Microsoft
Access
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
LIC. EN LOGÍSTICA Y TRANSPORTE MULTIMODAL
Paquetes Computarizados Aplicados A La Logística Y Transporte
Multimodal
Investigación #3
Microsoft Access
Profesor:
Wilfredo Ibarra
Grupo #1
Integrantes:
Camaño, Jennifer
8-898-518
Córdoba Olga
8-1082-1691
Gálvez Mallory
8-912-1702
López Jennifer
8-918-415
Grupo:
12L131Contenido
Introducción...4
Microsoft Access...5
Definición...5
Características principales...5
Como se puede utilizar Microsoft Access en la logística...10
Herramientas de Microsoft Access...11
1.1 La barra de Herramientas de acceso rápido...11
1.2 La Cinta de Opciones...11
1.3 El panel de navegación...12
El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base de datos. Aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para mayor facilidad. Desde el panel de navegación, puedes cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos...12
1.3.1 Minimizar el panel de navegación...12
...13
1.3.2 Organizar los objetos en el panel de navegación...13
Paso1: Hacer clic en el pequeño botón que tiene un triángulo apuntando hacia abajo. Está en la parte superior del panel de navegación. Se desplegará un menú...13
Paso 2: Seleccionar del menú desplegable el tipo de organización de preferencia:...13
1.4 Panel de objeto...14
1.5 Barra de navegación de registros...14
1.6 Barra de búsqueda...15
2.1 ¿Para qué sirve la Vista Backstage?...15
2.2 Acceder a la Vista Backstage...15
3.1 Tablas en Access...16
3.1.1 Tablas de comprensión...16
3.1.2 Navegación en tablas...17
3.1.3 Añadir un nuevo registro...17
3.1.4 Editar registros...18
3.1.5 Guardar y eliminar registros...20
3.1.6 Cambiar el tamaño de un campo...20
3.1.8 Ocultar campos...21
Paso 3: El campo se ocultará...21
3.1.9 Cambiar el color de fila alternativo...22
3.1.10 Modificar líneas de la cuadrícula...23
3.1.11 Opciones adicionales de formato...23
3.2 Formularios...23
3.2.1 Añadir un nuevo registro...24
3.2.2 Encontrar un registro existente para ver o editar...25
3.2.3 Guardar el registro actual...25
3.3.1 Conozcamos la vista Diseño de consulta...26
3.3.3 Diseñar consultas simples de una única tabla...27
3.3.4 Crear consultas en múltiples tablas...29
3.3.5 ¿Cómo modificar una consulta?...30
3.3.6 Pasos para aplicar el Orden multinivel en las consultas...31
3.3.7 Pasos para ocultar un campo de consulta...31
3.3.8 ¿Cómo crear una consulta de totales?...32
3.4 ¿Qué son y cómo crear informes?...32
3.4.1 Imprimir y guardar informes en vista preliminar...33
3.4.2 Guardar informes...33
3.4.3 ¿Cómo exportar un informe?...33
3.4.4 Insertar un logo en el informe...35
Dar formato a un reporte...35
4.1 Modificar el encabezado...35
4.2 Para agregar texto a un encabezado o un pie...36
4.3 Agregar números y la fecha – hora...36
4.4 Para agregar la fecha y hora a un encabezado o un pie de página...37
4.5 Temas...37
4.6 Cambiar las fuentes del tema...38
Alternativas a Microsoft Access...38
¿Cómo hacer una base de datos?...40
4
Introducción
Es importante saber que una base de datos es el comienzo para poder tener una organización en una empresa y este programa nos brinda esto, además nos permite tener o escoger el tipo de formato o como deseamos desarrollar nuestra base de datos.
Este programa es un gran suplente para las Microempresas que no tengan el capital para comenzar laborando con un programa más avanzado, pero no significa que el mismo no tenga la capacidad para almacenar gran información y lograr usar todos sus beneficios al igual que otros.
Lo bueno del Microsoft Access es que nos permite crear muchas cosas en poco tiempo y sin tener una gran cantidad de conocimientos para poder manejarlo, solo está la disposición que tengan en ese momento.
Es muy importante destacar que el manejo de una base de datos de una manera adecuada nos puede brindar una mayor eficiencia a la hora de resolver problemas. Tenemos la ventaja de poder tener acceso a información de muchos años atrás mientras la misma este guardad en la base de datos sido guardada
Microsoft Access.
Definición.
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.
Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etc. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) y manejarlos por medio de las consultas e informes.
Utiliza los conceptos de bases de datos relacionales.
fue liberado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se liberó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft.
Características principales.
A. Cree aplicaciones personalizadas rápidamente, sin necesidad de ser un desarrollador:
Más allá de las bases de datos de escritorio
Access es ahora mucho más que una forma de crear bases de datos de escritorio. Es una herramienta fácil de usar que permite crear rápidamente aplicaciones de base de datos basadas en el explorador que te ayudarán a dirigir tu negocio. Los datos se almacenan automáticamente en una base de datos SQL, por lo que están más protegidos. Además, puedes compartir fácilmente las aplicaciones con
41 Crea fácilmente una aplicación personalizada o busca inspiración con la nueva colección de plantillas de aplicaciones diseñadas por profesionales.
Plantillas de tablas
¿Ya sabes lo que quieres supervisar con tu aplicación personalizada? Para empezar, solo tienes que escribir en el cuadro de texto “Agregar tablas” y elegir las tablas adecuadas para definir rápidamente campos, relaciones y reglas entre ellas. Podrás ejecutar tu nueva aplicación en solo unos minutos.
B. Crea aplicaciones fáciles de usar que crezcan con tu negocio: La “experiencia de las aplicaciones”
Con una interfaz atractiva y fácil de usar, y una experiencia del usuario estándar, ya no tendrás que preocuparte por que los usuarios se “pierdan” en los datos de la aplicación. Access se ocupa del código que permite crear esta apariencia profesional.
Control de elementos relacionados
Los usuarios pueden consultar información relevante adicional de la base de datos sin tener que cambiar de pantalla, por lo que siempre tendrán el contexto adecuado al revisar o especificar información.
Control de autocompletar
La entrada de datos es ahora mucho más sencilla y menos propensa a errores, ya que los usuarios de la aplicación cuentan con menús desplegables y recomendaciones que se muestran al empezar a escribir. Las búsquedas permiten establecer relaciones entre registros en distintas tablas.
C. Comparte tus datos y controla el acceso a ellos con mayor facilidad: Implementación de aplicaciones para SharePoint
Con Access Services y SharePoint Online o una implementación local de SharePoint Server 2013, las aplicaciones de Access ahora se pueden administrar y supervisar fácilmente a través de un sitio de SharePoint empresarial en un explorador. De este modo, podrás disfrutar de acceso multiusuario y del control de permisos que ofrece SharePoint, además de tener visibilidad sobre el uso de las aplicaciones.
Datos almacenados en SQL
Las funciones back-end se han trasladado a SQL Server y a la Microsoft Azure SQL Database para permitir una mayor confiabilidad, seguridad, escalabilidad y facilidad de administración a largo plazo. Las aplicaciones de Access ahora usan la sintaxis SQL estándar y un back-end crítico, tanto si se trata de una implementación local como en la nube.
Microsoft Access 2016 es la versión más reciente de Access. Las versiones anteriores son Access 2013, Access 2010, Access 2007 y Access 2003. Access 2016 es compatible con Windows 10, Windows 8.1 y Windows 7.
Cuáles son las ventajas de las bases de datos access
Facilidad para integrar : Las bases de datos access funcionan muy bien con muchos de los programas para desarrollo de software basados en Windows. También se pueden utilizar sus tablas en productos tales como Microsoft SQL Server y en otros no basados en Microsoft tales como Oracle y Sybase.
NET-amigable : Las bases de datos access son también una buena opción para los usuarios que tengan la intención de desarrollar software utilizando .NET ya que Ms Access y .NEt se pueden vincular. Además, la interfaz gráfica de usuario de MS Access también puede ofrecer fácil funcionalidad y posibilidades de configuración.
Fácil de instalar y usar : Para crear bases de datos access basta con instalar Microsoft Access y esto es algo que cualquier administrador de bases de datos
41 aplicaciones de Microsoft, Access contiene asistentes que te guían a través de cada paso del camino. La interfaz de usuario es intuitiva, acelerando la recuperación de datos.
Puede ser colocada online : Aunque todavía tiene limitaciones de número de usuarios con conexión simultánea, cuando se tiene necesidad de usuarios remotos, se le puede dar control total y funcionalidad a una base de datos access de modo que el teletrabajo pueda convertirse en una opción viable para los administradores de bases de datos.
Muy popular : Microsoft Access es el sistema de base de datos de escritorio más popular en el mundo por lo que las bases de datos access pueden ser entendidas por la mayoría de usuarios de bases de datos.
Capacidad de almacenamiento conveniente : Una base de datos access puede almacenar hasta 2 GB de datos lo cual es más que suficiente para una gran mayoría de desarrollos.
Ahorras dinero : Microsoft Access es cientos de dólares más económico que otros sistemas más grandes; ofreciendo las funcionalidades y uso similares. Soporte multi-usuario : La versión 2016 de MS Access permite hasta 255
usuarios concurrentes.
Importación de datos : Microsoft Access hace que sea muy fácil importar datos.
Desventajas de las bases de datos Access
Capacidad Finita : las bases de datos access son útiles para pequeñas y medianas empresas o departamentos individuales. Cualquier sector cuyo uso vaya más allá de las 2 GB tropezará con una pared y descubrirá las limitaciones.
Structured Query Language (SQL) : SQL para MS Access no es tan robusto como MS SQL Server u Oracle, por nombrar sólo unos pocos.
Las transacciones críticas a tiempo son difíciles de gestionar : Si generas datos que necesitan ser utilizados o distribuidos inmediatamente, las bases de datos Access puede que no sean las más adecuadas para ti. Piensa en Access como
una base de datos a largo plazo para la minería de datos y el análisis de diversas métricas.
Podría haber problemas de seguridad : Si tu base de datos necesita ser protegida por extensos protocolos de seguridad de base de datos, entonces Access puede que no sea la mejor opción. Puedes evitar este problema mediante el uso de Access en el front-end de un servidor SQL, pero no todas las empresas tienen ese nivel de infraestructura y todavía crean datos sensibles que deben protegerse.
Múltiples sistemas operativos Windows podrían corromper la base de datos : Es posible que en tu red existan varios sistemas operativos Windows en diferentes ordenadores que son utilizados para distintos usos en tu empresa. Desde un Windows 98 al actual de Windows 10. Cuando se comparte una base de datos con los usuarios de sistemas operativos mezclados, es posible que se pueda corromper la información que se está recogiendo.
Un solo archivo : Toda la información de tu base de datos se guarda en un solo archivo. Esto limita las opciones y cómo elegir utilizar los datos. Ralentiza informes, consultas y formularios. Su rendimiento se va volviendo lento conforme el usuario va escalando el tamaño de los datos. Los datos multimedia pueden llenar el límite de espacio MS Access rápidamente.
Límite de usuarios : el límite técnico de las bases de datos access es de 255 usuarios al mismo tiempo, pero el límite real es de entre 10 y 80 (según el tipo de aplicación).
Todavía hay una curva de aprendizaje que se necesitará seguir : Microsoft Access tiene un diseño relacional relativamente pobre, lo que puede hacer que sea difícil para algunos usuarios aprender a utilizar o acceder a los formularios de bases de datos. Los controles y formularios también pueden ser difíciles de personalizar o adaptarse a ciertas necesidades y también, por lo general, debes tener un conocimiento básico de lenguaje de programación SQL para tener mejores posibilidades de éxito.
41
Como se puede utilizar Microsoft Access en la logística.
Creación y mantenimiento de bases de datos, de proveedores, productos y pedidos con Microsoft Access.
Manejo de carácter numérico, auto-numérico, de texto, moneda, etc. Siendo así una interfaz de usuario idónea para un individuo, proceso u organización.
Crear tabla de datos indexados.
Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas cuyas bases de datos no requieran de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones.
Herramientas de Microsoft Access
Con Access se pueden hacer formularios propios que facilitan la manera en la que se ingresa la información a la base de datos. Se pueden incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas restricciones para asegurar de que los datos sean ingresados en el formato correcto. Cuando se ingresa la información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos requerido, en una o más tablas si así se necesita
1. La barra de herramientas de acceso
rápido
2. La Cinta de Opciones
3. El panel de navegación
4. Panel de objeto
5. Barra de navegación de registros
6. Barra de búsqueda
1.1La barra de Herramientas de acceso rápido Se puede personalizar los comandos, para tenerlos a un clic de distancia. Por defecto, allí encontrarás los comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer
1.2La Cinta de Opciones
Ilustración 1: Nombres de barras
41 Es la parte superior de la ventana de Access, justo debajo de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y es donde se hallan las
pestañas Archivo, Inicio, Crear, Datos externos, etcétera. Cada pestaña cuenta con varios grupos de comandos que puedes ejecutar de acuerdo con tus necesidades, ya que ellos permiten ejecutar acciones. Cada grupo de comandos está divido uno de otro y tiene su nombre en la parte inferior. Algunas pestañas se activan dependiendo del objeto en el que se esté trabajando.
1.3 El panel de navegación
El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base de datos. Aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para mayor facilidad. Desde el panel de navegación, puedes cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos.
1.3.1 Minimizar el panel de navegación
Hacer clic en la pequeña flecha de dos puntas situada en la parte superior derecha del panel de navegación. Para hacer que el panel de navegación aparezca nuevamente, haz clic de nuevo en la pequeña flecha de dos puntas.
Ilustración 3: La Cinta de Opciones
Ilustración 4:Panel de navegación
“Puedes reducir el tamaño del panel de navegación sin tener que minimizarlo. Para ello, haz clic sobre el borde derecho del panel y arrástralo hasta conseguir el tamaño deseado”.
Por defecto, los paneles de navegación están organizados los objetos por tipo: las tablas en un grupo, los formularios en otro y así sucesivamente.
1.3.2 Organizar los objetos en el panel de navegación
Paso1: Hacer clic en el pequeño botón que tiene un triángulo apuntando hacia abajo. Está en la parte superior del panel de navegación. Se desplegará un menú.
Paso 2: Seleccionar del menú desplegable el tipo de organización de preferencia:
Seleccionar Personalizado para crear un grupo con los objetos que más utilizados. Hecho esto, sólo se deben arrastrar los objetos allí.
Seleccionar Tipo de objeto para organizarlos por clase. Esta es la opción predeterminada.
Seleccionar Tablas y vistas relacionadas para agrupar los formularios, consultas y reportes junto a las tablas con que tienen relación.
Ilustración 6:Organizaciónde la tabla
41 Seleccionar Fecha de creación o Fecha de modificación para organizar
los objetos por los que fueron creados o modificados recientemente.
También se pueden modificar la apariencia del panel de navegación al minimizar los grupos de objetos que no se usen.
Solo se debe clic en la pequeña flecha de dos puntas situada en la parte superior de cada grupo (junto al nombre). Para restaurar el grupo nuevamente, solo se debe volver hacer clic en la pequeña flecha.
1.4 Panel de objeto
La mayor parte de la ventana de Access está conformada por el panel de objetos, ya que es allí donde se concentra la mayor parte del trabajo. En este espacio se puede cada uno de los objetos de la base de datos e ingresar los datos en cada uno de ellos.
En caso de tener abierto más de un objeto, estos se almacenarán en pestañas en la parte superior del panel. Para cerrar se debe hacer clic en la X del extremo superior.
1.5 Barra de navegación de registros
Esta barra permite dirigirse rápidamente a la ubicación de un registro específico o habilitar los campos para agregar uno nuevo. Hacer clic en las pequeñas flechas para
Ilustración 8: Paso 2
Ilustración 9: Modificar apariencia
Ilustración 10: Panel del objeto
Ilustración 11: barra de navegación de registros
moverse por los registros o escribe en el campo el ID del registro al que quieres saltar. Para agregar un nuevo campo, hacer clic en la flecha con la estrella amarilla.
1.6 Barra de búsqueda
Se Puede utilizar el cuadro de búsqueda de registros para buscar cualquier elemento del objeto en el que se esté trabajando. El primer resultado que coincida con el término de búsqueda aparecerá resaltado en un recuadro amarillo. Para navegar los otros resultados, hay que presionar la tecla Enter.
Vista Backstage 2.1 ¿Para qué sirve la Vista Backstage?
La vista Backstage muestra varias opciones y comandos como Abrir, Guardar, Imprimir y crear una nueva
base de datos (Nuevo).
2.2 Acceder a la Vista Backstage
Para tener acceso a la Vista Backstage se debe ir la pestaña Archivo de la Cinta de Opciones. Allí, se debe escoger una de las funciones del panel izquierdo y se ejecutará el comando o se desplegarán más opciones en el panel central de la ventana. Para cerrar la Vista Backstage hacer clic en otra pestaña de la Cinta de Opciones.
Ilustración 12: barra de búsqueda
Ilustración 13: Vista Backstage
41 3.1 Tablas en Access
Paso 1: Abrir la base de datos y localizar el Panel de navegación.
Paso 2: En el Panel de navegación, ubicar la tabla que se desea abrir. Las tablas están marcadas con el ícono . Paso 3: Hacer doble clic en el nombre de la tabla. Se abrirá y aparecerá como una pestaña en la barra de documentos de tablas.
3.1.1 Tablas de comprensión
Todas las tablas se componen de: Filas: horizontales
Columnas: verticales
Pequeños rectángulos denominados celdas en lugares donde las filas y columnas se interceptan. En Access, las filas y columnas se reconocen como registros y campos. Cada celda en una fila determinada es parte del registro de dicha fila y cada registro tiene su propio número ID. Dentro de una tabla, cada número de identificación (ID) es único para su registro y se refiere a toda la información contenida en dicho registro. El número de identificación de un registro no se puede cambiar. Cada celda de datos en tu tabla es parte tanto de un campo como de un registro.
Ilustración 15: Ej. Tabla de Access
3.1.2 Navegación en tablas
Para navegar por los registros de una tabla, se pueden utilizar las teclas de flecha para subir y bajar, subir o bajar con el scroll del mouse o utilizar las flechas de la barra de navegación de registros en la parte inferior de la tabla.
También se pueden encontrar cualquier registro de la tabla actualmente abierta buscándolo a través de la caja de búsqueda de registros. Simplemente con el cursor en la caja de búsqueda, escribir cualquier palabra que aparezca en el registro que quisiera encontrar, y presiona la tecla Enter. Para ver registros adicionales que encaje con la búsqueda y presiona nuevamente Enter.
3.1.3 Añadir un nuevo registro
Hay tres opciones para agregar un registro nuevo a una tabla: Opción 1: En el grupo Registros de la
pestaña Inicio, haciendo clic en la opción Nuevo.
Opción 2: En la barra de navegación de registros, ubicada en la parte inferior de la ventana, haz clic en el botón Nuevo registro.
Opción 3: Escribir en la fila bajo el último registro agregado. Ocasionalmente, cuando se
Ilustración 17: Búsqueda
Ilustración 18: Ejemplo de ID
Ilustración 19: Forma 1 de nuevo registro
41 aparecerá una ventana avisando que la información que se ha introducido no es válida. Esto significa que el campo que se está trabajando posee una regla de validación, la cual es una norma sobre el tipo de datos que pueden estar en dicho campo.
3.1.4 Editar registros
Para editar rápidamente cualquier registro dentro de una tabla, se hace clic sobre él y escribir los cambios. Sin embargo, Access también te permite buscar y reemplazar una palabra dentro de varios registros y eliminar registros por completo.
Reemplazar una palabra dentro de un registro: Se pueden editar múltiples
ocurrencias de la misma palabra usando la herramienta Buscar y reemplazar, con la cual se buscar un término y se reemplaza
con otro término.
Paso 1: Selecciona la pestaña Inicio y ubica el grupo Buscar.
Paso 2: El cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar, aparecerá. Seleccionando la opción Reemplazar.
Paso 3: Clic en la caja Buscar y escribir el término que se buscara.
Paso 4: Clic en la caja Reemplazar por y escribir la palabra por la cual deseas reemplazar el término original.
Ilustración 22: Buscar y reemplazar
Ilustración 23:Buscar
Paso 5: Clic en la flecha desplegable de la opción “Buscar en:” para seleccionar el área en el que se desea realizar la búsqueda. Allí se encuentran dos opciones principales:
Campo actual: Seleccionar si se desea limitar la búsqueda al campo seleccionado recientemente.
Documento actual: Seleccionar si se desear buscar en toda la tabla.
Paso 6: Clic en la flecha desplegable de la opción Coincidir, para seleccionar el punto en el cual se desea que los resultados coincidan con tu búsqueda.
Cualquier parte del campo: Para buscar el término de búsqueda en cualquier parte de la celda.
Hacer coincidir todo el campo: Para buscar solo las celdas que coinciden exactamente con el término de búsqueda.
Comienzo del campo: Para buscar sólo las celdas que empiezan con el término de búsqueda.
Paso 7: Clic en el botón Buscar siguiente,
para buscar la siguiente aparición del término de búsqueda.
Paso 8: Clic en Reemplazar para sustituir la palabra original con la nueva.
Ilustración 25: Buscar en:
Ilustración 26: Coincidir
Ilustración 27: Buscar Siguiente
41 “Aunque puedes usar la opción Reemplazar, al sustituirlos uno a la vez, puedes estar completamente seguro de editar sólo los datos que deseas. Reemplazar los datos involuntariamente, puede tener un impacto negativo en tu base de datos”.
3.1.5 Guardar y eliminar registros
Guardar un registro:
Paso 1: Seleccionar la pestaña Inicio y ubicar el grupo Registros.
Paso 2: Clic en el comando Guardar. Asegurar todos
los documentos no guardados antes de cerrar una tabla. Access no sugerirá guardar antes de cerrar la tabla.
Eliminar un registro
Paso 1: Seleccionar el registro completo haciendo clic en el borde gris, en la parte izquierda
del registro. Paso 2: Seleccionar la ficha Inicio y buscar el
grupo Registros.
Paso 3: Clic en la opción Eliminar. El registro se borrará de manera permanente.
Los números de identificación asignados a los registros permanecen igual, incluso, tras haber eliminado un registro. Por ejemplo, si borras el registro N.º 34 en la tabla, la secuencia de números de identificación del registro se leerá: "...32, 33, 35, 36...", en lugar de: "...32, 33, 34, 35, 36...".
3.1.6 Cambiar el tamaño de un campo
Paso 1: Ubicar el cursor sobre la línea de cuadrícula a la derecha
Ilustración 29: Guardar
Ilustración 31: Seleccionar Eliminar Ilustración 30: Clic para eliminar
Paso 2: Clic y arrastra la cuadrícula:
Hacia la derecha para aumentar el ancho del campo Hacia la izquierda para reducir el ancho del campo. Soltar el cursor. El ancho del campo cambiará. Paso 3: Soltar el cursor. El ancho del campo cambiará.
3.1.7 Cambiar el tamaño de una fila
Paso 1: Ubicar el cursor sobre la línea de la cuadrícula inferior de la zona gris, ubicada a la izquierda de la fila. El puntero del ratón se convertirá en una flecha doble .
Paso 2: Clic y arrastra la cuadrícula:
Hacia abajo para aumentar la altura de la fila. Hacia arriba para disminuir la altura de la fila. Soltar el ratón y el cambio se aplicará.
3.1.8 Ocultar campos
Un campo oculto es invisible, pero sigue siendo parte de la base de datos. Los datos dentro del campo oculto aún poseen formas de acceso, desde formularios, consultas, informes o cualquier tipo de tabla relacionada.
41 Paso 2: Desde el menú desplegable, seleccionar la opción Ocultar campos. Paso 3: El campo se ocultará.
Para volver a hacer visible el campo:
Paso 1: Clic en cualquier título de campo, luego seleccionar la opción Mostrar campos.
Paso 2: Una vez haya aparecido el cuadro de diálogo Mostrar columnas, clic en las casillas de los campos deseados, sean nuevamente visibles.
Paso 3: Clic en cerrar.
3.1.9 Cambiar el color de fila alternativo
Paso 1: Seleccionar la pestaña Inicio y buscar el
grupo Formato de texto.
Paso 2: Clic en la flecha desplegable de la
opción Alternar color de fila.
Paso 3: Seleccionar un color en el menú desplegable o seleccionar Sin color, para eliminar la alternación del color de fila.
Paso 4: El color de fila alternativo cambiará.
Ilustración 34: Ocultar Campos
Ilustración 35: Mostrar Campo
Ilustración 36: Que columnas mostrar
41
3.1.10 Modificar líneas de la cuadrícula
Paso 1: Seleccionar la pestaña Inicio y ubicar el grupo Formato de texto.
Paso 2: Clic en la flecha desplegable de la opción Líneas de la cuadrícula.
Paso 3: Seleccionar las líneas de la cuadrícula a incorporar. Se puede optar por líneas de cuadrícula horizontales entre las filas, líneas de cuadrícula
verticales entre las columnas, ambos tipos de líneas de cuadrícula o ninguna. Paso 4: Se actualizarán las líneas de cuadrícula en la tabla.
3.1.11 Opciones adicionales de formato
Para ver las opciones de formato adicionales, Clic en la flecha Formato de hoja de datos, situada en la esquina derecha del grupo Formato de texto. El cuadro de diálogo Formato de hoja de datos, ofrece muchas opciones de formato avanzadas, incluyendo la capacidad de modificar el color de fondo, de cuadrícula; las fronteras y el estilo de línea.
3.2 Formularios
Los formularios son muy populares porque son útiles para ambas partes: para la persona que solicita la información como para la persona que la provee. Ya que es una manera de solicitar información en un formato específico, quien diligencia el formulario sabe exactamente qué información incluir y en dónde.
Ilustración 39: Tipo de Cuadrícula
Ilustración 40: Actualización de la tabla
Éstos son tan precisos, como los formularios en Access. Cuando ingresas información a un formulario en Access, esos datos van directamente al lugar que se suponen, deben ir: dentro de una o más tablas relacionadas.
Cuando estas utilizando un formulario, Access actualiza las tablas adecuadas. No hay necesidad de ir y volver entre las tablas o buscar cuidadosamente en una tabla un registro específico, ya que los formularios te permiten ver cada registro en su totalidad. Además de facilitar el proceso de inserción de datos, los formularios ayudan a almacenar esta información dentro de las tablas de manera automática, sin que tener que escribirlos manualmente en cada una de ellas.
Con los formularios, los diseñadores de bases de datos pueden controlar exactamente el modo en el que los usuarios pueden interactuar con la base de datos.
Paso 1: Abrir la base de datos y ubicar el Panel de navegación.
Paso 2: En el Panel de navegación, ubicar el formulario a abrir. Éstos se reconocen con el icono .
Paso 3: Doble clic en el nombre del formulario. Se abrirá y aparecerá una pestaña en la barra de pestañas de documentos.
3.2.1 Añadir un nuevo registro
Existen dos formas de agregar un nuevo registro a un formulario:
Opción 1: En el grupo Registros de la pestaña de Inicio, clic en el
41 Opción 2: En la barra de exploración
de registros, ubicada en la parte inferior de la ventana, clic en el botón Nuevo registro.
3.2.2 Encontrar un registro existente para ver o editar
Existen dos maneras de encontrar y ver un registro existente usando un formulario, ambas utilizan la barra de navegación en la parte inferior de la pantalla. Paso 1: Para ver los registros, uno por
uno, clic en las flechas de navegación: La flecha a la derecha te llevará al registro siguiente.
Paso 2: Para buscar un registro, escribe una palabra que esté dentro del registro en el cuadro
de búsqueda.
3.2.3 Guardar el registro actual
Paso 1: Seleccionar la pestaña Inicio y busca el grupo Registros.
Paso 2: Clic en la opción Guardar. El registro actual se guardará.
3.2.4 Eliminar el registro actual
Paso 1: Seleccionar la pestaña Inicio y busca el grupo Registros.
Paso 2: Clic en la opción Eliminar. El registro se eliminará de forma permanente.
Ilustración 44:Botón de nuevo registro
Ilustración 45: Paso 1
Ilustración 46: Buscar registro
Ilustración 47: Guardar registro actual
3.3 Consultas
¿Qué son las consultas?
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información deseada
¿Cómo se utilizan las consultas? Las consultas son mucho más que filtros o
búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Se Debe tener en cuenta que una consulta bien diseñada puede dar información que no se podría averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.
3.3.1 Conozcamos la vista Diseño de consulta
Vistas de consulta: Clic en el botón Ver para poder acceder a la lista desplegable que mostrará las diferentes opciones de vista para las consultas.
Ilustración 49: Consulta
41 Botón ejecutar consulta: Después de diseñar
la consulta, clic en el botón Ejecutar para poder ver los resultados de la búsqueda en una tabla. Panel de relación de objeto: Todas las tablas deseadas para incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es
conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.
Tabla para criterios de búsqueda: En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenarla forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.
3.3.3 Diseñar consultas simples de una única tabla
Paso 1: Seleccionar la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opciones y hacer clic en el comando Diseño de consulta.
Paso 2: Access abrirá
la vista Diseño de consulta. En la pantalla aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí, se verá una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Seleccionar la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y,
luego, haz clic en el botón Agregar.
Ilustración 52: Botón de consulta
Ilustración 53: Tabla para búsqueda
Ilustración 54: Diseño de consulta
Paso 3: La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto. Allí, se verá una lista con los nombres de los campos de la tabla. Hacer doble clic sobre los campos que
considerados que van a arrojar los datos que aparezcan en los resultados de la consulta.
Paso 4: Establecer los criterios de búsqueda. Hacer clic en la fila Criterios del campo que deseado a filtrar. Al escribir
los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios fijados. Hay que tener en cuenta que, a la hora de escribir los criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"
Paso 5: Después de haber establecido los criterios de búsqueda, hacer clic en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.
Paso 6: Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si se desea guardar esta consulta, hacer clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cambiar el nombre y hacer clic en el botón Aceptar.
Ilustración 56: Arrojar datos
Ilustración 57: Establecer criterio de búsqueda
41
3.3.4 Crear consultas en múltiples tablas
Paso 1: Seleccionar la pestaña Crear y clic en el comando Diseño de consulta. Paso 2: Se abrirá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí seleccionar las tablas que van a hacer parte de la consulta. Luego, clic en el botón Agregar.
Paso 3: Las tablas aparecerán en forma de pequeñas ventanas en el panel de relación de objeto, unidos por una línea de combinación. Hacer doble clic en la sección media de esta línea para que se pueda configurar la dirección en la que va la relación de las tablas, es decir, de derecha a izquierda o viceversa.
Paso 4: Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de combinación. Allí, seleccionar la dirección en la que irá la línea de unión de las dos tablas. Se puede hacer clic en la opción 2 para que la unión quede de izquierda a derecha.
Paso 5: En las ventanas, hacer doble clic en los nombres de los campos deseados que aparezcan en los resultados de la consulta. Estos se añaden en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Paso 6: Establecer los criterios de búsqueda que llevará cada campo.
Ilustración 60: Unir dos tablas
Ilustración 59: Modo de relación de tabla
Ilustración 61: Añadir a la tabla
Recordar que los debes escribir en la fila criterio justo debajo del campo deseado que vaya.
Paso 7: Después de haber establecido los criterios de búsqueda, clic en el botón Ejecutar ubicado en el grupo Resultados de la ficha Herramientas de consulta.
Paso 8: Los resultados de la consulta se mostrarán en una hoja de datos, parecida a una tabla. Si se desea guardar la consulta,
hacer clic en el
comando Guardar que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, ponerle un nombre y hacer clic en el botón Aceptar.
3.3.5 ¿Cómo modificar una consulta?
Forma 1: Desde la ficha Inicio. Seleccionar la ficha Inicio de la cinta de opciones y hacer clic en el comando Ver. Se abrirá una lista desplegable donde se tendrá que seleccionar la opción Vista Diseño.
Forma 2: Ícono vista Diseño. En la esquina inferior derecha de la ventana de Access, buscar los pequeños íconos de vista. Allí, hacer clic en el ícono vista Diseño que es el
Ilustración 63:Guardar cambios
41 Una vez encontrado la vista Diseño, hacer los cambios que deseados en los criterios de consulta. Luego, selecciona el comando Ejecutar para ver los resultados actualizados.
3.3.6 Pasos para aplicar el Orden multinivel en las
consultas
Paso 1: Abrir una consulta. Luego, hacer clic en el botón Ver y selecciona la opción Vista diseño. Paso 2: Buscar el campo que deseas ordenar
primero. En la fila Ordenar, hacer clic en la flecha
desplegable que se encuentra debajo de cada campo y seleccionar Ascendente o Descendente.
Paso 3: Repetir el procedimiento en el resto de los campos
para agregar
clasificaciones adicionales. Recordar que estas se aplican de izquierda a derecha. Así que, las clasificaciones adicionales, deben quedar a la derecha de la clasificación principal.
Paso 4: Finalmente, hacer clic en el comando Ejecutar. Se verá que los resultados de la búsqueda aparecerán en el orden deseado.
3.3.7 Pasos para ocultar un campo de consulta
Paso 1: Abrir una de las consultas, hacer clic en el botón Ver y seleccionar la vista diseño.
Paso 2: Buscar el campo que deseas ocultar y hacer clic en la casilla de verificación que se encuentra en la fila Mostrar.
Ilustración 66: Abrir una consulta
Ilustración 68: Orden deseado Ilustración 67: Clasificación
Paso 3: Finalmente, hacer clic en el comando Ejecutar. En la tabla de resultados el campo no se verá.
3.3.8 ¿Cómo crear una consulta de totales?
Cuando se utiliza la función “totales” en una consulta, los datos de los campos se agrupan por valor, es decir, todos los elementos de un tipo se encuentran juntos. En la ficha Diseño de consulta, busca el grupo Mostrar / Ocultar y seleccionar el comando Totales.
Una fila se agregará a la tabla de la cuadrícula de diseño, con todos sus valores establecidos en el campo Agrupar por. Seleccionar la celda deseada a realizar un cálculo y hacer clic en la flecha desplegable que aparece. Seleccionar el cálculo a llevar a cabo.
3.4 ¿Qué son y cómo crear informes?
Paso 1: Abrir la tabla o consulta que se desee utilizar para el informe.
Paso 2: Seleccionar la pestaña Crear. Allí, buscar y pulsar el comando Reporte.
Paso 3: Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de los datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este problema, hay que cambiar el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a continuación, hacer clic y arrastrar el
Ilustración 69: Ocultar consulta
Ilustración 70: Función Totales
Ilustración 71: Agrupar por:
Ilustración 72: Abrir tabla
41 borde hasta que el campo tenga el tamaño deseado. Repetir el mismo procedimiento hasta que te quede ajustada.
Paso 4: Para guardar el informe, hacer clic en el comando Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el informe y pulsa el botón Aceptar.
3.4.1 Imprimir y guardar informes en vista preliminar
Paso 1: En la ficha Inicio, hacer clic en el comando Vista preliminar de la lista desplegable. El informe se mostrará tal y como aparece en la página impresa. Paso 2: Si es necesario modificar el tamaño de página, ancho del margen u orientación de la página, usar los comandos relacionados en la cinta de opciones.
Paso 3: Hacer clic en el comando Imprimir. Se verá un cuadro de diálogo. Allí, configurar las opciones de impresión deseadas y pulsa en Aceptar.
3.4.2 Guardar informes
Se Pueden guardar los informes en otros formatos para poder verlos y modificarlos fuera de Access. Esto se conoce como exportar un archivo. Access ofrece opciones para guardar el informe como un archivo de Excel o de texto, un PDF, un XPS, un archivo adjunto de correo electrónico o un documento HTML.
Ilustración 75: Guardar informe
3.4.3 ¿Cómo exportar un informe?
Paso 1: En la ficha Inicio, hacer clic en el comando Ver y seleccionar la opción Vista preliminar de la lista desplegable.
Paso 2: Tipos de formato de un archivo: Localiza el grupo Datos y
selecciona una de las opciones de tipo de archivo.
Pulsa el comando Más para
acceder a las opciones que tienes para guardar el informe. Paso 3: Guarda el archivo. Para guardar el archivo como PDF o XPS:
Seleccionar la ubicación donde guardarás el informe.
Colocar el cursor en el campo Nombre de archivo y escribir un nombre para el informe y pulsar la flecha desplegable ubicada en Guardar como y pulsar la opción PDF o XPS.
Seleccionar la calidad del archivo haciendo clic en estándar para los informes que se va a imprimir o
en Optimizado para aquellos a compartir en línea.
Una vez que estés satisfecho con la configuración, haz clic en Publicar para guardar el informe.
Para guardar el informe como cualquier otro tipo de archivo:
Hacer clic en Examinar para especificar la ubicación del archivo y el nombre, hacer clic en Guardar. En la exportación de cuadro de diálogo, hacer clic en las casillas de verificación para seleccionar las opciones de ahorro deseados en tu caso. Haga clic
Ilustración 77: Tipos de formatos
41 Paso 4: Un cuadro de diálogo aparecerá para notificarte que el archivo se ha guardado correctamente. Allí, hacer clic en Cerrar para volver al informe.
3.4.4 Insertar un logo en el informe
Paso 1: En la ficha Inicio, hacer clic en el comando Vista y seleccionar la opción Vista Diseño
Paso 2: En la pestaña Diseño ubicar y pulsar el comando Logotipo.
Paso 3: Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen. Allí, buscar y seleccionar el archivo de imagen deseado y hacer clic en Aceptar para agregarlo al informe.
Paso 4: Una versión minimizada de la imagen aparecerá en el encabezado. Hacer clic y arrastrar el borde de la imagen para cambiar su tamaño.
Dar formato a un reporte
4.1 Modificar el encabezado
Para ver y modificar el encabezado y pie de página que aparecen en cada página del informe, seleccionar el ícono Vista en la cinta de opciones y cambiar a la vista Diseño. Los campos
del encabezado y pie de página se encuentran en unas franjas grises.
Ilustración 80: Diseño - Logotipo
Ilustración 81: Versión minimizada
4.2 Para agregar texto a un encabezado o un pie Paso 1: En la cinta de opciones, seleccionar la ficha Diseño ubicada en Herramientas de diseño de informe. Luego, pulsar el comando Controles y a continuación, seleccionar la opción Etiqueta.
Paso 2: Colocar el cursor en el espacio en blanco del encabezado o pie de página. Luego, hacer clic y mantén presionado el botón mientras se arrastra para crear la etiqueta.
Paso 3: Colocar el cursor en el cuadro de texto, hacer clic y escribir el texto deseado.
4.3 Agregar números y la fecha – hora
Paso 1: En la cinta de opciones, seleccionar la ficha Diseño ubicada en Herramientas del informe. Allí, localizar el grupo Encabezado y pie de página y una vez allí, pulsar en el comando Números de página.
Paso 2: Aparecerá el cuadro de diálogo Números de página. Allí, seleccionar el formato:
Seleccionar Página N para que aparezca el número de la página actual únicamente.
Seleccionar Página N de M para mostrar el
Ilustración 83: Comando - Controles
Ilustración 84: Crear etiqueta
Ilustración 85: Escribir Texto
Paso 3: Seleccionar si se desea poner los números de página en el encabezado o pie de página.
Paso 4: Hacer clic en la flecha hacia abajo para seleccionar la alineación de los números.
Paso 5: Para finalizar, hacer clic en Aceptar.
4.4 Para agregar la fecha y hora a un encabezado o un pie de página
Paso 1: En la cinta de opciones, seleccionar la ficha Diseño ubicada en Herramientas del informe. Allí, localizar el grupo Encabezado y pie de página y una vez allí, pulsar en el comando Fecha y hora.
Paso 2: Aparecerá el
cuadro de diálogo Fecha y Hora. Allí, seleccionar las opciones de formato que desees. Accederás una vista previa del texto que se incluirá en el informe.
Paso 3: Cuando se esté a gusto con la apariencia de la fecha y hora, hacer clic en Aceptar.
Por defecto, la fecha y la hora aparecen en el encabezado. Si deseas moverlos al pie de página, simplemente haz clic en la fecha y arrástrala a la ubicación deseada.
4.5 Temas
Paso 1: Una vez se encuentre en el modo de vista Diseño, seleccionar la pestaña Diseño y en el grupo Temas selecciona el comando Tema.
Ilustración 88: Encabezado y pie de pág.
Ilustración 89: Modificación de fecha y hora
41 Paso 2: Aparecerá un menú desplegable. Pasa el ratón sobre un tema para acceder a una vista previa del mismo.
Paso 3: Seleccionar el tema deseado. Se verá que se aplica a toda la base de datos.
4.6 Cambiar las fuentes del tema
Paso 1: Una vez se encuentre en el modo de vista Diseño, seleccionar la
pestaña Diseño y en el
grupo Temas seleccionar el
comando Fuentes.
Paso 2: Aparecerá un menú desplegable. Allí, seleccionar una fuente del conjunto. Las fuentes se
aplican a toda la base de datos. Alternativas a Microsoft Access
FileMaker Pro: es una aplicación de base de datos relacional multiplataforma de FileMaker Inc. Integra un motor de base de datos con unas características gráficas de interfaz de usuario y de seguridad, que permite a los usuarios modificar la base de datos arrastrando nuevos elementos a pantallas o formularios.
Alfa Five/ Alfa Anywhere: Alpha Five es un sistema de gestión de base de datos relacional y una plataforma de desarrollo rápido de aplicaciones para la construcción de aplicaciones de escritorio, web y móviles multiplataforma. Alfa Five ya no está disponible debido a que Alfa Software ha migrado a un modelo
Ilustración 91: Diseños
basado en suscripción llamado Alfa Anywhere que también permite la computación móvil.
Paradox: es un sistema de gestión de base de datos relacional actualmente publicado por Corel Corporation. Fue lanzado originalmente para DOS por Ansa Software, y luego por Borland, después de adquirir la empresa.
Lotus Approach: Lotus Approach es un sistema de gestión de base de datos relacional incluido en la IBM Lotus SmartSuite para Microsoft Windows. Como empresa, Approach fue fundada en 1991 y ha ganado más de 30 premios, incluyendo “Best of Show” en Comdex.
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¿Cómo hacer una base de datos?
Crear una base de datos mediante una plantilla
Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede usar tal y como están o como puntos de inicio. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios, macros e informes necesarios para realizar una tarea específica.
Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.
En la ficha Nueva aparecen varios conjuntos de plantillas, algunas integradas en Access. Puede descargar también más plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.
Seleccione la plantilla que quiera usar
Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en Imagen de botón, busque la carpeta en la que quiere guardar la base de datos y, después, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de SharePoint.
Primero
Acceder Access:
Segundo
Seleccionar una plantilla de Access y colocar crear:
Tercero
Ya se creó la base de datos:
NOTA: Si bien ambas usan SharePoint, una base de datos de escritorio vinculada a un sitio de
41 Access crea una base de datos de la plantilla que elija y, a continuación, la abre. Para muchas plantillas, aparece un formulario en el que puede empezar por escribir datos. Si la plantilla contiene datos de muestra, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registros (la barra o el cuadro sombreado que aparece a la izquierda del registro) y luego seguir este procedimiento.
Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Use Panel de navegación para buscar otros formularios o informes que es podría querer usar. Algunas plantillas incluyen un formulario de navegación que le permite moverse entre los diferentes objetos de base de datos.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con plantillas, consulte el artículo Usar una plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.
Conclusión
Podremos decir que este programa de la línea de los Office a resultado bastante bueno para la realización de bases de datos porque le ofrece al usuario en unos pocos pasos tener todos sus datos de su empresa, listas e información valiosa organizada, buena calidad y en poco tiempo.
Sin más que decir el Microsoft Access es un procesador que ha cambiado la mira de los trabajos porque al ser versátil apoya grandemente a este sector de la industria.
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Bibliografía
Global, G. (1998-2017). learnfree.org. Obtenido de http://www.gcflearnfree.org/access2010/13.
International, C. F. (2016). Access 2010. Obtenido de https://www.gcfaprrendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/trabaja_con
_bases_de_datos/1do,.
Microsoft. (2017). Crear una nueva base de datos. Obtenido de https://support.office.com/es-es/article/Crear-una-nueva-base-de-datos-32a1ea1c-a155-43d6-aa00-f08cd1a8f01e.
Wikipedia. (8 de septiembre de 2017). Wikipedia. Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/microsoft_Access.
