UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS CPA
TEMA: HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA
SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL BOSNA DEL CANTÓN OTAVALO
AUTORA:
ORTIZ ERAZO ANA KARENTUTORA:
DRA.
GERMANIA ARCINIEGAS MSCIBARRA - ECUADOR
II
CERTIFICADO DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es “HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL BOSNA DEL CANTÓN OTAVALO”, fue elaborada por: ORTIZ ERAZO ANA KAREN y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES declaro que el contenido de la tesis “HERRAMIENTAS DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL BOSNA DEL CANTÓN OTAVALO”, para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es original, de mi autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
IV
DEDICATORIA
A Dios, a mis padres porque han estado conmigo a cada paso que doy, pilares fundamentales en mi vida.
A mis hermanas y mi querido sobrino, quienes también han aportado con su granito de arena para ayudarme a llegar a alcanzar este logro deseado.
A todos quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento, depositando su entera confianza en cada reto que se me presentaba.
V
AGRADECIMIENTO
Definitivamente a Dios, mi señor, mi guía; sabes lo esencial que has sido en mi posición firme de alcanzar esta meta, esta alegría, que si pudiera hacerla material, la hiciera para entregártela, pero a través de esta meta, podré siempre de tu mano alcanzar otras que espero sean para bien personal, de mi familia y de la sociedad.
A mis padres y familia quienes a lo largo de toda mi vida han apoyado y motivado mi formación académica, creyeron en mí en todo momento.
A todos mis amigos pasados y presentes; pasados por ayudarme a crecer y madurar como persona y presentes por estar siempre conmigo apoyándome en todo las circunstancias posibles, y en especial a ti Dany quien has estado en los momentos buenos y malos conmigo gracias por tu sincera amistad y gracias por todo, también son parte de esta alegría.
A todos gracias por estar a mi lado.
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN……… 1
Antecedentes de la Investigación……….. 1
Justificación del Tema……….……….. 1
Planteamiento del Problema.………. 1
Formulación del Problema……… 1
Delimitación del Problema……… 1
Objeto de Investigación y campo de acción……… 1
Objetivo General y Objetivos Específicos……… 1
Idea a defender……….. 2
Metodología Investigativa………. 2
Explicación de los capítulos……….. 2
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO………. 3
1.1. Origen y Evolución de procesos de auditoría………. 3
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el proceso de auditoría…….. 4
1.2.1. Análisis de la posición teórica del autor Lic. Rafael Rodríguez……… 4
1.2.2. Análisis de la posición teórica del autor Eugenia Lindergard……… 5
1.2.3. Análisis de la posición teórica del autor Cristina Aumatell………... 5
1.3. Marco teórico……….……….. 5
1.3.1. Empresa……….. 5
1.3.1.1. Definición de empresa………. 5
1.3.1.2. Funciones de las empresas…...………...……… 6
1.3.2. Empresa Comercial……… 7
1.3.2.1. Definición de Empresa Comercial……….. 7
1.3.2.2. Clasificación de Empresa Comercial……….. 7
1.3.2.3. Actividades de una Empresa Comercial………. 7
1.3.2.4. Documentos Comerciales……… 8
1.3.3. Inventarios……….. 9
VII
1.3.3.2. Propósito de los Inventarios……… 10
1.3.3.3. Tipos de Inventarios……… 11
1.3.3.4. Definición de Administración de Inventarios………. 11
1.3.3.5. Objetivos de la Administración de Inventarios………... 12
1.3.4. Auditoría………...………. 12
1.3.4.1. Definición de Auditoria………... 12
1.3.4.2. Importancia de la Auditoría………. 12
1.3.4.3. Clasificación de la Auditoría………... 13
1.3.4.4. Proceso de Auditoria………... 13
1.3.4.5. Importancia del Proceso de Auditoría………. 13
1.3.4.6. Objetivos del Proceso de Auditoría………. 13
1.3.5. Control……… 14
1.3.5.1. Definición de Control……….. 14
1.3.5.2. Importancia del Control……….. 14
1.3.5.3. Definición del Control Interno……… 14
1.3.5.4. Importancia del Control Interno……….. 15
1.3.5.5. Objetivos del Control Interno……….. 15
1.3.5.6. Tipos de Control……….. 16
1.3.5.7. Elementos del Control Interno……… 17
1.3.5.8. Principios de Control Interno……….. 18
1.3.5.9. Componentes del Control Interno………... 19
1.3.5.10. Evaluación del Control Interno………. 20
1.3.6. Análisis FODA………... 20
1.3.6.1. Definición……… 20
1.3.6.2. Propósito del FODA……… 21
1.3.6..3. Componentes del FODA……… 21
1.4. Análisis crítico sobre el proceso de auditoria…..………. 21
1.5. Conclusiones parciales del capítulo………... 22
VIII
2.1. Caracterización de la Sociedad Civil y Comercial Bosna…….……….. 23
2.2. Descripción de la metodología……… 23
2.2.1. Cuali-Cuantitativa……….. 23
2.2.2. Tipos de Investigación……… 24
2.2.2.1. Investigación Bibliográfica………. 24
2.2.2.2. Investigación de Campo……….. 24
2.2.2.3. Investigación Descriptiva……… 24
2.2.2.4. Investigación Explicativa……… 24
2.2.3. Métodos……….. 24
2.2.3.1. Histórico – Lógico………... 24
2.2.3.2. Analítico – Sintético……… 24
2.2.3.3. Inductivo – Deductivo………. 24
2.2.3.4. Sistémico………. 24
2.2.4. Población……… 24
2.2.5. Técnicas……….. 25
2.2.5.1. Encuesta……….. 25
2.2.6. Instrumentos………... 25
2.2.6.1. Cuestionario……… 25
2.2.7. Análisis de Resultados………...……… 25
2.2.7.1. Análisis de entrevista del Sistema de Control Interno Método COSO ERM aplicada al Encargado del Departamento Administrativo……… 25
2.2.7.2. Análisis de entrevista del proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería aplicada al Encargado de las Compras ……….... 28
2.2.7.3. Análisis de entrevista de evaluación de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería aplicada al Encargado de Bodega………….………. 31
2.3. Herramientas de Control de Inventarios para la Sociedad Civil y Comercial Bosna ……….……..………..… 34
2.4. Conclusiones parciales del capítulo………...……… 35
IX
3.1. Diagnóstico situacional de la Sociedad Civil y Comercial Bosna…….………….. 36
3.1.1. Matriz de análisis de los factores internos (IFAS)……...……….. 36
3.1.2. Matriz de análisis de los factores externos (EFAS)……...……… 37
3.1.3. Análisis de la Matriz FODA………..……… 38
3.1.4. Estructura organizativa de la Sociedad Civil y Comercial Bosna..……….. 42
3.1.5. Base Legal………..………... 42
3.1.6. Imagen corporativa de la Sociedad Civil y Comercial Bosna……….………. 43
3.1.6.1. Valores Corporativos………..……… 43
3.1.6.2. Misión………..…………... 43
3.1.6.3. Visión………..………... 43
3.1.7. Resultados del Diagnóstico………..………. 44
3.1.7.1. Evaluación del cuestionario de Control Interno de la Sociedad Civil y Comercial Bosna………..………. 45
3.1.8. Resultados del Diagnóstico………..……. 49
3.1.8.1. Evaluación del cuestionario del proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería………..…. 50
3.1.9. Resultados del Diagnóstico………..…. 52
3.1.9.1. Evaluación del cuestionario de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería……… 53
3.1.10. Herramientas propuestas………... 56
3.1.11. Impactos……….. 62
3.1.11.1. Análisis de Impactos……… 62
3.1.11.2. Impacto Administrativo………... 62
3.1.11.3. Impacto Financiero……….. 63
3.1.11.4. Evaluación Final……….. 64
3.2. Validación de la propuesta……… 65
3.2. Conclusiones parciales del capítulo………...……….. 67
CONCLUSIONES GENERALES……….. 68
RECOMENDACIONES GENERALES………..………... 69
X
LINCOGRAFÍA……… 74
XI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Personas Encuestadas………. 25
Tabla 2. Escala de Calificación………... 26
Tabla 3. Nivel de riesgo y confianza………... 26
Tabla 4. Resumen de la aplicación del C.C.I. COSO ERM ………... 27
Tabla 5. Escala de Calificación……… 29
Tabla 6. Nivel de riesgo y confianza……… 29
Tabla 7. Resumen de la aplicación del cuestionario de compra, almacenamiento y venta.. 30
Tabla 8. Escala de Calificación……… 31
Tabla 9. Nivel de riesgo y confianza……… 31
Tabla 10. Resumen de la aplicación del cuestionario de herramientas para compra, almacenamiento y venta………... 32
Tabla 21. Formas de calificación para los impactos……… 62
Tabla 32. Matriz de ponderación administrativo………. 62
Tabla 13. Matriz de ponderación Financiero……….. 63
XII
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Propósito de los Inventarios……….. 10
Figura 2. Tipos de Inventarios………... 11
Figura 3. Clasificación de la Auditoría……… 13
Figura 4. Resultados de los componentes del COSO ERM………. 28
Figura 5. Resultados de los componentes del COSO ERM………. 30
Figura 6. Resultados de las herramientas que se pueden utilizar en la compra, almacenamiento y venta………... 33
Figura 7. Gráfico de la propuesta………. 34
Figura 8. Organigrama de la Sociedad Civil y Comercial Bosna……… 42
Figura 4. Diagnóstico del COSO ERM II……….. 44
XIII
ÍNDICE DE FORMATOS
Formato 1. Análisis del IFAS……….. 36
Formato 2. Análisis del EFAS……… 37
Formato 3. Matriz FODA………. 38
Formato 3. Modelo de Arqueo Documental……… 57 Formato 4. Modelo de Orden de Pedido………. Formato 5. Modelo de Arqueo Físico……….
XIV
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación está considerada dentro de lo que es el análisis y evolución de las teorías de la auditoría, para luego considerar una metodología que garantice la recopilación de información de fuentes directas hasta llegar al diseño de las herramientas de control de inventarios para la Sociedad Civil y Comercial Bosna, y de esta manera tener un manejo adecuado de los inventarios.
La entidad con esta investigación se proyecta a un horizonte de competitividad exigida por el mercado en la actualidad y de esta manera tanto el factor humano, económico y tecnológico, van a tener que aumentar su eficacia para que se brinde una atención adecuada a los clientes.
El contenido del trabajo investigativo se describe tanto el problema en el cual se destaca el marco teórico, objeto de estudio y la idea a defender; la investigación la cual abarca el marco metodológico y planteamiento de la propuesta; y por último el desarrollo de la propuesta que está enfocado en la aplicación del COSO ERM.
La empresa en el proceso de compra, almacenamiento y venta, tiene algunas anomalías por lo que con la ayuda de las herramientas se va a lograr que exista un manejo adecuado de las mercaderías.
XV
EJECUTIVE SUMARY
This research is considered within what is the analysis and evolution of theories of the audit, then consider a methodology to ensure the collection of information from direct sources up to the design of inventory control tools for the Sociedad Civil y Comercial, and thus have a proper management of inventories.
The company this research is projected horizon competitiveness demanded by the market today and in this way both the human, economic and technological factors, will have to increase their effectiveness to provide adequate care to clients.
Content of research work describes both the problem in which the theoretical framework under study and the idea is to stand out; research which covers the methodological framework and approach of the proposal; and finally the development of the proposal is focused on the implementation of the COSO ERM.
The company in the process of purchase, storage and sale, has some anomalies so with the help of the tools is to ensure that there is proper management of the goods.
1
INTRODUCCIÓN
La Sociedad Civil y Comercial Bosna, ubicada en el cantón Otavalo, en la calle Piedrahíta en el redondel de la ciudadela 31 de Octubre; durante años se ha dedicado a la compra y venta de materiales para la construcción, la misma que por varios años ha sido líder en el mercado otavaleño por ser una de las ferreterías más grandes del cantón y por tener a su disposición productos que satisfacen las necesidades de los clientes y servicios extras que brindan para que la construcción se lleve a cabo de una manera adecuada y con productos de calidad.
Después de haber revisado los repositorios de varias universidades a nivel nacional e internacional, se encontró temas parecidos al cual se va a realizar, con distintas posiciones teóricas y maneras de pensar que tienen para dar solución a un problema existente dentro de cada empresa, pero ninguno contiene lo mismo ya que la manera de pensar de cada persona es distinta y esto ayuda a que cada empresa sea beneficiada con soluciones prácticas y razonables lo cual en la actualidad se está llevando a cabo.
Para dar solución al problema de ¿cómo lograr el manejo adecuado de las mercaderías en la Sociedad Civil y Comercial Bosna del cantón Otavalo?, se ha planteado objetivos específicos los cuales ayudarán a cumplir el objetivo general que es el de diseñar las herramientas de control de los inventarios que permita el manejo adecuado de las mercaderías; estos objetivos son el de sustentar bibliográficamente las herramientas, diagnosticar la situación actual del manejo de las mercaderías, identificar los elementos más idóneos para la estructuración de las herramientas y, validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
2
La idea a defender que especifica que con las herramientas de control de inventarios se logra el manejo adecuado de las mercaderías en la Sociedad Civil y Comercial Bosna del cantón Otavalo, el cual se va a llegar a cumplir ya que con la ayuda de las herramientas que se van a diseñar y llevar a cabo, y de esta manera las mercadería será manejada y utilizada de una manera más razonable.
Esta investigación tiene una variable dependiente que es el manejo adecuado de las mercaderías, siendo aquí en donde existen grandes problemas en la empresa; y una variable independiente que son herramientas de control de inventarios.
Para este examen será necesario recopilar información cualitativa de la Sociedad Civil y Comercial Bosna por medio del administrador de la empresa y así considerar los aspectos más relevantes de la investigación para poder diseñar las herramientas de control de inventarios, todo esto se lo realizará por medio de la aplicación de cuestionarios.
La presente investigación consta de tres capítulos para visualizar toda la información como estudio y comprensión de las actividades que se presentan.
En primer lugar, en el capítulo I, denominado marco teórico, en el que se describen los antecedentes investigativos tomados de otras investigaciones sobre el mismo tema, bases teóricas y legales necesarias para comprender y explicar el problema objeto de estudio; también se encuentra la idea a defender.
Luego el capítulo II denominado marco metodológico y planteamiento de la propuesta, describe los aspectos metodológicos referentes al tipo de investigación, población de estudio, técnicas e instrumentos de recolección de datos, tratamiento estadístico de los datos y por último la tabulación de los mismos.
3
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y Evolución del proceso de auditoría
Rodríguez (2013), Lindergard (2009) y Aumatell (2012) concuerdan que en la edad media, la auditoria trataba de descubrir fraudes; este enfoque se mantiene hasta finales del siglo XIX.
Con la aparición de las grandes sociedades, la propiedad y la administración quedó separada y surgió la necesidad, por parte de los accionistas y terceros, de conseguir una adecuada protección, a través de una auditoría independiente que garantizara toda la información económica y financiera que les facilitaban a los directores y administradores de las empresas.
La razón de ser Gran Bretaña la cuna de la auditoria se explica por ser este país el pionero en la Revolución Industrial; Estados Unidos, en la actualidad, está a la vanguardia del estudio e investigación de las técnicas de auditoria y de su desarrollo a nivel legislativo.
La evolución de la auditoría en un principio se limitaba a la vigilancia, con el fin de evitar errores y fraudes, con el crecimiento se ha hecho necesario garantizar la información suministrada por las empresas; sin abandonar las funciones primitivas, la auditoria arremete un objetivo más amplio: determinar la veracidad de los estados financieros de las empresas.
Al Reino Unido se le atribuye el origen de la auditoría, pero fue en Gran Bretaña, debido a la revolución industrial y a las quiebras que sufrieron pequeños ahorradores, donde se desarrolló la auditoria para conseguir la confianza de inversores y de terceros. La auditoría no tardó en extenderse a otros países.
En la actualidad en España la introducción de la profesión de la auditoría ha sido muy lenta, en 1943 nace el ICJCE y, más recientemente, el (Registro de Economistas Auditores [REA] en 1982 y el Registro General de Auditores [REGA] en 1985).
4
El International Accounting Standards Board (IASB), acometió la tarea de elaborar un cuerpo de normas contables que pudieran ser aceptadas en los mercados financieros internacionales, las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Lindergard (2009) expresa que la auditoría se presentó en tiempos remotos y como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el periodo de mandato de la ley; a medida que se desarrolló el comercio, surgió la necesidad de las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y fiabilidad de los registros mantenidos en varias empresas comerciales.
Para Aumatell (2012)la actividad auditora surge como una necesidad social capaz de aportar transparencia a la documentación contable presentada por los responsables de la compañía constituyendo así un elemento de protección para los múltiples usuarios destinatarios de la información contable (accionistas, organismos reguladores y supervisores, entidades financieras, sindicatos y sociedad en general) en consecuencia del proceso de separación entre los responsables de la gestión de las empresas la dirección y los titulares de capital los accionistas o propietarios; la auditoría pionera y generalizada es la auditoría financiera también llamada externa en base al aumento y dimensión de la complejidad de las corporaciones se ha desarrollado notablemente otro tipo de auditoria interna que tiene en el control interno la gestión de riesgos y el gobierno corporativo de las tres actividades nucleares.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el proceso de auditoría 1.2.1. Análisis de la posición teórica del autor Lic. Rafael Rodríguez
5
1.2.2. Análisis de la posición teórica del autor Eugenia Lindergard
La auditoría como profesión fue reconocida en Gran Bretaña por la Ley de Sociedades en 1862, en la que se establecía la conveniencia de que las empresas llevaran un sistema contable y la necesidad de que efectuarán una revisión independiente de sus cuentas. Fue a partir de 1900 cuando la auditoría o contaduría pública como se le llamaba en los Estados Unidos se introdujo y se asignó el objetivo de analizar la rectitud de los estados financieros, después de este acontecimiento la función del auditor como detective fue quedando atrás y el objetivo principal del trabajo pasó a ser la determinación de la rectitud o razonabilidad con la que los estados financieros reflejan la situación patrimonial y financiera de la empresa, así como el resultado de las operaciones; tales actividades a cargo de la auditoría financiera que fue la pionera en este campo.
1.2.3. Análisis de la posición teórica del autor Cristina Aumatell
Se comenzó a hablar de auditoría hace mucho tiempo atrás cuando se da la necesidad de que la documentación contable sea clara y se entendible para los encargados de la compañía, por lo tanto es muy importante aplicarla en las empresas ya que es un proceso muy minucioso y mediante el cual se puede proteger de una manera adecuada los recursos financieros que posee la misma, así como también descubrir las diferentes causas, errores o fraudes que pueden ocasionarse durante el proceso de auditoría lo que conllevaría a resultados inadecuados o nada razonables para la empresa.
1.3. Marco Teórico 1.3.1. Empresa
1.3.1.1. Definición de empresa
6
general; los autores Augusto, Lasso & Parrado (2009) opinan que la empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios; y por ultimo Pombo (2009) menciona que la empresa es como una unidad económica autónoma, organizada para combinar una serie de factores y recursos económicos con vistas a la producción de bienes o servicios para el mercado.
1.3.1.2. Funciones de las empresas
Caldas, Reyes & Heras (2011) menciona que las funciones que deberían tener las empresas son las siguientes:
Identificación de las necesidades de la sociedad
Organización de los factores productivos
Creación y redistribución de la riqueza
Mejora de las condiciones laborales
Protección del medio ambiente
Escudero (2013) expresa lo siguiente sobre las funciones de las empresas:
Función técnica o producción
Función de compras o aprovisionamiento
Función comercial o distribución
Función financiera
Función social o de recursos humanos
Función administrativa
Función de investigación y desarrollo (I + D)
1.3.2. EmpresaComercial
1.3.2.1. Definición de Empresa Comercial
7
efectuado ninguna transformación sustancial. Los productos que compra ya están terminados y en igual forma los venden luego a los consumidores sin variaciones de fondo, excepción hecha quizás de modificaciones menores en los empaques y otras por el estilo.
1.3.2.2. Clasificación de Empresa Comercial
Guzmán (2007) expresa que la empresa comercial puede clasificarse en diversos puntos de vista:
1.- Según la magnitud de la empresa.- De acuerdo al tamaño de la empresa se dice que pueden ser pequeñas, medianas o grandes.
2.- Criterio económico.- Las empresas pueden ser:
Nuevas
Necesarias
Básicas
Ser básica
3.- Criterio de constitución legal.- De acuerdo con el régimen jurídico en que se constituya la empresa, éstas pueden ser:
Sociedades anónimas, sociedad anónima de capital variable, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad cooperativa, sociedad de demanda simple, sociedad en comandita por acciones y sociedad en nombre colectivo.
1.3.2.3. Actividades de una Empresa Comercial a. Compra
8
b. Almacenamiento
El almacenamiento para Gasca (2008) es una parte de la logística que incluye las actividades relacionadas con el almacén; en concreto, guardar y custodiar existencias que no están en proceso de fabricación, ni de transporte; mientras que Burbidge (2003) menciona que el almacenaje es el conjunto de actividades que se realizan para guardar y conservar artículos en condiciones óptimas para su utilización desde que son producidos hasta que son requeridos por el usuario o el cliente.
c. Venta
Fischer (2006) menciona que la venta es una función que forma parte del proceso sistemático de la mercadotecnia y es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio, es en este punto que es la venta, donde se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores (investigación de mercado, decisiones sobre el producto y decisiones de precio; mientras que Philip (2008) afirma que es un proceso que permite que el vendedor de bienes o servicios satisfaga los requerimientos del comprador con beneficio mutuo y en forma permanente, se trata de reunir a compradores y vendedores, y el trabajo de toda la organización es hacer lo necesario para que esta reunión sea exitosa.
1.3.2.4. Documentos Comerciales a. Ordenes de Pedido
Para Angrisani (2011) la orden de pedido o compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas; el original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido, el duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderías o servicios encargados.
b. Guías de Remisión
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comerciante tenga testimonio de los artículos que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.
c. Facturas
Cabrera (2008) expresa que la factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación; es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo y el emitir una factura tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial.
d. Kárdex
El kárdex para Horngren (2007) es una herramienta que le permite imprimir reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de su compañía; puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes.
1.3.3. Inventarios
1.3.3.1. Definición de Inventario
Para Omeñaca (2008) el inventario es una relación detallada de los elementos patrimoniales de una empresa, que deberá contener los siguientes datos:
Relación de los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio.
Dentro de cada elemento patrimonial se detallarán unidades, kilogramos, metros, litros, facturas, letras, etc., que lo componen.
La valoración de dichos elementos, detallando el precio unitario, las cantidades parciales y el total del valor de cada elemento.
10
normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.
1.3.3.2. Propósito de los Inventarios Para mantener la
independencia entre las operaciones
Se basa en que el suministro de los materiales que se requieren para la elaboración de un producto deben proporcionarse dentro del área de trabajo, de tal manera que se pueda mantener flexibilidad en las operaciones
Para cubrir la variación en la demanda
La demanda no se conoce con exactitud, por lo que es necesario mantener inventarios de seguridad a fin de cubrir ciertas variaciones.
Para permitir flexibilidad en la programación de la producción
Al mantener inventarios dentro de la empresa, se disminuye la presión que existe en la producción ya que se cuenta con productos terminados que están disponibles para la venta.
Protegerse contra la variación en el tiempo de entrega de la materia prima
Debido a que al solicitar los respectivos materiales para la producción de un producto determinado existen demoras en la entrega, la tenencia de un inventario ayuda a cubrir esas variaciones de tiempo.
Aprovechar los descuentos basados en el tamaño de pedido
La cantidad de pedido, implica costos por lo que mientras mayor sea la cantidad a pedir, menores serán los costos que incurran el manejo de la mercadería.
Figura 7. Propósito de los Inventarios
11
1.3.3.3.Tipos de Inventarios
Materias primas
Está compuesto por los materiales que intervienen en el proceso de transformación de un artículo determinado.
Materiales, repuestos y accesorios
Son aquellos elementos que son de difícil identificación pero que forman parte del producto terminado.
Productos en proceso
Está conformado por aquellos productos
semielaborados, que aún requieren de una o varias etapas de transformación para convertirse en un producto terminado.
Productos terminados
Está comprendido por todos los productos que han terminado con su etapa de transformación y que están listos para la venta.
Mercancías no fabricadas por la empresa
Está compuesto por ciertos productos que son adquiridos a proveedores tanto nacionales como extranjeros, con el único propósito de volverlos a colocar dentro del mercado.
Envases y empaques
Está constituido por los recipientes que sirven de base para la distribución de un producto determinado, de tal manera que este pueda llegar a distintos mercados tanto nacionales como del exterior.
Figura 8. Tipos de Inventarios
Fuente: Fiero (2009)
1.3.3.4. Definición de Administración de Inventarios
12
1.3.3.5. Objetivos de la Administración de Inventarios
Para Longenecker, Moore, Petty & Palich (2010) tanto la administración de compras como la de inventarios comparten el mismo objetivo: tener los bienes correctos en las cantidades correctas, en el tiempo y lugar correctos, para lograr este objetivo general se requiere proseguir la búsqueda de metas más específicas de control de inventarios, asegurar la continuidad de las operaciones, maximizar las ventas, proteger los activos y minimizar los costos de inventarios.
1.3.4. Auditoría
1.3.4.1. Definición de Auditoria
La Auditoria para Peña (2011) se originó en la antigüedad, al igual que el auditor, nombre por el que se designaba a la persona que oía las rendiciones de cuentas de los funcionarios y agentes reales, quienes por falta de instrucción no podían presentarlas por escrito; para Culto (2011) menciona que el vocablo auditoría viene del latín Audire: oír, y auditor proviene de Auditore: el que oye, lo cual sigue siendo muy apropiado porque una de las cualidades de los buenos auditores es el saber escuchar; y por último Téllez (2009) afirma que es un examen metódico y ordenado de la contabilidad de una empresa mediante la comprobación de las operaciones registradas y la investigación de todos aquellos hechos que puedan tener relación con las mismas, a fin de determinar su corrección.
1.3.4.2. Importancia de la Auditoría
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1.3.4.3. Clasificación de la Auditoría
Según la naturaleza del profesional
Auditoría Externa Auditoría Interna Auditoría Gubernativa
Según la clase de objetivos perseguidos Auditoría financiera o contable Auditoría operativa
Según la amplitud del trabajo y el alcance de los procedimientos aplicados
Auditoría completa o convencional Auditoría parcial o limitada
Según su obligatoriedad Auditoría obligatoria Auditoría voluntaria
Según la técnica utilizada Auditoría por comprobantes Auditoría por controles Figura 9. Clasificación de la Auditoría
Fuente:Peña (2011)
1.3.4.4. Procesode Auditoría
El proceso de auditoría para Lazcano (2009) es un conjunto de técnicas, actividades, revisiones y examen aplicados a todas las actividades o procesos de una institución, por las cuales el auditor obtiene evidencias para luego emitir un dictamen sobre el estado de la entidad.
1.3.4.5. Importancia del Proceso de Auditoría
Mantilla (2009) manifiesta que el proceso de auditoría es de gran importancia ya que se realizan para determinar la adecuación del sistema de control de la organización, la conformidad del personal y la eficacia de las distintas actividades que se desarrollan dentro de la entidad.
1.3.4.6. Objetivos del Proceso de Auditoría
14
proponiéndoles un análisis, estimaciones, recomendaciones y todos los comentarios necesarios referentes a las actividades revisadas.
1.3.5. Control
1.3.5.1. Definición de Control
Para Mantilla (2009) El control señala una función- relación que implica varios campos del conocimiento porque su aplicación no dependa del control mismo sino de aquellas esferas en que debe hacerse eficiente.
1.3.5.2. Importancia del Control
La importancia del control para Moreno (2009) está en el establecimiento de procedimientos de control que es una responsabilidad de la entidad, aunque debido a que el tiempo y los recursos son limitados la revisión de los sistemas de control implantados no siempre se pueden llevar a cabo con frecuencia deseada.
1.3.5.3. Definición del Control Interno
Zapata (2008) define el control interno como un proceso efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos, mientras que para la LOCGE (2009) es un proceso ejecutado para asegurar en forma razonable la ejecución de sus operaciones en forma eficiente y efectiva, la confiabilidad de información financiera y de gestión, protección de activos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias; así como para Lara (2012) el control interno es una herramienta administrativa que por muchos años fue terreno casi exclusivo de auditores y contadores, ahora se ha convertido en un conocimiento indispensable para todos los niveles de la organización.
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llegar a un fin, a través de individuos, manuales, políticas, entre otros; mientras que Bravo (2009) menciona que es un plan organizacional de una entidad para proteger a los activos o salvaguardar los recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencias, así como para asegurar registros contables exactos y confiables y fomentar la eficiencia operacional, estimulando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Para Maldonado (2008) Lo que se puede lograr con el control interno es ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de recursos; obtención de información financiera rentable y cumplir con leyes y normas aplicables.
1.3.5.4. Importancia del Control Interno
Para Mantilla (2009) es importante aplicar el control en una empresa ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se incumplan las leyes y los principios de contabilidad ya que los directivos de la entidad deben crear un ambiente de control así como un conjunto de políticas y procedimientos de control; así como para Romero (2008) el control interno es importante porque permite salvaguardar el patrimonio de la entidad, la toma de decisiones en base a una información financiera y administrativa, oportuna, correcta, segura, evita que se contraiga obligaciones o deudas impropias superiores a la capacidad de pago, permite evaluar la eficiencia del personal, dificulta que se cometan actos de robo, fraude e irregularidades y si estos son cometidos ayudan a ser detectados de manera oportuna, ayuda a una entidad a conseguir sus metas de desempeño, rentabilidad, y a previene la pérdida de recursos.
1.3.5.5. Objetivos del Control Interno
Para Zapata (2008) los objetivos del control interno son los siguientes:
1. Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa 2. Obtener información exacta
3. Creación de normas y procedimientos internos
4. Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos
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1. Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.
2. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. 3. Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.
4. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados
Whittington (2008) menciona que el control interno es un proceso implantado por el consejo de administración, los directivos y otro personal para obtener una seguridad razonable de que se consigan los objetivos en las siguientes categorías: a) eficacia y eficiencia de las operaciones, b) confiabilidad de los informes financieros y c) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables; mientras que Estupiñan (2009) manifiesta que los objetivos son tres:
1. Efectividad y eficiencia de la operaciones
2. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera 3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
1.3.5.6. Tipos de Control
En la práctica se utiliza preferentemente los siguientes tipos de control, que estudian las desviaciones, sus causas y fija responsabilidades en función del tipo de empresa en donde el control va a ser aplicado.
a. Control previo.- Para Martínez (2010) el control previo o preliminar es aquel que se centra en prevenir posibles desvíos en cuanto a los recursos de la organización; a su vez Huaman (2010) menciona que contribuye a que los resultados se comparen favorablemente con los recursos planeados, teniendo en cuenta las políticas planteadas por la empresa, ya que son las directrices que han de guiar las acciones futuras.
b. Control concurrente.- Carvalo (2009) expresa que el control concurrente consiste en el seguimiento de las operaciones en curso para asegurar que se procure alcanzar los objetivos. Este control se efectúa primeramente a través de las actividades de supervisión del desempeño del personal, convirtiéndose así en un control basado en la supervisión.
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en cuanto a la información proporcionada, que esta sea precisa con el fin de que sea utilizada por la dirección como una herramienta para el logro de los objetivos propuestos por la organización.; mientras que para Hosquisson & Ireland (2010) es el examen de las operaciones financieras, administrativas, que se efectúa después que estas se han producido, con el objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y en general evaluarlas de acuerdo a la documentación y resultados de las mismas.
Para Fowler (2008) los tipos de controles son los siguientes:
1. Controles preventivos, de la información y administrativos 2. Controles continuos y esporádicos
3. Controles por sistema y externos al sistema
4. Controles directos o deliberados e indirectos y simultáneos
5. Controles administrativos u operacionales, contables y de verificación interna 6. Controles preventivos y de retroalimentación
7. Controles previos, simultáneos y posteriores
8. Controles disuasivos, preventivos, detectivos y correctivos
9. Controles básicos y disciplinarios o disciplinas sobre controles básicos 10. Ambiente de control, controles directos y controles generales
Mientras que para Mantilla (2008) Los tipos de actividades de control son las siguientes:
1. Revisión de alto nivel
2. Funciones directas o actividades administrativas 3. Procesamiento de información
4. Controles físicos
5. Indicadores de desempeño
6. Segregación de responsabilidades
1.3.5.7. Elementos del Control Interno
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a. Elemento de organización
b. Elementos, sistemas y procedimientos
c. Elementos de personal
d. Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.
e. Elementos de supervisión
f. Elementos de procedimiento de control que ayudan a prevención del fraude por medio de procedimientos de control, personal competente y rotación de puestos, custodios de activos, separación de funciones, medidas de seguridad, firmas autorizadas.
1.3.5.8. Principios de Control Interno
Para Bell (2008)Los principios del control interno son 7:
a. Segregación de funciones.- Segregación de las funciones relacionadas con los distintos roles vinculados con el control interno, son los papeles que desempañan los directivos principales, el personal de apoyo y auditores.
b. Autocontrol.- No existen controles internos que sean externos, la dirección, gestión, supervisión y evaluación del mismo son el soporte de la administración por lo que el sistemas a través de un subsistema se controla a sí mismo, en donde los procesos son desempeñados por personal capacitado que se apoya en la tecnología ya que la evaluación y auditoria del control interno son externos en el cual el auditor debe ser independiente.
c. Desde arriba hacia abajo.- El control interno es una influencia ejercida por los máximos niveles administrativos desde arriba hacia abajo, no viceversa es decir un empleado de nivel bajo no puede controlar a los directivos principales. En el pasado este principio se denominó autorización debido a que las transacciones debían ser autorizadas y ejecutadas por personas que actúan dentro del rango de autoridad.
d. Costo menor por beneficio.- El control interno genera valor para la organización, eso implica que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controlan ni que los beneficios que proveen.
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presentación de reportes financieros, cumplimiento de normas y obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico. El control interno depende de los resultados que es capaz de ofrecer.
f. Confiabilidad.- Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control interno.
g. Documentación.- Todo lo referente a la información del control interno debe estar debidamente documentado de manera que pueda ser analizada por la administración, de los auditores o de los reguladores.
Mientras que para Mantilla (2011) en la segunda generación del control interno se utilizó el término procedimiento del control interno para referirse a:
1. Segregación de funciones 2. Ejecución de transacciones 3. Registro de transacciones 4. Acceso a los bienes; y
5. Comprobación física de existencias
1.3.5.9. Componentes del Control Interno
Para Mantilla (2009) los componentes del control interno son los siguientes:
a. Ambiente de control.- En toda institución la esencia está en el personal que labora si las habilidades individuales incluyendo los valores éticos que posee cada uno y su competencia individual. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
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c. Actividades de control.- Establecer y ejecutar políticas y procedimientos para asegurar que se estén aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración.
d. Información y comunicación.- Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
e. Monitoreo.- Debe ser monitoreado el proceso notal y las modificaciones necesarias para de esta manera el sistema pueda reaccionar dinámicamente cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.
1.3.5.10. Evaluación del Control Interno
Para Fonseca (2008) la evaluación del control interno consiste en la revisión y análisis de todos los procedimientos que han sido incorporados al control interno así como a los sistemas que mantiene la organización con el fin de determinar si estos concuerdan con los objetivos institucionales. Esta evaluación se da siguiendo los siguientes pasos:
1. Planificación de la Evaluación 2. Ejecución de la Evaluación 3. Informe de Evaluación 4. Supervisión
1.3.6. Análisis FODA 1.3.6.1. Definición
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Oporunidades) o tambien conocido como FADO o SWOT (acrónimo de Strengths,Weakness, Opportunities y Threats).
1.3.6.2. Propósito del FODA
Hill (2009)menciona que el propósito del FODA es identificar las estrategias para aprovechar las oportunidades externas, contrarestar las amenazas, acumular y proteger las fortalezas de la empresa y erradicar las debilidades que tenga la entidad.
1.3.6.3. Componentes del FODA
Para Lerma (2012) los componentes del FODA son los siguientes:
Fuerzas.- Son todo tipo de atributos, capacidades, destrezas, recursos, o conocimientos aproximan a las metas y objetivos. Las fortalezas colocan a la persona o empresa en una situacion de ventaja respecto de competencia.
Debilidades.- Puede entenderse como limitaciones internas que se convierten en desventajas al contrastar ciertas áreas de la empresa con respecto de otras empresas.
Oportunidades.- Son situaciones de posible ventajas para la organización que son circustanciales y que dependen del entorno.
Amenazas.- Son circunstancias de riesgos potencial que se pueden convertir ene escenarios desfavorables para la empresa.
1.4. Análisis crítico sobre el proceso de auditoría de la Sociedad Civil y Comercial Bosna
En la Sociedad Civil y Comercial Bosna la auditoría ha sido uno de los grandes desafíos para la empresa por lo que han sido escasas por no decir nulas las auditorias que se han llevado a cabo dentro de la misma, es por ello que la entidad tiene algunas falencias en cuanto al control interno y al manejo de las herramientas de control de los inventarios.
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en las mercaderías ya que este tipo de empresa se encarga de la compra y venta de productos para la construcción y por ende se vería afectado el manejo inadecuado de las mercaderías.
Es por eso que si es necesario en toda empresa realizar auditorías para ver cómo está la empresa en cuanto a lo económico como en el manejo de sus recursos y mercadería, por ende se hace necesario el diseño de herramientas para el control y más en los inventarios ya que es la razón de ser de la empresa y si no se controla y se da soluciones rápidas a los problemas que tengan con los inventarios sería perjudicial para la empresa y esto conllevaría a pérdidas económicas.
1.5. Conclusiones parciales del capítulo
Es necesario conocer el origen del objeto investigación que es la auditoría para de esta manera poder entender lo que se va a realizar posteriormente en la propuesta ya que con los conocimientos básicos se va a poder entender y por ende se va a seguir desarrollando el trabajo investigativo.
Las bases teóricas que se desarrollan en este capítulo son de mucha importancia ya que con conceptos de una gran variedad de autores tanto nacionales como extranjeros ayudan a que la propuesta tenga sentido en cuanto a términos o actividades que se realizan durante el desarrollo de la misma.
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CAPITULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización de la Sociedad Civil y Comercial Bosna
La Sociedad Civil y Comercial Bosna, ubicada en el cantón Otavalo, durante años se ha dedicado a la compra y venta de productos de ferretería, la misma que por varios años no tuvo un sistema para controlar sus inventarios, provocando que las existencias físicas no coincidan con lo que debería haber según documentos, el mismo que ocasiona el desconocimiento del valor real de los inventarios y por ende se desconozca la situación económica que pasa la empresa.
La empresa, en la actualidad utiliza un sistema de software para el correcto control de sus inventarios, pero el manejo del mismo dificulta a los encargados de los inventarios para conocer los elementos y los precios de cada uno de sus productos que ofrece la empresa y de esta manera decida establecer en base al criterio de competencia.
Otra dificultad que tienen es que no se puede cuantificar las existencias ya que no se tiene un almacenaje adecuado de las mercaderías por lo que no se puede encontrar rápido los productos al momento de atender a los clientes. Se hacen adquisiciones sin prever lo que contiene la bodega, por lo que existe un abastecimiento inadecuado de mercaderías provocando inconvenientes al momento de atender a los clientes por la inexistencia de los mismos.
2.2. Descripción de la metodología 2.2.1. Cuali-Cuantitativa
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2.2.2. Tipos de Investigación
2.2.2.1. Investigación Bibliográfica.- Permitió recopilar información necesaria de diferentes autores de libros y documentos ya existentes e incluso de internet para fundamentar teóricamente la propuesta.
2.2.2.2. Investigación de Campo.- Permitió la recopilación de información de la Sociedad Civil y Comercial Bosna donde se pretendió establecer las herramientas de control de los inventarios.
2.2.2.3. Investigación Descriptiva.- Permitió detallar en el estudio las herramientas de control de los inventarios.
2.2.2.4. Investigación Explicativa.- Permitió organizar la información e indicar los diferentes procesos que se llevará a cabo para establecer la viabilidad de la propuesta.
2.2.3. Métodos
2.2.3.1. Histórico - Lógico.- Dentro de la investigación se consideró aspectos anteriores para poder estructurar una revisión más aplicable a la realidad sirviendo de base fundamental para el diseño de las herramientas de control de inventarios.
2.2.3.2. Analítico - Sintético.- Permitió analizar diferentes fuentes bibliográficas y considerar aquellos aspectos que permitan sustentar el desarrollo de la propuesta.
2.2.3.3. Inductivo - Deductivo.- A través de conocimientos de hechos obtenidos a base de observaciones y comparaciones obtuve información la cual fue analizada para el diseño de herramientas de control de inventarios.
2.2.3.4. Sistémico.- Admitió estructurar de manera estructurada y lógica el desarrollo del presente propuesta.
2.2.4. Población
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Tabla 4. Personas Encuestadas
Nombre Cargo Cuestionario
Ing. Marcelo Jarrín Encargado del Departamento Administrativo 1
Sr. Patricio Bejarano Encargado de Compras 1
Sr. José Quilumbango Encargado de Bodega 1
Total 3
Fuente:Sociedad Civil y Comercial Bosna
2.2.5. Técnicas
2.2.5.1. Encuesta.- Permitió recoger información al administrador de la Sociedad Civil y Comercial Bosna para conocer la situación que se da referente al control interno, a las actividades que se realizan en cuanto a la compra, almacenamiento y venta y; las herramientas que utilizan.
2.2.6. Instrumentos
2.2.6.1. Cuestionario.- Permitió estructurar preguntas sobre el Control Interno COSO ERM, el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería y; las herramientas que se utilizan para la compra, almacenamiento y venta, dicho cuestionario se lo realizó al administrador el Ing. Marcelo Jarrín.
2.2.7. Análisis de Resultados
2.2.7.1. Análisis de entrevista del Sistema de Control Interno Método COSO ERM aplicada al Encargado del Departamento Administrativo
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MÉTODO COSO ERM
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Escala de Evaluación
Tabla 5. Escala de Calificación
CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN Puntos Niveles
SI (CUMPLIMIENTO) 2 CONFIABLE
PARCIAL (C/P) 1 ACEPTABLE
NO (N/C) 0 NO CONFIABLE
Elaboración:
Después de haber obtenido los resultados de la preguntas de los ocho componentes del COSO ERM, se califica el nivel de riesgo y confianza de acuerdo a los siguientes intervalos.
Tabla 6. Nivel de riesgo y confianza
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO
10 – 45 BAJO ALTO
46 – 70 MODERADO MODERADO
71 – 100 ALTO BAJO
Resultados de la Evaluación del Sistema de Control Interno Coso ERM NC = CT * 100
PT
NC = 72 * 100 128
NC = 56.25%
En base a la aplicación del cuestionario de control interno se determinó que el nivel de confianza es de 56.25% que representa un nivel de riesgo moderado correspondiente a un nivel de confianza moderado.
En el siguiente cuadro de resumen de la evaluación de riesgo y confianza que se obtuvo de los componentes del método COSO ERM, se determinó el nivel de riesgo por cada componente que se detalla a continuación.
En donde:
NC= Nivel de Confianza
27
Resumen de Evaluación del Sistema de Control Interno COSO ERM
Tabla 7. Resumen de la aplicación del C.C.I. COSO ERM
COMPONENTES PONDER.
TOTAL CALIF. TOTAL NIVELES DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
Ambiente Interno 21 * 2 = 42 30 71.43 % BAJO
Establecimiento de Objetivos
9 * 2 = 18 9 50% MODERADO
Identificación de Acontecimientos
7 * 2 = 14 7 50% MODERADO
Evaluación de Riesgos
6 * 2 = 12 6 50% MODERADO
Respuesta a los Riesgos
7 * 2 = 14 6 42.83% ALTO
Actividades de Control
2 * 2 = 4 2 50% MODERADO
Información y Comunicación
6 * 2 = 12 6 50% MODERADO
Supervisión 6 * 2 = 12 6 50% MODERADO
Total 128 72 51.78%
Fuente:Cuestionario de Control Interno COSO ERM aplicado a la S.C.C. Bosna (2014)
Representación gráfica de la tendencia de cada componente
28
Figura 4. Resultados de los componentes del COSO ERM
Fuente: Encuesta del COSO ERM II aplicada a la S.C.C. Bosna (2014)
2.2.7.2. Análisis de entrevista del proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería aplicada al Encargado de las Compras
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRA, ALMACENAMIENTO Y VENTA DE LA MERCADERÍA
Para la aplicación en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería se ha considerado necesario el utilizar un cuestionario de preguntas cerradas, lo cual permitirá evidenciar si se cumple las actividades que se realizan para tener la mercadería en bodega y lista para la venta y para de esta manera evidenciar si utilizan herramientas para el manejo adecuado de las mercaderías.
71,43%
50% 50% 50%
42,83% 50% 50% 50%
Ambiente Interno Establecimiento de Objetivos
Identificación de Acontecimientos Evaluación de Riesgos
Respuesta a los Riesgos Actividades de Control
29
Escala de Evaluación
Tabla 8.Escala de Calificación
CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN Puntos Niveles
SI (CUMPLIMIENTO) 2 CONFIABLE
PARCIAL (C/P) 1 ACEPTABLE
NO (N/C) 0 NO CONFIABLE
Elaboración:
Después de haber obtenido los resultados de la preguntas de la compra, almacenamiento y venta de la mercadería, se califica el nivel de riesgo y confianza de acuerdo a los siguientes intervalos.
Tabla 9.Nivel de riesgo y confianza
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO
10 - 45 BAJO ALTO
46 - 70 MODERADO MODERADO
71 - 100 ALTO BAJO
Fuente:Autora
Resultados de la evaluación del proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería
NC = CT * 100 PT
NC = 15 * 100 22
NC = 68.18%
En base a la aplicación del cuestionario del proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería, se determinó que el nivel de confianza es de 68.18%, representa un nivel de riesgo moderado al igual que a un nivel de confianza moderado.
En el siguiente cuadro de resumen de la evaluación del riesgo y confianza que se obtuvo de la compra, almacenamiento y venta de la mercadería, se determinó el nivel de riesgo por cada actividad que se detalla a continuación.
En donde:
NC= Nivel de Confianza
30
Resumen de evaluación del proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería
Tabla 10.Resumen de la aplicación del cuestionario de compra, almacenamiento y venta
ACTIVIDAD PONDER. TOTAL
CALIF. TOTAL
NIVELES DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
Compra 5 * 2 = 10 5 50 % MODERADO
Almacenamiento 3 * 2 = 6 4 66.67% MODERADO
Venta 3 * 2 = 6 6 100% BAJO
Total 22 15 72.22%
Fuente:Cuestionario Proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería aplicado a la S.C.C.
Bosna (2014)
Representación gráfica de la tendencia de cada actividad
En el caso de la Sociedad Civil y Comercial Bosna, las actividades representan un riesgo moderado ya que en la evaluación no se evidenció una actividad que tenga un riesgo menor en los proceso obteniendo un 72.22% de confianza de las actividades que se desarrollan para la compra, almacenamiento y venta de la mercadería.
Figura 10.Resultados de los componentes del COSO ERM
Fuente: Encuesta del proceso de compra, almacenamiento y venta aplicada a la S.C.C. Bosna (2014) 50%
66,67%
100%
compra almacenamiento venta
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2.2.7.3. Análisis de entrevista de evaluación de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería aplicada al Encargado de Bodega
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN EL PROCESO DE COMPRA, ALMACENAMIENTO Y VENTA DE
LA MERCADERÍA
Para la aplicación de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería, se ha considerado necesario el utilizar un cuestionario de preguntas cerradas, lo cual permitirá evidenciar si utilizan estas herramientas para así tener un manejo adecuado de las mercaderías.
Escala de Evaluación
Tabla 11. Escala de Calificación
CUMPLIMIENTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN Puntos Niveles
SI (CUMPLIMIENTO) 2 CONFIABLE
PARCIAL (C/P) 1 ACEPTABLE
NO (N/C) 0 NO CONFIABLE
Elaboración:
Después de haber obtenido los resultados de la preguntas de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería, se califica el nivel de riesgo y confianza de acuerdo a los siguientes intervalos.
Tabla 12.Nivel de riesgo y confianza
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO
10 – 45 BAJO ALTO
46 – 70 MODERADO MODERADO
71 – 100 ALTO BAJO
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Resultados de la evaluación de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería
NC = CT * 100 PT
NC = 23 * 100 48
NC = 47.91%
En base a la aplicación del cuestionario de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería, se determinó que el nivel de confianza es de 47.91%, representa un nivel de riesgo moderado al igual que a un nivel de confianza moderado.
En el siguiente cuadro de resumen de la evaluación del riesgo y confianza que se obtuvo de la cada herramienta que se pueden utilizar para la compra, almacenamiento y venta de la mercadería, se determinó el nivel de riesgo por cada herramienta que se detalla a continuación.
Resumen de la evaluación de las herramientas que se pueden utilizar en el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería
Tabla 13. Resumen de la aplicación del cuestionario de herramientas para compra, almacenamiento y venta
ACTIVIDAD PONDER. TOTAL CALIF. TOTAL NIVELES DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
Guía de Remisión 3 * 2 = 6 6 100% BAJO
Registro de Ingresos 3 * 2 = 6 4 66.67% MODERADO
Ordenes de Pedido 3 * 2 = 6 2 33.33 % ALTO
Arqueos Documentales 3 * 2 = 6 0 0% ALTO
Kárdex 3 * 2 = 6 5 83.33% BAJO
Arqueos Físicos 3 * 2 = 6 2 33.33% ALTO
Registro de Entrega 3 * 2 = 6 4 66.67% MODERADO
Arqueos Documentales 3 * 2 = 6 0 0% ALTO
TOTAL 48 23 47,92%
Fuente:Cuestionario de Herramientas para el proceso de compra, almacenamiento y venta aplicado a
la S.C.C. Bosna (2014)
En donde:
NC= Nivel de Confianza
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Representación gráfica de la tendencia de cada actividad
En el caso de la Sociedad Civil y Comercial Bosna, las actividades representan un riesgo moderado ya que en la evaluación no se evidenció una actividad que tenga un riesgo menor en los proceso obteniendo un 47.92% de confianza de las herramientas que se pueden utilizar en la compra, almacenamiento y venta de la mercadería.
Figura 11.Resultados de las herramientas que se pueden utilizar en la compra, almacenamiento y venta
Fuente: Encuesta de las herramientas del proceso de compra, almacenamiento y venta aplicada a la S.C.C. Bosna (2014)
100%
66,67%
33,33%
0%
83,33%
33,33%
66,67%
0% Guía de Remisión Registro de Ingresos
Ordenes de Pedido Arqueos Documentales
Kárdex Arqueos Físicos
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2.3. Herramientas de Control de Inventarios para la Sociedad Civil y Comercial Bosna
Figura12.Gráfico de la propuesta
35
2.4. Conclusiones parciales del capítulo
Es importante el uso de la metodología a emplear durante el desarrollo de la investigación ya que de eso depende que la propuesta se realice de una manera adecuada y razonable y de esta manera evidenciar que se está cumpliendo con la metodología mencionada anteriormente.
La gráfica de la propuesta que se pretende desarrollar incluye el COSO ERM, la constatación de si están cumpliendo con el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería y; la utilización de las herramientas durante el proceso anteriormente mencionado.
36
CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Tema: Herramientas de Control de Inventarios para la Sociedad Civil y Comercial Bosna del cantón Otavalo.
Objetivo de la Propuesta: Determinar la situación actual que se lleva a cabo en la empresa en cuanto a la compra, almacenamiento y venta de la mercadería y a su vez establecer herramientas de control de inventarios que ayude a un manejo adecuado de la misma.
Desarrollo de la Propuesta:
3.1. Diagnóstico situacional de la Sociedad Civil y Comercial Bosna
El autor de los formatos FODA, (Wheleen, 2007) sugiere utilizar los siguientes formatos para el desarrollo del siguiente análisis:
3.1.1. Matriz de análisis de los factores internos (IFAS)
Formato 1. Análisis del IFAS (inicia pág. 36)
Valor Calif. Calif. Pond. Comentario F O R T A L E Z A S
1.- (C.C.I.) (A.I. 11) La empresa supervisa el desempeño de cada trabajador en el lugar de trabajo.
0.10 3 0.3 La empresa
cuenta con un adecuado manejo del control dentro de la empresa y las sanciones que se dan por el
incumplimient o de las actividades designadas.
2.- (C.C.I.) (A.I. 21) La institución aplica sanciones a los empleados por actos de comportamiento inadecuados.
0.05 1 0.05
3.- (C.P.C.A.V.) (V.9) La entidad lleva un manejo adecuado de los documentos de compra y venta.
0.15 5 0.75
4.- (C.H.C.A.V.) (G.R.5) La empresa utiliza para el proceso de compra y venta las guías de remisión y su correcto archivo de los mismos.
0.15 5 0.75
5.- (C.H.C.A.V.) (G.R.14) Los kárdex son utilizados para el manejo y control de la mercadería y para los conteos físicos.
0.05 1 0.05
D E B I L I
1.- (C.C.I.) (A.C. 52) La empresa no realiza actividades de control en momentos oportunos.
0.05 1 0.05
La empresa carece de acciones correctivas rápidas para que de esta
2.- (C.C.I.) (I.A. 32) La institución no aplica sanciones inmediatas por el hecho de no tener medidas correctivas de acción inmediata.
0.15 5 0.75
3.- (C.P.C.A.V.) (C.1) La entidad no maneja órdenes de pedido a los proveedores.
