DESARROLLO DE UN PLAN ESTRATÉGICO PARA LA FUNDACIÓN HAKUNA MATATA
Proyecto de Grado
Estudiante: Daniela Lizarazo Rojas Código: 201025431
Universidad de Los Andes Facultad Ingeniería Ingeniería industrial
Asesor: Roberto Zarama Co Asesor: Pablo Lemoine
25 de Mayo de 2010 Bogotá, DC
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ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN --- 6
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA --- 6
3. OBJETIVOS --- 7
3.1 OBJETIVO GENERAL --- 7
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS --- 7
4. MARCO TEÓRICO--- 7
4.1 FUNDACIÓN HAKUNA MATATA --- 7
4.1.1 Situación actual de la Fundación Hakuna Matata --- 8
4.1.2 Organigrama y Estructura --- 8
4.1.3 Recaudación de fondos --- 9
4.1.4 Actividades con los niños --- 10
4.1.5 Reuniones de voluntarios --- 11
4.2 TERAPIA DE LA RISA --- 11
5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO --- 13
5.1 VISIÓN --- 13
5.2 MISIÓN --- 14
5.3 VALORES INSTITUCIONALES --- 14
6. ANÁLISIS ESTRATÉGICO --- 14
6.1 ANÁLISIS PESTAL ---- 14
6.1.1 Aspecto político --- 14
6.1.2 Aspecto económico --- 15
6.1.3 Aspecto social --- 17
6.1.4 Aspecto tecnológico --- 18
6.1.5 Aspecto legal --- 18
6.2 ANÁLISIS FODA --- 19
6.3 INVESTIGACIÓN DE CAMPO --- 19
6.3.1 Entrevista directora fundación Doctora Clown --- 20
6.3.2 Entrevista director financiero de fundación Somos CapaZes -- 20
6.3.3 Entrevista director financiero fundación Help. --- 21
6.3.4 Entrevista directora fundación Con Las Manos --- 21
7. FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE LA FUNDACIÓN HAKUNA MATATA --- 22
7.1 MAPA ESTRATÉGICO --- 22
7.2 INDICADORES Y METAS --- 23
7.3 INICIATIVAS ESTRATÉGICAS --- 25
7.3.1 Iniciativas estratégicas procesos internos --- 25
7.3.1.1 Convocatoria y selección de voluntarios ---25
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7.3.2 Iniciativas estratégicas aprendizaje y crecimiento --- 35
7.3.2.1 Capacitación en terapia de la risa --- 35
7.3.2.2 Capacitación en detección y atención del maltrato infantil --- 37
7.3.3 Iniciativas estratégicas para sostenibilidad financiera- --- 40
7.3.3.1 Egresos --- 40
7.3.3.2 Proyección de egresos --- 45
7.3.3.3 Estrategias de financiación --- 46
7.3.3.4 Ingresos y egresos fundación --- 55
7.4 SISTEMA DE SEGUIMIENTO ---55
8. OBSERVACIONES FINALES --- 59
9. BIBLIOGRAFÍA --- 60
10. ANEXOS --- 63
TABLAS
Tabla 1. Gastos promedio Fundación Hakuna Matata por semestre
Tabla 2. Valor M2 Sur Estrato 2.
Tabla 3. Valor M2 Sur Estrato 3.
Tabla 4. Valor M2 Occidente Estrato 2
Tabla 5. Valor M2 Occidente Estrato 3.
Tabla 6. Valor M2 Noroccidente Estrato 2.
Tabla 7. Valor M2 Noroccidente Estrato 3.
Tabla 8. Matriz FODA para la fundación Hakuna Matata
Tabla 9. Indicadores y Metas del CMI
Tabla 10. Proyección de número de Niños
Tabla 11. Proyección de voluntarios.
Tabla 12. Matriz de criterios para selección de voluntarios
Tabla 13. Métodos de reconocimiento
Tabla 14. Cronograma de capacitaciones Terapia de la Risa
Tabla 15. Precios según mes de inscripción del Congreso Colombiano de prevención y atención del maltrato infantil
Tabla 16. Cronograma de capacitaciones Maltrato Infantil
4 Tabla 18. Gastos de capacitación Terapia de la Risa
Tabla 19. Gastos de capacitación Maltrato Infantil
Tabla 20. Gastos de personal
Tabla 21. Información de Valor de Casa Estrato 3: Barrio Madelena
Tabla 22. Características crédito hipotecario
Tabla 23. Servicio de Acueducto y Alcantarillado Estrato 3 Bogotá
Tabla 24. Servicio de energía Estrato 3 Bogotá
Tabla 25. Servicio de gas natural Estrato 3 Bogotá
Tabla 26. Gasto amoblar casa
Tabla 27. Gasto publicidad semestral
Tabla 28. Proyección Egresos Semestre 2015-02 a 2017-02
Tabla 29. Proyección Egresos Semestre 2018-01 a 2019-02
Tabla 30. Proyección Egresos Semestre 2020-01 a 2021-02
Tabla 31 y 32. Estructura para definición de proyecto de PRR.
Tabla 33. Proyección de ingresos por donaciones
Tabla 34. Porcentaje de los gastos que cubre las donaciones
Tabla 35. Estructura lista de contactos.
Tabla 36. Lista de posibles donantes consultados en IDB
Tabla 37. Ingresos por cuota inicial a voluntarios
Tabla 38. Porcentaje de los gastos que cubre la cuota inicial de los voluntarios
Tabla 39. Descripción de portafolio de productos Hakuna Matata
Tabla 40. Plan maestro de ventas
Tabla 41. Ingresos recibidos por ventas
Tabla 42. Porcentaje de ventas cubierto por ventas
Tabla 43. Porcentaje de ventas cubierto por ventas
Tabla 44. Cuadro de seguimiento de 2015-2 hasta 2017-02
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DIAGRAMAS
Diagrama 1. Organigrama Fundación Hakuna Matata
6 1. INTRODUCCIÓN
El propósito fundamental de este proyecto de grado es formular un plan estratégico eficiente para la fundación Hakuna Matata. Busca lograr alinear los objetivos de la organización con sus operaciones, planteando las acciones a ejecutar para cumplir las metas propuestas, las cuales se formularon encaminadas a reducir el maltrato infantil en la sociedad colombiana.
La fundación Hakuna Matata utiliza la terapia de la risa como método de prevención del maltrato infantil, el cual consiste en aprovechar las ventajas psicológicas y físicas de la risa para aplicar herramientas de autocuidado y prevención en niños de zonas vulnerables de la ciudad de Bogotá. De todas formas, el objeto social de la fundación es combatir las posibles formas del maltrato infantil; por tanto, la finalidad del plan es brindar las estrategias para que la fundación cuente con los instrumentos que permitan posicionarla en procesos de prevención, detección y atención del maltrato infantil.
De esta manera, este documento cuenta con la descripción de la estructura actual de la fundación, para poder tener una visión sobre el punto de partida para el plan de acción a ejecutar. Posteriormente, se encuentra el análisis estratégico realizado, necesario para evaluar las oportunidades del entorno y las capacidades de la fundación. Luego, mediante el cuadro de mando integral, se definió el mapa estratégico, los indicadores y metas y las iniciativas estratégicas que componen la estrategia formulada. Finalmente, se plantea un modelo de seguimiento que permita evaluar el desempeño de la fundación en cada semestre, con respecto a los objetivos e indicadores planteados en el plan estratégico, para lograr tener un plan de acción viable, coherente y medible.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Según informes del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en Colombia se reportaron en el año 2014, durante un periodo de cuatro meses, 13 670 denuncias por maltrato infantil. Sin embargo, se estima que únicamente el 5 % del total de los casos son denunciados. Dada esta problemática social, se decide conformar la fundación Hakuna Matata, la cual tiene como objeto social reducir el maltrato infantil en Colombia, brindando herramientas de prevención y atención a niños vulnerables de Bogotá.
La fundación Hakuna Matata, al ser una organización con muy poco tiempo de existencia, se encuentra en un proceso de fortalecimiento y crecimiento en busca del cumplimiento de las metas propuestas. Por esta razón, es necesario realizar un plan estratégico, el cual alinee la ejecución operacional de la fundación hacia el objetivo enmarcado dentro de la visión de la organización. Contando con la visión, se propondrán los planes de acción que fortalezcan el cumplimiento de ésta.
7 3. OBJETIVOS
3.1.OBJETIVO GENERAL
Crear una gestión estratégica en la fundación Hakuna Matata mediante la alineación de los objetivos con la operación, con el fin de lograr posicionar a la fundación en procesos de prevención, detección y atención de maltrato infantil.
3.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Clarificar la misión, visión y valores de la fundación Hakuna Matata, que permitan orientar el rumbo de la estrategia formulada.
Realizar análisis internos y externos que permitan evaluar las capacidades de la fundación Hakuna Matata y las oportunidades en el entorno.
Definir los puntos estratégicos que deben de abordarse para ejecutar la estrategia, además de fijar los indicadores de desempeño y metas deseadas para cada punto estratégico, que permitan controlar y evaluar el desempeño de la fundación Hakuna Matata.
Plantear las iniciativas estratégicas que precisen el plan de acción a ejecutarse para alcanzar las metas fijadas.
Especificar el cronograma de acción de las iniciativas estratégicas propuestas, para contar con una proyección sobre el posicionamiento que tendrá la fundación Hakuna Matata.
4. MARCO TEÓRICO
4.1.Fundación Hakuna Matata
4.1.1. Constitución de la Fundación Hakuna Matata
La fundación Hakuna Matata es una organización sin ánimo de lucro que fue fundada en el año 2013 por Paola Campo, psicóloga de la Universidad Javeriana, y Juan José Correa, egresado de Ciencias Políticas de la Universidad de Los Andes. La fundación se origina con ánimo de trascender el trabajo desarrollado por Paola Campo en su proyecto de grado, el cual consistía en utilizar la terapia de la risa como herramienta de prevención del maltrato infantil en Colombia.
Inicialmente, los seis primeros meses, a partir de la constitución de la fundación, los directores y los voluntarios se capacitaron para ser voluntarios Clown, quienes son los que toman un papel artístico de payaso y utilizan su rol para realizar las actividades con los niños. Posterior a la capacitación, y luego de certificar a los 12 voluntarios iníciales, se empezaron actividades en el colegio Sabio Caldas ubicado en el barrio Ciudad
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Bolívar. La fundación, durante el periodo académico de los estudiantes del colegio Sabio Caldas, realiza las actividades cada sábado.
4.1.2. Situación actual de la Fundación Hakuna Matata 4.1.2.1.Organigrama y Estructura
Actualmente, la fundación está organizada de la siguiente manera: V
Diagrama 1. Organigrama Fundación Hakuna Matata
La junta directiva está constituida por cinco miembros que son: Jorge Eduardo Correa, vicepresidente de RCN Radio; Luz Adriana Neira, directora fundación Doctora Clown; Ricardo Correa, politólogo especialista en resolución de conflictos; Diego Escallón, abogado; Claudia Sánchez, psicóloga clínica especialista en abuso sexual.
Dentro de las áreas administrativas se encuentra el área de comunicaciones, que se encarga de manejar las redes sociales de la fundación y realizar las diferentes campañas de publicidad que se solicitan. Otra área administrativa es el área de finanzas, que se encarga de conseguir los recursos y administrar el dinero disponible. Finalmente, se encuentra el área de recursos humanos, que maneja todos los procesos referentes a los voluntarios. En estas áreas trabajan seis personas en total, todos son voluntarios y hay dos para el área de comunicaciones, tres para el área de finanzas y una persona en recursos humanos.
Ahora bien, para las áreas misionales existe una división entre el área de prevención y la de acompañamiento psicológico y jurídico. Dentro del área de prevención hay voluntarios Clown y voluntarios de apoyo. Los voluntarios Clown son aquellos que
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reciben la certificación de la terapia de la risa y trabajan con la comunidad, distribuyéndose de tal forma que cada voluntario trabaje cada 15 días, pero que dentro de las actividades de todos los sábados siempre haya un grupo de Clowns. Ellos personifican un personaje inventado, el cual es más llamativo para los niños. Los voluntarios de apoyo, son aquellos que no trabajan como Clowns, pero apoyan las actividades con los niños del colegio. Ellos tienen la posibilidad de elegir cual sábado desean trabajar. Actualmente, hay 12 voluntarios Clown y27 voluntarios de apoyo.
Sin embargo, como existe la posibilidad que dentro del grupo de niños con el que se realizan las actividades hayan niños que sean víctimas de maltrato, existe el área de acompañamiento psicológico y jurídico. En esta área hay una psicóloga especialista en psicología familiar y clínica, y un abogado, ambos pertenecientes a la junta directiva. Se encargan de realizar todo el proceso psicológico y jurídico en caso de que el niño acuda directamente a la fundación en busca de ayuda.
Actualmente, el reclutamiento de voluntarios se hace mediante publicidad por redes sociales. Una vez una persona esté interesada en hacer parte de la fundación se comunica con los directores por correo electrónico y ellos llaman, explican el funcionamiento básico de la fundación y permiten elegir qué tipo de voluntario desea ser. La elección se da entre voluntarios Clown, voluntarios de apoyo o voluntarios administrativos. La convocatoria de voluntarios se realiza sólo al principio de cada semestre; sin embargo está estipulado que si una persona desea vincularse extemporáneamente se someterá a votación de los Directores y del área de recursos humanos. Cuando una persona desea ser voluntario Clown, se le solicita capacitarse, certificarse y pagar la mitad de la capacitación, la cual corresponde a COP $125.000 ya que la otra mitad la paga la fundación. Una vez una persona se certifica como Clown debe permanecer al menos un año en la fundación o deberá pagarle a la fundación el dinero que ésta pago para completar el costo de la capacitación.
Finalmente, la fundación cuenta con un convenio con el colegio Gimnasio Moderno y cada año un grupo del grado décimo realiza su servicio social exigido por ley con los niños del Sabio Caldas. Los directores de la fundación se encargan de controlar la asistencia y realizar los reportes de los jóvenes de servicio social.
4.1.2.2.Recaudación de Fondos
En este momento, la fundación recauda fondos mediante dos formas. La primera es mediante donaciones de personas externas a la fundación, la segunda es mediante la venta de productos. En general, la venta de productos se hace mediante los voluntarios, quienes se encargan de ofrecer y vender. Sin embargo, la mayor parte de las ventas se realizan en los eventos que realiza la fundación. Durante cada semestre se busca realizar al menos dos eventos, que pueden variar según las oportunidades que se den. Por ejemplo, durante el primer semestre del 2015 se realizaron dos eventos, uno fue con ayuda de la fundación Doctora Clown, en el cual se coloco un stand en el centro
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comercial Gran Estación, donde se vendían productos y se buscaban donantes. El segundo evento fue la venta de productos en el bazar del colegio Gimnasio Moderno.
En general, no existe un portafolio definido de productos. Básicamente, se ofrecen tazas, anti-bacteriales, manillas, bolsas para hacer mercado con el logo de la fundación. Pero realmente, la disponibilidad de productos se basa en la capacidad financiera con la cuente la fundación para realizar los pedidos a su proveedor, pero por lo general no hay aprovisionamiento de productos constante. Es decir, una vez se realiza un pedido grande de un solo producto, no se vuelve a pedir hasta que se agoten las existencias con las que cuenta la fundación. Sin embargo, cuando hay eventos se busca contar con productos y para estas ocasiones se ofrecen postres o dulces para vender, que son donados por miembros de la fundación.
Actualmente, los costos promedios de la fundación por semestre son los siguientes:
Concepto Valor
Transporte $1’120.000
Materiales $150.000
Publicidad $300,000
TOTAL $1’570.000
Tabla 1. Gastos promedio Fundación Hakuna Matata por semestre
4.1.2.3. Actividades con los niños
La población objetivo de la fundación son los niños de zonas vulnerables entre los 5 y 12 años. Actualmente, se realizan actividades únicamente en el colegio Sabio Caldas de Ciudad Bolívar. Los niños con los que se realizan las labores son aquéllos a los que la psicóloga y la rectora del colegio eligen y están entre el rango de cursos permitido. Al ser una actividad extracurricular, no existe un control estricto por parte del colegio, simplemente se envía la invitación a los padres para que los niños hagan parte de estas actividades. Al no existir un control sobre la asistencia, cada sábado varía el número de niños que asiste al colegio a realizar las actividades con la fundación, pero en promedio cada sábado asisten alrededor de 40 niños.
Concretamente, el trabajo realizado los sábados tiene una duración de aproximadamente 2 horas, en las cuales se hace, por lo general, dos distintas actividades. Cada sesión cuenta con una temática a tratar y las actividades se desarrollan con base en ésta. La mayoría de sesiones se distribuyen de la siguiente manera:
8:00 am – 8:15 am -> Ejercicios de calentamiento (Ejemplo: Jugar “la lleva”)
8:15 am – 8:20 am -> División en grupos 8:20 am – Cada Grupo se dirige a una estación
8:20 am -- 8:50 am -> Actividad didáctica en la primera estación 8:50 am -- 9:00 am -> Reflexión sobre la primera actividad 9:00 am -- 9:05 am -> Cambio de estación
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9:35 am -- 9:45 am -> Reflexión sobre la segunda actividad 9:45 am -- 10:00 am -> Se dirigen los niños a tomar refrigerio y se realiza la despedida.
La división de grupos se realiza en base a la edad de los niños, hay un grupo con los niños menores y otro con los mayores. Cuando hay más de 50 niños se organizan tres grupos y se hacen tres estaciones, a pesar de que muchas veces el tiempo no es suficiente para que los niños participen en las tres estaciones. Dentro de cada grupo hay mínimo dos voluntarios Clown, y según la cantidad de voluntarios de apoyo se dividen equitativamente en cada grupo.
En general las actividades de las estaciones son muy didácticas y buscan fortalecer ciertos valores y enseñanzas. Por ejemplo, una estación puede consistir en que los niños deben dibujar o representar con plastilina o diferentes materiales que desean ser cuando grandes. Lo más importante de cada actividad es realizar una retroalimentación y una reflexión. En el caso, de la actividad sobre que desean ser los niños cuando grandes, la reflexión va encaminada en generar consciencia que para lograr esa meta, los niños deben prepararse y dentro de la preparación debe haber un cuidado físico y psicológico. El ejemplo básico que se da es que si un niño desea ser futbolista debe cuidar sus piernas, debe realizar ejercicio, etc. Las actividades se basan en la terapia de la risa, como herramienta, la cual será explicada más adelante.
4.1.2.4.Reuniones de voluntarios
Dentro del programa de actividades de la fundación, se programan reuniones los lunes cada 15 días. Estas reuniones se realizan en la casa de Juan José Correa, uno de los directores, y tiene como objetivo formar y dar información oportuna a los voluntarios. Por lo general, en estas reuniones se dan conferencias sobre temas relacionados con el objeto de la fundación. Algunas veces, en las reuniones se presentan los programas y planes de la fundación, para que todos los miembros tengan conocimiento de estos. La asistencia a estas reuniones no es obligatoria, pero son bastante útiles para el desarrollo de las actividades los sábados.
4.2.Terapia de la risa
La metodología utilizada por la fundación para la prevención del maltrato infantil es la terapia de la risa o risoterapia. Los directores de la fundación decidieron utilizar esta metodología basándose en diferentes hallazgos científicos, que promueven la risa como una manera de aliviar enfermedades y sufrimiento. Básicamente, porque según los estudios los eventos estresantes pueden llegar a generar sentimientos negativos como rabia, depresión y desesperanza, que son emociones que activan mecanismos bioquímicos en el hipotálamo, hipófisis y glándulas suprarrenales. Esto conlleva a que el organismo disminuya su respuesta inmunológica, promoviendo la aparición de enfermedades. Dado esto, se originan terapias psicológicas que ayuden a controlar las emociones, de tal manera que impacten positivamente sobre el sistema inmunológico. (Ramos, Susanibar, Balarezo, & Christian, 2004)
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A raíz de lo anterior, la fundación Hakuna Matata utiliza la risoterapia para aliviar el sufrimiento, más que todo el sufrimiento causado por experiencias negativas de vida. En el documento de grado de la directora de la fundación, en el cual se buscaba fundamentar la terapia de la risa, se menciona que el creador de la risoterapia es el estadunidense Hunter Doherty Adams, médico, activista social, diplomático y escritor. Es el fundador del Instituto Gesundheit, el cual funcionó como hospital de comunidad por 12 años y que organiza cada año brigadas de voluntarios que recorren por varios países hospitales, orfanatos y otras instituciones, donde se encuentran personas vulnerables. Estos voluntarios realizan las visitas vestidos de payasos, buscando aplicar la terapia de la risa (Campo, García, Rodríguez y Tobón, 2014)
En síntesis, la risoterapia consiste en lograr que los pacientes o en este caso los niños, rían de manera natural, sana y espontáneamente, mediante la utilización de técnicas (juegos, danza, masajes, ejercicios de respiración, entre otras) que ayuden a liberar las tensiones y de esta forma beneficiarse de los beneficios de la risa (Ramos, Susanibar, Balarezo, & Christian, 2004). El objetivo de esta metodología es lograr que la persona centre sus pensamientos en la experiencia positiva, y pueda reducir el efecto inmunodepresión que se genera cuando la persona centra su atención en experiencias negativas (Ortiz, 2002).
En cuanto a la liberación de hormonas que genera la risa también se evidencian las ventajas que está trae. Por un lado, la risa profunda libera serotonina, un tipo de endorfina (conocida como opiáceos naturales, debido a su efecto calmante y analgésico), también contribuye a la producción y liberación de dopamina, la cual eleva el estado de ánimo, de adrenalina, que permite al cuerpo estar más despierto y receptivo. Por otro lado, la risa disminuye los niveles de cortisol, reduciendo el estrés y el insomnio. Ahora, en cuanto los otros beneficios de la risa es que ésta mejora la función pulmonar, ayuda en algunos problemas dermatológicos, combate problemas cardiovasculares, mejora los cuadros de estreñimiento, entre otros beneficios (Risoterapia.es, s.f).
También, dentro de la psicología se explica los beneficios de la risoterapia relacionados con el sistema nervioso autónomo. El sistema nervioso autónomo es controlado por la mente sub-consciente, y se divide en simpático y parasimpático. El simpático es el que se encarga de mandar las señales con las cuales se desarrollan los procesos básicos para vivir y al parasimpático le corresponden los procesos de digestión y descanso. Además de esto, el parasimpático segrega endorfinas, que como se menciona anteriormente, son sustancias que son calmantes y producen alegría. Generalmente, las personas tienen un predominio del sistema simpático sobre el parasimpático, lo que conlleva a liberar estrés o miedo, reduciendo la funcionalidad del sistema inmunológico. Por esta razón, la terapia de la risa contribuye a lograr un equilibrio en el sistema nervioso autónomo, mediante la reducción del estrés, el alivio de la depresión, la generación de procesos de regresión (retroceso a un nivel de funcionamiento mental o emocional, generalmente
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para aliviar una realidad que se percibe como dolorosa o negativa) y la mejora del autoestima (Ramos, Susanibar, Balarezo, & Christian, 2004).
En Colombia, la terapia de la risa ha sido promovida principalmente por la fundación Doctora Clown, la cual tiene como objeto social utilizar la terapia de la risa en pacientes de hospitales que sufren de algún padecimiento de salud. Doctora Clown, es la fundación guía para la fundación Hakuna Matata. Dado que se presentaron resultados positivos en las terapias realizadas en los hospitales, se desea ampliar este impacto hacia otros ámbitos.
De esta forma, la fundación Hakuna Matata decide utilizar la risoterapia como instrumento de prevención del maltrato infantil y educación sobre el autocuidado. La efectividad de la Terapia de la Risa como herramienta de prevención, se analizó en una etapa de investigación realizada como parte del trabajo del proyecto de grado de la directora de la fundación. Esta proceso investigativo consistía en realizar la comparación de resultados de la aplicación de talleres con metodología Clown Y No Clown (La metodología Clown es que la utiliza la terapia de la risa). Los resultados mostraron que en los talleres Clown hay mayor participación, atención y entusiasmo por parte de los niños. Además, los talleres Clown generaron mayor receptividad sobre los tópicos sobre prevención en los niños (Campo, García, Rodríguez y Tobón, 2014).
Los temas tratados durante las actividades son los siguientes: partes del cuerpo, partes íntimas, autoestima, secretos buenos y secretos malos, reconocimiento de emociones, red de apoyo y aprender a decir “No”. Para estos temas se desarrollaban actividades lúdicas que utilizaran estrategias Clown, que llamaran la atención de los niños y niñas.
5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
5.1.VISIÓN
Inicialmente, la fundación no contaba con una visión, por lo que se formuló la siguiente:
“Para el 2020, la fundación Hakuna Matata será una organización posicionada en procesos de prevención y atención del maltrato infantil. Contará con un reconocido hogar para atención de víctimas en Bogotá y desarrollará actividades que mediante la terapia de la risa orienten a los padres y a los niños para reducir el maltrato infantil en la sociedad colombiana”
Para la formulación de la visión se incluyeron los tres componentes esenciales descritos por Robert Kaplan y David Norton en su libro The Execution Premium. El primer componente es un objetivo desafiante, el segundo es la definición del nicho y el tercero es un horizonte de tiempo. (Kaplan &Norton, 2008).
14 5.2.MISIÓN
La misión actual de la fundación Hakuna Matata es la siguiente:
“Lograr hacer que los niños y niñas pasen un tiempo mágico, donde solo la alegría, la risa y el amor estén presentes, para así mismo brindarles y aportarles todas las ventajas psicológicas y físicas que la risa puede generar. De esta manera, buscamos crear una atmósfera llena de amor por medio de la cual podamos brindarles a nuestros niños herramientas que los eduquen en el autocuidado y en la prevención del maltrato infantil”
Dado a que la misión cuenta con términos ambiguos, y no especifica claramente la razón de ser, ni sus objetivos generales. Por lo tanto, la misión que se propuso fue la siguiente:
“Utilizar las ventajas psicológicas y físicas que la risa puede generar en los niños y niñas más vulnerables de la ciudad de Bogotá. Buscando implementar herramientas para el auto cuidado y la prevención del maltrato infantil, que permitan reducir el maltrato infantil en la sociedad colombiana”
5.3.VALORES INSTITUCIONALES
Las actividades de la fundación Hakuna Matata están guiadas bajo la práctica de los siguientes valores institucionales:
Solidaridad: Es el valor fundamental en el trabajo social.
Respeto: Valor que debe estar presente entre los miembros de la fundación y entre la relación con los niños.
Responsabilidad: Los voluntarios deben interesarse por los niños, siendo responsables con sus compromisos y tareas en la fundación
Comunicación: El dialogo es esencial para lograr el objetivo social de la fundación.
Honestidad y compromiso: Valores fundamentales para crear y recuperar la confianza de los niños.
6. ANÁLISIS ESTRATÉGICO
6.1.1. ANÁLISIS PESTAL
Dentro del desarrollo del PESTAL, se tuvieron en cuenta únicamente aquellos aspectos que pueden influir directamente con la estrategia planteada posteriormente.
6.1.1.1.Aspecto Político
Dentro del análisis del entorno referente al aspecto político se encontraron normas que favorecen las donaciones en el país, siendo una ventaja dentro del planteamiento de sostenibilidad financiera. Además, de las entidades que pueden promover el fortalecimiento del capital humano de la fundación, mediante el reconocimiento y estimulo para los voluntarios.
15 Articulo 125 Estatuto Tributario:
El Artículo 158-1 se refiere a los incentivos tributarios para las donaciones a organizaciones sin ánimo de lucro. Aquellas empresas o personas que realicen donaciones a asociaciones, corporaciones y fundaciones, podrán deducir del impuesto de renta el valor de las donaciones efectuadas.
Premio Nacional de Voluntariado Juvenil:
Es una iniciativa del gobierno que busca fomentar el voluntariado entre los jóvenes colombianos y hacerles un reconocimiento por parte de la sociedad. Cuenta con 5 categorías, las cuales son educación, bienestar y seguridad pública, democracia y DDHH, cultura y arte y hábitat y medio ambiente. Los ganadores de cada categoría reciben un reconocimiento especial que tiene como objeto evidenciar el trabajo en equipo de los voluntarios.
6.1.1.2.Aspecto Económico
En cuanto al aspecto económico se encontró en el entorno externo el valor del metro cuadrado en la ciudad Bogotá, en busca del cumplimiento de la meta a largo de plazo de contar con un hogar de atención de victimas. Además, de posibles alternativas en busca de los recursos financieros, necesarios para el cumplimiento de las proyecciones trazadas.
Valor Metro Cuadrado Casas Estrato 2-3 Bogotá
Teniendo en cuenta el objetivo de la fundación de adquirir una casa para tener un hogar de atención de victimas, se encontró el costo promedio del metro cuadrado en barrios de ciertas zonas de la ciudad, determinadas como zonas opcionadas por los directores en un futuro, y se clasificó únicamente las de estrato 2-3. Las zonas analizadas fueron el sur, el occidente y el noroccidente.
Sur - Estrato 2
Valor del Metro Cuadrado Septiembre 2014 INMUEBLES USADOS DE 2 a 8 años 9 a 15 años 16 a 30
años
Más de 31 años
RANGO $
1,166,480
$ 1,101,675
$ 977,769
$ 874,082
MAXIMO $
2,079,398
$ 1,963,876
$ 1,742,998
$ 1,558,162
MÍNIMO $ 912,919
$ 862,201
$ 765,229
$ 684,080
PROMEDIO $
1,217,472
$ 1,149,834
$ 1,020,512
$ 912,292 Tabla 2. Valor M2 Sur Estrato 2. Fuente: Metro Cuadrado
Sur - Estrato 3
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INMUEBLES USADOS DE 2 a 8 años 9 a 15 años 16 a 30
años
Más de 31 años
RANGO $
1,440,347 $ 1,360,328 $ 1,207,331 $ 1,079,300
MAXIMO $
2,297,980 $ 2,170,314 $ 1,926,218 $ 1,721,953
MÍNIMO $ 857,633 $ 809,986 $ 718,887 $ 642,653
PROMEDIO $
1,398,597 $ 1,320,897 $ 1,172,335 $ 1,048,015 Tabla 3. Valor M2 Sur Estrato 3. Fuente: Metro Cuadrado
Occidente - Estrato 2
Valor del Metro Cuadrado Septiembre 2014 INMUEBLES USADOS DE 2 a 8 años 9 a 15 años 16 a 30
años
Más de 31 años
RANGO $
942,292 $ 889,942 $ 789,850 $ 706,091
MAXIMO $
1,943,801 $ 1,835,812 $ 1,629,337 $ 1,456,555
MÍNIMO $
1,001,509 $ 945,869 $ 839,487 $ 750,464
PROMEDIO $
1,460,552 $ 1,379,411 $ 1,224,267 $ 1,094,441 Tabla 4. Valor M2 Occidente Estrato 2. Fuente: Metro Cuadrado
Occidente - Estrato 3
Valor del Metro Cuadrado Septiembre 2014 INMUEBLES USADOS DE 2 a 8 años 9 a 15 años 16 a 30
años
Más de 31 años
RANGO $
1,662,158 $ 1,569,816 $ 1,393,258 $ 1,245,510
MAXIMO $
2,655,679 $ 2,508,141 $ 2,226,049 $ 1,989,989
MÍNIMO $ 993,521 $ 938,325 $ 832,791 $ 744,478
PROMEDIO $
1,671,973 $ 1,579,085 $ 1,401,485 $ 1,252,865 Tabla 5. Valor M2 Occidente Estrato 3. Fuente: Metro Cuadrado
Noroccidente - Estrato 2
Valor del Metro Cuadrado Septiembre 2014 INMUEBLES USADOS DE 2 a 8 años 9 a 15 años 16 a 30
años
Más de 31 años RANGO $ $ $ $
17
703,641 664,550 589,808 527,262
MAXIMO $
1,967,612
$ 1,858,300
$ 1,649,296
$ 1,474,397
MÍNIMO $
1,263,971
$ 1,193,750
$ 1,059,488
$ 947,135
PROMEDIO $
1,616,848
$ 1,527,023
$ 1,355,278
$ 1,211,558 Tabla 6. Valor M2 Noroccidente Estrato 2. Fuente: Metro Cuadrado
Noroccidente - Estrato 3
Valor del Metro Cuadrado Septiembre 2014 INMUEBLES USADOS DE 2 a 8 años 9 a 15 años 16 a 30
años
Más de 31 años
RANGO $
1,141,742
$ 1,078,312
$ 957,033
$ 855,545
MAXIMO $
2,446,500
$ 2,310,583
$ 2,050,711
$ 1,833,244
MÍNIMO $
1,304,758
$ 1,232,272
$ 1,093,677
$ 977,699
PROMEDIO $
1,823,228
$ 1,721,937
$ 1,528,270
$ 1,366,205 Tabla 7. Valor M2 Noroccidente Estrato 3. Fuente: Metro Cuadrado
Banco Interamericano de Desarrollo
Este banco ofrece prestamos, garantías parciales de crédito y asistencia técnica en forma de subsidios a organizaciones sin fines de lucro para desarrollar y probar proyectos innovadores y expandir iniciativas exitosas que mejoren las condiciones de vida de las poblaciones de bajos ingresos en los países miembros, entre esos Colombia. (BID, 2015)
6.1.1.3.Aspecto Social
Con respecto al ambiente social, se buscaron oportunidades en el entorno que permitan contar con una mayor oferta de voluntarios y faciliten el proceso de publicidad y convocatoria.
Fundación Hazlo Posible
La fundación Hazlo Posible cuenta con un portal donde permite a los ciudadanos que desean ser voluntarios a encontrar en qué tipo de organización podrían trabajar. También, permite que las organizaciones sin ánimo de lucro se inscriban en el portal para conseguir financiación, para que encuentren personas voluntarias o profesionales que trabajen en la organización, para que resuelvan dudas de gestión de la organización mediante el asesoramiento de profesionales voluntarios y para que publiquen ofertas de voluntariado en Colombia.
18
6.1.1.4.Aspecto Tecnológico
Dentro del ámbito tecnológico se encontraron recursos digitales y tecnológicos que faciliten la realización de las acciones necesarias para cumplir las estrategias de la fundación. En primer lugar, una herramienta virtual muy útil en la búsqueda de medios para la sostenibilidad financiera y en segundo lugar, una herramienta útil en el proceso de atención del maltrato infantil.
Índice de Donantes a América Latina
En esta página se encuentran alrededor de 800 organizaciones que están dispuestas a donar a organizaciones sin ánimo de lucro. Los creadores de la página buscan ayudan a las organizaciones sin ánimo de lucro a encontrar recursos y a las organizaciones filantrópicas a conocer más a sus pares que se encuentran trabajando en temas o zonas similares. Dentro del índice se encuentra el enfoque geográfico del donante, las inversiones por año, las áreas en las que la organización se encuentra interesada y los datos de contacto. Además, cuenta con la posibilidad de realizar búsqueda según el tema, el país de origen y la organización. También, la página permite inscribir una organización sin ánimo de lucro y así recibir información sobre posibles donantes.
Aplicación móvil contra abusos de menores de edad
La herramienta llamada “Te Protejo” es una línea virtual de denuncias para la protección de la infancia y adolescencia en Colombia. Esta aplicación se puede descargar en equipos móviles con sistemas operativos iOS, Android y Blackberry. Mediante esta aplicación se pueden denunciar explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes, maltrato, abandono, abuso y trabajo infantil, ciberacoso, contenidos de pornografía infantil y otras situaciones que vulneren los derechos de la infancia y adolescencia. Mediante esta aplicación se recibieron 2 mil denuncias hasta Octubre de 2014.
6.1.1.5.Aspecto Legal
Dentro de las proyecciones financieras es necesario conocer el régimen tributario aplicado a la organización y aquellos aspectos relacionados con el salario en Colombia, teniendo en cuenta los objetivos a mediano plazo de la fundación.
Decreto 4400 de 2004 – Régimen Tributario Especial
El Decreto 4400 estipula el régimen tributario especial, el cual es aplicado a corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro. Éste decreto enuncia el conjunto de normas que regulan el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el pago de impuestos de fundaciones.
Legislación Salarial Colombiana
Dentro del planteamiento de sostenibilidad de la fundación se encuentra la contratación de algunos voluntarios, por esta razón es importante tener en cuenta la legislación salarial del 2015. El salario mínimo para el 2015 es de $644.350, para una jornada de 48 horas semanales.
19 6.1.2. ANÁLISIS FODA FORTALEZAS
- Diversidad de perfiles en los voluntarios.
- Beneficios recibidos del colegio Gimnasio Moderno. - Personas profesionales en el maltrato infantil dentro de la junta directiva.
- Apoyo de la Fundación Doctora Clown.
- Capacidad financiera de las familias de los directores. - Certificación de parte de los
voluntarios en Terapia de la risa.
DEBILIDADES
- No contar con sede propia de la fundación.
- Trabajo con voluntarios universitarios, próximos a su graduación.
- No existe estructuración de actividades.
- Falta de Medición de resultados, ni constante retroalimentación de los resultados obtenidos. - No existe una estrategia de
comunicación para las convocatorias.
- No existe ningún requisito ni filtro en la vinculación de voluntarios.
- No existe una proyección de los egresos.
OPORTUNIDADES
- Exigencia de servicio social en colegios privados de Bogotá. - Organizaciones que brindan
capacitaciones sobre la prevención, detección y
atención del maltrato infantil. . - La preparación de los
directores en los temas referentes al objeto de la fundación, mediante estudios de postgrado.
AMENAZAS
- Fundaciones que cuenten con las mismas metodologías. - Escepticismo en el método de
la terapia de la risa de algunas entidades médicas.
Tabla 8. Matriz FODA para la fundación Hakuna Matata
6.1.3. INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Básicamente, el trabajo de campo consistió en realizar entrevistas a los directores de cuatro fundaciones distintas, en busca de alternativas y mecanismos para el planteamiento del plan estratégico. En las entrevistas se busco responder tres cuestiones principales:
¿Cuál es el objeto social de la fundación?
¿Cuál es la estrategia con la que cuenta la organización para ser sostenible financieramente?
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¿Cuál es la estrategia con la que cuenta la organización para promover la permanencia de los voluntarios?
De igual manera, no se desarrollaron del mismo modo todas las entrevistas. De cada una se encontró información útil para el planteamiento de la estrategia. Las entrevistas completas se encuentran en el anexo A. La información resumida que se obtuvo de cada entrevista se presenta a continuación.
6.1.3.1.Entrevista directora fundación Doctora Clown
La entrevista se realizó a Luz Adriana Núñez, quien es la directora de la fundación Doctora Clown. La cual tiene 15 años de experiencia en la terapia de risa, pues desde su constitución se integro la terapia de la risa dentro de la metodología implementada. La fundación busca potenciar la salud emocional de personas que se encuentran en diferentes hospitales del país en todos los rangos de edad. Los puntos más destacables en la entrevista fueron los siguientes:
Sostenibilidad financiera: La fundación obtiene ingresos mediante su portafolio de productos y servicios. Los productos son vendidos fuera de los hospitales, en empresas, en centros comerciales. Ofrecen servicios de pedagogía lúdica a empresas, colegios y universidades relacionados con el fortalecimiento organizacional, programas de promoción y prevención, programas de humanización, entre otras.
Motivación voluntarios: La directora y su equipo trabajan para mantener motivados a los voluntarios, mediante una retroalimentación y aprendizaje constante. Se busca que los voluntarios puedan evidenciar el impacto que generan sus acciones.
Terapia de la risa: El equipo de Doctora Clown cada día se prepara y estudia más sobre la terapia de la risa. El constante crecimiento y aprendizaje están involucrados dentro de la estrategia de la fundación.
6.1.3.2.Entrevista director financiero de fundación Somos CapaZes
La entrevista se realizó a Santiago Ortega, quien es el director financiero de la organización Somos CapaZes. Ésta organización trabaja con niños, niñas y jóvenes educando para la paz, mediante actividades lúdicas que permita que las personas conozcan sus habilidades y capacidades con el objetivo de fortalecer la convivencia en la sociedad Colombiana. Los puntos más destacables de la entrevista fueron los siguientes:
Sostenibilidad financiera: Actualmente, los ingresos de la asociación provienen un 70 % de donaciones de empresas o personas, y el 30 % restante provienen de la venta de los programas que ellos ofrecen. Los programas ofrecidos son capacitaciones y herramientas sobre la convivencia en paz.
21
También reciben colaboraciones internacionales, cuando se inscriben en concursos o programas ofrecidos por ONG’s internacionales.
Programación de sesiones: Los coordinadores buscan programar las sesiones de trabajo teniendo en cuenta que la mayoría de voluntarios son universitarios. Por tanto, procuran que no hayan sesiones durante finales, semana de receso, o festivos.
Sistema de Incentivos: La fundación está en el proceso de implementación de un programa de incentivos, que tiene objetivo motivar a los voluntarios. Mediante la asignación de puntos positivos a
6.1.3.3. Entrevista director financiero fundación Help.
La entrevista se realizo a Juan Pablo Bustamante, director financiero de la fundación Help, la cual tiene como objeto social disminuir los niveles de deserción en la educación superior. Básicamente, realizan una convocatoria de aquellos estudiantes que por motivos económicos no pueden continuar con sus estudios y mediante crowdfunding recaudan fondos para que los estudiantes puedan culminar su carrera. Los puntos más destacables de la entrevista fueron:
Sostenibilidad financiera: La fundación no cuenta con muchos gastos operativos. Los estudiantes que son escogidos para buscar los fondos que permitan pagar sus estudios, son inscritos en una plataforma donde la gente puede observar los videos e historias de cada estudiante y decide realizar sus donaciones pagando vía Internet, o realizando la consignación. La inscripción a la plataforma no obliga a la fundación Help a obtener todos los recursos que el estudiante requiere, sin embargo, la fundación realiza muchas campañas que dan a conocer los casos de los estudiantes. Éste manera de recaudar fondos es conocida como crowdfunding. Adicionalmente, los directivos organizan diferentes iniciativas para recaudar fondos, por ejemplo, organizan fiestas, rifas, venta en bazares, entre otras. De la tarifa de donaciones, se utiliza un porcentaje para pagar los gastos administrativos.
6.1.3.4. Entrevista directora fundación Con Las Manos
La entrevista se realizó a Adriana Rueda, directora de la fundación Con Las Manos, la cual es una organización creado por estudiantes de la facultad de economía de la Universidad de los Andes. Ésta brinda acompañamiento en la formación académica y personal a niños del colegio La Giralda, el cual está ubicado en una zona conflictiva de la ciudad de Bogotá. El proceso que utilizan es enseñanza de matemáticas, que permita que los niños tengan una mejor formación académica, y la enseñanza de valores mediante actividades lúdicas. Los puntos más destacables de la entrevista fueron:
Sostenibilidad financiera: Los costos de operación de la fundación no son muy altos, cada semestre oscilan entre COP $ 5’000.000 y COP $ 6’000.000. Una parte es financiada mediante una cuota inicial que se le pide a todos los voluntarios, esta cuota es de COP $20.000. Los refrigerios que se le dan a los niños en el colegio son
22
donados por la facultad de economía de la Universidad de Los Andes. Finalmente, los costos restantes se suplen mediante donaciones que realizan personas privadas. Convocatoria voluntarios: Cada semestre la fundación recibe aproximadamente
300 aplicaciones de personas que desean ser voluntarios, sin embargo, solo pueden elegirse entre 70 y 80 voluntarios. Por esta razón, primero se realiza una preselección mediante una encuesta que busca conocer las razones por qué la persona desea hacer parte de la fundación. Posteriormente, se realizan entrevistas a los preseleccionados, y luego se eligen a los voluntarios basándose en una matriz de evaluación claramente definida.
Retroalimentación y capacitación de los voluntarios: Existe una estructura en la cual hay una división de los voluntarios en péquenos grupos. Cada grupo cuenta con un coordinador, quien es una persona que tiene mayor experiencia en la fundación y se ha formado en procesos de educación. El coordinador se encarga de realizar retroalimentaciones efectivas a los voluntarios. Constantemente, la fundación busca capacitarse mediante los programas ofrecidos por la organización Enseña Por Colombia, la cual cuenta con estructuras y programas definidos para realizar una enseñanza basada en el enfoque de Teach For America.
7. FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE LA FUNDACIÓN HAKUNA MATATA
Una vez se plantea los objetivos a largo y mediano de la plazo de la fundación, se formuló el plan de cómo se va a cumplir estos objetivos. Este plan se integro mediante el Cuadro de Mando Integral, el cual es una metodología que traduce la estrategia y la misión de una organización. La estrategia se estructura desde cuatro perspectivas diferentes: perspectiva financiera, perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos internos y perspectiva de aprendizaje y crecimiento (Kaplan & Norton, 2000). De esta manera, se plantea el mapa estratégico, el cual proporciona de que forma la estrategia se va a vincular con la visión de la fundación. Posteriormente, se plantean los indicadores y metas que traducen los objetivos planteados en el mapa estratégico. Finalmente, se presentarán el conjunto de programas de acción que permitan alcanzar las metas de los indicadores.
7.1. MAPA ESTRATÉGICO
La estrategia planteada para cumplir la visión de la fundación Hakuna Matata cuenta con tres puntos estratégicos que complementariamente van encaminadas a alcanzar los objetivos a mediano y largo plazo. Por un lado, para lograr que la fundación se posicione en procesos de prevención y atención de maltrato infantil debe centrarse en mejorar los procesos internos utilizados. Básicamente, la operación efectiva de la fundación se basa en el capital humano, que en este caso son los voluntarios. Dentro de la experiencia de la fundación, se ha evidenciado el impacto negativo que tiene la rotación de voluntarios. En el colegio Sabio Caldas se eligen los niños que harán parte de las actividades de la fundación al inicio del año, mientras que las convocatorias de los voluntarios se realizan cada semestre. Es decir, que durante un año se realizan las
23
actividades con los mismos niños, además, teniendo en cuenta que el proceso de prevención debe ser continuo, hay niños que hacen parte de las actividades por más de un año. Se ha evidenciado que los niños se sienten inconformes cuando en un semestre hay unos voluntarios y al otro semestre hay unos nuevos. Por tanto, el primer punto estratégico, basándose en aumentar la satisfacción y la confianza de los niños, es reducir la rotación de voluntarios y aumentar el tiempo de permanencia dentro de la fundación.
Por otro lado, teniendo en cuenta que la fundación desea contar con las herramientas que le permitan generar un mayor impacto en cuanto a la prevención y atención del maltrato infantil, es importante que exista un proceso de aprendizaje y crecimiento con respecto a este tema. Por esta razón el segundo punto estratégico está enfocado en la gestión de capacitaciones que permitan desarrollar el conocimiento de la fundación.
Por último, el tercer punto estratégico se centra en el plan para poder financiar el funcionamiento de la organización, y financiar las iniciativas estratégicas planteadas.
24 7.2. INDICADORES Y METAS
Una vez definido el Mapa estratégico, se procede a establecer la meta deseada para cada objetivo, es decir cuantificar el objetivo. Posteriormente, se establece un sistema de control a través de los indicadores.
Objetivo Indicador Meta
Brindar las herramientas
jurídicas y psicológicas para prevenir y atender el maltrato infantil
200
0
2
2
Reducir Rotación de Voluntarios
0.05
2 años
Aumentar Certificaciones
Clown
0.3
30
Tener más capacitaciones sobre
maltrato infantil
36
4
25 Obtener nuevas
fuentes de ingresos
50 %
Aumentar Donaciones
Cubrimiento de Gastos Operacionales
-100 %
Mayor a 0
50 %
Tabla 9. Indicadores y Metas del CMI
La periodicidad del cálculo de los indicadores será semestral. Aquellos indicadores marcados en rojo, podrán ser medidos hasta el año 2020, cuando se cuente con el hogar de victimas.
7.3.INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
Las iniciativas estratégicas se plantearon basándose en los tres puntos estratégicos planteados anteriormente.
7.3.1. INICIATIVAS ESTRATÉGICAS PROCESOS INTERNOS
Las iniciativas estratégicas de la perspectiva de procesos internos van encaminadas a reducir la rotación de voluntarios y aumentar la continuidad de los miembros de la fundación. Las propuestas planteadas se dividen en dos grandes bloques. Por un lado, es necesario fortalecer el proceso de convocatoria y selección de de las personas voluntarias, para poder cumplir las proyecciones de número de voluntarios y para que desde el proceso de selección se apliquen acciones que fomenten la continuidad de los voluntarios. A parte de eso, así como se menciona en el Manuel de Gestión del Voluntariado, el éxito de una relación de voluntariado que perdura en el tiempo se basa en mantener la motivación personal o aportar nuevas motivacionales (Observatorio del Tercer Sector, 2009). Por ende, el siguiente gran bloque sobre el cual se desarrollan las demás iniciativas estratégicas es la motivación de los voluntarios.
7.3.1.1.CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DE VOLUNTARIOS
Se realizó una proyección del número de voluntarios con el que se desea contar para los siguientes semestres hasta el 2020-02, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
26
a) La prioridad de la fundación es aumentar la calidad y la experiencia en cuanto las herramientas utilizadas para la prevención del maltrato infantil, antes que aumentar la cobertura de las actividades realizadas con niños. b) Inicialmente se desea aumentar el número de niños del colegio Sabio Caldas
que participan en las labores de la fundación. Progresivamente, se irán aumentando el número de niños únicamente dentro del colegio Sabio Caldas y posteriormente se aumentará en colegios distritales de la localidad de Ciudad Bolívar. La proyección que se plantea en cuanto al número de niños con los cuales la fundación realiza actividades es la siguiente:
Periodo
Número de Niños
2015-02 50
2016-01 60
2016-02 60
2017-01 100
2017-02 100
2018-01 130
2018-02 130
2019-01 150
2019-02 150
2020-01 180
2020-02 180
Tabla 10. Proyección de Número de Niños
c) La fundación estipula que para generar un mejor acompañamiento de los niños, se asignara un voluntario de apoyo para un grupo de cinco niños. d) Se proyecta el número de voluntarios, teniendo en cuenta que cada
voluntario realiza actividades con los niños cada 15 días, por tanto se debe contar con un número suficiente de voluntarios que permita formar dos grupos que alternen cada sábado. Tomando en cuenta que debe existir un margen en caso de que los voluntarios no puedan asistir a las sesiones los sábados.
2015-02 2016-01 2016-02 2017-01 2017-02 Voluntarios de
Apoyo 30 40 50 60 60
Voluntarios Clown
14 16 18 20 22
2018-01 2018-02 2019-01 2019-02 2020-01 Voluntarios de
27 Voluntarios
Clown
26 30 30 30 30
Tabla 11. Proyección de Voluntarios.
En este momento, la fundación no realiza ningún proceso estructurado de convocatoria de voluntarios. Por lo tanto, en la búsqueda del cumplimiento de objetivos, es importante contar con un proceso de convocatoria que permita evaluar el perfil del voluntario. Para esto, se plantean las siguientes acciones:
A) Fortalecimiento de las redes sociales
Dentro de las metas de la fundación, es contar con una persona que se encargue completamente del área de comunicaciones, y pagarle un salario mensual. Una de las funciones de esta persona, será fortalecer las redes sociales de la fundación, para darle mayor visibilidad. De esta manera, al inicio del semestre se comunicaran las convocatorias de voluntarios, y así más personas podrán postularse para ser voluntarios de Hakuna Matata.
B) Postulación en Redes de Voluntarios
La fundación Hazlo Posible además de contar con una plataforma de Crowdfunding, cuenta con un portal donde se pueden realizar ofertas de voluntariado. Aquellas personas que están interesadas en ser voluntarios, reciben toda la información a sus correos de las ofertas de las diferentes organizaciones. Para el proceso de convocatoria, Hakuna Matata debe postular la oferta de voluntariado en el siguiente enlace: https://colombia.voluntariado.org/registro-ong/.
C) Entrevistas a los postulados
Una vez se fortalezca el procesos de convocatoria, es necesario mejorar el proceso de selección. Actualmente no existe ningún filtro para la selección de los voluntarios. Sin embargo, proyectando un aumento en el número de postulados, debido a las dos acciones anteriores, es necesario seleccionar solo a un porcentaje de los postulados. En el texto Claves para la Gestión del Voluntariado en las Entidades no Lucrativas de Emilio López, se enuncia la siguiente estructura para las entrevistas de selección de los postulados a voluntarios:
o Preparación de la entrevista: Tener una estructura, leer currículos, fijar preguntas
o Preparación del espacio adecuado para la entrevista
o Tener una buena acogida de los postulados, estableciendo la mejor relación o Atender las inquietudes iniciales del entrevistado
o Informar sobre la organización y describir las fases de la entrevista. o Recolectar la información
o Descripción de las actividades disponibles o Planteamiento de dudas
28
Tomando en cuenta que los objetivos de la entrevista son determinar si es factible que el voluntario tenga una mayor permanencia en la fundación y evaluar si tiene las competencias necesarias para hacer las actividades con los niños. De esta forma, se propone que en el paso de recolección de información se busque evaluar los criterios de la siguiente matriz de evaluación:
Calificación
Criterios
Excelente Bueno Regular
Motivación Inicial
El entrevistado muestra gran interés en hacer parte de la fundación, enuncia claramente cuáles son los factores que lo motivan.
El entrevistado muestra gran interés en hacer parte de la fundación, pero no es muy claro describiendo sus razones que lo motivan.
El entrevistado no tiene claro los factores porque quiere hacer parte de la fundación.
Experiencia en trabajo
social
El entrevistado ha participado
anteriormente en más de dos proyectos sociales.
El entrevistado ha participado anteriormente en uno o dos proyectos sociales.
El entrevistado nunca ha participado en proyectos sociales
Tiempo mínimo de dedicación
El entrevistado señala que puede dedicar al menos
cinco horas
semanales para actividades de la fundación.
El entrevistado señala que puede dedicar entre tres y cinco horas semanales a actividades de la fundación.
El entrevistado señala que puede dedicar menos de tres horas semanales a actividades de la fundación.
29 Habilidades
de
Comunicación
El entrevistado se comunica de manera clara y elocuente, de
manera que
comunica sus ideas de manera eficiente. Conversa de manera abierta, permitiendo una charla activa.
El entrevistado se comunica de manera clara y
se logra
entender sus ideas.
El entrevistado no se expresa adecuadamente, y expresa sus ideas de manera confusa e imprecisa.
Periodo de Estabilidad
El entrevistado esta en un periodo de estabilidad de por lo menos un ano y medio.
El entrevistado esta en un periodo de estabilidad de por lo menos un año.
El entrevistado esta en un periodo de estabilidad de seis meses.
Tabla 12. Matriz de Criterios para selección de voluntarios
Con respecto a la matriz, es importante aclarar el concepto de periodo de estabilidad. En vista que la mayoría de voluntarios son estudiantes universitarios, existe la posibilidad de que estos se gradúen y realicen intercambios, encuentren trabajo en otro país, cuenten con una nueva rutina que no les permita hacer parte de la fundación, entre otras posibilidades. Por esta razón, este criterio busca conocer actualmente a qué se dedica el voluntario y cuáles son los planes a mediano plazo. Por ejemplo, si actualmente un voluntario está en su último semestre de su carrera de pregrado y éste planea realizar algún intercambio a otro país el periodo de estabilidad será de seis meses o menor. Con este criterio se puede establecer cuales voluntarios podrán tener una mayor permanencia dentro de la fundación y con quienes se deben realizar más actividades de motivación (López E, 2009)
Posterior a la primera entrevista, existen dos posibilidades, que la persona continúe interesada en participar o no. Cuando la persona está interesada en participar se debe comenzar el proceso de incorporación a la fundación. El proceso de incorporación debe incorporar algunos aspectos, que se describirán posteriormente, para que sea motivador para el nuevo voluntario. Si la persona luego de la entrevista no está interesada en participar es importante preguntar los motivos por los cuales no se está interesado, que permitirán realizar retroalimentaciones positivas para la fundación.
30
Igualmente, es importante aclarar que este proceso no se realizará a los voluntarios antiguos que continuarán en la fundación. El proceso de convocatoria debe realizarse teniendo en cuenta el número de voluntarios nuevos necesarios para completar el número de voluntarios proyectado para cada semestre.
7.3.1.2.MOTIVACIÓN A LOS VOLUNTARIOS La motivación es fundamental para la continuidad de los voluntarios dentro de una organización sin ánimo de lucro. En el estudio Implicación y permanencia de los voluntarios en organizaciones de servicios sociales dirigido por José Carlos León, se enuncian los seis diferentes factores que impulsan a una persona a ser voluntaria en una organización. El primer factor es de protección personal, el cual agrupa aquellos motivos que relacionan las actividades de voluntariado con la reducción de sentimientos desagradables como por ejemplo la disminución del sentimiento de culpa. El segundo factor es el de la expresión de los valores personales, el cual se relaciona con aquellos valores que se relacionan con las acciones de los voluntarios, un ejemplo serian los valores de solidaridad o altruismo. El tercer factor está relacionado con la carrera profesional de cada persona, este integra los motivos relacionados con el desarrollo de habilidades y oportunidades para trabajar profesionalmente en el ámbito de bienestar social. El cuarto factor es el relacionado con motivos sociales, es decir el hecho de compartir la actividad de voluntariado con amigos y desarrollar actividades reconocidas y valoradas por la sociedad. El quinto factor está asociado con el aprendizaje de nuevas experiencias para el desarrollo personal. Finalmente, el sexto factor está relacionado con el desarrollo de sentimientos de bienestar psicológico y fortalecimiento de la autoestima, es decir que la persona sienta que la actividad voluntaria ejercida es importante (León J. et. al., 2008).
Con respecto a estos factores, se plantean las siguientes iniciativas estratégicas para motivar a los voluntarios y de esta forma aumentar la permanencia de los voluntarios:
A) Proceso de Incorporación a la fundación
Una vez finalizado el proceso de selección, se debe realizar una incorporación de los nuevos voluntarios a la fundación. Es importante que antes que todo, los directores programen sesiones con cada voluntario nuevo donde se aborden los siguientes temas: o Definición del compromiso de ambas partes (persona voluntaria y organización) de
la forma más clara posible
o La persona voluntaria realiza su elección sobre qué tipo de voluntario desea ser (Voluntario de Apoyo, Voluntario Clown, Voluntario administrativo)
o Derechos y deberes de la persona voluntaria o Obligaciones de la fundación
o Causas de finalización del compromiso
En esta sesión, se debe firmar un acuerdo de incorporación del voluntario a la fundación, en el cual se estipula los compromisos acordados por ambas partes. Una vez
31
se firme el acuerdo, la persona voluntaria debe sentirse acogida y reconocida. Por tanto, la primera acción que se debe realizar es programar una reunión donde todos los voluntarios se conozcan, así la mayoría sean antiguos, es importante que los nuevos voluntarios se presenten y conozcan a los otros integrantes de la fundación. Parte del proceso de incorporación es mediante el requerimiento de la cuota inicial que debe dar cada voluntario, es importante que el voluntario conozca para que se destinara ese dinero y que se haga una entrega oportuna de las camisas a los nuevos voluntarios. Cuando los voluntarios tienen un artículo que los distingue como parte de la fundación, estos se sienten con un mayor compromiso y aumenta su acogida dentro de la organización.
Ahora bien, es importante aclarar que cuando un voluntario nuevo desea ser voluntario Clown, este debe tener un periodo como voluntario de apoyo antes de ser Clown. Las capacitaciones para ser Clown se realizan en Mayo y en Noviembre, es decir al final de cada semestre, por tanto los voluntarios nuevos deben ser por un semestre voluntarios de apoyo, posteriormente se deben capacitar y el siguiente semestre ya podrán realizar sus labores como Clown.
B) Formación de grupos
Tomando como base la entrevista realizada a la directora de la fundación Con Las Manos, se propone organizar grupos de máximo cinco personas, los cuales van a favorecer las acciones realizadas con los niños, la relación interpersonal entre voluntarios y la integración de las propuestas de motivación de los voluntarios. Al inicio de cada semestre, los directores deberán dividir a los voluntarios en grupos. Cada grupo debe estar integrado por personas con los siguientes perfiles:
o Voluntario Clown con más de 1 semestre de experiencia: Esta persona será el apoyo y la guía para los demás integrantes del grupo, debido a que ya tiene experiencia y está capacitado como Clown.
o Voluntario Nuevo: Esta persona tendrá un proceso de seguimiento y acogida dentro del grupo.
o Voluntario de Apoyo con al menos 1 semestre de experiencia: Esta persona ayudará a apoyar el proceso con los voluntarios nuevos, además se hará uso de su experiencia para desarrollar mejor las acciones.
Dentro de cada grupo, podrá haber más de una persona que tenga el mismo perfil, sin embargo, lo importante es que dentro de cada grupo haya por lo menos una persona de cada perfil descrito anteriormente. La idea es que estos grupos formados sean los mismos grupos formados para las actividades con los niños.
En el texto Formación de voluntariado, animadores, métodos y propuestas de Gustavo Esteve, se exponen los comportamientos relacionado con la motivación, que se deben trabajar en los equipos para fomentar la permanencia (Esteve G., 2004):
o Comprensión de las personas
