Le presentamos Drive. Encuentre sus archivos fácilmente con Drive y mantenga todos sus documentos seguros y protegidos.

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Texto completo

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sus archivos en la nube, compartirlos con miembros de su equipo o socios externos y acceder a ellos desde

cualquier lugar.

Encuentre sus archivos fácilmente con Drive y mantenga todos sus documentos seguros y protegidos. Solo necesita un navegador web o cualquier dispositivo que tenga instalado Drive.

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En esta guía

1. Adapte la configuración de Drive. 2. Instale Drive en su computadora. 3. Almacene sus archivos.

4. Use Drive.

5. Capacite a su equipo.

Qué necesitará

Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

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archivos significaba reemplazar archivos por versiones

nuevas en forma manual cada vez que se hacía un cambio. Google Drive simplifica su trabajo sincronizando

automáticamente los últimos cambios en su archivo en línea. Así, usted puede acceder a la última versión de sus archivos desde cualquier computadora,

tablet o smartphone.

Cuando usted modifica un archivo desde cualquier dispositivo, Drive hace ese mismo cambio en todos los demás lugares para ahorrarle esa tarea.

También puede trabajar fácilmente en documentos con otros miembros de su equipo y compartir fotos y documentos grandes mediante Drive.

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Localice la configuración de Drive

Para empezar, activemos algunas funciones clave de Drive para su equipo.

1. Acceda a la Consola del administrador con su dirección

de correo electrónico y su contraseña de G Suite.

2. En el panel de control, haga clic en Aplicaciones. 3. Haga clic en G Suite.

4. En la lista de servicios, haga clic en Drive.

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Elija la configuración de acceso y uso sin conexión

Primero, elegiremos los parámetros de configuración que permitirán que usted y su equipo accedan a Drive desde cualquier lugar, aunque no tengan acceso a Internet.

Desde la página de Drive:

1. Desplácese hacia abajo y haga clic en Acceso a los datos. 2. En la sección Documentos sin conexión,

marque la casilla Permitir a los usuarios

habilitar documentos sin conexión.

3. Seleccione la opción Permitir a los usuarios descargar, instalar y utilizar Google Drive para Mac/PC.

4. Haga clic en Guardar en la parte inferior

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Elija la configuración predeterminada

de uso compartido

A continuación, asegurémonos de que, cuando

alguien cree un documento, este sea el único usuario que pueda acceder a él. Luego puede decidir si quiere darles acceso al elemento de Drive a otros usuarios. Desde la página de Drive:

1. Haga clic en Configuración de uso compartido. 2. En la sección Compartir mediante enlace,

seleccione la opción Desactivado para que solo el propietario tenga acceso hasta que decida compartirlo.

3. Haga clic en Guardar.

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Comparta fuera de su organización

Puede adaptar la configuración de uso compartido a fin de permitir que su equipo comparta documentos fuera de su organización (con clientes, por ejemplo).

Desde la página de Drive:

1. Haga clic en Configuración de uso compartido.

2. En la sección Opciones para compartir, seleccione

la opción Activado para que los usuarios puedan compartir documentos fuera de la organización.

3. También puede elegir lo siguiente:

Advertir a los usuarios cuando estén por compartir

contenido con alguien ajeno a la organización.

Permitir que los usuarios compartan con personas

que no usen una cuenta de Google.

4. No olvide Guardar.

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Comience a usar Drive

Hay tres formas de acceder a Drive con rapidez y facilidad.

1. Desde un navegador web, a través de drive.google.com en su computadora o cualquier dispositivo.

2. Desde una carpeta común en su computadora de escritorio.

Cuando instala Drive en su computadora, se crea en el escritorio una carpeta llamada Google Drive.

3. Desde la Consola del administrador, haciendo clic en el Selector de aplicaciones en la parte superior.

No importa cómo acceda a Drive. De hecho, puede usar el modo que le resulte más fácil en el momento. Lo que modifique en Drive, desde su navegador o computadora de escritorio, se sincronizará en todos los dispositivos.

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Abra Drive en su navegador web

1. Para abrir Drive, vaya a drive.google.com

en su navegador y acceda con su nombre de usuario y contraseña de G Suite.

2. Para crear una nueva carpeta, haga clic en Carpeta, ingrese el nombre de la carpeta

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Abra Drive en su computadora

Cuando instala Drive en su computadora, se crea en el escritorio una carpeta llamada Google Drive. Lo que ponga en esa carpeta se sincronizará automáticamente en la Web en drive.google.com.

Si también instala Drive en su teléfono o tablet, los cambios que haga en los archivos de Drive desde cualquier dispositivo se sincronizarán en todos los demás.

1. Para descargar Drive para su computadora de escritorio, vaya a la página de descarga de Drive.

2. Desplácese sobre Descargar Drive y seleccione su dispositivo. 3. Haga clic en Aceptar y descargar.

4. Siga las instrucciones para instalar Drive.

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Abra Drive desde el Selector de aplicaciones

1. Para abrir Drive desde la Consola del

administrador o desde otro servicio

como Gmail, haga clic en el Selector de

aplicaciones en la esquina superior

derecha de la página.

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Suba archivos a Drive desde su navegador

Puede almacenar cualquier archivo en Drive: imágenes, dibujos, videos y mucho más. Solo debe almacenar

un archivo en Drive una vez para que esté disponible en todos sus dispositivos.

1. Desde su navegador, vaya a drive.google.com y acceda con su nombre de usuario y contraseña de G Suite.

2. Puede arrastrar un archivo o carpeta que desee

subir desde su escritorio a la página de Drive.

3. También puede hacer clic en la página de Drive

y luego hacer clic con el botón derecho en

Subir archivos o Subir carpeta.

4. En adelante, esos archivos estarán en la carpeta

de Drive y se sincronizarán con otros dispositivos que también tengan instalado Drive.

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Suba archivos a Drive desde su escritorio

1. Si quiere sincronizar archivos mediante la carpeta de su

escritorio, abra una ventana del Explorador (Windows) o del Finder (Mac) y navegue a la carpeta que quiere subir.

2. Abra una segunda ventana y navegue a su carpeta de

Google Drive.

3. Arrastre los archivos y las carpetas de la primera ventana

a la carpeta de Google Drive de su computadora.

4. En adelante, esos archivos estarán en Drive. Cualquier

cambio que les haga se guardará en todos los dispositivos donde haya instalado Drive.

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Espere a que se sincronicen los archivos

Al arrastrar archivos a su carpeta de Drive, estos se suben automáticamente a Drive (y se sincronizan) en la Web (lo que puede demorar unos instantes). Los archivos que muestran aún se están

sincronizando en Drive.

Los archivos que muestran se sincronizaron correctamente y es posible acceder a ellos desde cualquier navegador o dispositivo donde se haya instalado Drive.

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Organice sus archivos

Puede reorganizar sus archivos y crear carpetas nuevas en la carpeta de Drive de su computadora de la misma forma en que trabaja con otros archivos y carpetas en su computadora.

Las carpetas nuevas o los cambios en la organización que haga en esta carpeta de Drive se mostrarán automáticamente en todos sus dispositivos.

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Abra sus archivos

Puede abrir sus archivos directamente desde la carpeta de Google Drive de su computadora ubicada en el escritorio o desde su navegador.

Los archivos creados en Documentos de Google se abren en el navegador. Otros archivos de su carpeta de Drive se abrirán en sus aplicaciones normales (como Adobe Reader en el caso de

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Actualice archivos de Drive

Para actualizar un archivo, haga cualquier modificación y este se sincronizará y

actualizará automáticamente en cualquier otro dispositivo con Drive.

Y viceversa: los cambios que haga en Drive en la Web se sincronizarán con su computadora.

Ahora, sus archivos y carpetas estarán actualizados en todos los dispositivos.

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Cree archivos nuevos directamente en Drive

Ahora que configuró Drive, puede crear archivos nuevos con los editores de Documentos de Google, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, y trabajar en ellos desde cualquier lugar, en línea o sin conexión.

Ya habilitó el acceso sin conexión para sus usuarios a partir de los parámetros de configuración recomendados antes. Así que creemos un nuevo Documento de Google en Drive.

1. Desde Drive en su navegador, haga clic en Nuevo.

2. Desplácese hacia abajo y seleccione Documentos de Google. 3. Se abrirá otra ventana en su navegador.

Puede empezar a trabajar en su nuevo documento.

Cuando haya terminado, simplemente cierre la ventana. Drive sincroniza los cambios automáticamente.

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Borre sus archivos

Si quita un archivo de Drive, se quitará de

todos los lugares donde tenga instalado Drive. Los archivos quitados se mueven a la carpeta de la Papelera de Drive y siguen ocupando parte de su espacio de almacenamiento total. Si vacía la carpeta de la Papelera, todos esos archivos quitados se borrarán definitivamente.

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Agregue espacio de almacenamiento

Al principio, cada usuario de su cuenta de G Suite tiene 30 GB de almacenamiento para todos sus archivos de Drive, Gmail y Google Fotos.

Si le parece que los usuarios podrían necesitar más espacio, puede comprar almacenamiento adicional para uno o más usuarios de su equipo.

Si tiene G Suite Business (con cinco usuarios o más), todos tienen almacenamiento ilimitado.

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Comuníquese con su equipo

Ahora que ya configuró Google Drive para su organización, es hora de ayudar a su equipo a comenzar a usarlo.

1. Presente Drive enviando esta plantilla de correo electrónico.

2. Ayude a su equipo a hacer estas tres cosas antes de empezar a usar Drive:

● Instalar Drive en sus computadoras.

● Sincronizar y subir archivos a Drive.

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Capacite a su equipo.

Para ver más recursos de capacitación, visite el Centro de aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center.

Visitar el Centro de aprendizaje

Allí encontrará:

● Guías del usuario de las funciones empresariales de Drive.

● Videos de capacitación de Drive.

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Ahora ya sabe cómo hacer

lo siguiente:

Adaptar la configuración de Drive. Instalar Drive en su computadora. Almacenar sus archivos.

Usar Drive.

Capacitar a su equipo.

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