Mejora de Procesos

(1)

Juan Carlos Vidal Rojas-coordinador Julio Ariel Hurtado Alegría Francisco José Pino Correa

COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del Software de Iberoamérica)

Informe Técnico No: D.21_1 Versión: 0.7

Fecha 15 de Febrero de 2007. Una publicación COMPETISOFT

(2)

4. Autores:

Francisco José Pino Correa

5. Organización:

506PI0287- COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del Software de Iberoamérica).

6. Proyectos y Entidades Financiadoras del Informe:

CYTED Código Proyecto: 3789

7. Resumen

El presente informe técnico tiene como finalidad presentar a la comunidad del Proyecto COMPETISOFT la

“Guía del consultor para la mejora de procesos software” basada en el Proceso de Mejora de COMPETISOFT [4] denominado PmCOMPETISOFT y realizado por el Grupo de trabajo D.21 (Mejora de Procesos). PmCOMPETISOFT está basado en Agile SPI [3], el cual es un framework creado para la industria del software de Colombia y enfocado a las micro, pequeñas y medianas empresas – PyMEs.

El presente trabajo del proyecto COMPETISOFT proporciona una guía para la ejecución de un programa de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas – PyMEs –. Además la “Guía del consultor para la mejora de procesos software” proporciona una orientación al grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME de cómo utilizar el Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT – para iniciar y establecer un programa de mejora de procesos. El grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME es el encargado de realizar las prácticas de mejora de procesos software y de velar por el cumplimiento de sus objetivos.

8. Palabras Clave

Guía del consultor, mejora de procesos, MoProSoft, EvalProsoft, PmCOMPETISOFT, Agile_SPI.

9. Nivel Seguridad

Restringido a todos los Participantes en el Proyecto

10. Nº de Páginas: 11. Estado del Informe:

En desarrollo

(3)

2. Guía del consultor para la mejora de procesos...2

2.1. Alcance...2

2.2. Documentos de referencia...2

2.3. Términos y definiciones...2

2.4. Visión general del Proceso de Mejora - PmCOMPETISOFT...2

2.4.1. Propósitos de la mejora de procesos utilizando PmCOMPETISOFT...3

2.4.2. Fases y disciplinas utilizadas en PmCOMPETISOFT...3

2.4.3. Iteraciones en PmCOMPETISOFT...7

2.4.4. PmCOMPETISOFT: Un proceso de mejora iterativo e incremental...8

2.5 Descripción general de Proceso de Mejora de COMPETISOFT...9

2.6 Guía para llevar a cabo el Proceso de Mejora de COMPETISOFT...11

2.5.1. Visión general...11

2.6.2 Roles involucrados en el proceso de mejora de procesos...12

2.6.3 Pasos de la mejora de procesos...12

2.6.4 Productos de trabajo involucrados en el proceso de mejora de procesos...19

Anexo A. Descripción, entradas y salidas de las actividades...22

A.2.1. Actividad INS.1. Empezar instalación...22

A.2.2 Actividad INS.2. Identificar las necesidades del negocio y los requisitos que conducen la mejora...22

Bibliografía...31

(4)

1. Introducción

El presente informe técnico tiene como finalidad presentar a la comunidad del Proyecto COMPETISOFT la “Guía del consultor para la mejora de procesos software” basada en el Proceso de Mejora de COMPETISOFT [4] denominado PmCOMPETISOFT y realizado por el Grupo de trabajo D.21 (Mejora de Procesos). PmCOMPETISOFT está basado en Agile SPI [3], el cual es un framework creado para la industria del software de Colombia y enfocado a las micro, pequeñas y medianas empresas – PyMEs.

El presente trabajo del proyecto COMPETISOFT proporciona una guía para la ejecución de un programa de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas – PyMEs –. Además la “Guía del consultor para la mejora de procesos software” proporciona una orientación, al grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME, de cómo utilizar el Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT – para iniciar y establecer un programa de mejora de procesos. El grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME es el encargado de realizar las prácticas de mejora de procesos software y de velar por el cumplimiento de sus objetivos.

Esta guía se estructura de la siguiente manera:

 Visión general de la guía contenida en los ítems 2.1 Alcance, 2.2 Documentos de referencia, 2.3 Términos y definiciones, y una descripción general del Proceso de Mejora presentada en el ítem 2.4 Visión general del Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT. La Descripción general de Proceso de Mejora de COMPETISOFT se presenta en e ítem 2.5.

 Descripción y explicación de cada uno de los elementos de PmCOMPETISOFT se muestra en el ítem 2.6, está es en sí la guía para la realización del proceso de mejora al interior de una PyME.

(5)

2. Guía del consultor para la mejora de procesos

2.1. Alcance

Este trabajo del proyecto COMPETISOFT proporciona una guía para la ejecución de un programa de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas – PyMEs–. Presenta una orientación a la persona responsable del proceso de mejora en una PyME (quien es el encargado de la realización de las prácticas de mejora de procesos software y del cumplimiento de sus objetivos) de cómo utilizar el Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT – para iniciar y establecer un programa de mejora de procesos.

2.2. Documentos de referencia

Los siguientes documentos de referencia son indispensables para el entendimiento y aplicación de este documento:

 Proceso de mejora - Informe Técnico D.21 Proyecto COMPETISOFT (506PI0287) – PmCOMPETISOFT, Versión 1.0–, Noviembre de 2006. [4]

Los siguientes documentos de referencia son deseables para la aplicación de este documento:

 Modelo de Procesos para la Industria de Software – MoProSoft – Versión 1.3, Agosto de 2005. NMX-059/01-NYCE-2005. [1]

 Método de Evaluación de procesos para la industria de software – EvalProSoft – Versión 1.1, Marzo de 2004. NMX-I-006/ Parte 1 al 4-NYCE-2005. [2]

2.3. Términos y definiciones

Para el propósito de este documento, se utilizan los términos y definiciones dados en MoproSoft, EvalProSoft y PmCOMPETISOFT.

2.4. Visión general del Proceso de Mejora - PmCOMPETISOFT

PmCOMPETISOFT es un proceso de mejora de procesos de software que guía la ejecución de un programade mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas (PyMEs). Se caracteriza por ser liviano para su aplicabilidad en las PyMEs de software.

(6)

2.4.1. Propósitos de la mejora de procesos utilizando PmCOMPETISOFT Dentro de PmCOMPETISOFT se han planteado los siguientes propósitos:

 Satisfacer las necesidades de mejora de procesos de la organización a través de la entrega temprana y continua de mejoras significativas del proceso de desarrollo de software –PDS–, es la principal prioridad. Entregar con frecuencia mejoras del PDS

 Diagnosticar continuamente los procesos de la organización, ya que es difícil definir requisitos de mejora de procesos totalmente estables por parte de la organización.

Analizar, priorizar y llevar a cabo estos nuevos requisitos de mejora de procesos en la medida que sea factible.

 Establecer una colaboración efectiva entre los diferentes actores involucrados en el programa de mejora de procesos software (mas conocida como SPI por sus siglas en inglés Software Process Improvement). Un programa SPI debe basarse en la colaboración efectiva entre todas las personas involucradas y relacionadas con el programa SPI. La forma más eficiente y efectiva de comunicar información dentro de un equipo de mejora es mediante la conversación cara a cara.

 Construir proyectos individuales, grupales y organizacionales en torno a individuos motivados hacia la mejora de procesos. Brindarles la oportunidad y el respaldo que necesitan y procurarles confianza para que realicen las tareas. PmCOMPETISOFT promueve la conformación efectiva de los grupos y se preocupa por la calidad del trabajo humano a realizar.

Además, PmCOMPETISOFT para el éxito del programa SPI promueve:

 El desarrollo sostenido del programa de mejora, a través del trabajo continuo. La madurez del proceso y el desempeño promedio de los proyectos debe ser la medida primaria y liviana de la mejora del progreso.

 Una infraestructura técnica y de gestión, adecuada para soportar la mejora de procesos. PMCompetiSoft promueve la conformación de una infraestructura organizacional dinámica, basada en objetivos, no en estrategias de control.

 El aprendizaje continuo como una disciplina clave. El objetivo de esta disciplina es que permita conocer el trabajo, reflexionar acerca de este y ajustar el trabajo a través de iteraciones cortas y concisas.

2.4.2. Fases y disciplinas utilizadas en PmCOMPETISOFT

PmCOMPETISOFT define un conjunto de fases y disciplinas como lo muestra la siguiente figura:

Figura 1. Fases y disciplinas de PmCOMPETISOFT

(7)

Fases

PMCompetiSoft describe un proceso de mejora de procesos de software en 5 fases (macro – actividades), a continuación se explica brevemente cada una de ellas.

FASE 1 – INSTALACIÓN

Esta es la actividad de partida para el programa SPI. Debe existir motivación por parte de la empresa para emprender una mejora de sus procesos. Se crea una propuesta de mejora basada en las necesidades del negocio, que guíe a la organización a través de cada una de las actividades siguientes, esta propuesta debe ser aprobada por la alta gerencia para garantizar la asignación de los recursos necesarios involucrados en el programa SPI. Se definen los objetivos de mejora, los cuales son establecidos a partir de las necesidades de la empresa. También se debe estructurar una infraestructura de gestión, la cual describe la manera en la cual se organizan las personas comprometidas dentro del programa SPI. Esta infraestructura organiza el programa SPI teniendo en cuenta un equipo de gestión – EG –, un equipo de tecnología de procesos – ETP – y equipos de mejora – EM –.

FASE 2 – DIAGNÓSTICO

En esta actividad ya se ha iniciado un programa SPI. Se realizan actividades de valoración¹ de procesos software para saber cuál es el estado general de los procesos de la empresa. Además, se realiza un análisis de los resultados de la valoración con el fin de establecer la prioridad de los casos de mejora. Este análisis sirve para crear uno de los principales productos de esta actividad, que es la guía o plan general de mejora.

FASE 3 – FORMULACIÓN

En ésta actividad se toman los casos de mejora de mayor prioridad, según los resultados arrojados por la valoración de procesos hecha en la actividad de diagnóstico y se realiza la planificación de una primera (ó nueva) iteración de mejora, el objetivo en un principio es realizar una medida del esfuerzo que sirva de base para la estimación del esfuerzo que tomará llevar a cabo el resto del programa de mejora.

FASE 4 – MEJORA

En esta actividad se ejecuta los casos de mejora, basados en la estimación hecha en la fase anterior, y se gestiona todo el esfuerzo involucrado en éstos. Se realizan las planificaciones correspondientes a las diferentes iteraciones que pueden resultar con cada uno de los casos de mejora definidos. Se genera un documento donde se registra la ejecución de los pilotos de prueba, la evaluación de la mejora por la introducción de los nuevos procesos y por el perfeccionamiento de los procesos ya existentes. Si los planes piloto se han desarrollado satisfactoriamente se definen planes de aceptación e institucionalización de los nuevos procesos en la empresa.

FASE 5 – REVISIÓN DEL PROGRAMA

1 La evaluación de procesos llevada a cabo internamente por una empresa que consume poco tiempo y pocos recursos es conocida como valoración de procesos software, y se utiliza para obtener información relevante acerca de la ejecución de los procesos que luego es usada en el control y mejora de ellos.

(8)

En esta actividad se hace un análisis postmorten del caso de mejora ejecutado antes de volver a comenzar la fase de inicio de un nuevo caso de mejora. En esta fase todas las lecciones aprendidas y las métricas desarrolladas para medir el cumplimiento de los objetivos sirven como base de conocimiento o fuente de información para las personas involucradas en el siguiente ciclo de mejora. Con toda la información recolectada se debe evaluar el trabajo realizado y se deben corregir o ajustar todos lo elementos relacionados con la ejecución del programa SPI, como la infraestructura establecida, los métodos utilizados y los canales de comunicación, entre otros.

Disciplinas

PMCompetisoft incluye un conjunto de disciplinas² que pueden ser aplicadas en menor o mayor medida dependiendo de la fase en la que se aplique y de las prioridades del programa de mejora.

DISCIPLINA 1 – GESTIÓN DEL PROGRAMA

Consiste en realizar un plan de trabajo del programa (ó proyecto) de Mejora y llevar su correspondiente seguimiento y control. Para la realización de esta disciplina es necesario hacer un análisis, entre los integrantes del Equipo de Tecnología de Procesos, del estado del programa de mejora para decidir que actividades ejecutar, las cuales deben ser gestionadas y realizarles su correspondiente gestión. Como resultado se obtiene como producto de trabajo un plan, y este es diferente dependiendo de la fase en la que se esté ejecutando y sirve para la realización del diseño de la solución.

DICSIPLINA 2 – EVALUACIÓN

Consiste en identificar el estado³ en el que actualmente se encuentran los procesos software de la organización, con el objetivo de conocer de manera general las debilidades, fortalezas y riesgos de los procesos software. Mientras se ejecutan las diferentes iteraciones del programa de mejora se realizan valoraciones de los procesos, sin embargo para el cierre del programa de Mejora se debe realizar una evaluación formal (como por ejemplo EvalProSoft). Las valoraciones que aquí se efectúen son muy importantes ya que define el trabajo a realizar en las fases, iteraciones o proyectos siguientes. Esta disciplina también se lleva a cabo cuando hay que evaluar si las estrategias y métodos utilizados para introducir las mejoras fueron los más adecuados, y a partir de la información recolectada en cada una de las fases se determina si se deben cambiar o ajustar antes de comenzar el ciclo de mejora nuevamente.

DISCIPLINA 3 – ANÁLISIS DE RESULTADOS

Disciplina encargada de la planificación del programa SPI a partir de la realización de un análisis de los resultados obtenidos de la valoración y/o evaluación, así como de recomendaciones y cualquier otra información que sea importante para la mejora. Éste análisis de resultados se realiza con los resultados arrojados por la valoración para priorizar los casos de mejora, con los arrojados por la evaluación del programa de mejora para determinar como atacar el problema y también luego con la implantación de los procesos nuevos o mejorados.

2 Una disciplina de mejora es un cuerpo de conocimiento altamente cohesivo asociado a un objetivo dentro del programa de mejora, tal como evaluar procesos, diseñar procesos, analizar procesos, aprender, entre otros.

3 El estado de un proceso software determina el grado de cumplimiento y/o capacidad de un proceso.

(9)

DISCIPLINA 4 – DISEÑO

Disciplina encargada de definir, crear y diseñar las soluciones para la introducción de mejoras de procesos. Además define la forma de pilotear las pruebas, evaluar la mejora introducida por los nuevos procesos o por el perfeccionamiento de los ya existentes. En el modelado de procesos se diseñan los nuevos procesos de acuerdo a los resultados obtenidos después de la valoración, este modelado implica la creación de nuevos procesos o la mejora de procesos que ya se encuentren en ejecución dentro de la empresa.

DISCIPLINA 5 – IMPLANTACIÓN

Esta disciplina es la encargada de la ejecución de las mejoras planeadas y diseñadas en las disciplinas anteriores. Las mejoras están encaminadas a la implementación de los nuevos procesos y/o mejora de los ya existentes. Se puede realizar a través de diferentes técnicas (como por ejemplo casos de estudio ó experimentos controlados) que permitan definir una serie de pasos de introducción de las mejoras. Tanto las técnicas utilizadas como las mejoras introducidas luego son examinadas en disciplinas como análisis y evaluación.

DISCIPLINA 6 – GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN

Esta disciplina tiene en cuenta la necesidad de controlar los cambios de los procesos introducidos y/o mejorados en el programa SPI. Como el cambio en un proceso puede ocurrir en cualquier momento, deben realizarse actividades para identificar el cambio, controlar el cambio, asegurar que el cambio está siendo apropiadamente implantado, informar del cambio a aquellos involucrados con el proceso modificado, documentar las características funcionales y físicas de los elementos de configuración.

DISCIPLINA 7 – APRENDIZAJE

El aprendizaje o retroalimentación es una de las disciplinas más importante en cada fase, y ésta debe ser considerada como algo implícito en cada una de ellas, ya que se toma como base de conocimiento las lecciones aprendidas para el inicio de nuevos ciclos de mejora. El aprendizaje puede ser visto como el empaquetamiento continuo de lecciones aprendidas donde se encuentran todos los artefactos que nos permitan identificar la experiencia de ciclos de mejora anteriores.

DISCIPLINA 8 – ENTRENAMIENTO

Esta es una disciplina transversal al proceso de mejora debido a que el entrenamiento es necesario durante toda su ejecución. Esta disciplina consiste en capacitar a los participantes de cada uno de los equipos sobre conocimientos y habilidades que son necesarios que ellos posean para que realicen bien su trabajo. Al inicio de un ciclo se dará un entrenamiento general sobre el proceso de mejora para que los participantes tengan idea acerca de lo que estarán realizando en las próximas semanas/meses; luego, en cada una de las fases se dará un entrenamiento específico sobre cada una de éstas para que sepan cómo realizar su trabajo. También se debe tener en cuenta el entrenamiento para el personal cuando los procesos son mejorados o creados y luego implantados, para ellos es desconocido el nuevo proceso, es por esa razón que el personal relacionado con el proceso debe tener un entrenamiento antes de empezar a utilizar el proceso.

(10)

2.4.3. Iteraciones en PmCOMPETISOFT

La iteración⁴ es el concepto integrador entre fases y disciplinas. Las fases pueden ser descompuestas en el tiempo y el espacio (equipos) por iteraciones, y una iteración, al ser por sí misma una guía de mejora, es definida a partir de un conjunto de disciplinas de acuerdo a la fase en la que se encuentre y a las características del programa de mejora.

Las iteraciones para los casos de mejora en las fases de Diagnóstico, Formulación y Mejora pueden ser desplegadas a través de un ciclo de mejora⁵. Ver figura 2.

Figura 2. Iteraciones de PmCOMPETISOFT

La figura anterior muestra como se desarrollan las iteraciones en PMCompetiSoft. Las actividades en la fase de diagnóstico, formulación y mejora se relacionan con el fin de visualizar mejor las actividades desarrolladas durante la iteración de cualquier caso de mejora. En la fase de pre-mejora se desarrollan disciplinas de valoración para la creación del registro de acumulación o retraso del producto (listado de requisitos de mejora iniciales). Luego de priorizar las áreas a mejorar, se crea un listado de requisitos de mejora mediante la evaluación de cada una de las áreas, lo cuál permite definir un orden para cada una de las iteraciones de mejora a ejecutar. Es conveniente mediante la ayuda de una de red de dependencias ordenar de una manera más detallada las mejoras a realizar en las áreas seleccionadas, esta red permite identificar los casos de mejora o el número de iteraciones a desarrollar por cada área. Finalmente se continúa con el análisis y diseño del nuevo o mejorado proceso y la respectiva implantación y documentación.

4 Una iteración de mejora es un mini-ciclo de mejora que permite adelantar el desarrollo y gestión de un conjunto de casos de mejora de manera independiente. Las iteraciones de mejora son muy importantes en la mejora de procesos de software, ya que de esta manera se da visibilidad al proyecto de mejora.

5 Un ciclo de mejora consta de tres momentos, la pre-mejora, la mejora y la pos-mejora. La pre-mejora hace referencia a actividades de diagnóstico y planeación. La mejora hace referencia a la evaluación profunda y localizada, análisis, diseño e implantación de procesos. La pos-mejora, hace referencia a la gestión de la configuración de los procesos y la revisión de logros de mejora alcanzados.

(11)

2.4.4. PmCOMPETISOFT: Un proceso de mejora iterativo e incremental

PMCompetisoft es un proceso, iterativo e incremental organizado a través de mini- proyectos de mejora que abarcan casos de mejora⁶ dentro de un programa de mejoramiento global. El objetivo de esta estructuración es obtener resultados rápidos de mejora. Ver figura 3.

Figura 3. PmCOMPETISOFT: iterativo e incremental

La filosofía de resultados rápidos de mejora permite que éstas sean visibles desde las actividades tempranas del programa SPI, en la medida que los mini-programas de mejora terminen dependiendo de los criterios de priorización que la empresa ha definido previamente. Con esto se busca mantener una motivación del personal frente al programa de mejora, a través de resultados de mejora permanentes, eliminar los riesgos del programa en las primeras fases, para enfocar el mayor esfuerzo en las áreas que la empresa considere más importantes para su negocio.

Aunque en la anterior figura no se visualiza el paralelismo que puede existir entre proyectos o mini-programas de mejora, esto se puede hacer y es ventajoso en el sentido en que se pueden desarrollar mejoras en áreas de procesos en donde exista una clara independencia.

6 Un caso de mejora es una unidad atómica de mejora en las áreas de procesos que la empresa ha seleccionado dependiendo de sus objetivos de negocio (mejorar procesos o perseguir una certificación).

(12)

2.5. Descripción general de Proceso de Mejora de COMPETISOFT

(13)

(14)

2.6. Guía para llevar a cabo el Proceso de Mejora de COMPETISOFT

Los requisitos para llevar a cabo un proceso de mejora en una micro pequeña y mediana empresa están definidos en el Modelo de Mejora de Procesos de COMPETISOFT v0.2 [5], apunta a lograr un alto grado de uniformidad para la implementación de mejora de procesos en PyMEs, así como proveer un grado de comparación entre los resultados de diferentes implementaciones de mejora de procesos.

2.6.1. Visión general

La figura 4 ilustra los pasos (fases) que se debe seguir para la mejora de procesos utilizando los componentes definidos por PmCOMPETISOFT.

Figura 4. Pasos (fases) de mejora de procesos

La figura 5 presenta el diagrama de flujo de trabajo de PmCOMPETISOFT, en el cual se involucran roles, productos de trabajo y los pasos.

Figura 5. Flujo de trabajo de PmCOMPETISOFT

(15)

2.6.2. Roles involucrados en el proceso de mejora de procesos

Los roles involucrados en PmCOMPETISOFT, se muestran en la siguiente gráfica.

Figura 6. Roles de PmCOMPETISOFT

Para profundizar en los roles se puede consultar el Anexo B: Guía de Ajuste 2 del Proceso de Mejora para la Creación de la Infraestructura de Mejora [5].

2.6.3. Pasos de la mejora de procesos

Cada uno de los pasos (fases) presentados en las figuras 4 y 5 son explicados a continuación.

2.6.3.1. Paso 1 - Instalación del programa

La siguiente figura muestra la descripción de la fase de instalación.

(16)

Figura 7. Actividades de la fase de Instalación de PmCOMPETISOFT

Es el paso inicial de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:

 Crear una propuesta de mejora basada en las necesidades del negocio [ver principales productos de trabajo en el ítem 2.6.4]

 Definir los criterios, basados en los objetivos de negocio de la organización, para la selección del modelo de referencia de procesos a seguir (por ejemplo MoproSoft), del método de evaluación de procesos (por ejemplo EvalProSoft).

 Realizar la planeación general de la propuesta de mejora, aunque no se alcancen a identificar claramente todos los elementos, con el tiempo y en posteriores ciclos, gracias al aprendizaje y madurez lograda se identificarán mucho mejor. Se definen elementos como horarios de trabajo, responsables, roles, capacitaciones, entre otros.

 Definir los grupos de trabajo que conforman la infraestructura para la mejora y se especifican los responsables junto con los roles que desempeñarán.

 Obtener el respaldo y aprobación de la propuesta por parte de la alta gerencia.

 Lanzar el programa de mejora, y se pone en funcionamiento la infraestructura.

La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de instalación del programa [ver cada una de las actividades con su descripción, entradas y salidas en el Anexo A]

(17)

Figura 8. Flujo de trabajo para la fase de instalación del programa 2.6.3.2. Paso 2 – Diagnóstico de los procesos

La siguiente figura muestra la descripción de la fase de diagnóstico.

Figura 9. Actividades de la fase de Diagnóstico de PmCOMPETISOFT

Segundo paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:

 Realizar la valoración de procesos software de la organización con el objetivo de determinar las fortalezas, debilidades y riesgos de los procesos. [Ver la guía para la valoración de procesos].

(18)

 Crear un informe de resultados sobre de la valoración de procesos realizada.

 Analizar los resultados de la valoración y priorizar los procesos a mejorar teniendo en cuenta los objetivos de negocio de la organización.

 Crear una guía o plan general de mejora basado en la valoración realizada, y en elementos que el grupo de mejora considere importantes [ver principales productos de trabajo en el ítem 2.6.4]. Se puede planificar y desarrollar estrategias y soluciones de mejora, además de proporcionar de una clara visión del orden o prioridad en que se deben atender las mejoras a realizar.

 Comunicar a todas las personas de la organización el plan general de mejora a seguir.

La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de diagnostico de procesos [ver cada una de las actividades con su descripción, entradas y salidas en el Anexo A].

Figura 10. Flujo de trabajo para la fase de diagnóstico de procesos 2.6.3.3. Paso 3 – Formulación de las mejoras

La siguiente figura muestra la descripción de la fase de formulación de mejoras.

Figura 11. Actividades de la fase de Formulación de PmCOMPETISOFT

Tercer paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:

(19)

 Desarrollar una evaluación mas profunda de los procesos seleccionados en el caso de mejora elegido, si se considera necesario por parte del grupo de mejora.

 Realizar un plan detallado para la implementación de la mejora en los procesos seleccionada del caso de mejora. Estos planes especifican las estrategias y actividades a realizar en la solución de las debilidades y riesgos identificados.

 Diseñar las soluciones para la introducción de las mejoras de procesos.

 Definir objetivos medibles a partir de los objetivos generales planteados al comienzo de la fase de inicio.

 Definir medidas para evaluar en el transcurso de las demás fases el cumplimiento de los objetivos. Al inicio del programa de mejora en esta fase se implementa el o los primeros casos de mejora (1 o 2), que sirven de base para estimar el esfuerzo del resto de los casos de mejora y su correspondiente planificación.

 Crear un plan de ejecución de mejora [ver principales productos de trabajo en el ítem 2.6.4], teniendo en cuenta las estimaciones y la documentación hecha de los casos de mejora piloto (ó de anteriores ciclos).

La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de formulación [ver cada una de las actividades con su descripción, entradas y salidas en el Anexo A].

Figura 12. Flujo de trabajo para la fase de formulación de las mejoras 2.6.3.4. Paso 4 – Mejora en ejecución

La siguiente figura muestra la descripción de la fase de mejora.

Figura 13. Actividades de la fase de Mejora de PmCOMPETISOFT

Cuarto paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:

 Implementar el plan de ejecución de mejora en la organización.

 Evaluar y analizar el comportamiento de los procesos mejorados ó introducidos antes de adoptarlos de una manera formal dentro de la empresa.

(20)

 Implantar los procesos que han sido mejorados o creados en la empresa de una manera formal y documentada.

 Crear el reporte de ejecución e implantación del caso de mejora [ver principales productos de trabajo en el ítem 2.6.4] llevado a cabo.

La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de ejecución de mejoras [ver cada una de las actividades con su descripción, entradas y salidas en el Anexo A].

Figura 14. Flujo de trabajo para la fase de ejecución de las mejoras 2.6.3.5. Paso 5 – Iteración de los casos de mejora

En este paso se realizan las iteraciones de nuevos casos de mejora relacionados con los procesos a mejorar. Ver figura 15.

Figura 15. Las iteraciones en PmCOMPETISOFT

A continuación se presentan algunos elementos a tener en cuenta en las iteraciones:

 En las primeras iteraciones se pueden ajustar elementos de los pasos 1 y 2 si es necesario.

(21)

 Las diferentes iteraciones se realizan dependiendo de la priorización que se haya hecho.

 Si la infraestructura y la independencia de casos de mejora lo permiten las iteraciones pueden ejecutarse tanto en serie como en paralelo.

 Las iteraciones se llevan a cabo siguiendo los pasos 3 y 4, presentados anteriormente. Se utilizan las actividades involucradas en estos dos pasos (1) Evaluar procesos, (2) Formular caso de mejora, (3) Ejecutar piloto de Mejora, (4) Institucionalizar procesos y (5) Documentar Piloto de Mejora.

 Es importante al final de todas las iteraciones llevar a cabo actividades como realizar realimentación, crear/actualizar base de conocimiento relacionadas con el paso 5 – Revisión.

 En las últimas iteraciones se pueden ajustar otros elementos del paso 5 – Revisión como son analizar el impacto de mejora, analizar el compromiso y patrocinio, y preparar un siguiente programa de mejora.

 Es muy importante que se documente toda la información relacionada acerca de los nuevos procesos, ya que le permitirá a la empresa en la fase de revisión realizar estudios del impacto de la mejora mediante regresiones o cualquier otro estudio estadístico referente a la eficiencia y productividad de la organización antes y después de la mejora.

 El intervalo de tiempo t0 – tf dentro del cual se desarrollan los planes de cada uno de los casos de mejora definirán el tiempo total que demore la completa transición de la cuarta a la quinta fase de PmCOMPETISOFT.

2.6.3.6. Paso 6 – Revisión del caso de mejora

La siguiente figura muestra la descripción de la fase de mejora.

Figura 16. Actividades de la fase de Revisión de PmCOMPETISOFT

(22)

Es el último paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:

 Realizar una retrospectiva del trabajo realizado durante el caso de mejora mediante un análisis postmortem de este.

 Encontrar y gestionar las lecciones aprendidas, factores de éxito, factores de fracaso, problemas, etc., obtenidas durante el desarrollo del caso de mejora.

 Gestionar el conocimiento de la experiencia obtenida en el caso de mejora.

 Analizar entre otros el compromiso de las personas de la organización, el patrocinio proporcionado por la alta gerencia y el impacto de mejora en la organización.

 Crear el reporte de mejora definitivo [ver principales productos de trabajo en el ítem 2.6.4].

La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de revisión del caso de mejora [ver cada una de las actividades con su descripción, entradas y salidas en el Anexo A].

Figura 17. Flujo de trabajo para la fase de revisión del caso de mejora

2.6.4. Productos de trabajo involucrados en el proceso de mejora de procesos En este ítem se detallan los productos de trabajo presentadas en cada una de los pasos del procesos de mejora de procesos – PmCOMPETISOFT.

El objetivo es presentar algunas orientaciones sobre elementos que deben tener los productos de trabajo de tal manera que sirva de referencia para orientar al consultor en las tareas relacionadas con la implementación de la mejora de procesos software en la organización.

En la siguiente figura se muestran los productos de trabajo que se espera obtener en cada una de las fases presentadas en la guía.

Figura 18. Principales productos de trabajo de PmCOMPETISOFT

(23)

Los productos de trabajo de entrada, salida e internos involucrados en PmCOMPETISOFT, se describen en los siguientes ítems.

2.6.4.1. Productos de trabajo de entrada

Nombre Fuente

La existencia de una motivación por mejorar los procesos de software de la organización.

La necesidad de la organización de mejorar sus procesos de software por una necesidad organizacional.

Plan estratégico

de la

organización.

2.6.4.2. Productos de trabajo de salida

Nombre Descripción Destino Plantilla Soporte Forma de

aprobación Reporte de mejora Es un documento que

presenta la evaluación, la mejora que se ha realizado, los logros alcanzados y las lecciones aprendidas, el cual es incorporado a la base de conocimiento y de aprendizaje del proceso software. Incluye las evaluaciones de los casos de mejora que se hayan institucionalizado en la empresa.

Gerencia y al nuevo ciclo de mejoramiento (y a través de ella

toda la

organización)

Plantilla de Reporte de mejora.

Los resultados de

mejora son

presentados en una reunión de gestión ante la gerencia. De

acuerdo al

cumplimiento de las metas de mejora la gerencia apoyada en el equipo de gestión se da por aprobado el

ciclo de

mejoramiento.

Recomendaciones de mejora al proceso de mejora.

Documento que presenta las recomendaciones de ajuste al proceso de mejora.

El equipo de tecnología de

procesos y

mejora técnica de procesos.

Plantilla de recomendaciones de mejora

Ninguna.

2.6.4.3. Productos de trabajo internos

Nombre Descripción Plantilla

Soporte Forma de

aprobación Propuesta

de mejora

La propuesta de mejora proporciona una introducción e iniciación a un programa SPI, este plan se crea con el fin de establecer el compromiso por parte de la empresa, se comprometen recursos y se establecen los objetivos de mejora de acuerdo a los objetivos generales de la empresa.

Esta propuesta esta basada en:

- Definir las necesidades del negocio.

- Definir el alcance y metas globales del programa de mejora.

- Identificar y comprometer los recursos necesarios para el programa de mejora.

- Definir los objetivos de mejora, los cuales debe ser establecidos a partir de las necesidades de la empresa.

- Definir criterios de referencia en la selección de los métodos de valoración, modelos de evaluación y modelos de calidad.

- Crear la infraestructura de gestión, la cual será la columna vertebral de todo el programa de mejora, ésta es la que ayudará a organizar al equipo de trabajo de la empresa en grupos de mejora, donde se les asignan roles, responsabilidades y objetivos de mejora.

Plantilla de Propuesta de mejora

Quórum de la junta

directiva o

aprobación de la gerencia.

Informe de Valoración

Es un documento que recopila el estado de los procesos, los hallazgos y las directrices de mejora para trabajo a realizar en las fases siguientes al diagnóstico

Plantilla de Informe de Valoración

Aprobación de la gerencia. EG

(24)

Nombre Descripción Plantilla

Soporte Forma de

aprobación Este informe permite saber cuál es el estado actual de los

procesos de la empresa, y en base a estos permitirle establecer a la empresa u entidad en qué procesos se deben realizar las respectivas evaluaciones y mejoras de acuerdo a sus objetivos o intereses, consintiendo la priorización o secuencia de trabajo de los problemas detectados para que de esa manera se puedan enfocar los esfuerzos de mejora en las áreas que ellos establezcan de mayor grado de importancia.

Plan general

de la mejora Es un documento que define las estrategias y actividades a realizar en la solución a las recomendaciones hechas en el informe de valoración en la fase de diagnóstico. Esta guía también nos permitirá conocer el orden en el cual serán abordados los casos de mejora en la Fase de Formulación y Mejora. Este documento incluye:

- Objetivos medibles a partir de los objetivos generales planteados al comienzo de la fase de inicio, en el documento inicial de mejora.

- Planteamiento de soluciones a los problemas o áreas valoradas.

- Recomendaciones obtenidas por la valoración.

- Métricas para medir en el transcurso de las demás fases, el cumplimiento de los objetivos de mejora propuestos.

- Asignación de los recursos comprometidos en el plan inicial de mejora.

No tiene

plantilla Aprobación de la gerencia. EG

Plan de

ejecución de la Mejora

El documento de ejecución de la mejora define las prácticas y actividades a seguir para poder crear, ejecutar, pilotear e institucionalizar las soluciones planteadas en el plan detallado de la mejora de manera paralela o iterativa incremental en las áreas identificadas para la realización de la mejora, así mismo contiene un calendario estimativo del tiempo de ejecución de los casos de estudio, recursos, riesgos, etc. Recomendamos que este plan sea unido al Plan o guía general de mejora y sea visto más bien como una actualización de éste. Este documento se:

- Definen los métodos experimentales por los cuales se van a realizar las pruebas piloto y así obtener los resultados que permitirán ayudar a identificar si las soluciones creadas son las más adecuadas.

- Crean estimaciones para los casos de mejora a partir del caso de mejora tomado en la fase de formulación.

- Define un Calendario de actividades en la ejecución de las evaluaciones y pruebas piloto.

No tiene

plantilla

Aprobación de la gerencia. EG

Reporte de Implantación

de la

Mejora.

Este documento incluye un registro de la ejecución de las pruebas pilotos donde se establece que pruebas son satisfactorias, cuáles se llevaron a cabo y cuáles no. Todo esto como parte de la creación de la base de conocimiento o de aprendizaje que se pretende formar como ayuda para futuros ciclos de mejora. Si los planes piloto se han desarrollado satisfactoriamente hay que crear planes de aceptación e institucionalización de los nuevos procesos de la empresa. Este documento incluye:

El registro de todas las actividades de ejecución de los planes piloto de mejora.

Las evaluaciones de las pruebas piloto que aun no se hayan institucionalizado en la empresa.

Los planes de aceptación e institucionalización de los procesos mejorados.

Ninguna. Aprobación de la gerencia. EG

(25)

Anexo A. Descripción, entradas y salidas de las actividades

A.1. Introducción

En este anexo se detallan las actividades presentadas en cada una de los pasos del procesos de mejora de procesos – PmCOMPETISOFT en términos de descripción, entradas y salidas de la actividad.

El objetivo es presentar con más detalle las actividades de tal manera que sirva de referencia para orientar al consultor en las tareas relacionadas con la implementación de la mejora de procesos software en la organización.

A.2. Actividades de la fase de Instalación de PmCOMPETISOFT

A.2.1. Actividad INS.1. Empezar instalación Descripción:

Para esta actividad es aconsejable organizar un equipo para presentar una propuesta de mejora a la gerencia. Para la conformación de grupos efectivos ver la Guía de Ajuste para la Creación de la Infraestructura de Mejora de PmCOMPETISOFT.

Entradas

 La existencia de un deseo por mejorar los procesos de software de la organización.

 La necesidad de la organización de mejorar sus procesos de software por una necesidad comercial.

Salidas

 Conformación del equipo de trabajo encargado de presentar la propuesta.

 Políticas y regulaciones administrativas que permitirán controlar mejor el trabajo desarrollado por dicho grupo.

 Capacitación del personal involucrado en el programa de mejora.

A.2.2. Actividad INS.2. Identificar las necesidades del negocio y los requisitos que conducen la mejora.

(26)

Anexo B. Plantilla del consultor

B.1. Introducción

En este anexo se detallan las plantillas para registrar las actividades llevadas a cabo en cada una de los pasos del procesos de mejora de procesos – PmCOMPETISOFT.

El objetivo es tener un formato homogéneo en el cual se documente el proceso de mejora llevado a cabo en una organización.

B.2. Plantilla: Acuerdo inicial entre COMPETISOFT y empresa

Este documento se crea con el fin de establecer el compromiso y colaboración por parte de la empresa y el proyecto COMPETISOFT.

(27)

B.3. Plantilla: Despegue del ciclo de mejora

Objetivo: Registrar información sobre el despegue del ciclo de mejora iniciada por un consultor en una y PyME.

Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del Software de Iberoamérica - Proyecto COMPETISOFT (Financiado por CYTED)

DESPEGUE DEL CICLO DE MEJORA Datos de la empresa

Nombre de la empresa

Años de trayectoria de la empresa Num. empleados de la empresa

Num. empleados dedicados al desarrollo y mantenimiento de software (área de ingeniería):

Dirección de la empresa Ciudad

País

Desarrolla software para un área de mercado específico?

Si No

Si marcó Si, cual es el área de mercado:

Tipo de software que desarrolla la empresa:

El mercado de la empresa es nacional ó internacional?

Cual ha sido el volumen de ventas en los 3 últimos años?

2004 (Dólares) 2005 (Dólares) 2006 (Dólares) Cual ha sido el numero de personas de la

organización en los 3 últimos años?

2004 (Personas) (en D&M) 2005 (Personas) (en D&M) 2006 (Personas) (en D&M) Tiene alguna certificación de proceso o de

producto? Cual?

Conoce algún modelo de mejora de procesos software?

Si No

Si marcó Si, cual (es):

Lo ha utilizado en la organización? Porque?

La empresa a realizado algún proyecto de mejora?

Si No

Si marcó Si, explique brevemente el proyecto realizado:

(28)

Datos de consultor Nombre del consultor Universidad / Institución

Tiene experiencia en la conducción de proyectos de mejora?

Si No

Si marcó Si, explique brevemente a continuación su experiencia:

OTRA INFORMACION RELEVANTE (Registre aquí toda la información que considere relevante de la organización)

Ciclo de mejora Nombre del proyecto Fecha de inicio Fecha de finalización

Responsable de la organización Responsable de COMPETISOFT

Sugerencias de mejora a esta plantilla

B.4. Plantilla: Propuesta de mejora

(29)

Objetivo: Registrar información sobre la propuesta del ciclo de mejora presentada por un consultor a una y PyME.

PROPUESTA DE MEJORA

La propuesta de mejora proporciona una introducción e iniciación a un ciclo de mejora, este documento se crea con el fin de tener una perspectiva general pero más focalizada del ciclo de mejora

a emprender. Además se establecen los objetivos y alcance de mejora de acuerdo a los objetivos generales de la empresa, también se realiza una planificación inicial..

Nombre de la empresa

Nombre del responsable de la empresa Nombre del consultor

Nombre del proyecto de mejora

Necesidades del negocio Mejorar los procesos básicos de una organización de desarrollo de software

Objetivos de mejora generales

Describir los objetivos de mejora generales, los cuales deben estar alineados con la planificación estratégica de la organización. (Por ejemplo, institucionalizar los procesos de la organización e incrementar en uno el nivel de madurez de los mismos a través de un enfoque orientado a procesos siguiendo la estrategia del Proyecto COMPETISOFT)

Alcance del ciclo

El alance para el primer ciclo de mejora son como mínimo uno de los procesos de Administración de proyectos específicos, Desarrollo del software ó Mantenimiento del software.

Proceso de Mejora Continua de Procesos

El proceso de mejora continua a seguir es el descrito en el Proceso de Mejora de COMPETISOFT. Este proceso se presenta en el documento de COMPETISOFT.

Modelo de procesos

Modelo de procesos de COMPETISOFT.

Procesos de:

Administración de proyectos específicos, Desarrollo del software, y

Mantenimiento del software.

Estos procesos se presentan en el en el documento de COMPETISOFT.

Método de evaluación

Evaluación inicial e interna: Valoración COMPETISOFT Evaluación final: Método de evaluación de COMPETISOFT.

El método de evaluación se presenta en el documento de COMPETISOFT.

Recurso del ciclo de mejora

Describir los Recursos (Hardware, Software, Personal) necesarios para llevar a cabo la iniciativa de mejora al interior de la organización.

Identificar y comprometer los recursos necesarios para el ciclo de mejora.

Responsable de mejora de procesos de la organización

Asesor de mejora del Proyecto

(30)

COMPETISOFT Grupo de gestión de mejora de proceso Grupo de mejora de procesos

Responsables del procesos

1. Administración de proyectos específicos

2. Desarrollo de software

3. Mantenimiento de software

Evaluador

PLANEACIÓN GENERAL Y BREVE DEL CICLO DE MEJORA Registrar información relacionada con los siguientes ítems:

- Describir los ciclos y actividades con base en la descripción del Proceso de Mejora de COMPETISOFT.

- Describir el tiempo estimado para cada actividad, considerando las metas cuantitativas para el ciclo de mejora.

- Describir el cronograma de actividades a realizar.

OTRA INFORMACION RELEVANTE

Aprobación del ciclo de mejora

Firma del líder de mejora de la Empresa Firma del consultor de COMPETISOFT

B.5. Plantilla: Informe de la Valoración Inicial

Objetivo: Registrar información sobre el estado inicial de los procesos Administración de proyectos específicos, Desarrollo del software, y Mantenimiento del software según la valoración realizada en la organización.

(31)

VALORACIÓN INICIAL

La valoración inicial recopila el estado de los procesos (debilidades, fortalezas y riesgos).

Método de evaluación Evaluación inicial e interna: Valoración COMPETISOFT Nombre ó Rol de las personas

involucradas Tiempo involucrado por persona (horas)

Valoración de Administración de proyectos específicos

1.

n.

Desarrollo del software 1.

n.

Mantenimiento del software

1.

n.

Total Esfuerzo

VALORACION DE LOS PROCESOS A MEJORAR DEL PROYECTO DE MEJORA Registrar información relacionada con los siguientes ítems:

- Nivel de capacidad de los procesos evaluados.

- Hallazgos relevantes de cada uno de los procesos valorados.

- Recomendaciones de mejora presentadas a la empresa por el consultor.

Conformidad de la valoración inicial

B.6. Plantilla: Guía general de mejora (estrategia que yo defino)

(32)

Objetivo: Registrar información sobre estrategias, prioridad y soluciones de mejora a implementar en la organización.

GUIA GENERAL DE MEJORA

Es un documento que define las estrategias y actividades a realizar para implementar las recomendaciones hechas en el informe de valoración.

B.7. Plantilla: Reporte de implementación de la mejora

Objetivo: Registrar información sobre el seguimiento de los resultados de la implementación de un proyecto de mejora.

Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del

Software de Iberoamérica - Proyecto COMPETISOFT (Financiado por CYTED) REPORTE DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORA

El reporte de implementación de mejora recopila la ejecución e implantación del caso de mejora por cada una de las iteraciones del proceso de mejora.

(33)

Lecciones aprendidas

Clave de éxito o fracaso

Dificultades encontradas

Sugerencias

Guías de buenas prácticas

Procesos mejorados

Medidas de mejoras

introducidas Nombre ó Rol de las personas

involucradas Tiempo involucrado por persona (horas)

Valoración de Administración de proyectos específicos

1.

n.

Desarrollo del software

1.

n.

Mantenimiento del software 1.

n.

Total Esfuerzo

MEJORAS INTRODUCIDAS POR EL PROYECTO DE MEJORA

(34)

Registrar información relacionada con los siguientes ítems:

- Evaluar el cumplimiento del plan general de mejora para cada iteración especifica.

Conformidad de la implementación de la mejora

(35)

Bibliografía

[1]. Modelo de Procesos para la Industria de Software - MoproSoft - Versión 1.3, Agosto de 2005. NMX-059/01-NYCE-2005. 2005, Organismo nacional de normalización y

evaluación de la conformidad - NYCE: Ciudad de México.

[2]. Método de Evaluación de procesos para la industria de software - EvalProSoft - Versión 1.1, Marzo de 2004. NMX-I-006/01 al 04-NYCE-2004. 2006, Organismo nacional de normalización y evaluación de la conformidad - NYCE: Ciudad de México.

[3]. Hurtado, J., F. Pino, and J. Vidal, Software Process Improvement Integral Model: Agile SPI. Technical Report SIMEP-SW-O&A-RT-6-V1.0. 2005. 2006, Universidad del Cauca - Colciencias.: Popayán, Colombia.

[4]. Vidal, J., J. Hurtado, F. Pino, H. Oktaba, and M. Piattini, Proceso de mejora - Informe Técnico D.21 Proyecto COMPETISOFT (506PI0287). 2006, Programa iberoamericano de ciencia y tecnología para el desarrollo - CYTED: Ciudad Real, España.

[5]. COMPETISOFT, P., Mejora de procesos para fomentar la competitividad de la pequeña y mediana industria de software Iberoamericana - COMPETISOFT v0.2. 2006, CYTED - Ciencia y tecnología para el desarrollo. p. 189-210.