REDACTÓ: Mónica Villarruel REVISÓ: Cristian Barraza
APROBÓ: Laura De Franceschi/ Roberto Mir
COPIA IMPRESA NO VÁLIDA SIN SELLO DE “COPIA CONTROLADA” ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DESARROLLO 4. RESPONSABILIDADES 5. REFERENCIAS 6. REGISTROS 7. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisión Descripción del cambio Fecha
0 Edición inicial 22/01/2016
1 Incorporación de verificaciones de productos comprados 04/07/2016 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. OBJETO
Establecer los lineamientos y las actividades para llevar a cabo la recepción ordenada de las materias primas e insumos enviados por los proveedores para ser utilizados por el TPG.
2. ALCANCE
Este instructivo se aplica a la recepción de todas aquellas materias primas, componentes, e insumos que tienen incidencia sobre los productos realizados en el TPG y su respectivo almacenamiento.
3. DESARROLLO
El proceso se inicia cuando se reciben los insumos en el TPG. Dicha mercadería es recibida por personal del Depósito (dependiente del sector de Costos y Contabilidad de Imprenta-Dirección Administrativo Contable) junto con uno o más operarios, según el volumen de los bienes a ser recibidos.
El proceso se divide claramente en 2 ramas: 1. Papel título y otros papeles
2. Otros materiales e Insumos Papel título y otros papeles:
Recepción: Al arribar la mercadería al taller, personal del sector Depósito en conjunto con personal del TPG controla:
1. Item/s solicitado según OC
2. Cantidades pendientes de entrega solicitadas según la OC
3. Embalaje/palletizado. Los pallets no deben superar las siguientes medidas: profundidad 100 cm., (no menos de 98), ancho 68 cm. y altura 100 cm. (papel título). Las resmas podrán ser de 250 o 500 unidades.
Controlados estos 3 elementos, se procede a la descarga de la mercadería.
Se recibe la misma, junto con los documentos respaldatorios (Remito o Remito y factura) verificando coincidencia entre la cantidad (resmas, bultos o la unidad de medida de acuerdo al embalaje) entregada por el transportista y las registradas en el remito. De existir correspondencia entre las mismas, el remito es conformado por personal del Depósito.
La recepción se realiza consignando en el remito “sujeto a control de calidad”. El papel se coloca en un estante separado del resto con indicación de pendiente de controlar. La cantidad entregada no debe exceder la pendiente de entrega de acuerdo a la Orden de Compra.
El Jefe del Taller dentro de los 3 días hábiles siguientes controla que la calidad del papel título entregado se corresponda con la muestra enviada por el proveedor. Para ello abre una resma y controla:
-Sentido de la fibra: el mismo debe estar en el sentido del lado largo del folio.
Método de control: se rasga una hoja de papel en su centro. Si al rasgar el corte es recto implica que es paralelo a la fibra del papel. Si en cambio resulta oblicuo implica que es perpendicular a la fibra del papel. Otro método alternativo para el control, el técnico con experiencia lo evalúa presionando el papel y recorriéndolo con la uña del lado corto de la hoja, verificando la ondulación.
-Gramaje: 106 grs/m2, sin fluorescencia de fondo.
Método de control: utilización de la balanza de precisión serie TH. Alternativamente puede revisarse al ingresar a la máquina para impresión configurada de acuerdo al gramaje requerido y realizando una copia de prueba. Si la máquina lo rechaza no corresponde el gramaje del papel. -Pigmentos: Fluorescentes en masa. Efecto Galaxy.
Método de control: chequeo en luz ultravioleta.
-Marca de agua: Claro/Oscuro, de acuerdo al cilindro bailarín entregado al proveedor en guarda propiedad exclusiva del Colegio de Escribanos con el diseño del logo institucional.
Método de control: prueba de luz.
-Formato final: 21cm por 29,7cm , planos de 47 cm por 64 cm de acuerdo a la especificación expresada en el pliego.
Método de control: medición.
Si se encuentra en condiciones se firma el remito consignando “controlado” y el papel se almacena junto al resto.
Personal del sector Depósito envía copia de los documentos respaldatorios firmados al Sector de Costos y Contabilidad de Imprenta.
El sector Costos inicia el proceso de alta en STOCK de los insumos recibidos. Registra en el sistema América, módulo stock (alta de stock e ingreso de factura), comprobante de ingreso a stock ROC (remito con orden de compra).
En el proceso de alta de STOCK en dicho sistema, se cargan los siguientes datos: 1. Código de MP
2. Orden de Compra relacionada 3. Cantidad recibida
4. Lugar de depósito
Almacenamiento: Las resmas de papel título recepcionadas se conservan en un sector cerrado (jaula) al que solo tienen acceso con código el personal autorizado. Dicho espacio posee control de temperatura, que de acuerdo a las especificaciones del proveedor deberá mantenerse entre 21º y 25º y una humedad relativa en el ambiente entre el 50 y 58%, para el adecuado rendimiento y funcionamiento de las máquinas. Periódicamente se realizan mediciones de humedad.
Otros materiales e Insumos:
Recepción: Al arribar la mercadería al taller, personal del sector Depósito controla: 1. Ítem/s y características solicitado según OC
2. Cantidades pendientes de entrega solicitadas según la OC
Controlados estos 2 elementos, se procede a la descarga de la mercadería.
Recibe la misma, junto con los documentos respaldatorios (Remito o Remito y factura) verificando coincidencia entre la cantidad entregada por el transportista y las registradas en el remito. De existir correspondencia entre las mismas, el remito es conformado por personal del Depósito. La recepción se realiza consignando en el remito “sujeto a control de calidad”. El material se coloca en un estante separado del resto con indicación de pendiente de controlar. La cantidad entregada no debe exceder la pendiente de entrega de acuerdo a la Orden de Compra.
Los materiales recibidos se entregan al Encargado del Taller para su depósito quien controla diferentes parámetros de calidad:
-Fecha de vencimiento. -Cierre de envases.
-Estado de conservación del envase. -Peso de corresponder.
-Marca (si fue requerida especialmente) - Espesor y medidas cuando corresponda. Otras especificaciones técnicas.
Conformado en forma definitiva el remito, el Encargado del Taller lo firma con sello de “controlado”y almacena junto al resto del material. Envía copia de los documentos respaldatorios firmados al Sector de Costos y Contabilidad de Imprenta.
Costos inicia el proceso de alta en STOCK de la misma. Registra en sistema América, módulo stock (alta de stock e ingreso de factura), comprobante de ingreso a stock ROC (remito con orden de compra).
En el proceso de alta de STOCK en dicho sistema, se cargan los siguientes datos: 1. Codigo de MP
2. Orden de Compra relacionada 3. Cantidad recibida
4. Lugar de depósito
Almacenamiento: El material recibido se almacena en función del tipo:
Tintas, colas, chapas y otros: en un área dentro del TPG (depósito de insumos 1) con acceso de los Jefes de Sectores.
Alcohol, solventes, aceites y otros líquidos: en galpón exterior al TPG ( depósito de insumos 2) con el mismo acceso.
4. RESPONSABILIDADES Encargado de Depósito:
● Controlar lo recibido de acuerdo a la orden de compra ● Almacenamiento del papel.
Jefe del TPG
● Control de calidad del papel.
● Control de calidad de otros materiales e insumos.
● Almacenamiento los insumos y otros materiales recibidos. Costos y Contabilidad de Imprenta-Dirección Administrativo Contable
● Registro del stock de los materiales recibidos. ● Archivo de remito con sello “ controlado”. ● Control de stock
5. REFERENCIAS
● Norma ISO 9001-2008 Sistemas de Gestión de Calidad
● Manual de Gestión de Taller de Producción Gráfica del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires.
6. REGISTROS
CÓDIGO REGISTRO SOPORT
E ACCESO LUGAR ARCHIVO RESP. GUARDA TIEMPO RET. DISPOSICIÓN - Sistema América Electrónico Restringid o Servidor TI Permanent e -
- Facturas Papel Libre
Legajos Contabilida d Dirección administra tivo contable 10 años destrucción -
Remitos Papel Libre Carpeta
Dirección administra tivo contable 10 años destrucción - Hoja de seguridad de tintas (MDS)
papel Libre Carpeta TPG 1 año destrucción - Certificados
de calidad papel Libre Carpeta TPG 1 año destrucción 7. ANEXOS
