Presentación de la Empresa

Presentación de la Empresa

Doxa Sistemas Ltda., es una empresa dedicada al desarrollo de software que pretende desarrollar un sistema de información integral para el manejo de empresas comerciales con un alto volumen de información.

Su producto "Doxa", nace en Colombia en la ciudad de Bogotá, en octubre de 2003 con el fin de sistematizar una de las empresas más grandes y complejas de la ciudad, y desde entonces se ha venido ajustando y desarrollando para satisfacer las necesidades del mercado.

Respaldo y Servicio

Cuando usted adquiere un producto de Doxa Sistemas, usted compra mas que un software.

Desde ese momento nuestros profesionales ponen a su disposición toda la experiencia adquirida a través del tiempo, y se convierten en parte de su equipo en todo el proceso de instalación, implementación, mantenimiento y soporte.

Plataforma y Producto

Doxa Sistemas Ltda., utilizando herramientas de programación de cuarta tecnología (Clarión 6.3) y apoyada en la fuerza de las bases de datos (Microsoft SQL Server 2005) ha creado el sistema que hoy pone a su servicio.

Generalidades del Sistema de Información Doxa

El Sistema de Información Doxa esta diseñado para hacer una integración y control total de todas las áreas de su compañía en tiempo real. Este programa cumple con las normas vigen-tes legales en Colombia.

Contamos con una gran experiencia en la implementación y manejo de Ferreterías, que cuentan con un gran volumen de artículos

(desde 6 mil hasta 100 mil referencias) y movimientos.

Inventarios

El sistema de Información Doxa cuenta con características que le permiten mantener sus niveles de stock de manera optima , reduciendo sus costos de almacenamiento por medio de características que lo convierten en el aspecto clave para lograr un buen funcionamiento empresarial.

I

• Efectuar búsquedas eficientes de su inventario visualizando, en una sola pantalla, toda la información del ítem.

• Control efectivo de ítems a través del numero de serie y/o lote.

• Administración de los niveles de existencia optima parametrizando cantidades mínimas, máximas y puntos de reorden.

• Consolidación de información detallada y actualizada de los niveles de rotación de sus productos y opción para auditar rápidamente los requerimientos de inventario.

• Controle el estado de sus ordenes de producción por cada una de sus áreas de producción.

• Controle todos los movimientos de su inventario a través del Kardex.

• Obtener análisis de rotación de inventario de manera rápida y actualizada en tiempo real.

• Administración de transferencias de mercancía entre bodegas, asignando costos adicionales si son necesarios.

• Control del inventario por sede, bodega, ubicación , serie y/o lote.

• Configuración de códigos de barra para identificación de productos, para una gestión rápida y efectiva del inventario.

• Controlar seriales y/o lotes de sus productos en inventario para poder proveer sus garantías y servicios eficientes al cliente.

• Llévele un completo control a sus garantías . Desde que el cliente deja el articulo para garantía, hasta cuando esta se envía a su proveedor y este le genera un dictamen de dicha garantía.

Genere su inventario final ya sea por articulo, bodega, sede

Por rango de periodos, obteniendo la valorizacion de su inventario con tan solo Un click.

Controle las entregas de mercancia ya facturada a sus clientes, Visualizando las unidades pedidas, las entregadas y las pendientes Por entregar.

Ventas

Controle totalmente sus ventas y obtenga estadísticas de sus vendedores, artículos y clientes.

Emita sus facturas en el formato deseado (Preimpreso, Tiquete, Grafico). Genere sus propias etiquetas de códigos de barras.

Use la información de inventario disponible, precios, cupos, descuentos y condiciones de pago pactados con los clientes para elaborar cotizaciones y remisiones más rápido.

Controle plenamente sus devoluciones dependiendo de la forma de pago de la factura, así usted evitara perdidas por comisiones pagadas a entidades bancarias.

Con el sistema de facturación Doxa usted podrá implementar ventas por departamentos, donde el cliente tiene la libertad de hacer sus pedidos en diferentes puntos de atención para luego hacer un solo pago en los puntos de recaudo.

• Convertir las cotizaciones en remisiones sin duplicidad de digitación para ser procesadas de manera eficiente por su área de despachos y almacén.

• Facultar a su departamento comercial para asistir al cliente de manera eficiente, mediante el acceso en línea a todas las funciones sobre stock disponible, despachos anteriores, ventas y precios de venta recientes e históricos.

• Obtener la información inmediata de sus clientes, como históricos de ventas, análisis de pagos, saldos actuales, pedidos pendientes y cupo de crédito disponible.

• Obtener las estadísticas de ventas actualizadas en tan solo unos segundos.

Facture rápidamente con base en remisiones, controle sus despachos parciales y saldos de pedidos.

Agilice y controle la facturación en sus puntos de venta con diferentes formas de pago, manejo opcional de código de barras, impresión de cuadre diario de caja, arques de caja.

Evite la devolución de dinero, generando bonos de mercancía.

Doxa le calcula de forma automatica las retenciones y comision que efectuan las entidades bancarias en el momento que es registrado la recepcion de la tarjeta credito o debito como forma de pago. Siendo estas contabilizadas.

Genere y controle su bonos de mercancia expedidos a sus clientes evitando devolucion de dinero o generando bonos de obsequio.

Controle la Vigencia y Cambio de Sus bonos, evitando duplicidad de bonos.

Cartera

Sea mas efectivo en los recaudos de su empresa, consulte rápidamente los extractos, anticipos, cheques posfechados, cuentas por cobrar vencidas y por vencer, altura de mora y las gestiones realizadas a través del programador de tareas, para garantizar un recaudo oportuno.

Entre sus características tenemos...

• Define los rangos de vencimiento de acuerdo con las políticas de cada compañía.

• Toda su información a un click de distancia, cupos, cartera, anticipos, cheques posfechados, pendientes por facturar, gestión.

• Control de días en mora por cliente.

• Consulta inmediata del estado de una cuenta.

• Simplifica el manejo y control de las retenciones IVA e ICA. • Control del cupo del cliente desde su creación.

Lo mas importante usted podrá controlar sus despachos automáticamente,

de acuerdo al estado de cartera de su cliente.

• Administrar los cupos de crédito a clientes manteniendo la información actualizada con pagos, notas debito y crédito y mercancía reservada.

• Controlar sus cupos de crédito estableciendo limites y recibiendo bloqueos automáticos a cuentas vencidas.

• Consulte su cartera por edades, cartera vencida, y genere tareas para cada uno de sus clientes haciéndole gestión al procedimiento de recaudo.

Ahorre tiempo generando las llamadas a sus clientes desde el reporte de cartera sin digitar numeros, alamecene el directorio telefonico de sus cliente directamente en el sistema de

Informacion.

Consulte los cheques posfechados pendientes por consignar recibidos por parte de sus clientes, obteniendo asi un control completo en su cartera.

Ingrese las observaciones de sus clientes, como horas de llamadas, contactos, con tipo de prioridad Las cuales siempre se visualizaran en su cartera.

Contabilidad

Entre sus características tenemos...

• El Plan de Cuentas se adapta a su empresa y cumple con la legislación colombiana (P.U.C. Plan Único de Cuentas).

• Trabaje libremente en cualquier periodo contable

• Simplifica los procesos de cierre contable de fin de año, reduciendo tiempo y errores.

• Reporta los resultados de Ganancias y Pérdidas.

• Conserva movimientos de períodos anteriores.

Requisitos Tributarios

• Maneja la retención en la fuente y sus bases (relaciones mensuales y anuales).

• Control del IVA (relaciones bimensuales y anuales).

• Expide certificados de retención para terceros.

• Libros registrados ante la cámara de comercio

Con la aplicación de Contabilidad puede presentar a tiempo la Información Exógena de la DIAN, ya que los datos se extraen automáticamente de los archivos que posee la contabilidad sin la necesidad de digitar información manualmente, ni elaborarla en Excel o en otros utilitarios.

• Analizar gastos directos por centro de costo, para determinar rendimientos por área, de manera mas eficiente.

• Conocer la información financiera de su compañía junto con indicadores financieros al momento.

• Beneficiarse de los procesos simplificados para integrar la información de todos los departamentos con la información contable en tiempo real.

Controle el inventario a traves de su catalogo de activos fijos, generando la depreciacion automatic en el period correspondienrte.

Nomina

Controle la entrada y salida de su personal a traves del control de horarios, generando autorizaciones de entrada, salida, memorando.

Áreas de Soporte

La anterior estructura organizativa de Doxa Sistemas Ltda. Se ve reforzada por la existencia de unas áreas de soporte directo al cliente.

Soporte a Cliente (Help - Desk)

Servicio de consulta de uso y mantenimiento de nuestras aplicaciones. Incluye servicio de asesoramiento ante posibles dudas e incidencias que pueda tener cualquier usuario de nuestras aplicaciones. Esta formado por un equipo de especialistas con Buenos conocimientos sobre la aplicación y con una dedicación EXCLUSIVA dirigida en todo momento a la atención de nuestros clientes.

Capacitación

Esta actividad engloba los distintos tipos de formación sobre nuestros productos. El área de formación ofrece unas herramientas para obtener la máxima productividad a las inversiones de nuestros clientes en nuestras aplicaciones, ya sea para un departamento en especifico o para toda la compañía. Los Objetivos son:

• Superar con rapidez la puesta en marcha de nuestras aplicaciones.

• Ayudar a nuestros clientes a obtener la máxima productividad de su inversión.

Capacitación Presencial en la Empresa

Realizada en las instalaciones del propio cliente y dirigida a nuevos usuarios de las aplicaciones, con un claro objetivo; facilitar el trabajo diario a los usuarios desde el primer día, evitando arranques dilatados.

Soporte de Arranque

Realizada en las instalaciones del propio cliente tiene como objetivo complementar la formación inicial del producto, acompañando y aconsejando a los responsables de la empresa y a los propios usuarios en la fase inicial de la implementación de una nueva solución.

“El mejor soporte lo brinda el cliente. Por eso nos esmeramos en brindar una excelente capacitación al usuario final”.

Mayor Seguridad

Usted decide quien accede al sistema, como y cuando, configurando los perfiles de los usuarios y sus niveles de acceso.

Es posible restringir el acceso a un nivel detallado como por ejemplo, que solo determinados grupos de usuarios tengan acceso a ciertos reportes, procesos y/o tipos de documentos. Además llegando a restringir acceso por usuario a determinados campos y/o botones.

Mejor Auditoria

Doxa incorpora un confiable registro de auditoria que le in-forma quien y cuando ingreso al sistema o cuando creo, mo-difico o borro información. También es posible realizar esta auditoria a través de documentos para saber que datos se modifico.

Procesos mas Rápidos y Eficientes

El software fue diseñado desde sus inicios en una arquitectura cliente—servidor, sobre MS-SQL Server

2000—2005, ofreciendo seguridad, confiabilidad, eficiencia en los procesos y mayor escalabilidad.

Fácil de Parametrizar, Adaptar y Extender

Con las herramientas de configuración Doxa, es posible adaptar fácilmente el software a las necesidades de su em-presa, sin tener que modificar sus procesos.

Mayor Agilidad y Confiabilidad

Con el Sistema Integrado de Información Doxa, la información se registra una sola vez y se actualiza en las demás áreas del negocio. Esta integración se realiza en línea, sin requerir doble digitación, permitiendo mayor agilidad en los procesos y confiabilidad de la información.

Mayor Flujo de Información

Usted cuenta con el poder de diseñar sus propios reportes, gracias a la integración con Crystal Reports y Reporting Services.

Casos de Éxito

“… en materia de organización interna, establecimiento y control de procedi-mientos, y desarrollo e implementación del nuevo software (DOXA), también se produjeron progresos notables. Hoy en día mucho de los programas en uso son verdaderos aliados en muchas de las actividades que se adelantan en dis-tintos frentes como el de compras, ventas a crédito y cobranzas con lo que se han agilizado mucho estas labores y se ha facilitado los procesos de control y auditoria posteriores… ”

Dr. Camilo Vergara Bravo

Informe del gerente de Ferricentros S.A. 2005

Algunos de Nuestros Clientes

• Ferricentros S.A.: Mas de 45 mil facturas mensuales, 350 mil clientes, mas de 30 mil productos, manejo de múltiples sede con transferencia de datos.,75 usuario conectados...

• Electro Industriales Bogotá Ltda.: Manejo de ventas corporativas, sistema POS, Múltiples bodegas, 6 mil referencias,….

• Global Motor S.A.: Manejo de seriales y lotes, ensambles de mercancía, ordenes de despacho, mercancía en consignación, manejo de servicio técnico y taller. control de horarios...

• Cerraduras y Eléctricos Belduart: Manejo de presta-ción de servicios, ventas corporativas y POS. Manejo de inventario, control de cartera..