KAVANAGH software 2012
Versión “S”
Release 2012.10.15
Manual del usuario
Indice
Int roducci ón ... i i i
Not as al co men zar ... i i i Có mo e mpe zar a usar el sof t war e ... i v Pant al l a pr i nci pal de K avana gh Sof t war e ... i v
P AR TE I Al t as, baj as y m odi f i caci ones ... 1
Capí t ul o 1 Crear, borrar y m odi f i car edif i ci os ... 2
Dar de al t a un edi f i ci o ... 2
Dat os gener al es ... 2
Por cent ual es y caj as ... 4
Le yendas ... 5
Pl ant i l l as de Impr esi ó n ... 6
Car t a Docu ment o ... 7
Modi f i car dat os de un edi f i ci o ... 8
Recál cul o aut o mát i co de por cent ual es ... 8
Dar de baj a un edi f i ci o ... 8
Capí t ul o 2 Crear, m odi f i car y b orrar uni d ades f unci onal es ... 9
Dar de al t a una uni dad f unci onal ... 9
Al t a del sal do i ni ci al de una uni da d f unci on al ... 10
Por cent ual es de si st e mas de t el e vi si ón por ca bl e ... 11
Sal t eo de uni dades f un ci onal es al e mi t i r r eci bos ... 12
Modi f i car dat os de un a uni dad f unci onal ... 12
Dar de baj a una uni da d f unci onal ... 12
P AR TE II O peraci ones ... 13
Capí t ul o 3 Li qui daci ó n de e xpen sas ... 14
Li qui daci ón t e mpor ar i a ... 14
Gener aci ón de una nue va l i qui daci ó n de ex pe nsas... 15
Li qui daci ón de un gast o par t i cul ar ... 18
Gener aci ón de mo vi mi ent os ext r as de caj a ... 19
Ci er r e de una l i qui dac i ón ... 19
Rehacer o edi t ar u na l i qui daci ón ... 20
Conf ecci ón de una l i q ui daci ón ext r aor di nar i a ... 21
I mpr esi ón de l i qui daci ones de expe nsas ... 22
Capí t ul o 4 Cobro de e xpensas ... 23
Consi der aci ones i ni ci a l es ... 23
In gr esar u na cobr an za de expensas ... 23
Acr edi t aci ón aut o mát i ca ... 24
Acr edi t aci ón ma nual ... 24
Bor r ado de una cobr an za ... 25
Cobr o de expensas por adel ant ado ... 26
Bor r ado de una cobr an za p or adel ant ado ... 27
I mpor t aci ón de Cobr a nzas de Si st e mas de P ago ... 27
Cobr an zas p or Pr opi et ar i o ... 28
Capí t ul o 5 Deudas j udi ci al es ... 29
Consi der aci ones i ni ci a l es ... 29
Pasaj e de una deuda a abo gado ... 29
Cobr an za de una de ud a j udi ci al ... 30
P AR TE III H erram i ent as ... 31
Capí t ul o 6 Tabl as del si st em a... 32
T abl as del si st ema ... 32
T abl a de l ocal i dades ... 32
T abl a de pi sos ... 32
T abl as de r ubr os de l o s edi f i ci os ... 33
T abl as de gast os pr ede f i ni dos de l os edi f i ci o s ... 34
Capí t ul o 7 H erram i ent as ... 35
Reor denar ar chi vos ... 35
Capí t ul o 8 Usuari os ... 36
Conf i gur aci ón de usua r i os y per mi sos ... 36
Cr eaci ón de u n usuar i o ... 37
Bor r ado de un usuar i o ... 37
P AR TE IV Em i si ón de l i st ados ... 38
Capí t ul o 9 Li st ados de dat os pri nci pal es ... 39
Dat os pr i nci pal es de e di f i ci os ... 39
Dat os pr i nci pal es de u ni dades f unci onal es ... 39
Dat os de u ni dades f un ci onal es por mont o de expensas .... 39
Capí t ul o 1 0 Li st ados de operaci o nes real i zadas ... 40
Sal dos de u ni dades f u nci onal es ... 40
Ran ki n g de deudor es ... 40
Ant i güedad de deudor es ... 40
E mi si ón de Car t as Doc u ment os aut o mát i cas ... 41
Deudas j udi ci al es ... 41
Cobr an zas p or f echa ... 41
Cobr an zas p or edi f i ci o ... 41
Cobr an zas p or uni dad f unci onal ... 42
Adel ant os a desc ont ar de f ut ur as expensas ... 42
Li st ado de mo vi mi ent os de caj a ... 42
Li br o Di ar i o de edi f i ci o ... 43
Resu me n de cue nt a de uni dades f unci onal es ... 43
Recál cul o de de uda de una uni dad f unci onal ... 43
Capí t ul o 1 1 Li st ados de m ant eni m i ent os real i zad os ... 44
Mant eni mi ent os r eal i zados por edi f i ci o ... 44
Mant eni mi ent os r eal i zados por uni da d f unci onal ... 44
AP É N D I C E I Acerca del s of tw are ... 45
Capí t ul o 1 2 Ver m ej oras p or vers i ón ... 46
Capí t ul o 1 3 Acerca de ... ... 47
Capí t ul o 1 4 Ver m anu al ... 48
A P É N D I C E I I Servi ci os F TP ... 49
Capí t ul o 1 5 K AB - K avanagh A ut o B acku p ... 50
Ej ecut ar K AB de mane r a manual ... 50
Pr o gr a maci ón de K AB ... 51
Capí t ul o 1 6 Soport e F TP ... 52
Subi da de ar chi vos par a su r e vi si ón ... 52
Introducción
Bienvenido a Kavanagh Software®, el sistema más ágil y versátil para su Administración de Consorcios.Kavanagh Software® le facilita la organización de su Administración. Le permite utilizar diferentes reglas de liquidación para cada edificio. Puede personalizar los edificios de manera que cada uno puede tener diferentes salidas de liquidación: detalles de gastos, cuadros de prorrateos, etc.
El ideal de un buen software es aquel que permite “emular” la realidad; es decir, CADA operación que se realice (cobranzas, pagos, etc.), debería poder ser consultada en cualquier momento del día en el sistema.
La filosofía de Kavanagh Software® es el “día a día”. Para que un programa le dé información “al día”, debe ser “alimentado” “al día”. Esto significa que, informando al programa de CADA operación que se realiza, obtendremos lo mejor de nuestro sistema, ganando en eficiencia y reduciendo los tiempos de respuesta hacia nuestros clientes, los consorcistas.
Kavanagh Software® le permite llevar de manera eficiente las cuentas de las unidades funcionales, simplificar el manejo de deudas judiciales o en trámite legal.
Más de 15 diferentes listados le muestran desde los saldos de las unidades funcionales, hasta los deudores que deben “n” meses o más para la emisión de cartas documento automáticas, recalcular deudas a una fecha y a un interés determinado y mucho más.
Notas al comenzar
Las listas desplegables, ( ) salvo durante la edición de una liquidación de expensas, pueden ser desplegadas simplemente presionando la flecha hacia debajo de su teclado. También se pueden ingresar datos en estas listas simplemente tipeando las primeras letras.
En cualquier pantalla donde se requiera ingresar varios campos, usted podrá utilizar las flechas hacia arriba y hacia abajo de su teclado así como también la tecla «TAB» o «SHIFT+TAB» para pasar al campo posterior o anterior respectivamente, o presionando «ENTER» únicamente para pasar al campo siguiente.
Cortes de luz: Es muy común, en la gran mayoría de los programas de gestión que, ante
una interrupción de la energía eléctrica durante un proceso largo, el usuario no sepa hasta dónde se cargó y qué quedó sin procesar, con el consecuente llamado a la empresa fabricante del programa y la engorrosa pérdida de tiempo provocada.
Por ello, en KAVANAGH, por razones de seguridad de los datos y para mantener la integridad de los mismos intacta, en todo proceso repetitivo (carga de cobranzas, carga de gastos de una liquidación, etc.), los datos no son realmente grabados hasta que usted hace clic en «Aceptar» indicándole al programa la finalización de ese proceso.
Esto significa que, en caso de un corte de energía, si todavía no hizo clic en «Aceptar», usted sabe con certeza que NADA de lo que estaba cargando fue grabado.
Cómo empezar a usar el software
La forma recomendada de comenzar a utilizar el software en un edificio es definir un momento de “quiebre”, que generalmente será una última liquidación hecha por otra administración u otro programa.
Una vez definido este momento, comenzaremos por:
Ingresar el edificio al programa con sus correspondientes cajas copiando los valores de aquella última liquidación.
Dar de alta las unidades funcionales del edificio indicándole al programa que TODAS deben, como mínimo, dicha última liquidación para después ir cargando las cobranzas de dicha liquidación ya en Kavanagh Software.
Una vez completados estos pasos, ya podremos proceder al detalle de gastos que figurarán en la primera liquidación hecha con Kavanagh Software.
Pantalla principal de Kavanagh Software
Barra de herramientas “Bases”
Barra de herramientas “Operaciones”
Barra de herramientas “Listados más utilizados” Alta, baja y
modificación datos de: -Edificios
-Unidades Funcionales
-Cobro de expensas
-Cobro de expensas por adelantado -Liquidación de expensas
-Saldos de unidades funcionales -Resumen de cuenta de unidad funcional
-Recálculo de deuda -Cobranzas por edificio -Diario de edificio Nueva Barra de herramientas “Ayuda” -Manual inteligente -Ayuda general -Novedades
-Opciones de Soporte Técnico -Acerca de…
PARTE I
Altas, bajas y modificaciones
Capítulo 1
Edificios
En este capítulo aprenderá a ingresar edificios al sistema para su administración, cómo dar de baja edificios o cómo modificar datos de esos edificios.
porcentuales y cajas
recálculo automático de porcentuales
intereses por mora
opciones de redondeo
plantillas de liquidación (detalle de gastos, prorrateo...)
implementar sistemas de pago como Pago Fácil o Rapipago
vincular edificios con cuentas bancarias
y mucho más...
Capítulo 2
Unidades Funcionales
Se explica cómo dar de alta, modificar datos o dar de baja unidades funcionales.
cómo ingresar una unidad funcional con deuda preexistente, ya sea común o con juicio pendiente de resolución
CAPITULO 1
Crear, borrar y modificar edificios
Dar de alta un edificio
Tanto el alta de un edificio en el sistema como el alta de sus correspondientes unidades funcionales son los puntos más críticos de todo el manejo de Kavanagh, por lo cual deberá tenerse especial cuidado al momento de ingresar estos datos para evitar obtener información incorrecta en un futuro.
Los datos ingresados aquí serán mostrados de idéntica manera en los informes de liquidación: detalle de gastos, cuadro de prorrateo, etc.
NOTA: Cada edificio es una entidad independiente, con sus propias condiciones, manejos
y salidas impresas.
Para ingresar un edificio nuevo Datos Generales (fig. 1.a.)
Del menú Bases seleccione Edificios o haga clic en el icono de la barra de herramientas.
Asigne un número, del 1 al 99, al edificio nuevo y presione «ENTER». Con este número será conocido de aquí en adelante este edificio y, en cualquier campo, donde se le pida en un futuro el número de edificio, será este número el que deberá ingresar.
Ingrese la dirección del edificio a administrar.
Ingrese el código postal del edificio. El programa le aceptará tanto el formato viejo de 4 números (1234) como el formato nuevo de una letra, cuatro números y tres letras (C1234AAA).
Ingrese la localidad donde está situado el edificio. Si la localidad que usted necesita no existe en la tabla, no es necesario que usted salga de esta pantalla, pierda lo cargado y vaya a la tabla de localidades para dar de alta la nueva localidad y volver a esta pantalla para empezar de nuevo; simplemente puede dar de alta una nueva localidad haciendo clic en
Ingrese la condición frente al I.V.A. y el correspondiente número de C.U.I.T. del edificio.
Ingrese el número de identificación del edificio en el S.U.T.E.R.H.
Ingrese el porcentaje de interés mensual que cobrará por mora en este edificio.
Indíquele al programa si este interés será calculado por períodos completos (“P”) o por días (“D”). Kavanagh Software le permite calcular, si usted así lo desea, intereses por día.
Ingrese (opcional) un porcentaje de segundo interés. Este valor estará íntimamente relacionado con el 2º vencimiento de la liquidación de expensas, si es que usted asigna
manera manual, en la línea correspondiente a los intereses usted ingresa $ 1 y en la línea correspondiente al capital le indica al programa que el capital ha sido abonado por completo.
Caso I: No registra
En el resumen de cuenta de la Unidad Funcional figurará -una línea con “Intereses 05/2009 al 28/06/09” por $1 -una línea con “Pago intereses 05/2009 al 28/06/09” por $1 -una línea con “Pago expensas 05/2009” por $100
Caso II: Se registra
En el resumen de cuenta de la Unidad Funcional figurará -una línea con “Intereses 05/2009 al 28/06/09” por $3
-una línea con “Quita sobre intereses 05/2009 al 28/06/09” por $2
-una línea con “Pago intereses 05/2009 al 28/06/09” por $1 -una línea con “Pago expensas 05/2009” por $100
La casilla “No cobra intereses en mes”, como su nombre lo indica, le permitirá indicarle al programa que, pasando por encima de cualquier otra condición, no se cobren intereses mientras se esté dentro del mes del vencimiento de la liquidación.
Especifique el tipo de redondeo que utilizará para este edificio.
“2” decimales (no se redondea)
“1” decimal (se redondea a la decena de centavos)
“0” decimales (al peso)
o “U” para utilizar el número de unidad funcional como decimales de la liquidación de expensas.
No se redondean adelantos, ni deudas ni intereses, sólo expensa pura del mes.
Si este edificio es cobrado por algún sistema de cobranza como Pago Fácil o Rapipago, selecciónelo de la lista y, a su vez, ingrese el código asignado por la empresa, que le permitirá al programa generar el código de barras compatible con dicho sistema de cobranza.
Porcentuales y Cajas (fig. 1.b.)
Habilite los porcentuales que va a manejar en este edificio. En este mismo paso, usted puede asignarle a los porcentuales “nombres de fantasía” (que pueden ser utilizados como encabezados de las columnas del cuadro de prorrateo, tales como “Cocheras” en lugar de “B”, “Cable” en lugar de “D”)
Puede también, completando los correspondientes campos “Prorrateo fijo”, indicarle al programa si hay prorrateo fijo para que el programa lo “recuerde” al momento de cerrar una expensa.
Los botones “Recalcular ...” se encuentran deshabilitados durante el alta de un edificio dado que todavía no se ingresaron los porcentuales correspondientes de las unidades funcionales, por ende, no hay porcentuales a “recalcular”
En la grilla inferior, detalle la/s caja/s del edificio con sus correspondiente/s nombre/s (“Fondo Operativo”, “Resumen de Ingresos y Egresos”). La primera caja se crea automáticamente al generar un edificio nuevo. Si desea crear más de una caja haga clic en el botón . Indíquele al programa qué porcentual/es participa/n de dicha/s caja/s. Lo que le estamos indicando al programa es que, al momento de ingresar una cobranza, reparta los importes correspondientes a los porcentuales según este esquema y también de qué caja saldrán los gastos por cada porcentual.
Hacia la derecha encontraremos los campos correspondientes a “Saldo Anterior”, “Cobrado por A”, “Cobrado por B”, “Cobrado por C”, “Cobrado por D”, “Cobrado por E”, “Cobrado por Deuda”, “Cobrado por Intereses”, “Cobrado por Adelantos”, “Redondeo” y “Saldo Actual”. Al comenzar con un edificio nuevo, iremos colocando en las correspondientes columnas lo que figura en la caja de una última liquidación que tomaremos como modelo, ya sea hecha con otro programa o por otra administración; entonces en “Saldo anterior” colocaremos el saldo anterior de esa última liquidación, en “cobrado por A” (por ser la primera vez), lo cobrado por expensas y así hasta completar todo lo cobrado generándose un saldo que es el saldo previo a nuestra primera liquidación con Kavanagh Software.
Marcando la casilla le indicaremos al programa que al emitir el detalle de gastos, de tener más de una caja en el edificio, nos resuma la información de las cajas en una “caja consolidada”
Marcar la casilla nos permitirá pedirle al
programa que en los cuadros de prorrateo nos muestre separadas las deudas de períodos ordinarios de extraordinarios.
Ejemplo:
Una U.F. nos adeuda 7 períodos ordinarios y 2 extraordinarios y esta casilla está marcada
-si estamos liquidando un nuevo período ordinario, en el cuadro de prorrateo el programa colocará en la columna “deuda” la suma de los capitales de los 7 períodos ordinarios adeudados
-si estamos cerrando una extraordinaria en el cuadro de prorrateo, Kavanagh nos mostrará la suma de los capitales de los 2 períodos extraordinarios adeudados
Leyendas (figs. 1.c. y 1.d.)
En “Leyenda” usted puede ingresar notas adicionales del largo que desee, que podrán aparecer, a su elección, tanto en el detalle de gastos como en el cuadro de prorrateo.
En “Leyenda extendida” se podrán ingresar más notas adicionales pudiendo además asignarle formato al texto desde la barra de herramientas “Formato de texto de leyenda extendida” (negrita, tipografía, etc.).
Figura 1.c. Barra de herramientas para aplicar formato
Esta “leyenda extendida” tiene ciertas limitaciones (Kavanagh Software no intenta ser un procesador de textos):
saldrá en una página aparte y
deberá tener como máximo una página de longitud. Si el texto sobrepasa una página se cortará automáticamente.
Plantillas de impresión (fig. 1.e.)
En esta solapa se podrá especificar qué plantillas serán utilizadas para los informes de liquidación del edificio. Un juego de plantillas estándar es desarrollado por Kavanagh, según sus requerimientos, al momento de la compra del programa, pero ud. puede personalizar la plantilla de algún edificio ya sea porque lleva alguna leyenda fija especial (un número de cuenta bancaria, por ejemplo), ya sea porque desea presentar la liquidación de expensas de este edificio con otra apariencia.
El juego de plantillas desarrollado a medida y entregado junto con el software, generalmente, consta de dos plantillas de detalle de gastos (una para mes vencido, “detalle.frx” y otra para liquidaciones por mes adelantado, “detaadel.frx”), cinco cuadros de prorrateo (“prorraa.frx”, “prorrab.frx”, “prorrac.frx”, “prorrad.frx” y “prorrae.frx”), un cuadro de cobranza (“cob.frx”), un recibo de expensas (“recibo.frx”) y dos plantillas para balance (“balance mes vencido.frx” y “balance mes adelantado.frx”)
En los diferentes campos usted podrá especificar qué plantillas se utilizarán al momento de imprimir la liquidación de expensas, pero sólo necesitará completar estos campos si no se usarán las plantillas estándar entregadas con la compra del programa.
Si el campo “Detalle de gastos” queda en blanco, el programa automáticamente buscará y utilizará la plantilla estándar “detalle.frx”
Si “Cuadro de prorrateo” queda en blanco, el programa automáticamente buscará y utilizará la plantilla correspondiente a los porcentuales habilitados en el edificio; es decir, si hay habilitado sólo “A” buscará “prorraa.frx”, si hay “A” y “B” buscará “prorrab.frx”, y así con los demás porcentuales.
Si el campo “Cuadro de cobranza” queda en blanco, Kavanagh Software buscará y utilizará automáticamente la plantilla estándar “cob.frx”
Si “Recibo de expensas” queda en blanco, el programa automáticamente buscará y utilizará la plantilla estándar “recibo.frx”
A la derecha de cada renglón encontrará un botón que le permitirá elegir de la lista de plantillas correspondientes a cada ítem la que desea utilizar de aquí en adelante.
Para los detalles de gastos, le mostrará todas las plantillas cuyo nombre comience con DET
Para el cuadro de prorrateo, le mostrará todas las que comiencen con PRO
Para el cuadro de cobranza, le mostrará todas las que comiencen con COB
Para los recibos de expensas, le mostrará todas las que comiencen con REC
Para el balance anual, le mostrará todas las que comiencen con BAL
Para los avisos de pago, le mostrará todas las que comiencen con AVI
Para las cartas documento, le mostrará todas las que comiencen con CAR Simplemente, seleccione de la lista la que decida y haga clic en «Aceptar»
Carta Documento (fig. 1.f.)
Kavanagh Software le permite generar de manera automática Cartas Documento de intimación de pago con el formato de Correo Argentino para aquellos copropietarios que deban 3 meses o más, por ejemplo. Para ello, usted puede ingresar un texto modelo en este campo que luego será utilizado al emitir el “Listado de Antigüedad de deudores”, listado que nos informa qué unidades funcionales nos deben “n” meses o más.
Para insertar los diferentes “campos” («dirección», «uf», etc.) simplemente haga clic con el botón derecho del mouse en el lugar donde quiera insertar dicho campo.
El botón le permitirá borrar el contenido de manera completa.
Haciendo clic con el botón derecho del mouse también podrá “Copiar texto de edificio...”, es decir, estando en la ficha de un edificio con el texto en blanco, le permitirá copiar un texto ya tipeado en la ficha de otro edificio.
Una vez tipeado un texto modelo, también podrá decirle al programa que copie este texto en la ficha de todos los edificios haciendo clic con el botón derecho del mouse y seleccionando la opción “Utilizar este texto en todos los edificios”.
EJEMPLO DE CARTA DOCUMENTO DE INTIMACIÓN DE PAGO Texto modelo:
En mi carácter de Administrador del Consorcio de Propietarios de la calle «direccion», «localidad» intimo a Ud. propietario de la Unidad Funcional nº «uf», «piso» «depto» a que en el plazo de 48 horas de recibida la presente abone la cantidad de $ «totexp» («letras(totexp)») adeudados, bajo apercibimiento de demandar judicialmente ....
Texto final procesado:
En mi carácter de Administrador del Consorcio de Propietarios de la calle Lavalle 9999, Capital Federal intimo a Ud. propietario de la Unidad Funcional nº 145, 14º J a que en el plazo de 48 horas de recibida la presente abone la cantidad de $ 1.356,43 (Mil trescientos cincuenta y seis con cuarenta y tres centavos) adeudados, bajo apercibimiento de demandar judicialmente ....
Modificar datos de un edificio
Del menú Bases seleccione Edificios o haga clic en el icono de la barra de
herramientas.
Ingrese el número del edificio del cual quiere modificar algún dato o que quiere dar de baja y presione «ENTER».
Para modificar cualquier dato del edificio diríjase al campo correspondiente y reemplace el valor existente por el nuevo valor, el cual tendrá efecto de aquí en adelante.
Para registrar de modo definitivo cualquier cambio, incluyendo los cambios de plantillas o de redondeo, haga clic en «Aceptar».
Recálculo automático de porcentuales
La opción de recálculo automático de porcentuales tiene dos finalidades bien concretas:
Copiar los datos de un porcentual en otro (al habilitar un nuevo porcentual)
Recalcular automáticamente los porcentuales de sistemas de cable basándose en la cantidad de unidades funcionales que participan del gasto.
Una vez ingresado en la pantalla de los datos del edificio, diríjase a la solapa “Porcentuales y Cajas”
Haga clic en el botón “Recalcular ...” correspondiente al porcentual que desee recalcular
En el primer caso, seleccione la opción “Copiar valores de:” y seleccione, de la lista, de qué porcentual se copiarán los valores en el nuevo porcentual.
En el segundo caso, seleccione la opción “Calcular según cant. UF” y marque la unidad funcional que se agrega o quítele la marca a la unidad funcional que no participará más de este porcentual. El programa recalculará por usted automáticamente los porcentuales de todas las unidades funcionales, evitándole tener que ingresar a la ficha de cada unidad funcional y modificar los porcentuales manualmente.
CAPITULO 2
Crear, modificar y borrar unidades funcionales
Dar de alta una unidad funcional
Este es el punto más crítico de la utilización del software.
Dado que Kavanagh Software no produce anatocismo, esto es en pocas y claras palabras, la práctica común de capitalizar interés o cobrar interés sobre interés o “interés sobre saldo” como también se lo suele denominar, en el momento de dar de alta una unidad funcional con una deuda preexistente, usted deberá detallar el capital de cada mes adeudado para que el programa calcule apropiadamente los intereses correspondientes a cada uno de esos meses por separado.
A medida que va dando de alta unidades funcionales de este edificio, la ventana le mostrará en la parte inferior la suma total de cada porcentual para su verificación.
NOTA: Si no conoce la composición del saldo deudor mes por mes de una unidad
funcional, es preferible que no la dé de alta hasta tener perfectamente desglosado dicho saldo. De esta manera, evitará futuros posibles inconvenientes. Usted puede dar de alta la unidad funcional e indicarle a KAVANAGH que el saldo deudor total corresponde a un
solo mes, pero eso producirá anatocismo sobre el importe informado.
Para dar de alta una unidad funcional (fig. 2.a.)
Del menú Bases seleccione Unidades Funcionales o haga clic en el icono de la barra de herramientas.
Tipee el número del edificio si lo conoce o elíjalo de la lista.
Ingrese el número de la nueva unidad funcional (del 1 al 999) y presione «ENTER». Con este número va a ser diferenciada de aquí en más esta unidad funcional.
Ingrese el piso correspondiente a la unidad funcional tomándolo de la lista.
Ingrese la letra correspondiente (opcional, en el caso de un departamento) o el número correspondiente (opcional, en el caso de una cochera o baulera). (*)
Ingrese la superficie del departamento, la cantidad de ambientes y la ubicación (“F”rente, “L”ateral, “C”ontrafrente) (*)
Ingrese el teléfono de la unidad funcional.(*)
Ingrese apellido y nombre del propietario.(**)
Ingrese la dirección del propietario en el caso en que no viva en esta unidad funcional.(*)
Ingrese el teléfono del propietario en el caso en que el departamento sea para renta y el propietario tenga otra vivienda, Puede ingresar un celular.(*)
Ingrese el nombre del inquilino.(*)
Ingrese el teléfono del inquilino. Este campo sirve para ingresar un 2º teléfono (oficina, celular) para ubicar al inquilino.(*)
Ingrese el vencimiento del contrato de locación.(*)
Ingrese los porcentuales de gastos a prorratear en esta unidad funcional. El programa acepta hasta 4 decimales para los porcentuales.
La casilla “Saltea al emitir recibos” le permitirá marcar esta unidad funcional para que sea salteada al momento de imprimir los recibos de expensas. Esto puede ser útil en el caso de unidades con deudas judiciales o de unidades cuyos pagos se sabe que suelen ser parciales, en cuyo caso, el recibo emitido termina siendo reemplazado cada mes por un recibo manual por el monto realmente abonado.
Ingrese el saldo deudor de la unidad funcional.
Si la unidad funcional que está dando de alta no posee deuda, simplemente, presione «ENTER» y quedará ingresada al sistema.
presione «ENTER» confirmando el alta de esta unidad funcional, se abrirá una ventana (fig. 2.b.) donde detallará la composición exacta de ese saldo deudor (capital de cada mes adeudado) desde el mes más antiguo al más reciente. Por cada mes adeudado ingrese mes en formato mm/aaaa, “P” o “E” según el período adeudado corresponda a una liquidación primaria o extraordinaria, vencimiento de ese mes en formato dd/mm/aa, marque la casilla de Juicio en caso de que dicha deuda sea judicial y el monto correspondiente al capital de ese período. Para finalizar este detalle haga clic en «Aceptar»
Si esta unidad funcional tiene un saldo negativo, es decir, tiene dinero a cuenta (adelanto) a descontar de próximas liquidaciones, ingrese dicho saldo con signo negativo.
Al completar estos pasos el programa ya quedará listo para ingresar la siguiente unidad funcional numerándola automáticamente
(*)
Estos campos no son imprescindibles para liquidar expensas. Son opcionales.
(**)
Si bien este campo puede estar en blanco, no se recomienda dado que este es el nombre que aparecerá en todos los informes de liquidación: cuadro de prorrateo, recibo, etc.
Porcentuales de sistemas de televisión por cable
La mayoría de las administraciones ha optado por colocar siempre el cable en un porcentual separado del resto de los gastos, debido a que:
a) le corresponde sólo a algunas unidades funcionales y,
b) el número de unidades funcionales afectadas puede variar mes a mes con nuevas suscripciones o bajas de unidades funcionales.
Procedimiento para detallar de manera clara el servicio de televisión por cable
1. Averiguar qué porcentaje de la factura le corresponderá a cada unidad funcional suscripta. Para ello, dividir el monto total del ABONO BASICO entre la cantidad de unidades funcionales suscriptas, por ejemplo: si son 7 unidades funcionales, a cada una le corresponderá el 14,2857% del total del abono básico (100% del abono dividido 7 unidades funcionales).
2. Asignar dicho porcentaje en la columna elegida (“E”, por ejemplo) a cada unidad suscripta.
Bocas adicionales y gastos agregados al abono básico
Todo gasto extra como ser bocas adicionales, servicios técnicos a cargo del cliente o cualquier otro concepto que no se encuentre comprendido en el abono básico será detallado como GASTO PARTICULAR en la liquidación de expensas, generalmente en el mismo porcentual que el abono básico.
Recálculo de porcentuales de cable ante nuevas altas o bajas
En la solapa “Porcentuales y Cajas” de la ficha de cada edificio, encontrará, a la derecha de los porcentuales, botones que le permitirán recalcular automáticamente los porcentuales de todas las unidades funcionales de un edificio.
Para recalcular los porcentuales de cable ante el alta o la baja de alguna unidad funcional:
Seleccione EDIFICIOS de la sección BASES o haga clic en el icono de la
barra de herramientas
Ingrese el número del edificio y presione «ENTER» Seleccione la solapa “Porcentuales y Cajas”
Haga clic en el botón “Recalcular ...” según el porcentual asignado al cable Una vez en la nueva ventana, seleccione la opción “Calcular según cant. UF” y
marque la unidad funcional que se agrega o “des-marque” la unidad funcional que se da de baja y haga clic en «Aceptar». El programa recalculará automáticamente el porcentual correspondiente a cada unidad funcional que participe de este gasto.
Salteo de unidades funcionales al emitir recibos de expensas o avisos de pago
Muchas veces hay recibos de expensas que no vale la pena imprimir dado que, por ejemplo, el propietario vive en el interior del país y viene a pagar cada dos o tres meses, o la unidad funcional está en juicio y hasta que no se resuelva el mismo no tiene sentido imprimir todos los meses el recibo de dicha unidad funcional, etc.
Kavanagh Software le permite marcar unidades funcionales para que sean salteadas al momento de emitir los recibos de expensas o avisos de pago; es decir, si marca la unidad funcional nº 15, por ejemplo, y, al momento de emitir los recibos de expensa o los avisos de pago, selecciona desde la U.F. nº 1 a la nº 23, saldrán todas menos la 15.
Simplemente marque la casilla “Saltea al emitir recibos” y el recibo de esta unidad funcional no se emitirá hasta tanto usted le saque la marca a dicha casilla.
NOTA: Esto no implica que el recibo no se genere. El recibo es generado, solamente que es salteado al momento de imprimir. Esto quiere decir que si usted salteó el recibo de esta unidad funcional en un determinado mes, sacándole la marca a la ficha de la unidad funcional, podrá emitir el recido de ese mes de esta U.F.
Modificar datos de una unidad funcional
De la sección Bases seleccione Unidades Funcionales o haga clic en el icono de la barra de herramientas
Ingrese el número del edificio al que corresponde la unidad funcional de la cual desea modificar algún dato o que quiere dar de baja y presione «ENTER».
Ingrese el número de unidad funcional a modificar o a dar de baja.
Para modificar cualquier dato diríjase al campo correspondiente y reemplace el valor
existente por el nuevo valor, el cual tendrá efecto de aquí en adelante.
Haga clic en «Aceptar»
Dar de baja una unidad funcional
Para dar de baja una unidad funcional, una vez ingresado en la pantalla como para modificar haga clic en el botón y confirme haciendo clic en “Sí”.
NOTA: Dar de baja una unidad funcional significa borrar TODA información
correspondiente a la misma, incluyendo todos los movimientos generados a lo largo del tiempo correspondientes a esta unidad funcional.
Generalmente una U.F. se da de baja cuando hubo algún error en la carga inicial, por eso son borrados también los movimientos generados automáticamente al darla de alta. Si el motivo por el cual quiere dar de baja la U.F. es que ya no administra más el edificio, directamente dé de baja el edificio y los movimientos que dieron origen a las liquidaciones de expensas quedarán intactos, útil en el caso de una auditoría.
PARTE II
Operaciones
Capítulo 3
Expensas
El capítulo 3 nos explica:
cómo liquidar expensas
la manera de incorporar gastos particulares en las expensas
imprimir una liquidación temporaria para su control y cierre
rehacer una liquidación en minutos, aún después de impresa
cómo confeccionar una liquidación extraordinaria
Capítulo 4
Cobro de expensas
Aprenderemos:
cómo ingresar cobranzas
los conceptos de acreditación automática y manual
a cobrar expensas por adelantado a ser descontadas en futuras liquidaciones
a cargar cobranzas por propietario
Capítulo 5
Deudas judiciales
Aprenderemos:
diferencia entre deuda común y judicial
cómo “pasar una deuda a abogado”
CAPITULO 3
Liquidación de expensas
Liquidación de expensas
Este ítem de menú se utiliza para:
Entrar a una liquidación temporaria ya existente de un edificio para su edición, control, corrección y cierre.
Crear una liquidación temporaria con texto libre (similar a una planilla de cálculo)
Crear una liquidación temporaria a partir de la última liquidación de un edificio haciendo uso del botón para cambiar solamente los importes, números de cuota, números de factura y cerrar una liquidación en pocos minutos
Liquidación temporaria
Liquidación temporaria es toda liquidación creada a partir de los movimientos generados por los diferentes usuarios, y que todavía no ha sido cerrada a fin del mes.
Las liquidaciones temporarias se crean con el primer gasto que un usuario ingrese y van creciendo día a día con el ingreso sucesivo de gastos hasta que llega el momento de la confirmación y cierre.
Al ingresar a Liquidación de Expensas y colocar el número de edificio a liquidar, el programa le avisará automáticamente si hay temporaria/s ya creada/s y, en caso de confirmar la carga le mostrará una ventana para que elija cuál quiere editar y/o cerrar. Las letras “P” identifican a las liquidaciones primarias y las “E” identifican a las liquidaciones extraordinarias (fig. 3.a.)
Generación de una nueva liquidación de expensas (fig. 3.b.)
Si usted desea generar una liquidación nueva, por el momento temporaria:
a partir de un gasto que va a ingresar y que aparecerá en la liquidación tal
cual usted lo tipea
a partir de la última liquidación del edificio, importando esta para cambiar importes, números de cuota y/o facturas
Del menú Operaciones seleccione Liquidación de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese el número de edificio a liquidar
Ingrese la fecha de cierre de la liquidación (generalmente el último día del mes)
Si lo desea, haga clic en el botón para importar la última liquidación de este edificio y crear una nueva a partir de ella. Una vez que pasa al cuerpo de la liquidación este botón estará deshabilitado. De esta manera, evitará duplicar gastos al importar la última liquidación más de una vez
Ingrese el período a liquidar. Kavanagh Software automáticamente completará este campo basándose en el último mes liquidado en este edificio.
Ingrese el o los vencimientos correspondientes. Recuerde que el 2º vencimiento está íntimamente relacionado con el 2º interés detallado en la ficha del edificio. Ingrese un 2º vencimiento si va a recargar con un interés adicional las cobranzas realizadas entre el 1er vencimiento y este 2º.
Figura 3.b. Generación de una nueva liquidación de expensas
Detalle gasto por gasto
rubro (hasta 250 letras)
descripción del gasto (hasta 250 letras); desplegando la lista encontrará los gastos predefinidos de este edificio (vea página 34)
porcentual y
monto Si está en el campo RUBRO
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» sube una línea.
«ENTER» confirma el rubro y pasa al campo “Descripción”.
La barra espaciadora le permitirá desplegar la tabla de rubros para seleccionar el rubro del gasto a liquidar. Si desea agregar un rubro nuevo a la lista haga clic en el botón
Si está en el campo DESCRIPCION
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» vuelve al campo RUBRO.
«ENTER» confirma la descripción y pasa al campo correspondiente al
porcentual.
Haciendo clic en el botón el programa le permitirá crear un nuevo gasto
predefinido (fig. 3.c.) (ver pág. 34). Ingrese el texto tal cual como quiere
que figure en la liquidación de gastos, el rubro en el que usualmente se liquida este gasto, la U.F. a la que se le liquidará este gasto (en caso de ser un gasto particular), el porcentual y el monto, en caso de ser un monto fijo.
Figura 3.c. Alta de un Gasto Predefinido
Si está en el campo correspondiente al PORCENTUAL
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» vuelve al campo DESCRIPCION
«ENTER» confirma el porcentual y pasa al campo “Monto”
La barra espaciadora le permitirá desplegar la lista de porcentuales del edificio
Si está en el campo MONTO
Las flechas hacia arriba o abajo de su teclado le servirán para subir o bajar por los diferentes gastos
«ESC» vuelve al campo correspondiente al PORCENTUAL.
«ENTER» confirma el monto y pasa al gasto siguiente o genera un nuevo
renglón en blanco Encontrándose en cualquier campo
Presionando F1 o haciendo clic en el botón podrá obtener una vista previa de la liquidación tal cual como saldría impresa.
Presionando F2 o haciendo clic en el botón podrá, cuantas veces lo desee, pre-ver el prorrateo, con las deudas e intereses incluidos a medida que va detallando gastos para ir evaluando el incremento en las expensas con cada gasto nuevo agregado. Aparecerá una ventana completada automáticamente por el programa según el caso:
Figura 3.d. Montos a prorratear según Figura 3.e. En el porcentual A se fijó un gastos detallados. monto fijo a prorratear
Presionando F2 o haciendo clic en el botón puede visualizar lo prorrateado en el último mes (fig. 3.f.) y copiarlo haciendo clic en «Aceptar»
Figura 3.f. Prorrateo de la última liquidación
Confirme o modifique cada monto y presione «ENTER» para acceder a una ventana (fig. 3.g.) que contiene, en forma de tabla, los montos a pagar correspondientes a cada unidad funcional por porcentual de expensas. Usted puede “navegar” por esta tabla con las flechas de dirección de su teclado.
Esta ventana le muestra exactamente cómo saldrán el cuadro de prorrateo y el recibo por expensas si cierra la expensa en este momento.
Si lo desea, haciendo clic en el botón , puede imprimir
este “Prorrateo Estimado” en forma de tabla para su control previo al cierre.
Figura 3.g. Vista previa, en forma de tabla, del prorrateo
Presionando F3 o haciendo clic en el botón tendrá la posibilidad de pasar un gasto a otra temporaria, tanto del mismo edificio como de otro. Esto le sirve, por ejemplo:
si se cargó por error un gasto en un edificio que, en realidad, correspondía a otro, o
si simplemente decide que un gasto no va a ir en este período sino en uno posterior
No es necesario que la liquidación temporaria de destino exista previamente; se puede generar una nueva a partir de este proceso. Al presionar F3 aparecerá una lista (fig. 3.h.) con las liquidaciones temporarias ya existentes del mismo edificio y un renglón con “??/????” para que usted seleccione en caso de querer generar una liquidación nueva del
mismo edificio o en caso de desear pasar el gasto a una liquidación
(existente o no) de otro edificio. En caso de seleccionar “??/????” una nueva ventana se abrirá (fig. 3.i.) donde usted ingresará el edificio, el período, la fecha de liquidación de ese período y los vencimientos correspondientes. El segundo vencimiento, como siempre, es opcional. El programa no le dejará seleccionar un período en caso de que ya hubiera sido liquidado.
Figura 3.h. Liquidaciones temporarias Figura 3.i. Pasaje de un gasto a una del mismo edificio liquidación temporaria de otro
edificio
Presionando F9 o haciendo clic en el botón podrá grabar la temporaria hasta donde lleve cargado para acceder posteriormente para agregar gastos, borrar gastos o simplemente cerrar la liquidación.
Presione F9 o haga clic en el botón de la barra de herramientas para grabar la liquidación generada como temporaria, para su posterior edición y/o cierre.
Liquidación de un gasto particular
El gasto particular es detallado como cualquier otro gasto. La única diferencia en la carga de este tipo de gastos es que, al presionar «ENTER» para pasar del campo Rubro al campo Descripción, se abrirá automáticamente la tabla de unidades funcionales del edificio para que seleccione a qué unidad será asignado ese gasto.
Generación de movimientos extras de caja
Desde esta misma ventana, en la que se detallan los gastos que figurarán en la liquidación de expensas, se pueden generar entradas o salidas de dinero de las cajas “a mano”.
Seleccione como rubro “Rendición de cuentas”. Si no existe, créelo cuidando de no marcar la casilla “Gasto”
En “descripción” detalle el movimiento
Al pasar a la columna “porcentual”, fíjese que, desplegando la lista, aparecen la/s caja/s enumerada/s a partir de la “L”. Seleccione a qué caja entra o de qué caja sale el dinero.
Coloque el monto con el signo correspondiente. Si es una salida de dinero coloque el signo negativo.
Cierre de una liquidación
Del menú Operaciones seleccione Liquidación de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese el número de edificio. Al presionar «ENTER» el programa le avisará si existen temporarias para cargar
Figura 3.k. Temporarias existentes de un edificio
Cargue la liquidación temporaria a cerrar. Automáticamente aparecerán los datos completos de dicha temporaria
Verifique la fecha de cierre de la liquidación, el mes a liquidar y los vencimientos
Una vez en el cuerpo de la liquidación, simplemente “navegue” por la lista de gastos
para revisar y corregir, de ser necesario. Recuerde que puede hacer clic en el botón cada vez que quiera obtener una vista previa de la liquidación.
Para cerrar la expensa, haga clic en el botón . Aparecerá una ventana (la misma que aparece cuando consulta el prorrateo) con lo que lleva detallado como gasto discriminado por porcentual o con los montos fijos asignados a cada porcentual
Figura 3.l. Montos a prorratear según Figura 3.m. En el porcentual A se fijó un gastos detallados. monto fijo a prorratear
Confirme con «ENTER» cada monto o corrija y presione «ENTER» accediendo a la ventana que contiene la vista previa del prorrateo en forma de tabla con los montos correspondientes a cada unidad funcional por porcentual de expensas.
Figura 3.n. Vista previa, en forma de tabla, del prorrateo
Usted puede “navegar” por esta tabla con las flechas de dirección de su teclado. Hacia la derecha encontrará la columna “Deuda” donde figurará el total del capital adeudado de la unidad funcional y la columna “Intereses” con los intereses correspondientes a los capitales que formaron ese total de deuda, y el total por el que saldría emitido el recibo en caso de confirmar en ese momento. Controle que la columna “deuda” coincida
exactamente con su listado de saldos.
Si hay algún dato incorrecto, presione «ESC» o haga clic en “Cancelar” para volver al cuerpo de la liquidación, salir y revisar.
Si la tabla está correcta, haga clic en «Aceptar» y la liquidación estará cerrada.
Rehacer o editar una liquidación
En caso de errores en la liquidación, aún ya impresa, Kavanagh Software le permite rehacer la liquidación corrigiendo en cuestión de minutos.
Para editar una liquidación de expensas
Del menú Operaciones seleccione Liquidación de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese el número de edificio y presione «ENTER»
Si el programa le avisa de la existencia de liquidaciones temporarias existentes, seleccione “No”
Figura 3.ñ. Si va a editar una liquidación no cargue ninguna temporaria
Seleccione “Edita liquidación” y presione «ENTER»
Verifique el 1er. vencimiento y presione «ENTER».
Verifique el 2º vencimiento y presione «ENTER». Recuerde que el 2º vencimiento es opcional. Al presionar «ENTER» para confirmar el 2º vencimiento notará una leve demora que es debida a que Kavanagh Software está volviendo todos los movimientos para atrás: cajas, saldos de unidades funcionales, movimientos de proveedores (por facturas liquidadas), etc.
El programa automáticamente grabará la liquidación en pantalla como temporaria evitando de esta manera la pérdida de información
Si la liquidación se edita porque había algo que modificar, como ser, un gasto que iba en otro porcentual, o algún texto de algún gasto:
“navegue” por la lista de gastos hasta llegar al dato a corregir.
Corrija el dato a corregir
presione F9 o haga clic en el botón para grabar la liquidación como temporaria.
Si la liquidación se edita porque faltaba cargar una cobranza pero no hay nada que modificar o corregir en cuanto a gastos
Haga clic en «Cancelar» para salir
Cargue la cobranza.
Proceda al cierre de la liquidación.
Confección de una liquidación extraordinaria
Un gasto extraordinario puede ser incluido en dos maneras:
Habilitando un nuevo porcentual para una recaudación especial, cuya recaudación puede ser asignada a una caja separada (ver “Porcentuales y Cajas, pág. 4)
Como una segunda liquidación de un mismo mes, completamente separada, con recibos separados, etc.
De este último caso nos ocuparemos en este apartado. Usted puede, en caso de precisar recaudar fondos para algún trabajo extraordinario, armar una segunda liquidación de un mismo período, comúnmente llamada “liquidación extraordinaria”.
Para confeccionar una liquidación extraordinaria
Del menú Operaciones seleccione Liquidación de Expensas o haga clic en el botón
de la barra de herramientas
Ingrese el número de edificio y presione «ENTER»
Si el programa le avisa de la existencia de liquidaciones temporarias existentes, seleccione “No”
Figura 3.p. Si va a confeccionar una liquidación extraordinaria no cargue ninguna temporaria
Ingrese la fecha de cierre de la liquidación extraordinaria a confeccionar.
Cambie el mes “sugerido” por el programa tipeando el mismo mes que el último período liquidado. Aparecerá una “alerta” indicándole, obviamente, que ese período ya ha sido liquidado.
Figura 3.q. Confección de una liquidación extraordinaria
Haga clic en el botón “Liquidación extraordinaria”
De aquí en más proceda de igual manera que lo hace con las liquidaciones de expensas comunes:
ingrese el o los vencimientos
detalle el gasto extraordinario a recaudar
proceda al cierre como de costumbre.
Impresión de liquidaciones de expensas (fig. 3.r.)
Desde una misma ventana, Kavanagh Software le permitirá imprimir
en caso de una liquidación temporaria
el detalle de gastos para su revisión. En esta impresión no figurarán los deudores, dado que al ser una liquidación temporaria, todavía pueden estar ingresándose cobranzas
en caso de una liquidación cerrada
el detalle de gastos definitivo
el cuadro de prorrateo
el cuadro de cobranza
los recibos de expensas
los avisos de pago por separado
Para imprimir liquidaciones de expensas
Del menú Listados seleccione Liquidaciones
Ingrese el número de edificio y el período a imprimir, esté cerrado o no.
Seleccione lo que desea imprimir
Detalle de Gastos
Cuadro de Prorrateo
Cuadro de Cobranza
Recibo de Expensas
Aviso de Pago
En los dos últimos casos, indique desde qué unidad funcional y hasta qué unidad funcional desea imprimir y si desea que el programa saltee automáticamente unidades funcionales con deuda judicial
Haga clic en «Aceptar»
Nuevo servicio: “KAM” (Kavanagh Auto Mail)
CAPITULO 4
Cobro de expensas
Cobro de expensas
Consideraciones iniciales
Si el monto a ingresar es mayor a la deuda, y se desea dejar el sobrante como adelanto para futuras expensas, deberá primero cancelar la deuda siguiendo este procedimiento y, a continuación, ingresar, por separado, el monto sobrante como adelanto. ¿Por qué en dos pasos?
Si el tipo de interés que usted le asignó a alguno de los edificios de los cuales se dispone a ingresar cobranzas es “D” (por día) los intereses variarán día a día basados en la “Fecha de cobranza”, por lo cual se sugiere no cargar con una misma fecha cobranzas realizadas en diferentes fechas. De esta manera, la información ingresada al sistema reflejará fielmente la realidad.
No hace falta que separe las cobranzas por edificio para ingresarlas al sistema si fueron realizadas el mismo día. En una misma ventana podrá ingresar tantas cobranzas como desee, sean de los edificios que fueren.
Figura 4.a. Ingreso de cobranzas de distintos edificios en un mismo proceso
Para ingresar una cobranza
Del menú Operaciones seleccione Cobranzas y Cobro de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese el período del cual se dispone a ingresar la cobranza (generalmente, el período en curso) y presione «ENTER»
Ingrese la fecha en la se realizó la cobranza y presione «ENTER». En base a esta fecha y al período se calcularán automáticamente los intereses correspondientes
Ingrese el número de edificio o selecciónelo de la lista y presione «ENTER»
Ingrese el número de la unidad funcional que paga o selecciónelo de la lista y presione «ENTER» (*)
El monto que aparece automáticamente es el total de la deuda, incluyendo ya los intereses que fueron calculados automáticamente en ese instante, es decir, pagando ese monto se cancela la deuda completa y el saldo quedaría en 0. Si el monto abonado coincide con el monto que aparece automáticamente, simplemente presione «ENTER». Si el monto abonado no coincide (pago parcial), tipee el monto a abonar y presione «ENTER»
(*)
Si al ingresar el número de unidad funcional, le aparece una “alerta” con el texto “Este período ya ha sido abonado”, el programa le dará la posibilidad de editar la cobranza. Para editarla haga clic en “Sí” y nuevamente en “Sí” en la ventana siguiente, dado que el programa le pedirá una doble confirmación. Para saber cómo borrar cobranzas vea “Borrado de cobranzas” en la pág. 25.
Figura 4.b. Ventana donde se detalla la forma en que se realizó el cobro de expensas
Kavanagh Software le permite optar entre dos formas de acreditar el monto cobrado:
Acreditación automática: Si usted opta por esta forma de acreditación, el software irá cancelando automáticamente interés-capital desde el período más antiguo de deuda hasta donde alcance
Acreditación manual: Al optar por esta manera de acreditación, será usted quien le indique al programa dónde acreditar el monto señalando qué parte a capital y qué parte a intereses.
Si se selecciona “acreditación automática” (opción predeterminada):
Se abrirá una ventana (fig. 4.b.) donde usted únicamente le informará al programa la forma en que se abonó detallando línea por línea cada valor, es decir, si se pagó, por ejemplo, parte en efectivo y el resto en dos cheques, ingrese una línea para el efectivo y una línea por cada cheque. Vea ejemplo en fig. 4.c. en la página siguiente.
Formas de pago posibles:
“E” (efectivo, se acredita en el momento),
“P” (Pago Fácil, se acredita en el momento),
“A” (efectivo en la ADMINISTRACIÓN, se acredita en el momento)
“R” (Rapipago, se acredita en el momento)
Ingrese el monto correspondiente a cada línea. Al finalizar el detalle, la ventana se cerrará sola.
Figura. 4.d. Desglose de la deuda
Ingrese el monto correspondiente a cada línea. En caso de querer condonar intereses, en el renglón correspondiente a los intereses del período, simplemente coloque 0 y presione «ENTER» pasando al renglón siguiente
Formas de pago posibles:
“E” (efectivo, se acredita en el momento),
“P” (Pago Fácil, se acredita en el momento),
“A” (efectivo en la ADMINISTRACIÓN, se acredita en el momento)
“R” (Rapipago, se acredita en el momento)
Al finalizar el detalle, la ventana se cerrará sola
Para cerrar el lote de las cobranzas del día, simplemente haga clic en «Aceptar»
NOTA: Recuerde que ante el caso de un corte de luz, ninguna de las cobranzas serán
efectivamente cargadas al sistema hasta que no se hace clic en el botón «Aceptar».
Borrado de una cobranza
Kavanagh Software le permite borrar una cobranza en cualquier momento. Para borrar una cobranza se deberán conocer dos datos principales:
La fecha exacta en que se realizó la cobranza a borrar y
el primer mes que se pagó en esa fecha. Es decir, si la expensa en curso es, supongamos, 01/2009, pero una unidad funcional pagó una deuda que abarcaba desde 08/2006, es este primer mes el que importa.
Estos dos datos pueden ser encontrados en el resumen de cuenta de la unidad funcional.
Figura 4.e. Porción del resumen de cuenta de la unidad funcional
Para borrar una cobranza
Del menú Operaciones seleccione Cobranzas y Cobro de Expensas, tal como lo hizo en el momento de ingresar una cobranza o haga clic en el botón de la barra de herramientas
En Período coloque el primer mes cobrado en esa cobranza (en nuestro ejemplo, 08/2006)
Ingrese la fecha exacta en la que se realizó la cobranza que desea borrar (en nuestro ejemplo, 10/09/09)
Ingrese el número de edificio y presione «ENTER»
Ingrese el número de unidad funcional y presione «ENTER». Aparecerá una “alerta” en la que se le informará que ese período ya ha sido abonado. (fig. 4.f.)
Haga clic en “Sí” para editar la cobranza. Una segunda “alerta” le solicitará que confirme la eliminación completa de la cobranza. (fig. 4.g.)
Haga clic en “Sí” y la cobranza será borrada
Figura 4.f. Figura 4.g.
NOTA: En el caso de querer ingresar una nueva cobranza, asegúrese de salir de la
ventana con «Cancelar» y volver a entrar para colocar en “Período” el período correspondiente a la cobranza correcta y la fecha correcta.
Cobro de expensas por adelantado
Kavanagh Software le permite cargar cobranzas efectuadas por adelantado que serán aplicadas a futuras expensas para que no necesite tener recordatorios externos (léase notas pegadas al monitor, etc.)
No se podrán cargar adelantos en caso de deuda existente. Se deberá cancelar primero la deuda por completo.
• El monto abonado por adelantado aparecerá con signo negativo en la columna “Deuda” del cuadro de prorrateo.
• En el momento de cargar una cobranza, de existir un sobrante que se desea que sea considerado como adelanto en futuras expensas, Kavanagh Software le requiere que ingrese ese sobrante en un paso aparte. Esto asegura un ingreso consciente del mismo, y evita que errores de tipeo sean considerados erróneamente como adelantos.
Para cargar una cobranza por adelantado
Del menú Operaciones seleccione Cobranzas y Adelanto de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese la fecha en que se realizó el pago por adelantado y presione «ENTER».
Ingrese el número de edificio y presione «ENTER»
Ingrese el número de unidad funcional y presione «ENTER»
Ingrese el monto pagado como adelanto a descontar de las próximas expensas. Si el valor de la expensa siguiente fuera menor al monto adelantado, se generará un recibo con importe negativo y el sobrante quedará pendiente para descontar en una próxima liquidación, y así hasta ser descontado por completo.
Ingrese el monto correspondiente a cada línea.
Figura 4.i. Detalle de la forma de pago del adelanto
Cuando el total detallado sea igual al monto del adelanto ingresado en la primera ventana, esta segunda ventana se cerrará sola
Para finalizar, haga clic en «Aceptar»
Borrado de una cobranza por adelantado
Del menú Operaciones seleccione Cobranzas y Adelanto de Expensas o haga clic en el botón de la barra de herramientas
Ingrese la fecha en la que se realizó el cobro por adelantado y presione «ENTER»
Ingrese el número de edificio y presione «ENTER»
Ingrese el número de unidad funcional y presione «ENTER»
Una “alerta” le avisará que hay un pago por adelantado correspondiente a esta unidad funcional en esa fecha y preguntándole si desea borrarlo (fig. 4.j.)
Figura 4.j. Eliminación de un Adelanto
Seleccione “Sí” y presione «ENTER».
Importación de cobranzas de Sistemas de Pago (fig. 4.k.)
Del menú Operaciones seleccione Cobranzas, Importación de Cobranzas y Pago
Fácil o Rapipago según el caso
Tipee el nombre del archivo a procesar o búsquelo haciendo clic en el botón
Una vez seleccionado el archivo haga clic en el botón . La grilla se completará automáticamente con las cobranzas existentes en el archivo. Las dos columnas de la derecha contienen lo que el programa espera encontrar como cobranza y lo que efectivamente se está abonando. De existir alguna diferencia, la línea aparecerá marcada en rojo para que usted la desmarque y entonces, al hacer clic en «Aceptar», esa U.F. no será procesada.
Cobranzas por propietario (fig. 4.l.)
Suponga el caso en que un propietario abona las expensas de varias U.F. que posee, aún
perteneciendo a diferentes edificios, con un mismo cheque. A diferencia de otros
programas, Kavanagh Software le permite realizar el pago de todas esas U.F. en un único y simple paso, sin tener que detallar una y otra vez los datos del cheque.
Esto sirve aún cuando el pago no complete el total adeudado de todas las U.F.
Si el propietario pagó de más, recuerde que debe cargar el adelanto una vez canceladas estas deudas.
Figura 4.l. Ingreso de cobranzas de las U.F. de un mismo propietario
Del menú Operaciones seleccione Cobranzas y Cobranzas por Propietario
Ingrese la fecha en la que se realizó el cobro y presione «ENTER»
Seleccione el propietario que abona de la lista y presione «ENTER». Una ventana (fig.
4.m.) se abrirá donde Kavanagh Software le mostrará seleccionadas todas las U.F. que posea el propietario aún siendo de diferentes edificios con el total de capital adeudado. Esta ventana le servirá para diferenciar las U.F. en caso de que haya otro propietario con el mismo nombre. Supongamos: “Pérez José”, puede haber varios, en cuyo caso, en esta ventana ud. podrá seleccionar únicamente las correspondientes al Pérez José que haya abonado
Figura 4.m. Elección de las U.F. del propietario
CAPITULO 5
Deudas judiciales
Consideraciones Iniciales
Kavanagh Software diferencia dos tipos de deudas:
las deudas comunes y
las deudas “judiciales”, que tienen un tratamiento diferente.
Cuando usted cierra una liquidación de un edificio que tiene una unidad funcional con deuda judicial, al momento de cerrar y confirmar el prorrateo, una “alerta” (fig. 5.a.) le solicitará que defina cómo aparecerá dicha deuda en la columna “Deuda” del cuadro de prorrateo. Las opciones son:
como Deuda (aparece solamente el capital total de la deuda, de haber parte
de deuda común y parte judicial, aparecerán sumados los totales de capital)
como JUICIO (aparece la palabra JUICIO)
como ABOGADO (aparece la palabra ABOGADO)
No aparece (no aparece la deuda judicial pero sí continúa apareciendo la
parte correspondiente a deuda común, de haberla)
Figura 5.a. Opciones al cierre de una liquidación
Pasaje de una deuda a juicio (fig. 5.b.)
Del menú Operaciones seleccione Juicios por Deudas y Pasaje de Deuda a Abogado
Indique el número de edificio y presione «ENTER»
Indique la fecha de la operación y presione «ENTER»
Ingrese el número de unidad funcional cuya deuda será tratada de ahora en adelante como “judicial” y presione «ENTER»
El programa automáticamente le mostrará desde qué período dicha unidad funcional adeuda. Confirme con «ENTER» o seleccione de la lista desde qué mes la deuda será tratada como judicial y presione «ENTER».
De manera automática, aparecerá también el período más reciente de la deuda. Confirme con «ENTER» o seleccione hasta qué mes la deuda será considerada judicial.
El capital total de la deuda comprendida entre los períodos “Desde” a “Hasta” será calculado automáticamente pasando a la línea siguiente en caso de querer pasar la deuda de otra unidad funcional al abogado.
Cobranza de una deuda judicial (fig. 5.c.)
Como se dijo anteriormente, la cobranza de una deuda judicial es similar a la cobranza manual pero quedando “abiertos” los intereses (en cero) para que usted detalle cuánto se cobró realmente por intereses y cuánto se cobró por capital
Para ingresar la cobranza de una deuda judicial
Del menú Operaciones seleccione Juicios por Deudas y Cobranza de Deuda Judicial
Indique el número de edificio al cual pertenece la unidad funcional y presione «ENTER»
Indique la fecha en la que se realizó el cobro y presione «ENTER»
Ingrese el número de unidad funcional y presione «ENTER». El programa automáticamente le mostrará el período más antiguo de la deuda así como el más reciente.
Ingrese el monto TOTAL pagado (incluyendo los intereses aplicados).
Figura 5.c. Cobranza de deuda judicial
Se abrirá una ventana nueva (fig. 5.d.) donde detallará línea por línea lo que se pagó y de qué manera. La primera línea que aparece corresponderá a los intereses del período más antiguo de la deuda indicado en la primera columna de la izquierda.
Figura 5.d. Detalle de la forma de cobro de la deuda judicial
PARTE III
Herramientas
Capítulo 6
Tablas del sistema
Aprenderemos qué son y para qué sirven las tablas del sistema
Tabla de localidades
Tabla de pisos
Tabla de tipos de I.V.A.
Tablas de rubros de los edificios
Tablas de gastos predefinidos
Capítulo 7
Mantenimiento del sistema
En este capítulo veremos para qué sirve y en qué casos se recomienda reordenar archivos
Capítulo 8
Usuarios
En este capítulo aprenderemos todo lo concerniente a la configuración de usuarios, grupos de usuarios, permisos
