Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

(1)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁

Definición del modelo funcional

transversal integrado para las

Secretarías

Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel

Macroproceso Recursos Materiales

Proceso MAB- Administrar bienes

(2)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂

Índice

1 Introducción ... 3

1.1 Objetivo del documento. ... 3

1.2 Arquitectura del Proceso ... 3

2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular ... 4

2.1 Descripción general del subproceso ... 4

2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular ... 4

2.2.1 Recibir vehículos ... 4

2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI ... 5

2.2.3 Regularizar los vehículos ... 6

2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ... 7

2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A)... 8

2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ... 9

2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir ... 10

2.2.8 Determinar asignaciones ... 10

2.2.9 Notificar rechazo de asignación ... 12

2.2.10 Asignar vehículo y notificar ... 12

2.2.11 Administrar parque vehicular (A) ... 13

2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular ... 15

2.2.13 Evaluar la baja de la unidad ... 16

2.2.14 Dar de baja vehículos ... 16

2.2.15 Verificar la existencia de multas ... 18

2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable ... 18

2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado ... 19

2.2.18 Turnar caso a contraloría ... 20

3 Diagrama del subproceso ... 21

4 Anexo de formatos ... 24

4.1 Petición de asignación de vehículos ... 24

4.2 Petición de préstamo de vehículos ... 24

5 Documentos anexos ... 25

(3)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₃

1 Introducción

1.1 Objetivo del documento.

El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular.

1.2 Arquitectura del Proceso

El subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular forma parte del proceso MAB-Administrar bienes dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos

Materiales

Recursos Materiales

Administrar bienes MAB Administrar Inventarios MAB-010 Administrar mantenimiento MAPM Administrar la Flota Vehicular MAB-020 Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros MAB-030

Disponer y Dar de Baja Bienes MAB-040 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones MABS-010 Atender solicitudes de adquisición MABS-020 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos MABS-030 Comprar bienes y servicios MABS-040 Recibir, Revisar y Aceptar Bienes y Servicios MABS-060 Administrar Proveedores MABS-070 Administrar Legalidad de Contratos MABS-050 Adquirir bienes y servicios

(4)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₄

2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota

vehicular

2.1 Descripción general del subproceso

El subproceso de Administrar la flota vehicular comienza con la entrada de vehículos a la dependencia y/o peticiones vehiculares de las áreas, y continúa con la regularización, registro y asignación de los mismos hasta el análisis del desempeño vehicular de distintos temas como mantenimiento y rendimiento de combustible.

2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020

Administrar la flota vehicular

2.2.1 Recibir vehículos

ID (1) Evento(s) de inicio:

MABS-060 - Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Notificación de vehículo recibido

Descripción:

Recibir el vehículo mediante la realización de las siguientes tareas:

Realizar una revisión física, revisar los documentos vehiculares (número de serie, número de motor, carta factura, etc.) y documentar el inventario que contenga el vehículo (refacciones, cables, etc.)

Descripción específica para escenarios:

1.- Autos nuevos

Realizar una revisión física contra la orden de compra.

2.- Autos usados (donaciones, transferencias, comodato, etc)

Realizar una revisión física contra los documentos que amparan la donación.

(5)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₅ pendientes o recargos que puedan estar asociados al vehículo.

3.- Reasignación de autos

En caso que el auto sea regresado por el área usuaria para su reasignación, se debe realizar una revisión física contra los documentos de inventario de cuando fue asignado.

Evento(s) de salida:

Vehículo recibido

Documento físico o información generada:

No aplica

Rol:

Operador de administración de flota vehicular

2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI ID (2) Evento(s) de inicio:

No aplica

Descripción:

Solicitar a Finanzas los recursos para el pago de derechos de alta vehicular para autos nuevos y usados ante la Secretaria de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades.

Dichos pagos incluyen:

• Pago de tenencia correspondiente

• Alta vehicular o regularización (en caso de perdida placa)) • Placas y engomado

• Tarjeta de circulación

(6)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₆ • Verificación

• Multas (en caso que aplica)

No aplica

Recursos solicitados

FECG-020: Ejercer presupuesto Pago de derechos vehiculares solicitados

No aplica

Rol:

Supervisor de administración de flota vehicular

2.2.3 Regularizar los vehículos ID (3) Evento(s) de inicio:

No Aplica

Descripción:

Regularizar los vehículos mediante las siguientes tareas:

(7)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₇

No aplica

Vehículos regularizados, continua con actividad #8

Documentos regularizados de la unidad vehicular: (placas, permisos de circulación, certificados de verificación, tenencias pagadas.)

Rol:

2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ID (4) Evento(s) de inicio:

Petición de asignación identificada

Descripción:

Recibir las peticiones de asignación o préstamo de unidades por parte de las áreas administrativas justificando plenamente las necesidades vehiculares del área.

1.- Solicitudes de préstamo

Cada una de las áreas deberá revisar con su enlace administrativo si existen vehículos que cubran su necesidad para periodos cortos antes de enviar una petición de préstamo a la Administración de la flota vehicular.

(8)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₈ Petición de asignación recibida (ver formato 4.1 y 4.2)

No aplica

Rol:

2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A) ID (5) Evento(s) de inicio:

No Aplica

Descripción:

Evaluar la petición del área conforme a sus necesidades vehiculares para la asignación y/o préstamo de unidades, y revisar la existencia de vehículos registrados en la plantilla autorizada de unidades.

No aplica

Petición evaluada, continua con actividad #8 Información de peticiones consolidada #7

No aplica

Rol:

(9)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₉

2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ID (6) Evento(s) de inicio:

MABS-010 - Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones

Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (información de referencia)

Descripción:

Determinar el tipo de vehículo a adquirir mediante las siguientes tareas:

Identificar el tipo de uso o las necesidades para vehículos a adquirir en la Secretaría y compararla con el desempeño vehicular (información histórica del SIPAR) de la flota, analizar el mercado con base a estas necesidades, y analizar la información referente a las especificaciones técnicas para elaborar un cuadro comparativo.

Con este cuadro, comparar las necesidades de las áreas y desarrollar un cálculo económico tomando en cuenta factores como costo de mantenimiento, consumo de gasolina y especificaciones técnicas del vehículo.

Al final, con base en estos factores, determinar el tipo de vehiculo a comprar.

No aplica

Tipo de vehículo determinado

No aplica

Rol:

(10)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₀

2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir ID (7) Evento(s) de inicio:

Información de peticiones consolidada, viene de actividad #5

Descripción:

Determinar la cantidad de vehículos a adquirir, tomando en cuenta las necesidades o peticiones validas de las áreas que no fueron asignadas, las bajas próximas de vehículos y el ciclo de vida de las unidades para su sustitución.

No aplica

Adquisición de vehículo solicitada

MABS-020: Administrar Solicitudes de Adquisición Cantidad de vehículos determinada

MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Cantidad de vehículos determinada

No aplica

Rol:

Autorizador de administración de flota vehicular

2.2.8 Determinar asignaciones

ID (8) Evento(s) de inicio:

(11)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₁

Descripción:

Determinar asignaciones y préstamos para aquellas peticiones que hayan sido evaluadas como procedentes, en caso que existan vehículos disponibles.

Para el caso de vehículos de reciente adquisición que no hayan sido asignados todavía, se deberá elaborar una tabla de asignaciones de vehículos. Esta tabla de asignaciones es autorizada por el Oficial Mayor.

1.- Falta de vehículos para asignar

En caso que el número de vehículos dentro del parque vehicular sea menor, al número de vehículos solicitados, asignar las unidades a aquellas áreas administrativas con vehículos cuyo costo de mantenimiento sea mayor y con las necesidades de mayor prioridad para la estrategia de la dependencia.

2.- Prestamos

En caso de préstamos por periodos cortos de tiempo, revisar la existencia de vehículos para el apoyo en el tiempo solicitado. Si existen vehículos disponibles, se deberá prestar al área solicitante.

Asignaciones autorizadas, continua con actividad #10 Asignaciones no autorizadas

Documento con la tabla de asignaciones

Rol:

(12)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₂

2.2.9 Notificar rechazo de asignación ID (9) Evento(s) de inicio:

No aplica

Descripción:

Notificar al área solicitante los motivos de su rechazo, en caso que las peticiones de asignación o préstamo no hayan sido autorizadas por falta de vehículo

No aplica

Notificación enviada, termina

No aplica

Rol:

2.2.10 Asignar vehículo y notificar ID (10) Evento(s) de inicio:

Asignaciones autorizadas, viene de actividad #8

Descripción:

(13)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₃ firmar de resguardo. Notificar al área responsable de activo fijo para que realice el resguardo en el Sistema integral de procesos de administración de recursos (SIPAR).

Entregar el vehículo con toda la documentación correspondiente:

• Póliza de seguros • Tarjeta de circulación

• Póliza de garantía y manual del usuario

1.- Préstamo de vehículos

Se deberá documentar y revisar el inventario de la unidad al recibir y entregar el vehículo al solicitante. En este caso no existirán resguardos asignados.

Resguardo asignado

FRC-020 – Realizar la contabilidad de activos fijos Vehículo asignado y notificado

Documento de entrega/recepción de vehículos

Rol:

2.2.11 Administrar parque vehicular (A) ID (11) Evento(s) de inicio:

MABS-030 – Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros Registro de vehículo actualizado

Descripción:

(14)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₄ Dar seguimiento, regularizar y controlar por medio del SIPAR toda aquella información relacionada con la flota vehicular.

Llevar el registro y control de asignaciones de unidades y dotaciones de combustible (tarjetas), responsables de resguardo de vehículos, servicios de mantenimiento y el consumo de gasolina de las unidades.

Registrar y verificar información con respecto a la regularización de los vehículos, seguros, incidentes, verificaciones, multas, pagos pendientes (tenencia y revista vehicular) o recargos que puedan estar asociados al vehículo.

Adicionalmente, verificar que el expediente vehicular se encuentre completo y actualizado.

La información actualizada que debe contener el expediente es el siguiente:

Número de placa Número de Serie

Datos de la Unidad Administrativa asignada Número de motor

Tipo de motor (numero de cilindros y tipo de transmisión) Número y copia de Factura

Color

Nombre del proveedor Valor de Adquisición

Tipo de vehículo, marca y modelo

Numero de póliza y nombre de aseguradora Nombre del resguardante

Bitácora

Número de activo fijo

Documentación de inventario físico

No aplica

(15)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₅ Parque vehicular administrado, continúa con actividad #15

No aplica

Rol:

2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular ID (12) Evento(s) de inicio:

No aplica

Descripción:

Analizar información de rendimientos, costo de combustible, servicios de mantenimiento, y accidentes.

Analizar detalles como kilómetros recorridos, costo de mantenimiento por km., consumo por km., litros totales cargados por unidad y periodo.

Analizar toda la información relacionada para conocer el desempeño de la flota vehicular y comparar entre los diferentes tipos de unidades, necesidades y áreas, etc.

No aplica

Desempeño analizado

(16)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₆

Rol:

Planeador de administración de flota vehicular

2.2.13 Evaluar la baja de la unidad ID (13) Evento(s) de inicio:

No aplica

Descripción:

Evaluar si se debe o no dar de baja la unida, una vez analizado el desempeño de cada una de las unidades de la flota vehicular.

Costos altos de mantenimiento, consumos de gasolina mayores a los normales y vida útil del vehiculo finalizada son los principales factores para determinar la baja de la unidad.

No aplica

Programa de mantenimiento requerido

MAPM-010 Planear y calendarizar el mantenimiento Baja de vehículo detectada

No aplica

Rol:

Autorizador de administración de flota vehicular

2.2.14 Dar de baja vehículos

(17)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₇ No aplica

Descripción:

Dar de baja vehículos mediante las siguientes tareas:

Elaborar el listado de vehículos a dar de baja.

Notificar la entrega de los vehículos a las áreas que tienen asignado una unidad que será dada de baja.

Reunir la documentación necesaria (tenencias, copia de factura, certificados de verificación, permisos de circulación (en su caso), etc. para tramitar la baja ante la SETRAVI o las autoridades correspondientes para las demás localidades.

Solicitar los recursos para el pago de la baja vehicular, y entregar vehículo y documentación para la disposición final.

No aplica

Vehículo a disponer registrado

MAB-040- Disponer y dar de baja bienes Área notificada, termina

Lista de vehículos para enajenación

Rol:

(18)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₈

2.2.15 Verificar la existencia de multas ID (15) Evento(s) de inicio:

Parque vehicular administrado, viene de actividad #11

Descripción:

Verificar la existencia de multas para cada una de las unidades dentro de la flota vehicular.

En caso de existir multas imputables a la dependencia, realizar el pago correspondiente

No aplica

Multa pagada, termina Multa no pagada

No aplica

Rol:

2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable ID (16) Evento(s) de inicio:

No aplica

Descripción:

(19)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₁₉

No aplica

Pago no recibido, continua con actividad #18 Pago recibido

Documento de multas y cargos vehiculares

Rol:

2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado ID (17) Evento(s) de inicio:

No aplica

Descripción:

Recibir el comprobante de pago de multa y recargos (en su caso) y firma de comprobante de recepción.

Anexar este comprobante como parte del expediente vehicular.

No aplica

Comprobante recibido, termina

(20)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂₀ No aplica

Rol:

2.2.18 Turnar caso a contraloría ID (16) Evento(s) de inicio:

Pago no recibido, viene de actividad #16

Descripción:

Turnar el caso al Órgano Interno de Control (OIC) cuando no se acuerde el pago de multas y/o recargos (en su caso). La contraloría intervendrá con el área de relaciones laborales para que el responsable de las multas lleve a cabo los pagos.

Anexar copia de la notificación al OIC como parte del expediente vehicular.

No aplica

Caso turnado, termina

No aplica

Rol:

(21)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂₁

3 Diagrama

del

subproceso

Petición de asignación identificada Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Operador de administración de flota vehicular Desarrollar la

(22)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂₂ Atender solicitudes de adquisición Actualizar pólizas y administrar siniestros Realizar la contabilidad de activos fijos Supervisor de administración de flota vehicular Administrar parque vehicular Vehículos regularizados Asignar vehículo y notificar Notificación enviada Asiganciones autorizada Vehículo asignado y notificado Resguardo asignado Determinar asignaciones Asignaciones no autorizada Notificar rechazo de asignación Registro de vehículo actualizado Cantidad de vehiculos determinada Adquisición de vehículo solicitada Autorizador de administración de flota vehicular Documento con la tabla de asignaciones Operador de administración de

flota vehicular administración deOperador de flota vehicular Cantidad de

vehículos determinada Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones

Documento de entrega/recepción

(23)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂₃ Autorizador de administración de flota vehicular Operador de administración de flota vehicular Planear y calendarizar el mantenimiento

Disponer y dar de baja bienes Planeador de administración de flota vehicular Parque vehicular administrado Multa pagada Multa no pagada Verificar la existencia de multas Evaluar baja de la unidad Analizar desempeño de la flota vehicular Desempeño analizado Turnar caso a contraloria Solicitar liquidacion de multas al responsable Pago no

recibido Pago recibido

(24)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂₄

4 Anexo

de

formatos

4.1 Petición de asignación de vehículos

Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo asignado por un periodo

largo de tiempo

Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico)

Correo electrónico

Principal contenido del formato

El formato contiene los siguientes datos: - Justificación del requerimiento - Área

- Fecha requerida del vehiculo - Firma y nombre del responsable

4.2 Petición de préstamo de vehículos

Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo a préstamo por un periodo

corto de tiempo

Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico)

Correo electrónico

Principal contenido del formato

El formato contiene los siguientes datos: - Justificación del requerimiento - Área

(25)

(A) = Automatizable a través de SIPAR ₂₅