha de este.

Gráficas de accesos

Y por último si nos situamos en la pestaña “Gráfica accesos” veremos los accesos correspondientes a esa actividad.

Ahora nos situamos en la parte inferior derecha de este subformulario. Haciendo clic en este icono podremos imprimir un listado con los horarios y actividades; si hacemos clic en tendremos un listado de las cuotas; si hacemos clic en tendremos un listado de los socios de esa actividad concreta; y si lo hacemos en tendremos un listado que además lleva la foto del cliente. Haremos clic en este icono para salir de este subformulario.

Registro

de

Clientes

13-Registro de Clientes

De nuevo en el Panel de Control, haciendo clic sobre este icono situado en la “Barra de Herramientas” accede al Registro de Clientes, fichero que mantiene los datos de cada cliente, agrupando y clasificando la información en diferentes pestañas, desde él podrá controlar la generación automática de cuotas, actividades, ventas, servicios, acceso, puntos fidelización , documentos relacionados con éste, etc...

Este subformulario tiene 8 apartados o pestañas (9 apartados si tiene activado el programa de puntos); los apartados son:

1-Datos.0 Introduzca los datos del cliente. Observe que los campos correspondientes a “Población”, “Provincia” y “CP” ya los auto rellena Avizor tomándolos de la ficha de “Opciones de Configuración” de su empresa, de no ser correctos corríjalos.

2-Cuotas Desde esta ficha se mantienen todas las actividades que el clientecontrata, así como la periodicidad del pago y el total de cada grupo de socios en el caso que el clientesea titular de un grupo.

Utilice la "lista desplegable" pulsando con el puntero del ratón sobre la flecha y seleccione la actividad y la cuota. Puede otorgar descuentos si procede

A continuación, en el campo "Sistema de Facturación", no olvide poner la periodicidad del pago utilizando también flecha desplegable . La periodicidad predeterminada será la que introdujo al “Personalize Avizor”

Fecha de próximo recibo, indica cuando tiene previsto Avizor generar automáticamente este recibo. La primera fecha la deber poner el administrador del programa al realizar el alta del cliente. Puede editar este valor si es usuario

administrador haciendo doble clic sobre el campo. Si desea modificar el valor introduzca una fecha sin el valor del día, por ejemplo “julio/2005”, sin las comillas.

Este cambio de fecha se hace normalmente cuando un cliente ha estado de baja -inactivo- y solicita nuevamente el alta. Compruebe que la fecha del próximo recibo sea la correcta, al pulsar sobre este se le abre un pequeño subformulario para que introduzca la nueva fecha

Botón “Generar Ahora” es para hacer el próximo recibo antes de la fecha en que el sistema lo hará de manera automática. Se genera un nuevo recibo para el clienteutilizando la información existente sobre el socio: actividad, cuota, periodicidad del pago y servicios (si se incluyen en el recibo), asegúrese de que la información es correcta antes de generar los recibos, los valores nulos producirán un error controlado.

En caso de que el clientepertenezca a un "grupo"(el grupo toma el número de cliente del responsable en este caso el responsable de este grupo es el Id. 2143) este apartado estará inhabilitado pues el clientees dependiente de la información del clienteque se hace cargo de sus cuotas. En este caso solo podrá introducir la actividad y cuota que practica el socio. Todas sus cuotas se cargarán al "Idpago" señalado en la pestaña “8-Privado” de este subformulario. Este último valor no puede ser nulo y debe de ser un IdclienteActivo, es decir el clienteque se hace cargo del pago no puede estar inactivo. Cuando introduce un nuevo clienteel valor de IdPago es de forma predeterminada el mismo IdCliente que se le asigna al nuevo registro.

3-Sesiones Aquí puede Gestionar los BONOS de Sauna, UVA, Masaje, etc. que desee ofertar a sus socios. PULSADO el botón se abre el siguiente subformulario donde podrá introducir todos los servicios adicionales (BONOS de Sauna, UVA, Masaje, etc. ) que desee ofertar a sus socios.

Cada vez que un usuario hace uso de un bono queda registrado el día y la hora del uso en cuestión y descuenta una sesión del total del bono. Los bonos gastados se mostrarán con fondo rojo, tal y como se muestra en la imagen siguiente.

4-Recibos

Este subformulariomuestra todos los recibos pendientes de pago del socio, tanto de ventas como de cuotas o los generados manualmente desde el subformulario “Recibos”.

En el caso de la imagen superior observamos que este cliente tiene tres recibos en este subformularioque observará mejor en la siguiente imagen,

Esta imagen nos indica que el cliente tiene tres recibos pendientes de pago. Un cliente con un solo recibo pendiente de pago será desactivado a los n días de la fecha del recibo (n son los días de margen o cortesía que damos al cliente para que pague sus recibos, normalmente 5) y no podrá acceder a la instalación hasta que no se marque el recibo como cobrado. Para marcar un recibo como cobrado procederemos de una de estas dos maneras: a/ marcando esta casilla de verificación con lo cual se registra el cobro pero no se emite el recibo por la impresora; b/ marcando sobre este icono con lo cual se registra el cobro y además se emite el recibo por la impresora: En ambos casos el recibo cobrado desaparece de este subformulario y aparece como una factura en el subformulario siguiente, pestaña 5. Así tenemos bien organizados, por un lado los recibos al cobro y por otro las facturas cobradas. Un recibo no queda registrado como factura hasta que no se ha cobrado y se puede cobrar uno a uno haciendo sucesivos clic en ó en sobre el recibo que se quiera cobrar o también agrupándolos en una sola factura como veremos más adelante en “Factura Múltiple”

Antes de cobrar si tuviera que hacer alguna rectificación al recibo podrá editarlo haciendo clic en el icono situado a la derecha de la línea de cada recibo, justo a la izquierda del icono . Si necesita borrar un recibo lo puede marcar haciendo clic en este ó en este botón, situados a la izquierda de la línea de cada recibo y a de su ordenador; en cualquier caso el sistema le advertirá para que confirme la opción antes de la eliminar.

Los botones situados en la parte inferiro del subsubformulario·”Recibos”

Recibo Manual:

Abre el editor manual de recibos mostrando un nuevo recibo para el socio. Edite el campo importe y concepto.

Recibo Ajuste:

Creará un nuevo recibo para el clientecon importe igual al número de días, que introducirá en el cuadro de diálogo que se mostrará al pulsar este botón, multiplicado por el precio/día establecido en el subformulario“Facturar, en Opciones de Configuración”.

Forzar Recibo Automático:

La funcionalidad de este botón es idéntica al botón “Generar Ahora” existente en el subformulario“Cuotas”, generará un recibo basado en la información existente para el clientesobre actividad, cuota, periodicidad del pago y taquilla (si se incluye ésta en el recibo).

Nueva Venta:

Genera un recibo con importe igual a cero, edite la nueva venta haciendo clic sobre el botón con la imagen de carpeta abierta situado a la derecha del nuevo recibo generado, se abrirá un albarán de venta para que pueda introducir los conceptos de venta que el cliente le pida.

Factura Múltiple:

Este botón activa/desactiva la opción de facturación múltiple. Si hace clic sobre el se abrirá el siguiente aviso

si acepta haciendo clic en Sí aparece dentro del subformulario“Recibos” el subformulario“Cola de Facturas” :

ahora elija haciendo clic en los recibos que quiera agrupar en una sóla factura, puede agregar todos los recibos o solo algunos.; cuando haya marcado los recibos que desee agregar a la factura, vuelva a hacer clic en el botón “Fcta.Múltiple” y quedará generada la factura en la siguiente pestaña “5-Facturas” y se cerrará el asistente.

De la misma manera que los recibos al cobro ó pendientes de cobro se muestran en la pestaña “4-Recibos” en la ficha de cada cliente, en la pestaña “5-Facturas” se muestran todas las facturas pagadas por el cliente en cuestión.

Todos los recibos pagados del cliente se convierten en factura.

La numeración inicial de las facturas y/o su serie debe establecerla en “Opciones de Configuración”

Es posible cerrar la facturación de un año, para iniciarla nuevamente desde uno y con una nueva serie; para ello vaya a “Administración” “Facturación” “Series de Facturas”- pero esto se verá más adelante en el capítulo de opciones avanzadas. Cuando hace clic sobre el botón de activación “Pagado” en cualquier subformulario que edite recibos, el importe del recibo será anotado de forma automática en “Diario de Caja” y será generada una nueva factura para el socio.

Cómo anular una factura No debe eliminar las facturas generadas, ya que alteraría la numeración de éstas, por ello cuando las elimine se marcarán como “Anuladas” y su importe será cero. Si necesita “anular” una factura deberá editarla pulsando sobre el icono justo a la derecha de la línea correspondiente a la factura en cuestión, una vez editada haga clic en el icono situado en la “Barra de Herramientas. Al hacer clic sobre el citado icono el sistema le advertirá, si Ud. responde “Sí”; el sistema le volverá a preguntar “¿Borrar también el apunte de Caja”? normalmente responderemos “Sí” y nuevamente el sistema le preguntará “¿Desea recuperar el recibo correspondiente a esta factura?; Ud. responderá lo que proceda, “Sí” ó “No”

6-Accesos

Esta ficha registra en un listado todos los intentos de acceso del clientepor tarjeta magnética o bien por acceso manual, dividiendo el listado en Permitidos y No permitidos.

Este subformulario del “Registro de Socios” registra la fecha, hora, actividad y una nota en caso de denegación de acceso

Notas

Utilice esta ficha para guardar información sobre el estado físico del clienteu otras notas.

8-Privado

Este subformulario contiene información confidencial del socio, Nº de cuenta bancaria, fecha de alta, etc. y notas privadas. Así Mismo puede genera cobros para matrícula del cliente, tan sólo escribiendo la cantidad a cobrar en el campo “Matrícula” el sistema le pregunta si desea generar un recibo

9-Puntos (este apartado sólo aparece si tiene activado el Programa de Puntos)

Cómo canjear puntos. Cuando el cliente ha acumulado una cantidad de puntos suficiente como para ser canjeada por regalos que previamente hemos dado de alta en “Tienda” “Productos” (veremos en opciones avanzadas); al hacer clic en el botón aparecerá el siguiente subformulario de aviso:

Si hacemos clic en aceptar nos lleva al subformulario de “Pedidos”.

14 Herramientas

Llegados a este punto en que probablemente ya hemos introducido los datos de nuestra empresa, los horarios, cuotas y actividades que vamos a ofertar a nuestros clientes debemos hacer clic en la “Barra de Menús” el menú “Herramientas” y observar las distintas herramientas que nos ofrece y muy especialmente dos herramientas vitales para salvaguardar nuestros datos y mantener nuestro programa lo sano.

Compactar base de datos

La primera herramienta es “Compactar Base de Datos” con ella conseguiremos que nuestros datos no ocupen en el disco duro del ordenador nada más que lo justamente necesario; para ello basta con hacer uso de esta utilidad una o dos veces al mes. Simplemente haciendo clic en que es la primera opción que se muestra en el “Menú Herramientas”

Hacer copia de seguridad

La siguiente herramienta, mas importante aun que la que acabamos de indicar es “Copia de seguridad” para ello basta con hacer clic en y el sistema nos guiara en el proceso

E l resto de herramientas ofrecidas en este menú están descritas en la siguiente imagen:

Compactar Base de Datos (Hacer 1-2 veces al mes) Copia de Seguridad (Hacer a diario ) Grabar Mensaje (cuando lo necesite)

Escribir una dirección de Internet (cuando lo necesite) Sólo si tiene un dialer configurado

(cuando lo necesite) Registrar accesos por teclado

(cuando lo necesite) Abrir “Accesos.exe” (normalmente se abre automáticamente al encender el ordenado r puesto que, por defecto, está

en el “Inicio” de Windows)

Abre la Calculadora (cuando lo necesite)

Abre Capturadora de imagen (cuando necesite hacer una foto)

15 Facturación

Avizor le recordará cada primero de mes que debe de generar los recibos para los clientes que tienen como forma de pago meses naturales, y cada día le recordará que debe de hacer los recibos de aquellos clientes que tienen forma de pago “Según día de Alta” y que el día de pago coincide con el día de la fecha.

.En ambos casos Avizor generará un recibo por cliente que quedará reflejado en el “Registro de Clientes” en la ficha de cada cliente en “4-Recibos”.

Un recibo pasará a ser factura y quedará reflejada en “Registro de Clientes” en la ficha de cada cliente en “5-Facturas”. Una vez lo hayamos marcado como cobrado.

Para emitir recibos según día de alta sólo haga clic en “Sí” cuando al arrancar Avizor el programa le advierta que “Hoy es día de pago de n Clientes”

Para emitir recibos “Mensuales” proceda del siguiente modo:

Vaya a “Administración Facturación Emitir Recibos Mensuales”, aprecerá el siguiente subformulario:

Si lo desea puede hacer clic en “Ver Recibos a Crear” ó directamente hacer clic en “Crear Recibos” Podría incluso encontrarse con el siguiente aviso:

Esto ocurre porque tal vez el día predeterminado que normalmente es 1 de cada mes fuera domingo o simplemente Ud. no tuvo tiempo para emitir los recibos. Haga clic en “Sí”

El programa se tomará unos segundos para emitir los recibos de los socios “Activos” que les haya vencido su pago (dependiendo de si pagan por meses, trimestres, etc.). Una vez creados los recibos que van por caja, el programa le informará: “n recibos que incluyen –x mes- como concepto han sigo generados”

Haga clic en “Sí· y el programa mostrará la siguiente pantalla:

Puede imprimir un listado con los clientes cuyo recibo está en esta remesa; puede generar un “Archivo TXT” que podrá enviar a su banco por correo de Internet ó podrá generar un disquete

o CD (sólo indique la unidad de su PC) y en cualquiera de los casos, tanto si crea un archivo txt como como si genera un disquete, el sistema marcará esta remesa como enviada y generará tantas facturas como recibos existan en la remesa; el sistema le avisará:

.

En el caso de la imagen hemos creado un archivo TXT para enviar al banco por Internet y el sistema nos pregunta si queremos ir a la ubicación del archivo que tal como habíamos definido en “Opciones de Configuración” lo tenemos en la ruta C:\Archivos de

programa\Avizor\Avizor3\ARCHIVOS. Listo para enviar por correo electrónico o incluso desde ahí mismo hacer copia en un disquete para llevar al banco

Respecto a los filtros de Caja:

La caja la podíamos filtrar por “Hoy”, “Mes” y “Por fechas”; ahora estos filtros los podemos hacer además por usuario: “TODOS”, “Nombre Usuario” etc. Además como viene siendo habitual los informes pueden ser vinculados

(exportados) a Word, al bloc de notas en formato txt ó a la hoja de cálculo Excel para su posterior análisis.

Observa las siguientes imágenes:

En la imagen superior estamos viendo la Caja de “TODOS” Si deseamos aplicar un filtro de caja por un usuario (en este ejemplo el usuario es Juan) sólo tenemos hacer clic en el combo que aparece a la derecha del campo y marcar el nombre del usuario del cual queramos saber la caja que ha hecho en un determinado rango de fechas.

En la imagen superior observamos que si ponemos el puntero del ratón sobre el icono aparece la etiqueta Informe por usuario, al hacer clic sobre el mencionado icono aparece superpuesto el subformulario “Informe de caja por usuario…” que nos permite seleccionar un rango de fechas y un usuario tal y como se ve aprecia en la imagen inferior.

Si hacemos clic en el icono ver informe obtenemos el siguiente informe que podremos imprimir, vincular con Word, Excel ó bloc de notas:

Respecto a “Remesas Bancarias”.

Ahora es posible al generar un recibo de venta ó servicio para un cliente cuya forma de pago asignada es “Recibo Banco” indicar a Avizor si deseamos incluir ese recibo en próxima remesa.

Observemos en la imagen superior que a la derecha de los ya conocidos iconos (editar recibo) y (marcar el recibo como cobrado e imprimir factura) ahora aparece un tercero (incluir recibo en remesa bancaria). Si hacemos clic en el icono el siguiente mensaje

Si respondemos afirmativamente este recibo se incluirá en una remesa que no haya sido enviada al banco, en caso de no existir ninguna remesa con esa condición se creará una nueva remesa donde podrá ir agregando nuevos recibos hasta que decida enviar esa remesa al banco.

ATENCIÓN: no olvides que un recibo aunque esté en una remesa no significa que haya sido cobrado; el recibo seguirá pendiente de pago y Accesos.exe denegará el acceso al concluir los días de cortesía (Día Límite) que otorgamos a cada cliente. Los recibos de una remesa sólo se marcan como cobrados en el momento de enviar la remesa al banco.

17. Tienda

En la barra de menús haga clic en “Tienda” y podremos acceder a las diferentes utilidades:

• Ventas (abre albaranes para la venta). • Productos (abre registro de productos).

• Categorías Productos (abre registro de categorías o familias de productos). • Buscar Producto (abre formulario para buscar productos).

• Proveedores (abre registro de proveedores).

• Reposición de productos (abre albarán de pedidos a proveedores y muestra el estado)

• Recepción de productos (Muestra sólo las reposiciones pendientes de recibir) o Listados:

Catálogo de productos

Catálogo productos para canje de puntos Lista alfabética de productos

Etiquetas de Códigos de Barra Listado de ventas por productos).

17.01 Categorías de productos

Inicialmente en la ficha de la siguiente imagen se deben de crear las Categorías de Productos, ejemplo: Bebidas (refrescos, etc.), Nutrición (proteinas, etc.); Boutique (ropa, etc.); Productos propios (sauna, masaje, días sueltos de gimnasio, etc.); Federaciones (licencias deportivas, etc.)

Pondremos el Nombre de la Categoría o familia de producto, por ejemplo “Boutique Deportiva” y a continuación una breve descripción del producto. También podremos agregar una imagen asociada a la categoría haciendo clic en el icono nos situaremos en el explorador de Windows para buscar la foto asociada a esta categoría de producto.

Recomendamos que todas las fotos relacionadas con Avizor estén en la carpeta Fotos en la ruta de Avizor: C:\Archivos de programa\Avizor\Avizor3\FOTOS.

Desde esta Ficha de “Categorías de Productos” podremos agregar productos de esta categoría haciendo clic en el botón “Agregar Producto”. Exactamente igual lo podremos hacer desde la Ficha “Registro de Productos” que veremos más adelante.

17.02 Proveedores

En esta ficha puede agregaremos a los proveedores a quienes vamos a comprar los productos para venta

Pondremos el nombre del proveedor en el campo “Compañía” y a continuación rellenaremos los Datos Generales. En el resto del registro: Lista de Productos, Ventas de Productos y

Reposiciones no podremos escribir nada, pero sí podremos consultar la lista de artículos que compramos a este proveedor, así como las ventas que realizamos y el estado, recibido o pendiente, de las reposiciones.

Productos.

En la primera pestaña (1.INFO GENERAL) del fichero “Registro de Productos” pondremos el nombre del producto, seleccionaremos el proveedor (por eso es necesario registrar previamente a los proveedores), ponemos precio de venta, (el icono “lentes” alterna entre precio de compra y precio de venta), tipo de IVA y Categoría de producto. Si desea controlar el stock debe marcarlo en la opción e indicar las unidades en existencias así como el nivel de nuevo pedido; las unidades en pedido se registran automáticamente al cursar un nuevo pedido desde el fichero “Emisión de Pedido a Proveedores”.

Al hacer clic en el icono se genera un código de barras basado en el ID. Del producto. Utilizando una pistola de código de barras y haciendo clic en el siguiente icono

se captura el código de barras del producto.

El siguiente icono genera una etiqueta impresa para el producto. Y por último el icono genera varias etiquetas impresas para el producto.

Si tiene activado el programa de Fidelización de Clientes, puede incluir todos o algunos de los productos en el “Programa de Puntos”. Observe que puede indicar los puntos necesarios y combinación de puntos y euros.

Puede buscar productos utilizando la pistola de código de barras en el primer campo de búsqueda, por Id. Introduciendo Id. de producto en el segundo campo de búsqueda o introduciendo las primeras letras del producto en el tercer campo.

En la segunda pestaña (2.VENTAS PRODUCTO) del fichero “Registro de Productos” se irán mostrando las ventas del producto en cuestión.

Y en la en la tercera pestaña (3.REPOSICIONES) del fichero “Registro de Productos” se mostrará un listado con las reposiciones del producto.

Y en todas las pantallas del formulario del Registro de Productos -a la derecha y bajo la imagen del producto-encontramos el icono que nos ofrece un listado imprimible de todos los productos sin imágenes

El siguiente icono . nos ofrece un listado imprimible de todos los productos con imágenes

El siguiente icono nos proporciona un catálogo en formato Web.

Si tenemos activado el programa de puntos haciendo clic en este icono nos genera un catálogo imprimible con imágenes de los productos canjeables en nuestro programa de puntos

Ventas

Para abrir un albarán de venta y proceder a la realización de una venta lo podemos hacer de varias maneras:

1. Desde la “Barra de Menús” haciendo clic en Tienda y seguidamente en Ventas tal y como se observa en la imagen

2. Desde el mismo panel de control haciendo clic en el icono

3. Desde la ficha misma ficha del cliente haciendo clic en ese mismo icono que es visible desde el Registro de Clientes ó desde la pestaña “4-Recibos” del Registro de Clientes haciendo clic en el. icono “Nueva Venta”.

En cualquiera de los casos en que accedamos se abrirá un albarán de ventas, tal y como se observa en la siguiente imagen, donde deberemos ir colocando línea por línea los artículos y cantidades del producto que vamos a vender seleccionando los productos utilizando el campo de combinación . Podremos aplicar descuentos. Y si estamos utilizando la pistola de código de barrar podemos leer el código barras del producto colocando el cursor en el campo Ref.. la línea de producto se completará automáticamente.

Control de Accesos Avizor Lite

Control de Accesos

Respecto a la configuración de Control de Accesos consulte la ayuda a este respecto. Avizor Lite.

18-PROBLEMAS Y SOLUCIONES Relacionados con el Control de Accesos

Problema /

descripción Explicación / solución Icono o imagen relacionada

Al pasar la tarjeta no se abre el torno

1. Verifique que tiene abierto el programa “accesos.exe”. De estar abierto, el icono -mostrado a la derecha- deberá estar visible en la barra de tareas, normalmente a la derecha, junto o cerca del reloj.

2. Compruebe que la tarjeta tiene socio asignado (Registro de Socios pestaña 8) y que no está marcado como “Inactivo”.

3. Compruebe con otra tarjeta.

4. Compruebe que las conexiones al puerto serie estén correctamente conectadas.

5. Si no soluciona el problema con los pasos anteriores pongase en contacto con su soporte técnico

El torno abre desde el ordenador pero no desde el lector.

1. Compruebe que el socio tiene tarjeta asignada (Registro de Socios pestaña 8) y que no está marcado como “Inactivo”.

2. Compruebe con otra tarjeta.

3. Compruebe que las conexiones al puerto serie estén correctamente configuradas (opciones de configuración) y conectadas en sus puertos correspondientes.

4. Compruebe que el cable del conector al puerto serie no esté partido o dañado.

5. Compruebe que el conector tenga todos los cables soldados en sus pines

correspondientes.

6. Si no soluciona el problema con los pasos anteriores pongase en contacto con su soporte técnico

Se desactivan los socios aunque tengan el mes pagado

1. Compruebe que no tengan duplicado el recibo 2. Compruebe que no tengan algún otro recibo

pendiente de pago

3. Compruebe que no tengan prefijada una fecha de baja (Registro de socios pestaña 8) 4. Compruebe que la actividad asignada al socio

(Registro de actividades) no esté suspendida o dada de baja. AVIZOR NO ME DEJA PONERLE A LOS SOCIOS EN FECHA PROXIMO RECIBO EL MES ACTUAL. Y ESO ES NECESARIO PUES CUANDO BIENE UN SOCIO QUE ESTA INACTIVO NO ME DEJA GENERARLE EL RECIBO DEL MES ACTUAL

Eso ocurre porque ya se han generado los recibos del mes.

Solución, activar al socio (pestaña 8) y hacer “recibo manual” (pestaña 4). Al activar al socio AVIZOR actualiza la fecha del próximo recibo al mes siguiente; ejemplo si estamos en noviembre y ya hemos

generado los recibos de noviembre, AVIZOR nos permite a un SOCIO NUEVO hacerle el recibo de noviembre pero no a un SOCIO que estaba inactivo, a este se le debe primero de ACTIVAR y a continuación generarle recibo manual.

19-Glosario de Términos Busque en orden alfabético

Actividad Un socio debe esta inscrito al menos en una actividad, ver pestaña -2- del Registro de Soios. Una actividad lleva pareja un horario, tambien deberá asignar cuota

Activos Filtra el registro de socios y únicamente muestra aquellos que estén _{activos en el momento.} Asignar actividad Al asignar actividad al socio debe incluirle tambien la cuota; puede incluir un % descuento sobre la cuota prefijada. Puede cargar la

cuota a otro socio y se formaría un “Grupo” Asignar varias

actividades

Puede asignar tantas actividades como desee. Atención no puede asignar actividad vinculada a cuota y otra actividad vinculada a abono. El sistema de accesos solo reconoce para dar o denenegar accesos cuota ó bono.

Base de datos

Fichero donde se almacena toda la información, normalmente tiene extensión MDB y deberemos realizar copia del mismo de una forma periódica. Deberemos tener varios soportes de almacenamiento uno para días pares y otro para días impares, así mismo cada mes deberemos cambiar de soporte. Para hacer la copia de seguridad se recomienda disponer de una grabadora de CDs o bien una unidad ZIP.

Botón Codificar Tarjeta:

Es para codificar la tarjeta del socio; para que esta función esté activada es necesario disponer de un codificador de tarjetas de banda magnética integrado con el progama, consulte con su proveedor. Avizor puede suministrarle dos tipos de codificadores de tarjetas de banda magnética a elegir por el usuario final: codificador simple y codificador que además imprime la tarjeta de PVC.

Botón Etiqueta:

Situado debajo del botón "Carnet Socio" y a la iquierda del botón "Sobre", es imilar al botón de carnet del socio, pero mostrando una etiqueta con los datos postales del socio

Botón Ficha Socio: Informe resumen con los datos más relevantes del socio

Botón Grupos: Abre el formulario de Grupos. Este botón sólo es visible si el socio _{actual forma parte de algún grupo} Botón Inactivos: Al contrario que el anterior, únicamente muestra socios inactivos y _{aparece debajo de la foto en rojo el rótulo “No Activo”} Botón Pagos: Abre el Diario de Caja filtrado con todos los pagos del socio. Si lo _{desea puede imprimir un informe con los pagos de este socio.}

Botón Sobre:

Muestra un informe con los datos postales del socio,

estratégicamente situados para poder ser impreso en un sobre postal convencional.

Botón Todos: Quita cualquier filtro existente y muestra todos los registros de socios Campos de

Búsqueda

Situados en la parte superior derecha del Registro de Socios, el primero de ellos se usa para buscar un socio por su código numérico (IdSocio), introduzca el número y pulse Intro, el formulario mostrará los datos para ese Idsocio. El segundo, más ancho, permite la búsqueda alfabética por apellidos y nombre. Tecleé las primeras iniciales del apellido o seleccionelo de la lista haciendo clic izquierdo sobre la flecha que aparece a la derecha de la lista desplegable. cargar cuota Por defecto aparece el ID. Socio, para cargar a otro socio (padre, madre, empresa, etc.) sólo debe introducir el ID Socio del socio al

que se le va a cargar el recibo cargar cuota a otro

socio

Por defecto aparece el ID. Socio, para cargar a otro socio (padre, madre, empresa, etc.) sólo debe introducir el ID Socio del socio al que se le va a cargar el recibo

Carnet Socio:

Abre el asistente para etiquetas, mostrando el carnet del socio sobre una trama que representa una hoja de etiquetas adhesivas.

Seleccione una etiqueta haciendo clic sobre el botón correspondiente.

Codificar Tarjeta:

Para que esta función esté activada es necesario disponer de un codificador de tarjetas de banda magnética integrado con el

progama, consulte con su proveedor. Avizor puede suministrarle dos tipos de codificadores de tarjetas de banda magnética a elegir por el usuario final: codificador simple y codificados que además imprime la tarjeta de PVC.

Cuota taquillas El precio mensual que cobramos por taquilla. Si no tiene taquillas o _{no las cobra ponga 0, pero no deje este campo en blanco} Día de facturación

automática Por defecto el día 1 de cada mes se generan los recibos cuyo sistema de facturación sea mensual, trimestra, etc.

día límite de pago

En personalizar Avizor aparece este término y se refiere al margen de días que otorgamos a los socios para que paguen una vez se ha emitido su recibo. Ejemplo si ponemos 2, 4 ó 5 no se refiere al día del mes, sino a los días de margen que damos al socio para que pague. Esta es la opción por defecto para todos los socios, no obstante a cada socio en particular podemos darle más o menos margen de pago.

Facturación

En personalizar Avizor aparece este término y se refiere al sistema de facturación “por defecto” que vamos a emplear. Utilice el desplegable para elegir. No obstante a cada cliente Ud. puede cambiar en su ficha este sistema por otro. El sistema “Según día de Alta” es empleado por gran número de gimnasios por la comodidad y ventajas que conlleva. Avizor generará un recibo al socio justo al mes de su alta en el gimnasio; al arrancar el programa Avizor le advierte “hoy es día de pago de N socios, ¿generamos los recibos?” Ud. deberá hacer clic en “Sí” para que Avizor genere los recibos. A partir de este momento su cliente dispone de plazo para pagar los días limites de pago que Ud. haya prefijado

Fecha de alta

Fecha en que intoduce la ficha del socio en el programa. Si Ud. inscribe al socio en el programa algunos días despues de su

inscripción real en el gimnasio esta fecha la deberá de cambiar con el siguiente formato 00/00/0000. Esto tambien ocurre la primera vez que utiliza Avizor si deseamos mantener la fecha original de alta de los socios.

Fecha de Baja

Avizor la pone automáticamente en el momento en que un socio es desactivado por falta de pago. Tenga en cuenta que a un socio desactivado no se le generan recibos. Avizor le recuerda activar al socio desactivado en el momento de pago de la cuota atrasada. Fecha próximo

recibo

El programa toma la fecha de alta. En cualquier caso el administrador puede cambiar este valor para un recibo determinado, los siguientes los seguirá tomando de la fecha de alta, por tanto si el cambio de fecha de emisión de recibos es permanente lo que debemos hacer es cambiarr la fecha de alta.

Ficha Socio: Informe resumen con los datos más relevantes del socio Forzar recibo

automático

Se fuerza –se anticipa- la generación del próximo recibo. Ejemplo, en los casos ocasiones de clientes que desean pagar su recibo unos días antes de que le venza

Genera ahora Se fuerza –se anticipa- la generación del próximo recibo. Ejemplo, en los casos ocasiones de clientes que desean pagar su recibo unos días antes de que le venza