Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la Empresa JOHANDRE S.A.S.

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Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la empresa JOHANDRE S.A.S.

Trabajo de grado en la modalidad de Monografía para optar al título de Ingeniera Ambiental

Paola Andrea Romero Cabezas 2016

Universidad Distrital Francisco José de Caldas Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales

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Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la empresa JOHANDRE S.A.S.

Trabajo de grado en la modalidad de Monografía para optar al título de Ingeniera Ambiental

Paola Andrea Romero Cabezas 20091180060

Director:

Edgar Emilio Sánchez Buendía

Universidad Distrital Francisco José de Caldas Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales

Proyecto Curricular de Ingeniería Ambiental Bogotá

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CONTENIDO

1. RESUMEN ... 1

2. INTRODUCCIÓN ... 3

3. OBJETIVOS ... 5

3.1. GENERAL ... 5

3.2. ESPECÍFICOS ... 5

4. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ... 6

5. CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA (ANTECEDENTES) ... 8

6. ANALISIS DEL PROBLEMA, OPORTUNIDAD O NECESIDAD DEL PROYECTO. .. 17

6.1. PARTES INTERESADAS ... 17

6.2. ARBOL DE PROBLEMAS DE JOHANDRE S.A.S. ... 19

6.3. ARBOL DE OBJETIVOS DE JOHANDRE S.A.S. ... 20

7. ALTERNATIVAS DE SOLUCION IDENTIFICADAS PARA JOHANDRE S.A.S. ... 21

8. SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA DE SOLUCION (JUSTIFICACIÓN) ... 22

9. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ... 25

9.1. Sistema de Gestión ... 25

9.2. Normas ISO ... 26

9.3. Concepto de Calidad ... 26

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9.5. Concepto de medio ambiente ... 28

9.6. Los sistemas de gestión ambiental. ... 29

9.7. Concepto de Seguridad industrial ... 31

9.8. Concepto de Salud Ocupacional ... 31

9.9. Los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo ... 33

9.10. Conexión entre los tres sistemas de gestión ... 34

9.11. Los sistemas integrados de gestión ... 36

10. METODOLOGÍA ... 39

10.1. Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante la normalización documental ... 39

10.2. Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral. ... 39

10.3. Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos técnicos necesarios para la implementación de su Sistema de Gestión Integral... 43

11. DESARROLLO DE LA PROPUESTA... 44

11.1. Primer objetivo: Articular de los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante la normalización documental ... 44

11.2. Segundo objetivo: Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral. ... 46

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11.2.2. Necesidades y expectativas de las partes interesadas... 51

11.2.3. Alcance del Sistema de Gestión Integral... 52

11.2.4. Sistema de Gestión Integral... 52

11.2.5. Liderazgo y compromiso ... 52

11.2.6. Política Integral HSEQ ... 53

11.2.7. Roles, responsabilidades y autoridades ... 54

11.2.8. Acciones para abordar riesgos y oportunidades ... 54

11.2.9. Objetivos y planificación para alcanzarlos... 59

11.2.10. Planificación de cambios ... 61

11.2.11. Recursos ... 61

11.2.12. Competencia ... 62

11.2.13. Toma de conciencia ... 62

11.2.14. Comunicación... 62

11.2.15. Información documentada ... 63

11.2.16. Planificación y control operacional ... 63

11.2.17. Preparación y respuesta ante emergencias ... 64

11.2.18. Diseño y desarrollo de los servicios ... 65

11.2.19. Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente ... 65

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11.2.21. Liberación de los servicios ... 66

11.2.22. Investigación de incidentes y control de salidas no conformes ... 66

11.2.23. Seguimiento, medición, análisis y evaluación ... 67

11.2.24. Auditoría interna ... 67

11.2.25. Revisión por la dirección... 67

11.2.26. Generalidades de mejora ... 68

11.2.27. No conformidad y acción correctiva ... 68

11.2.28. Mejora continua... 69

11.3. Tercer objetivo: Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos técnicos necesarios para la implementación de su Sistema de Gestión Integral. ... 69

12. CONCLUSIONES ... 71

13. RECOMENDACIONES ... 72

14. ANEXOS ... 73

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Organigrama de la empresa JOHANDRE S.A.S. Fuente: Elaboración propia. ... 7

Figura 2 Logotipo de la empresa JOHANDRE S.A.S. Fuente: JOHANDRE S.A.S. ... 7

Figura 3Árbol de problemas. Fuente: Elaboración propia. ... 19

Figura 4 Árbol de objetivos. Fuente: Elaboración propia. ... 20

Figura 5 Mapa de procesos. Fuente: Elaboración propia. ... 44

Figura 6 Codificación de documentos. Fuente: Elaboración propia ... 45

Figura 7 Política integral HSEQ JOHANDRE S.A.S. Fuente: GE-PO-001 Política Integral HSEQ. ... 53

Figura 8 Criterios para la calificación de IMPORTANCIA AMBIENTAL Fuente: (Gamboa, s.f.)... 57

Figura 9 Fragmento de la Matriz de identificación de aspectos ambientales Fuente: Elaboración propia. ... 58

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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Partes interesadas. Fuente: Elaboración propia. ... 17

Tabla 2 Calificación de las alternativas de solución. Fuente: Elaboración propia. ... 23

Tabla 3 Procesos y actividades comunes para los sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. Fuente: http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-trabajo/ ... 36

Tabla 4 Correspondencias entre los numerales de las normas ISO 9001/2015, ISO 14001/2015 y OHSAS 18001/2007 y los numerales del presente documento. Fuente: Elaboración propia ... 46

Tabla 5 Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI). Fuente: Elaboración propia ... 49

Tabla 6 Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). Fuente: Elaboración propia ... 50

Tabla 7 Stakeholders (grupos de interés). Fuente: Elaboración propia ... 51

Tabla 8 Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). Fuente: Elaboración propia ... 55

Tabla 9 Evaluación de IMPORTANCIA AMBIENTAL. Fuente: Elaboración propia ... 58

Tabla 10 Objetivos por perspectiva. Fuente: Elaboración propia... 59

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1. RESUMEN

A causa de la necesidad de formular e implementar un Sistema de Gestión en la empresa JOHANDRE S.A.S., se ha dado la participación de la misma en ciertos espacios de capacitación y orientación que han brindado la Secretaría Distrital de Ambiente y la Secretaría Distrital de Salud, generándose así algunos programas y documentos que tienen cierto grado de utilidad dentro de la empresa pero que están desarticulados, incompletos y no cuentan con un sistema de normalización. Ésta falta de organización dentro de la empresa ha causado, entre otras cosas, internamente, que los trabajadores no sientan una apropiación importante hacia ella y, externamente, bajas calificaciones por parte de clientes que si se encuentran certificados o en proceso de certificación.

Se definió que la mejor alternativa de solución a la problemática existente es la de realizar la Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S. basado en las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007, ya que es la opción más viable en términos económicos y la gerencia de la empresa se encuentra interesada en ello. Si bien, no se genera con ésta alternativa una posibilidad de certificación en el corto plazo debido a que la bodega en la que funciona la empresa es compartida con otros dos trabajadores independientes, si se logran importantes beneficios en cuanto se satisfacen los requerimientos de los clientes evidenciando en un momento dado los avances que se estén teniendo con el Sistema de Gestión y adicionalmente se genera un mejor ambiente laboral.

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 La mejora continua.

 La minimización de impactos ambientales significativos.  Mejoramiento de los procesos.

 Clientes satisfechos.

 Trabajadores preparados ante cualquier emergencia que se presente.  Articular todos los procesos, procedimientos y programas.

 Generar una apropiación por parte de los trabajadores.  Documentación organizada.

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2. INTRODUCCIÓN

Considerando que la calidad, la salud ocupacional, la seguridad industrial y el estudio del medio ambiente tienen varios aspectos en común ya que los principios de una buena gestión, sus implantaciones y sus puntos normativos son los mismos y además todos contribuyen al mejoramiento continuo de la organización ya sea proporcionándole bienestar a sus trabajadores o mejorando la calidad de sus productos y/o servicios con el fin de satisfacer a sus clientes, en éste documento se presenta un trabajo de grado en la modalidad de MONOGRAFÍA denominada “Formulación del Sistema de Gestión Integral (SGI) para la empresa JOHANDRE S.A.S.”, en el cual se aplica parte de los conocimientos adquiridos a través del proceso de formación en el proyecto curricular de Ingeniería Ambiental.

Dicho Sistema de Gestión Integral (SGI) comprenderá la Gestión Ambiental (ISO 14001 del 2015), Gestión de Calidad (ISO 9001 del 2015) y Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001 del 2007).

Los tres sistemas de gestión han tenido un origen diferente: el de calidad nació a partir de la necesidad de mejorar la competitividad empresarial, el de seguridad y salud ocupacional ha sido impulsado por la presión de las organizaciones sindicales que condujo al establecimiento de regulaciones gubernamentales, mientras que la de medio ambiente surge a partir de la preocupación por reducir los impactos negativos causados por la industria, lo cual trajo consigo la implementación de una legislación ambiental (en la que Colombia ha sido uno de los países pioneros).

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(Córdoba, C., 2013). Sin embargo, en éste se formularán los tres simultáneamente para luego implementar el Sistema de Gestión Integral completo.

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3. OBJETIVOS

3.1. GENERAL

Formular un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante el ciclo PHVA con el fin de proporcionar las herramientas necesarias para mejorar los procesos de la misma.

3.2. ESPECÍFICOS

 Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante la normalización documental.

 Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral.

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4. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

La organización que operará el proyecto es una empresa colombiana que inicio actividades en agosto del 2003 con razón social como JOHANDRE y/o PABLO JOSE ROMERO PULIDO prestando exclusivamente servicio de Electroerosión. Desde el 2007 ha venido ampliado sus servicios con la adquisición de maquinaria (TIG, laser, pantógrafo). Además, en enero del 2010 cambió de razón social por JOHANDRE S.A.S. y su representante legal es Pablo José Romero Pulido identificado con Cédula de ciudadanía N° 7332356 de Garagoa (Boyacá) como lo certifica la cámara de comercio de Bogotá (certificado Anexo). Adicionalmente, en los años 2012 y 2014 se adquirió maquinaria para prestar los servicios de rectificado y microperforado respectivamente permitiendo así hacer un óptimo mantenimiento y reparación a todo tipo de moldes bien sea por desgaste o error en el proceso de fabricación.

A partir de un análisis realizado, se realizaron algunos cambios en la misión, en la visión y en el organigrama y se determinaron junto con la alta dirección valores y principios con el fin de que éstos se ajusten a las tendencias actuales de las organizaciones. Y quedaron así:

Misión: JOHANDRE S.A.S garantiza a sus clientes una alta calidad y cumplimiento en los

servicios de electroerosión, micro perforado, grabado, rectificado, soldadura láser y soldadura TIG para un óptimo mantenimiento y reparación a todo tipo de moldes para el sector metalmecánico principalmente en la cuidad de Bogotá, atendiendo las sugerencias y necesidades específicas de cada proyecto. Promueve valores, normas de seguridad y programas ambientales.

Visión: En 2019 JOHANDRE S.A.S será una empresa reconocida dentro de la industria

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Principios: Calidad, Orden, Cultura de prevención, Orientación al cliente, Ahorro, Sostenibilidad y Mejora continua.

Valores: Honestidad, Integridad, Responsabilidad, Respeto, Trabajo en equipo, Transparencia,

Disciplina.

Organigrama:

Figura 1 Organigrama de la empresa JOHANDRE S.A.S. Fuente: Elaboración propia.

Logotipo:

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5. CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA (ANTECEDENTES)

Siendo pública, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, es fundamental contribuir con los conocimientos adquiridos en ella a la ciudad. Además, teniendo en cuenta que en Bogotá cada año se registran una gran cantidad de empresas, en su gran mayoría micro empresas (con un 85% de las 507 nuevas empresas registradas en enero del 2015, según datos del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB)), es evidente la necesidad de apoyarlas incentivando que propendan siempre por la mejora continua y de esa forma puedan fortalecerse adquiriendo mayores oportunidades de negocios con empresas certificadas e igualmente preocupadas por el medio ambiente.

Por ello, y aprovechando el espacio de trabajo de grado que la Universidad requiere para culminar con éxito la carrera, se ha querido responder a la problemática de una micro empresa descrita a continuación:

JOHANDRE S.A.S. es una empresa Colombiana ubicada en la ciudad de Bogotá (Localidad de Puente Aranda) que tiene dentro de sus prioridades la prevención de accidentes y enfermedades laborales, así como garantizar la calidad de vida del trabajador. Además, se hace evidente su especial interés por parte de la junta directiva por reducir los impactos negativos que sus actividades generan hacia su entorno. Igualmente, como empresa prestadora de servicios maneja una gran cantidad y variedad de clientes con diversas condiciones de contratación.

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Gestión Ambiental

Según Fanny Cabezas, Gerente Administrativa de la empresa, los avances que se han realizado en materia ambiental son el resultado de la participación de la empresa en los tres primeros niveles del programa de gestión ambiental empresarial ofrecido por la Secretaria

Distrital de Ambiente -Autoridad que promueve, orienta y regula la sustentabilidad ambiental de

Bogotá– como estrategia para mejorar la calidad ambiental en el sector empresarial de la ciudad.

En el primer nivel de dicho programa, ACERCAR (Asesoría Ambiental Empresarial), el cual “brinda a los empresarios apoyo en el conocimiento e interpretación de la normativa ambiental y conceptos básicos de producción y consumo sostenible” (Secretaría Distrital de Ambiente, 2015), y en el que la empresa participó en el año 2009 siendo parte de ZOPRA (Zona piloto de recuperación), los avances que se presentaron fueron principalmente la descripción e identificación del proceso, aspectos ambientales y residuos peligrosos generados por el servicio de electro erosión. Igualmente, fue verificado por parte de la entidad que no se generan vertimientos y se lograron avances en cuanto a la disposición adecuada del aceite dieléctrico usado y se empezó a llevar una cuantificación y frecuencia del aceite generado como residuo.

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adecuados con su respectiva rotulación provisional (únicamente con el nombre del insumo o residuo) y se realizó una búsqueda de alternativas para disminuir los residuos peligrosos.

El tercero, SGA (Sistemas de Gestión Ambiental), “busca potenciar conocimientos, habilidades y fortalezas, a través de su plan de actividades teórico-prácticas, como una herramienta que le permita al sector empresarial de la ciudad, con miras a la certificación de éstos y/o para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos ambientales”(Secretaría Distrital de Ambiente, 2015). JOHANDRE S.A.S. tuvo participación en el año 2012y en éste se logró la realización de algunos proyectos como la implementación de un tanque filtro en una erosionadora con el fin de reutilizar el aceite dieléctrico (el cuál fue cambiado por sus características fisicoquímicas a pesar de su valor para generar únicamente un lodo como residuo en lugar del aceite usado) reduciendo aproximadamente en un 70% la cantidad de residuos peligrosos que se generaban inicialmente; y se cambió un baño para reducir el gasto de agua obteniendo como resultado la disminución del 40% en éste.

Estos tres niveles se pasaron con éxito, pero se decidió no continuar con el programa debido a que la finalidad del mismo es obtener sellos verdes (certificación diseñada únicamente para empresas que dentro de sus actividades uno o varios productos) y las empresas que se dedican a la prestación de servicios, como es el caso, no requieren dicha certificación.

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de los cuales ninguno requiere de algún tipo de permiso o licencia de la autoridad ambiental para su uso. Igualmente pasa con los vertimientos generados ya que éstos son únicamente domésticos.

De los servicios prestados, la erosión es el que genera la mayor cantidad de residuos peligrosos en forma de lodo por el uso de aceite dieléctrico y según lo adelantado por la empresa en el componente ambiental, el mayor impacto causado es por disposición final de residuos sólidos. Por lo anterior es necesario revisar que se esté cumpliendo con lo establecido en la Resolución 1188 de 2003 expedida por la directora del DAMA en su momento, hoy Secretaría Distrital de Ambiente.

Otro de los residuos peligrosos que genera son las bombillas (aproximadamente 10 por año), por ello, habrá que verificar también el cumplimiento de la Resolución 1511 del 2010 expedido por el Ministerio de medio ambiente, vivienda y desarrollo, hoy Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

La empresa que realiza la recolección de los residuos peligrosos es Ecoindusria y las que realizan la disposición final de los mismos son Tenciamsa S.A.E.S.P. y Lúmina quienes se encargan de disponer adecuadamente el lodo y las bombillas respectivamente.

En cuanto a ruido no se conocen los datos exactos que la empresa genera ya que la bodega en la que se ubica se comparte con otras personas que cuentan igualmente con maquinaria.

Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

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Hospital del sur, el cuál incluía un programa de capacitaciones tanto en el hospital, dirigidas a todas las empresas participantes, como en la empresa directamente, dirigidas a los trabajadores. Dichas capacitaciones se enfocaron principalmente en el orden y el aseo, en la separación de residuos (con los colores correspondientes), en seguridad industrial y preparación para respuesta ante emergencias, lo cual fue de gran ayuda para la realización de algunos programas como el de ahorro de agua, el de orden y aseo, el etiquetado de sustancias químicas, el uso de equipos de protección personal y el plan de contingencia.

De los cambios recomendados por la Ingeniera Ambiental Johana Bahamon (encargada del proyecto PISA) a las empresas, basados en la Resolución 2400 de 1979 expedida por el Ministerio de Trabajo y seguridad social, hoy Ministerio del Trabajo, lo que no se alcanzó a hacer fue delimitar el piso alrededor de las máquinas. Además, el objetivo principal del proyecto PISA, que era la realización en las empresas del programa de salud ocupacional, no se logró por completo debido al poco tiempo que le fue asignado, según cuenta Fanny Cabezas, encargada del área.

Se evidencia allí, como situación cotidiana, que todas las operaciones que se realizan en la empresa tienen uno o varios factores de riesgo para los trabajadores y por ello la misma se ha preocupado por brindarles a sus empleados los elementos de protección personal necesarios para preservar su salud.

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Las personas con las que se comparte la bodega son: Juan Ramón Garzón Murcia, quien realiza maquetas para suela de calzado (modelado) generando material particulado en el lugar de trabajo (esto se ha tratado de controlar separando considerablemente su sitio de trabajo y utilizando apropiadamente sus herramientas de trabajo de manera que dicha emisión se reduzca y no afecte o los demás) y Javier Rodriguez Espejo quien tiene en el lugar una inyectora, la cual emite cierta cantidad de calor y algunos olores dependiendo del material con el que se trabaje, además la máquina consume una alta cantidad de energía, lo cual dificulta llevar un control del consumo de energía generado por las actividades que realiza JOHANDRE S.A.S..

Dicha bodega se encuentra ubicada en el barrio La Pradera Galán (el uso permitido del suelo es comercial según el concepto de uso expedido por la Curaduría Urbana N°4) en la Calle 3 N° 64 – 16 en todo el primer piso y en el resto de la edificación hay construidos apartamentos de los cuales se desprenden algunas problemáticas como la basura regada en los andenes ya que, aunque muy pocas veces, los habitantes botan la basura desde las ventanas del segundo o tercer piso causando que la bolsa se rompa generando una contaminación visual y que se atraigan vectores por los malos olores a pocos metros de la entrada de la bodega.

Otro problema generado por los apartamentos es que las tuberías se encuentran en mal estado y por lo tanto hay goteras en la bodega que obligan a los trabajadores en algunas ocasiones a tapar las máquinas con plásticos.

Adicionalmente, cabe mencionar que al estar ubicados sobre la Avenida calle 3° (por donde pasa un caño al que suelen botar basura, muebles y enseres viejos) hace que haya una probabilidad alta de vectores, razón por la cual la organización se ha preocupado siempre por el orden y aseo.

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Entre los clientes fijos y los ocasionales hay alrededor de 100 de los cuales aproximadamente 10 aún trabajan como personas naturales y otros 15 de ellos son empresas que están certificadas en una o varias normas nacionales y/o internacionales o se encuentran en ese proceso de certificación y por lo tanto requieren que sus proveedores y/o prestadores de servicios también lo estén o que por lo menos demuestren de alguna forma los avances de lo que se está haciendo dentro de la empresa anualmente ya sea en materia ambiental y/o de calidad ya que esto genera una calificación y de no alcanzar como mínimo un 70% no pueden continuar contratando sus servicios.

Uno de ellos es Schneider Electric de Colombia S.A., empresa certificada en las normas ISO 14001, 9001 y 50001 correspondientes a Gestión ambiental, de calidad y de ruido respectivamente. Adicionalmente está certificada en la norma OHSAS 18001 referente a la gestión de seguridad y salud en el trabajo y tiene el Sello Ambiental Colombiano otorgado por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (Schneider Electric, s.f.).

Además, está Compac S.A.S., como otro de los grandes clientes de la empresa. Ésta se encuentra certificada por la norma ISO 9001 de Gestión de la calidad. Sus productos se encuentran diseñados bajo las especificaciones del RETIE (Reglamento técnico de instalaciones eléctricas) y certificados por el CIDET (Centro de Investigación y desarrollo tecnológico) (Compac Compañía de Partes y Accesorios, 2012).

Otro cliente importante es Soluciones MDS S.A.S., empresa certificada en las normas ISO 14001 y 9001 correspondientes a Gestión ambiental y de calidad respectivamente (Procolombia, 2014).

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2012), Impresión y Plásticos S.A.S. (Impresión y plásticos SAS, s.f.) y Pavaplast S.A. (Pavaplast, S.A., s.f.).

También está Alpla, empresa certificada en las normas ISO 9001, 14001 y 50001 en cuanto a gestión de la calidad, el medio ambiente y la energía; en la OHSAS 18001 de seguridad y salud en el trabajo (Alpla, 2015); en la FSSC22000 de sistemas de seguridad alimentaria. Además sigue estándares sobre el trabajo como el código básico de la ETI (Iniciativa de comercio ético) y ha realizado auditorías de comercio ético SMETA en varios centros de producción siendo categoría AB de SEDEX, organización que busca mejorar las prácticas empresariales en lo relativo a la ética y responsabilidad de sus cadenas de suministro (SEDEX, 2015). Alpla remite anualmente todos sus datos ambientales al Carbon Disclosure Project (CDP) (Alpla, 2015).

Por su ubicación, los clientes de JOHANDRE S.A.S. corren el riesgo de que les impongan comparendos de tránsito por parquear en el andén así sea por poco tiempo. Pero en éste sentido, una ventaja que se tiene es el espacio con el que cuenta la bodega para los vehículos, permitiendo a los mismos cargar y/o descargar los moldes o piezas adecuadamente.

Avances generales

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Además, la participación de la empresa en los programas se dio hace ya aproximadamente 4 años y hay muchos aspectos a los que se les dejó de hacer seguimiento, procedimientos que quedaron quietos y tampoco se han vuelto a realizar capacitaciones a los trabajadores.

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6. ANALISIS DEL PROBLEMA, OPORTUNIDAD O NECESIDAD DEL

PROYECTO.

6.1. PARTES INTERESADAS

Tabla 1 Partes interesadas. Fuente: Elaboración propia.

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6.2.ARBOL DE PROBLEMAS DE JOHANDRE S.A.S.

Figura 3Árbol de problemas. Fuente: Elaboración propia.

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6.3.ARBOL DE OBJETIVOS DE JOHANDRE S.A.S.

Figura 4 Árbol de objetivos. Fuente: Elaboración propia.

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7. ALTERNATIVAS DE SOLUCION IDENTIFICADAS PARA JOHANDRE S.A.S.

Con el fin de dar solución a las problemáticas presentadas en la empresa y expuestas anteriormente en el árbol de problemas, se identificaron junto con la Gerente Administrativa de la empresa algunas alternativas de solución descritas a continuación:

 Aprovechamiento del apoyo que pueden brindar los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en el marco de los espacios académicos para realizar su trabajo de grado en la Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa

JOHANDRE S.A.S.: El sistema de gestión integral contemplaría la gestión ambiental, de

calidad y de seguridad y salud en el trabajo. Además, mejoraría todos los procesos de la empresa y daría un grado de confiabilidad más alto a los clientes.

 Realizar un cambio de bodega y darle continuidad al proyecto PISA y al programa

SGE: Esto con el fin de poder tener un mayor control sobre sus impactos y eliminar la influencia actual que tiene la empresa de los impactos que generan las actividades realizados por las personas con quienes se comparte la bodega.

 Realizar la Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa

JOHANDRE S.A.S. junto con un cambio de bodega: Esto con el fin de tener la

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8. SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA DE SOLUCION (JUSTIFICACIÓN)

Para realizar la selección de la mejor alternativa se realizó una matriz en la que se calificaron 20 factores condicionantes con respecto a los intereses de la empresa.

A partir de la calificación que se muestra en la Tabla 2, se definió que la mejor alternativa es realizar la Formulación de un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S. con un puntaje total de 86 ya que es la opción más viable en términos económicos y la gerencia de la empresa se encuentra interesada en ello. Si bien, no se genera con ésta alternativa una posibilidad de certificación en el corto plazo si se logran importantes beneficios en cuanto se satisfacen los requerimientos de los clientes evidenciando en un momento dado los avances que se estén teniendo en el Sistema de Gestión.

Por otra parte, la segunda alternativa (que obtuvo un puntaje total de 46), por sí sola, no genera los beneficios que la empresa espera recibir en cuanto a satisfacción de sus clientes y articulación de sus procesos, aunque se lograría tener un mayor control en sus impactos, por lo tanto, la otra alternativa fue realizar el cambio de bodega junto con la Formulación del Sistema de Gestión Integral (con un puntaje total de 70), lo cual llevaría a la empresa a contar con todas las herramientas técnicas para certificarse. Pero el problema de ésta última, es la alta inversión que se requiere tanto en el cambio de bodega como en el costo de las certificaciones, monto con el cuál no cuenta la empresa en el actualmente.

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Tabla 2 Calificación de las alternativas de solución. Fuente: Elaboración propia.

ALTERNATIVA FACTORES CONDICIONANTES PUNTAJE

Interés comunitario Bajo monto de inversión Experiencias anteriores

Requerimientos de los clientes Información disponible Disponibilidad de infraestructura básica Disponibilidad de personal Interés de la alta gerencia Recursos disponibles

Probabilidad de alcanzar los objetivos Factibilidad legal

Relación beneficio/costo Bajos riesgos sociales

Duración del impacto

Pocas restricciones Baja inversión en tiempo por parte de la empresa Aumento de oportunidades de trabajo

Credibilidad y confianza Competitividad Contribución al crecimiento de la empresa

1 5 4 5 5 4 3 5 5 5 5 5 3 5 5 4 4 4 4 5

PUNTAJE TOTAL 86

1 0 0 0 0 5 4 2 2 1 5 3 5 5 5 3 0 1 3 1

Realizar la formulación de un sistema de gestión integrado para

la empresa JOHANDRE S.A.S.

Realizar un cambio de bodega y darles continuidad al proyecto

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ALTERNATIVA FACTORES CONDICIONANTES PUNTAJE

1 3 3 4 2 5 3 2 2 1 5 4 3 5 5 2 5 5 5 5

Realizar la formulación de un sistema de gestión integrado para

la empresa JOHANDRE S.A.S. junto con un cambio de

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9. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

9.1. Sistema de Gestión

Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.

Se establecen cuatro etapas en este proceso (PHVA), que hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada ciclo, obtener una mejora (Vergara, 2009).

Para la dirección de cualquier sistema de gestión debe haber una inversión en capital humano con habilidades y conocimientos enfocados a las actividades relacionadas con la actividad de la empresa, calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, entre otros, que a su vez cuente con la disponibilidad necesaria para desarrollar, controlar y evaluar todas las actividades que se requieren para el mantenimiento del sistema (Córdoba, 2013).

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9.2.Normas ISO

La ISO, como Organización Internacional de Normalización, desarrolla y publica las normas internacionales que en países como el nuestro, ayudan a armonizar las especificaciones técnicas de los productos y servicios que hacen la industria más eficiente y rompiendo las barreras al comercio internacional. Los estándares más populares de la ISO a nivel mundial son: gestión de calidad, gestión ambiental, los códigos de país, responsabilidad social, gestión de la energía, gestión de riesgos, gestión de seguridad alimentaria, gestión de seguridad de la información y seguridad y salud ocupacional, la cual está en proceso de construcción y será publicada éste año.

Las Normas ISO fueron conocidas en Colombia a mediados de la década de los ochenta. Actualmente existen en nuestro país Instituciones oficiales nacionales y extranjeras certificadoras entre las que se destacan Bureau Veritas, SGS, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC (Lozano Bernal, A. & Rincon Robledo, J.E., 2009).

De las normas ISO, las más usadas en nuestro país son la de gestión de calidad y gestión ambiental. Hay otro ámbito común en los sistemas de gestión de las empresas colombianas y es la seguridad y salud ocupacional, pero ésta generalmente se basa en la OHSAS 18001, y ésta a su vez ha servido de referencia para la elaboración de la ISO en este mismo ámbito.

A continuación se describe cada uno de los tres componentes que tendrá nuestro sistema de gestión (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo).

9.3.Concepto de Calidad

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refiriéndose al producto, “calidad es el conjunto de características de un producto que satisfacen las necesidades de los clientes y en consecuencia hacen satisfactorio el producto”, y refiriéndose a la organización, “la calidad consiste en no tener deficiencias” (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

Otros como Feigenbaum, (1997) la definen como "un sistema eficaz para integrar los esfuerzos de mejora de la gestión de los distintos grupos de la organización para proporcionar productos y servicios a niveles que permite la satisfacción del cliente"(Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008)

9.4. Los sistemas de gestión de la calidad

El Aseguramiento de la Calidad nace como una evolución natural del Control de la Calidad, que resultaba limitado y poco eficaz para prevenir la aparición de defectos. Para ello, se hizo necesario crear sistemas de calidad que incorporaran la prevención como forma de vida y que, en todo caso, sirvieran para anticipar los errores antes de que éstos se produjeran. Un Sistema de Gestión de la Calidad se centra básicamente en garantizar que lo que ofrece una organización cumple con las especificaciones establecidas previamente entre la empresa y el cliente, asegurando una calidad continua a lo largo del tiempo (Leticia Colín, O., 2002).

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La Norma ISO 9001:2008 describe un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable genéricamente a todas las organizaciones, sin importar su tipo, tamaño o su personalidad jurídica, dando prioridad a los clientes y tratando de ser compatibles con otros sistemas de gestión empresarial, como el Ambiental y el de Seguridad y salud en el trabajo. La Gestión de la Calidad se ha convertido, por tanto, ya no en una alternativa a implantar por la empresa, sino una exigencia indispensable para la supervivencia de la misma y su posible competitividad en los mercados actuales (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

Ésta norma acaba de terminar su proceso de actualización. La norma ISO 9001: 2015 se basa al igual que la versión 2008, en una serie de principios de gestión de calidad, incluyendo una fuerte orientación al cliente, la motivación y la implicación de la alta dirección, el enfoque basado en procesos y la mejora continua y su uso ayudará a garantizar que los clientes obtengan, productos consistentes de buena calidad y servicios, que a su vez trae muchos beneficios para el negocio (ISO, 2015).

9.5.Concepto de medio ambiente

El medio ambiente se define como el análisis de la relación entre ecosistema y cultura en general, es el entorno en el cual opera una organización, que incluye el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos, y su interrelación. En este contexto, el medio ambiente se extiende desde el interior de una organización hasta el sistema global (Subgerencia Cultural del Banco de la República, 2015).

(37)

la ideología y la economía. La relación que se establece entre estos elementos es lo que, desde una visión integral, conceptualiza el medio ambiente como un sistema (Subgerencia Cultural del Banco de la República, 2015).

La integración del medio ambiente en todos los aspectos de la vida de las sociedades es, en la actualidad, un hecho innegable y aceptado como permanente, sean cuales sean las diferencias que puedan existir en el ritmo y la velocidad con que esta integración se produzca en cada situación en concreto. El cambio en las pautas de comportamiento, individuales o asociativas, afecta, sin duda, a todos los segmentos en que se puede estratificar a una sociedad o país y, entre ellos, al tramado de empresas y sectores económicos (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

Cualquier cambio en el medio ambiente laboral, ya sea adverso o beneficioso para el trabajador, siendo resultado de las actividades, productos y servicios de la organización se definirá como Impacto Ambiental (Ortiz, 1999).

9.6. Los sistemas de gestión ambiental.

Un sistema de gestión ambiental es un sistema que identifica oportunidades de mejoras para la reducción de los impactos ambientales generados por la empresa. Éste sistema exige compromiso de la empresa con el ambiente y la elaboración de planes, programas y procedimientos específicos (Henao Leal, J.M., 2008).

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Los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) permiten incorporar el medio ambiente a la gestión general de la empresa, dándole un valor estratégico y de ventaja competitiva. Un Sistema de Gestión Ambiental dota a la empresa de una herramienta de trabajo para sistematizar las buenas prácticas realizadas hasta el momento y asegurar su mejora continua (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

Para diseñar e implantar un Sistema de Gestión Ambiental, actualmente existen normas de carácter voluntario, mediante las cuales la empresa puede obtener la certificación o el registro. La norma de ámbito internacional ISO 14001 (Sistemas de Gestión Ambiental), y el Reglamento europeo del Consejo, “por el que se permite que las empresas del sector industrial se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales” (también llamado Reglamento EMAS) son hoy por hoy las más importantes (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

El primer paso para que una empresa decidida a implantar un Sistema de Gestión Ambiental debe ser el análisis de los puntos fuertes y débiles mediante la realización de una revisión Ambiental que identifique los aspectos medioambientales, la legislación aplicable, y las prácticas y procedimientos de gestión ambiental existentes en la empresa así como una evaluación de la información obtenida a partir de las investigaciones sobre incidentes previos (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

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etiquetado y el análisis del ciclo de vida, así como los retos ambientales como el cambio climático (ISO, 2015).

9.7. Concepto de Seguridad industrial

Para algunos autores, la Seguridad en el trabajo es el conjunto de técnicas y procedimientos que tienen por objeto eliminar o disminuir el riesgo de que se produzcan los accidentes de trabajo, definición de la cual podemos extraer dos aspectos importantes: por una parte, que la seguridad en el trabajo tiene como finalidad el evitar los accidentes/incidentes en el puesto de trabajo; y por otra, que para lograr ese fin la seguridad se dota de técnicas estudiadas y comprobadas que pueden llegar a evitarlo, y además de éstas, que existen procedimientos, que seguidos por los trabajadores y los mandos intermedios pueden evitar la materialización de un accidente (Universidad de las Palmas de Gran Canaria, 2005).

En ésta definición se habla de accidentes o incidentes. Un accidente de trabajo es aquel que causa una lesión en el trabajador, y que desde el punto de vista legal, la misma lleva consigo la baja del trabajador por accidente en su puesto de trabajo, y un incidente provoca una alteración en el desarrollo de las tareas, incluso la suspensión temporal de las mismas, pero no provoca la baja del trabajador, o la provoca sólo por un día. Cuando un riesgo provoque incidentes debe ser valorado por el técnico en prevención, ya que la diferencia de un incidente a un accidente es en la mayoría de las ocasiones, cuestión de suerte (Universidad de las Palmas de Gran Canaria, 2005).

9.8. Concepto de Salud Ocupacional

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enfermedades que los artesanos y obreros contraían en el ejercicio de sus funciones. Luego, en el renacimiento se observa la evolución de lo individual a lo corporativo y se asiste al origen de una embrionaria medicina del trabajo (Nieto, H.A., 1999).

En 1700, el médico italiano Bernardino Ramazzini publica la obra “De morbis artificum diatriba” (Disertación en torno a las enfermedades de los artesanos), por la cual se lo considera el padre de la Medicina del Trabajo (Nieto, H.A., 1999).

En la era moderna, la aparición del maquinismo trajo serios peligros para la salud de los obreros. Los hombres de ciencia, entonces, se preocupan por estudiar los medios de prevención y terapéutica de las enfermedades y accidentes del trabajo aplicando el método científico de forma rigurosa (Nieto, H.A., 1999).

La Organización Mundial de la Salud (OMS)definió la salud ocupacionalcomo una actividad multidisciplinaria que promueve y protege la salud de los trabajadores. Esta disciplina busca controlar los accidentes y las enfermedadesmediante la reducción de las condiciones de riesgo, y para el año 1950, el comité mixto OIT/OMS definió una serie de objetivos de la salud ocupacional (Nieto, H.A., 1999).

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9.9. Los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo

En Colombia, con la resolución 2400 de 1979, se crea el estatuto de seguridad industrial y con la resolución 1016 se establece el funcionamiento de los programas de salud ocupacional en las empresas. Pero luego, el decreto 1443 de 2014 da un vuelco total a la salud ocupacional en el país, ya que a través de este se implementa el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) en las empresas.

Los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo tienen por objeto proporcionar un método para evaluar y mejorar los resultados en la prevención de los incidentes y accidentes en el lugar de trabajo por medio de la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo. Es un método lógico y por pasos para decidir aquello que debe hacerse, y el mejor modo de hacerlo, supervisar los progresos realizados con respecto al logro de las metas establecidas, evaluar la eficacia de las medidas adoptadas e identificar ámbitos que deben mejorarse. Puede y debe ser capaz de adaptarse a los cambios operados en la actividad de la organización y a los requisitos legislativos (OIT, 2011).

Un SG-SST es un conjunto de herramientas lógico, caracterizado por su flexibilidad, que puede adaptarse al tamaño y la actividad de la organización, y centrarse en los peligros y riesgos generales o específicos asociados con dicha actividad. Su complejidad puede abarcar desde las necesidades básicas de una empresa pequeña que dirige el proceso de un único producto en el que los riesgos y peligros son fáciles de identificar, hasta industrias que entrañan peligros múltiples, como la minería, la energía nuclear, la manufactura química o la construcción (OIT, 2011).

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igualmente la reducción de riesgos mediante seguridad y salud (sin necesidad de certificar). Además, la ISO está desarrollando un nuevo estándar, ISO 45001 (Sistemas de gestión de salud y seguridad en el trabajo).

Dicho estándar (ISO 45001) está siendo desarrollado por un comité de expertos en salud y seguridad en el trabajo, y seguirá otro sistema de gestión genérica enfoques tales como ISO 14001 e ISO 9001. Se tendrá en cuenta otras normas internacionales en la materia, tales como OHSAS 18001, la Internacional de Organización del Trabajo Directrices ILO-OSH, diversas normas nacionales y las normas internacionales del trabajo de la OIT y convenciones (ISO, 2015)

En cuanto a la norma OHSAS 18001, siendo la más usada actualmente, establece los requisitos mínimos de las mejores prácticas en gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y es ideal para empresas de cualquier tamaño.

9.10. Conexión entre los tres sistemas de gestión

Es evidente que cualquier falla en una operación de tipo industrial puede tener efectos en la calidad del producto, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad y la salud de los trabajadores, y en el medio ambiente. Es por eso que lo más conveniente para el buen funcionamiento de una empresa es implementar y mantener los tres sistemas integrados (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

(43)

hace de operaciones, y medio ambiente se ubica en áreas técnicas (ingeniería, I+D, etc.) (Zayas Ramos, A.M. Frometa Vázquez, G. & Pérez Martínez, A., 2008).

A pesar de sus diferencias, los tres sistemas tienen el mismo enfoque de gestión basado en el ciclo Deming (Planear – Hacer – Verificar - Actuar) y la mejora continua que implica (Cardona Buenaventura, R., 2009):

a. Planificar el desempeño y programar las actividades a realizar mediante el establecimiento de políticas, objetivos, indicadores, metas y programas a lograr así como la definición de responsabilidades asociadas al desarrollo de los procesos y al cumplimiento de las tareas.

b. Ejecutar las actividades según lo programado mediante la aplicación de métodos, técnicas y procedimientos establecidos.

c. Controlar el cumplimiento de la ejecución tanto a nivel operativo (control y seguimiento en los procesos) como estratégico mediante las revisiones del sistema fundamentalmente aunque para algunos de los sistemas se utilizan otras formas de control.

d. Mejora continua del desempeño tomando acciones correctivas y preventivas para solucionar y evitar no conformidades.

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Tabla 3 Procesos y actividades comunes para los sistemas de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. Fuente: http://www.gestiopolis.com/integracion-sistemas-gestion-calidad-ambiental-seguridad-salud-trabajo/

9.11. Los sistemas integrados de gestión

El concepto del sistema de gestión integral surge como una forma en que una organización puede asegurarse de que se cumpla de manera eficaz y eficiente con requisitos de varios sistemas de gestión. El Sistema de Gestión Integral puede cubrir todos los aspectos de la gestión institucional, la calidad del producto y el servicio al cliente, el mantenimiento de las operaciones, el desempeño ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, una eficiente gestión económica y contable, la efectividad del aprovisionamiento y otros sistemas (Cardona Buenaventura, R., 2009).

Procesos Actividades

Definición del alcance Establecimiento de políticas

Establecimiento de objetivos, indicadores, metas y programas Identificación de requisitos

Garantizar recursos necesarios

Determinación de funciones, responsabilidades y autoridades incluyendo el nombramiento de representantes de la dirección Garantizar la formación, compromiso y toma de conciencia del personal

Prevención y gestión de riesgos

Identificar No conformidades potenciales (riesgos, aspectos ambientales, posibles emergencias) y evalualas

Declaraciones documentadas de la planificación, los procesos, procedimientos, etc (manual)

Identificar y controlar los documentos y registros necesarios Identificación y control de la documentación externa aplicable, incluida la legislación

Control del cumplimiento de requisitos (controles operacionales, control de calidad)

Control de riesgos

Controles del cumplimiento de la legislación Control de los dispositivos de medición Auditorías internas

Seguimiento al sistema Revisiones por la dirección

No conformidades, acciones correctivas y preventivas Mejora

Planificación

Gestión de los recursos

Gestión de la documentación

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Los elementos comunes de los diferentes aspectos de la organización brindan una oportunidad obvia para aumentar la eficacia y eficiencia integrándolos. Las organizaciones tienen un equipo de dirección y parece lógico adoptar un Sistema de Gestión único que abarque varias metodologías necesarias para cumplir las responsabilidades de la Dirección y los objetivos de la institución. Muchas organizaciones que ya tienen implementado algún Sistema de Gestión ven las similitudes existentes con otros y reconocen que mantener la multiplicidad no resulta práctico ni económico. Así la integración de los sistemas puede tener ventajas como (Cardona Buenaventura, R., 2009):

 Se satisfacen las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas al establecer la obligatoriedad de cumplir al mismo tiempo con los requisitos legales y regulatorios, los ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el trabajo especificados y otros.

 Mejora la eficacia y la eficiencia de los procesos, aumentando la consistencia, la trazabilidad, evitando las redundancias y las incoherencias.

 Se integran los procesos gerenciales de planificación de objetivos y revisión del Sistema ya que la definición de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado abarca objetivos ambientales, de calidad y de seguridad y salud en el trabajo y en las revisiones al sistema se toman en cuenta aspectos relacionados con las cuatro funciones, todo lo cual permite solucionar los conflictos de responsabilidades, y optimizar y simplificar el proceso de toma de decisiones basadas en datos integrales.

 Se alcanza una mayor coherencia, facilidad de manejo y reducción de los costos de mantenimiento de la documentación al integrarse en un solo documento (procedimiento, instrucción, registro, etc.) aspectos relacionados con las tres funciones.

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registros y demás, no son solo responsabilidad del encargado del sistema de gestión y de la gerencia, sino de todo el personal.

(47)

10.METODOLOGÍA

Para cumplir con el objetivo general de “Formular un Sistema de Gestión Integral para la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante el ciclo PHVA con el fin de proporcionar las herramientas necesarias para mejorar los procesos de la misma.”, la metodología a utilizar será planteada a partir de cada uno de los objetivos específicos de la siguiente manera:

10.1. Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S. mediante la

normalización documental

Para lograr dicha articulación, se hará la identificación de los procesos de la empresa, los cuales serán plasmados en un mapa de procesos y para cada uno se realizará la respectiva

caracterización de procesos.

Dicha identificación será indispensable para la codificación documental, ya que los documentos llevarán su código de acuerdo al proceso al que pertenecen. Ésta información quedará documentada en los procedimientos para control de documentos y para control de registros con el fin de que todos los documentos que se vayan realizando vayan quedando normalizados. Aquí se incluyen la aprobación, revisión, actualización, control de cambios y versión de los mismos asegurándose de permanezcan legibles y fácilmente identificables y previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, tal como lo exigen las normas técnicas.

10.2. Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y

OHSAS 18001/2007 para formular el Sistema de Gestión Integral.

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A partir de dicho paralelo se comenzará a desarrollar cada punto hasta culminarlos todos.

Inicialmente, se definirá el alcance que va a tener el Sistema de Gestión Integral, el cuál será plasmado en la política integrada, la cual a su vez contemplará los requerimientos exigidos por las tres normas que son:

 Que sea adecuada al propósito de la organización

 Que proporcione un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos.

 Que sea apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades.  Que incluya un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación.  Que incluya un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros

relacionados.

 Que sea apropiada a la escala de los riesgos en salud de la organización.  Que incluya un compromiso a la prevención de lesión y enfermedad.

Es indispensable también, identificar los requisitos legales aplicables (y documentar el respectivo procedimiento para ello) a la organización, así como definir sus objetivos y metas en los niveles pertinentes de la empresa verificando siempre que sean acordes con su política y establecer su forma de medición mediante programas que incluyan la asignación de responsabilidades y los medios y plazos para lograrlos.

(49)

También se identificarán y planificarán las operaciones asociadas con aspectos ambientales significativos, se establecerán uno o varios procedimientos para controlar situaciones que posiblemente se puedan presentar y se establecerán además criterios operacionales en los procedimientos (Control operacional).

Además, se realizará la identificación de peligros y la evaluación y valoración de riesgos con lo cual se podrá realizar la determinación de controles. Todo lo anterior documentando los respectivos procedimientos.

Otro(s) procedimiento(s) a documentar será(n) el/los necesarios para determinar y revisar los

requisitos de los clientes en cuanto a los servicios prestados, así como el procedimiento para

control de calidad.

Teniendo identificados los procesos, requerimientos de los clientes, aspectos ambientales y peligros con sus respectivos controles determinados, procedemos a asegurar que el Sistema de Gestión pueda ser ejecutado por el personal de la empresa dándole una trazabilidad al mismo mediante la definición de funciones, responsabilidades y autoridad de cada cargo incluido el de la Gerente Administrativa de la empresa, quién velará porque el Sistema de Gestión se implemente, se mantenga y se actualice de acuerdo a la normatividad vigente.

Para ello, se documentarán los perfiles y funciones para cada cargo identificando también las

necesidades de formación de cada uno y se establecerán los formatos en los cuales se llevarán los

(50)

Se debe establecer uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos ambientales y cómo responder ante ellos (procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias) determinando cuándo habrá que revisarlos, modificarlos y aprobarlos. Adicionalmente, se realizará uno o más procedimientos con sus respectivos formatos para para registrar, investigar y analizar incidentes.

Para todo lo anterior se tendrán en cuenta los mecanismos de participación y consulta de los trabajadores, los cuales serán plasmados en uno o varios procedimientos.

Se establecerá uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medición regular de las características fundamentales de sus operaciones que puedan tener un impacto ambiental significativo. Dichos procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización. Así mismo se establecerán los formatos de registros asociados.

Además, se debe documentar uno o varios procedimientos para evaluar el cumplimiento de los

requisitos legales aplicables y otros requisitos que suscriba cada cierto tiempo (según se determine

con la persona encargada) con sus respectivos formatos de registro.

Se documentarán también los procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas que contengan lo establecido por las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007. Aquí se incluye también el control del servicio no conforme.

(51)

Finalmente, se documentará la manera y la periodicidad en la que se hará la revisión por la

dirección a todo el Sistema de Gestión Integral con el fin de mantenerlo y mejorarlo

continuamente.

10.3. Proporcionar a la empresa JOHANDRE S.A.S. los recursos técnicos

necesarios para la implementación de su Sistema de Gestión Integral.

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11.DESARROLLO DE LA PROPUESTA

11.1. Primer objetivo: Articular los procesos de la empresa JOHANDRE S.A.S.

mediante la normalización documental

Para identificar los procesos de la empresa, se realizó una clasificación de las diferentes actividades que se desarrollan en la misma desde la adquisición de los insumos hasta la transacción final con el cliente en cada negocio que se realiza pasando por todas las actividades necesarias para la correcta prestación de los servicios por parte de JOHANDRE S.A.S. dando como resultado el siguiente Mapa de Procesos:

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Así mismo, se realizó la caracterización de cada uno de los procesos identificando visualmente el proceso a caracterizar en el mapa de procesos y documentando el objetivo del mismo y su secuencia de interacción (proveedor, entrada, actividad, etapa del ciclo PHVA, responsable, salida y cliente). Además, cada caracterización contiene los indicadores del proceso y los recursos necesarios para su funcionamiento.

En el procedimiento de Elaboración y control de documentos,se especifica la codificación de los documentos basada en los procesos identificados de la siguiente manera:

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11.2. Segundo objetivo: Aplicar los requisitos de las normas ISO 14001/2015, ISO 9001/2015 y OHSAS 18001/2007 para

formular el Sistema de Gestión Integral.

Para una mayor claridad en el cumplimiento de los numerales de las tres normas, se pueden ver las correspondencias de cada uno de ellos con los numerales del presente trabajo de grado en siguiente tabla.

(55)

(56)

11.2.1.La organización y su contexto

El análisis interno (David, 1994, 2003) se realizó utilizando como herramienta la Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI). Para la matriz, se identificaron fortalezas y debilidades y se asignó un peso entre 0.0 (no importante) hasta 1.0 (muy importante) a cada uno de los factores y una calificación entre 1 y 4, donde el 1 es irrelevante y el 4 se evalúa como muy importante. Finalmente, el valor ponderado es el resultado de multiplicar los valores de peso y calificación.

Los resultados presentados en la Tabla 5, analizados según la escala de Fred David, revelan un total ponderado de 3,12 puntos, evidenciando que la organización tiene una posición interna fuerte con una brecha de 0,62 puntos por encima del valor promedio (2,5 puntos), lo cual se traduce en la disposición de la organización de mejorar su condición interna fortaleciéndose a través de la disminución de sus debilidades.

Asimismo, los resultados indican que se justifica el establecimiento de un Sistema de Gestión en la organización, que le permita tener un mayor control de sus procesos y que sus debilidades sean cada vez menos perceptibles.

La debilidad más relevante es que la bodega es compartida, por lo que se debe realizar un control sobre los impactos generados de JOHANDRE S.A.S. a las personas con quienes se comparte la bodega y viceversa.

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Tabla 5 Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI). Fuente: Elaboración propia

Para realizar el análisis externo (David, 1994, 2003) se aplicó la Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). En la matriz, se identifican oportunidades y amenazas y se asignan valores de la misma manera que en la MEFI.

Los resultados de laTabla 6muestran un valor del total ponderado de 2,78 puntos, ubicándose por encima del valor medio, sin embargo, David destaca que lo más importante no consiste en sumar el peso ponderado de las amenazas y oportunidades sino en comparar el peso ponderado total de

FACTORES INTERNOS CLAVE PESO CALIFICACIÓN VALOR

PONDERADO

Gran cantidad y variedad de clientes. 0,06 3 0,18

Tiempo de entrega adecuado. 0,08 4 0,32

Precios adecuados de sus servicios. 0,06 4 0,24

Alto compromiso ambiental por parte de la alta

dirección. 0,05 4 0,2

Cuenta con identificación de riesgos e implementa

medidas de control para ello. 0,07 3 0,21

A la fecha no se han registrado accidentes ni

enfermedades laborales. 0,04 4 0,16

Estabilidad laboral. 0,07 3 0,21

Sistema contable adecuado y confiable. 0,07 3 0,21

Adecuada canalización de las inversiones. 0,07 4 0,28

2,01

Cuenta con visión, misión, valores y principios

claramente definidos 0,09 4 0,36

No se encuentra implementado un sistema de gestión. 0,08 1 0,08

Procesos de gestión desarticulados e incompletos. 0,06 2 0,12

No se tiene un control documental. 0,05 2 0,1

Discontinuidad en los programas adelantados por la

empresa. (GAE y PISA)* 0,03 3 0,09

Bodega compartida. 0,06 4 0,24

No se cuenta con un programa de capacitaciones a los

trabajadores. 0,06 2 0,12

0,75

TOTAL 1,00 3,12

(58)

las amenazas con el peso ponderado total de las oportunidades, evidenciando así que las estrategias actuales de la organización no están orientadas al máximo aprovechamiento de las oportunidades como elemento de crecimiento ni disminuyen los efectos de las amenazas externas.

Además, las estrategias deben estar orientadas a la canalización de la crisis económica nacional y al máximo aprovechamiento de la confianza que tienen los clientes hacia la empresa debido a la calidad de los servicios.

Tabla 6 Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). Fuente: Elaboración propia

FACTORES EXTERNOS CLAVE PESO CALIFICACIÓN VALOR

PONDERADO

Poca competencia. 0,11 3 0,33

Nuevos enfoques de las empresas hacia la satisfacción

del cliente. 0,11 2 0,22

Confianza de los clientes ante la empresa debido a la

calidad de los servicios. 0,12 4 0,48

Tecnologia avanzada. 0,09 3 0,27

1,30

Aumento de la tasa de inflación. 0,10 3 0,30

Crisis energética. 0,09 3 0,27

Reformas tributarias se traducirían en una mayor carga

tributaria. 0,10 3 0,30

Precio del dólar afecta la adquisición de insumos,

repuestos y nuevas tecnologías. 0,05 3 0,15

Exposición ocasional a riesgos en el ambiente de

trabajo por parte de terceros dentro de la bodega. 0,08 2 0,16

Riesgo de proliferación de vectores asociados a la

ubicación de la bodega. 0,06 2 0,12

Clientes que requieren nuestros servicios con mucha frecuencia están comprando máquinas para minimizar

gastos. 0,09

2 0,18

1,48

TOTAL 1,00 2,78

(59)

11.2.2.Necesidades y expectativas de las partes interesadas

Para el cumplimiento de éste numeral, se identificaron los stakeholders (grupos de interés) con sus respectivos intereses y problemas percibidos y se documentaron en el HSEQ-MN-001 Manual del Sistema de Gestión Integral así:

Tabla 7 Stakeholders (grupos de interés). Fuente: Elaboración propia

Implicados Intereses Problemas percibidos Recursos y mandatos

TRABAJADORES Buen funcionamiento de la empresa para garantizar la continuidad en sus cargos.

No volvieron a recibir capacitaciones

Obligación y responsabilidad de cumplir con las actividades asignadas

JUNTA DIRECTIVA

Prevenir de daños al visitante y al trabajador así como garantizar la calidad de vida de éste último, reducir los impactos negativos

que sus actividades generan hacia su entorno y propender por la mejora continua.

No se encuentra implementado un sistema

de gestión.

Propender por la mejora continua y satisfacer a sus

clientes.

AUTORIDADES PÚBLICAS PERTINENTES

Apoyar a las empresas interesadas en el cumplimiento de requisitos legales ambientales y otros para preservar y mantener la salud física y mental, prevenir accidentes y enfermedades profesionales.

Incumplimiento de la normatividad por parte de

las empresas.

Matriz de identificación de requisitos legales

EMPRESAS AUTORIZADAS PARA EL MANEJO

DE RESPEL

Minimizar impactos ambientales mediante la gestión responsable de residuos peligrosos.

Mala disposición de residuos peligrosos por

parte de empresas.

Certificación en el proceso de disposición final de

RESPEL.

BOMBEROS

Proteger la vida, el ambiente y el patrimonio de la población de Bogotá D.C., mediante la atención y gestión del riesgo en incendios,

rescates, incidentes con materiales peligrosos y otras emergencias, de manera

segura, eficiente, con sentido de responsabilidad social, fundamentadas en la

excelencia institucional del talento humano.

Deficiencia en los planes de emergencias de las

empresas

HSEQ-PL-001 Plan de emergencias.

ARL Asegurarse de que las empresas previenen riesgos y enfermedades laborales.

Empresas no previenen riesgos y enfermedades

laborales

Afiliación de trabajadores.

ALCALDÍA LOCAL DE PUENTE

ARANDA

Formular, agenciar y evaluar las políticas públicas en materia de derechos humanos, convivencia, seguridad, acceso a la justicia, construcción de ciudadanía, gobernabilidad democrática y fortalecimiento del desarrollo local, en beneficio de las personas de la

localidad.

Localidad presenta problemáticas ambientales como la mala

disposición de residuos sólidos, generando malos

olores y proliferación de vectores