UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis previa la obtención del título de
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LOS
INVENTARIOS EN LA EMPRESA SISTEMAS E INGENIERÍA
ZIZTHIN S.A., DE LA CUIDAD DE QUITO
AUTORA:
ESPINOZA JARA KARINA VERÓNICA
DIRECTOR DE TESIS:
Msc. MARIO GANCHALA
QUITO – ECUADOR
i UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CARTA AUTORÍA
Yo, Karina Verónica Espinoza Jara, en calidad de estudiante de la universidad
presento el desarrollo de tesis con el tema “Diseño de un Manual De Control
Interno Para Los Inventarios En La Empresa Sistemas E Ingeniería Zizthin
S.A., De La Cuidad De Quito”, para la obtención del título de Licenciada en
Contabilidad y Auditoría CPA, doy fe que el trabajo de investigación aquí
presentado ha sido elaborado y desarrollado por mi autoría en todas sus
partes.
Quito, mayo 2015
Atentamente,
Karina Espinoza J.
ii DEDICATORIA
A mi familia, porque me han demostrado que con carácter, dedicación y amor
todo es posible.
A mi esposo Stalin, que ha sido la fuerza que me impulsa a superarme cada
día y lograr alcanzar mis metas, siempre resguardada en su amor
incondicional.
A mi razón de ser mis hijos Evans, Camila y mi Angelito que viene en camino
porque sus risas y mirada tierna, me alentaron a poner empeño en este
camino.
A mis padres, porque siempre lucharon por darme lo mejor, y siempre les dije
que no los defraudaría, para ustedes este triunfo que no solo es mío sino
nuestro.
iii AGRADECIMIENTO
Toda persona tiene deseos, sueños y metas que cumplir a lo largo de su vida, y
para esto siempre existirán terceros que hayan puesto un granito de arena para
poder forjar ese camino, para mi esas personas son los que hoy quiero
nombrar aquí.
Principalmente quiero agradecer a Dios, por la bendición de permitirme llegar a
este punto de mi vida.
Mi esposo y mis dos bellos hijos, que han sido pilares fundamentales en esta
lucha, y han sabido comprenderme, apoyarme y sobre todo darme todo su
amor.
Mi familia, mis hermanos, mis padres y mí cuñada Kelmi por su apoyo desde el
inicio de este camino, hasta hoy que he logrado culminar mis estudios y
alcanzar la meta.
Mis profesores, a la universidad por darme todo ese conocimiento y espacio
para desarrollarme.
Mis amigos, y compañeros con los que inicie esta carrera, en especial, Cristina
y Luis gracias por su amistad, paciencia y apoyo.
iv ÍNDICE
CAPITULO I: EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ...1
TEMA ...1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...1
Formulación del problema ...3
Sistematización del problema ...3
Objetivos de la investigación ...3
Objetivo general ...3
Objetivos específicos ...3
Justificación ...4
Limitaciones...5
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL ...6
ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS ...6
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ...7
Empresa ...7
Definición ...7
Clasificación ...8
Contabilidad ...8
Importancia ...9
La ecuación contable ... 10
La cuenta contable ... 10
Tipos de cuentas ... 11
Clasificación de las cuentas ... 11
Control Interno ... 13
Objetivos del control interno ... 14
Elementos del control interno ... 14
Actividades de control ... 16
v
Valoración de los inventarios ... 17
Bajas por daño y obsolescencia ... 18
Manuales ... 20
Clases de manuales ... 20
Ventajas de los manuales ... 20
Formato y contenido de los manuales ... 21
Manuales de organización ... 21
Manuales departamentales ... 21
Manuales Interdepartamentales ... 21
Manuales de procedimientos... 21
Manuales Administrativos... 22
Importancia ... 22
Metodología para la elaboración de manuales ... 23
Manual de procedimientos ... 25
Procesos ... 27
Factores de un proceso ... 28
Tipos de procesos ... 29
Procesos operativos. ... 29
Procesos de apoyo ... 30
Procesos de gestión... 30
Procesos de dirección... 30
MARCO REFERENCIAL ... 30
Hipótesis ... 31
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ... 31
Variable independiente ... 31
Variables dependientes ... 31
Operacionalización de las variables ... 32
CAPITULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 33
Tipo de Investigación... 33
vi
Técnicas e instrumentos de recolección de datos ... 34
Técnicas de procesamiento y análisis de datos ... 34
Validez y confiabilidad ... 35
Procesamiento de datos... 35
Población ... 35
Muestra ... 35
CAPITULO IV: SITUACIÓN DIAGNÓSTICA ... 36
Organigrama actual ... 36
Diagnostico FODA de la compañía Sistemas e Ingeniería ZIZTHIN S.A. ... 37
Tabulación de los datos, presentación e interpretación de resultados ... 39
CAPITULO V: MARCO PROPOSITIVO ... 47
Organigrama Propuesto ... 47
MANUAL DE FUNCIONES ... 48
Gerente general ... 48
Asistente administrativo ... 53
Contador ... 56
Jefe de compras ... 60
Bodega ... 63
Gerente de proyectos ... 65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ... 68
Compras ... 68
Flujograma No. 1 Compras ... 78
Bodega ... 79
FLUJOGRAMA No. 2 Bodega ... 86
ESTRUCTURA CONTABLE ... 87
ESTADOS FINANCIEROS ... 87
Estado de situación financiera ... 87
Estado de pérdidas y ganancias ... 89
Estado de flujo de efectivo ... 91
vii
El Libro Diario, la jornalización y la Partida Doble ... 92
Asientos Contables ... 93
Cuenta Mercaderías ... 94
Contabilización Sistema de cuenta múltiple ... 95
Contabilización Sistema de Inventario Permanente ... 96
Metidos de valoración inventarios ... 97
ÍNDICES FINANCIEROS ... 97
Estado de Situación Financiera ... 98
Estado de Pérdidas y Ganancias ... 101
Razón de liquidez ... 103
Razón de endeudamiento ... 104
Razón de rentabilidad ... 107
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 109
Conclusiones... 109
Recomendaciones ... 110
Bibliografía ... 111
ANEXOS ... A
ANEXO 01: Encuesta ... B
ANEXO 02: Solicitud De Materiales ... D
ANEXO 03: Entrada De Materiales A Bodega General ... E
ANEXO 04: Devolución De Materiales ... F
ANEXO 05: Salida De Materiales ... G
ANEXO 06: Orden De Compra ... H
ANEXO 07: Recepción De Orden De Compra ...I
ANEXO 08: Recepción De Materiales ... J
ANEXO 09: Limites Mínimos De Material ... K
1
CAPITULO I: EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
TEMA
“MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA
SISTEMAS E INGENIERÍA ZIZTHIN S.A., DE LA CUIDAD DE QUITO.”
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La compañía Sistemas e Ingeniería ZIZTHIN S.A., es una empresa legalmente
constituida en Abril del 2010, conformada por dos socios, el Ing. Henry Cuasapaz e
Ing. Fernando Churo, quienes tienen una participación del 50% de las acciones cada
uno. Su inicio fue con un capital social bajo, el que se ha mantenido sin tener
incremento alguno.
Los servicios que presta son construcciones eléctricas, y mantenimientos en la
misma rama, la comercialización de productos eléctricos y electrónicos, el diseño,
consultoría, y construcción de redes eléctricas, cámaras de transformación, sistemas
de generación y sistemas de automatización y control.
Durante el desarrollo de los diferentes proyectos sean estos catalogados como de
corto plazo o largo plazo, se requiere adquirir diferentes materiales, en base a la
planificación realizada para le ejecución, Al existir varios proyectos es factible
mantener una bodega en cada uno, misma que permanece en las instalaciones del
proyecto; Además se cuenta también con una bodega general donde se
2
utilización y de los que también se cuenta con un stock general para la posible
comercialización por ser materiales de demanda.
Para los requerimientos de materiales y/o servicios, la empresa SISTEMAS E
INGENIERÍA ZIZTHIN S.A., cuenta con un proceso implementado de forma
empírica.
Pese a este proceso de adquisiciones, en los periodos se muestra un inventario
considerable en bodega general, y lo más preocupante es que al finalizar un
proyecto existe reingreso de inventarios físicos con cantidades notables de un costo
importante. Entonces no se puede explicar el motivo del reingreso de materiales,
asumiendo que el proceso de adquisiciones regula las existencias de insumos para
cada proyecto.
Además como se puede justificar la compra de materiales existentes en bodega
general, realizando gastos innecesarios, o en el peor de los casos compras
repetitivas de material que solo servirá para un proyecto específico, es decir, que por
su naturaleza y función, no pueden ser utilizados en otro proyecto. Una situación
más, es la devolución de materiales inservibles sea por mala instalación o mal trato
en el proyecto, que también representan un costo importante.
La cantidad de stock mencionado indica un exceso no justificado de existencias, lo
3 Formulación del problema
¿Cuenta la empresa Sistemas e Ingeniería ZIZTHIN S.A., con un instrumento técnico
de control interno, debidamente aprobado y vigente?
Sistematización del problema
¿Cómo índice la falta de conocimiento de las funciones en los diferentes
cargos en la compañía?
¿Existe un procedimiento en bodega general antes de realizar una compra?
¿Cómo controlar la sobre compra de materiales y/o servicios a la empresa?
¿Cómo conocer el estado actual de los inventarios y adquisiciones de la
empresa?
Objetivos de la investigación
Objetivo general
Diseñar un manual de control interno para los inventarios en la empresa Sistemas e
Ingeniería ZIZTHIN S.A.
Objetivos específicos
Plantear manuales de funciones necesarios.
Proponer el diseño y estructuración del Manual de Control Interno.
Aplicar los métodos y tipos de investigación necesarios para la obtención de
4 Justificación
Es necesario para la dirección de toda empresa tener información clara y precisa, en
el momento que lo requiera, es por esta razón que se hace imprescindible para toda
entidad mantener la organización, el registro y mejoramiento continuo en sus
procesos.
La compañía Sistema e Ingeniería ZIZTHIN S.A., por el tipo de actividad que realiza
requiere mantener el control indicado para sus inventarios, pues al momento se
observa que mantiene un gran stock, de materiales que no rotan, materiales con
daños, o en el peor de los casos obsoletos, casos que se han dado muchas veces
por la sobre compra de materiales de los que si existía un stock.
Con la implementación de procesos agiles para el control de inventarios, se espera
obtener una mejor respuesta en la provisión de materiales a los proyectos que
maneja la empresa, así como la repuesta a requerimientos de venta directa de
materiales, al tener control sobre el stock existente no solo se agilitara las
respuestas de provisión de materiales, si no que se evitara la compra innecesaria de
materiales, además con el registro correcto del material dañado u obsoleto este será
dado de baja oportunamente, y así se aprovechara los espacios de bodegaje.
Las mejoras propuestas ayudaran a la empresa a perfeccionar el control sobre sus
inventarios, manteniendo información al día, reportes claros y confiables, evitando
respuestas incorrectas a posibles problemas, así como la rápida recuperación de
efectivo, y reducción de costos de almacenaje.
El presente trabajo de investigación busca implementar un manual de control interno
5
adquisiciones, resaltando las áreas con deficiencias que requieren de atención,
verificación, mejoramiento y tentativamente cambios.
La presente propuesta será útil a la empresa, puesto que reducirá los gastos
realizados por la adquisición de insumos innecesarios, disminuyendo el costo de
bodegaje, que el inventario físico exige, así como la optimización en la recuperación
del efectivo.
Limitaciones
La presente investigación no tendrá limitaciones ya que existe la predisposición de
6
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL
ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Sistemas E Ingeniería Zizthin S.A., fue constituida en el año 2010, la misma que
nació de la necesidad de darle forma al trabajo que venían realizando los ahora
socios de la compañía.
Dentro del primer año lo que sobresalió en los procesos realizados y que llevaban a
permitir la culminación de los proyectos fue el conocimiento empírico, llevando a
cabo sin problemas evidentes el avance de las obras, tanto administrativa como
productivamente.
Un año después de su constitución y funcionamiento el contador de la compañía
informa a la gerencia el aumento de inventario en bodega general; esto lleva a que
la gerencia y presidencia de la empresa tomar mayor atención en los procesos que
se estaban realizando. Sin dar mayor importancia la directiva decide seguir
trabajando bajo las mismas directrices iníciales.
Entonces, esto nos lleva a la realización del presente trabajo de investigación, y
presentar una propuesta para desarrollar un manual de control interno para los
7 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Empresa
“La contabilidad se ha insertado en el sistema de información; por
tanto, constituye parte esencial del mismo, y su ámbito natural es el
negocio o empresa; además, su aplicación se requiere en toda
organización para manejar fondos y recursos con propósitos de
asistencia social. La empresa como ente económico cuyo esfuerzo se
orienta a ofrecer bienes y/o servicios que, al ser vendidos, produce
una renta”1
De acuerdo al autor citado, la empresa se centra en la formación de negocios y de
esta forma ofrecer bienes o servicios a distintos consumidores, según sea su
necesidad, generando una renta para las personas que se encuentran al frente de
esta empresa o negocio.
Definición
“Empresa es la persona natural o jurídica, pública o privada,
lucrativa o no lucrativa, que asume la iniciativa, decisión, innovación
y riesgo para coordinar los factores de la producción en la forma
más ventajosa para producir y/o distribuir bienes y/o servicios que
satisfagan las necesidades humanas.”2
Según Gaitán, se entiende que todo tipo de persona está en la capacidad de formar
una empresa, con el fin de satisfacer necesidades humanas, y es decisión de estos
saber con qué condiciones se creara si con fines de lucro o no.
1 ZAPATA SANCHEZ, Pedro., (2011). “Contabilidad General”. Pag. 8
2 GAITÁN ESTUPIÑAN, Rodrigo, (2006). “Control interno y fraudes con base en los ciclos
8 Clasificación
Por su naturaleza
Industriales: transforman materias primas en nuevos productos
Comerciales: compra y venta de productos, intermediarias entre
productores
Servicios: generación y venta de productos intangibles.
Agropecuarias: explotan productos agrícolas y pecuarios.
Mineras: explotan los recursos del subsuelo
Por el sector u origen de capital
Públicas: el capital pertenece al sector publico
Privadas: el capital pertenece al sector privado
Mixtas: el capital es público y privado.
Por el número de socios o integración de capital
Unipersonales: el capital es el aporte de una sola persona.
Sociedades: aporte de capital por personas jurídicas o naturales.
Contabilidad
Definición
“Es la técnica fundamental de toda actividad económica que
opera por medio de un sistema dinámico de control e
información que se sustenta tanto en un marco teórico, como en
normas internacionales. La contabilidad se encarga del
9
valoración justa y actual de los activos y obligaciones de la
empresa, y de la presentación relevante de la situación
económico-financiera. Esto se hace por medio de reportes
específicos y generales preparados periódicamente para que la
dirección pueda tomar las decisiones adecuadas que apuntalen
el crecimiento económico de manera armónica, responsable y
ética en las entidades que lo usen.” 3
Es correcto indicar que la contabilidad es una técnica, pues está compuesta no solo
de procesos, leyes y normas, sino también de un trato estricto de información, que
es procesada en tiempo real por los encargados, para la presentación de informes
y/o resultados, los que serán de vital importancia para la gerencia de una compañía
o empresa, pues con estos se conocerá el estado real de los activos y obligaciones
que mantenga en un momento determina. Con el manejo correcto y responsable de
la Contabilidad se sabrá si la empresa constituida es capaz de solventarse sola, y
producir utilidad o, si esta requiere de cambios o ajustes en ciertas aéreas para
reducir costos o gastos según sea el caso.
Importancia
Al hablar de la importancia de la contabilidad se remarcan los siguientes puntos:
Sistema dinámico, pues al procesar de manera sistemática los hechos
económicos, la contabilidad permite establecer controles efectivos de los
10
recursos y generar un conjunto de reportes específicos, estados financieros y sus
notas explicativas.
Reconocimiento de los hechos que afectan la situación patrimonial, es decir los
ingresos, costos y gastos.
Valoración justa y actual, se refiere a las inversiones realizadas por la entidad y
las obligaciones contraídas.
Presentación relevante de la situación económico-financiera, que permita brindar
confianza a acreedores, inversionistas y autoridades de control fiscal.
Tomar decisiones adecuadas, a partir de la información confiable que
periódicamente ofrece la contabilidad, con altas probabilidades de éxito.
En resumen, la importancia de la contabilidad radica en el sistema que se maneje, el
reconocimiento de las transacciones diarias, la valoración correcta de sus activos y
pasivos, la presentación correcta de informes financieros, y la toma correcta de
decisiones a partir de la información entregada.
La ecuación contable
Es la fórmula fundamental en la cual se basa la contabilidad para desarrollar
técnicamente su sistema. A través de ésta se da a conocer el valor del activo, pasivo
y patrimonio.
La cuenta contable
Es el nombre o denominación objetiva usado en contabilidad para registrar, clasificar
y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar
11
rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, los Costos y los
Gastos.
Tipos de cuentas
Cuentas reales o de balance. Estas cuentas pertenecen al balance general y por
su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo
al final del periodo se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se
encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehículos, Cuentas por pagar, etc.
Cuentas temporales, nominales o de resultado. En este grupo se encuentran
cuentas que representan rentas, gastos y costos, cuentas que, por su naturaleza,
al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el
patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se encuentran cuentas
como: Ventas, Ingresos por Servicios prestados, Gastos generales, etc.
Cuentas mixtas. Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como
es el caso de los pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) será
modificado por efectos de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al
final de un ejercicio económico.
Clasificación de las cuentas
Cuentas del Activo. Todas las denominaciones contables que representen los
bienes, valores y derechos que una empresa posee en una fecha determinada;
estas cuentas pueden ser tangibles, como: Caja, Documentos por cobrar,
Vehículos, etc., e intangibles, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc.
Cuentas de valuación del Activo. Estas tienen el propósito de presentar el valor
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mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. En
este grupo se encuentran cuentas como: Provisión para cuentas incobrables,
Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance
general con signo negativo; por tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor.
Cuentas del pasivo. Son las denominaciones contables que representan
obligaciones y responsabilidades contraídas por la empresa con terceras
personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas,
pagadas o devengadas. Ejemplo, Documentos por pagar, Ingresos cobrados por
anticipado, etc.
Cuentas del patrimonio. Representan las denominaciones dadas como aportes
de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las
reservas de la empresa. Ejemplo, Capital social, Reserva legal, Utilidades del
ejercicio (del presente año o del año anterior).
Cuentas de Gastos. Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso,
consumo, extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener
las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de
ingresos operativos de una empresa. Un ejemplo son los pagos de
remuneraciones del sector administrativo (gasto operativo), ya que,
independientemente de que las ventas aumenten o disminuyan, se deberá
cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos que no se relacionan
con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos; un ejemplo
son los gastos navideños.
Costo de Ventas. Es una denominación especial asignada a la inversión
13
mismo; un ejemplo son los costos de la mercadería, materia prima, insumos para
la fabricación de bienes.
Cuentas de ingresos o Rentas. Denominaciones que representan los beneficios o
ganancias de una empresa; cuando éstas se generan por el giro normal del
negocio, se denominan rentas operativas; por ejemplo, la venta de mercaderías
para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de actividades
ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados
en una inversión temporal.
Cuentas de orden. Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación
económica ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlas para
controlar ciertas operaciones que podrían eventualmente significar derechos u
obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del balance
general; en este grupo se encuentran cuentas como: Mercaderías en
consignación, Valores entregados en garantía, etc.
Control Interno
“El Control interno comprende el plan de organización y el conjunto
de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y
que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen
según las directrices marcadas por la Dirección”4
Al tener presente el control interno en una organización da la seguridad y confianza
a la gerencia, que todo está debidamente sustentado, organizado y controlado en
4 BARQUERO, Miguel, (2009). “El Control Interno en trabajos de fiscalización. Auditoría pública:
14
todos los aspectos, mas aun refiriéndose a los activos de la misma. Para establecer
el control se busca implantarlo a un sistema controlable, que permita la obtención de
resultados finales, que se retroalimente y mejore continuamente, para de esta forma
obtener el objetivo planteado con resultados claros sean estos positivos y/o
negativos.
Objetivos del control interno
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa.
Obtener información exacta.
Crear normas y procedimientos internos.
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y
externos.
Los objetivos del control interno como podemos ver se centran explícitamente en la
obtención de resultados confiables, cuidado de los activos de la empresa y, los
procesos y normas utilizados por el personal de la compañía.
Elementos del control interno
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno dentro de la
entidad, será necesario aplicar los siguientes elementos:
Ambiente de control. Está dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y
la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de la
empresa, los clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía los
15
Evaluación de riesgos. Consiste en la identificación de los factores que podrían
hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifiquen
los riesgos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
Procedimientos de control. Son emitidos por la dirección y consisten en
políticas y procedimientos que aseguran el cumplimento de los objetivos de la
entidad, y que son ejecutados por toda la organización. Además brindan las
medidas necesarias para afrontar los riesgos.
Supervisión. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se
evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es
necesario realizar cambios. La supervisión comprende supervisión interna
(auditoría interna) por parte de las personas de la empresa y evaluación externa
(auditoría externa) que la realizan entes externos a la empresa.
Sistemas de información y comunicación. Se utilizan para identificar, procesar
y comunicar la información al personal, de tal manera que le permita a cada
empleado conocer y asumir sus responsabilidades.
La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades
de la entidad y de la gestión y el control que se realizan en cada una de ellas.
Igualmente, se puede obtener información de fuentes externas para mejorarlos
controles y comunicar cualquier anomalía a la administración”
Es necesario para la dirección de una organización contar con el Control interno
para saber el real funcionamiento de la misma y el estado en el que se encuentra en
determinado momento, pues como lo indica en sus objetivos, de los cuales se
recalcan los siguientes:
16 Obtener información exacta.
Además están también los elementos del control:
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Procedimientos de control
Supervisión
Sistemas de información y comunicación
Con esto lo que se pretende es mantener una información clara y precisa para de
esta forma dar las directrices correctas para la toma de decisiones en pro de mejorar
procedimientos y resultados.
Actividades de control
“Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para
cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están
expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.”5
Se menciono anteriormente que es necesidad, deber y obligación de la dirección de
una compañía, empresa y organización mantener el control sobre las actividades de
que realizan y que se realiza dentro de la misma, y una forma correcta de llevar este
control es justamente mantener manuales de funciones donde se indique las
actividades que deberá realizar cada departamento dentro de la organización para
su normal funcionamiento, así también registros del cumplimiento de estas
5 GAITÁN ESTUPIÑAN, Rodrigo, (2006). “Control interno y fraudes con base en los ciclos
17
actividades y/o procedimientos. Esto con la aspiración de corregir errores, o realizar
mejoras dentro de los procedimientos internos.
Inventario
“Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una
compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en
proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos
terminados. 6
Es imprescindible para toda empresa, compañía y negocio por pequeño que este
sea, mantener un inventario, sea este manejado en forma empírica o con procesos,
es evidente que detrás de toda operación que ofrece lucro para sus propietarios
mantiene un inventario por pequeño que este sea, si no de qué forma abastecería a
sus clientes y/o beneficiarios. Consideremos entonces a los inventarios parte
fundamental dentro de las organizaciones y de su crecimiento.
Valoración de los inventarios
Los reconocidos por las NIIF son el FIFO o PEPS, y el método de Promedio
Ponderado
Método FIFO (en inglés) o PEPS. Siglas que significan lo primero en
entrar, lo primero en salir. De acuerdo con la filosofía del método, el precio de
valoración de los despachos se determina en este orden:
Inventario inicial
Inventario de las compras que, en su orden, han sido registradas
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Sería ideal que el movimiento físico coincidiera con el de los valores; sin
embargo, resulta difícil mantener esta relación, por tanto, lo importante es que se
respete el movimiento de los precios en el sentido indicado. Las mercancías
cuyos precios están incrementándose consistentemente deben ser valoradas por
el método PEPS.
Método Promedio ponderado. Forma de valoración utilizada por la relativa
facilidad de cálculo y por considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia
voluble del mercado, es decir, unas veces suben los precios y otras bajan, es
conveniente que las mercaderías que estén en este vaivén sean valoradas al
P.P. Los métodos de valoración se evidencian mediante tarjetas de control de
existencias (kárdex), permitiendo mantener un control individualizado y
actualizado de todos los ítems que conforman la cuenta Mercaderías.”
Según lo indicado por el autor los métodos para la valoración de inventarios se ha
reducido a dos, y dentro de estos también se observa que el más indicado vendría
siendo el método de promedio ponderado, pues este brindaría información
actualizada sobre las existencias de forma inmediata, los saldos finales se podrían
conocer de igual forma en cualquier momento y sobre todo conoceríamos la utilidad
bruta en el momento que sea requerido.
Bajas por daño y obsolescencia
Zapata, S. P., (2011). “Dada la naturaleza, circunstancias o hechos fortuitos, puede
que algunas mercaderías se dañen, o pasen de moda o se tornen obsoletas. Ante
esto, debe reconocerse una pérdida que afectará los resultados esperados. El
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Reconocimiento. Al momento de verificar los inventarios físicos se pueden
presentar casos evidentes de daños físicos reversibles o irreversibles en la
calidad de los productos. Ante esto debe tomarse cualquiera de las siguientes
decisiones: a) forzar ventas con rebajas; b) destruirlas; c) donarlas. Estas
opciones permiten conocer una afectación económica que constará en un
documento interno denominado Acta de destrucción o donación, que estará
suscrita por el gerente y el contador de la empresa y de un notario del cantón
respectivo; para el caso de venta forzosa con rebaja se debe emitir la factura que
justifique la salida de estas mercaderías.
Valoración. Para dar un precio razonable a estas mercaderías, se debe recurrir a
información del mercado; de no existir referencias en éste, se podría pedir
opiniones a quienes, dentro de la empresa, manejan los inventarios; ellos, con
experiencia y objetividad, con seguridad nos darán ciertas referencias respecto al
precio actual de dichos bienes en los distintos estados físicos en los que se
encuentren.
Presentación. Los inventarios obsoletos o que califiquen como de segunda, que
pudieran ser vendibles, se presentarán a valor actual neto en el Balance General,
en una partida independiente del resto de inventarios de primera o, si no fuera
así, al momento de presentar el saldo del Inventario de Mercaderías, ha de
constar una nota que identifique el monto de estos inventarios. La reducción del
valor da lugar al reconocimiento de un perjuicio que se presentará en el Estado
20 Manuales
Los manuales, son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática información acerca de la organización de la empresa.
Clases de manuales
Según su contenido:
Manuales de organización
Manuales de políticas
Manuales departamentales
Manuales de bienvenida
Manuales de procedimientos
Manuales de contenido múltiple
Manuales de técnicas y puesto
Ventajas de los manuales
Representan las funciones de la empresa
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones
Son una fuente de información y de capacitación, pues muestran la
organización de la empresa
Delimitan autoridad y responsabilidad, evitan duplicidades y fugas de
responsabilidades y autoridad
21 Formato y contenido de los manuales
Un manual está integrado por las siguientes partes:
Índice
Objetivos: Antecedentes del manual
Secciones
Cada sección debe llevar la fecha en que se elabore, autorice y quede vigente
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual
Instrucciones para hacerlo comprensible
La redacción debe ser clara, concisa y ordenada
Manuales de organización
Incluyen las funciones de las áreas más importantes de la organización.
Manuales departamentales
Contienen información sobre las áreas específicas o departamentales de la
empresa.
Manuales Interdepartamentales
Son similares en su contenido a los manuales departamentales, aunque no siempre
proporcionan la misma cantidad de información.
Manuales de procedimientos
Sirven para describir las operaciones que se realizan en un área. Son un
22
sencillos, cortos y amenos, además de que el usuario debe participar en su
elaboración para que sea funcional.
Los manuales de procedimientos deben incluir introducción, descripción de los
procedimientos y los diagramas de flujo correspondientes.
La efectividad de los manuales de procedimientos se comprueba si los usuarios lo
utilizan y si los procedimientos descritos son los que en realidad se llevan a cabo.
Manuales Administrativos
Son técnicas que sirven como medios de comunicación y tienen como finalidad
señalar la forma ordenada y sistemática la información acerca de las funciones, los
procesos y las actividades de la organización.
Importancia
Su importancia radica en que sirven para:
Presentar un esquema integral de la organización
Definir funciones y procesos para evitar duplicidades y fallas
Promover el ahorro de tiempos y recursos en la ejecución del trabajo
Certificar y simplificar procesos
Apoyar en la ejecución correcta de las labores recomendadas al personal
Medio de integración y orientación al personal de nuevo ingresos: su
incorporación a las distintas unidades
Instrumento útil para la orientación e información al publico
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
Obtener el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
23 Metodología para la elaboración de manuales
El proceso para la elaboración y/o actualización de los manuales consta de las
siguientes etapas:
1. Compromiso y aprobación de la dirección. El responsable de la unidad
encargada de elaborar los manuales puede hacerlo por propia iniciativa o a
solicitud de niveles superiores. Sin embargo, la autorización debe emanar de los
niveles directivos, toda vez que se traducirá en el apoyo con que se debe contar
para recopilar la información
2. Integración del equipo de trabajo. La tarea de elaborar manuales requiere
personal capacitado, por lo que es procedente integrar un equipo de trabajo.
3. Determinación del programa de trabajo. Es necesario que la planeación de de
actividades para la elaboración de manuales se plasme en un documento recto
que sirva como marco de actuación.
4. Sensibilización del personal. Esto en con la finalidad de contar con el apoyo
del personal involucrado y disminuir la resistencia al cambio. Otro factor a
considerar son las relaciones con el sindicato, con el fin de evitar conflictos y que
se obstaculice la elaboración e implantación del manual. Es necesario
implementar una campaña de motivación para mantener y fomentar la
participación.
5. Recopilación de información. Esta etapa se realiza por medio de entrevistas
dirigidas con los responsables de las funciones, con los líderes de proyectos, así
como con los usuarios de los servicios y/o aéreas. También puede acudirse a los
archivos y centros de documentación, donde a través de la investigación
documental se recopila información normativa relacionada con la constitución,
24
La información que debe reunirse con este propósito se refiere a:
a) Los órganos que integran dichas áreas
b) El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica
c) La relaciones y su naturaleza
d) Las relaciones
e) Las funciones que se realizan
f) Los puestos y el número de plazas que lo integran
La información se obtiene de la observación directa, entrevistas, cuestionarios y
encuestas. Se distinguen tres tipos principales de fuentes de información:
a) Fuentes documentales. Son las leyes, reglamentos, decretos o
circulares, manuales administrativos, sistemas, procesos, diagramas de
organización y organigramas.
b) Personas. Son todas aquellas personas involucradas en las unidades
orgánicas para las que se a elaborar el manual, se puede obtener la
información por medio del cuestionario o entrevistas.
c) Situación actual de la administración. Es la observación directa de las
oficinas y en general de la actividad de toda la organización.
En esta etapa es necesario comunicar a las áreas la manera en que se
procederá para obtener la información necesaria para el manual y las técnicas de
investigación a utilizar, concertar citas con responsables para la realización de
entrevistas y aplicación de cuestionarios.
6. Clasificación y registro de la información. El trabajo de clasificación y registro
25
7. Análisis de la información. Se requiere un análisis crítico de los datos
obtenidos, con el fin de detectar posibles contradicciones, lagunas o duplicidad
de funciones.
8. Diseño del manual. Integración del documento.
9. Aprobación y validación. Los manuales sirven en la medida en que estén
actualizados y validados, por lo cual debe constatarse que la información que
incluyen sea validada por las áreas responsables.
10. Difusión. Los manuales deben darse a conocer en todas las aéreas e incluirse
como parte de los sistemas informáticos, de forma que el personal y las aéreas
involucradas tengan acceso a la información que les compete.
11. Actualización. Deben revisarse y actualizarse anualmente o antes, si existen
cambios.
Manual de procedimientos
Es conocido como "Manual de operación o de procesos". Se integra por los
siguientes apartados:
Portada. Contiene en una sola cuartilla los datos que a continuación se detallan:
o Logotipo de la empresa
o Nombre de la empresa
o Titulo y extensión del manual
o Siglas de la unidad administrativa o consultor que elaboro el manual
o Lugar y fecha de elaboración, publicación y/o actualización y aprobación
Identificación. Es la primera hoja. En este documento se incorpora la siguiente
información:
26 o Nombre oficial de la organización
o Denominación y extensión (general o específico). Debe corresponder a
una unidad y debe anotarse el nombre de la misma.
o Lugar y fecha de elaboración y autorización
o Numero de revisión (en su caso)
o Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
o Clave. Esta es opcional, si se incluye, se anotan las siglas de la
organización, en segundo las siglas de la unidad administrativas donde se
utiliza la forma y por último, el número de la forma. Entre las siglas y
números debe colocarse un guion o diagonal.
Índice o contenido. Relación de capítulos o apartados que constituyen el
cuerpo del documento.
Prologo, presentación y/o introducción. Exposición sobre el contenido del
documento, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y
actualización. Puede incluir un mensaje de algún directivo de las áreas que se
incluyen en el manual.
Objetivos. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
Áreas de aplicación o alcance. Esfera de acción que cubren los
procedimientos.
Responsables. Unidades, áreas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
Políticas o normas de operación. En esta sección se incluyen los criterios o
27
Procedimientos. Incluye la descripción del procedimiento y presentación por
escrito de cada una de las actividades, explicando en qué consiste, cuando,
como, donde, con qué y en cuánto tiempo se hacen, y los responsables. Cuando
la descripción del procedimiento es general y por lo mismo comprende varias
áreas debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada
operación. Si se trata de una descripción detalladla dentro de un área, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación.
Formatos. Son las formas impresas que se utilizan en un procedimiento y se
anexan como apéndice. En la descripción de operaciones que impliquen el uso
de formularios debe hacerse referencia específica a ellos, empleando
indicadores que permitan asociarlos en forma concreta. También se adicionan
instructivos para su llenado.
Diagramas de flujo. Son la representación gráfica de la secuencia en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales.
Formato de los apartados. Resulta conveniente que cada uno de los
apartados que conforman al manual de procedimientos se diseñe en un mismo
formato, con el objeto de presentar la información en forma homogénea.
Glosario. Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o de especialización requieren de
mayor información o ampliación de su significado.
Procesos
Secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco
28 Factores de un proceso
1. Personas. Un responsable y los miembros del equipo de proceso, todas ellas
con los conocimientos, habilidades, actitudes adecuados. la contratación,
integración y desarrollo de las personas proporciona el proceso de gestión de
personal.
2. Materiales. Materias primas o semi elaboradas, información (muy importante
especialmente en los procesos de servicio) con las características adecuadas
para su uso. los materiales suelen ser proporcionados por el proceso de
"gestión de proveedores".
3. Recursos físicos. instalaciones, maquinarias, utillajes, hardware, software
que han de estar siempre en adecuadas condiciones de uso. aquí nos
referimos el proceso de gestión de proveedores de bienes de inversión y el
proceso de mantenimiento de la infraestructura.
4. Métodos/ planificación del proceso. Método de trabajo. procedimiento, hoja
de procesos, gama, instrucción técnica, instrucción de trabajo, etc. es la
descripción de la forma de de utilizar los recursos, quién hace qué, cuándo y
muy ocasionalmente el cómo.
Se incluye el método para la medición y el seguimiento del:
Funcionamiento del proceso ( medición o evaluación)
Producto del proceso. ( medida de cumplimiento)
La satisfacción del cliente ( medida de satisfacción)
5. Medio ambiente o entorno en el que se lleva a cabo el proceso. un proceso
29
a dominar los factores del proceso, supuesta la conformidad del input. en
caso de un funcionamiento incorrecto, poder saber cuál es el factor que lo ha
originado es de capital importancia para orientar la acción de mejora y hacer
una auténtica gestión de calidad gestión de calidad.
Tipos de procesos
Al no existir normalización ni práctica generalmente aceptada al respecto, vamos a
distinguir los procesos por su misión; proponemos la siguiente clasificación
coherente:
Procesos operativos
Procesos de apoyo
Procesos de gestión y
Procesos de dirección
Procesos operativos.
Combina y transforman recursos para obtener el producto o proporcionar el
servicio conforme a los requisitos del cliente, aportan en consecuencia un alto
valor añadido. Las actividades en ellos incluidas y que no cumplan esta
condición, es muy probable que se hagan de manera más eficiente como parte de
algún proceso de otro tipo.
Estos procesos son también los principales responsables de conseguir los
30 Procesos de apoyo
Proporcionan las personas y los recursos necesarios por el resto de procesos y
conforme a los requisitos de sus clientes internos.
Procesos de gestión.
Mediante actividades de evaluación, control, seguimiento y medición aseguran el
funcionamiento controlado del resto de procesos, además de proporcionar la
información necesaria para tomar decisión ( mejor preventivas qué correctoras) y
elaborar planes de mejora eficaces.
Como una manifestación de su enfoque a proceso, podrían exigir prioridades a los
procesos operativos y que orienten sus esfuerzos a objetivos.
Estos procesos funcionan recogiendo datos del resto de los procesos y
procesándolos para convertirlos en información de valor para sus clientes
internos; información comprensible, fiable, precisa, oportuna, puntual y, sobre
todo, accesible aplicable para la toma de decisiones.
Procesos de dirección.
Los concebidos con carácter transversal a todo el resto de procesos de la empresa.
MARCO REFERENCIAL
Inventario inicial. Valor representado en mercaderías con el que se inicia un
periodo.
Inventario final. Valor de las mercaderías no vendidas, en consecuencia constan
31
Adquisiciones – Compras son transacciones mercantiles por medio de las cuales
se adquiere la propiedad de determinados artículos disponibles para la venta; a
cambio se entrega un valor monetario o el equivalente, en una obligación futura
Toma física. Caso que se conoce como inventario físico extracontable. Se obtiene
pesando, midiendo y valorando al costo (de la última adquisición más una porción de
fletes, embalajes y otros costos directos). Cuando se utiliza el sistema periódico,
este tipo de toma física es indispensable.
Devoluciones en compras. Devoluciones son aquellos retornos de mercaderías
que se hacen a los proveedores, por acuerdo establecido previamente o por una
decisión unilateral, al considerar inadecuada la mercadería recibida.
Hipótesis
Con la implementación de un manual de control interno de inventarios se podrá
reducir las compras innecesarias de insumos para los diferentes proyectos, y
además se obtendrá una mejor recuperación del efectivo.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Variable independiente
Diseño de Manual
Variables dependientes
Mejoramiento del manejo de Inventarios
32 Operacionalización de las variables
Indicadores variables independientes
No existe un manual para inventarios
Indicadores variables dependientes
Mejorar la eficiencia en inventarios
33
CAPITULO III: METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Tipo de Investigación
El presente trabajo de acuerdo a la profundidad del estudio será descriptivo, ya que
buscará y detallará la característica primordial de la base de estudio, que son los
inventarios; además será también correlacional y explicativa pues se observará la
relación de los inventarios con el proceso de adquisiciones así como su relación
causa-efecto.
También será observacional por el papel que desempeñará el investigador, que será
la de estudiar los datos presentados por la empresa y con ella desarrollar el presente
estudio, sin cambiar o manipular de alguna forma la misma.
La investigación será también bibliográfica y de campo, por las fuentes de donde se
obtendrá la información para el desarrollo de la misma.
Métodos de la investigación
En el presente trabajo investigativo se utilizaran los siguientes métodos de
investigación:
Método de observación científica, que permitirá observar los rasgos existentes
en el campo de la investigación.
Método de síntesis, partiendo de la causa al efecto, de los principios a las
34
Método de Análisis, este método ayudará a analizar los procesos utilizados en
la adquisición y manejo de inventarios, separarlos críticamente y evaluar el
problema presentado
Método Inductivo, se aplicará este método para lograr analizar los datos
presentados y llegar a las conclusiones, las mimas que serán generales.
Método Deductivo, este método permitirá analizar los principios generales de
organización y control, para aplicarlos a la compañía ZIZTHIN S.A.
Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Las técnicas a utilizar serán de:
Observación, con el objetivo de registrar sucesos importantes que se puedan
presentar y sean de relevancia para el desarrollo del presente manual
Encuesta, que será aplicada a las personas que interfieren de forma directa en los
inventarios de la compañía, para que permita conocer más a fondo los posibles
vacios dentro de los procesos aplicados.
Entrevistas, se realizarán entrevistas y consultas a los empleados que se involucran
con los inventarios de la empresa, permitiéndonos obtener información para
interpretar, analizar, explicar y en ciertos casos completar la información obtenida
anteriormente.
Técnicas de procesamiento y análisis de datos
El tratamiento que se le dará a la información recopilada será la de análisis e
35
métodos propuestos. De esta forma se obtendrá la respuesta al problema citado de
la empresa ZIZTHIN S.A., logrando mejorar los procesos y actividades de la
empresa, para que de esta forma se desenvuelvan de mejor manera los inventarios
y se obtenga mayor rentabilidad de los mismos.
Validez y confiabilidad
Los datos con los que se realizo la presente investigación fueron tomados de la
encuesta realizada al personal que labora en la empresa ZIZTHIN S.A., la misma
que evidencio las falencias con las que se estuvo trabajando.
Procesamiento de datos
Con la implementación de un manual de control interno de inventarios se podrá
reducir las compras innecesarias de insumos para los diferentes proyectos, y
además se obtendrá una mejor recuperación del efectivo.
Población
Para el desarrollo del presente trabajo se tomara como población total a la empresa
Sistemas e Ingeniería ZIZTHIN S.A.
Muestra
No se tomará muestra, pues se trabajará con el universo total, que está conformado
por 10 (diez) personas, las mismas que son empleados de la empresa Sistemas e
Ingeniería Zizthin S.A., que pertenecen al departamento administrativo, en donde se
36 CAPITULO IV: SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
Organigrama actual
La empresa Sistemas e Ingeniería Zizthin S.A., no cuenta con una estructura
37
Diagnostico FODA de la compañía Sistemas e Ingeniería ZIZTHIN S.A.
El análisis FODA se realizó con la información obtenida de forma verbal del Gerente
General y Contador, Henry Cuasapaz, y Doris Caillagua respectivamente, de la
compañía ZIZTHIN S.A.
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
P O SI TI V O
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Talento humano competitivo Desarrollo de proyectos mediante alianzas estratégicas
Ambiente laboral agradable Buenas relaciones con proveedores
Equipamiento tecnológico Cobertura de servicios a nivel nacional Personal fidelizado con la empresa Excelentes relaciones públicas Amplia cartera de servicios Buenas referencias comerciales
Sistema de gestión de calidad Calificación con proveedores de renombre Experiencia en el mercado Cumplimiento con los organismos de control
N EGA TI V O
DEBILIDADES AMENAZAS
Sistema contable limitado para el manejo correcto de inventarios
Ubicación de la empresa fuera del sector comercial de la ciudad
Falta de procesos técnicos en adquisición de materiales
Cambio constante en el régimen tributario interno
Control interno de inventarios inexistente Competencia desleal y posicionada en el mercado
Distribución inadecuada del espacio físico en
bodega Tiempos de entrega impuestos por clientes Recursos financieros limitados
Falta de proceso técnico en entrega de actividades al personal
No cuenta con stock para venta directa de
materiales
Falta de control en el despacho y devolución de
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Al revisar el diagnostico FODA realizado, se observa que las fortalezas y
oportunidades reveladas han permitido a ZIZTHIN S.A., ir posicionándose en el
mercado, lo que pronostica que existirá crecimiento paulatino de la empresa. Por
otro lado hay amenazas que resultan un tanto comunes en el mercado que se
desenvuelve la compañía, y las debilidades mostradas pueden ser corregidas con la
implementación de un manual de funciones y procedimientos.
39
Tabulación de los datos, presentación e interpretación de resultados
1. ¿Existe en la empresa Zizthin S.A. un manual de control interno para
inventarios?
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos en la tabulación de la pregunta número
uno, se observa que únicamente un 10% de los encuestados han afirmado que
existe un manual de control interno, mientras que el 90% respondió en forma
negativa. Por los datos obtenidos se concluye que no existe un Manual de
Control Interno para Inventarios.
40
2. ¿Cuénta la empresa con un stock de materiales, que le permita realizar
ventas directas?
Análisis
La grafica indicada que el personal encuestado en su mayoría, que representa el
50%, ha indicado que no existe un stock, mientras que el 30% ha dicho que a
veces. Con este resultado se deduce que no siempre se puede satisfacer las
41
3. ¿Se cuénta con un kárdex de los materiales existentes en bodega?
Análisis
El 80% del personal encuestado a indicado que no existen Kárdex de los
productos que se mantiene un stock en bodega, solamente el 20% asevera que a
veces existe Kárdex de las mercaderías. Se entiende con la encuesta realizada
que hay mercaderías controladas y otras simplemente se mueven de acuerdo a
42
4. ¿Antes de realizar compra de materiales, hay forma de verificar el stock del
mismo en bodega?
Análisis
Se observa en el cuadro de la encuesta realizado que el 80% de las personas ha
indicado que no existe forma de verificar el stock de un producto previa al compra
del mismo, mientras que un 10% ha dicho que si y a veces se ha logrado verificar
el stock. Se evidencia en la respuesta de este cuestionamiento la falta de control
43 5. ¿Existe un encargado de la bodega?
Análisis
El personal encuestado ha coincidido al 100% indicando que no existe un
encargado de bodega. Como se pueden controlar o dar un tratamiento correcto
a los inventarios si no existe una persona que esté al frente o se haga
44
6. ¿Con qué frecuencia se realiza la toma de inventarios físicos?
Análisis
El 90% de la población encuestada indica que nunca se ha realizado un
inventario físico. Es necesario en toda compañía que mantiene una bodega de
materiales realizar inventarios físicos, para la comprobación de existencias y
45
7. ¿Se registra el reingreso del material devuelto de los proyectos?
Análisis
En ningún caso se registra el reingreso de materiales sobrantes de proyectos, es
decir no se contabiliza la existencia de estos materiales, pese a su llegada física
46
8. ¿Existe un control o registro de las mercaderías dañadas u obsoletas?
Análisis
El 80% de los encuestados a respondido que no existe un control ni registro de
los materiales dañados u obsoletos, mientras que el 10% ha dicho que si existe
un control y a veces. Se evidencia que no hay procedimientos definidos para el
47 CAPITULO V: MARCO PROPOSITIVO
Organigrama Propuesto
Organigrama Sistemas e Ingeniera ZIZTHIN S.A.
Se presenta el siguiente organigrama estructural, en donde se indica claramente la
48 MANUAL DE FUNCIONES
Gerente general
FECHA DE ELABORACION
DEPARTAMENTO: FECHA DE
ACTUALIZACION
CARGO: PAGINA
C O N T R O L I N T E R N O
MANUAL DE FUNCIONES
GERENCIA
GERENTE GENERAL
Objetivo
Establecer y definir las funciones especificas del cargo, para mejorar los canales de
comunicación
Alcance
Este manual será aplicado en toda la compañía, para definir con claridad las
funciones y actividades a realizar del cargo.
Responsables
Gerente general
Funciones y Autoridad
El Gerente General de Zizthin S.A tiene como propósito organizar, dirigir y coordinar
el funcionamiento y desarrollo de la Empresa.
Sus funciones comprenden el planeamiento, organización, dirección, control,
evaluación, resolución y coordinación general de las actividades operacionales,
comerciales y administrativas de Zizthin S.A. Establece los objetivos y metas
49
Ejerce la representación de Zizthin S.A ante las distintas entidades y organismos
públicos y privados, nacionales y extranjeros, con las facultades generales del
mandato y las especiales que le confieren su cargo la Junta de Accionistas.
Tiene total autoridad en el manejo del personal a su cargo.
Manual de Funciones
Funciones principales
1. Ejerce la dirección, coordinación y control administrativo, operacional y comercial
de Zizthin S.A.
2. Planea, define, implementa y dirige las políticas y estrategias generales de
gestión.
3. Dirige y controla el proceso de planeamiento estratégico y operacional.
4. Evalúa periódicamente la eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de
los planes, objetivos y metas empresariales.
5. Aprueba la ejecución de gastos administrativos e inversiones en activos fijos
según las atribuciones conferidas.
6. Aprueba y celebra operaciones de crédito, movimientos de fondos, enajenación
de bienes y otras acciones económicas y financieras, conforme a las facultades
legales y estatutarias.
7. Selecciona, contrata, y destituye al personal de la institución, previa consulta con
Jefes de Área, y de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos de Recursos
Humanos.
8. Dicta y emite Directivas, Normas y Resoluciones que regulen el funcionamiento
50
9. Organiza, implementa y planifica el régimen interno de las oficinas y los servicios
técnicos que fueran necesarios.
10. Organiza el régimen interno de la Empresa, expide la correspondencia, cuida que
la contabilidad este al día, inspecciona los libros, documentos y operaciones de
la Empresa y dicta las disposiciones para el correcto funcionamiento de la misma.
11. Supervisa la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo a los objetivos
empresariales.
12. Vigila la correcta aplicación de las normas técnicas, administrativas y legales que
rigen la prestación de servicios.
13. Dirige, coordina y controla la ejecución del Plan y Presupuesto Operativo anual
de las actividades Administrativo‐Financieras de la Empresa de acuerdo a las
políticas, normas y estrategias establecidas por la Junta de Accionistas.
14. Supervisa la ejecución del Sistema de Control Interno de la Empresa, en
concordancia con los principios de administración, principios de control y
disposiciones legales en vigencia.
15. Evalúa y difunde los informes y/o exámenes especiales de auditoría entre los
niveles competentes de la Empresa.
16. Dispone y verifica la implementación oportuna y adecuada de las
recomendaciones dadas por el Órgano de Control Institucional.
17. Propone los términos de referencias para las auditorías externas e integrales.
18. Vela por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores de la Institución.
19. Lleva las estadísticas generales y particulares de la Empresa y sobre la base de
las mismas, realiza las proyecciones necesarias para el adecuado
